CIRCOLARE n. 4 del 3 aprile 2009 Servizi Generali Alle AGENZIE Oggetto: Modalità di trasmissione della documentazione/corrispondenza Nell intento di migliorare i flussi, abbiamo attuato una diversa modalità di trasmissione della documentazione/corrispondenza. Il sistema prevede operazioni contestuali di consegna e di prelievo di una borsa-contenitore (bolgetta) di plastica fatta realizzare appositamente da noi. La consegna/prelievo viene effettuata a date fisse tramite il corriere SO.GE.TRAS S.r.L., che abbiamo incaricato per questo servizio. Di seguito troverete, analiticamente illustrata, la nuova procedura di spedizione, la quale entrerà in vigore dal prossimo 1/05/2009 ed avrà cadenza quindicinale. Il Corriere verrà presso le Vostri sedi, nei giorni prestabiliti secondo l allegato Calendario delle operazioni 2009, per consegnare quanto eventualmente trasmessovi dalla Direzione e nel contempo per ritirare la bolgetta, che sarà Vostra cura fare trovare già pronta. N.B. Richiamiamo la Vostra attenzione sulla necessità di consegnare sempre al Corriere la borsacontenitore, anche se vuota. Ricordiamo che al 2 passaggio dovrà essere obbligatoriamente consegnato il Foglio Cassa della 1 quindicina e con il 1 passaggio il Foglio Cassa della 2 quindicina. Con il passaggio che avvia il nuovo servizio il corriere consegna, la bolgetta e le buste-plico per lo smistamento della documentazione da inviare in Direzione. Per maggiore chiarezza, di seguito, riportiamo le norme operative per la spedizione.
NORME OPERATIVE PER LA SPEDIZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE/CORRISPONDENZA Il Corriere Il Corriere si presenterà nei giorni stabiliti presso le Agenzie per: consegnare la borsa-contenitore con la corrispondenza della Direzione; ritirare la borsa-contenitore; consegnare la lettera di vettura specifica per il settore Assicurativo con servizio contestuale; ritirare le copie di sua competenza, della lettera di vettura. Agenzie: Al momento del ricevimento della corrispondenza, l Agenzia deve: controllare che i dati indicati sulla lettera di vettura parte A e B siano corretti; indicare su entrambe le parti della lettera di vettura la data e l ora del ricevimento; timbrare e firmare per ricevuta la parte B della lettera di vettura; trattenere una copia della parte B (COPIA PER IL DESTINATARIO) e una copia della parte A (COPIA PER L AGENZIA MITTENTE) della lettera di vettura per il proprio archivio; inserire le rimanenti copie della lettera di vettura nella tasca della bolgetta; Consegnare la borsa-contenitore, nella quale devono essere collocati i plichi contenenti la documentazione/corrispondenza da spedire, distribuita come indicato di seguito: Crocetta quadro Annullazioni Esemplari per la Direzione Altro Contenuto Tutta la documentazione prevista per l annullazione delle polizze Gli Esemplari per la Direzione firmati dal Contraente Tutto quello che non rientra nei punti precedenti
Le Agenzie dovranno organizzarsi per avere già pronta, al momento dell arrivo del Corriere, la bustacontenitore. In caso contrario tale busta sarà comunque ritirata, anche se vuota. RIEPILOGO DELLE INCOMBENZE FONDAMENTALI DELL AGENZIA 1) Suddivisione della corrispondenza nei plichi secondo le norme stabilite 2) Consegna puntuale della busta-contenitore al Corriere e archiviazione delle lettere di vettura relative sia al ricevimento che alla spedizione Riteniamo che la procedura messa in atto e la puntuale esecuzione di queste norme possa portare, nel comune interesse, ad un servizio efficiente che consenta una evasione rapida e senza disguidi della corrispondenza. Elba Assicurazioni S.p.A. Allegato 1 Calendario delle spedizioni Allegato 2 Buste-plico per la spedizione della documentazione/corrispondenza
Allegato 1 a circ. n. 4 Consegna/Prelievo della Documentazione/Corrispondenza CALENDARIO Anno 2009 MESI Consegna e prelievo presso le Agenzie 1 passaggio 2 passaggio MAGGIO 4 20 GIUGNO 4 18 LUGLIO 3 20 AGOSTO 5 20 SETTEMBRE 3 18 OTTOBRE 5 20 NOVEMBRE 5 19 DICEMBRE 3 18 GENNAIO 7 20
Allegato 2 a circ. n. 4 ANNULLAZIONI ESEMPLARI PER LA DIREZIONE ALTRO