- Viale Trieste, 105-09123 CAGLIARI SECONDA FASE SYMPOSIUM 2008 ALLEGATO B) Documento: SPECIFICHE TECNICHE ALLEGATE ALL AVVISO PUBBLICO PER IL COORDINAMENTO DELLE ATTIVITA INERENTI LA SECONDA FASE DELLA MANIFESTAZIONE SYMPOSIUM 2008 ED ORGANIZZAZIONE ATTIVITA Data: 19.08.2008 Approvazione:
SOMMARIO Art. 1 - Premessa... 3 Art. 2 - Oggetto del servizio... 3 Art. 3 - Accoglienza in aeroporto... 3 Art. 4 - Servizio bus... 4 Art. 5 - Servizio transfer... 6 Art. 6 - Servizio auto per i giornalisti... 6 Art. 7 - Servizio guide... 6 Art. 8 - Servizio traduzioni... 11 Art. 9 - Organizzazione coffe break... 11 Art. 10 - organizzazione lunch... 12 Art. 11 - organizzazione workshop... 12 Art. 12 - organizzazione escursioni/visite guidate... 13 Art. 13 - organizzazione Symposium conclusivo... 14 Art. 14 - organizzazione cena con intrattenimento a... 14 Art. 15 - Gestione dei rapporti con le strutture ricettive individuate e contrattualizzate dall Assessorato per l alloggio dei partecipanti, coordinamento logistica e problem solving... 14 Art. 16 - coordinamento e supervisione dell intero progetto (con particolare riferimento alle responsabilità organizzative, assicurative, etc)... 15 Avviso Pagina 2 di 15
Art. 1 - Premessa La Regione Sardegna promuove l Italy Symposium 2008, manifestazione che, per il tramite dell ENIT, coinvolge l Italian Travel Promotion Council (I.T.P.C.), associazione dei maggiori T.O. americani specializzati nella vendita della destinazione turistica Italia. Tale evento è stato strutturato in due fasi. La prima fase si è svolta dal 29 aprile al 04 maggio c.a. alla quale hanno partecipato 17 dei 22 Tour Operator americani che aderiscono all I.T.P.C. nonché 15 giornalisti provenienti da varie parti degli Stati Uniti. Nella seconda fase (che si svolgerà dal 29 settembre al 5 ottobre 2008) l I.T.P.C., ha invitato i 250 più rappresentativi agenti di viaggio da essa controllati ad effettuare un incontro nella nostra Isola e a visitarne i luoghi e le strutture turistiche più interessanti. In tale seconda fase visiteranno la Sardegna circa 300 persone (i 22 T.O. aderenti all I.T.P.C., i 250 agenti di viaggio nonchè alcuni giornalisti americani). Un siffatto evento (che prevede sia momenti operativi quali workshop tra i 22 T.O. ed i 250 agenti di viaggio, workshop tra T.O. e l offerta sarda - sia momenti di approfondimento della destinazione quali visite del territorio) consente ai partecipanti di poter conoscere meglio il prodotto regionale nella sua completezza (tradizioni, ambiente, storia, cultura, enogastronomia): tutti aspetti che permettono al venditore della destinazione di promuovere al meglio la stessa tra i viaggiatori americani, evidenziando aspetti meno noti ma comunque determinanti per l incremento dei flussi turistici dall America. Art. 2 - Oggetto del servizio Nell ambito dell organizzazione della seconda fase del Symposium 2008, l Amministrazione intende individuare, con una procedura di selezione pubblica, una agenzia di viaggio che, dal 30 settembre 2008 al 5 ottobre 2008, che ricoprirà il ruolo di coordinatore e responsabile della realizzazione del progetto, da effettuarsi secondo il programma allegato all avviso con la lettera A), ed organizzi le attività di cui ai seguenti articoli. Art. 3 - Accoglienza in aeroporto Il giorno 30 settembre 2008, provenienti da Milano Malpensa, arriveranno all aeroporto Mario Mameli di - Elmas i 300 partecipanti alla seconda fase del Symposium 2008. L agenzia aggiudicataria dovrà organizzare un gruppo di accoglienza formato da 5 membri compreso un suonatore di launeddas che, in costume tradizionale Avviso Pagina 3 di 15
