MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI Pagina 1 di 29
Sezione 1 - Disposizioni generali 1.1 Ambito di applicazione 1.2 Definizioni dei termini 1.3 Area organizzativa omogenea 1.4 Servizio per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi 1.5 Unicità del protocollo informatico 1.6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Sezione 2 - I documenti 2.1 Tipologia dei documenti 2.2 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi 2.3 Formazione e gestione delle minute Sezione 3 - Ricezione dei documenti 3.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 3.2 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti 3.3 Apertura della corrispondenza e conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione 3.4 Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione 3.5 Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea 3.6 Ricezione dei documenti informatici Sezione 4 - Registrazione dei documenti 4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo 4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti 4.4 Registrazione dei documenti interni 4.5 Segnatura di protocollo 4.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo 4.7 Differimento dei termini di protocollazione 4.8 Registro giornaliero di protocollo 4.9 Registro di emergenza 4.10 Documentazione particolare 4.10.1 Documentazione di gare d'appalto 4.10.2 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime e documenti non firmati. 4.10.3 Documenti ricevuti ed inviati via fax 4.10.4 Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento 4.10.5 Corrispondenza con più destinatari Pagina 2 di 29
4.10.6. Protocollo Particolare Sezione 5 - Classificazione dei documenti 5.1 Piano di conservazione dei documenti 5.2 Classificazione dei documenti Sezione 6 - Assegnazione dei documenti 6.1 Assegnazione 6.2 Modifica delle assegnazioni 6.3 Consegna dei documenti Sezione 7 - Fascicolazione dei documenti 7.1 Formazione e identificazione dei fascicoli 7.2 Processo di formazione dei fascicoli 7.3 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli 7.4 Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente Sezione 8 - Spedizione dei documenti destinati all esterno 8.1 Spedizione dei documenti cartacei 8.2 Spedizione dei documenti informatici Sezione 9 - Gestione dei flussi di documenti cosiddetti interni 9.1 Comunicazioni informali 9.2 Scambio di documenti e fascicoli tra uffici utente Sezione 10 Scansione dei documenti su supporto cartaceo 10.1 Documenti soggetti a scansione 10.2 Processo di scansione Sezione 11 - Archiviazione dei documenti 11.1 Trasferimento dei fascicoli nell archivio di deposito 11.2 Selezione e conservazione dei documenti cartacei 11.3 Selezione e conservazione dei documenti informatici 11.4 Salvataggio della memoria informatica Sezione 12 - Accesso Pagina 3 di 29
12.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all amministrazione Sezione 13 - Approvazione e Revisione 13.1 Approvazione ed entrata in vigore 13.2 Revisione Sezione 14 - Pubblicazione 14.1 Pubblicazione e divulgazione Sezione 15- Software di gestione 15.1 Software di Protocollo Informatico Pagina 4 di 29
1 Disposizioni generali 1.1 Ambito di applicazione Il manuale di gestione del protocollo informatico è lo strumento per la regolamentazione dei comportamenti operativi degli addetti rispetto alla tenuta dei documenti, sia cartacei che informatici. E adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31/10/2000 per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti. oltre che la gestione dei flussi documentali del comune di Sezze. Nel presente manuale sono quindi descritte le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico individuando livelli di operatività, responsabilità, controllo e riservatezza dalla creazione o acquisizione di un documento alla definitiva collocazione nell archivio. 1.2 Definizioni dei termini Ai fini del presente manuale s intende : per Amministrazione, il COMUNE DI SEZZE (LT); per testo unico, le disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato, il COMUNE DI SEZZE (LT) per ufficio utente, un ufficio dell area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti; per segnatura di protocollo, l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso; per titolario di classificazione, uno strumento organizzativo dell archivio costituito da una tabella formata sulla base delle funzioni e le attività dell Amministrazione, alla quale devono ricondursi i documenti acquisiti o prodotti, per consentire la corretta e razionale collocazione nell archivio. 1.3 Area organizzativa omogenea Ai fini della gestione dei documenti, è stata individuata una sola area organizzativa omogenea denominata COMUNE DI SEZZE (LT), che è istituita con l adozione del presente manuale. Essa è composta dall insieme di tutte le sue strutture. A tale area è assegnato il codice identificativo AOO. Pagina 5 di 29
