LE COPIE DEGLI ATTI NOTARILI Dove trovarle e come richiederle Le copie degli atti notarili sono rilasciate dal notaio stesso, anche se cambia la sua sede ma rimane nello stesso Distretto. Se il notaio ha cessato l'attività, oppure si è trasferito in altro Distretto, le copie possono essere rilasciate solo dall'archivio Notarile del Distretto ove il notaio operava al momento della stipula dell'atto. La ricerca può, a volte, essere lunga e complicata. In questo approfondimento alcuni utili suggerimenti.
Le copie degli atti notarili sono rilasciate dal Notaio presso il quale l atto è stato stipulato. Per trovare l indirizzo del notaio si può consultare il sito del Consiglio Nazionale del Notariato. CLICCA QUI Se il notaio ha cessato l'attività, oppure si è trasferito in altro distretto notarile, le copie possono essere rilasciate solo dall archivio notarile del distretto presso il quale il notaio operava all'epoca della stipula. Per conoscere presso quale archivio notarile è stato depositato l atto si può consultare ARCHINOTA che fornirà anche l indirizzo dell ufficio. Archinota è il sistema di ricerca che consente sia di individuare dove sono conservati gli atti notarili in caso di cessazione di attività da parte del notaio o di suo trasferimento in altro distretto a far data dal 1 gennaio 1980, sia di conoscere le coordinate di un notaio tuttora in esercizio. Nel primo caso, di cessata attività o di trasferimento del notaio a partire dal 1 gennaio 1980, si ottengono le informazioni relative alla sede dell'archivio notarile che conserva gli atti. Nel secondo caso, di notaio ancora in esercizio, il motore di ricerca segnala presso quale notaio si trovano gli atti, indicando anche l'indirizzo dello studio. Per fare la ricerca si può inserire il cognome completo del notaio, ma è sufficiente inserire anche solo poche lettere del cognome: il sistema fornirà l'elenco di tutti i notai il cui cognome inizia con le lettere inserite. Se si ricorda soltanto il luogo della stipula si potranno utilizzare i campi di ricerca relativi alla sede o alla sola provincia: Archinota individua tutti i notai che hanno esercitato o esercitano nelle sedi o nella provincia richiesta. Per circoscrivere la ricerca è inoltre possibile inserire il periodo in cui si ritiene sia stato stipulato l'atto che interessa l'utente. Per ogni notaio sono fornite informazioni relative ai periodi di esercizio nella sede o nelle sedi ricoperte (per i notai in esercizio prima del 1980, la data di inizio attività è convenzionalmente fissata al 1 gennaio 1980). L'informazione finale è relativa alla sede dell'archivio notarile che conserva gli atti del notaio cercato di cui sono indicati l'indirizzo, l'orario di apertura al pubblico, i recapiti telefonici, di fax e di posta elettronica.
Dal 1 gennaio 1998 non esistono più gli Archivi notarili distrettuali di: Rieti - Sciacca - Casale Monferrato - Lucera - Lanciano - Oristano - Sulmona - Locri. Dal 1 novembre 2013 e dal 1 novembre 2014 sono stati rispettivamente soppressi gli Archivi notarili distrettuali di Caltagirone e Termini Imerese. Questi archivi continueranno comunque a funzionare con la denominazione di archivi notarili "sussidiari" per le sole operazioni attinenti gli atti che già vi si trovano depositati. PER ACCEDERE AD ARCHINOTA CLICCA QUI COME RICHIEDERE LA COPIA DI UN ATTO DEPOSITATO PRESSO UN ARCHIVIO NOTARILE La copia di un atto depositato presso un archivio notarile può essere richiesta: recandosi presso la sede dell'archivio; per posta ordinaria; a mezzo fax; in via telematica. Se il richiedente vuole richiedere la copia autentica per corrispondenza, a mezzo fax o in via telematica, deve preliminarmente contattare l'archivio per conoscere il costo della copia, poiché il rilascio è subordinato al pagamento del costo della ricerca dell'atto e della copia e al rimborso delle eventuali spese di spedizione. Se il richiedente conosce il nome del notaio che ha ricevuto l'atto e gli estremi dell'atto stesso (data e numero di repertorio o di raccolta) può chiedere per telefono o via e-mail o pec - utilizzando l'apposito modello - all'archivio notarile ove l'atto è depositato il costo della copia, precisando: se la copia deve essere rilasciata su supporto cartaceo o informatico; se la copia deve essere in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l'uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo); le modalità di consegna della copia. La copia può essere ritirata presso l'ufficio ovvero trasmessa per corrispondenza; in quest'ultimo caso l'utente specificherà il tipo di servizio postale che vuole sia utilizzato dall'amministrazione (si consiglia la scelta della raccomandata che offre la certificazione legale dell avvenuta spedizione). Le copie rilasciate su supporto informatico possono essere consegnate per posta elettronica. L'archivio comunica per e-mail al richiedente l'importo dovuto per il rilascio della copia (costo della copia ed eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento.
