In videoconferenza - a Varese presso la sala del Consiglio in Via Ravasi 2, a Como presso la Sala Riunioni della Presidenza della Facoltà di Giurisprudenza al piano 1 di Via Cavallotti 5 - si è riunito alle ore 15.00 del 30 aprile 2003 il Comitato Tecnico Scientifico del Sistema Bibliotecario di Ateneo. Presiede il Coordinatore Prof. Alberto Sdralevich Svolge funzione di Segretario verbalizzante il Dott. Gabriele Panella Sono Presenti (P), Assenti (A), Giustificati (G): Prof. Alberto Sdralevich (P) Prof. Antonietta Mira (G) Prof. Giorgio Binelli (P) Prof. Carlo Dell Orbo (P) Prof. Giovanni Palmisano (P) Prof. Maria Paola Viviani Schlein (P) Dott. Gianfranco Campiglio (G) Dott. Alessandra Bezzi (P) Dott. Susanna Mornati (P) Dott. Gabriele Panella (P) E presente il Dott. Fonseca in rappresentanza della Prof.ssa Mira. ORDINE DEL GIORNO 1. Comunicazioni 2. Provvedimenti per il personale 3. Risorse elettroniche banche dati e riviste on-line 4. Autorizzazioni alla spesa e variazioni di bilancio 5. Varie ed eventuali
1. Comunicazioni 1.1 Il Vice Direttore Dott.ssa Susanna Mornati ha rassegnato le dimissioni che saranno esecutive dal 16 giugno p.v. La dott. Mornati ne illustra brevemente le ragioni, che in parte vanno ricondotte a motivi di carattere personale. Il Coordinatore esprime il suo rammarico per una decisione che priva il SiBA di competenze importanti, per di più in un momento in cui appare pressoché impossibile provvedere in tempi ragionevoli ad una sostituzione. Ringrazia con calore la dott. Mornati per il contributo che ha dato al funzionamento delle Biblioteche della sede di Como, all implementazione di Aleph e in genere alla riorganizzazione del sistema bibliotecario. Si associano tutti i componenti il Consiglio, ed in particolare la prof. Viviani Schlein e il prof. Palmisano. La prof. Viviani Schlein sottolinea l importanza strategica della presenza di un Vice Direttore del SiBA presso la sede di Como. Il prof. Sdralevich dichiara di condividere questa preoccupazione, e sottolinea a sua volta la necessità di garantire anche la continuità formale della funzione amministrativa. 1.2 A partire dal 3 aprile u.s. catalogo delle Biblioteche del nostro Ateneo e' consultabile anche attraverso il MetaOPAC Azalai Italiano (MAI). Il MetaOPAC e' uno strumento che consente di interrogare simultaneamente oltre 150 cataloghi in linea di biblioteche e sistemi bibliotecari italiani. MAI e' frutto di una collaborazione tra l'aib - Associazione Italiana Biblioteche e il CILEA - Consorzio Interuniversitario Lombardo per l'elaborazione Automatica. Con questo risultato il SiBA ha raggiunto uno degli obiettivi programmati nell'ambito dell'automazione dei servizi delle Biblioteche. 1.3 In attesa di trovare una soluzione per lo spostamento degli uffici centrali del SiBA si è provveduto a definire con gli uffici coinvolti, Ufficio Tecnico, SIC ed Economato il piano per il trasloco della Biblioteca di Economia nei locali della ex Palestra in Via Ravasi, 2. I necessari interventi di adeguamento del numero di prese di rete ed elettriche sono stati ultimati l 11 aprile u.s.. Il trasloco, che ha comportato alcuni giorni di chiusura del servizio al pubblico nel periodo di minor disagio all utenza è stato effettuato nei giorni 22-24 aprile u.s. La nuova sistemazione, pur con i suoi limiti, costituisce un miglioramento rispetto a quella precedente, soprattutto per quanto riguarda la disponibilità di posti a sedere. Il Coordinatore esprime il suo apprezzamento per l efficienza con la quale l intera operazione è stata svolta. 1.4 In data 21 marzo a Varese e 28 marzo a Como si è tenuta la giornata di orientamento per gli studenti delle scuole superiori, Open Day a cui il SIBA ha partecipato con uno spazio dedicato alla presentazione dei servizi offerti dal Sistema Bibliotecario di Ateneo agli utenti. 1.5 Come convenuto nella precedente riunione, il Coordinatore ha trasmesso al Rettore e
all Amministrazione un documento in cui vengono illustrati il fabbisogno complessivo del sistema bibliotecario per il 2003 (anche in vista della prossima chiusura dell esercizio 2002 e conseguente utilizzazione dell avanzo), le difficoltà sollevate dalla normativa sugli acquisti, e le iniziative per superarle. Il documento è stato trasmesso ai componenti del Comitato. 1.6 Il 20 e 21 marzo u.s. si è tenuto ad Udine un Seminario tecnico dedicato alla catalogazione derivata organizzato nell ambito del piano di attività dell Associazione Itale. 1.7 Dando seguito alla delibera del Comitato Tecnico Scientifico della riunione dello scorso 18 marzo in data 26 marzo u.s. è stata inviata lettera ai Presidi di Facoltà per richiedere che vengano inviate al SIBA entro il 31 maggio p.v. le liste bibliografiche relative al materiale da richiedere all ISU. Il Coordinatore invita i membri del Comitato ad attivarsi presso le rispettive Facoltà per garantire la puntuale realizzazione dell iniziativa. 