1.4 Servizio per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Il, nel rispetto della normativa in vigore, individua nel Settore 1 Affari generali la struttura cui affidare le funzioni previste per la tenuta del protocollo informatico. Il dirigente individua il responsabile del servizio ed il suo vicario. Il responsabile del servizio svolge i compiti e le funzioni previste dal testo unico in materia di documentazione amministrativa: attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura del protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti; garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione dell archivio; autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; vigila sull osservanza delle disposizioni del presente manuale da parte del personale autorizzato e degli incaricati. Al Responsabile del servizio compete il costante aggiornamento delle procedure attuative del presente manuale. 1.5 Unicità del protocollo informatico Nell ambito dell area organizzativa omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude il 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all inizio dell anno successivo. Il numero di protocollo è composto da almeno sette numeri. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se strettamente correlati tra loro. 1.6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. Le autorizzazioni per le abilitazione all utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, l identificazione degli uffici e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, l organizzazione ed archiviazione dei documenti dell area organizzativa omogenea, sono determinate dal Responsabile del Pagina 6 di 29
servizio di protocollo informatico che tiene conto delle richieste e delle esigenze dei vari responsabili del procedimento. Le postazioni, configurati i livelli di accesso, sono strettamente nominative e le password rigorosamente segrete. Pagina 7 di 29
2 I documenti 2.1. Tipologia dei documenti Documenti in arrivo Per documenti in arrivo s intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico-probatoria acquisiti dall Amministrazione nell esercizio delle proprie funzioni. Documenti in partenza Per documenti in partenza s intendono i documenti che hanno rilevanza giuridicoprobatoria prodotti dal personale dell Amministrazione nell esercizio delle proprie funzioni. Documenti interni Per documenti interni s intendono i documenti scambiati tra i diversi uffici della stessa AOO che hanno rilevanza giuridico-probatoria, ossia documenti redatti dal personale dell amministrazione nell esercizio delle proprie funzioni per documentare fatti relativi all attività svolta. 2.2. Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dai responsabili di Settore e da quanto previsto dal presente manuale. Per quanto riguarda i documenti informatici la loro produzione è regolata sulla base di modelli standard predisposti dai Responsabili di settore. Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni: - denominazione dell'amministrazione (e stemma), per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza la carta intestata; - indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento; - indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica dell ente); - data: luogo, giorno, mese, anno; - destinatario, per i documenti in partenza e modalità di consegna - oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo (ogni documento deve trattare un solo oggetto); - numero degli allegati, se presenti; - numero di protocollo; - testo; Pagina 8 di 29
- indicazione dello scrittore del documento o responsabile dell istruttoria (nome e cognome anche abbreviato); - estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90); - sottoscrizione autografa del responsabile. 2.3. Formazione e gestione delle minute Per ogni documento destinato a essere spedito vengono scritti due o più esemplari quanti sono i destinatari. Uno di questi esemplari classificato si riconsegna all ufficio mittente. L esemplare da riconsegnare si chiama minuta. Sulla minuta è apposto l etichetta di segnatura a cura dell unità di protocollo che si occupa della registrazione dei documenti in partenza. 3 Ricezione dei documenti 3.1. Ricezione dei documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all ente attraverso: a) il servizio postale; b) la consegna diretta agli uffici, ai funzionari, o all Ufficio Protocollo, abilitati presso l'amministrazione al ricevimento della documentazione; c) gli apparecchi telefax. I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al protocollo per la loro registrazione. Quelli arrivati via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei. Tutta la posta in arrivo va consegnata, dal protocollista, prima dell assunzione al protocollo al Segretario Comunale, o in sua assenza al Vice Segretario, per l assegnazione degli uffici competenti. 