FAR INCONTRARE LE PERSONE. OGNI VOLTA UNA SFIDA UNICA

FAR INCONTRARE LE PERSONE. OGNI VOLTA UNA SFIDA UNICA

La Nuova Frontiera Meetings & Events: un area di spesa che secondo le nostre indagini si attesta, a livello globale, intorno ai 300 miliardi di dollari. E che tipicamente raggiunge valori tra il 25 e il 40% del budget complessivo di viaggi di un azienda. In alcuni settori tali percentuali possono essere anche superiori. Un area di spesa rilevante, dunque, ma ancora frammentata perchè all interno delle aziende chi pianifica meeting ed eventi appartiene spesso a diverse funzioni (comunicazione, marketing, risorse umane ecc.). È difficile, quindi, per le società conseguire piena consapevolezza e controllo dei volumi complessivi. Per supportare le aziende nel consolidamento dei dati e cogliere appieno tutte le opportunità di risparmio, è fondamentale la presenza di un unico partner specializzato, che unisca a creatività e innovazione anche grandi capacità di ottimizzazione della spesa e una visione globale. Come CWT Meetings & Events. Perché gli eventi e i meeting diventino il vostro migliore investimento. 2

CWT Meetings & Events Carlson Wagonlit Travel offre le migliori soluzioni personalizzate per la creazione e organizzazione di meeting ed eventi, supportando nel contempo le aziende nel controllo e nell ottimizzazione delle spese. Grazie ad una professionalità maturata in più di trent anni e a un team di 650 professionisti con un grande know-how nella pianificazione e realizzazione di eventi di successo, la divisione Meetings & Events di CWT rappresenta il partner ideale per soddisfare le esigenze sia delle aziende che dei partecipanti. Gli specialisti in Meetings & Events di CWT beneficiano dell esperienza di un leader specializzato nella gestione dei viaggi d affari e della sua perfetta gestione logistica, e lavorano a stretto contatto con i clienti, dando vita a eventi unici e memorabili. Per servire al meglio i suoi clienti, permettendo loro di raggiungere gli obiettivi desiderati, può contare anche su numerose partnership con realtà specializzate nei servizi di marketing in tutto il mondo. Prima fra tutte Carlson Marketing, una delle società più grandi nel suo genere e azionista di CWT. 3

CWT Meetings & Events in Italia Con un esperienza più che trentennale, anche in Italia CWT affianca alle attività di business travel la creazione, la pianificazione e l organizzazione di eventi e meeting. Forte di competenze maturate sulla gestione di clienti ed eventi di ogni dimensione, CWT Meetings & Events è in grado di offrire le soluzioni migliori e di fornire un importante valore aggiunto nell ottimizzazione delle spese. Un attività a 360 con l obiettivo di trasformare l esperienza emozionale dell evento o del meeting in un momento unico e irripetibile, contribuendo così al successo delle strategie di marketing e comunicazione dei clienti. Perchè da sempre, per raggiungere gli obiettivi, è necessario prendere in considerazione tutti gli elementi che interagiscono all interno dell azienda stessa ponendo la soddisfazione, la motivazione e il coinvolgimento del singolo come base del successo. 4

CWT Meetings & Events è presente con più sedi sul territorio nazionale. Grazie alle competenze e al know how accumulati nel corso degli anni, CWT Meetings & Events può servire in modo ottimale le aziende, affiancandole nell organizzazione di eventi che spaziano dalla cena di gala alla quale partecipano poche persone, sino al grande evento che coinvolge migliaia di partecipanti. La nostra clientela comprende le più importanti aziende italiane e multinazionali dei settori alimentare, automotive, bancario, difesa, farmaceutico, largo consumo, fashion. I numeri di CWT Meetings & Events Con un team dinamico, creativo e in continua crescita, dedicato a perseguire risultati eccellenti in funzione delle esigenze della clientela, CWT Meetings & Events ha gestito in Italia solo negli ultimi 12 mesi oltre 1400 iniziative con la presenza di 59mila partecipanti. Cinquantanovemila persone che sono diventate attori di un evento unico e irripetibile. 5