Se il richiedente non dispone degli estremi dell'atto può chiedere, sulla base dei dati di cui dispone, per corrispondenza, a mezzo fax o via e-mail o pec (utilizzando l'apposito modello) all'archivio notarile nel quale l'atto è depositato di ricercare l'atto che interessa. La richiesta in questo caso deve essere accompagnata: dal versamento/bonifico bancario o postale sul conto corrente postale dell'archivio notarile della somma di euro 6,00 (costo della ricerca); copia dell'attestazione del versamento/bonifico deve essere trasmessa all'archivio, anche per e- mail. Anche in questo caso, il richiedente deve precisare se: la copia deve essere su supporto cartaceo o informatico; la copia deve essere in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l'uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo); le modalità di consegna della copia. L'archivio effettua la ricerca e ne comunica per e-mail i risultati al richiedente; nel caso in cui trovi l'atto, comunica l'importo dovuto per il rilascio della copia (costo della copia ed eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento. Gli importi (fissi e proporzionali) da versare all Archivio in corrispondenza alle operazioni maggiormente richieste dall utenza, secondo quanto stabilito agli artt. 8 e 11 del Regolamento recante la determinazione dei parametri per oneri e contribuzioni dovuti alle Casse professionali e agli Archivi, approvato con Decreto Ministeriale 27 novembre 2012, n. 265 (pubblicato nella G.U. n. 51 dell 1-3-2013), in vigore dal 1 aprile 2013, sono i seguenti Per ogni richiesta è dovuto il diritto di Euro 1,00. Per la ricerca di un atto è dovuto all'archivio il diritto complessivo di Euro 6,00. Per la lettura e l'ispezione di un atto, quando di esso non è richiesta la copia, l'estratto o il certificato, è dovuto il diritto complessivo di Euro 10,00. Lo stesso diritto è dovuto per la collazione con l'originale di una copia già rilasciata. Per la scritturazione di originali, di estratti e di certificati e per la scritturazione o riproduzione di copie, è dovuto il diritto di Euro 1,50 per ogni facciata di 25 righe. Nei casi di urgenza tale diritto è aumentato ad Euro 3,00. Sono dovuti agli archivi, per il rilascio di copie autentiche eseguite su supporto informatico o cartaceo di atto redatto su originale cartaceo, il diritto fisso di Euro 18,00 per il rilascio della copia autentica e di Euro 27,00 per il rilascio della copia esecutiva, oltre Euro 6,00 (per la richiesta e la ricerca) e i diritti di scritturazione e l eventuale imposta di bollo. Si precisa che, ai sensi del D.P.R. n. 642 del 1972, l imposta di bollo per la copia cartacea è di 16,00 ogni 100 righe; nel caso di copia su supporto informatico è prevista l imposta di bollo nella misura forfettaria di 16,00.