3.2. Ricevute attestanti la ricezione dei documenti La ricevuta della consegna di un documento cartaceo è costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna o dalla stampa della ricevuta così come previsto nell applicativo. A chi ne fa domanda, compatibilmente con le esigenze del servizio, deve essere anche riportato il numero di protocollo assegnato al documento, in questo caso l'operatore deve provvedere immediatamente alla registrazione dell'atto. Se il documento non può essere registrato immediatamente, si rilascia apposita attestazione e si rimanda al giorno successivo la comunicazione del n. di protocollo. Pagina 9 di 29
3.3. Apertura della posta L addetto all Ufficio Protocollo apre tutta la corrispondenza pervenuta all ente salvo i casi particolari. 3.4. Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione Le buste dei documenti pervenuti non si inoltrano agli uffici destinatari e si conservano per 24 ore; le buste delle assicurate, corrieri, espressi, raccomandate ecc. si inoltrano insieme ai documenti. 3.5. Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea Il Servizio di Protocollo è aperto con i seguenti orari: da lunedì a venerdì: dalle 9.30 alle 12.30; martedì e giovedì dalle 15.30 alle 17.30. Si invitano i settori e servizi a uniformarsi a tali orari, sia per le richieste di registrazione di documenti, sia per la comunicazione dell orario di ricezione di buste, domande di concorso o altra documentazione. Per consentire all ufficio protocollo di evadere in giornata tutta la documentazione relativa a gare o concorsi la scadenza degli stessi si fissa entro le ore 12.00, con l'avvertenza di non includere il venerdì come giorno di scadenza. 3.6. Ricezione dei documenti informatici La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione. L indirizzo della casella di posta elettronica istituzionale dell Amministrazione è il seguente: protocollo@comune.sezze.lt.it. I documenti informatici che pervengano direttamente agli uffici utente sono da questi valutati, e se soggetti a registrazione di protocollo o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico istituzionale dell Amministrazione. Pagina 10 di 29
4. Registrazione dei documenti 4.1. Documenti soggetti a registrazione di protocollo Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall'amministrazione e quelli prodotti dagli uffici utente, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati successivamente (articoli 4.2 e 4.10), sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo. 4.2. Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: fax e mail di iniziative promozionali di beni e servizi non richiesti dagli uffici. Il soggetto che assegna la posta li ritrasmette per le vie brevi all ufficio competente per materia; fax e mail di pubblicazione offerte di lavoro. Il soggetto che assegna la posta li ritrasmette all ufficio competente per una formale affissione a notizia del pubblico; le comunicazioni interne tra il personale, tra gli amministratori ed il personale e tra gli amministratori, sia in arrivo che in partenza non vanno protocollate, pur dovendo obbligatoriamente riportare la data e la firma. Resta fermo che le comunicazioni connesse al rapporto di lavoro ed all esercizio della carica saranno regolarmente protocollate. Al fine di contribuire alla dematerializzazione dei documenti, sia i funzionari sia gli amministratori privilegeranno nelle comunicazioni interne il sistema di posta elettronico Halley (COMUNICAZIONI INTERNE). quanto riportato nell Allegato N. 1 4.3. Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) classificazione: categoria, classe; g) assegnazione; Inoltre possono essere aggiunti: h) data di arrivo; i) allegati (numero e descrizione); Pagina 11 di 29
j) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere,fax ecc.); k) ufficio di competenza. Al fine di ottimizzare la gestione documentale e di archivio, l ufficio protocollo del Comune di Sezze acquisisce tramite scanner i documenti pervenuti e spediti dall Ente. Alla fase di acquisizione è legato l invio del file-documento all assegnatario. Con l acquisizione del file-documento si opera anche l archiviazione dello stesso. 4.4. Registrazione dei documenti interni I documenti prodotti dall'ente a solo uso interno, che non costituiscano atti preparatori e che non rientrino in quelli esclusi da protocollazione, se necessario che abbiano valenza giuridico probatoria, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono protocollati come corrispondenza interna. 4.5. Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo. I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: a) indicazione dell'amministrazione; b) data di protocollo; c) numero di protocollo. d) indice di classificazione; 4.6. Annullamento e/o modifica delle registrazioni di protocollo Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, previa autorizzazione del Responsabile del servizio. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione. La rettifica di errori in sede di immissione dei dati viene memorizzata dall applicativo registrando la modifica apportata, il giorno, l ora e l utente che ha effettuato l operazione. L Ufficio Protocollo provvede quotidianamente a fine giornata alla stampa dei registri delle modifiche, che, previo visto del responsabile del Servizio, vengono conservate insieme al alla stampa mensile del registro generale. 4.7. Differimento dei termini di protocollazione La registrazione della documentazione pervenuta avviene, di norma in giornata. Eccezionalmente il responsabile del servizio può autorizzare la registrazione in tempi successivi, Pagina 12 di 29
fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati e -in caso di scadenze predeterminate- conferendo valore attraverso un verbale, o altro documento, al timbro datario apposto sui documenti di cui si è differita la registrazione al protocollo. 4.8. Registro giornaliero di protocollo Il Responsabile del Servizio provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. Il registro giornaliero di protocollo è prodotto esclusivamente su supporto informatico. In tal caso, al fine di garantire al non modificabilità delle operazioni di registrazione, il suo contenuto è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili. Tale operazione viene garantita anche con la memorizzazione in definitiva su server a cura del Responsabile informatico. 4.9. Registro di emergenza Se per motivi tecnici, (arresto dell applicativo, della rete, del server) il protocollo informatico non è utilizzabile, il responsabile del sistema autorizza l uso del registro di emergenza, motivandone l utilizzo. Nel caso di impossibilità di utilizzo del Programma di Protocollo Informatico, l operatore provvede alla registrazione su registro di Emergenza su foglio di lavoro elettronico Excel, che permette successivamente il ripristino automatico degli inserimenti e la relativa stampa. Nel caso di impossibilità di utilizzo sia del Protocollo Informatico che del sistema informatico generale, l operatore provvede alla registrazione su Registro di Emergenza cartaceo. Sul registro di emergenza deve essere riportata la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora di ripristino della funzionalità del sistema ai sensi dell art. 63, comma 1 del DPR 445/2000). 4.10. Documentazione particolare 4.10.1. Documentazione di gare d'appalto Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione da consegnarsi all ente in busta chiusa sono registrate al protocollo in busta chiusa. Dopo l'apertura a cura dell'ufficio che gestisce la gara verrà riportato su ciascun documento il numero di protocollo assegnato alla busta. A tale scopo si riportano le seguenti informazioni: 1) settore, servizio, ufficio che effettua la gara; 2) tipo di gara; 3) data apertura busta; 4) data e numero di protocollo della busta. Pagina 13 di 29
4.10.2. Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime e documenti non firmati. La posta indirizzata nominalmente al personale dell'ente è regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura "personale" o "riservata personale". In questo caso la busta sarà trasmessa chiusa al destinatario il quale valuta, dopo averne preso visione, se inviarla all ufficio per la registrazione di protocollo. Le lettere anonime non si registrano al protocollo, ma inviate in relazione al loro contenuto alle direzioni potenzialmente competenti perché effettuino una autonoma valutazione sull attivabilità formale di procedimenti. Le lettere a firma illeggibile delle quali non è identificabile il mittente si registrano al protocollo, immettendo nel campo mittente la dicitura Non identificato e si inviano al destinatario che provvederà a eventuali accertamenti 4.10.3. Documenti inviati via fax Tutti i documenti ricevuti e inviati via fax sono registrati al protocollo. Qualora successivamente al fax arrivasse anche l'originale del documento, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo. Qualora l'originale sia spedito a seguito del fax deve essere apposta sul documento la dicitura "già inviato via fax". Al documento inviato successivamente al fax deve essere apposto lo stesso numero di protocollo attraverso un etichetta di segnatura che riporta le seguenti informazioni: Già pervenuto via fax, numero di protocollo, data e classificazione. 4.10.4. Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento I documenti pervenuti privi di lettera di accompagnamento e che costituiscono integrazioni di pratiche in corso o altro, vengono protocollati e trasmessi al settore competente. 