1.8 Il Preside della Facoltà di Scienze mm.ff.nn. di Varese ha richiesto al SiBA la disponibilità degli spazi all ingresso della Biblioteca Biomedica per destinarli al servizio di accoglienza dei partecipanti al 64 Congresso dell Unione Zoologica Italiana che si terrà a Varese dal 21 al 25 settembre prossimo offrendo la disponibilità a contribuire per l acquisto di materiale bibliografico ad uso della Biblioteca. Il SIBA, visto il parere favorevole dei presidenti dei due comitati tecnico scientifici coinvolti ha accolto tale richiesta. 1.9 Il prossimo 14 maggio presso la Biblioteca di Giurisprudenza si terrà un seminario di istruzione sull utilizzo della banca dati Lexis-Nexis organizzato in collaborazione con la Facoltà di Giurisprudenza. 1.10 Nell ambito delle iniziative del Comitato Nazionale per la valutazione del sistema universitario del Miur è stata attivata la ricerca Misurazione e valutazione dell offerta bibliotecaria degli Atenei italiani affidata al Gruppo Interuniversitario per il Monitoraggio dei sistemi bibliotecari (G.I.M.) anche al fine di acquisire elementi utili alla definizione dei requisiti minimi per l'attivazione dei corsi di studio, nonché strumenti di valutazione in linea con le rilevazioni dei Nuclei di Ateneo. E prevista una rilevazione sui dati relativi all anno 2002 e sarà effettuata nel periodo aprile-giugno 2003. La rilevazione richiederà i dati relativi all'anno 2002, iniziata alla fine di aprile terminerà il 30 giugno 2003, sarà successivamente seguita dalla fase di convalida, elaborazione, valutazione dei risultati e applicazione degli indicatori. I dati relativi ad ogni singola istituzione verranno restituiti alla sede interessata per l'analisi a livello locale. La ricerca si articola in due questionari che dovranno essere compilati via web, uno sarà consegnato direttamente alle singole biblioteche ed uno al referente a livello di sistema bibliotecario di Ateneo individuato nel Direttore del SiBA. 1.11 La richiesta di rinnovo del contratto per il progetto Reference per i servizi al pubblico, stipulata dall Ateneo con Eurocoop, deliberata dal Comitato nella riunione dello scorso 29 gennaio dovrebbe
essere portata al Consiglio di Amministrazione nella riunione del 19 maggio p.v. 1.12 Il Coordinatore informa il Comitato riguardo alla stipula della Convenzione fra l Ateneo e l Ospedale di Circolo per cui sono ripresi i contatti a seguito della nomina del nuovo Direttore Generale dell Ospedale. Il Comitato ritiene opportuno proporre che venga aperto un tavolo tecnico di confronto per la valutazione del fabbisogno dell utenza ospedaliera e dei costi collegati ai servizi. 1.13 Il Coordinatore informa il Comitato che il Rettore, in previsione della visita del Comitato Nazionale di Valutazione del MIUR del 27 e 28 maggio prossimi, ha richiesto a tutte le strutture una relazione riguardo alle attività svolte e in previsione che il SIBA ha predisposto e provveduto ad inviare il 28 aprile u.s. 2. Provvedimenti per il personale 2.1 In merito alle dimissioni del Vice Direttore il Coordinatore informa il Consiglio che nei prossimi giorni discuterà con il Direttore e il Vice Direttore circa i possibili provvedimenti da assumere per riorganizzare e ridistribuire, in via provvisoria, compiti e funzioni attualmente svolti dalla dott. Mornati. 2.2 A partire dal 2 maggio p.v. prenderà servizio una nuova unità di personale presso la Biblioteca Biomedica, la Dott.ssa Cermesoni. Le unità strutturate in organico presso la Biblioteca sono adesso quattro. Il posto è stato ricoperto mediante mobilità da altra Università che ha concesso il nulla osta allo spostamento. 2.3 A partire dal 28 aprile l unità di personale della Cooperativa che era stata temporaneamente spostata presso la Biblioteca Biomedica è tornata a svolgere il turno del mattino presso la Biblioteca di Economia. 2.4 Dal 23 marzo u.s. è terminato il contratto di collaborazione coordinata e continuativa della Sig. ra Paola Guanziroli che prestava servizio presso la Biblioteca di Giurisprudenza. Il rinnovo del contratto assimilabile a categoria C1, area biblioteche, della durata di 8 mesi per le esigenze della biblioteca di Giurisprudenza di Como che era stato richiesto è stato approvato dall amministrazione. 2.6 In data 31 marzo u.s. si è tenuta, in videoconferenza, una riunione dello staff SiBA particolarmente centrata sulle nuove procedure sull acquisto beni e servizi necessarie per ottemperare ai nuovi obblighi di legge previsti per le Pubbliche Amministrazioni.
