REGOLAMENTO PER L ASSEGNAZIONE E UTILIZZO DEI SERVIZI E DELLE ATTREZZATURE DI FONIA FISSA, FONIA MOBILE E DI SERVIZIO DATI DI ÉUPOLIS LOMBARDIA (Delibera del CdA n. 24 del 28 novembre 2014)
Éupolis Lombardia Istituto superiore per la ricerca, la statistica e la formazione via Taramelli 12/F - Milano www.eupolislombardia.it Contatti: direzione.generale@eupolislombardia.it 2
Indice Articolo 1 - Assegnazione delle attrezzature e dei servizi di fonia fissa e fonia dati mobile... 4 Articolo 2 - Criteri relativi all assegnazione dei servizi di telefonia fissa... 4 Articolo 3 - Assegnazione codici e abilitazioni... 4 Articolo 4 - Mobilità del personale... 5 Articolo 5 - Criteri relativi all assegnazione dei servizi di telefonia mobile... 6 Articolo 6 - Assegnazione utenze telefoniche e apparecchi cellulari/smart phone... 6 Articolo 7 - Assegnazione Data Kit... 6 Articolo 8 - Accettazione e responsabilità delle utenze e degli apparecchi telefonici... 6 Articolo 9 - Assegnazione utenza telefonica - Prestito temporaneo... 7 Articolo 10 - Telefonate personali effettuate con utenza cellulare d ufficio... 7 Articolo 11 - Verifica dati di traffico telefonico fisso e mobile... 7 Articolo 12 - Attivazione codici individuali... 8 3
Articolo 1 - Assegnazione delle attrezzature e dei servizi di fonia fissa e fonia dati mobile 1. Gli apparecchi telefonici fissi, mobili e i servizi ad essi collegati, in dotazione a Éupolis Lombardia sono gestiti: a) per la fornitura di telefonia fissa (centrale PBX, rete fonia interna, apparecchi telefonici ecc.) e relativi servizi di assistenza e manutenzione, tramite adesione di Éupolis Lombardia ad accordi contrattuali sottoscritti da Regione Lombardia con fornitori esterni; b) per le linee telefoniche fisse e per la telefonia mobile, tramite adesione ad apposite convenzioni CONSIP. Articolo 2 - Criteri relativi all assegnazione dei servizi di telefonia fissa 1. A tutto il personale di Éupolis Lombardia inserito nel Sistema Informativo Organizzazione e Personale (SIOP) viene assegnato un numero e un apparecchio telefonico in base alla tecnologia di rete disponibile presso la sua sede di lavoro. Gli apparecchi forniti sono quelli standard base: a) Telefono Fisso Top; b) Telefono Fisso Avanzato; c) Telefono Fisso Base. 2. I criteri di assegnazione sono i seguenti: a) un Telefono Fisso modello Top al Presidente, al Direttore Generale, ai Direttori di Funzione Specialistica; b) un Telefono Fisso modello Avanzato alle Segreterie e ai Dirigenti; c) un Telefono Fisso modello Base al rimanente personale. 3. Situazioni particolari: a) ai telelavoratori saranno assegnati due Telefoni Fissi Base e due numeri telefonici, uno sulla postazione in ufficio e uno per la postazione di telelavoro; b) ai borsisti e agli stagisti verranno attribuiti un Telefono Fisso Base. Alla scadenza del contratto, numero e apparecchio saranno dismessi o assegnati ad altra persona. Articolo 3 - Assegnazione codici e abilitazioni 1. Generalmente tutti i numeri telefonici attivati in Éupolis Lombardia sono abilitati alle chiamate nazionali. 2. Al personale in servizio inserito nel Sistema Informativo Organizzazione e Personale (SIOP) e ai borsisti è attribuito d ufficio un codice numerico (PIN) che abilita all effettuazione di chiamate verso le linee cellulari e internazionali. 3. In particolare il PIN è attribuito d ufficio: a) ai dipendenti di ruolo a tempo indeterminato, a quelli a tempo determinato, 4
alle persone con Contratto di Formazione Lavoro, ai convenzionati, al Presidente, ai Consiglieri e alle loro segreterie e ai comandati in entrata fino alla scadenza del contratto sottoscritto con Éupolis Lombardia; b) ai borsisti e agli stagisti fino alla scadenza del contratto sottoscritto con Éupolis Lombardia. 4. Agli altri collaboratori non è prevista l assegnazione del PIN ad eccezione di manifesta necessità segnalata dal dirigente responsabile e comunque su approvazione da parte dell Ufficio Sistemi Informativi. 5. Il codice è strettamente personale e non deve essere condiviso con altri utenti. 6. Tutti i dipendenti, i borsisti e i collaboratori di Éupolis Lombardia, in quanto utenti del SIÉL (Sistema Informativo Éupolis Lombardia), devono seguire le opportune procedure per la gestione del PIN, nonché adottare un comportamento conforme alle regole di sicurezza descritte di seguito. 7. Il PIN deve essere custodito in modo appropriato per mantenerne la segretezza; in particolare, non deve essere annotato e lasciato in luoghi accessibili, non deve essere comunicato a terze persone e non deve essere scritto in e-mail o allegati perché facilmente intercettabili. 8. In ogni caso è opportuno richiedere all Ufficio Sistemi Informativi la modifica del PIN ogni volta che si ha il sospetto che qualcun altro ne sia venuto a conoscenza. 9. L abilitazione a chiamate verso le numerazioni cellulari e verso linee internazionali è assegnata alla persona, alla quale viene attribuito il PIN, utilizzabile da qualsiasi postazione di Éupolis Lombardia; la chiamata viene così attribuita al codice e non al telefono utilizzato; pertanto l assegnatario del codice ne è responsabile ed è tenuto a custodirlo come avviene per le password dei personal computer. Articolo 4 - Mobilità del personale 1. In caso di mobilità del personale per cambio di competenze, l utente conserva il proprio numero telefonico. 2. Fanno eccezione i numeri legati ai servizi particolari in cui è importante che il numero di telefono resti invariato; in questi casi all utente sarà assegnato un nuovo numero di telefono. 3. Nel caso di mobilità, per cambio di competenze, di collaboratori a cui sia stato assegnato il PIN, il dirigente responsabile del collaboratore dovrà segnalare e motivare all Ufficio Sistemi Informativi la necessità di mantenimento del PIN. In caso contrario l assegnazione del PIN verrà revocata. 5