sardo, dia il benvenuto ai medesimi partecipanti. Tale gruppo, inoltre dovrà provvedere alla consegna di un piccolo omaggio rappresentativo della Sardegna a ciascuno dei 300 partecipanti, che l agenzia aggiudicataria dovrà mettere a disposizione per l accoglienza. Art. 4 - Servizio bus L agenzia aggiudicataria dovrà provvedere a mettere a disposizione n. 8 bus da 50 persone di ultima generazione, gran turismo lusso con aria condizionata, impianto video ed audio I suddetti bus dovranno essere messi a disposizione dal 29 settembre al 5 ottobre 2008 ed il loro utilizzo avverrà secondo le seguenti modalità: Data Numero bus Percorso Note 30.09.2008 8 Da aeroporto Mario Mameli -Elmas a alberghi di sistemazione partecipanti 01.10.2008 8 Da alberghi di sistemazione partecipanti a Teatro Conservatorio Pierluigi da Palestrina di 01.10.2008 8 Da Teatro Conservatorio Pierluigi da Palestrina di al Teatro Lirico di 01.10.2008 8 Da Teatro Lirico di ad alberghi di sistemazione 01.10.2008 4 Da alberghi di sistemazione a Castello 01.10.2008 4 Da alberghi di sistemazione a visita panoramica città di 01.10.2008 8 Da a Maracalagonis 01.10.2008 8 Da Maracalagonis ad alberghi di sistemazione Arrivo previsto nel primo pomeriggio. Gli alberghi saranno ubicati a e dintorni Arrivo al Conservatorio ore 09.00 Partenza ore 11.20 circa Partenza ore 15.30 circa Partenza ore 17.00 circa Partenza ore 17.00 circa Arrivo a Maracalagonis ore 19.30 circa Ore 24.00 circa Avviso Pagina 4 di 15
02.10.2008 4 Da alberghi di sistemazione a zona nuragica Barumini visita zona Cabras- Peschiera Cabras- Mogoro- Narbolia (destinazione alberghi di sistemazione) 02.10.2008 4 Da alberghi di sistemazione a sito archeologico Santa Cristina (Paulilatino), valle di Lanaittu Olienaalberghi di sistemazione 02.10.2008 4 Da alberghi di sistemazione a locale per cena tipica - alberghi di sistemazione 02.10.2008 4 Da alberghi di sistemazione a locale per cena tipica - alberghi di sistemazione 03.10.2008 4 Da alberghi di sistemazione Narbolia a alberghi di sistemazione Costa Smeralda 03.10.2008 4 Da alberghi di sistemazione Oliena a alberghi di sistemazione Costa Smeralda 03.10.2008 8 Da alberghi di sistemazione Costa Smeralda a tour Costa Smeralda a locale per cena con intrattenimento alberghi di sistemazione 04.10.2008 8 Da alberghi di sistemazione a locale per Symposium conclusivo, Tavola rotonda e workshop 04.10.2008 8 Da locale workshop ad alberghi di sistemazione 04.10.2008 8 Da alberghi di Partenza ore 09.00 circa Con coffe break lungo il percorso Con coffe break a Posada o Budoni Con sosta per lunch in Costa Smeralda Arrivo ore 09.00 Avviso Pagina 5 di 15
sistemazione a locale per cena con intrattenimento () 04.10.2008 8 Da locale ad alberghi di sistemazione 05.10.2008 8 Da alberghi di sistemazione ad aeroporto Mario Mameli -Elmas Art. 5 - Servizio transfer L agenzia aggiudicataria dovrà mettere a disposizione n. 10 transfer da attuarsi con autovettura con autista per il tragitto aeroporto Mario Mameli Elmas e/o viceversa. L utilizzo dei transfer, nel periodo tra il 29.09.2008 ed il 05.10.2008, verrà richiesto dall Assessorato all agenzia aggiudicataria mediante apposita nota, per fronteggiare particolari esigenze dei partecipanti. Art. 6 - Servizio auto per i giornalisti L agenzia aggiudicataria dovrà mettere a disposizione n. 3 autovetture con autista a il giorno 01.10.2008, n. 3 autovetture con autista a il giorno 02.10.2008, n. 3 autovetture con autista in Costa Smeralda il giorno 03.10.2008. L utilizzo delle suddette autovetture verrà richiesto dall Assessorato all agenzia aggiudicataria mediante apposita nota, per fronteggiare particolari esigenze rappresentate dai giornalisti partecipanti alla manifestazione. Il chilometraggio delle suddette autovetture non supererà i 250 km a viaggio. Art. 7 - Servizio guide L agenzia aggiudicataria dovrà mettere a disposizione, dal 30.09.2008 al 05.10.2008, n. 19 guide turistiche professionali, profonde conoscitrici della Sardegna e delle sue tradizioni, con perfetta conoscenza della lingua inglese, che accompagnino i partecipanti alla seconda fase del Symposium per tutta la durata della manifestazione. Avviso Pagina 6 di 15