2.7 In data 31 marzo u.s. ha avuto termine l attività di tirocinio per complessive 70 ore presso la biblioteca di Economia di un docente dell I.T.C. Daverio di Varese che sta frequentando il corso di perfezionamento in Master per la formazione del docente documentarista scolastico organizzato dall Università degli Studi di Padova. 2.8 In data 2 aprile a Varese e 3 aprile a Como si è tenuto, a cura della ditta, un corso di aggiornamento del personale della Cooperativa Eurocoop impiegato presso le Biblioteche del Sistema Bibliotecario nell ambito del Progetto Servizio di Reference. 2.9 Si rimane in attesa di una comunicazione formale dell Amministrazione circa l assegnazione di ore per studenti part-time. Sembra che, a fronte di una richiesta di 2.300 ore per il 2003 ed una assegnazione nel 2002 per il solo 2 semestre - di 1.000 ore, la Commissione Risorse abbia proposto di assegnare al SiBA 700 ore. Il Coordinatore si riserva di verificare queste informazioni, ed eventualmente di chiedere nelle sedi opportune l adeguamento dell assegnazione alle effettive necessità del sistema bibliotecario. 3. Risorse elettroniche banche dati e riviste on-line 3.1 OUP. In data 18.12.2002 il CTS ha esaminato l'offerta consortile del CILEA pervenuta per l accesso al pacchetto di riviste on-line OUP (Oxford University Press). Nell offerta sono previsti il costo di cross access catalogo a fronte dei nostri abbonamenti cartacei per 600 GBP + IVA. Il Contratto richiede che vengano mantenute le sottoscrizioni in atto. Nella riunione del 18 marzo u.s. in cui è risultato che fossero da chiarire meglio le condizioni di adesione il Comitato ha dato mandato al SiBA di raccogliere dai membri del CTS un parere definitivo entro la fine del mese scorso e di decidere in merito all'eventuale adesione. Tutti i singoli Comitati Tecnico Scientifici delle biblioteche hanno dato parere positivo all adesione che è stata inoltrata al CILEA in data 24 marzo u.s. Per le modalità di ripartizione della spesa si provvederà ad una ripartizione fra le biblioteche in quote proporzionali al numero di riviste pertinenti al settore disciplinarelaw (17), SocScie (36), Biome (59), COMP/MATH (14), più quota uguale per tutti per il settore HUM (32) dando mandato al Direttore di calcolarne gli importi rispetto alla quota complessiva di 1048,49 IVA inclusa. Il Comitato approva unanime. 3.2 ECONLIT. Il Comitato Tecnico Scientifico della Biblioteca di Economia, sui cui fondi grava la spesa per il rinnovo della banca dati ECONLIT, nella riunione del 18 marzo u.s. ha approvato tale rinnovo per un importo di 1.938,01 +IVA presso il fornitore EBSCO, dopo aver respinto l'offerta pervenuta dal CILEA per l'accesso tramite CSA al costo annuo di 4.160 +IVA. Il Comitato prende atto di tale decisione. 3.3 In data 3 aprile u.s. è stata richiesta al CILEA l attivazione di un trial con accesso alla totalità dei dati sulla nuova piattaforma ISI Web of Knowledge, in previsione del rinnovo del contratto attuale, in scadenza al 31/05/2003. Il trial, attivo dal 29 aprile u.s. sarà disponibile sino al 26 maggio p.v. e
permetterà di valutare i diversi moduli che compongono il Web of Knowledge e l eventuale interesse ad inserirli nel nuovo contratto. Il contratto attuale comprende i moduli Web of Science Citation Index, Current contents, Journal Citation Report. Potranno essere aggiunti, con scelta personalizzata per ciascun ente, i nuovi moduli: Web of Science dal 1975 al 1989 Web of Science dal 1980 al 1989 Web of Science dal 1985 al 1989 ISI Proceedings Science & Technology --- Proceedings --- 1990 Present Social Sciences & Humanities --- Proceedings --- 1990 Present Derwent Innovations Index informazioni alla URL http://www.isinet.com/isi/products/dpi/index.html Derwent Innovations Index (Chemical Section) --- 1966 Present Derwent Innovations Index (Electrical and Electronic Section) --- 1966 Present Derwent Innovations Index (Engineering Section) --- 1966 Present BIOSIS Previews --- 1969 Present informazioni: URL http://www.isinet.com/isi/products/biosis/index.html CAB Abstracts --- 1973 Present informazioni: URL http://www.isinet.com/isi/products/specialized/cababstracts/index.html INSPEC informazioni alla URL http://www.isinet.com/isi/products/specialized/inspec/index.html Entro breve tempo il CILEA invierà il preventivo con i costi fino al 2006 dei moduli già disponibili nel contratto attuale e delle nuove opzioni. 