I Nostri Prodotti e Servizi IDEAZIONE & REALIZZAZIONE EVENTI LOGISTICA ANALISI & CONTROLLO DELLA SPESA STRATEGIA, VALUTAZIONE & MIGLIORAMENTO PERFORMANCE 6

CWT MEETINGS & EVENTS IDEAZIONE & REALIZZAZIONE EVENTI Carlson Wagonlit Travel lavora a fianco dei suoi clienti per progettare e realizzare eventi personalizzati e di successo. I nostri professionisti in meeting ed eventi hanno una grande esperienza nella pianificazione e realizzazione di momenti aggregativi memorabili che soddisfano le esigenze sia degli organizzatori che dei partecipanti. Sulla base dei vostri obiettivi di marketing, i team creativi di CWT (copywriter, scrittori, direttori artistici ecc.) definiscono il "concept" dell'evento sia in termini di contenuti sia di format. Perché un evento abbia successo è necessario pianificare in anticipo anche i più piccoli dettagli. I professionisti di CWT Meetings & Events possono aiutarvi a ideare il vostro evento in tutti i suoi aspetti, partendo dalle vostre specifiche esigenze e massimizzando l'impatto del messaggio. E trasformano quanto ideato in realtà. Lavorando a stretto contatto con il gruppo creativo, il team di produzione (designer, architetti, tecnici specializzati ecc.) è responsabile della realizzazione e gestione di numerosi elementi che caratterizzano l'evento: Video Scenografia Decorazione Illuminazione / sistemi audio Entertainment / animazione 7

CWT MEETINGS & EVENTS LOGISTICA Carlson Wagonlit Travel fornisce perfette soluzioni logistiche per meeting o eventi di qualsiasi dimensione. In CWT Meetings & Events sappiamo che una logistica efficiente è un fattore chiave per il successo dei vostri eventi, ma richiede esperienza e know-how. Nessun dettaglio deve essere tralasciato perché spesso sono proprio i particolari a fare la differenza nella soddisfazione dei partecipanti o dell'azienda cliente. Il nostro team di esperti è in grado di gestire tutti gli aspetti logistici per i vostri ospiti, e a vostro nome. Potete stare tranquilli: nulla sarà lasciato al caso. CWT offre molteplici servizi logistici: Sourcing della location Gestione di tutti i viaggi e trasferimenti (aerei, ferroviari, in elicottero, nave, autobus, auto ecc.) Gestione ristorazione (catering, ristoranti ecc.) Gestione registrazioni (siti web completamente automatizzati e personalizzati per ogni evento) Gestione dei partecipanti (registrazione, rooming list, sessioni di breakout, disposizione posti a tavola ecc.) Accoglienza Gestione del networking (biglietti da visita elettronici) Segnaletica interna Al fine di facilitare il rapporto con i partecipanti (dalla registrazione alla rilevazione della soddisfazione) e di migliorare i flussi di informazione tra tutte le persone coinvolte nell'evento, CWT dispone di una serie di prodotti tecnologici avanzati. Tra essi, un software per la gestione dei partecipanti che permette di sapere in tempo reale chi si è registrato per un particolare evento. 8

CWT MEETINGS & EVENTS ANALISI & CONTROLLO DELLA SPESA Carlson Wagonlit Travel lavora a fianco dei suoi clienti per far loro conseguire risparmi, consolidando e analizzando la spesa totale in meeting ed eventi dell'intera azienda, da qualsiasi funzione sia stata effettuata. Attraverso i nostri servizi di consulenza e di benchmarking, possiamo aiutarvi a identificare le opportunità di risparmio e a realizzarle. Utilizziamo una metodologia sperimentata che ha assistito centinaia di clienti nella ricerca e misurazione dei risparmi che possono essere ottenuti. Grazie alla nostra presenza globale, CWT Meetings & Events è in grado di consolidare la vostra spesa in eventi in tutto il mondo e analizzare i dati sulla base di una serie di variabili personalizzate. 9

