Spett.le. Ufficio Amministrativo

Spett.le Ufficio Amministrativo C/a Uff. Contabilità Oggetto : PROCEDURA DI COMUNICAZIONE OPERAZIONI RILEVANTI AI FINI IVA 2013 in forma ANALITICA (RELATIVA ALL ANNO FISCALE 2012). (gestionale GINUX). Prima di procedere all esecuzione del programma di estrazione e calcolo dei dati per la Comunicazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA, Vi invitiamo a leggere la presente documentazione in ogni sua parte. La procedura per gestire la comunicazione all Anagrafe Tributaria delle operazioni rilevanti ai fini IVA, di cui all art.21 del decreto-legge n.78 del 31 maggio 2010 come modificato dal provvedimento del 2 agosto 2013 e relative istruzioni per la compilazione del modello del 10/10/13, si compone delle seguenti fasi: 1. Operazioni preliminari (parametrizzazione tabelle)........................... pag. 3 1a) Definizione Codici IVA da attivare/escludere.......................... pag. 3 1b) Definizione Natura Giuridica Clienti e Fornitori....................... pag. 4 1c) Definizione Clienti/Fornitori da escludere........................... pag. 4 1d) Impostazione Nazione Italia (da elaborare) e Nazioni Estere............. pag. 5 1e) Esclusione di un Registro IVA..................................... pag. 5 1f) Definizione modalità di trattamento dei privati......................... pag. 5 2. Estrazione dei Dati da Movimenti Contabili............................... pag. 7 3. Verifica e Manutenzione dei Dati Estratti................................. pag. 8 3a) Verifica anomalie............................................... pag. 8 3b) Quadrature con la contabilità....................................... pag. 9 3c) Forzatura manuale inclusione/esclusione da allegati..................... pag. 9 3d) Inclusione forzata Fornitore........................................ pag.10 3e) Modifica tipologie............................................... pag.11 3f) Inserimento/Eliminazione Documento Manuale........................ pag.12 4. Generazione File per Invio Telematico................................... pag.13 Precisiamo che, come previsto dalla forma analitica del modello di comunicazione, verranno caricati i quadri: FE: fatture emesse e documenti riepilogativi (operazioni attive) FR: fatture ricevute e documenti riepilogativi (operazioni passive) NE: note di variazione emesse NR: note di variazioni ricevute FN: operazioni con soggetti non residenti (operazioni attive) SE: acquisti di servizi da non residenti. 1

I quadri DF (operazioni senza fattura) e TU (operazioni legate al turismo) NON sono gestiti e pertanto non sono MAI compilati. Allo stesso modo NON sono gestite le comunicazioni delle operazioni relative agli acquisti da operatori di San Marino e delle operazioni con paesi Black List. Le istruzioni sotto elencate riguardano solamente le modalità di utilizzo e di gestione della procedura in oggetto: per ogni dubbio, quesito o indicazione in merito alla tipologia di dati da includere o escludere dalla comunicazione all Anagrafe Tributaria (Codici Iva, operazioni, clienti/fornitori, ecc..), Vi invitiamo a fare riferimento alle disposizioni del provvedimento del 2 agosto 2013 e successive circolari e alle istruzioni per la comunicazione del modello polivalente emanate dall agenzia delle entrate, ovvero alle istruzioni che il Vs. commercialista Vi ha inviato. Vi ricordiamo inoltre che se la spedizione del file telematico avviene tramite l intermediario (il Vs. Commercialista), è indispensabile provvedere alla consegna del file in tempo utile per consentirne la verifica formale, e quindi la eventuale rielaborazione a fronte di possibili incongruenze rilevate dal programma di controllo. Di seguito esponiamo nel dettaglio le singole fasi della procedura da eseguire. 2

