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NORMATIVE DISPOSIZIONI PROCEDURE STANDARDIZZATE DEGLI ORGANISMI DI COOPERAZIONE INTERNAZIONALE

INDICE 1. PREMESSA pag. 1 2. ELENCO FONTI NORMATIVE ED ALLEGATI pag. 1 1. TRATTAMENTO ECONOMICO 1.1 Generalità pag. 3 1.2 Assegno di lungo servizio all estero pag. 4 1.3 Indennità speciale (I.S.) pag. 5 1.4 Trattamento economico durante l assenza dal servizio all estero pag. 5 4. TRASPORTO MOBILI E MASSERIZIE IN OCCASIONI DI MOVIMENTI DA E PER L ESTERO 4.1 Generalità pag. 7 4.2 Indennità di 1^ Sistemazione (L.836/73 come modificato da L.417/78) pag. 8 4.3 Rimborso spese sostenute per trasporto bagaglio personale pag. 10 4.4 Diritto al ricongiungimento del nucleo familiare e rimborso spese pag. 11 4.5 Imballaggio, presa e resa a domicilio nonché scarico e carico lungo l itinerario del bagaglio pag. 11 4.6 Rimborso delle spese sostenute per il trasporto mobili e delle masserizie. Tabelle di tramutamento pag. 11 4.6.a. Il Limite di peso ammesso a rimborso nel trasporto dei mobili e delle masserizie pag. 14 4.6.b. Accertamento del peso: pesa pubblica pag. 14 4.6.c. Dichiarazione di distanza tra le sedi pag. 15 4.6.d. Anticipazione pag. 15 4.6.e. Fatturazione pag. 15 4.6.f. Elenco dei documenti da produrre per avere diritto al rimborso spese relative al trasporto di Mobili e delle masserizie pag. 16 5. VIAGGI DI SERVIZIO 5.1 Generalità pag. 19 5.2 Rimborso delle spese di viaggio pag. 20 5.3 Missioni nel Paese estero di residenza pag. 21 5.4 Missioni da Paese estero ad altro Paese estero pag. 21 5.5 Missioni dal Paese estero in Italia e viceversa pag. 22 5.6 Spese connesse alle missioni effettuate in valuta diversa dall euro pag. 24 5.7 Titoli di viaggio 5.7.a. Furto smarrimento pag. 24 5.7.b. Mezzo proprio pag. 25 5.7.c. Biglietti elettronici pag. 25 5.7.d. Tasse di Agenzia pag. 25 5.7.e. Autonolo ed uso del taxi pag. 26 5.7.f. Uso del mezzo: aereo nave treno mezzo privato e rimborso spese pag. 26 5.7.g. Estensibilità del rimborso forfetario pag. 27 5.8 Missioni connesse a licenze di fine-settimana gg.di viaggio per licenze pag. 27 5.9 Ritenute fiscali e previdenziali Addizionale Regionale e Comunale pag. 28 6. GESTIONE DEL DENARO

6.1 Cariche amministrative e responsabilità pag. 29 6.2 Pagamenti e riscossioni pag. 30 6.3 Spese richieste da altri Enti pag. 31 6.4 Atti autorizzativi e dispositivi pag. 31 6.5 Spese la cui entità non può essere riconosciuta prima pag. 32 6.6 La cassa ed il conto corrente bancario pag. 33 6.7 La richiesta fondi ed il finanziamento pag. 34 6.8 La resa del conto pag. 35 6.9 Note di osservazioni pag. 41 6.10 Passaggio di consegne pag. 41 6.11 Registri da tenersi presso il Distaccamento pag. 42 7. SPESE IN ECONOMIA 7.1 Generalità pag. 44 7.2 Normativa applicabile pag. 44 7.3 Poteri di spesa dei Comandanti pag. 44 7.4 Limiti oltre i quali la procedura non è ammissibile pag. 45 7.5 Acquisti di beni e servizi e lavori infrastrutturali pag. 46 7.6 Procedure per commissionare i lavori pag. 47 7.7 Casi nei quali si può prescindere da un indagine di mercato pag. 47 7.8 Modalità della scelta del contraente e collaudo dei materiali pag. 48 7.9 Frazionamento della spesa pag. 49 7.10 Procedure negoziali mediante ricorso ad agenzie Internazionali (NAMSA, ecc ) 8.10.a. Supporto normativo della procedura pag. 50 8.10.b. Procedure pag. 50 8. GESTIONE DEI MATERIALI 8.1 Generalità pag. 53 8.2 Procedure per l assunzione in carico e per lo scarico pag. 53 8.2.a. Procedure da adottare dagli Organismi per i quali è stata disposta la chiusura del conto Amministrativo pag. 53 8.2.b. Procedure da adottare dagli Organismi per i quali è stato disposto il decentramento gestionale pag. 54 8.3 Procedure per il passaggio gratuito tra consegnatari pag. 55 8.3.a. Procedure da adottare per il passaggio tra Organismi sprovvisti di autonomia ammin.va pag. 55 8.3.b. Procedure da adottare per il passaggio tra Organismi dotati di autonomia amministrativa pag. 55 8.4 Procedure per il fuori uso pag. 56 8.4.a. Procedure da adottare dagli Organismi sprovvisti di autonomia amministrativa pag. 56 8.4.b. Procedure da adottare per il fuori uso per gli Organismi dotati di autonomia ammin.va pag. 58 8.5 Procedura per denuncia di danni erariali (furti, ammanchi, etc.). pag. 58 8.5.a Generalità pag. 58 8.5.b. Danni fino ad un ammontare presunto di 300,00 pag. 60 8.5.c. Danni superiori ad 300,00 ma inferiori ad 2.500,00 pag. 60 8.5.d. Danni superiori ad 2.500,00 pag. 61 8.5.e. Notifica dell addebito Impugnazione Procedimento giurisdizionale pag. 61 9. CONSERVAZIONE CARTEGGIO pag. 62

1. PREMESSA Le norme legislative che regolano il trattamento economico all estero a favore del personale militare impiegato presso Rappresentanze e/o Delegazioni internazionali sono contenute nella Legge n. 642/61. Gli Organismi di Cooperazione Internazionale sono costituiti, previa approvazione del Ministro della Difesa, di volta in volta a mezzo di Decreto emanato dello Stato Maggiore Difesa su proposta degli Stati Maggiori di Forza Armata. Qualora venga loro riconosciuta autonomia amministrativa, assumono la configurazione di Distaccamenti Minori dell U.A.S. 2. ELENCO FONTI NORMATIVE ED ALLEGATI - R.D. 03 Giugno 1926 n 941 concernente Indennità al personale dell Amministrazione dello Stato, incaricato di missione all estero ; - Legge 08 Luglio 1961 n 642 e successive modificazioni sul Trattamento economico del personale dell Esercito, della Marina Militare, dell Aeronautica Militare e dell Arma dei Carabinieri destinato isolatamente all estero presso Organismi Internazionali ; - D.P.R. 31 Marzo 1971 n 286 concernente Semplificazioni delle procedure previste dagli artt. 2 e 3 del Decreto Luogotenenziale 21.08.45 n 540, riguardante le indennità al personale dell Amministrazione dello Stato incaricato di missione all estero; - Circolare del Ministero del Tesoro n 51 del 24.07.1990 riguardante Il Trattamento economico di missione all estero in vigore dal 1 Luglio 1990 ; - Legge 18 Dicembre 1973 n 836 Trattamento economico di missione e trasferimento dei dipendenti statali ; - Legge 26 Luglio 1978 n 417 Adeguamento del Trattamento economico di missione e di trasferimento dei dipendenti statali; - Legge del 23 Gennaio 1991 n 21 in merito alla estensibilità al personale comandato al seguito ed in collaborazione dei dirigenti delle agevolazioni previste per il dipendente di qualifica o grado più elevato; - Legge 29 Marzo 2001 n 86 Disposizioni in materie di Forze Armate e delle Forze di Polizia in merito all indennità di trasferimento da corrispondersi per i rientri in Patria;

- Legge 30 Aprile 1969 n 153 in merito da trattenute previdenziali del trattamento economico estero; - Legge 23 Dicembre 2005 n 266 (Finanziaria 2006) in merito alla soppressione dell indennità di trasferta e della differenziazione dei rimborsi di biglietti aerei nelle varie classi. - T.U.I.R. in merito all imposizione fiscale del trattamento economico estero; - D.P.R. 163/2002 e D.P.R. 164/2002 in merito all introduzione del rimborso forfetario del trattamento di missione nazionale; - D.P.R. 255/1999 in merito all uso del mezzo privato; - D.P.R. 5 Giugno 1976 n 1076 (R.A.U.); - D.P.R. 384/2001 in merito alle Spese in economia per l acquisizione di beni e servizi ; - D.P.R. 170/2005 in merito ai lavori del genio militare in economia ed in forma pubblicoamministrativa; - D.P.R. 31.03.1971 n 286 in merito alla lordizzazione del trattamento economico estero; - Circolare di Segredifesa-DNA n 927/200/02 del 04.07.2002 in merito all applicazione del D.P.R. 384/2001; - D.Lgs. 15 dicembre 1997 n 446 in merito all introduzione dell I.R.A.P. e dell Addizionale regionale all I.R.Pe.F.; - D.Lgs. 28 Settembre 1998 n 360 in merito all introduzione dell Addizionale Comunale all I.R.P.E.F.; - D.Lgs. 2 Settembre 1997 n 314 in tema di armonizzazione, razionalizzazione e semplificazione delle disposizioni fiscali e previdenziali concernenti i redditi di lavoro dipendente e dei relativi adempimenti da parte dei datori di lavoro. - D.M. 16.03.2006 abrogativo del D.M. 01.08.2002 in merito ai servizi in economia; - Circolare dell Ufficio Centrale del Bilancio n. BL/16144 del 01.07.1993 e successive varianti : Missioni e destinazione all estero ai sensi del R.D. 941/1926 e della Legge 642/61 : procedura, trattamento economico, adempimenti amministrativi connessi ; - Circolare dell Ufficio Centrale del Bilancio n BL/16669/M.3.1 del 19.12.1980 in merito ai procedimenti di lordizzazione del trattamento economico estero; - Delibera della corte dei Conti n 1385 del 10.11.1983 in merito alle categorie di alberghi ammessi a rimborso; - Nota di Bilandife BL/II/2/118114 del 03.05.1999 in merito al titolo di spesa da ammettersi al rimborso per il viaggio ; - D.M. 06.03.1927 n 660 in merito alla diaria da riconoscersi a soste intermedie estere;

- Nota di Bilandife n BL/II/2/17239 del 15.12.2000 in merito riconoscimento di A.L.S.E. e I.S. per missioni compiute in Patria ma ordinate da Autorità sopranazionali; - Nota del Ministero del Tesoro n 0025943 del 07.08.2000 in merito alla rimborsabilità di biglietti di viaggio smarrimenti o rubati; - Nota del Ministero dell Economia e delle Finanze n 69253 del 10.06.2005 in merito alle indennità e rimborsi connessi al trasporto di mobili e masserizie con mezzo diverso dalle ferrovie incidenza sulle tabelle di tramutamento; - Nota di Bilandife n BL/II/2/12253 del 06.06.2003 in merito al rimborso di biglietti elettronici; - Nota di D.G.P.M. n DGPM/IV/12/10/D in merito alla estensibilità del rimborso forfetario alle missioni svolte in Patria; - Direttiva D.G.P.M. n DGPM/IV/2/158214/10/C-43 del 21.12.1999 in merito al rimborso delle spese di viaggio per missioni connesse a licenze e/o fine-settimana; - Direttiva n BL/3/10430/a.9.10 del 19.01.1998 dell Ufficio Centrale del Bilancio in merito alle bollette di pesa pubblica; - Nota del II Reparto di Segredifesa n M_D/GSGDNA/2062 del 07.09.2005 in merito al tasso di cambio per le spese in valuta estera; - Direttiva n DGPM/IV/12^/049364/A.3 del 15.04.1999 in merito all uso del mezzo di trasporto per il trasferimento di mobili e masserizie; 3. TRATTAMENTO ECONOMICO ESTERO 3.1. Generalità Il personale militare destinato isolatamente all estero presso Delegazioni o Organismi Internazionali per un periodo non inferiore a 6 mesi ha diritto, in aggiunta allo stipendio o alla paga o agli altri assegni a carattere fisso e continuativo, previsti all interno del territorio nazionale, al trattamento economico configurato dalla Legge 642 del 08.07.1961. Inoltre, ha diritto al rimborso delle spese di viaggio secondo le modalità appresso indicate, all indennità di 1^ sistemazione ed al trasloco delle masserizie e delle spese di viaggio dei componenti del proprio nucleo familiare, in caso di destinazione isolata all estero non inferiore ai 12 mesi. Il trattamento economico è costituito da : a) Assegno di Lungo Servizio all Estero; b) Indennità Speciale;