CWT MEETINGS & EVENTS STRATEGIA, VALUTAZIONE & MIGLIORAMENTO PERFORMANCE Carlson Wagonlit Travel lavora a fianco dei suoi clienti per definire un'appropriata strategia in tema di eventi, valutare le attuali modalità di gestione e identificare le opportunità di miglioramento delle performance. Grazie al nostro team di consulenti, siamo in grado di aiutarvi a definire le strategie più consone ai vostri obiettivi e a determinare il piano ottimale (format, calendario, location, target ecc.) per ciascun evento la vostra azienda desideri organizzare. Sulla base della strategia identificata, possiamo aiutarvi ad analizzare la spesa complessiva in eventi attraverso un audit interno. Vi supportiamo inoltre nel "mappare" gli attuali processi della vostra società - in termini di organizzazione del personale dedicato agli eventi, di volumi, di approvvigionamento - e quindi a ottimizzare le vostre modalità di gestione e la spesa complessiva. La valutazione del ritorno sugli investimenti (Roi) oppure del ritorno sull'evento è sempre un elemento critico. Qual è stato il risultato raggiunto dall'evento e come misurarne il successo? E ancora, gli obiettivi aziendali prefissati per l'evento sono stati conseguiti? CWT Meetings & Events è in grado di aiutarvi nella misurazione del Roi e nella sua ottimizzazione attraverso l'implementazione degli strumenti e procedure più adatte e di una efficace metodologia per la valutazione della soddisfazione riguardo a un evento. 10

Un attività a 360º E ormai universalmente riconosciuto che la comunicazione debba parlare il linguaggio delle emozioni: questa è la vera chiave del successo di un azienda. Ecco perchè è così importante creare eventi coinvolgenti che rimangano nel cuore. CWT Meetings & Events si pone come interlocutore unico in grado di soddisfare ogni desiderio attraverso la creazione di momenti personalizzati. CWT Meetings & Events costruisce per voi eventi memorabili. Incentive Il fiore all occhiello di CWT, con mete originali, affascinanti e location da sogno. Ogni evento nasce per diventare indimenticabile, grazie all estrema cura dei particolari, a una costante assistenza e a un immagine coordinata, ideata appositamente per caratterizzare l iniziativa. Convention CWT propone convention che parlano direttamente all anima delle persone presenti, dando vita a momenti che creano un grande senso di appartenenza e un forte coinvolgimento fisico ed emotivo. 11

Campagne motivazionali Per tutte le aziende impegnate a perseguire risultati di qualità e inclini a investire nel medio-lungo termine, le campagne motivazionali sono uno strumento di marketing decisivo. Un incentivazione mirata e strategica che stimola le vendite, migliora la qualità del servizio, creando aggregazione e una sana competizione. Noi vi aiutiamo a realizzare tutto questo. Special Event Molte sono le occasioni aziendali per festeggiare un evento speciale o il lancio di un prodotto. CWT Meetings & Events studia insieme al cliente veri e propri momenti spettacolari e unici per ottenere partecipazione, consensi, successo e immagine. Anche attraverso grandi eventi sportivi che CWT Meetings & Events ha contribuito a organizzare come la Formula 1, i Giochi Olimpici e Paraolimpici, la Champions League... Meeting Organizzare meeting coinvolgenti ed emozionali è spesso la soluzione migliore per trasmettere l immagine e i valori aziendali in modo diretto. CWT Meetings & Events dà vita a eventi in cui i partecipanti diventano insieme all azienda i protagonisti indiscussi. Alla creazione di meeting destinati a un elevato numero di partecipanti, si affianca l organizzazione professionale di small meeting, dedicati a gruppi ristretti di persone. 12