Articolo 5 - Criteri relativi all assegnazione dei servizi di telefonia mobile 1. Il gestore dei servizi di telefonia mobile risultante da convenzione CONSIP mette a disposizione di Éupolis Lombardia un listino di apparecchi e di servizi disponibili. Articolo 6 - Assegnazione utenze telefoniche e apparecchi cellulari/smart phone 1. Sono assegnate utenze telefoniche e relativi apparecchi cellulari alle seguenti persone: a) Presidente; b) Direttore Generale; c) Direttori di Funzione Specialistica; d) Dirigenti; e) Posizioni organizzative e Quadri; f) Reperibilità: può essere assegnata nr. 1 utenza ad ogni titolare di funzione di reperibilità formalmente nominato con atto del Direttore/Dirigente di competenza. 2. Il numero di apparecchi cellulari in uso deve essere uguale al numero di utenze telefoniche assegnate. Non è, quindi, possibile utilizzare apparecchi personali con utenze telefoniche aziendali. 3. Il modello di telefono da assegnare sarà individuato tra quelli previsti nel contratto con la società fornitrice del servizio. Articolo 7 - Assegnazione Data Kit 1. L assegnazione di un data Kit ( chiavette internet o SIM dati ) o l abilitazione del traffico dati su SIM esistenti, può essere effettuata nel caso in cui i Dirigenti o i collaboratori svolgano funzioni specifiche in contesti di alta mobilità in cui è indispensabile l utilizzo del computer portatile con connessione a Internet e al SIÉL. Articolo 8 Accettazione e responsabilità delle utenze e degli apparecchi telefonici 1. Assegnazione utenza telefonica. 2. Per ogni utenza e relativo apparecchio telefonico, l assegnatario è tenuto a compilare e firmare il modulo prescritto di presa in carico. Tale documento deve essere consegnato all Ufficio Sistemi Informativi. 3. Dal momento della firma, il diretto titolare dell utenza ne risponde a tutti gli effetti 6
ed è tenuto alla cura dello stesso. 4. In caso di furto o smarrimento dell apparecchio telefonico e/o della sim aziendale, l assegnatario dovrà sporgere, appena possibile, regolare denuncia e consegnarne copia all Ufficio Sistemi Informativi. Articolo 9 - Assegnazione utenza telefonica - Prestito temporaneo 1. Per utenti non provvisti del cellulare che dovranno recarsi in missione o servizio esterno possono essere messe a disposizione utenze e relativi apparecchi telefonici in prestito temporaneo. 2. La richiesta di assegnazione temporanea, firmata dal Dirigente, è inoltrata all Ufficio Sistemi Informativi. 3. Durante il periodo di prestito, l utente risponde a tutti gli effetti dell utenza e del relativo apparecchio. Articolo 10 - Telefonate personali effettuate con utenza cellulare d ufficio 1. Tutti gli utenti che hanno in dotazione un utenza telefonica cellulare d ufficio dovranno attivare il servizio di Addebito delle Chiamate Personali effettuate con utenza cellulare d ufficio. 2. Nel caso in cui un utente non intenda utilizzare il cellulare d ufficio per effettuare chiamate personali, dovrà sottoscrivere il modulo Rinuncia Servizio Addebito delle Chiamate Personali effettuate con utenza cellulare d ufficio, in cui dichiara di non usare l utenza telefonica d ufficio per effettuare chiamate a titolo personale. 3. I moduli firmati di accettazione/rinuncia al servizio di addebito delle chiamate personali dovranno essere fatti pervenire all Ufficio Sistemi Informativi. Articolo 11 - Verifica dati di traffico telefonico fisso e mobile 1. Verrà inviato periodicamente al Direttore Generale, a ogni Direttore di Funzione specialistica e a ogni dirigente di struttura un report indicante i costi sostenuti dalla propria struttura di riferimento. 2. Nel caso in cui si desideri una visualizzazione più dettagliata dei dati di traffico effettuati dalle singole utenze, dovrà pervenire all Ufficio Sistemi Informativi apposita richiesta, indicante la linea telefonica che si vuole verificare. 7
Articolo 12 - Attivazione codici individuali 1. Per l attivazione del codice individuale sarà necessario: a) decidere il livello normale di abilitazione individuale, scelto tra quelli superiori all abilitazione delle singole linee, ossia quella verso numeri interni, numerazioni gratuite e linee urbane: 1. Nazionali 2. Cellulari b) decidere ulteriori abilitazioni speciali, compresa quella verso numerazioni internazionali c) trasmettere a Fastweb l elenco completo dei nominativi con le abilitazioni d) concordare con Fastweb le modalità di attivazione e di comunicazione dei codici individuali. 8