3.2. Assegno di Lungo Servizio all Estero (A.L.S.E.) L assegno di lungo servizio costituisce il trattamento economico riconosciuto ai sensi della Legge n 642 del 08.07.1961 al personale militare destinato isolatamente all estero presso Delegazioni o Organismi Internazionali per un periodo non inferiore a sei mesi. In particolare esso è contemplato alla lettera b) art.1 ed all art.2 della succitata Legge. Tale assegno viene ragguagliato a 30 diarie giornaliere intere relative al Paese di destinazione (art.1) e compete dal giorno successivo a quello di arrivo nella sede di servizio all estero e cessa il giorno della cessazione dalla destinazione (art.2). L A.L.S.E. viene ridotto nella misura del 50% nei giorni di fruizione di licenza ordinaria (comma 4 art. 5 - L. 642/61). Al riguardo si cita la lettera C punto 1 del foglio prot. 9760/132/97 del 09.10.97 di Segredifesa I^ Reparto che sancisce che, ai fini del computo della riduzione dell A.L.S.E. per motivi di licenza ordinaria, vanno presi in considerazione solo i giorni lavorativi, mentre per converso la riduzione non può essere operante nei giorni di licenza usufruiti in giorni non lavorativi, uniformando con ciò il computo della licenza ordinaria con la vigente normativa in campo nazionale. L assegno in parola non è dovuto, altresì, in caso di licenza straordinaria (comma 6, art. 5 L.642/61). Rientra, in tale ottica la licenza di convalescenza, anche se usufruita nel luogo di missione (foglio DGPM/IV/12/118770/10 del 27.09.99 della Direzione Generale del Personale Militare). Dal suddetto assegno vanno detratte eventuali indennità o contributi qualora direttamente corrisposti ai singoli interessati da Enti, Comandi o Organismi Internazionali. Inoltre, il trattamento economico complessivo è soggetto, ai sensi dell art 4 della L. 642/61, in caso di uso di alloggio di servizio a titolo gratuito, ove previsto, a ritenute che vanno da ¼ a nel caso di alloggio ammobiliato, ovvero 1/12 in caso di alloggio non ammobiliato. La misura della riduzione è, in ogni caso, stabilita con Decreto del Ministro della Difesa. L art.6 della Legge 642/61 precisa che in caso di temporaneo richiamo in Patria da parte degli Organi Nazionali o di trattenimento allo scadere della licenza ordinaria, sono conservati, in relazione al periodo di permanenza in Italia, l A.L.S.E. e l I.S. in misura intera per i primi 10 giorni e, limitatamente, al personale militare non di truppa, ridotti del 50% per i giorni successivi sino ad un massimo di 50 giorni. Il personale di truppa decorsi i 10 giorni è aggregato a tutti gli effetti all Ente presso cui deve compiere il servizio. Ai militari di qualunque ordine e grado che, per motivi di servizio, venissero richiamati, temporaneamente, in Italia da parte degli Organi Nazionali, viene riconosciuto l A.L.S.E. e l I.S.

nei giorni strettamente necessari ai viaggi di andata e ritorno, oltre quelli di permanenza, secondo il computo delineato nel precedente capoverso. Il militare cedente l incarico, ma, eventualmente, trattenuto per un limitato periodo di affiancamento e passaggio di consegne, conserva il trattamento economico previsto dalla L.642/61, per un periodo massimo non superiore a 20 giorni. Qualora decorso tale periodo si dovesse rendere necessario un ulteriore periodo, il militare cedente, su richiesta del Capo Delegazione, da inoltrarsi al Superiore Organo di Comando per la relativa autorizzazione, passerà, per un periodo massimo di 10 giorni, dalla posizione di destinazione all estero, ai sensi della L.642/61, a quella di missione all estero, ai sensi del R.D. 03.06.1926 n 941. 3.3. Indennità Speciale (I.S.) L art. 3 della Legge 642/61 prevede la corresponsione, al personale che ha diritto ad usufruire del trattamento economico previsto dalla L.642/61, di una indennità speciale mensile, qualora l A.L.S.E. non fosse ritenuta sufficiente, in relazione, in linea di massima, alle particolari condizioni di servizio, alla situazione familiare ed al costo della vita. Valgono, anche per l I.S., le ipotesi di riduzione configurate per l A.L.S.E., in caso di uso di alloggio gratuito di servizio(art. 4 L. 642/61) ed al richiamo in Italia per servizio o trattenimento in Patria al termine della licenza ordinaria (art. 6 della L. 642/61) secondo le modalità già enunciate nel paragrafo precedente; tuttavia in caso di licenza ordinaria o straordinaria, l I.S. continua ad essere corrisposta per intero (art.5 L. 642/61). Occorre precisare che la Legge n.266 del 28.07.1999, al Capo V art.14 comma 3, ha soppresso la corresponsione del contributo per spese di vestiario originariamente previsto dalla Legge n 698 del 13.06.1952. 3.4. Trattamento economico durante l assenza all estero L assenza all estero può essere determinata da diverse motivazioni: a) licenza ordinaria; b) licenza straordinaria; c) richiamo temporaneo in Patria per esigenze di servizio; d) trattenimento in Patria oltre il periodo di decorrenza della licenza ordinaria; e) missione in altro Paese estero rispetto a quello di assegnazione;

Per quanto attiene la licenza ordinaria occorre precisare che dopo un anno di permanenza e per ogni anno successivo al primo, gli ufficiali ed i sottufficiali hanno diritto a 30 giorni di licenza ordinaria, oltre i giorni di viaggio strettamente necessari per il viaggio di andata e ritorno. Per i militari di truppa i giorni di licenza ordinaria sono ridotti a 20, oltre i citati giorni di viaggio, sempre che sia trascorso un anno di permanenza all estero e per ogni anno successivo al primo. I militari di truppa hanno diritto, altresì, al rimborso delle spese di viaggio di andata e ritorno in occasione della licenza ordinaria, con riferimento ai mezzi di trasporto e alle classi previste per le missioni all estero (vedasi Circ. DGPM IV Rep. prot. M_D/GMIL_05/IV/12/1/14013 del 17.02.06). Oltre ai giorni di licenza ordinaria, il personale ha diritto ai 4 giorni previsti dalla Legge 937/77, mentre le ulteriori due giornate di riposo, previste dalla menzionata legge, sono state assorbite nel computo dei trenta e/o dei venti giorni di licenza, spettanti rispettivamente agli Ufficiali e Sottufficiali ed al personale di truppa, ai sensi del comma 3 dell art.12 del D.P.R. 394/95 (parere di Segredifesa n.2609 del 20 Luglio 2000). Il computo dei giorni di licenza avviene non con riferimento agli anni solari, bensì relativamente al periodo di permanenza effettiva all estero (come meglio precisato dal foglio prot. 9760/132/97 del 09.10.97 di Segredifesa I^ Reparto), significando che essa può essere fruita anche frazionatamente ed in proporzione al periodo di servizio prestato. La licenza ordinaria, per imprescindibili esigenze di servizio, può essere cumulata, al massimo, con la licenza ordinaria dell anno successivo (comma 3, art.5 della L.642/61). In casi assolutamente straordinari, dettati da precise, imprescindibili e documentate esigenze di servizio, in cui non dovesse essere possibile fruire di giorni di licenza durante il periodo di servizio prestato all estero, il Capo Delegazione/Rappresentanza può inoltrare, al Comando gerarchicamente sovraordinato, una richiesta di autorizzazione alla liquidazione di una indennità sostitutiva dei giorni di licenza non fruiti dall interessato. La procedura autorizzatoria dovrà essere puntuale e preventiva alla materiale elargizione della liquidazione. Durante il periodo di fruizione della licenza ordinaria e/o dei 4 giorni di cui alla L.937/77 equiparati a congedo ordinario e per i soli giorni lavorativi, viene corrisposta all interessato l A.L.S.E. ridotta del 50% e l I.S. per intero. L A.L.S.E. e l I.S. vengono corrisposte per intero anche nei giorni strettamente necessari al viaggio di andata e ritorno senza che tali giorni siano computati nei 10 giorni sopra detti, escludendo sempre i giorni non lavorativi. In caso di licenza straordinaria, includendo i casi di licenza di convalescenza fruita all interno del Paese estero di destinazione e/o in Patria, viene sospesa interamente la corresponsione dell A.L.S.E., mentre resta vigente il percepimento dell I.S.

In caso di fruizione di licenza straordinaria, al raggiungimento del 46 giorno si renderà necessaria la sospensione del trattamento economico previsto dalla 642/61. 4. Trasporto Mobili e masserizie in occasioni di movimenti da e per l estero 4.1. Generalità Destinatari dei rimborsi e delle indennità previste dalle L. 836/73 e L. 417/78 sono le seguenti categorie di persone: - personale militare trasferito d autorità ai sensi della L. 642/61 purché il dipendente scelga di stabilirsi o nella medesima località della nuova sede di servizio e/o in un comune viciniore sito entro un raggio di 90 chilometri (cd. limite di tolleranza ) dalla nuova sede di servizio; - personale comandato all estero ai sensi del R.D. 941/26 per un periodo inizialmente previsto di durata non inferiore ai 15 mesi semprechè il dipendente decida di risiedere o nella medesima località della nuova sede di servizio e/o in un comune viciniore sito entro un raggio di 90 km dalla nuova sede di servizio. Al personale suddetto competono i seguenti emolumenti: - rimborso spese per il trasporto del bagaglio e relativa indennità fissa per le spese di imballaggio, presa e resa a domicilio nonché di carico e scarico lungo l itinerario, previsti dall art. 9 della L. 642/61. La Direzione Generale per il Personale Militare, con circolare n. DGPM/IV/12 70659l8/10/A.3, emessa in data 03.06.2002, ha precisato che l Ufficio Amministrazioni Speciali è competente alla corresponsione del predetto rimborso/indennità, indipendentemente dal fatto che il personale militare venga inviato all estero o rientri

dall estero. Risulta, a tal riguardo, destinatario del rimborso in questione espressamente il personale militare che opera in ambito missioni O.N.U.; - rimborso spese sostenute per il trasferimento del militare, dei familiari, dei mobili, delle masserizie e degli effetti personali nonché il rimborso forfetario previsto per le spese di imballaggio, presa e resa a domicilio, disciplinati dalla L. 836/73, integrata e/o modificata dalla L. 417/78; - indennità di 1^ sistemazione, prevista ai sensi dell art. 21 Legge 836/73, come modificata dalla Legge 417/78 a titolo di ristoro per le spese di impianto, personali e della famiglia al seguito, nella nuova residenza di servizio o di elezione. 4.2 Indennità di 1^ Sistemazione (L.836/73 come modificato da L.417/78). L indennità di 1^ sistemazione è ristoratrice delle spese di impianto nella nuova residenza di servizio o di elezione. Essa trova regolamentazione nell art. 21 della L.836/73, rivisitata dalla L.417/78 (art. 12), che ha rideterminato i parametri di liquidazione senza però modificarne i requisiti oggettivi e soggettivi degli aventi diritto. Tale indennità è costituita da una quota fissa e da una quota variabile. La quota fissa è pari a 103,29 (Lire 200.000) per i Generali di Corpo d Armata e di Divisione ed a 87,80 (Lire 170.000) per il rimanente personale. La quota variabile è pari a tre mensilità dell indennità integrativa speciale vigente all atto della movimentazione. La suddetta indennità, (accomunate ad eventuale indennità di trasferimento ed equipollenti per i rientri dall estero) ai sensi dell art.51 comma 7 del D.P.R. 22.12.1986 n 917, non concorre a formare reddito nella misura del 50%, fino ad un importo complessivo annuo non superiore a 4.648,11 (Lire 9.000.000) relativamente ai trasferimenti al di fuori del territorio nazionale. Se le indennità in questione, con riferimento allo stesso trasferimento, venissero corrisposte per più anni, la presente disposizione si applica solo per le indennità corrisposte per il primo anno. Al riguardo va precisato che una volta fissato l importo delle indennità e la relativa quota esente, la materiale erogazione può anche avvenire in più periodi d imposta se ciò più agevole per le parti. L emolumento, nella misura in cui concorre a formare reddito fiscale (50%), costituisce, altresì, imponibile ai fini contributivi, secondo quanto dettato dal d.lgs. n 314/97 che ai fini dell unificazione delle basi imponibili fiscali e contributive, all art.6 così recita Costituiscono redditi di lavoro dipendente ai fini contributivi quelli di cui all art.46 comma 1 (attuale art.49), del