3.4 Offerta CILEA per riviste on line Springer. In data 24 aprile u.s. è pervenuta l offerta (Allegato n. 1) per l adesione per il 2003 che, a fronte degli abbonamenti cartacei attivi, è di 5.800 + IVA 20% per l accesso all intero catalogo e prevede il mantenimento degli abbonamenti cartacei attivi nel 2002. Poiché 6 titoli di Medicina sono stati chiusi nel 2003 e non sono stati inclusi nel l elenco dei periodici per la gara 2004-2005 è stato richiesto al CILEA un chiarimento relativo all obbligo di mantenimento di tali titoli previsto dalle condizioni contrattuali e siamo in attesa di una risposta. Abdominal Imaging Medicina (chiuso nel 2003) Emergency Radiology Medicina (chiuso nel 2003) Human Genetics Medicina (chiuso nel 2003) JBIC Journal of Biological Inorganic Chemistry Scienze Va Journal of Molecular Evolution Scienze Va Journal of Neural Transmission Medicina (chiuso nel 2003) The Mathematical Intelligencer Economia Neurological Sciences Medicina (chiuso nel 2003) Pflügers Archiv Scienze Va World Journal of Surgery Medicina (chiuso nel 2003)
Quando era stata effettuata l indagine di interesse nel giugno scorso Economia aveva manifestato interesse per 46 titoli compresi nel catalogo, 9 Scienze di Como, 21 Scienze di Varese, 131 Medicina e nessuno Giurisprudenza. Queste le caratteristiche del contratto: a) Gli enti partecipanti si impegnano a mantenere attivi gli abbonamenti in corso nell anno 2002; b) è possibile la conversione degli abbonamenti dalla forma cartacea a quella elettronica (sconto 10%); c) è previsto un canone annuale di partecipazione per l accesso on line al catalogo completo; d) il contratto avrà durata quinquennale; in caso di impossibilità di mantenere l impegno è prevista una opzione di uscita con comunicazione da effettuarsi 60 giorni prima della scadenza annuale (31 dicembre); e) sugli abbonamenti posseduti, in base all accordo contrattuale, è previsto un aumento annuale massimo del 5%; f) il canone per gli anni successivi verrà aggiornato per tenere conto delle variazioni del costo degli abbonamenti e delle nuove riviste pubblicate da Springer; g) l adesione dà diritto, anche in caso di uscita, all accesso permanente ai dati posseduti per gli anni sottoscritti; nel contratto è previsto anche l acquisto di tutti i backfiles. h) il sevizio, residente su server Cilea, non prevede limitazioni al numero di utenti contemporanei. L offerta, in aggiunta al canone annuale d accesso per l intero catalogo, per la conversione in formato elettronico degli abbonamenti attivi al 2002 è di 10.650 + IVA al 20%. Ad una prima valutazione delle condizioni risulta probabile che l adesione comporterebbe costi più alti per Medicina in quanto implica la riapertura dei sei abbonamenti chiusi nel 2003, o quantomeno il pagamento della loro versione elettronica, che costituisce una consistente quota dei succitati 10.650 + IVA. Il Comitato ritiene opportuno attendere gli ultimi chiarimenti richiesti al CILEA prima di deliberare in merito all eventuale adesione. 3.5 Sono state richieste al CILEA quotazioni aggiornate per l'accesso a: Wiley (richiesto Angewandte Chemie da settore biochimico di Scienze Varese) Cell Press (richiesto preventivo per Cell e Molecular Cell per Scienze Varese) Il CILEA è in attesa della quotazione per Science ed è ancora nella fase dell'indagine di interesse per CUP (Cambridge University Press).