4.10.5. Corrispondenza con più destinatari Tutte le comunicazioni che abbiano pari oggetto ma più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. 4.10.6. Protocollo Particolare Per i procedimenti amministrativi o gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni, ossia il differimento dei termini di accesso, è prevista una forma di accesso riservato al protocollo unico, tramite un opportuno repertorio chiamata "Protocollo Particolare". In questo caso, è necessario indicare, contestualmente alla registrazione di protocollo, anche l anno, il mese ed il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette all accesso ordinariamente previsto. Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per: a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari; Pagina 14 di 29
b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Sindaco del Comune che, se resi di pubblico dominio, possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati; c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell attività amministrativa; d) le tipologie di documenti individuati dall art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241 e dall art.8 del DPR 27 giugno 1992 n. 352, nonché dalla legge 675/96 (e successive modifiche ed integrazioni) e norme collegate. I documenti per i quali sia stata attivata la registrazione di protocollo nel Protocollo Particolare costituiscono l archivio particolare. Il protocollo particolare è utilizzato dal Segretario Generale mediante l apposizione della propria firma o nota autografa sul documento da registrare. In fase di inserimento dei dati, sarà cura dell'archivista prevedere la dicitura "Protocollo Riservato" ed inserire l'oggetto in uno dei campi che non compaiono nella stampa del registro. Pagina 15 di 29
5. Piano di conservazione e classificazione dei documenti 5.1. Piano di conservazione dei documenti Fanno parte del piano di conservazione il titolario di classificazione e il piano di conservazione. L aggiornamento del titolario di classificazione e del piano di conservazione compete esclusivamente al Responsabile del servizio. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. 5.2. Classificazione dei documenti La classificazione è l operazione finalizzata all organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni istituzionali dell Amministrazione. Essa è eseguita tramite il titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell archivio. Il titolario di classificazione adottato dall Amministrazione è composto da due livelli (categoria e classe). E obbligo degli addetti alla registrazione di protocollo utilizzare tutti i livelli disponibili. Tutti i documenti ricevuti o prodotti indipendentemente dal supporto sul quale sono formati devono essere classificati. Pagina 16 di 29
6 Assegnazione dei documenti 6.1. Assegnazione Per assegnazione di un documento, s intende l operazione che individua il servizio utente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. Tale ufficio sarà denominato servizio utente di competenza. La corrispondenza è di norma inviata ai Responsabili di servizio, i quali valutano di volta in volta la necessità e l opportunità di portare i documenti a conoscenza del livello politico di riferimento. Nel caso in cui, uno stesso documento riguardi più servizi, lo stesso viene trasmesso a tutti gli interessati. 6.2. Modifica delle assegnazioni Nel caso di assegnazione inesatta, il servizio utente che riceve il documento, lo rinvia al responsabile del servizio di protocollo informatico, il quale eseguite le opportune verifiche, apporta le necessarie modifiche per la tempestiva assegnazione al servizio effettivamente interessato. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi, memorizzando, per ciascuno il codice identificativo dell utente che effettua l operazione, la data e l ora di esecuzione. 6.3. Consegna dei documenti I documenti ricevuti dall Amministrazione su supporto cartaceo, anche se acquisiti in formato immagine con l ausilio dello scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, classificazione e assegnazione, sono fatti pervenire in originale ai servizi utente di competenza. Nell ambito dei servizi utente di competenza il personale abilitato alla ricezione dei documenti in arrivo, al momento della loro effettiva acquisizione, con una funzione del sistema di protocollo informatico, esegue l operazione di presa in carico che determina la data di ingresso dei documenti nelle strutture preposte alla loro trattazione. I servizi uffici assegnatari di documenti ricevuti, siano essi di supporto cartaceo o informatico, provvedono in base alla classificazione assegnata dall Ufficio di protocollazione, alla formazione delle rispettive cartelle (o sottofascicoli) o all inserimento dei documenti all interno di fascicoli esistenti e collegati. I documenti ricevuti dall area organizzativa omogenea per via telematica, o comunque su supporto informatico, sono trasmessi ai servizi utente di competenza attraverso la rete interna dell Amministrazione, dopo le operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile, classificazione ed assegnazione. La presa in carico dei documenti informatici è registrata dal sistema in modo automatico e la data d ingresso dei documenti nei servizi utente di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi. Pagina 17 di 29
