PROCEDURA N. 13 Trasferimento di un conto di deposito Operatore

PROCEDURA N. 13 Trasferimento di un conto di deposito Operatore Nel caso la proprietà di un impianto autorizzato sia passata da un gestore ad un altro, la titolarità del relativo conto (che, si ricorda, è un conto già esistente nel Registro) deve essere assegnata al nuovo gestore. Per trasferire il conto al nuovo gestore, il rappresentante legale della società acquirente deve nominare i rappresentanti autorizzati che dovranno essere associati al conto al momento del trasferimento. Nelle pagine seguenti viene indicata la documentazione che il titolare del conto operatore deve fornire all amministratore nazionale per richiedere il trasferimento del conto e le modalità di invio della stessa. Se la documentazione pervenuta risulta corretta e completa, l amministratore nazionale provvede, entro 20 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione, a completare le operazioni di trasferimento del conto e ad inviare ai rappresentanti non ancora operativi (per lettera o SMS) le chiavi di accesso per attivare la propria utenza. Per eventuali richieste di chiarimenti o di supporto, scrivere a info.registro-et@isprambiente.it 1

IMPORTANTE NOTA INFORMATIVA SUI RAPPRESENTANTI AUTORIZZATI DA ASSOCIARE AL CONTO La procedura di trasferimento del conto richiede la designazione di almeno due persone fihe a cui sarà delegata la gestione del conto: il ruolo di queste persone viene definito di rappresentante autorizzato ma non si tratta di rappresentanti dell azienda, bensì di persone che devono assumersi la responsabilità diretta del proprio operato sul conto in quanto nominate a tale scopo (per chiarezza, non ha senso nominare una persona che poi delega ad altri la gestione operativa del conto cedendo le proprie credenziali; questa modalità di procedere inficia la tutela garantita dall atto della nomina stessa). Esistono tre tipologie di rappresentante autorizzato con diverse funzioni. Ogni conto di deposito deve avere minimo 2 e può avere fino a 6 rappresentanti autorizzati (AR), mentre è possibile nominare fino a 10 rappresentanti autorizzati supplementari (AAR). È anche possibile associare al conto utenti in sola lettura (conteggiandoli come AR) che hanno la possibilità di visualizzare tutte le informazioni relative a quel conto ma non hanno facoltà di iniziare alcuna operazione. La nomina di un AAR NON è obbligatoria dal momento che un conto operatore è un conto di deposito e, in quanto tale, può effettuare trasferimenti di quote o unità di Kyoto solo verso conti inclusi nel proprio elenco dei conti di fiducia (si veda la Procedura 20 per ulteriori dettagli). In assenza dell AAR la proposta di transazione fatta da uno dei due rappresentanti autorizzati (AR) andrà a completamento dopo 26 ore senza bisogno di ulteriore approvazione. Viceversa, se almeno un AAR è associato al conto la proposta di transazione viene comunque sottoposta alla sua approvazione: si tratta quindi di un ulteriore livello di controllo sull operato degli AR che può essere richiesto dal titolare del conto. I rappresentanti da associare al conto possono essere scelti tra gli utenti già iscritti nel Registro e collegati allo stesso o ad un altro titolare, oppure devono essere creati ex-novo tramite la Procedura 1, o possono aversi entrambe le possibilità. In ogni caso, per poter procedere con la richiesta, tutti gli utenti destinati ad essere rappresentanti di quel conto devono essere stati precedentemente creati nella sezione italiana del Registro dell Unione. Una volta creato, ciascun utente dispone di un suo identificativo (URID) che deve essere comunicato con il Modulo 13. Per gli utenti creati ex-novo, lo URID viene comunicato al termine della Procedura 1 (step 3.8) mentre per gli utenti già registrati lo URID è visualizzabile dopo l accesso nel menu sulla sinistra, in alto, sotto al proprio nome. Si prega di notare che nel richiedere l apertura del conto, il titolare deve indicare quali rappresentanti AR e AAR vuole associare al conto, mentre l eventuale aggiunta di utenti in sola lettura potrà essere richiesta in un secondo momento, a trasferimento completato, utilizzando la Procedura 6. 2