1. OPERAZIONI PRELIMINARI. 1a) CODICI IVA da attivare o escludere nella Comunicazione. La tabella dei codici IVA da verificare si trova nel menù delle tabelle AMMINISTRAZIONE argomento MOVIMENTAZIONE programma CODICI IVA. Verificare il contenuto dei campi ALLEGATO CLIENTI ALLEGATO FORNITORI per ogni codice IVA inserito. Precisiamo che nella comunicazione all agenzia delle entrate è obbligatorio differenziare gli importi inclusi da quelli esclusi; in particolare per gli importi inclusi è necessario evidenziare inoltre quali tra questi sono relativi a: per le operazioni attive: - operazioni con iva non esposta in fattura per le operazioni passive: - operazioni con iva non esposta in fattura - operazioni in reverse charge 3

E quindi fondamentale che, per ogni codice iva sia caricato nei suddetti campi uno dei seguenti valori: Z E R SI = esclude dalla Comunicazione le operazioni effettuate con quel codice IVA. = attiva il codice IVA, facendo rientrare nella Comunicazione le relative operazioni con l indicazione di iva non esposta in fattura. = attiva il codice IVA, facendo rientrare nella Comunicazione le relative operazioni passive con l indicazione di iva reverse charge. = attiva il codice IVA, facendo così rientrare nella Comunicazione le relative operazioni effettuate (senza nessuna indicazione di reverse charge e/o iva non esposta) Spazio = (campi vuoti) se il Codice IVA non è movimentato il programma non lo considera, diversamente l estrazione dei dati segnalerà la mancanza del valore, obbligando l utente a inserirlo e quindi a rilanciare l elaborazione. E perciò fondamentale verificare che, per i codici IVA movimentati nell anno di riferimento, sia caricato nei suddetti campi un valore valido. Per verificare i codici IVA movimentati nell anno, stampare la liquidazione Iva annuale dal menù STAMPE FISCALI argomento LIQUIDAZIONE IVA. NOTA. Per ogni quesito o indicazione in merito ai Codici Iva da includere / escludere dalla Comunicazione, Vi invitiamo a fare riferimento alle disposizioni di legge o al Vs. Commercialista. 1b) NATURA GIURIDICA CLIENTE O FORNITORE. E opportuno verificare l attendibilità del dato NATURA GIURIDICA presente all interno della anagrafica clienti e fornitori, che oltre ad essere obbligatorio in fase di inserimento è utilizzato dagli allegati per riconoscere ed effettuare eventuali controlli sul codice fiscale e suddividere persone fisiche e giuridiche (titolari di P.IVA) da privati (persone fisiche NON titolari di P.IVA). Tale campo prevede le seguenti opzioni: - P = Persona Giuridica (titolare di partita IVA) - F = Persona Fisica (titolare di partita IVA) - Z = Persona Fisica (NON titolare di partita IVA) 1c) ESCLUSIONE SINGOLO CLIENTE O FORNITORE. Per escludere i clienti o fornitori le cui operazioni devono essere TUTTE escluse dall allegato spegnere il campo IN ALLEGATI IVA presente all interno dell anagrafica cliente o fornitore. Il campo può inoltre servire anche per escludere, come specificato nel decreto, le operazioni che costituiscono oggetto di comunicazione all anagrafe tributaria, ai sensi dell art. 7 del DPR n. 605 del 29/9/1973. 4