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7. Fascicolazione dei documenti in sistema di protocollo accentrato 7.1. Formazione e identificazione dei fascicoli Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli o serie documentarie. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l'operazione di apertura nell applicativo del programma di protocollo regolata dal manuale di operativo del sistema, che prevede la registrazione nel sistema informatico delle seguenti informazioni sul repertorio/elenco dei fascicoli o: a) categoria e classe del titolario di classificazione; b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale indipendente per ogni classe); c) oggetto del fascicolo; d) data di apertura; e) ufficio a cui è assegnato; f) responsabile del procedimento; g) livello di riservatezza; h) tempo di conservazione, determinato dal responsabile del servizio archivistico, che si basa, per esprimere la sua valutazione, sul massimario per la selezione e conservazione dei documenti Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare il repertorio/elenco dei fascicoli. 7.2. Processo di formazione dei fascicoli In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, il responsabile, consultando le funzioni del protocollo informatico, o il repertorio dei fascicoli, stabilisce se esso si colloca nell ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento; se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione viene rimesso al responsabile del procedimento che ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo, nel caso di documenti informatici il sistema provvede automaticamente, dopo l assegnazione del numero di fascicolo, a inserire il documento nel fascicolo informatico stesso. Se invece dà avvio a un nuovo affare, aprono un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte). Pagina 19 di 29
7.3. Modifica delle assegnazioni dei fascicoli La riassegnazione di un fascicolo è effettuata su istanza dell ufficio o unità organizzativa che ha in carico il fascicolo provvedendo a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli, inoltrando successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. 7.4. Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente I fascicoli dell'archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell'archivio di deposito, presso gli uffici di competenza. Pagina 20 di 29
8. Spedizione dei documenti destinati all esterno 8.1. Spedizione dei documenti cartacei I documenti da spedire completi della firma autografa del responsabile del procedimento, della classificazione (CATEGORIA + CLASSE), nonché le eventuali indicazione necessarie a individuare il procedimento amministrativo di cui fanno parte vengono registrati secondo le modalità indicate agli art. 4.1, 4.2, 4.3, 4.5, 4.6 dall ufficio protocollo, cui i documenti sono trasmessi dagli uffici producenti per eseguire le operazioni di registrazione. I documenti devono pervenire all Ufficio Protocollo in originale da inviare e in busta aperta, già intestata a cura dell ufficio produttore; nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell ufficio produttore. Il termine entro cui la posta in partenza deve pervenire al protocollista da parte dell ufficio è il seguente: ore 10.00 del giorno precedente quello di consegna all ufficio postale, fatte salve oggettive e motivate esigenze eccezionali. All ufficio protocollo competono le operazioni di imbustamento e pesatura. Spedizioni di grandi quantità di corrispondenza devono essere concordate con l Ufficio. 8.2. Spedizione dei documenti informatici Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica. Il documento informatico è prodotto nell ambito dell ufficio di competenza, convertito in formato standard PDF e sottoscritto con firma digitale da tutti coloro che hanno la responsabilità del provvedimento finale. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza, sono conformi alle disposizioni di legge. I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. L operazione di spedizione di un documento informatico, che si avvale di un servizio di posta elettronica certificata, è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica, di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione ed eventuale fascicolazione. Tali operazioni vengono effettuate automaticamente dal software per la gestione del protocollo informatico. Gli uffici che effettuano la spedizione dei documenti elettronici curano anche l archiviazione delle ricevute e dei messaggi elettronici di ritorno. La spedizione dei documenti informatici avviene secondo i seguenti criteri generali: 1 gli uffici producenti, se non abilitati alla protocollazione in uscita, provvedono alla stampa dei documenti informatici in partenza, alla sottoscrizione autografa ed alla loro consegna all Ufficio protocollo dopo aver eseguito le operazioni di classificazione e fascicolazione; Pagina 21 di 29