Una volta conosciuto l'importo da pagare, il richiedente deve versare la somma dovuta per il rilascio della copia sul conto corrente postale intestato all'archivio mediante versamento con bollettino di conto corrente postale/bonifico bancario o postale e può inviare per corrispondenza, a mezzo fax o via e-mail o pec (utilizzando l'apposito modello) la richiesta di copia, allegando la copia dell'attestazione del versamento. Per pagamenti effettuati mediante bonifici in Euro provenienti da conti correnti esteri l importo versato dovrà essere in alcuni casi maggiorato, come indicato nella seguente tabella, a causa di corrispondenti costi aggiuntivi addebitati all Archivio Notarile. Costi aggiuntivi per accredito bonifici da conti correnti esteri Paesi Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Islanda, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Olanda, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Ungheria Costi aggiuntivi 0,00 Principato di Monaco, Svizzera e tutti gli altri Paesi 9,00 L'archivio notarile, accertato che il versamento/bonifico è stato eseguito, consegna o trasmette la copia e la quietanza del versamento con le modalità indicate dal richiedente. Di seguito i moduli per richiedere agli Archivi Notarili la copia o il costo di un atto:
RICHIESTA DI COPIA AUTENTICA AL CAPO DELL ARCHIVIO NOTARILE DI IL/LA SOTTOSCRITTO/A Cognome Nome domiciliato in via n. n. telefonico e-mail/p.e.c. chiede il rilascio di n. copia/e autentica/che (Barrare la casella che interessa) su supporto cartaceo su supporto informatico in bollo in carta libera, per uso dell atto di (es.: compravendita, mutuo, etc.) ricevuto dal Notaio (cognome e nome) in data, n. rep., n. raccolta Modalità di consegna: (Barrare la casella che interessa) la copia su supporto informatico sarà trasmessa come allegato ad un messaggio di posta elettronica (all indirizzo sopraindicato) la copia sarà ritirata dal richiedente presso l Archivio Notarile la copia deve essere trasmessa per corrispondenza al domicilio sopraindicato con posta prioritaria con posta raccomandata con posta assicurata (Barrare la casella che interessa) Si allega ricevuta di versamento/bonifico bancario o postale della somma di sul conto corrente postale n. intestato all Archivio Notarile. (luogo e data) (firma del richiedente)
RICHIESTA PER CONOSCERE IL COSTO DELLA COPIA AUTENTICA AL CAPO DELL ARCHIVIO NOTARILE DI IL/LA SOTTOSCRITTO/A Cognome Nome Domiciliat in via n. n. telefonico e-mail/p.e.c. chiede di conoscere il costo di n. copia/e autentica/che (Barrare la casella che interessa) su supporto cartaceo su supporto informatico in bollo in carta libera, per uso dell atto di (es.: compravendita, mutuo, etc.) ricevuto dal Notaio (cognome e nome) in data /nel periodo dal al (indicare un intervallo non superiore a tre anni), n. rep., n. raccolta Parti: Cognome e nome/società/ente Cognome e nome/società/ente Cognome e nome/società/ente (Le indicazioni relative al periodo, alla natura dell atto, alle parti devono essere fornite solo nel caso in cui non si disponga degli estremi - data e n. di repertorio o di raccolta - dell atto) Modalità di consegna: (Barrare la casella che interessa) la copia su supporto informatico sarà trasmessa come allegato ad un messaggio di posta elettronica (all indirizzo sopraindicato) la copia sarà ritirata dal richiedente presso l Archivio Notarile la copia deve essere trasmessa per corrispondenza al domicilio sopraindicato con posta prioritaria con posta raccomandata con posta assicurata (Barrare la casella che interessa) Si allega ricevuta di versamento/bonifico bancario o postale sul conto corrente postale
n. intestato all Archivio Notarile, della somma di Euro (Euro 6,00, quale costo di ricerca; in caso di versamento mediante bonifico proveniente da conti correnti esteri, non è previsto alcun costo aggiuntivo, se il conto corrente è radicato in uno dei seguenti Paesi: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Islanda, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Olanda, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Ungheria. Dovrà invece aggiungersi l importo di Euro 9,00, quale costo per l accredito della somma sul c.c.p. intestato all Archivio Notarile, nel caso si tratti di tutti gli altri Paesi, compresi il Principato di Monaco e la Svizzera). * (luogo e data) (firma del richiedente) * Il predetto versamento NON è dovuto se si conoscono gli estremi dell atto (data e numero di repertorio o di raccolta)