Documentazione da inviare In base alle prescrizioni del Regolamento CE 389/2013, per trasferire un conto ad un altro titolare nel Registro, si deve provvedere all'invio della seguente documentazione: 1) Modulo 13 compilato seguendo le indicazioni riportate in fondo a questo documento (pag.6). 2) Dichiarazione firmata da un legale rappresentante del titolare del conto indicante l'intenzione di nominare la determinata persona come rappresentante autorizzato o rappresentante autorizzato supplementare, nella quale si conferma che il rappresentante autorizzato ha il diritto di avviare, o che il rappresentante autorizzato supplementare ha il diritto di approvare, operazioni per conto del titolare del conto. Il contenuto di tale dichiarazione è fornito di seguito e può essere adattato in base al numero dei rappresentanti da nominare. 3) Prova dell'identità delle persone che vengono nominate come rappresentanti, che può essere la copia di uno dei seguenti documenti: (a) carta d'identità di un paese membro dello Spazio economico europeo o dell'organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico; (b) passaporto 4) La copia, deve riportare la firma del soggetto interessato in calce alla seguente dichiarazione: Confermo di accettare la nomina a rappresentante del conto e i controlli che verranno effettuati sull informazione fornita (identità, età, residenza e fedina penale). Luogo, data e firma. Deve essere compilato il modulo di AUTOCERTIFICAZIONE (DPR.445/2000), allegato in fondo (solo per cittadini italiani residenti in Italia, altrimenti deve essere autenticata). 5) Prova dell'indirizzo di residenza permanente delle persone che vengono nominate come rappresentanti, che può essere la copia di uno dei seguenti documenti: (a) documento d'identità presentato a norma del punto 3) se contiene l'indirizzo di residenza permanente. Deve essere compilato il modulo di AUTOCERTIFICAZIONE (DPR.445/2000), allegato in fondo (solo per cittadini italiani residenti in Italia). (b) qualsiasi altro documento d'identità rilasciato da uno Stato contenente 'indirizzo residenza permanente; di (c) se il paese di residenza permanente non rilascia documenti d'identità contenenti l'indirizzo di residenza permanente, una dichiarazione delle autorità locali che confermi la residenza permanente della persona che viene nominata. 6) Fedina penale (casellario giudiziale e carichi pendenti) delle persone che vengono nominate come rappresentanti. Ci si può avvalere dell AUTOCERTIFICAZIONE (DPR.445/2000): utilizzare il modulo allegato in fondo (solo per cittadini italiani residenti in Italia). 7) Certificato CCIAA (Visura camerale) o altro documento comprovante il ruolo di colui che sottoscrive la dichiarazione di cui al punto 2. 3

IMPORTANTE Tutte le copie dei documenti presentati come prova (punto 3 e punto 4) devono essere certificate come autentiche da un notaio o da un ufficio dell autorità locale. È consigliabile autenticare presso un notaio anche la dichiarazione del punto 2. I riferimenti del notaio o dell ufficio per le autentiche devono essere visibili sulla copia o essere allegati alla documentazione. Per quanto attiene ai documenti rilasciati fuori della UE, le copie devono essere autenticate (*). La data della certificazione o dell'autenticazione non può essere anteriore di oltre tre mesi alla data della richiesta. Le copie dei documenti presentati come prova possono essere in lingua Italiana, Inglese, francese o spagnola. Se l originale è in altra lingua, dovrà essere accompagnato da una traduzione certificata in Italiano (la traduzione deve riportare il timbro per traduzione conforme ). (*) Presso il Ministero degli Esteri dei Paesi che hanno aderito alla Convenzione de l Aja, il titolare del passaporto e il rappresentante legale della società per quel che concerne i documenti societari da autenticare, deve legalizzare la firma sulla copia mediante l'annotazione della cosiddetta apostille (legalizzazione della firma). Successivamente, il documento può essere autenticato presso la Cancelleria Consolare Italiana (in Consolato o Ambasciata Italiana). Contenuto minimo della dichiarazione Il sottoscritto <INSERIRE IL NOME DEL LEGALE RAPPRESENTATE> in qualità di legale rappresentate e per conto di <INSERIRE IL NOME DEL NUOVO TITOLARE DEL CONTO> nuovo gestore dell impianto con autorizzazione a emettere gas a effetto serra numero <INSERIRE IL NUMERO DELL AUTORIZZAZIONE RILASCIATA ALL IMPIANTO> autorizza <INSERIRE IL NOMINATIVO DEL PRIMO RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO> e <INSERIRE IL NOMINATIVO DEL SECONDO RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO> ad operare sul Registro dell Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato del conto, in conformità al Regolamento 389/2013, con diritto di avviare operazioni per conto di <INSERIRE IL NOME DEL NUOVO TITOLARE DEL CONTO>; autorizza inoltre <INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO SUPPLEMENTARE> ad operare sul Registro dell Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato Supplementare del conto, in conformità al Regolamento CE 389/2013, con diritto di approvare operazioni per conto di <INSERIRE IL NOME DEL NUOVO TITOLARE DEL CONTO>. Luogo, data Firma 4