t., approvato con d.p.r. 22.12.86, n 917, maturati nel periodo di riferimento. Lo stesso articolo elenca a seguire gli emolumenti che devono essere esclusi dalla base imponibile contributiva, tra i quali non rientrano le sopraccitate indennità. L indennità così come descritta costituisce la c.d. misura intera ed è riconosciuta al personale trasferito con famiglia al seguito, purché la famiglia sia a carico e convivente alla data di decorrenza del provvedimento di trasferimento. Inoltre, affinché il personale percepisca la misura intera è necessario che nella nuova residenza, non fruisca di alloggio gratuito di servizio o di indennità di alloggio, in quest'ultimo caso per coloro che rientrano dall estero. E il caso di precisare i concetti di convivenza abituale e di familiare a carico : il primo si realizza con l effettiva coabitazione e con la comunanza di vita, escludendo, pertanto, quelle situazioni in cui la medesima ha carattere saltuario e/o ha prolungate interruzioni. La definizione di familiare a carico è supportata dalla lettera della Direzione Generale del Personale Militare prot. DGPM/IV/12/100087/10 del 02.08.1999 che ha precisato, sulla base di quanto previsto dall art. 12, comma 3 del D.P.R. 22.12.1986 n.917 (Testo Unico delle Imposte sui Redditi ) e delle Istruzioni impartite dal Ministero dell Economia e delle Finanze, che personale a carico sono da considerarsi i componenti del nucleo familiare destinatari dell indennità e dei rimborsi connessi con il trasferimento, a condizione che abbiano percepito redditi che concorrono alla formazione del reddito complessivo per un ammontare non superiore a 2.840,51 (Lire 5.500.000) al lordo degli oneri deducibili e risultano conviventi con il capo famiglia. L indennità è ridotta : - al 50 % per il dipendente senza persone di famiglia conviventi ed a carico, alla data decorrenza del provvedimento di trasferimento. - Al 50 % per il dipendente che pur avendo famiglia convivente ed a carico, non movimenta la propria famiglia contestualmente al proprio trasferimento. In tal caso, qualora, si provvedesse al ricongiungimento del nucleo familiare nella sede estera entro il triennio successivo alla movimentazione dell interessato, si maturerà il diritto alla corresponsione della seconda metà della suddetta indennità. - L indennità, al netto delle eventuale riduzione sopra menzionata, sarà soggetta ad una ulteriore riduzione ad un terzo qualora, il personale, nella nuova sede di rientro, fruisca di alloggio gratuito di servizio ovvero sia provvisto di indennità di alloggio, (pertanto, ad es. in caso di trasferimento di personale celibe ed in alloggio gratuito di servizio, maturerà il diritto alla corresponsione dell indennità di prima sistemazione ridotta ad 1/6). In merito si riporta il parere del Consiglio di Stato n.702/94 che ha chiarito che gli alloggi ASI non sono considerati gratuiti in quanto per essi viene corrisposto un canone ancorché

minimo, per cui è estensibile al personale che usufruisce di alloggio di servizio (ad. Es. ITALDELEGA SHAPE). Ai fini della corresponsione della misura intera ovvero della seconda metà dell indennità di prima sistemazione, il personale percettore ha l onere di rilasciare agli organi deputati alla liquidazione, un autocertificazione da cui si evincano i componenti del nucleo familiare fiscalmente a carico (riportandone quindi i relativi redditi complessivi che non possono essere superiori a 2.840,51), la abituale convivenza con essi alla data di decorrenza del provvedimento di trasferimento all estero e la ricongiunzione del nucleo medesimo entro il triennio. In merito alla individuazione degli organi competenti alla liquidazione si precisa che per il viaggio di andata, la suddetta indennità è liquidata direttamente dall Organismo di Cooperazione Internazionale di assegnazione se provvisto di ufficio amministrativo, altrimenti sarà cura diretta dell Ufficio Amministrazioni Speciali. Per quanto attiene invece il viaggio di rientro, la 1^ sistemazione sarà liquidata ed erogata direttamente dall Ente nazionale di rassegnazione. 4.3 Rimborso spese sostenute per trasporto bagaglio personale. Il bagaglio (o effetti personali) è costituito da quell insieme di oggetti personali che il militare reca al proprio seguito in occasione dei mutamenti di sede di servizio. Si chiamerà bagaglio a mano, quando in funzione dei limiti di peso consentiti dal vettore, viaggia gratuitamente nello stesso compartimento ferroviario, cabina della nave o dell aereo in cui ha preso posto il dipendente. Per tale bagaglio, essendo per l appunto gratuito, non è previsto alcun rimborso spese. Si chiamerà invece bagaglio registrato, quando o per motivi di superamento dei limiti consentiti o di ingombro, esso viaggia con lo stesso mezzo usato dal dipendente ma in bagagliaio o in stiva e comporta per il personale il sostenimento di un costo. L art.9, comma 2 lett. a) della L.642/61, quindi a tutto il personale militare destinato isolatamente presso Delegazioni o Rappresentanze per un periodo di tempo non inferiore ai sei mesi, prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute dal personale sino ad un peso massimo di 300 Kg per gli Ufficiali, Kg.150 per i Sottufficiali e Kg.100 per i militari di truppa e riconosce al personale militare indipendentemente dal grado- nei casi in cui l Amministrazione autorizzi per ragioni di servizio il viaggio in aereo, il diritto ad ottenere il rimborso delle spese del trasporto aereo di una quota di bagaglio di peso non superiore a kg. 50. Tale quota sarà considerata in detrazione ai limiti sopra descritti per i restanti bagagli trasportati con altro mezzo. Analoga tipologia di trasporto è riconosciuta al personale comandato in missione all estero per un periodo non inferiore ai sei mesi, L.316/70, art.1 comma 1.

4.4 Diritto al ricongiungimento del nucleo familiare e rimborso spese. Qualora, il periodo di permanenza all estero dovesse superare la previsione di un periodo minimo di 1 anno, il 3 comma del succitato art.9 della L.642/61 prevede altresì il diritto riconosciuto al personale di trasferire all estero il proprio nucleo familiare, con diritto al rimborso delle spese sostenute per il trasporto del bagaglio delle persone di famiglia conviventi e a proprio carico con l osservanza dei medesimi limiti di peso correlati al grado del militare in trasferimento. In correlazione a quanto sopra, la L.316/70, art.1 comma 2 estende tale diritto al personale comandato in missione all estero non in regime di L.642/61, per un periodo non inferiore ai 15 mesi, semprechè il ricongiungimento familiare avvenga nei primi dieci mesi dalla data di inizio della missione. Il dipendente è tenuto a rilasciare apposita dichiarazione sostitutiva in atto notorio attestante le generalità complete (cognome, nome, data di nascita e relazione di parentela con il capo famiglia) dei familiari conviventi ed a carico nonché l avvenuto trasferimento, sia per l estero sia per il rientro in Patria, dei familiari stessi indicando espressamente la data del trasferimento nella località ed il domicilio sia estero che italiano. Tale dichiarazione, resa ai sensi degli artt. 38 e 47 del D.P.R. 445/2000, dovrà avere allegata la fotocopia del documento di identità del dichiarante. 4.5 Imballaggio, presa e resa a domicilio nonché scarico e carico lungo l itinerario del bagaglio. L art.9, 2 comma della Legge 642/61 riconosce una indennità fissa pari a 7,746 (Lire 15.000), 5,164 (lire 10.000) e 2,582 (lire 5.000), per le spese sostenute per le operazioni di imballaggio e disimballaggio, presa e resa a domicilio del bagaglio, rispettivamente, del personale militare ufficiale, sottufficiale e truppa semplice. 4.6 Rimborso delle spese sostenute per il trasporto di mobili e delle masserizie. Tabelle di tramutamento.

Come previsto all art. 19 della L. 836/73, al dipendente compete il rimborso, oltre il bagaglio personale e dei componenti il nucleo familiare e fiscalmente a carico, delle spese sostenute per la spedizione in piccole partite ordinarie di mobili e masserizie per non oltre 40 quintali secondo la tariffa d uso applicata. Il predetto prende in esame anche il caso in cui il dipendente effettui il trasporto dei soli effetti personali (ribadito dalla D.G.U.E. con nota n. 7/4/A.8/67 in data 27.06.1995) o il trasporto dei mobili e delle masserizie per via ordinaria, e stabilisce che, in tale ipotesi, 1 Amministrazione, ai fini della determinazione del rimborso spettante al dipendente per le spese in questione, è tenuta ad effettuare una mera operazione di moltiplicazione dei tre seguenti fattori: - quantitativo di peso dei mobili e delle masserizie trasportate entro i limiti massimi consentiti dalla legge; - distanza chilometrica - certificata dall A.C.I. o dalle Autorità preposte - esistente tra la località di partenza e quella di arrivo (nel rispetto del limite di tolleranza enunciato al paragrafo 2); - un indennità ( di importo pari a lire 127/ 0,0656 o lire 310/ 0,1600 a seconda che il percorso sia o non sia servito da ferrovia) fissa, tassativamente stabilita dalla legge, spettante per ciascun chilometro. A seguito delle varianti introdotte dall art. 8 del D.P.R. n 163 / 2002, il personale trasferito all estero può optare, altresì, per il trasporto dei mobili e delle masserizie in una qualsiasi località nazionale, ove intenda eleggere domicilio, in luogo della sede di servizio all estero. In tal modo la materia resta disciplinata dagli artt.19 e 20 della Legge 18/12/1973 n 836, significando che nel caso di trasporto sul territorio nazionale, l interessato potrà usufruire della Ditta eventualmente convenzionata con l A.D. o effettuare il trasporto a titolo oneroso. In quest ultimo caso le spese sostenute saranno rimborsate dall Ente amministrativo nazionale che gestisce il personale interessato. La legge (art. 19 della L.836/73 modificato e/o integrato dall art. 8 della L. 417/78), in relazione alla circostanza che il dipendente richieda ed ottenga dall Amministrazione l autorizzazione ad effettuare il trasporto per via ordinaria (pur in presenza di un collegamento ferroviario esistente tra le due località del trasferimento) oppure che il percorso oggettivamente non sia - totalmente e/o solo parzialmente - servito da ferrovia, determina l importo dell indennità chilometrica (quota fissa) in 0,0656 (Lire 127) ovvero 0,1600 (Lire 310) al quintale per chilometro - circolare n.7189/t.e.b. del 10.05.1985 della Direzione Generale per gli Ufficiali dell Esercito. Il Ministero dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato con nota 69253 del 10.06.2005 ha precisato che il caso in cui la società TreniItalia S.p.A. effettui il servizio trasporto mobili e masserizie solo a carro completo e non per piccole partite ordinarie non possa essere assimilato ad una carenza assoluta di collegamento ferroviario fra le località, con