Le 10 guide turistiche dovranno essere impiegate secondo le seguenti modalità: data Modalità di utilizzo note 30.09.2008 n. 19 guide in aeroporto - Elmas per arrivo partecipanti Totale: 19 guide 30.09.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus da aeroporto -Elmas ad alberghi di sistemazione 01.10.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus da alberghi di sistemazione a Teatro Conservatorio Pierluigi da Palestrina 01.10.2008 n. 19 guide presso il Teatro Conservatorio Pierluigi da Palestrina per lo svolgimento della presentazione Totale: 19 guide (16 guide dei bus + 3 guide a disposizione) 01.10.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus da Teatro Conservatorio Pierluigi da Palestrina a Teatro Lirico 01.10.2008 n. 19 guide presso il Teatro Lirico Totale: 19 guide (16 guide dei bus + 3 guide a disposizione) 01.08.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus per rientro alberghi di sistemazione 01.10.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus da alberghi di sistemazione per visita Castello trasferimento Totale: 8 guide Avviso Pagina 7 di 15
Maracalagonis 01.10.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus da alberghi di sistemazione per visita panoramica trasferimento Maracalagonis Totale: 8 guide 01.10.2008 n. 3 guide a disposizione presso Teatro Lirico per accompagnamento giornalisti con autovettura trasferimento Maracalagonis Totale: 3 guide 01.10.2008 n. 19 guide presso locale Maracalagonis durante la cena tipica Totale: 19 guide (16 guide dei bus + 3 guide a disposizione) 01.10.2008 n. 2 guida su ognuno dei bus da Maracalagonis ad alberghi sistemazione. 02.10.2008 n. 3 guide a disposizione a per accompagnamento giornalisti con autovettura trasferimento Narbolia o Oliena Totale: 3 guide 02.10.2008 n. 2 guida su ognuno dei bus da alberghi sistemazione a zona nuragica Barumini, zona Cabras, peschiera Cabras, Mogoro, alberghi di sistemazione, locale per cena tipica, alberghi di sistemazione Totale: 8 guide Avviso Pagina 8 di 15
02.10.2008 n. 8-9 guide presso Peschiera Cabras, presso laboratorio tessile Mogoro e presso locale per cena tipica Il numero delle guide che dovranno essere presenti varia in considerazione dell utilizzo o meno delle guide a disposizione per i giornalisti. 02.10.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus da alberghi sistemazione a sito archeologico Santa Cristina, valle di Lanaittu, Oliena, alberghi di sistemazione, locale per cena tipica, alberghi di sistemazione Totale: 8 guide 02.10.2008 n. 8-10 guide presso valle Lanaittu, presso laboratori ricami e cantina sociale Oliena e presso locale per cena tipica Il numero delle guide che dovranno essere presenti varia in considerazione dell utilizzo o meno delle guide a disposizione per i giornalisti. 03.10.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus da alberghi sistemazione a Costa Smeralda tour Costa Smeralda locale con cena ed intrattenimento alberghi di destinazione 03.10.2008 n. 3 guide a disposizione presso uno degli alberghi di sistemazione in Costa Smeralda per accompagnamento giornalisti con autovettura trasferimento locale per cena con intrattenimento Totale: 3 guide 03.10.2008 n. 19 guide presso locale con cena Totale: 19 guide (16 guide dei bus Avviso Pagina 9 di 15
ed intrattenimento + 3 guide a disposizione) 04.10.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus da alberghi sistemazione a locale per Symposium conclusivo, Tavola rotonda e workshop trasferimenti negli alberghi di sistemazione locale per cena con intrattenimento 04.10.2008 n. 19 guide presso locale per Symposium conclusivo, Tavola rotonda e workshop in Costa Smeralda Totale: 19 guide (16 guide dei bus + 3 guide a disposizione) 04.10.2008 n. 19 guide presso locale per cena con intrattenimento Totale: 19 guide (16 guide dei bus + 3 guide a disposizione) 05.10.2008 n. 2 guide su ognuno dei bus da alberghi sistemazione ad aeroporto Mario Mameli -Elmas L utilizzo delle guide a disposizione nei giorni 01, 02 e 03 ottobre verrà richiesto dall Assessorato all agenzia aggiudicataria mediante apposita nota, per fronteggiare le particolari esigenze rappresentate dai giornalisti partecipanti alla manifestazione, contestualmente alla richiesta dell autovettura di cui al precedente articolo 5. Qualora l Assessorato non dovesse richiedere l impiego delle guide a disposizione, tali ultime dovranno fungere da supporto alle guide impiegate sui bus. Avviso Pagina 10 di 15