Modalità di invio Affinché l amministratore nazionale provveda a completare il processo di trasferimento del conto è necessario inviare la documentazione secondo le seguenti modalità: 1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (modulo xls e scansioni dei documenti cartacei) all interno di una cartella che dovrà essere nominata con il nome del titolare del conto. 2) Comprimere la cartella in formato.zip o equivalente (.rar,.7z ). 3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà l estensione.p7m. Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA), (http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati) é riportato l'elenco pubblico dei soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni. 4) Inviare per e-mail ai seguenti indirizzi: doc.registro-et@isprambiente.it e in copia a protocollo.ispra@ispra.legalmail.it IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della pratica DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è obbligatorio riportare nell oggetto dell e-mail il seguente testo: REGISTRO ETS trasferimento conto Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate all indirizzo info.registro-et@isprambiente.it 5

Indicazioni per la compilazione del Modulo 13 Il modulo presenta campi obbligatori in giallo chiaro e campi facoltativi in bianco. Dopo la compilazione, i campi obbligatori cambiano colore e passano dal giallo al bianco. Al momento dell invio i moduli NON DEVONO AVERE ALCUN CAMPO DI COLORE GIALLO (= campo obbligatorio non compilato). Titolare del conto Informazioni richieste Note sulla compilazione Titolare già registrato? Selezionare sì se la società è già titolare di altri conti in stato attivo o chiuso nella sezione italiana del Registro dell Unione ed è quindi già iscritta, altrimenti selezionare no Codice identificativo del titolare Se il titolare è già registrato, inserire il codice identificativo assegnato dal Registro, visualizzabile nei dettagli di uno dei conti nella sezione titolare del conto e chiamato Identificatore Ragione Sociale (nel registro il campo è identificato con Nome ) Numero di iscrizione al Registro delle Imprese Numero Partita IVA Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l indirizzo della sede legale del titolare del conto CAP Città (Provincia) Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi (nel registro il campo è identificato con Località ) Regione Nazione 6

Numero telefono 1 Inserire il numero di telefono preceduto dal codice internazionale Numero telefono 2 La UE richiede obbligatoriamente anche un secondo numero di telefono che deve essere diverso dal primo (può essere quello di un referente dell azienda o di un centralino secondo quale si è utilizzato come primo numero) Indirizzo e-mail Attenzione: la comunicazione di un indirizzo e-mail per l azienda è obbligatoria Impianto Informazioni richieste Numero di autorizzazione dell'impianto Nome dell impianto Note sulla compilazione Inserire il numero di autorizzazione rilasciata all impianto, nel formato IT-A- seguito dai numeri del codice (fino a 4) Inserire la denominazione dell impianto, la stessa riportata su AGES o altra, se più adeguata Società capogruppo Inserire il gruppo di cui eventualmente fa parte la Società proprietaria dell impianto (Parent Company) Consociata Inserire la Ragione Sociale della Società proprietaria dell impianto (Subsidiary Company) Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l indirizzo dell impianto CAP Città (Provincia) Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi (nel registro il campo è identificato con Località ) Regione 7

Nazione Sic Numero telefono 1 Inserire il numero di telefono preceduto dal codice internazionale Numero telefono 2 La UE richiede obbligatoriamente anche un secondo numero di telefono che deve essere diverso dal primo (può essere quello di un referente dell impianto o di un centralino secondo quale si è utilizzato come primo numero) Indirizzo e-mail Attenzione: la comunicazione di un indirizzo e-mail per l impianto è obbligatoria Latitudine Inserire le coordinate geografiche dell impianto Longitudine Tipo Attività Selezionare dal menu a tendina il tipo di attività per la quale l impianto è stato autorizzato Referente dell Impianto Inserire nome e cognome, telefoni, indirizzo e-mail dell eventuale persona di riferimento indicata per l impianto Rappresentante autorizzato / Rappresentante autorizzato supplementare Informazioni richieste Note sulla compilazione URID dell utente Nome Inserire il numero identificativo ITxxxxxxxxxxxx ottenuto tramite la Procedura 1 (step 3.8) per la creazione di un nuovo utente o, per gli utenti già registrati, visualizzabile dopo l accesso nel menu sulla sinistra, in alto, sotto al proprio nome Cognome 8

Titolo Selezionare una delle possibili opzioni dal menu a tendina Data di nascita (gg/mm/aaaa) Inserire la data di nascita nel formato specificato Luogo di nascita Nazione di nascita Numero documento identità Tipo documento identità Selezionare dal menu a tendina il tipo di documento altro (specificare) Compilare questo campo se il tipo di documento non rientra tra le opzioni del menu a tendina del campo precedente Scadenza documento identità (gg/mm/aaaa) Inserire la data di nascita nel formato specificato Nome della società Ragione Sociale della Società per della quale si è dipendenti Dipartimento della società Unità o divisione per la quale si lavora all interno della Società Funzione Ruolo o mansione svolta per la Società Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l indirizzo della sede di lavoro CAP Città (Provincia) Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi (nel registro il campo è identificato con Località ) Regione Nazione Numero telefono 1 Inserire un numero di telefono fisso preceduto dal codice internazionale 9