3.6 E stata proposta una nuova offerta per la banca dati Dialog NewsRoom, mega file di News distribuito da Thomson Dialog al costo di 1.500 + IVA ad utilizzo illimitato per 12 mesi dall attivazione contratto. Nell estate dello scorso anno era stato effettuato un trial del servizio che non aveva suscitato l interesse degli utenti ed il Comitato, nella riunione del 18 settembre u.s., non aveva ritenuto opportuno procedere all attivazione del contratto e conferma nuovamente questo orientamento. 3.7 In data 15 aprile u.s. è stata inviata al SiBA una proposta, da parte di BIDS Biblioteca Digitale dell Università di Roma La Sapienza, unitamente al Consorzio CASPUR ed alla Società editrice Infoleges.it, di trial gratuito di due mesi per l accesso (su base dell IP address), del servizio infoleges.it - il metamotore legislativo (http://www.infoleges.it/). infoleges.it è un progetto, senza fini di lucro, rivolto esclusivamente alle Università e alle Istituzioni Scientifiche pubbliche, i cui obiettivi e finalità sono esclusivamente la costruzione e il mantenimento del sito web http://www.infoleges.it, contenente a regime: tutta la normativa nazionale, regionale, comunitaria e la relativa giurisprudenza; l'attivazione di open community scientifica on line, che permetta ai singoli autori la pubblicazione di contributi e di commenti dottrinali le banche dati legislative storiche e scientifiche, frutto di singoli progetti di ricerca; la realizzazione di un sofisticato metamotore neurale - con funzioni di ricerca basate su un matching semantico e non su tabelle di indicizzazione; L adesione al progetto, da parte di una istituzione accademica, comprende: l immediato accesso ad oltre 420.000 documenti normativi on line, tutti correlati tra loro la redazione ha già realizzato oltre 1.200.000 link ipertestuali tra i vari documenti e dunque di facile lettura; l aggiornamento del dato giornaliero: ad esempio, una nuova legge, una circolare o un nuovo concorso è presente sul sito il giorno stesso della sua pubblicazione in Gazzetta Ufficiale; il metamotore di ricerca, che permette un uso semplice e didattico di tutte le banche dati, anche ai meno esperti di informatica giuridica studenti per primi; la certezza del dato originale, in quanto infoleges.it utilizza unicamente fonti ufficiali tra cui l Ufficio delle Pubblicazioni Ufficiali della Comunità Europea licenza CELEX; la open community legislativa: lavori e contributi dottrinali possono essere pubblicati direttamente su infoleges.it, con evidenti vantaggi in termini di visibilità e di promozione del proprio lavoro; Al termine del trial l istituzione avrà la possibilità di partecipare al progetto al costo annuo omnicomprensivo di EURO 2.500,00 + IVA a titolo di rimborso dei costi vivi già affrontati e per progettare gli sviluppi a breve termine dell'iniziativa. La Prof. ssa Viviani informa che sottoporrà la proposta al Comitato della Biblioteca di Giurisprudenza nelle prossime settimane. Il Comitato ritiene opportuno decidere in merito alla proposta nelle prossime riunioni.