NOTA. Per ogni quesito o indicazione in merito ai Clienti o Fornitori da includere / escludere dalla Comunicazione, Vi invitiamo a fare riferimento alle disposizioni di legge o al Vs. Commercialista. 1d) NAZIONI da includere / escludere nella Comunicazione. Nella tabella delle nazioni, nel codice relativo alla nazione ITALIA, è acceso un apposito flag chiamato NAZIONE ITALIA utilizzato per riconoscere le anagrafiche italiane rispetto a quelle estere, i cui documenti saranno trattati in modo diverso all interno del file telematico. Di default i clienti e fornitori esteri sono esclusi : l agenzia delle entrate esclude infatti dalla comunicazione le importazioni, le esportazioni art. 8 comma 1 lettera a) e b), le cessioni effettuate e ricevute nei confronti di operatori economici aventi sede in paesi Black List e le operazioni effettuate e ricevute in ambito comunitario. Prevediamo quindi che i casi di operazioni estere da comunicare siano piuttosto limitati. Tali documenti potranno comunque essere inclusi forzatamente tramite l apposita funzione. Nella tabella nazioni è previsto inoltre il nuovo dato STATO ESTERO che sarà Vs. cura caricare con il codice corrispondente nella tabella dei dati ministeriali per le nazioni che andrete eventualmente ad includere negli allegati La tabella delle nazioni è modificabile direttamente anche dall anagrafica clienti o fornitori oppure nel menù tabelle nella area CLIENTI/FORNITORI argomento ANAGRAFICA programma NAZIONE. 1e) ESCLUSIONE DI UN INTERO REGISTRO IVA dalla Comunicazione. Per escludere un intero registro IVA dagli allegati richiamarne il codice all interno della relativa tabella dei registri IVA (sempre dal menù delle tabelle SETUP FINE ANNO) argomento CONTABILITA programma SEZIONALI IVA) ed accendere il flag : - ESCLUSO DA ALLEG.IVA L eventuale registro dei Corrispettivi dovrà obbligatoriamente essere scartato, perché le operazioni al suo interno sono sempre registrate cumulativamente per giorno/mese quindi non identificabili per singolo cliente. 1f) Definizione Modalità di Trattamento dei PRIVATI. Precisiamo che il decreto dell agenzia dell entrate stabilisce che sono oggetto della comunicazione le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese e ricevute per le quali non sussiste l obbligo di emissione della fattura, qualora l importo dell operazione sia pari o superiore a 3600 euro al lordo dell IVA. Viene inoltre specificato che l emissione della fattura, in sostituzione di altro idoneo documento fiscale, determina, comunque l obbligo di comunicazione dell operazione anche se di importo inferiore a 3600 euro al lordo dell imposta. 5

Per includere quindi nello spesometro anche le operazioni con clienti privati sarà necessario EMETTERE SEMPRE fattura (creando quindi un anagrafica da cui reperire il codice fiscale), indipendentemente dall importo. L emissione di qualsiasi altro documento NON potrà essere tracciato e NON verrà incluso in nessun caso nelle operazioni da trasmettere, anche se di importo superiore a 3600 euro al lordo dell imposta. NOTA. Per ogni quesito o indicazione in merito alla gestione dei documenti relativi ai Privati / Corrispettivi nella Comunicazione, Vi invitiamo a fare riferimento alle disposizioni di legge o al Vs. Commercialista. ALLEGATI IVA DAL 2012. Nella mansione del responsabile amministrativo è già presente il menù degli allegati IVA: all interno troverete il programma ALLEGATI IVA DAL 2012. La manutenzione dei dati non è permessa, in quanto per avere una corretta quadratura con i dati contabili tutte le operazioni da effettuare sono state previste come singole funzioni. 6

Aprendo il menù delle funzioni troverete i seguenti programmi 2. ESTRAZIONE. Il programma richiede l anno di competenza (per quest anno 2012) da estrarre e le date di registrazione da controllare. Precisiamo che il programma ad ogni estrazione AZZERA L ESTRAZIONE PRECEDENTE RELATIVA A QUELL ANNO: perciò nel caso in cui siano state fatte delle modifiche, anche queste verranno azzerate. Il programma, partendo dai movimenti contabili, estrae tutti i dettagli iva, inserendo tra gli esclusi: quelli relativi a clienti/fornitori esteri (che potranno essere inclusi manualmente con l apposita funzione) quelli relativi a tipi registri esclusi (punto 1e, pag. 5) quelli relativi a fornitori privati (con il solo codice fiscale) che non sono da indicare nella comunicazione quelli relativi a clienti e fornitori senza partita iva e codice fiscale quelli relativi a clienti e fornitori con il flag IN ALLEGATO IVA spento in anagrafica (punto 1c, pag. 4) Le note accredito verranno caricate con importo negativo (e con il flag NOTA ACCREDITO acceso) e inserite a parte nel file telematico. I documenti iva vengono estratti TUTTI singolarmente. Gli importi vengono suddivisi tra inclusi ed esclusi in base alle specifiche inserite nella tabella dei codici iva (punto 1a, pag. 3). Per i codici iva con l indicazione R (reverse charge) o E (iva non esposta) verrà acceso l apposito flag sulla riga relativa: precisiamo che nel caso di fattura con importi di più tipologie iva diverse tra loro, laddove siano presenti importi inclusi con iva non esposta/reverse charge, verrà comunque caricato l importo complessivo ma con l indicazione di 7

