Amministrazioni Immobiliari Perin Geronazzo D Agord Studio in Piazza Serenissima 60-31033 Castelfranco Veneto TV - tel. 0423.720201 - fax 0423.729161 p.iva: 03953280264 INFORMATIVA AI SENSI DELL'ART. 13 DEL D.LGS 196/03 CODICE SULLA PRIVACY (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale 29/07/03, Serie generale n. 174, Supplemento ordinario n. 123/L) - Tutela dei dati relativi ai proprietari - Tutela dei dati relativi agli inquilini. - Tutela dei dati relativi ai fornitori. pag. 2 pag. 4 pag. 5 1
TUTELA DEI DATI RELATIVI AI PROPRIETARI Finalità del trattamento I dati personali, anche sensibili, raccolti sono trattati unicamente per fornirvi prestazioni di servizi di amministrazione condominiale, e per eseguire gli obblighi contrattuali e/o per adempiere a Vs. specifiche richieste, nonché per adempiere agli obblighi normativi, in particolare quelli contabili e fiscali. Modalità del trattamento I dati verranno trattati principalmente con strumenti elettronici e informatici e memorizzati sia su supporti informatici che su supporti cartacei che su ogni altro tipo di supporto idoneo ai quali possono accedere solo il personale incaricato, nel rispetto delle misure minime di sicurezza ai sensi del Disciplinare Tecnico in materia di misure minime di sicurezza (Allegato B del Codice della Privacy). In caso di cessazione della funzione di amministratore di condominio, i dati verranno consegnati all'assemblea o al nuovo amministratore e cancellati dagli archivi elettronici in nostro possesso, ponendo in essere la cessazione del trattamento come previsto dalla legge. Natura obbligatoria e conseguenze del rifiuto dei dati Il trattamento dei dati per le finalità sopra elencati è essenziale per l'esatta esecuzione degli obblighi contrattuali assunti, pertanto esso può essere effettuato senza l esplicito consenso dell interessato (art. 24, comma 1 del Codice della Privacy); tuttavia Vi invitiamo ugualmente a darci la conferma della presa visione della presente normativa ed il consenso all eventuale futuro trattamento di dati sensibili, limitatamente alle finalità qui elencate, utilizzando un modello come quello allegato. Soggetti a cui potranno essere comunicati i dati personali Personale e collaboratori dello studio in qualità di responsabili e incaricati al trattamento per la gestione delle pratiche relative al contratto posto in essere; il personale è stato debitamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla privacy. A soggetti, pubblici o privati, che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme. Può inoltre essere necessario che parte dei dati in nostro possesso sia comunicata a Istituti di credito per le operazioni di incasso dei pagamenti e a soggetti nostri consulenti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico per conto della nostra organizzazione, previa nostra lettera di incarico che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza. Resta in ogni caso fermo il divieto di comunicare o diffondere i Vs. dati personali a soggetti non necessari per l'espletamento dei servizi da Voi richiesti. Diritti dell'interessato Agli interessati sono riconosciuti i diritti di cui all'art.7 del citato Codice ed in particolare: 1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L'interessato ha diritto di ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. 2
Il responsabile del trattamento dati è D Agord dott. Matteo, codice fiscale DGRMTT76T24C111N Consenso al trattamento di dati personali (ai sensi dell'articolo 23 del Dlgs. 30/06/03 n. 196) cognome nome nato/a a in Esprimo il consenso per eventuali trattamenti di dati personali definiti sensibili nei limiti in cui sia strumentale per le finalità del trattamento elencate nella presente informativa, dichiarando di avere ricevuto copia della presente informativa. Tale consenso viene da me espresso anche per i dati, i documenti, e quant'altro mi riguardi, relativi agli anni precedenti ed attualmente ancora in Vostro possesso, e per la documentazione che Vi consegnerò per le prestazioni Vostre future. Autorizzazione alla consegna di documenti contenente miei dati a terzi Vi autorizzo a consegnare copie od originali della mia documentazione di qualsiasi tipo in Vostro possesso, nulla escluso, al mio coniuge, ai miei conviventi o ai miei figli. 3