PHARMA DIVISION La grande professionalità maturata nel corso degli anni nel mercato farmaceutico e la pressante richiesta di servizi da parte di molte aziende del settore ha spinto CWT Meetings & Events a creare una specifica divisione dedicata proprio al mondo pharma. Una struttura flessibile capace di gestire, con l utilizzo di tecnologie all avanguardia, tutte gli eventi delle case farmaceutiche, anche in totale outsourcing, assicurando il rispetto delle procedure e delle linee guida aziendali. La sua specializzazione nello specifico settore garantisce il costante aggiornamento sulle complesse normative e disposizioni ministeriali e permette di ottimizzare al massimo i processi e le spese delle aziende. Congressi medico-scientifici Dalla segreteria organizzativa al supporto logistico, al programma sociale riservato ai delegati. CWT Meetings & Events è in grado di offrire un supporto completo anche per l organizzazione dei congressi medici scentifici. Per rendere un momento d incontro professionale un esperienza indimenticabile. L affidabilità e la capacità di parlare un linguaggio che crea un elevato coinvolgimento emotivo permette a CWT Meetings & Events di porsi come unico interlocutore per tutte queste tipologie di eventi presso qualsiasi tipo di azienda. 13

I Nostri Punti di Forza Più di 650 professionisti in tutto il mondo che lavorano per progettare e realizzare eventi su misura La forza di un esperienza unica nella gestione di eventi globali, che assicura una visione più ampia sui trend di mercato e la possibilità di anticipare le tendenze Un team creativo e dinamico in grado di plasmare un idea dalla nascita fino al completo sviluppo Un supporto professionale nella definizione di un piano strategico degli eventi, con soluzioni vantaggiose nel controllo e nell ottimizzazione delle spese Un team specifico e dedicato alla continua ricerca di nuove location Tecnologie all avanguardia Sinergie con la gestione del business travel Tante ottime ragioni per affidarsi a CWT Meetings & Events. 14

CWT nel Mondo Afghanistan Albania Algeria Angola Argentina Armenia Australia Austria Azerbaijan Bahrain Bangladesh Barbados Belarus Belgium Belize Benin Bhutan Bolivia Botswana Brazil Brunei Darussalam Bulgaria Burkina Faso Cambodia Cameroon Canada Chile China Colombia Congo, Democratic Republic of the Cook Islands Costa Rica Côte d'ivoire Croatia Cyprus Czech Republic Denmark Dominican Republic Ecuador Egypt El Salvador Equatorial Guinea Estonia Ethiopia Finland France French Polynesia Gabon Georgia Germany Ghana Greece Guadeloupe Guatemala Guinea Haiti Honduras Hong-Kong Hungary Iceland India Indonesia Ireland Israel Italy Jamaica Japan Jordan Kazakhstan Kenya Korea, Republic of Kuwait Kyrgystan Laos (Lao People's Democratic Republic) Latvia Lebanon Libya (Libyan Arab Jamahiriya) Lithuania Luxembourg Macedonia Madagascar Malawi Malaysia Mali Malta Mauritania Mauritius Mexico Modolva, Republic of Monaco Mongolia Morroco Mozambique Myanmar Namibia Nepal Netherlands New Zealand Nicaragua Niger Nigeria Norway Oman Pakistan Panama Papua New Guinea Paraguay Peru Philippines Poland Portugal Puerto Rico Qatar Reunion Romania Russian Federation Saudi Arabia Senegal Serbia Seychelles Sierra Leone Singapore Slovakia Slovenia South Africa Spain Sri Lanka Sudan Sweden Switzerland Syrian Arab Republic Taiwan Tanzania, United Republic of Thailand Togo Trinidad and Tobago Tunisia Turkey Uganda Ukraine United Arab Emirates United Kingdom United States Uruguay Uzbekistan Vanuatu Venezuela Vietnam Yemen Zambia Zimbabwe Filiali/Joint Ventures Partners 15

Contatti Carlson Wagonlit Travel Meetings & Events Milano - Direzione Commerciale e Marketing Via Vespucci 2 20124 Milano Italia Tel. +39 02 625431 Roma Via A.Benigni 25 00156 Roma Italia Tel. +39 06 82074559 Torino Corso Tazzoli 189 10137 Torino Italia Tel. +39 011 5156801 Firenze - Pharma Division Via Panciatichi 38/5 50127 Firenze Italia Tel. +39 055 4367500 www.carlsonwagonlit.it Printed on PEFC-certified paper produced from sustainably managed forests Copyright 2008-2009 CWT