conseguente diritto degli interessati a vedersi ristorare il servizio di trasporto per la maggiore indennità al q. per Kg. di 0,1600 (Lire 310) in luogo di 0,0656 (Lire 127). E stato ritenuto invece che il dipendente, possa nei casi di specie, legittimamente utilizzare, per il trasporto di mobili e masserizie, il carro completo con diritto al rimborso della spesa sostenuta, su presentazione dei documenti giustificativi oppure farsi autorizzare all uso del vettore privato con diritto al rimborso dell indennità di 0,0656 (Lire 127) al q. per Kg. Tale rimborso è previsto anche per il trasporto di mobili e masserizie dal continente al Regno Unito. La circolare n. BL/17429/A.9.10 in data 11.10.1988 dell Ufficio Centrale del Bilancio e degli Affari Finanziari, prendendo in esame i casi in cui il trasporto dei mobili e delle masserizie venga effettuato per via marittima, dispone che l Amministrazione rimborsi al dipendente le spese sostenute per il nolo mare nonchè per le sole operazioni portuali connesse necessariamente all imbarco/sbarco delle merci, sulla base di quanto indicato sulla polizza ordinaria di carico marittimo e specificato sulla relativa fiscal copy oppure, nel caso di una fatturazione del nolo assai elevata (vds. le polizze di carico dirette e/o combinate nel paragrafo del trasporto marittimo), effettui il rimborso delle spese relative alla tratta via mare, procedendo - alla stregua del trasporto per via ordinaria - mediante l applicazione dell indennità chilometrica alla distanza, espressa in miglia marittime ed in chilometri terrestri, intercorrente tra la località di consegna e quella di riconsegna del carico tra vettore marittimo e trasportatore terrestre. La Direzione Generale per il Personale Militare, con circolare n. DGPMJIV/l2 /049364/A.3 in data 15.04.1999, ha precisato, sulla base della decisione 11. 823 emessa dal Consiglio di Stato in data 23.10.1995, che nei trasporti marittimi intercontinentali non potendosi configurare il viaggio come trasferimento di due sedi collegate da più tratti di ferrovia separati da almeno un tratto di via ordinaria, spetta al dipendente il diritto al rimborso delle spese sostenute per il trasporto dei mobili e delle masserizie e del bagaglio previsto sui percorsi non serviti da ferrovia. Giova rammentare che la legge stessa, però, impone un limite alle suddette procedure di calcolo in quanto dispone tassativamente che il rimborso spettante al dipendente non potrà in nessun caso superare la spesa effettivamente sostenuta e documentata: ossia l Amministrazione procederà al rimborso dell importo della fattura, (comprensivo di I.V.A.). qualora il medesimo risultasse più economico rispetto al conteggio in precedenza descritto. La predetta circolare stabilisce, altresì, che sarà cura dell Ufficio liquidatore esprimere un giudizio di congruità sul prezzo indicato in fattura, utilizzando, in mancanza di altri più specifici, i parametri adottati per fattispecie analoghe e, conseguentemente, facendo un raffronto con quelli fissati dalla L. 838/73 relativa al trattamento economico degli Addetti Militari. Resta del tutto evidente che il Comando / Ente di appartenenza è tenuto, in ogni caso, a rilasciare la tabella di tramutamento ( o Mod. DP/6553) al dipendente trasferito.

4.6.a Il limite di peso ammesso a rimborso nel trasporto dei mobili e delle masserizie L art. 19, 1 comma della L. 836/73 dispone che al dipendente trasferito è dovuto il rimborso delle spese sostenute per la spedizione in piccole partite ordinarie di mobili e delle masserizie per non oltre 40 quintali e, testualmente recita sono salve le disposizioni che consentono il rimborso di spese per maggiori quantità di bagaglio eventualmente trasportato dal personale militare. In tale quantitativo di peso non è, quindi, da ritenersi compreso il quintalaggio degli effetti personali e/o bagaglio (vedasi paragrafi precedenti). Il Consiglio di Stato, con parere 115/2001 emesso in data 13.02.2001 dalla III Sezione, ha ritenuto non rimborsabile il trasporto di mobili e masserizie oltre il limite di 40 quintali, previsto dall art.7 del D.P.R: 255/1999, tenuto conto, in base alla gerarchia delle fonti, che un D.P.R. non possa delegare ad una norma di legge (L.836/73). 4.6.b. Accertamento del peso : pesa pubblica L art. 19, 7^ comma della L.836/73 stabilisce che nel caso in cui il trasporto di mobili e masserizie venga effettuato con mezzi diversi dalla ferrovia, il peso degli stessi deve essere accertato da una pesa pubblica riconosciuta (preferibilmente del luogo di arrivo) e documentato con regolare bolletta (non sostituibile da un atto sostitutivo di notorietà). All uopo si precisa che l Ufficio Centrale del Bilancio ed Affari Finanziari, con Circolare BL/3/10430/A.9.10. del 19.01.98 ha precisato che laddove tra le località interessate al trasferimento esista un collegamento per via ferroviaria, il dipendente è tenuto ad accertarsi, prima di effettuare il trasporto per via ordinaria, che sussista la possibilità di ottenere la prescritta bolletta della pesa pubblica, in assenza della quale nessun altro documento può essere ritenuto valido ai fini del rimborso e che la bolletta rilasciata da una Ditta privata può essere accettata dall A.D. solo nel caso in cui, non sussistendo un collegamento per linea ferroviaria, manchino del tutto pese pubbliche nel luogo di partenza, di arrivo e lungo l itinerario percorso. Nel caso ricorrano le ipotesi di impossibilità sopra descritti, il dipendente dovrà allegare l originale del talloncino, rilasciato dalla ditta privata, ed una dichiarazione, resa ai sensi dell art.485 del C.P., attestante l impossibilità di produrre la bolletta della pesa sopra descritta per mancanza di pese pubbliche o riconosciute come tali sia nella località di arrivo, sia nella località di partenza, sia nelle località intermedie al percorso; infine, dovrà attestare che il peso, risultante dal talloncino rilasciato dalla ditta privata, corrisponda al peso dei mobili e delle masserizie effettivamente trasferiti.

4.6.c Dichiarazione di distanza tra le sedi Nel trasporto per via ordinaria, tale dichiarazione viene rilasciata dall A.C.I. o, in alternativa, dall Autorità Consolare e contiene la distanza chilometrica tra il domicilio di partenza e quello di destino. Nel caso di trasporto marittimo deve indicare la distanza chilometrica tra il domicilio di partenza ed il porto di imbarco e tra il porto di sbarco ed il domicilio di arrivo, mentre la distanza tra il porto di imbarco e quello di sbarco, espressa in miglia marine o in chilometri, deve risultare dalla dichiarazione della Capitaneria di Porto (Nolo Mare). 4.6.d. Anticipazione L Ufficio liquidatore può concedere, su istanza dell interessato, un anticipazione pari al 50% di quanto spettante per la tratta fra la località di partenza e quello di destinazione e per il peso ipotizzato presuntivamente dal trasportatore. Il dipendente trasferito, si impegnerà formalmente ad inviare entro massimo tre/quattro mesi la documentazione probatoria per la liquidazione del trasporto mobili e masserizie, pena il recupero in un unica soluzione della somma anticipata. Ai fini del rilascio dell anticipazione, il dipendente dovrà riprodurre all ufficio liquidatore dell U.A.S. la tabella di tramutamento rilasciata dall Ente di appartenenza in territorio nazionale (per i movimenti per l Estero) o dalla Rappresentanza estera (per i movimenti di rientro definitivo in Patria), il dispaccio di trasferimento e/o ordine di missione, n.3 o più preventivi di spesa redatti su carta intestata da diverse ditte di trasloco sulla base dei quintali presuntivamente da trasportare ed infine eventuale autorizzazione al trasporto per via ordinaria rilasciata dal Comando/Ente di appartenenza, qualora i percorsi siano serviti da linea ferroviaria. L importo dell anticipo darà trascritto sul frontespizio della tabella di tramutamento (mod. DP/6553). 4.6.e Fatturazione L originale della fattura della Ditta di trasporto a cui il personale ha affidato il servizio di trasporto dei mobili e delle masserizie, debitamente quietanzata e firmata in maniera chiara e leggibile da soggetto abilitato ad impegnare la ditta nei rapporti contrattuali esterni, dovrà indicare: - le generalità dell interessato;

- la natura del trasporto internazionale; - l importo per il solo trasporto con esclusione di qualsiasi onere accessorio, dato che l Amministrazione corrisponde al dipendente un rimborso forfetario per le spese di imballaggio, presa e resa a domicilio o lungo l itinerario in base alla sola circostanza che abbia effettivamente trasportato i mobili e le masserizie. A tal proposito, si ritiene opportuno precisare che, nel caso di trasporti marittimi internazionali, la fattura dovrà indicare il costo del trasporto per via ordinaria dalla località di partenza a quella di imbarco, (o a quella in cui i mobili e le masserizie vengono consegnati al vettore marittimo), il costo effettivo del nolo mare, il costo del trasporto per via ordinaria dalla località di sbarco (o da quella in cui avviene la riconsegna dei mobili e delle masserizie da parte del vettore marittimo) fino alla località di destinazione; - il quintalaggio trasportato suddividendo quello relativo ai mobili e alle masserizie (40 quintali) da quello complessivamente spettante per il bagaglio personale e per i componenti del nucleo familiare conviventi ed a carico del capofamiglia; 4.6.f. Elenco dei documenti da produrre per aver diritto al rimborso spese relative al trasporto dei mobili e delle masserizie In relazione a tutto quanto precede, il dipendente che intenda ottenere il rimborso delle spese sostenute per il trasporto del mobili e delle masserizie da o per l estero dovrà, rispettivamente, inoltrare - tramite lettera di trasmissione del Comando/Ente di appartenenza all Ufficio Amministrazioni Speciali o all Ente/Comando di appartenenza la sottonotata documentazione, firmata per esteso a margine per presa conoscenza e corredata da un istanza di rimborso conforme al modello allegato n. 2: - dispaccio di trasferimento (L.642/6l) e/o ordine di missione (R.D. 941/26); - tabella di tramutamento (mod. DP/6553), rilasciata in caso di trasporto dei mobili e delle masserizie per l estero dall Ente/Comando di appartenenza in territorio nazionale o, in caso di rientro dall estero dall Organismo o Rappresentanza Estera; - autorizzazione al trasporto dei mobili e delle masserizie per via ordinaria, quando il percorso sia servito da ferrovia, rilasciata per o dall estero, rispettivamente, dagli stessi Comandi di cui al precedente alinea; - fattura originale della Ditta che ha effettuato il trasporto (contenente le indicazioni riportate al punto 9 della presente circolare). Qualora la fattura risultasse emessa in lingua straniera dovrà essere munita della relativa traduzione in lingua italiana;

- fotocopia del libretto di circolazione degli automezzi della ditta che hanno effettuato il trasporto; - elenco analitico dei mobili e delle masserizie trasportati ( packing list o distinta dei colli); - copia del contratto di locazione stipulato nella sede di servizio all estero, da cui si possa evincere con chiarezza se l alloggio sia o meno ammobiliato o se parzialmente ammobiliato, al fine di acquisire un ulteriore elemento valutativo della congruità del peso dei mobili e delle masserizie trasportati. Nel caso sia redatto in lingua straniera, dovrà essere munito della relativa traduzione in lingua italiana; - talloncino originale di pesa rilasciato da una pesa pubblica o, pesa privata. Nel caso venga utilizzata una pesa privata, l interessato dovrà corredare il talloncino con: fattura o ricevuta fiscale di quanto pagato per l effettuazione dell operazione di pesatura; apposita dichiarazione, resa ai sensi dell art. 485 del c.p., attestante l irreperibilità della pesa pubblica nel luogo di partenza, di arrivo o lungo il percorso (come da modello allegato n. 3); - bolla originale della dogana (o D.A.U.) per i Paesi che non aderiscono alla Unione Europea; - lettera di vettura internazionale (o C.M.R.) per i Paesi aderenti alla Comunità Europea; - dichiarazione di distanza tra le sedi rilasciata dall A.C.I. (per il territorio nazionale) o dall Autorità Consolare/Diplomatica (per il territorio estero), relativa alla distanza chilometrica tra il domicilio di partenza e quello di destinazione; - dichiarazione sostituiva di atto notorio (come da fac-simile in allegato n. 4) da produrre unitamente a fotocopia del documento di identità del dichiarante, attestante: il domicilio all estero e/o la residenza/il domicilio in Italia; la data di trasferimento presso il domicilio nella località estera e/o presso la residenza al domicilio nella località italiana; il nucleo familiare convivente ed a carico del capo famiglia; la data di inizio e termine del trasporto dei mobili e delle masserizie e che i documenti esibiti sono autentici e corrispondono esattamente alla reale entità, modalità e tempistica del trasporto effettuato; che, ai sensi dell art. 20 della L. 836/73, esclude, ai fini del rimborso delle spese sostenute per l imballaggio, per la presa e resa a domicilio e per il carico e lo scarico lungo il percorso, il quintalaggio della merce da non includere fra le masserizie o il normale arredamento di un abitazione (autovetture, motocicli, scorte di viveri e combustibili, ecc.); Nel caso di trasporto marittimo, deve essere inoltre allegata:

- polizza ordinaria di carico marittimo, in originale; - fattura del contratto marittimo ( o la fiscal copy ) rilasciata per copia conforme all originale del responsabile della ditta di trasporto, da cui sia possibile evincere il costo dei nolo mare corrisposto alla società di navigazione e le eventuali spese sostenute per le operazioni portuali o biglietto cui è evidenziato il costo del traghettamento del mezzo di trasporto utilizzato (da e per l isole); - dichiarazione della distanza, espressa in miglia marine (oppure in chilometri), intercorrente tra il porto di imbarco e quello di sbarco rilasciata dalla Capitaneria di Porto, quando la consegna e/o il ricevimento dei mobili e delle masserizie avviene in località portuali; - dichiarazione della distanza rilasciata dall A.C.I. o dall Autorità Consolare dalla località di partenza alla località di consegna al vettore marittimo e dalla località di ricevimento alla località di destinazione, quando tali operazioni vengano effettuate in luoghi non coincidenti con località portuali. Nel caso di trasporto con peso in eccedenza rispetto al limite stabilito dalla normativa in vigore: Nel caso in cui il peso trasportato risulti superiore a quello stabilito dalla normativa in materia, l interessato dovrà presentare anche i seguenti documenti: - copia conforme all originale della fattura relativa al peso trasportato in eccedenza, rilasciata da soggetto abilitato ad impegnare la ditta di trasporto nei rapporti contrattuali esterni; - dichiarazione sostitutiva di atto notorio. come da modello allegato n. 4, attestante che il costo relativo all eccedenza di peso trasportato non è stato addebitato sulla fattura presentata all Amministrazione per il rimborso delle spese in questione. L Amministrazione prima di procedere al rimborso delle spese in esame, oltre a richiedere alle competenti Agenzie della Dogana conferma dell avvenuto transito dei mobili e delle masserizie, si riserva la facoltà di effettuare controlli, qualora ritenuti necessari, sulla restante documentazione presso gli Organi competenti (ad es. Camera di Commercio, Società di Navigazione, ecc ).

5. VIAGGI DI SERVIZIO 5.1 Generalità Al personale militare destinato isolatamente presso Delegazioni o Rappresentanze Internazionali, durante l espletamento delle proprie funzioni, qualora sia comandato in missione o nell ambito del medesimo Stato estero di destinazione, o in altro Stato estero ovvero in Patria, spetta il trattamento di missione disciplinato da: - R.D. 03.06.1926 n 941 concernente Indennità al personale dell Amministrazione dello Stato, incaricato di missione all estero; - Legge del 08.07.1961 n 642 e successive modificazioni sul Trattamento economico del personale dell Esercito, della Marina Militare, dell Aeronautica Militare destinato isolatamente all estero presso Organismi Internazionali ; - D.P.R. 31.03.1971 n 286 concernente Semplificazioni delle procedure previste dagli artt. 2 e 3 del Decreto Luogotenenziale 21.08.45 n 540, riguardante le indennità al personale dell Amministrazione dello Stato incaricato di missione all estero; - Circolare del Ministero del Tesoro n 51 del 24.07.1990 riguardante Il Trattamento economico di missione all estero in vigore dal 1 Luglio 1990 ; - la Legge 18.12.1973 n 836; - la Legge 417/78; - Legge n 266 del 23/12/2005 (Legge Finanziaria 2006); - Circ. SMD-F-001 Ed. 2003 Spese di funzionamento degli Organismi Internazionali destinatari di fondi sui capitoli di Cooperazione Internazionale. - Legge 04 Agosto 2006 n. 248; Le missioni svolte nell ambito dello Stato Estero di residenza o in altro Stato estero trovano specifica regolamentazione, mentre, per quanto attiene le missioni dall Estero in Patria, la delibera della Corte dei Conti n.1385 del 10.11.83 ha esteso le normative vigenti in tema di trattamento economico relativo alle missioni nazionali. Innanzitutto, va rilevato che, in linea di principio, nel periodo di missione resta impregiudicato il riconoscimento degli assegni di sede Al suddetto trattamento si aggiunge il riconoscimento del : - rimborso delle spese di viaggio; - indennità di missione estera secondo le tabelle dei rispettivi Stati esteri ed opportunamente ridotte secondo i principi descritti a seguire. Le misure delle diarie sono state ridotte a decorrere dal 04/07/2006 del 20% con riferimento alle diarie di cui all allegato B dell art. 28 della legge 248/06.

5.2 Rimborso delle Spese di viaggio Quanto al rimborso delle spese di viaggio, ad esclusione delle sole missioni svolte in Patria, per cui per l appunto valgono le norme sulle missioni nazionali, al personale inviato in missione all estero, non compete, alcun rimborso dei pasti. Per quanto attiene l uso del mezzo di trasporto, il principio generale è quello per cui il mezzo pubblico di cui servirsi sarà quello usuale per la copertura della tratta e contemporaneamente più economico. In base a quanto sopra, pertanto, il raggiungimento di sedi estere intercontinentali sarà conseguibile a mezzo aereo senza alcuna preventiva autorizzazione. Ove però la località possa essere raggiunta in ferrovia ma esigenze di servizio rendano necessario l uso del mezzo aereo, l Organo che emette l ordine di missione dovrà corredare l ordine medesimo delle giustificazioni al ricorso al mezzo di locomozione più oneroso con la seguente indicazione : esigenze particolari di servizio rendono necessario l uso del mezzo aereo. Si rinvia al para 5.6.f per le specifiche sul rimborso delle spese di viaggio. Per quanto attiene il rimborso delle spese d albergo sostenute per le missioni estere è riconosciuto il rimborso a tutto il personale della Categoria d albergo (4 stelle), mentre non è ristorabile il pernottamento in albergo di lusso (5 stelle). Ai fini del rimborso del pernotto, il personale dovrà esibire la regolare fattura o ricevuta fiscale. Per le fatture, dalle quali non si possa evincere la categoria di appartenenza dell albergo, è necessario allegare la dichiarazione probatoria della Rappresentanza Diplomatico-Consolare accreditata presso il Paese estero in cui la missione si è svolta, attestante la corrispondenza dell albergo alla scala di categorie riconosciute in Patria. Oggetto del rimborso della fattura d albergo resta solo la pura e semplice locazione della camera singola, con esclusione di ogni eventuale spesa accessoria. In caso di utilizzo di camera doppia o matrimoniale per indisponibilità dell albergatore, questi dovrà dimostrare in fattura che è stata in ogni caso applicata la tariffa prevista per la stanza singola. Desta cenno di merito la prassi della prenotazione alberghiera per il tramite degli Organismi nazionali accreditati all estero: Bilandife in tal caso si è pronunciata in senso favorevole, purché a servizio fruito, l albergo rilasci regolare fattura intestata direttamente al personale in missione. Nel caso del tutto eccezionale, che la prenotazione alberghiera effettuata direttamente dall interessato, dopo il rilascio del certificato di viaggio - debba essere successivamente disdetta per motivi di servizio e con onere sostenuto dall interessato, potrà di volta in volta, esaminarsi l eventualità di procedere al relativo rimborso, da documentarsi con regolare fattura, in relazione

alle singole fattispecie. Ne consegue in ogni caso la raccomandazione ad evitare la prenotazione presso quegli alberghi che richiedano tassativamente la corresponsione di un anticipo in denaro alla prenotazione (non previsto, in termini espliciti, da alcuna normativa). Il rimborso delle spese d albergo comporta una decurtazione della diaria di missione di un terzo dell indennità giornaliera di base, prevista per il Paese di missione. 5.3 Missioni nel Paese estero di residenza Per le missioni svolte nell ambito dello Stato estero ove il personale è stato destinato in L.642/61, è dovuto: - l A.L.S.E. e l I.S. per intero; - il rimborso delle spese di viaggio; - la diaria di missione all estero ridotta al 25%. La suddetta diaria osserverà l ulteriore decurtazione di 1/3 in caso di presentazione di fatture d albergo a rimborso; - il rimborso del 10% del costo del biglietto ferroviario/marittimo e del 5% del costo del biglietto aereo. 5.4 Missioni da Paese estero ad altro Paese estero Quanto alle missioni estere in Paese diverso da quello di destinazione estera, è dovuto: - l A.L.S.E. e l I.S. per intero; - il rimborso delle spese di viaggio; - la diaria di missione all estero ridotta al 50%. La suddetta diaria osserverà l ulteriore decurtazione di 1/3 in caso di presentazione di fatture d albergo a rimborso; - il rimborso del 10% del costo del biglietto ferroviario/marittimo e del 5% del costo del biglietto aereo.

5.5 Missioni dal Paese in Italia e viceversa Le missioni di servizio compiute in Patria trovano regolamentazione nella vigente normativa sulle missioni nazionali, fermo restanti le disposizioni contenute nell art.6 della L.642/61. L applicazione della normativa nazionale è stata ritenuta ammissibile dal Consiglio di Stato con il parere 43/90 del 23.01.1990. In base a quanto sopra, il personale in L.642/61 comandato in missione in Patria per motivi nazionali ha diritto a: a) retribuzione dell A.L.S.E. e dell I.S. in misura intera durante i giorni di viaggio di andata e ritorno ed i primi dieci giorni di missione e ridotti al 50% per il periodo successivo e sino ad un massimo complessivo di 50 giorni. La riduzione non si applica per il personale comandato (non chiamato) a prescindere dalla località e quindi anche in patria, per ragioni di servizio, connesse ad esclusive esigenze della NATO(circ. BL/5C/17936/M.3.1. in data 18/11/97 di BILANDIFE); b) il rimborso delle spese di viaggio con la relativa maggiorazione fissa per le spese accessorie, riferite ai mezzi di trasporto ed alle classi di viaggio previste per le missioni estere; c) il rimborso delle spese per pasti, pernottamento, per l utilizzo dei mezzi pubblici e taxi/autonolo nei casi consentiti per il trasferimento/raggiungimento da e per la stazione aeroportuale, stazione ferroviaria e marittima alla sede di missione. d) - l indennità di trasferta, per missioni non inferiori alle 4 ore, prevista dall art.1 c 1 della L.417/78 e regolamentata dalla L.23.01.1991 n 21 e successive modificazioni che prevede: per il personale non dirigente la corresponsione di : una diaria oraria pari al 100% per missioni di durata compresa tra le 4 e le 8 ore (a causa della mancata maturazione al diritto di un pasto); di una diaria oraria ridotta al 40%, in caso di presentazione di ricevute d albergo o di ristoranti; di una diaria oraria/giornaliera ridotta al 60% per missioni di durata superiori alle ore 8, con vitto e alloggio a carico dell Amministrazione; al personale, che non abbia possibilità, per comprovate esigenze di servizio di consumare pasti o pernottare nella località di missione, compete l indennità di missione nella misura intera. Sul certificato di viaggio deve essere apposta specifica dichiarazione in tal senso, a firma dell Autorità che ha disposto il servizio. In alternativa, ai sensi del comma 6 art. 7 del D.P.R. 163 del 13 Giugno 2002, tale personale può inoltrare richiesta di rimborso del 100% del massimo rimborsabile per i pasti non fruiti per comprovate esigenze connesse al servizio e di cui si fosse maturato il diritto. per il personale dirigente, ai sensi del D.L. 27.12.89 n.413 art.1 c.4, integrato dalla L.28.03.97 n 85 art.5 c.1, la corresponsione di :