4. Autorizzazioni alla spesa e variazioni di bilancio 4.1. La Legge Finanziaria per il 2003, che legittimamente pone stretti vincoli sulla spesa pubblica, mette purtuttavia a rischio la possibilità di aggiornamento rapido della ricerca, necessità assoluta nel campo scientifico. Per ottemperare appieno agli obblighi di legge senza penalizzare l'utenza delle biblioteche dell'ateneo, occorre individuare al più presto percorsi possibili per inserire in procedure legittime le spese da sostenere per il mantenimento dei servizi e il raggiungimento degli obiettivi. L Ateneo ha già provveduto ad avviare la procedura per l assegnazione, tramite gara d appalto, della fornitura di abbonamenti a periodici nazionali ed esteri e servizi gestionali connessi presso le biblioteche dell'università. Fino ad oggi si è provveduto all acquisto di materiale bibliografico, ad esclusione degli abbonamenti a periodici nazionali ed esteri, in base alle esigenze degli utenti e seguendo le norme previste per le spese in economia dal Regolamento amministrativo contabile dell Ateneo, si ravvisa quindi la necessità di convogliare le diverse tipologie di spesa in una procedura di assegnazione, tramite gara d appalto, della fornitura di libri scientifici e/o didattici editi da case editrici italiane e straniere, anche su supporto non cartaceo, e dei servizi gestionali connessi per le esigenze delle Biblioteche che permetta di garantire la rapidità di azione richiesta dall'utenza. La diversificazione del mercato editoriale che si è verificata negli anni recenti ha avuto come conseguenza una notevole specializzazione dell offerta: si ritiene che molto difficilmente sia possibile individuare un fornitore unico per le varie tipologie di materiale, in grado di soddisfare al livello desiderato le esigenze molto differenziate delle diverse aree disciplinari che si rivolgono alle biblioteche dell Insubria, in particolare le agenzie commissionarie sono ormai generalmente specializzate sul mercato editoriale italiano o estero. Si richiede dunque l'autorizzazione ad espletare, per le esigenze del Sistema Bibliotecario di Ateneo, una procedura di gara d appalto, nella forma di pubblico incanto, per la fornitura, per un biennio a decorrere entro il 1/9/2003 di libri scientifici e/o didattici editi da case editrici italiane e straniere, anche su supporto non cartaceo, e dei servizi gestionali connessi presso le biblioteche dell Università degli Studi dell Insubria, suddiviso nei seguenti lotti: Lotto 1: libri scientifici e/o didattici editi da case editrici italiane, sia di carattere monografico sia di opere o collane in continuazione anche su supporto non cartaceo, delle Biblioteche delle Facoltà di Economia (Varese), di Giurisprudenza (Como), Medicina e Chirurgia (Varese), Scienze mm.ff.nn. di Varese, Scienze mm.ff.nn. di Como; L importo annuo presunto della fornitura è stimato in Euro 60.000,00== esclusa IVA; Lotto 2: libri scientifici e/o didattici editi da case editrici straniere, sia di carattere monografico sia di opere o collane in continuazione anche su supporto non cartaceo, delle Biblioteche delle Facoltà di di Economia (Varese), di Giurisprudenza (Como), Medicina e Chirurgia (Varese), Scienze mm.ff.nn. di Varese, Scienze mm.ff.nn. di Como; l importo annuo presunto della fornitura è stimato in Euro 80.000,00== esclusa IVA; Il valore stimato della fornitura è puramente indicativo e valutato sulla base della spesa sostenuta nell ultimo esercizio. L'importo annuo della fornitura potrà, pertanto, essere variato sia in aumento che in diminuzione nel limite del 50%, senza alcuna modifica della percentuale di sconto offerto in sede di Gara.
L Università potrà richiedere, previo preavviso, la modifica sia in aumento che in diminuzione dell importo annuo della fornitura anche oltre il limite del 50%. Limitatamente alle modifiche in diminuzione superiori al 50%, l Appaltatore potrà richiedere la modifica della percentuale di sconto offerto in sede di Gara. L Università si riserva comunque il diritto di acquistare annualmente supporti didattici, monografie e opere in continuazione da soggetti diversi dall'aggiudicatario per un importo non superiore al 10% dell'importo annuo corrisposto allo stesso Aggiudicatario. L Università si riserva inoltre la facoltà di acquistare supporti didattici, monografie e opere in continuazione direttamente dagli editori nonché da imprese specializzate o da biblioteche in dismissione. L appalto potrà essere esteso a seguito dell attivazione di altre Biblioteche dell Ateneo che potranno usufruire dei servizi oggetto del presente appalto alle stesse condizioni contrattualmente determinate. La spesa complessiva stimata troverà copertura sui