reverse/iva non esposta; sarà poi Vostra cura sistemare eventualmente in dettaglio il record in modalità manuale con l apposita funzione. In fase di estrazione inoltre viene acceso in automatico il flag AUTOFATTURA solo quando la partita iva del conto estratto corrisponde a quella della Vs. azienda. Anche in questo caso sarà poi Vs. cura modificare eventualmente tale campo in modalità manuale con l apposita funzione. Le operazioni relative ai conti esclusi sono visualizzabili con le apposite viste, per permetterne la stampa e la verifica. Controllare con attenzione tali dati per verificare e sistemare eventuali dettagli esclusi che invece avrebbero dovuto essere inclusi in allegato. Nel caso in cui un conto escluso da anagrafica (flag IN ALLEGATI IVA spento) sia stato modificato e risulti successivamente da includere, sarà necessario riestrarre i dati per includere anche i documenti relativi. 3. VERIFICA E MANUTENZIONE DEI DATI ESTRATTI. 3a) Verifica Anomalie. Una volta effettuata l estrazione con la funzione APRI è possibile entrare nella navigazione degli allegati. Sono già previste delle viste pre-impostate che sono le seguenti : In ogni riga estratta è presente un flag chiamato ANOMALIA che se acceso indica la presenza di una anomalia al proprio interno, che può essere per esempio la mancanza di un dato anagrafico (P.IVA o CODICE FISCALE) vedi punto 1b pag. 4. Occorre pertanto esaminare le viste dei CLIENTI e dei FORNITORI inclusi in allegato e verificare la presenza di righe con il flag ANOMALIA acceso (ROSSO), provvedendo poi a sistemare l anagrafica relativa. Per le modifiche che riguardano codice fiscale, partita iva, natura giuridica non è necessario rieseguire l estrazione degli allegati ma, dopo la manutenzione dell anagrafica, è 8

sufficiente rilanciare nuovamente la funzione VERIFICA ANOMALIE che, se eseguita con successo, spegne il flag ROSSO. Eventuali righe con la contemporanea presenza del flag IN ALLEGATO e ANOMALIA accesi inibiscono la generazione dell archivio ministeriale. 3b) Quadrature con la Contabilità. Nelle viste sono presenti i dati : - IMPONIBILE DOCUMENTO - IMPOSTA DOCUMENTO In ogni vista questi dati sono totalizzati nella riga in basso sotto ad ogni specifica colonna. Poiché tutti i movimenti iva vengono caricati in questo archivio (sia inclusi in allegati che esclusi) entrando nella vista completa dei clienti o dei fornitori, gli importi totali devono sempre essere corrispondenti e quadrati con la liquidazione iva dell anno di riferimento. Unica eccezione può essere rappresentata dai movimenti contabili registrati con il meccanismo automatico della doppia registrazione (acquisto e vendita); questi movimenti negli allegati fanno parte solamente dei fornitori mentre nella liquidazione Iva si trovano sia nelle vendite che negli acquisti. In fase di generazione dell archivio ministeriale occorre inoltre confrontare i totali indicati nella stampa prodotta (= dati inclusi in allegato e quindi inviati) con i totali delle viste dei clienti/fornitori inclusi in allegato: occorre sottolineare il fatto che i dati presenti nell archivio ministeriale sono riportati privi dei decimali, per cui si potranno verificare lievi differenze rispetto ai dati presenti nelle viste. In ogni caso nella stampa prodotta dalla funzione di creazione del file ministeriale, sono presenti i totali relativi al file (troncati) e i totali corrispondenti alle viste (non troncati). 3c) Forzatura manuale inclusione/esclusione da allegato. Ogni inclusione o esclusione di una riga dagli allegati è motivata da un dato con tabella corrispondente, chiamato TIPO RIGA, che riporterà sempre uno dei seguenti valori: 9