una diaria oraria pari al 100% per missioni di durata compresa tra le 4 e le 8 ore (a causa della mancata maturazione al diritto di un pasto); di una diaria giornaliera/oraria ridotta a 2/3, in caso di presentazione della fattura di albergo per pernotto; di una diaria giornaliera/oraria ridotta a 1/2 in caso di presentazione di fattura di ristorante per rimborso pasto/i; di una diaria giornaliera/oraria ridotta al 40% in caso di presentazione sia di fatture d albergo per pernotto che di ristorante per rimborso pasto/i; di una diaria giornaliera/oraria ridotta al 60% in caso vitto e alloggio a carico dell Amministrazione. e) il rimborso del 10% del costo biglietto ferroviario/marittimo e del 5% del costo del biglietto aereo. Costituisce documento giustificativo della spesa dei pasti ammessi solo nel territorio metropolitano - anche lo scontrino fiscale analitico (riportante cioè natura, qualità e quantità dei pasti), purché sia accompagnato da dichiarazione autocertificativa dell interessato che riporti il proprio codice fiscale, fornisca le motivazioni ed attesti l impossibilità, dichiarata anche verbalmente dall esercente, di stampare i dati identificativi sul predetto documento. La regolamentazione appena descritta vale esclusivamente per le missioni dal Paese estero in Italia e viceversa su disposizione di Superiori Autorità Nazionali. Giova, infatti, all uopo, ricordare la Circolare del Ufficio Centrale del Bilancio prot. BL/II/2/17239 del 15.12.2000 che non ha ritenuto configurabile l applicabilità dell art.6 comma 1 della L.642/61 (riduzione dell A.L.S.E. e dell I.S. dopo i primi 10 giorni) nei confronti del personale, che, destinato isolatamente presso Organismi Internazionali (NATO, ONU), venisse da questi comandato a prestare servizio temporaneo a Bagnoli (NA) o altre dislocazioni NATO in Italia. In questi casi, essi manterrebbero il diritto alla fruizione integrale di A.L.S.E. e I.S. in quanto non richiamati in Patria per volere nazionale e/o trattenutivi allo scadere della licenza ordinaria ma per l appunto comandati da un Organismo Internazionale per ragioni connesse ad esclusive esigenze della NATO. Il trattamento di missione, in tal caso, resta a totale carico dell Organismo sopranazionale ordinante.

5.6 Spese connesse alle missioni effettuate in valuta diversa dall Euro Nel caso di rimborso delle spese di viaggio e di albergo sostenute dal personale in missione all estero in valuta diversa dall Euro, dovrà essere adottato il tasso di cambio reale della giornata, cristallizzato nel momento della emissione della fattura o del titolo di viaggio. Non sono ammessi oneri, a carico di Bilancio, connessi a spese di cambio. 5.7 Titoli di viaggio Le spese di viaggio, per i servizi compiuti nell interesse della NATO, non devono essere poste a carico del bilancio nazionale. L art.12 comma 1 Legge 836/73 prevede, tassativamente, per il rimborso della spesa, l esibizione degli originali dei titoli di viaggio. A tale riguardo il Ministero del Tesoro, con nota del 30.03.1982, ha specificato che l unico documento dimostrativo e giustificativo delle spese di viaggio sostenute è il biglietto di viaggio (corredato per il trasporto aereo delle relative carte d imbarco). 5.7.a Furto - Smarrimento In caso di furto del biglietto, la relativa spesa può trovare rimborso dietro presentazione di istanza dell interessato. A tale istanza dovrà allegarsi copia della denuncia all Autorità di Polizia e, per quanto attiene il rimborso di biglietti del personale familiare al proprio seguito, dovrà anche allegarsi la dichiarazione degli Enti certificativi dalla quale risulti la presenza dei predetti nella sede estera di servizio del dipendente. In caso di smarrimento del biglietto aereo, è ammesso il rimborso del biglietto smarrito, dietro, però, presentazione dell attestazione del volato rilasciata dalla Compagnia Aerea con cui l interessato ha volato e dietro presentazione della denuncia di smarrimento del biglietto aereo/carta d imbarco. Pertanto, l interessato dovrà inoltrare, alla Compagnia di volo che ha emesso il biglietto aereo : - la richiesta di attestazione del volato ; - dettagli del volo (numero di volo e data di partenza); - copia del documento di identità.

5.7.b Mezzo proprio La Direzione Generale degli Armamenti Terrestri UGCT, con foglio prot. 02/8/21/15.15.3 del 04.01.2006, nel rappresentare la decadenza, a far data da 01/01/2006, della copertura assicurativa Kasko ed infortuni conduttori a favore dei dipendenti civili e militari che utilizzino un autovettura privata per adempimenti di servizio (attiva tra l altro solo per il territorio nazionale), ha ribadito che non possono più essere concesse autorizzazioni all uso del mezzo proprio per l espletamento di servizio in missioni fuori sede. Premesso quanto sopra, qualora il personale in servizio all estero, per il raggiungimento della sede di missione in territorio nazionale, dovesse comunque fare uso di mezzo proprio non autorizzato, solleverà l Amministrazione Difesa dai rischi di infortunio in relazione all uso del mezzo proprio e verrà ristorato della spesa nei limiti del costo del biglietto ferroviario per la classe consentita a tariffa d uso. Pertanto, in tal caso il militare curerà di completare la documentazione di spesa profferta all Amministrazione con apposita dichiarazione dell Ente Ferroviario o Agenzia di Viaggio autorizzata, da cui si evinca il costo del biglietto del treno a tariffa di servizio per la classe consentita. 5.7.c Biglietti elettronici L Ufficio Centrale del Bilancio con foglio prot. BL/II/2/12253 del 06.06.2003 in accordo altresì con la Circolare del M.A.E. 643/3797 del 06.06.2003, in considerazione che il ricorso all uso di internet è prassi quotidiana e data la indubbia economicità dei biglietti elettronici rispetto al titolo di viaggio originale acquisito presso le normali agenzie di viaggio, ha espresso parere favorevole in merito all ammissibilità del biglietto elettronico, quale documento probatorio, per il successivo rimborso, da parte dell Amministrazione, sotto la condizione essenziale che esso sia corredato della fattura elettronica (scaricata da internet) e della carta di imbarco, attestante l avvenuto viaggio. Ai fini del contenimento dei costi è sempre preferibile la prenotazione del biglietto a/r, con l eventuale successivo annullamento del viaggio di ritorno ed utilizzo del medesimo per esigenze di carattere privato. 5.7.d Tasse di agenzia PERSOMIL ha disposto l ammissibilità al rimborso della cosiddetta distribution charge, nel limite di 5,00 euro, per i biglietti aerei e/o navali afferenti i viaggi nazionali e nel limite di 10,00 euro, per i biglietti aerei e/o navali su scala internazionale. A tal fine l interessato deve presentare:

a) attestato / ricevuta dell agenzia viaggi da cui si evinca il costo del diritto di agenzia; b) una dichiarazione attestante i motivi dell acquisto del biglietto aereo o navale presso reti o strutture diverse da quelle previste dalle convenzioni stipulate dall A.D. (es.: maggiore economicità rispetto alle Compagnie convenzionate con l A.D., mancanza di tratte aeree da parte delle Compagnie convenzionate, motivate esigenze di servizio). In atto l U.A.S. si avvale di: - Agenzia Carlson Wagon Lit, che applica sul servizio di biglietteria, 3,00 per i voli nazionali ed 5,00 per i voli internazionali a titolo di distribution charge. - Agenzia Plaza che al momento non applica il costo della distribution charge. 5.7.e Autonolo ed uso del taxi a) Per i viaggi di servizio all estero l uso dell autonolo e del taxi ha carattere eccezionale e deve essere sempre preventivamente autorizzato dall Autorità che emette il certificato di viaggio, con provvedimento motivato da allegare allo stesso ordine di missione. In particolare, ai fini dell autorizzazione all uso del taxi, occorre che si verifichino entrambe le seguenti condizioni: - vi sia una particolare necessità di coprire con celerità il percorso necessario per raggiungere il luogo di missione; - non esista alcun collegamento urbano diretto e/o alcun altro collegamento con mezzo pubblico. Ai fini dell autorizzazione all uso dell autonolo è necessario che si configurino tutte le seguenti condizioni : - non risulti possibile alloggiare presso la località di missione; - l orario dei servizi pubblici di linea non sia conciliabile con lo svolgimento della missione o tali servizi manchino del tutto; b) per i viaggi di servizio dall estero in Italia e viceversa, per il periodo trascorso nel territorio metropolitano, è ammesso, se più conveniente, il rimborso dell uso del taxi autonolo, senza particolari formalità, per il movimento da e per la stazione aeroportuale/ferroviaria/marittima ed il luogo di missione. 5.7.f uso del mezzo: aereo-nave-treno-mezzo privato e rimborso spese Ai sensi dell art. 1 comma 216 della recente Legge 23.12.2005 n 266 (Legge Finanziaria 2006), che ha abrogato il quinto comma dell art.12 della L.836/73, è consentito il rimborso delle spese di

viaggio in aereo, nei limiti di spesa per la classe economica, a prescindere quindi da ogni ordine e grado. Nella scelta del vettore aereo, la 6^ Variante alla Circolare dell Ufficio Centrale del Bilancio prot. BL/II/17514/M.3.1. del 15.11.99 prevede che, a meno di specifiche ed inderogabili esigenze, dovrà darsi precedenza alla Compagnia operante nell ambito della Comunità Europea che, a parità di condizioni, offre le tariffe più convenienti per l Amministrazione Difesa, sopprimendo, in tal modo, il precedente disposto che intendeva dare precedenza alla Compagnia Alitalia. Ai fini del rimborso, è richiesta la presentazione del biglietto aereo ovvero della documentazione elettronica riportata al para 5.7.c, corredati delle relative carte d imbarco. Nel caso che il vettore utilizzato sia il treno è ammesso, dietro presentazione del documento rappresentativo di spesa, il rimborso del biglietto ferroviario di 1^ classe nonché il rimborso del vagone letto a comparto singolo, in alternativa alla sosta intermedia per tratte superiori ai Km.800 e dopo gli ulteriori Km.600. Si rinvia a quanto riportato nel paragrafo 5.7.b. per quanto attiene il rimborso delle spese connesse all uso del mezzo privato su territorio nazionale. 5.7.g Estensibilità del rimborso forfetario In occasione di missioni nel territorio metropolitano, è ammesso, su richiesta dell interessato, ai sensi di quanto previsto dall art. 7 del D.P.R. 163/2002 e dall art.46 comma 9 D.P.R. 164/2002, la possibilità di corrispondere, nei confronti del personale militare, in alternativa al trattamento economico di missione (diaria) e in sostituzione di tutte le spese, fatta eccezione per quelle di viaggio, un rimborso forfetario di 100,00 euro per ogni 24 ore di missione effettuate. 5.8 Missioni connesse a licenze di fine-settimana gg. di viaggio per licenze La Direzione Generale per il Personale Militare, con la circolare n DGPM/IV/2/158214/10/C-43 del 21.12.1999, ha previsto la rimborsabilità delle spese di viaggio connesse a licenze di breve durata (non superiori a 5 giorni) in Patria in occasione di incarichi di missione in campo nazionale e sempre sotto l esplicita condizione che ciò non comporti alcun aggravio economico per l Amministrazione Difesa. Ne deriva che il personale destinato, isolatamente, all estero in L.642/61, ha la possibilità di accodare, ai giorni di missione in campo nazionale (ovvero far precedere i giorni di missione), dei giorni di licenza fino ad un massimo di 5 per ogni licenza. A tal fine l Autorità preposta all emanazione del foglio di viaggio, all atto del rilascio del documento di invio in missione dovrà annotare, nell apposito spazio Annotazioni, previsto in calce al certificato