TUTELA DEI DATI RELATIVI AGLI INQUILINI Poiché la recente normativa stabilisce che gli inquilini e i condomini debbono essere tra loro considerate persone terze, con divieto di comunicazione dei reciproci dati personali, discende il dovere di separare la gestione del condominio da quella dei terzi locatari, tranne nel caso di gestione dell'impianto centralizzato di riscaldamento o di erogazione d'aria condizionata, ove anche gli inquilini hanno diritto di voto. Ne consegue che i verbali delle assemblee condominiali contenenti dati personali non saranno mai inviati agli inquilini; i loro nominativi non verranno inseriti nei documenti comuni, né quelli dei condomini saranno comunicati agli inquilini, tranne nel caso di gestione dell'impianto centralizzato di riscaldamento o dell'erogazione d'aria condizionata. Fermo restando il diritto/dovere dell amministrazione di acquisire comunque i nominativi degli inquilini per poterli contattare nei casi riguardanti la fruibilità dei servizi comuni, per ragioni di sicurezza personale o per tutelare il patrimonio immobiliare (art. 24, comma 1 del Codice della Privacy), vige la necessità di ottenere l autorizzazione scritta al trattamento dei dati personali dei locatari, secondo il modello riportato in calce, nel caso in cui sia richiesta la contabilizzazione separata delle spese fra proprietario ed inquilino, con invio di documentazione avulsa dalla contabilità condominiale, secondo le procedure previste dal Codice sulla privacy. La scrupolosa osservanza della normativa, che comporta tra l altro un notevole incremento di attività amministrativa con costi che dovranno essere sopportati da chi decida di avvantaggiarsi del servizio di contabilizzazione separata, ci obbliga a formulare le seguenti richieste: All atto della stipula di un nuovo contratto di locazione, i condomini locatari (o le agenzie immobiliari per loro conto), dovranno inviarci il consenso dell inquilino al trattamento dei dati personali, utilizzando un modello come quello riportato in calce. Per quanto riguarda i nominativi già in nostro possesso, riterremo il consenso dei locatari dato, salvo un esplicito diniego degli stessi. Il responsabile del trattamento dati è D Agord dott. Matteo, codice fiscale DGRMTT76T24C111N Consenso al trattamento di dati personali dell inquilino (ai sensi dell'articolo 23 del Dlgs. 30/06/03 n. 196) cognome nome nato/a a in Esprimo il consenso per eventuali trattamenti di dati personali definiti sensibili nei limiti in cui sia strumentale per le finalità del trattamento elencate nella presente informativa, dichiarando di avere ricevuto copia della presente informativa. Tale consenso viene da me espresso anche per i dati, i documenti, e quant'altro mi riguardi, relativi agli anni precedenti ed attualmente ancora in Vostro possesso, e per la documentazione che Vi consegnerò per le prestazioni Vostre future. Autorizzazione alla consegna di documenti contenente miei dati a terzi Vi autorizzo a consegnare copie od originali della mia documentazione di qualsiasi tipo in Vostro possesso, nulla escluso, al mio coniuge, ai miei conviventi o ai miei figli. 4
TUTELA DEI DATI RELATIVI AI FORNITORI Ai sensi dell articolo 13 del Codice in materia di dati personali si informa quanto segue. Finalità del trattamento Il trattamento dei dati verrà effettuato per finalità contabili e fiscali dei servizi e/o prodotti da Voi forniti. Modalità del trattamento I dati verranno trattati nei modi e nei limiti necessari per perseguire le predette finalità attraverso anche l utilizzo di strumenti elettronici e informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza ai sensi del Disciplinare Tecnico in materia di misure minime di sicurezza (Allegato B del Codice della Privacy). Natura obbligatoria e conseguenze del rifiuto dei dati Tutti i dati trattati sono obbligatori o comunque necessari per la gestione del rapporto di fornitura, e la mancata indicazione comporta l impossibilità di adempiere esattamente agli obblighi di legge nonché quelli discendenti dal contratto di fornitura. Soggetti a cui potranno essere comunicati i dati personali Personale e collaboratori dello studio in qualità di responsabili e incaricati al trattamento per la gestione delle pratiche relative al contratto posto in essere; il personale è stato debitamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla privacy. Istituti di credito per le operazioni dei pagamenti. Commercialista e liberi professionisti affini per la tenuta dei libri contabili e per la corretta esecuzione degli adempimenti fiscali di legge. Organi di stato preposti a verifiche e controlli circa la regolarità degli adempimenti contabili e fiscali previsti dalla legge. Resta in ogni caso fermo il divieto di comunicare o diffondere i Vs. dati personali a soggetti non necessari per l'espletamento dei servizi. Diritti dell'interessato Agli interessati sono riconosciuti i diritti di cui all'art.7 del citato Codice della Privacy: 5. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. 6. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 7. L'interessato ha diritto di ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 8. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Il responsabile del trattamento dati è D Agord dott. Matteo, codice fiscale DGRMTT76T24C111N Consenso al trattamento di dati personali (ai sensi dell'articolo 23 del Dlgs. 30/06/03 n. 196) cognome e nome/ditta 5