fondi assegnati al SiBA secondo questa ripartizione: Fondi 2003 20.000 per il Lotto 1 e 27.000 per il Lotto 2; Fondi 2004 60.000 per il Lotto 1 e 80.000 per il Lotto 2; Fondi 2005 40.000 per il Lotto 1 e 53.000 per il Lotto 2. I costi previsti per la pubblicizzazione graveranno sulla dotazione di funzionamento 2003 del Centro SiBA. I servizi che fanno parte integrante della fornitura e non saranno oggetto di valutazione e che pertanto l'aggiudicatario si obbligherà a fornire e garantire sono: comunicazioni con le Biblioteche a mezzo di posta elettronica, fax e telefono, tramite un Responsabile della fornitura, nominato dall'aggiudicatario, in grado di parlare e scrivere correttamente in lingua italiana, a conoscenza delle norme che condizionano il rapporto tra le parti, e munito dei necessari poteri per l'esecuzione della fornitura e dei servizi collegati; l'aggiudicatario deve altresì nominare un sostituto del Responsabile per le ipotesi di impedimento o assenza; ricezione di ordini e solleciti in formato elettronico; consegna o sostituzione della fornitura alle Biblioteche in pacchi accompagnati dalla fattura relativa al materiale contenuto, nei tempi e modi stabiliti, a cura e spese dell'aggiudicatario; trattamento di ordini espressamente indicati come urgenti con spese di spedizione a carico delle Biblioteche; invio di informazioni sul ritardo nella consegna della fornitura o sulla mancata fornitura nei tempi stabiliti. gestione diretta del servizio di sollecito presso l'editore e/o distributore; l'appaltatore si impegna, comunque, ad inoltrare anche i solleciti pervenuti dalle Biblioteche; notifica tempestiva alle Biblioteche di eventuali significative variazioni di prezzo, rispetto al prezzo indicato nell'ordine o comunque concordato; le Biblioteche si riservano in questo caso la facoltà di confermare l'ordine stesso; fatturazione secondo le modalità stabilite; ordini in continuazione: l'aggiudicatario garantirà la fornitura di tutte le pubblicazioni che saranno pubblicate nel corso dell'anno come parte di collane/opere in più parti per le quali le Biblioteche abbiano sottoscritto o decida di sottoscrivere un ordine in continuazione;
preventivi di spesa da inviare alla Biblioteca entro una settimana dalla richiesta; servizio informazioni bibliografiche e visione nelle modalità da concordare con le Biblioteche; sdoganamento del materiale proveniente dall'estero per il Lotto 2; assolvimento delle pratiche Intrastat e italianizzazione della fornitura per il Lotto 2. Oltre a tali servizi minimi l Appaltatore potrà indicare i seguenti servizi aggiuntivi che saranno oggetto di valutazione: Servizio di assistenza cliente Gestione ordini Banca dati amministrativo-bibliografica del concorrente Servizio informazioni bibliografiche Formazione L aggiudicazione avverrà secondo il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa (il 70% del punteggio sarà assegnato al prezzo). Tenendo conto dei tempi tecnici di completamento della procedura è necessario che l iter amministrativo si concluda entro il prossimo mese di luglio e si possa procedere entro il primo settembre all invio degli ordini all aggiudicatario. Il Comitato approva all unanimità la proposta. 4.2 Il Direttore richiede l autorizzazione al ricorso a trattativa privata per l individuazione di un fornitore per le biblioteche del Sistema Bibliotecario per la fornitura biennale di database e materiale bibliografico su supporto ottico (DVD/CD-ROM) in base a ordini con liste di titoli fornite nel corso di validità del contratto dalle Biblioteche interessate nonché nel contestuale espletamento dei servizi e prestazioni minime previsti. L importo annuo presunto della fornitura, a titolo puramente indicativo, è stimato in Euro 10.000,00 esclusa IVA. L'importo presunto della fornitura è puramente indicativo e valutato sulla base della spesa sostenibile nel presente esercizio. L'importo annuo della fornitura potrà, pertanto, essere variato sia in aumento che in diminuzione nel limite del 50%, senza alcuna modifica della percentuale di sconto offerto in sede di trattativa. Per l intera durata della fornitura non è prevista alcuna modifica delle condizioni offerte in sede di trattativa. Nessun onere aggiuntivo può essere richiesto dall'aggiudicatario all'università per imballaggio, spedizione, cambio o altro. Il SiBA si riserva comunque il diritto di acquistare annualmente DVD/CD-ROM da soggetti diversi dall'aggiudicatario per un importo non superiore al 10% dell'importo annuo corrisposto allo stesso Aggiudicatario. La Biblioteca si riserva inoltre la facoltà di acquistare DVD/CD-ROM direttamente dagli editori nonché da imprese specializzate o da biblioteche in dismissione.