Numero telefono 2 Inserire un secondo numero di telefono fisso (se non si ha, va bene un centralino o un fax) preceduto dal codice internazionale Indirizzo e-mail Attenzione: questa informazione è obbligatoria e DEVE ESSERE un indirizzo PERSONALE (non generico) in quanto verrà utilizzato per l autenticazione dell utente presso la Commissione Europea NB: l indirizzo e-mail inserito in questo campo DEVE ESSERE LO STESSO comunicato all atto dell apertura del login ECAS Numero cellulare 1 Attenzione: la comunicazione di ALMENO un numero di cellulare PERSONALE è obbligatoria e imprescindibile in quanto verrà utilizzato per l autenticazione ai fini dell accesso ai propri conti nel Registro Europeo e per firmare le transazioni NB: l indirizzo e-mail inserito in questo campo DEVE ESSERE LO STESSO comunicato all atto dell apertura del login ECAS Numero cellulare 2 È possibile e consigliabile specificare più di un numero di cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l accesso Numero cellulare 3 È possibile e consigliabile specificare più di un numero di cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l accesso Lingua preferita per le comunicazioni Selezionare dal menu a tendina la lingua preferita per ricevere comunicazioni e contattare l Helpdesk Domanda segreta Inserire una domanda a piacimento che verrà utilizzata per eventuali fasi successive di verifica dell identità Risposta segreta Inserire la risposta alla domanda del campo precedente. NB: la domanda e la risposta dovrebbero essere di tipo personale per essere efficaci 10

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE Io sottoscritto/a..... consapevole che in caso di falsità in atti e dichiarazioni mendaci troveranno applicazione le sanzioni penali di cui all art. 76 del DPR n. 445/2000, sotto la propria personale responsabilità DICHIARA AI SENSI DEGLI ARTT. 46 E 47 DEL DPR 445/2000 Di essere nato a Prov.il... Di essere domiciliato (abitazione) in.......prov......... Via........n... Cap.. Tel.... Residenza Fiscale (CUD) in.....prov.... Via........ n... Cap.. Tel..... Di essere cittadino italiano ovvero:... (indicare nazionalità). Di non aver riportato condanne penali e di non avere procedimenti penali pendenti ovvero (indicare le condanne riportate, anche se sia stata concessa amnistia, indulto, condono o perdono giudiziale specificando i carichi pendenti). Di non essere indagato o condannato per frode relativamente a quote o unità di Kyoto, riciclaggio, finanziamento del terrorismo o altri reati gravi. Di essere in possesso del seguente documento di identità N. Rilasciato da in data... con scadenza... (allegato in copia fotostatica fronte e retro sottoscritta dal titolare). Letto, confermato e sottoscritto. Luogo e data. Il dichiarante Informativa sul trattamento dei dati personali (ART. 10 Legge 31/12/1996, n.675 e successive modifiche ed integrazioni D.Lgs. 196/2003) A) I dati personali indicati nel presente modulo e nei documenti richiesti saranno utilizzati da ISPRA. Il trattamento dei dati è realizzato con e senza l ausilio i mezzi elettronici da parte di ISPRA, unicamente per l espletamento e in attuazione del Regolamento CE n.389/2013. B) I dati personali non saranno comunicati a terzi soggetti, se non nell ambito dell attività svolta. C) I diritti dell interessato sono specificati dall art. 13 Legge n.675/96 e successive modifiche ed integrazioni (conoscenza gratuita dell esistenza di trattamento di dati, informazione sulle generalità e domicilio del titolare del trattamento e dell eventuale responsabile nonché delle finalità del trattamento stesso; conferma dell esistenza dei dati, origine, logica e finalità del trattamento, cancellazione, trasformazione o blocco dei dati trattati in violazione alla legge; aggiornamento, rettificazione o integrazione dei dati, se vi sia interesse; opposizione per motivi legittimi al trattamento dei dati; opposizione al trattamento per finalità di informazione e promozione commerciale, ecc. ecc.). D) Titolari del trattamento: ISPRA - Istituto Superiore per la Protezione e la Ricerca Ambientale. E) Responsabile del trattamento: ISPRA in quanto Amministratore del Registro nazionale delle emissioni (art.28 D.Lgs. 30/2013). CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI (Art. 11 ss. Legge 31/12/1996, n.675 E SUCCESSIVE MODIFICHE ED INTEGRAZIONI D..LGS 196/2003) Preso atto della precedente informativa, acconsento al trattamento di tutti i dati personali contenuti nel presente modulo e nella documentazione dallo stesso richiesta, compresi quelli che costituiscono dati sensibili ai sensi dell art. 22 ss. della Legge n.675/96 e successive modifiche e integrazioni; acconsento, altresì, alla comunicazione di tali dati ad altri soggetti, ai soli fini dell espletamento di quanto disposto dall art. 25 del Reg. C.E. 389/2013 Luogo e data.... Firma 11