medesimo, che al personale comandato in missione è stata concessa, in connessione alla missione, una licenza di breve durata di giorni (non superiore a 5) decorrenti dal al. Inoltre, il certificato di viaggio dovrà essere corredato della prevista dichiarazione di esonero di responsabilità nei confronti dell Amministrazione, nonché l assenza di un maggiore onere ovvero la sussistenza di una convenienza economica per l Amministrazione, ad esempio quando il personale usufruisce di tariffe agevolate, o la licenza comporta una minore durata della missione a carico dell A.D. Il medesimo principio vale nell ipotesi del fine-settimana (sabato-domenica) connessi all espletamento di una missione in campo nazionale (es. inizio missione lunedì o termine il venerdì). Il personale, infatti, durante il fine settimana, risulta libero dal servizio ed è legittimato, una volta conclusa l attività settimanale in sede, a recarsi in una diversa località anche fuori del presidio, sempre che ciò non comporti alcun aggravio per l A.D. Ne consegue che il personale, ad esempio, comandato in missione per il successivo lunedì, usufruirà del biglietto di viaggio con partenza il venerdì - fine-operazioni - in luogo della domenica. Ovvero il personale che completa la propria missione in campo nazionale di venerdì usufruirà del biglietto di viaggio più conveniente durante il fine-settimana purché si possa presentare, sul luogo di lavoro estero, per l orario consueto. Naturalmente non potranno essere allegate ricevute di albergo o di ristorante nei giorni non strettamente corrispondenti a quelli di missione. 5.9. Ritenute fiscali previdenziali Add.le Regionale e Comunale Il trattamento economico del personale in missione estera osserva un particolare regime di imposizione fiscale e previdenziale. Occorre innanzitutto distinguere, nelle voci che concorrono a formare il reddito percepito dal personale in missione estera e/o destinato isolatamente all estero ai sensi della L.642/61, il trattamento economico ordinario ed eventuale metropolitano da quello ordinario derivante da missioni estere. Il trattamento economico metropolitano è soggetto ad IRPEF ed è a totale carico del percipiente. Il trattamento economico di missione estera, ai sensi dell art.48 comma 8 del T.U.I.R., è soggetto ad IRPEF solo per la quota del 50% dell indennità di base (A.L.S.E.), mentre va esclusa dall imposizione fiscale l Indennità Speciale (I.S.), prevista dall art. 3 della Legge 642/61, in quanto la stessa è da considerarsi una maggiorazione dell ALSE e pertanto non concorre a formare reddito da lavoro dipendente. L art.5 del D.Lgs. 02.09.1997 n 314 prevede una esenzione per le trasferte e le missioni fuori del territorio comunale pari a 46,48 al giorno, elevate a 77,47 al giorno per le trasferte all estero, al

netto dei rimborsi spese. (La stessa norma all art.7 prevede, nel caso di rientro dall estero, l assoggettabilità dell indennità di prima sistemazione, di trasferimento (Legge 100/2001) nella misura del 50% per il primo anno di percepimento e fino ad un massimo di 4.648,00). Tuttavia, in relazione alla circostanza per cui le indennità di missione estera sono già al netto delle ritenute fiscali (art.1 del D.P.R. 31.03.1971 n 286), ne deriva che gli emolumenti percepiti dall interessato è come se fossero stati già tassati e che gli assegni percepiti costituiscono la quota netta di spettanza dell interessato. La procedura cosiddetta di lordizzazione consiste, quindi, in una procedura contabile per mezzo della quale, partendo a ritroso dalla quota assoggettabile (50% A.L.S.E. al netto delle quote esenti) del netto spettante all interessato, come da determinazione stipendiale del trattamento economico estero, si ricostruisce l emolumento al lordo delle ritenute fiscali (imponibile IRPEF). Quindi la differenza di importo tra il reddito così lievitato e la determinazione stipendiale di partenza costituisce l IRPEF, da porre a carico dello Stato sul pertinente capitolo di bilancio. In sede di conguaglio l interessato non percepirà né dovrà versare alcunché, sia in caso di segno positivo che negativo del medesimo conguaglio: ciò in quanto il rapporto impositivo ha coinvolto direttamente l A.D. e sarà con essa che il conguaglio direttamente opererà. In fase di comunicazione annuale del conguaglio delle indennità percepite durante l anno, si renderà necessario effettuare una doppia distinta comunicazione di conguaglio, una relativa agli emolumenti metropolitani, per i quali il conguaglio è a carico dell interessato, ed una relativa alle indennità di missione estera per le quali il conguaglio opera direttamente con lo Stato e non ha alcuna ripercussione reale nei confronti dell interessato. Gli articoli 1 e 50 del D. Lgs. 15 dicembre 1997 n 446 e successive modificazioni, hanno istituito rispettivamente, l I.R.A.P. ( che resta a carico dello Stato) e l Addizionale Regionale all I.R.Pe.F. (a carico del dipendente), mentre l art.1 del D. Lgs. 28.09.1998 n 360 e successive modificazioni, ha istituito l Addizionale Comunale all I.R.Pe.F. Un recente chiarimento del Ministero dell Economia e delle Finanze ha precisato che alle Addizionali Regionali e Comunali non è applicabile il procedimento su riportato della lordizzazione; per cui l esazione resta, pertanto, a totale carico del personale percettore dell emolumento estero. Per quanto attiene infine alle ritenute previdenziali, va precisato che costituisce reddito imponibile, ai sensi dell art.12 comma2 della Legge 30 aprile 1969 n 153, il trattamento economico metropolitano ed il 50% dell A.L.S.E. al netto delle quote esenti. Contrariamente alle ritenute fiscali, quelle previdenziali operano direttamente a carico degli interessati nel senso di trattenere effettivamente o restituire effettivamente le somme dovute ai soggetti di imposta.

6. GESTIONE DEL DENARO 6.1 Cariche amministrative e responsabilità Le cariche amministrative dei Distaccamenti di Minore Rilevanza quali si configurano le Delegazioni o gli Organismi di Cooperazione Internazionale, in relazione alle consistenza organiche, si possono configurare come segue. Per i Distaccamenti privi di autonomia gestionale dei materiali: - il Capo del Distaccamento Amministrativo che assume, normalmente anche le funzioni di Capo Servizio Amministrativo e di Capo Gestione Denaro ai sensi dell art.22 del R.A.U. - il Cassiere/ Capo Nucleo alla contanti può essere rivestito da un Ufficiale o un Sottufficiale a seconda della complessità del Distaccamento ed appronta, secondo le istruzioni del Capo Sezione Amministrativa, le competenze dovute al personale e compila i relativi titoli di pagamento. Si avvale di uno o più addetti e svolge le funzioni di aiutante cassiere.; - il Consegnatario per debito di vigilanza/ fiduciario rivestito da un sottufficiale, coadiuva il Capo della Sezione Amministrativa ed assicura la regolarità dei rifornimenti e delle distribuzioni dei materiali ed è responsabile, nella qualità di aiutante del consegnatario dei materiali del reparto in Patria, della regolarità dei quaderni di carico dei materiali. Per i Distaccamenti dotati di autonomia gestionale dei materiali è previsto altresì: - il Capo Gestione Materiali; - il Consegnatario dei Materiali. Le suddette cariche amministrative vengono assegnate, a cura del Comandante, con Atto Dispositivo n.1. Il Capo del Servizio Amministrativa emetterà l Atto Dispositivo n.2. Per completezza, si precisa, infine, che nel caso gli Organismi Internazionali siano privi di autonomia amministrativa e quindi non assumano la forma di Distaccamento Amministrativo, le residuali funzioni amministrative confluiscono nella carica del Comandante dell Organismo. 6.2 Pagamenti e riscossioni La gestione del denaro comprende i pagamenti e le riscossioni ( uscite ed entrate) effettuati, a qualsiasi titolo. Tutti i pagamenti e le riscossioni vanno registrati sul registro Giornale di Cassa nelle corrispondenti colonne, a seconda che siano effettuati tramite cassa corrente o conto corrente bancario (CCB).

I pagamenti, per ciascuno dei quali dovrà compilarsi un ordine di pagamento, possono tra l altro riguardare la contabilizzazione delle: indennità spettanti al personale dell Ufficio (personale in l. n. 642/61), che di regola riguardano l A.L.S.E., l I.S. ed in taluni casi le l indennità di prima sistemazione. spese per il funzionamento dell Ufficio, da imputare sui pertinenti capitoli di bilancio (il cui limite invalicabile è costituito dalla assegnazione annuale determinata dallo Stato Maggiore Difesa); spese sostenute per conto di Enti vari del Ministero Difesa, per le quali l Ente che origina l esigenza deve disporre, direttamente o interessando gli Organi competenti, la necessaria assegnazione sul competente capitolo di bilancio ovvero deve rimborsare ad UAS la partita anticipata. Le suddette spese, richieste da Enti vari della Difesa, possono essere contabilizzate solo su specifica autorizzazione dell UAS e soltanto se sussistono le disponibilità sui capitoli di bilancio. Gli Ordini di Pagamento relativi alle spese di cui sopra devono essere contabilizzati separatamente. Le riscossioni, per ciascuna delle quali dovrà compilarsi un ordine di riscossione, possono tra l altro riguardare l introito: delle somme inviate mensilmente dall UAS in conto finanziamento; degli interessi bancari; Anche gli ordini di riscossione, come quelli di pagamento, devono essere corredati dalla documentazione probatoria disponibile. 6.3 Spese richieste da altri Enti In relazione alle spese che vengono sostenute per soddisfare richieste inoltrate da altri Enti del Ministero della Difesa è necessario precisare che esse possono unicamente consistere in pagamenti di modesta entità. 6.4 Atti autorizzativi e dispositivi Tutti gli ordini di pagamento relativi all acquisto di beni, alla fornitura di servizi e di lavori, devono essere corredati da un: Atto autorizzativo, con cui il Comandante del Distaccamento, autorizza la spesa, indicando la particolare procedura da seguire nonché l importo presunto della medesima spesa, dopo avere accertato la sussistenza della necessaria disponibilità finanziaria sul pertinente capitolo di bilancio;

Atto dispositivo, con cui il Capo Servizio Amministrativo, in relazione a quanto previsto nel citato Atto Autorizzativo, individua la ditta aggiudicataria e precisa dettagliatamente i lavori/ forniture, nonché i prezzi, che la stessa dovrà eseguire. In buona sostanza, con l emissione dell atto autorizzativo inizia la procedura in economia che, come si chiarisce nei paragrafi successivi, può essere preordinata ad acquisire dal mercato beni, servizi o lavori. Con l atto dispositivo la spesa, che al momento dell emissione dell atto autorizzativo era solamente presunta, si consolida e diviene definitiva: a monte dell atto dispositivo, naturalmente, a seconda delle circostanze, il capo del servizio amministrativo effettua un indagine di mercato. I due predetti atti, per la loro intrinseca natura, non possono essere compendiati in un unico documento, bensì vanno sempre redatti separatamente, in quanto afferiscono a momenti diversi del procedimento amministrativo. Tutti gli atti dispositivi ed autorizzativi devono essere numerati progressivamente per ciascun esercizio finanziario ed iscritti cronologicamente nel registro delle disposizioni amministrative. È evidente, da ultimo, che l atto dispositivo deve necessariamente avere un importo inferiore o, al limite, pari a quello dell atto autorizzativo di riferimento, al quale non può che seguire sotto il profilo della numerazione e che qualsiasi fattura, attestante l acquisto di beni o servizi, deve recare una data successiva a quella dell atto dispositivo. Spese la cui entità non può essere riconosciuta prima Esistono alcune fattispecie nelle quali l entità della spesa non può essere conosciuta prima della relativa fatturazione: si pensi, per fare un esempio, alle spese telefoniche o per energia elettrica. In casi consimili è consigliabile predisporre, all inizio dell esercizio finanziario ovvero al sorgere dell esigenza, un atto autorizzativo recante un importo presunto complessivo valido per l intero anno; ad ogni periodica fatturazione del bene/ servizio acquisito, è sufficiente emettere un atto dispositivo a consolidamento della spesa, con data immediatamente successiva a quella del documento fiscale di riferimento ( fattura). Ugualmente si può procedere per il caso di prestazioni o forniture effettuate a fronte di atti negoziali eseguiti con cadenza periodica (un solo atto autorizzativo che precede l atto negoziale e la relativa indagine di mercato e, successivamente, una serie di atti dispositivi che scandiscono l esecuzione del rapporto contrattuale). In questo caso si rende opportuno stipulare una obbligazione Commerciale ad hoc anche se in presenze di importi inferiori ai limiti che ne prevedono l obbligo, al fine di vincolare il contraente per tutta la durata del rapporto negoziale. La suddetta Obbligazione dovrà contemplare che