L aggiudicazione avverrà secondo il criterio del prezzo più basso, valutato in relazione alla maggiore percentuale di sconto offerto. Saranno escluse dalla valutazione le offerte che non si impegnano alla fornitura dei servizi minimi previsti. Faranno parte della fornitura e pertanto l'aggiudicatario si obbliga a fornire e garantire i seguenti servizi minimi: comunicazioni con le Biblioteche a mezzo di posta elettronica, fax e telefono, tramite un Responsabile della fornitura, nominato dall'aggiudicatario, in grado di parlare e scrivere correttamente in lingua italiana, a conoscenza delle norme che condizionano il rapporto tra le parti, e munito dei necessari poteri per l'esecuzione della fornitura e dei servizi collegati; l'aggiudicatario deve altresì nominare un sostituto del Responsabile per le ipotesi di impedimento o assenza; ricezione di ordini e solleciti in formato elettronico; consegna o sostituzione della fornitura alle Biblioteche secondo le modalità ed entro i termini previsti, a cura e spese dell'aggiudicatario; trattamento di ordini espressamente indicati come urgenti con spese di spedizione a carico delle Biblioteche; invio di informazioni sul ritardo nella consegna della fornitura o sulla mancata fornitura nei tempi stabiliti gestione diretta del servizio di sollecito presso l'editore e/o distributore; l'aggiudicatario si impegna, comunque, ad inoltrare anche i solleciti pervenuti dalle Biblioteche; notifica tempestiva alle Biblioteche di eventuali significative variazioni di prezzo, rispetto al prezzo indicato nell'ordine o comunque concordato; le Biblioteche si riservano in questo caso la facoltà di confermare l'ordine stesso; fatturazione secondo modalità stabilite; ordini in continuazione: l'aggiudicatario garantirà la fornitura di tutti i DVD/CD-ROM che saranno pubblicati nel corso dell'anno come parte di collane/opere in più dischi per le quali le Biblioteche abbiano sottoscritto o decida di sottoscrivere un ordine in continuazione; preventivi di spesa da inviare alla Biblioteca entro una settimana dalla richiesta; servizio informazioni bibliografiche e visione nelle modalità da concordare con le Biblioteche; sdoganamento del materiale proveniente dall'estero; assolvimento delle pratiche Intrastat e italianizzazione della fornitura. Il contratto avrà una durata di due anni dal momento della stipula, trascorso il quale cesserà di avere efficacia senza necessità di disdetta. La spesa complessiva stimata troverà copertura sui fondi assegnati al SiBA 2003 e 2004. Il Comitato approva unanime. Si propone che la Commissione giudicatrice incaricata di procedere all esame e alla scelta degli aggiudicatari, sia per la fornitura da aggiudicare mediante pubblico incanto, che per quella da aggiudicare mediante trattativa privata, sia formata da: Dott.ssa Alessandra Bezzi Direttore SiBA
Dott. Luca Segato Responsabile Biblioteca di Economia Dott. Gabriele Panella Segretario Amministrativo SiBA Il Comitato approva unanime. 4.3 Il Direttore richiede l autorizzazione al ricorso a trattativa privata per l individuazione di un fornitore per le biblioteche Biomedica e di Economia a Varese cui affidare l attività di rilegatura del materiale bibliografico. E prevista una spesa di 7.500 ripartita in 2000 per il materiale di Scienze, 3000 per il materiale di Medicina e 2.500 per il materiale di Economia che graverà sulle rispettive dotazioni. L aggiudicazione avverrà secondo il criterio del prezzo più basso. Non è prevista per il 2003 attività di rilegatura per le Biblioteche di Giurisprudenza e Scienze di Como. Il Comitato approva unanime. 4.4 Il Segretario Amministrativo illustra brevemente le variazioni di bilancio (Allegato n. 2) e ne chiede la ratifica. Il Comitato approva unanime. 5. Varie ed eventuali 5.1 Il Direttore sottopone a ratifica le modifiche apportate allo Statuto ed approvate nel corso della 16a Assemblea dei Soci dell Associazione ITALE tenutasi lo scorso 21 marzo ad Udine (Allegato n 3). Nel nuovo statuto è previsto che la sede legale dell Associazione coincida con la sede dell istituzione cui appartiene il Presidente pro tempore, sono state riformulati i requisiti per l adesione all Associazione, fra cui l essere in regola con il pagamento della quota associativa, per altro già prevista nell Atto Costitutivo dell Associazione del settembre 1999, ed stralciate dallo statuto per diventare regolamento le Norme operative per l adesione. Il Comitato ratifica lo statuto modificato. Tali modifiche dovranno essere sottoposte a ratifica anche da parte del Consiglio di Amministrazione. 5.2 Il Direttore sottopone al Comitato l istanza della Dott.ssa Letizia Pelucchi che chiede che l'ordine del giorno dei CTS SiBA venga diffuso anticipatamente anche ai referenti tecnici dei CTS disciplinari, per poter fornire ai Presidenti le informazioni necessarie alla discussione. Il Comitato approva unanime. La prossima riunione del CTS viene fissata per mercoledì 4 giugno p.v. alle ore 15.00 in videoconferenza.
Alle ore 16.50, non essendovi altro da discutere, il Coordinatore ringrazia i presenti e dichiara chiusa la seduta. IL COORDINATORE (prof. Alberto Sdralevich) IL DIRETTORE (dott.ssa Alessandra Bezzi) IL SEGRETARIO VERBALIZZANTE (dott. Gabriele Panella)