Art. 8 - Servizio traduzioni L agenzia aggiudicataria dovrà provvedere ad organizzare, in coordinamento con la Fondazione Teatro Lirico di, un servizio di traduzione simultanea presso il teatro del Conservatorio Pierluigi da Palestrina di il giorno 01 ottobre 2008 in occasione della presentazione del Symposium 2008. A tal proposito, l agenzia aggiudicataria provvederà a reperire idonea attrezzatura tecnica per traduzioni simultanee digitale, sufficiente per 350 persone, al loro posizionamento e al corretto funzionamento delle stesse, nonché al reperimento di n. 2 traduttori/interpreti. Art. 9 - Organizzazione coffe break L agenzia aggiudicataria dovrà provvedere ad organizzare, nel periodo compreso tra il 30.09.2008 ed il 05.10.2008, i seguenti coffe break: Data Luogo Pax Note 01.10.2008 Teatro Conservatorio Pierluigi da Palestrina - 350 Servizio da attuarsi in coordinamento con la Fondazione Teatro Lirico di, 03.10.2008 cantina vinicola lungo il percorso Narbolia Costa Smeralda 120 per il gruppo 1 03.10.2008 Posada o Budoni durante il trasferimento Oliena - Costa Smeralda 200 per il gruppo 2 04.10.2008 Sosta lungo la strada SS. 131 durante il trasferimento per 320 Avviso Pagina 11 di 15
Art. 10 - Organizzazione lunch L agenzia aggiudicataria dovrà provvedere ad organizzare, nel periodo compreso tra il 30.09.2008 ed il 05.10.2008, i seguenti lunch: Data Luogo Pax Note 01.10.2008 Teatro Lirico - 350 Servizio da attuarsi in coordinamento con la Fondazione Teatro Lirico di, 02.10.2008 Spuntino con i pastori nella Valle di Lanaittu 160 per il gruppo 2 03.10.2008 Degustazione durante il tour in Costa Smeralda 330 Art. 11 - Organizzazione workshop L agenzia aggiudicataria dovrà provvedere, in coordinamento con la Fondazione Teatro Lirico di, all organizzazione di un workshop tra i 22 T.O. aderenti all I.T.P.C. ed i 250 agenti di viaggio americani. A Tal proposito, presso il foyer del Teatro Lirico di, l agenzia aggiudicataria dovrà predisporre per il giorno 01.10.2008, n. 22 postazioni di lavoro, ciascuna composta da: n. 1 tavolo di colore bianco; n. 3 sedie n. 1 cavaliere in plexiglass, formato A4 verticale; Avviso Pagina 12 di 15
n. 1 stampa formato A4 verticale, contenente la denominazione del T.O. (le denominazioni verranno fornite all agenzia aggiudicataria dall Assessorato regionale del Turismo). L agenzia aggiudicataria dovrà provvedere, inoltre, all organizzazione di un workshop tra i 22 T.O. ed i rappresentanti dell offerta sarda, il giorno 04.10.2008, in Costa Smeralda. A tal proposito dovrà mettere a disposizione una idonea location in cui allestire n. 22 postazioni di lavoro, ciascuna composta da: n. 1 tavolo di colore bianco; n. 3 sedie n. 1 cavaliere in plexiglass, formato A4 verticale; n. 1 stampa formato A4 verticale, contenente la denominazione del T.O. (le denominazioni verranno fornite all agenzia aggiudicataria dall Assessorato regionale del Turismo). L Assessorato regionale del Turismo provvederà all invio degli inviti per il workshop in Costa Smeralda agli operatori dell offerta sarda. Art. 12 - Organizzazione escursioni/visite guidate Fermo restando quanto indicato ai precedenti articoli 4 e 7 in merito alle modalità di utilizzo dei bus e dell impiego delle guide turistiche, l agenzia aggiudicataria dovrà provvedere ad organizzare le seguenti visite guidate/escursioni: Data Località/escursione Pax Note 01.10.2008 Visita panoramica 160 01.10.2008 Visita Castello 160 02.10.2008 zona archeologica Barumini, Cabras e laboratorio tessile di Mogoro; 02.10.2008 sito archeologico Santa Cristina Paulilatino, valle di Lanaittu, paese di Oliena (laboratori di ricami e cantina sociale) 160 Da prevedere biglietti di ingresso e contatti con il laboratorio tessile 160 Da prevedere biglietti di ingresso e contatti con laboratori di ricamo e cantina sociale Avviso Pagina 13 di 15