Poiché la inclusione o esclusione è stabilita in modo automatico questa funzione non dovrebbe servire; tuttavia abbiamo previsto la possibilità di forzare una esclusione o una inclusione manuale con le apposite funzioni ESCLUDI DA ALLEGATO oppure INCLUDI IN ALLEGATO. Le forzature manuali si riconosceranno dal TIPO RIGA che viene associato a ciascuna singola registrazione sulla quale si è intervenuti. Queste funzioni possono essere eseguite sia come funzioni di riga dalla navigazione e sia dallo zoom (doppio click) della singola registrazione sulla quale si è deciso di intervenire. Nel caso si proceda in fase successiva ad eseguire nuovamente il caricamento degli allegati tutte le forzature eseguite con queste funzioni vengono perse e sono da rieseguire. 3d) Inclusione forzata fornitore. Questa funzione consente di includere automaticamente tutte le fatture di un singolo fornitore spuntando eventualmente contemporaneamente il flag di documento riepilogativo. Tale funzione può servire per includere ad esempio tutti i singoli dettagli iva del fornitore carta carburante. Per procedere entrare nella vista dei fornitori esclusi, posizionarsi sul codice fornitore da includere e, dalle funzioni di riga, scegliere l opzione inclusione forzata fornitore In questo modo tutti i dettagli esclusi relativi a quel fornitore passeranno nella vista inclusi eventualmente con il flag documento riepilogativo spuntato. 10

3e) Modifica tipologie. Questa funzione consente la modifica delle sotto indicate tipologie: Il campo NOLEGGIO (relativo solo alle operazioni attive) è sempre vuoto in estrazione. Tale campo individua le operazioni che gli operatori commerciali che svolgono attività di noleggio/leasing di autovetture, caravan, altri veicoli, aeromobili e unità da diporto devono comunicare all agenzia delle entrate. Il decreto legge infatti prevede che tali operatori possono utilizzare, in luogo del tracciato record allegato al provvedimento del 21/11/11, il modello allegato al presente provvedimento. I valori consentiti sono A (autovetture) B (caravan) C (altri veicoli) D (unità da diporto) E (aeromobili). Se esistono fatture attive di noleggio e sono registrate in un sezionale IVA separato, è possibile impostare su quest ultimo un valore di default compreso tra quelli sopra indicati: questo farà si che in fase di estrazione tutte le fatture appartenenti al sezionale IVA in oggetto vengano caricate con il campo NOLEGGIO già compilato. (Menù delle tabelle, SETUP FINE ANNO, argomento CONTABILITA, programma SEZIONALI IVA: - campo NOLEGGIO). Il flag AUTOFATTURA viene acceso solo quando la partita iva del conto estratto corrisponde a quella della Vs. azienda. Vi consigliamo di verificare le istruzioni per la compilazione del modello polivalente emanato dall agenzia delle entrate per determinare in quali casi tale campo debba essere compilato. Il flag DOC. RIEPILOGATIVO è sempre spento in fase di estrazione. Nel caso in cui sia necessario includere dei dettagli con l indicazione di documenti riepilogativi tali dettagli Iva dovranno essere inclusi forzatamente con l apposita funzione perché essendo riferiti ad un conto generico senza partita iva e codice fiscale sono esclusi in estrazione. Successivamente il flag DOC.RIEPILOGATIVO dovrà essere acceso per permetterne il riconoscimento in fase di generazione del file ; i documenti riepilogativi infatti vengono esportati e totalizzati separatamente nel file telematico. Precisiamo che le istruzioni per la compilazione del modello stabiliscono che per i casi in cui permane la tenuta delle schede carburante il modello prevede la possibilità del soggetto obbligato di riportarne i dati con le stesse modalità del documento riepilogativo. 11