2 l ufficio protocollo provvede alla registrazione del documento cartaceo ed all acquisizione tramite scansione del documento in formato immagine Il documento acquisito in formato immagine, dopo la sottoscrizione e la protocollazione, può essere trasmesso per via telematica al destinatario a cura dell Ufficio mittente, che provvederà a verificare l avvenuto recapito dei documenti e ad archiviare la stampa delle ricevute elettroniche di avvenuta lettura del messaggio, conservandole con il documento inviato; 3 per la spedizione l amministrazione si avvale delle caselle di posta protocollo@comune.sezze.lt.it 4 i documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari abilitato alla ricezione della posta per via telematica; Pagina 22 di 29
9 Gestione dei flussi di documenti cosiddetti interni 9.1. Comunicazioni informali Questo genere di informazioni possono essere trasmesse/ricevute per posta elettronica interna purché si tratti di scambio di informazioni e documenti che non impegnino l amministrazione verso terzi. 9.2. Scambio di documenti o di fascicoli fra gli uffici Della comunicazione/scambio di informazioni, di documenti giuridicamente rilevanti, all interno dell ente deve essere tenuta traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti e degli archivi e registrata all interno dell unità archivistica specifica. Le modalità di trasmissione e registrazione sono descritte nel manuale operativo del sistema informatico. Pagina 23 di 29
10 SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 10.1 Documenti soggetti a scansione I documenti su supporto cartaceo in arrivo, e in partenza, al/dal, di formato inferiore o uguale all A4, dopo le operazioni di registrazione, classificazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner. 10.2 Processo di scansione Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: - acquisizione delle immagini in modo che ad ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in formato standard abilitato alla conservazione; - verifica della leggibiltà delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei; - collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile; - memorizzazione delle immagini in modo non modificabile; - il processo di scansione dei documenti cartacei al fine di trasformarli in formato immagine avviene al momento della registrazione di protocollo del documento. 11. Conservazione e tenuta dei documenti 11.1. Trasferimento dei fascicoli nell archivio di deposito All inizio di ogni anno gli uffici individuano i fascicoli da versare all archivio di deposito dandone comunicazione al responsabile del servizio archivistico, il quale provvede al loro trasferimento e compila o aggiorna il repertorio/elenco dei fascicoli. Delle operazioni di trasferimento deve essere lasciata traccia documentale o attivata l apposita funzione all interno del sistema informatico di gestione dei documenti. 11.2. Selezione e conservazione dei documenti cartacei All inizio di ogni anno, prima del trasferimento nell archivio di deposito dei nuovi fascicoli, in base al massimario di scarto viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale. I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell archivio storico per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione. 11.3. Salvataggio della memoria informatica (archivio informatico) Pagina 24 di 29
Alla fine di ogni giorno sono create copie di backup della memoria informatica dell ente, che verranno poi versate su supporti di memorizzazione rimovibili e conservati. Pagina 25 di 29
12 Accesso 12.1. Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all Amministrazione La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura. L operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, altrimenti il sistema applica automaticamente l inserimento di un livello standard predeterminato. In modo analogo al momento dell apertura di un nuovo fascicolo deve esserne determinato il livello di riservatezza. Il livello di riservatezza applicato a un fascicolo si estende a tutti i documenti che ne fanno parte. Per quanto riguarda i documenti riservati si rimanda al Regolamento per la disciplina dei procedimenti amministrativi e dell accesso che in generale regola tutte le possibilità di accesso, consultazione e riproduzione dei documenti. Pagina 26 di 29