03.10.2008 Tour Costa Smeralda 330 Da prevedere contatti con le principali strutture alberghiere della Costa Smeralda Art. 13 - Organizzazione Symposium conclusivo L agenzia aggiudicataria dovrà provvedere ad organizzare per il giorno 04.10.2008, nella medesima location utilizzata per il workshop in Costa Smeralda di cui al precedente articolo 11, il Symposium conclusivo tra i 22 T.O. ed i 250 agenti di viaggio americani. A tal proposito dovrà mettere a disposizione n. 1 sala convegni per 350 pax, dotata di idoneo impianto audio/video (dovrà essere presente anche apposito personale tecnico). Art. 14 - Organizzazione cena con intrattenimento a L agenzia aggiudicataria dovrà provvedere ad organizzare il giorno 04.10.2008 a una cena per 350 persone. Un momento di intrattenimento ludico con musica, da svolgersi nella location della cena medesima, dovrà concludere la serata. Art. 15 - Gestione dei rapporti con le strutture ricettive individuate e contrattualizzate dall Assessorato per l alloggio dei partecipanti, coordinamento logistica e problem solving Per la sistemazione alberghiera dei partecipanti alla seconda fase del Symposium 2008 nei giorni 30 settembre, 01 ottobre, 03 ottobre e 04 ottobre, l Assessorato ha avviato una procedura di selezione pubblica rivolta alle strutture ricettive alberghiere, classificate minimo 4 stelle, ubicate a e dintorni nonché in Costa Smeralda. Per la sistemazione alberghiera dei partecipanti alla seconda fase del Symposium 2008 nel giorno 02 ottobre, l Assessorato ha avviato appositi contatti con strutture ricettive ubicate lungo i percorsi dell eductour. Tali strutture verranno contrattualizzate direttamente dall Assessorato. L elenco delle strutture contrattualizzate verrà comunicato dall Assessorato all agenzia aggiudicataria, che dovrà provvedere alla gestione dei rapporti con le medesime, al coordinamento della logistica (l Assessorato provvederà a comunicare all agenzia aggiudicataria i nominativi dei partecipanti) e all eventuale problem solving durante il soggiorno dei partecipanti nelle strutture in parola. Avviso Pagina 14 di 15
Art. 16 - Coordinamento e supervisione dell intero progetto (con particolare riferimento alle responsabilità organizzative, assicurative, etc) L agenzia aggiudicataria dovrà provvedere alla supervisione dell intero progetto affinché lo stesso trovi piena e perfetta attuazione secondo il programma allegato all avviso con la lettera A), con particolare riferimento al coordinamento dei servizi bus e guide, al coordinamento per le escursioni/visite guidate, al coordinamento con i locali, con cui l Assessorato ha avviato appositi contatti, nei quali si svolgeranno alcuni pranzi e/o cene tipiche, e comunque al coordinamento delle attività indicate nei precedenti articoli del presente allegato B) all avviso pubblico di selezione. Per quanto sopra l agenzia aggiudicataria assumerà, nei confronti dell Assessorato, la responsabilità organizzativa del progetto nel suo complesso nonché, in particolare, delle attività delle quali è direttamente organizzatrice. L agenzia aggiudicataria provvederà inoltre a garantire la necessaria copertura assicurativa ai 320 partecipanti alla manifestazione per tutta la durata della stessa. Per eventuali informazioni si possono contattare i numeri 070 6067235-7233- 4931 Fax 070 6067292 Posta elettronica: promozione.regionesardegna@gmail.com, tur.direzione@regione.sardegna.it. Per Il Direttore del Pietro Fancello Documento approvato dalla Regione Autonoma della Sardegna Assessorato del turismo, Artigianato me Commercio - Avviso Pagina 15 di 15