3f) Inserimento/Eliminazione movimenti manuali. Questa funzione consente l inserimento manuale di documenti per i quali non è presente un dettaglio iva e, di conseguenza, il corrispondente record incluso o escluso nelle viste degli allegati. Può essere ad esempio eventualmente utilizzato per inserire le autofatture clienti nel caso in cui il documento sia stato inserito con l automatismo che riporta solo il dettaglio fornitore e non quello cliente. Tali inserimenti manuali potranno essere eliminati con l apposita funzione. Precisiamo che tali inserimenti saranno riconosciuti dallo specifico tipo riga 02 (incluso manualmente) e verranno persi nel caso si proceda in fase successiva ad eseguire nuovamente il caricamento degli allegati. 12

GENERAZIONE ARCHIVIO MINISTERIALE. Il programma richiede i dati per la generazione : Sono inoltre richiesti alcuni dati relativi all impegno alla presentazione telematica che sono necessari per la compilazione del file nel caso di spedizione tramite intermediario e altri dati relativi alla tipologia dell invio, al codice attività e al tipo fornitore : TIPO FORNITORE (01 = soggetti che inviano la propria comunicazione 10 = intermediari) CODICE FISCALE DELL INTERMEDIARIO CHE EFFETTUA LA TRASMISSIONE NUMERO DELL ISCRIZIONE ALL ALBO DEL CAF IMPEGNO A TRASMETTERE IN VIA TELEMATICA LA COMUNICAZIONE (1 = Comunicazione predisposta dal soggetto obbligato 2 = Comunicazione predisposta dall intermediario) DATA DELL IMPEGNO TIPOLOGIA DI INVIO (0 = comunicazione ordinaria 1 = comunicazione sostitutiva 2 = comunicazione di annullamento) 13

PROTOCOLLO DELLA COMUNICAZIONE DA SOSTITUIRE O ANNULLARE (protocollo telematico attribuito al file in fase di acquisizione e desumibile dalla ricevuta telematica; da indicare solo in quelle specifiche tipologie di invio) PROTOCOLLO DOCUMENTO DA SOSTITUIRE O ANNULLARE (protocollo documento assegnato all atto dell acquisizione e desumibile dalla ricevuta telematica; da indicare solo in quelle specifiche tipologie di invio) CODICE ATTIVITA (inserire il codice attività dell azienda previsto dalla codifica ATECO 2007) Per CONSERVARE UNA STAMPA dei dati inseriti consigliamo di effettuare un print della videata (tasto funzione F12) PRIMA di premere CONFERMA. Il programma riesegue in automatico la funzione VERIFICA ANOMALIE e se rileva errori viene inibita la creazione del file con un avviso: in questo caso occorre verificare, nelle viste degli allegati, le righe con acceso il flag ANOMALIA in ROSSO e sistemare le incongruenze riscontrate. Il programma produce un file di testo che sarà Vs. cura stampare e conservare: il testo riporta gli estremi dei dati inseriti nel file con gli importi delle fatture e delle note di variazione troncati, e i totali non troncati che dovranno essere confrontati e quadrati con i totali delle navigazioni. La stampa riporta quindi sia gli importi senza decimali, contenuti nel file, che gli importi con i decimali, per verificare la quadratura con i totali delle viste (clienti/fornitori inclusi) Consigliamo di conservare una copia di tale stampa in archivio, e di inviarne una al Vs. Commercialista assieme al file prodotto che troverete nella cartella indicata nel campo PATH ALLEGATI IVA richiesto a video. Il file ministeriale contiene i dati in formato analitico, così come sono visibili all interno dell archivio estratto. NOTA. Per ogni quesito o indicazione in merito ai dati da digitare richiesti dall invio telematico, Vi invitiamo a fare riferimento alle disposizioni di legge o al Vs. Commercialista. 14