13 Approvazione e Revisione 13.1 Approvazione Il presente manuale è adottato dalla Giunta comunale con suo provvedimento proprio, su proposta del Responsabile del servizio informatico. 13.2. Revisione Il presente manuale è rivisto, ordinariamente, ogni 3 anni su iniziativa del Responsabile del servizio informatico. La modifica o l aggiornamento di uno o tutti i documenti allegati al presente manuale non comporta la revisione del manuale stesso. Qualora se ne presenti la necessità si potrà procedere a revisione del manuale anche prima della scadenza prevista. Pagina 27 di 29
14 Pubblicazione 14.1 Pubblicazione e divulgazione Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito internet dell Amministrazione, la pubblicazione all albo pretorio degli atti di adozione e revisione. 15 Software di gestione 15.1 Software di Protocollo Informatico Il Protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell ente, anche ai fini di snellimento e trasparenza dell azione amministrativa. Il per il Protocollo Informatico, si avvale dei software della Halley Informatica di Matelica (MC) la quale certifica il rispetto di tutte le vigenti normative in materia e di tutte le specifiche prescrizioni previste in materia di gestione del Protocollo Informatico ed interamente richiamate dal presente manuale di gestione. In particolare viene garantita l inalterabilità, immodificabilità e validità degli elementi obbligatori del protocollo la cui registrazione non può essere modificata né integrata, né cancellata, ma soltanto annullata mediante un'apposita procedura, descritta nel presente manuale. I campi degli elementi obbligatori sono scrivibili una sola volta (scrittura irreversibile). Qualsiasi variazione agli elementi obbligatori può essere eseguita esclusivamente previa autorizzazione del Responsabile del Servizio. Qualora si rendesse necessario per assicurare il regolare svolgimento del lavoro d ufficio e la continuità del servizio di protocollo, il responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo Informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi può provvedere a modificare, anche temporaneamente, le abilitazioni al protocollo (ad esempio abilitando ciascun ufficio alle registrazioni in partenza, abilitando altri operatori alla registrazione). Tutte le procedure informatiche sono gestite in rete. Il Server centrale è ubicato in apposito locale della sede comunale, dotato di sistema di aerazione, munito di un unico ingresso a cui ha accesso solo il personale autorizzato (amministratore di sistema, responsabile per la sicurezza informatica). Ogni nome utente è associato ad una sola password per l accesso ad una determinata procedura, che viene disabilitata dagli amministratori di sistema quando l accesso non sia più autorizzato o quando l utente non può accedere per un determinato periodo di tempo. L integrità fisica dei dati viene garantita da una politica di backup a ciclo periodico su base giornaliera con controllo dell avvenuto salvataggio da parte del personale preposto. Pagina 28 di 29
ALLEGATO N. 1 ELENCO DEI DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE Sezione 4.2 del Manuale di Gestione Protocollo Informatico Sono esclusi dalla registrazione di protocollo le seguenti tipologie di documenti: a) Pubblicazioni - gazzette ufficiali, - bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, - note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, - giornali e riviste - libri - opuscoli, depliant, - materiali pubblicitari, b) Materiali statistici c) atti preparatori interni d) bolle di accompagnamento e) comunicazione di emissioni mandati pagamenti f) proposte per manifestazioni e spettacoli g) inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi h) offerte e preventivi per beni e servizi non richiesti i) documenti di occasione, di interesse effimero: - ringraziamenti e congratulazioni - richieste di appuntamenti - condoglianze e auguri l) documenti soggetti a registrazioni particolari del Comune di cui agli artt.4.10 - delibere di Giunta e di consiglio - determinazioni dei responsabili di area - decreti sindacali - ordinanze - verbali - circolari interne - contratti m) comunicazioni di cessione di fabbricati soggette a registrazione dall ufficio P.M. n) dichiarazioni ICI soggette a rilascio ricevuta dell Ufficio Tributi o) lettere anonime p) estratti conto di c/c bancari o postali q) assicurazione di trascrizione di atti inerenti i servizi demografici r) certificati e affini rilasciati direttamente al richiedente s) note di ricezione varie (di circolari o altre disposizioni) Pagina 29 di 29