l Amministrazione si dovrà ritenere impegnata solo in seguito e fino a concorrenza dei singoli Atti dispositivi, a cui dovrà seguire la necessaria fatturazione della Ditta esecutrice della commessa. La cassa ed il conto corrente bancario Devono essere adottate tutte le misure volte a garantire la materiale sicurezza della cassa: va sottolineato che la giacenza di denaro nella stessa deve essere ridotta al minimo indispensabile, dovendosi la maggior parte dei pagamenti eseguire a mezzo del Conto Corrente Bancario (CCB). Nell individuazione dell Istituto di Credito presso il quale va acceso il Conto Corrente Bancario per il deposito dei fondi relativi alla gestione delle spese, bisogna effettuare un indagine tra i più noti Istituti di Credito del luogo, improntandola a requisiti di solidità e serietà della Banca stessa. Copia del contratto con l Istituto di Credito prescelto, dovrà essere inviato all U.A.S., corredato di traduzione in lingua italiana. Il contratto dovrà in ogni caso essere a tempo determinato e dovrà prevedere una clausola di recesso del Distaccamento. Si precisa, inoltre, che i contratti stipulati con gli Istituti di Credito vanno conservati in originale agli atti del Distaccamento e costituiscono la prima parte della raccolta annuale degli estratti conto. Ogni eventuale variante successiva da apportare al contratto di CCB oltre che inviata in copia all UAS, dovrà conservarsi agli atti del Distaccamento quale parte integrante del contratto originario. In relazione alla corretta tenuta dei Conti Correnti Bancari, infine, devono osservarsi le seguenti norme: i CCB devono essere intestati ai Distaccamenti e non, nominativamente, alla persona degli agenti contabili responsabili; i CCB possono essere accesi esclusivamente nel luogo in cui ha sede l Ufficio o in Italia e devono funzionare nella valuta del Paese in cui ha sede il Distaccamento ovvero in euro; casi particolari connessi con l esigenza di salvaguardare il potere di acquisto della moneta ed altre esigenze, da valutare caso per caso, andranno rappresentati all UAS; la responsabilità della gestione dei fondi depositati sul CCB è attribuita agli agenti che hanno in consegna le chiavi della cassa; le persone autorizzate a firmare gli assegni bancari, su delega del Comandante quale Legale Rappresentante del Distaccamento, sono i responsabili della Cassa, la cui firma per traenza dovrà essere apposta, necessariamente, a firma congiunta. I nominativi degli agenti abilitati alla firma di traenza devono essere, tempestivamente, comunicati all UAS al momento dell apertura del CCB ed ogniqualvolta vengano modificati; copia del documento relativo al deposito delle firme autografe degli agenti autorizzati all emissione degli assegni deve essere custodita agli atti del Distaccamento;

il Cassiere è responsabile della conservazione dei fascicoli degli assegni e delle matrici dei fascicoli esauriti per 5 anni; gli estratti conto, raccolti per anno e custoditi per 5 anni, devono essere vistati, mensilmente, dal Capo Servizio Amministrativo, previo riscontro della concordanza tra la disponibilità del CCB ed il saldo profferto dalle scritture contabili; non possono eseguirsi prelievi di denaro né ordinarsi pagamenti che eccedano la disponibilità del CCB, a meno di autorizzazione specifica in tal senso dell UAS; gli interessi attivi maturati sul CCB devono essere introitati con ordine di riscossione all atto del loro accreditamento sul conto e vanno, comunque, richiesti all Istituto Bancario, in caso di omesso accreditamento, almeno annualmente; le spese e gli oneri bancari addebitati in conto devono corrispondere a quelli pattuiti nel contratto di CCB; gli eventuali interessi passivi addebitati sul CCB possono essere contabilizzati solo se preventivamente autorizzati dall UAS; la situazione mensile del CCB deve essere riportata in calce alla situazione di cassa, che va inviata mensilmente all UAS con la resa della contabilità, unitamente alla copia dell estratto conto mensile; il libretto degli avvisi di riscossione degli ordinativi, per i distaccamenti dotati di cassa di riserva a 3 o a 2 chiavi, (vedere Libro VI delle I.A.C. al R.A.U.) La richiesta fondi ed il finanziamento L UAS provvede all invio delle anticipazioni mensili in euro o, eccezionalmente, in valuta estera ( finanziamenti ). L entità del finanziamento mensile viene determinata da UAS sulla base della Richiesta Fondi inviata dai Distaccamenti: tale documento, da compilare secondo il modello in allegato, deve pervenire all UAS, tramite fonogramma o fax, entro il giorno 12 del mese precedente quello di riferimento. Nella suddetta richiesta fondi, vengono riportati i seguenti dati: rimanenza di cassa alla chiusura del mese precedente (es. richiesta fondi per il mese di agosto che viene trasmessa entro il giorno 12 del mese di luglio con rimanenza cassa riferita al 30 del mese di giugno) a quello durante il quale la richiesta fondi viene effettuata; ammontare delle spese relative al mese durante il quale la richiesta fondi viene effettuata (restando all esempio precedente, si tratta delle spese sostenute e da sostenere per il mese di luglio). ammontare delle spese presunte riferite al mese per il quale si chiede il finanziamento.

anticipazioni di U.A.S. richieste e non ancora pervenute. Inoltre - poiché l UAS effettua il vaglio delle esigenze dopo un certo lasso di tempo (intorno al giorno 7 del mese di riferimento) e quindi necessita di disporre di un successivo aggiornamento del fabbisogno che tenga conto della effettiva rimanenza di cassa dell ultimo momento - per poter meglio attagliare il finanziamento alle reali esigenze dei Distaccamenti - è prescritto che ciascun Distaccamento dovrà anche trasmettere via fax all UAS, invariabilmente il giorno 5 di ogni mese (o giorno immediatamente successivo ove il 5 sia festivo), una situazione conforme al prospetto allegato che evidenzi esattamente: la conferma del finanziamento richiesto ovvero la nuova richiesta con l indicazione delle motivazioni afferenti la nuova valutazione delle esigenze effettuata; l indicazione della rimanenza di cassa alla data del 30 del mese precedente, che non dovrebbe superare di massima il 10% dell ammontare del finanziamento ricevuto il mese precedente al fine di consentire all UAS di vagliare, correttamente e tempestivamente, la situazione di cassa di ciascun Distaccamento, onde distribuire, equamente, le esigue risorse di cassa mensilmente disponibili. Corre obbligo di rammentare che è fatto assoluto divieto di sovradimensionare la richiesta fondi allo scopo di costituire nella cassa del distaccamento un volano di liquidità, anche se destinate ad eventuali, urgenti ed imprevedibili esigenze di spesa. I finanziamenti mensili ai Distaccamenti vengono effettuati per il tramite dell Ufficio Italiano Cambi: solitamente intercorrono 10-15 giorni tra il momento in cui UAS impartisce l ordine e l effettivo accreditamento dei fondi sul CCB intestato al Distaccamento. Il Distaccamento, una volta avuto contezza dalla Banca che il finanziamento è effettivamente affluito sul CCB, deve introitarlo redigendo il prescritto Ordine di Riscossione, da registrare sul giornale di cassa; qualsiasi successivo passaggio di fondi, inoltre, dal c.c.b. alla cassa corrente, deve essere preceduto dalla compilazione di un ordine di pagamento (es.: da c.c.b. a cassa corrente): il passaggio fondi, da una colonna all altra del giornale di cassa, come qualunque altro movimento di denaro in entrata od in uscita, deve sempre essere attestato da una operazione contabile. La resa del conto Tutte le operazioni finanziarie (pagamenti e riscossioni) effettuate dal Distaccamento nell arco del mese devono essere dimostrate con il rendiconto mensile (o contabilità), che il Capo Delegazione trasmette,

con lettera, all UAS, improrogabilmente, entro il dodicesimo giorno del mese successivo a quello cui si riferisce, in originale e copia. Il rendiconto è costituito dai seguenti documenti: a) situazione di cassa; b) estratto conto corrente bancario; c) riepilogo delle spese; d) specchio delle indennità per missioni; e) titoli di spesa per conto di Enti vari. Si espongono, di seguito, le caratteristiche di dettaglio dei predetti documenti. a) Situazione di cassa Tale documento, che consta di più colonne nel caso in cui le valute in uso siano diverse, deve riportare in ordine progressivo: la rimanenza di cassa alla chiusura del mese precedente a quello di riferimento; l importo del finanziamento accreditato dall UAS; le operazioni di cassa effettuate durante il mese, in ordine cronologico, con indicazione della data in cui sono effettivamente avvenute; la dichiarazione a firma del Capo Servizio Amministrativo da cui risulti che il saldo tra la colonna Entrate e la colonna Uscite delle valute (consistenza di diritto) corrisponde esattamente con la reale rimanenza di cassa esistente a fine mese (consistenza di fatto). La parte relativa al controvalore in euro ed alle applicazioni ai vari Conti è riservata all UAS e non va compilata. b) Estratti conto corrente bancario Gli estratti-conto (uno per ogni CCB) dovranno essere, possibilmente, mensili ed esporre il saldo alla chiusura del mese. Tuttavia, qualora ciò non fosse possibile (perché le Banche emettono gli estratti con diverse periodicità o perché li inviano con notevole ritardo rispetto alla chiusura del mese, rendendo così difficile il rispetto del termine di resa della contabilità). Il Capo Servizio Amministrativo dovrà sottoscrivere una dichiarazione, complementare all ultimo estratto-conto disponibile (che potrà essere allegata allo stesso oppure stilata e firmata, contestualmente, sullo stesso estratto), in cui certificherà l entità della effettiva rimanenza sul CCB alla chiusura del mese: per calcolare tale saldo reale, si dovrà tenere conto delle operazioni effettuate sul CCB dopo la data cui è riferito il saldo dell ultimo estrattoconto pervenuto, computando le partite a debito (es.: assegni in itinere, cioè emessi e non ancora addebitati al conto, perché i beneficiari non li hanno incassati subito) e quelle a credito (es.: finanziamenti inviati dall UAS ed affluiti sul CCB, ma non ancora registrati sull estratto-conto).

c) Riepilogo delle spese. In tale specchio vanno riportati, distinti per oggetto e capitolo di bilancio, i totali delle spese effettuate nel mese. d) Specchio indennità di missione. Qualora vi sia necessità di inviare in missione personale dell Ufficio, verranno emessi i relativi fogli di viaggio che, a missione effettuata, saranno liquidati dallo stesso Ufficio secondo le modalità dettate dalla Legge 642/61 e R.D. 941/26. Lo specchio in epigrafe, in cui sono riepilogate dette liquidazioni, deve contenere, per ciascun foglio di viaggio liquidato, il corrispondente ordine di pagamento da contabilizzare al netto delle ritenute erariali. Per dette ritenute dovrà essere compilato apposito ordine di pagamento per memoria, al quale non corrisponde alcuna reale uscita nei conti del distaccamento: l ordine per memoria serve, unicamente, all UAS per versare direttamente da Roma le ritenute effettuate all erario. Ad ogni ordine di pagamento va allegata la seguente documentazione: foglio di viaggio completo in ogni sua parte: in particolare, i visti di arrivo e partenza nella località della missione (parte B del foglio di viaggio) sono necessari fino al grado di Ten. Colonnello incluso. Si rammenta inoltre che la dichiarazione di rientro in sede è sempre necessaria (anche per i Dirigenti); titoli di viaggio in originale (comprese le carte di imbarco): in merito al caso di furto o smarrimento dei titoli di viaggio, alla possibilità di viaggiare con mezzo proprio. fatture/ ricevute fiscali di albergo, qualora l interessato abbia fruito di tale servizio (si rammenta che in tal caso la diaria viene ridotta di un terzo e che per i viaggi di servizio all estero non sono rimborsabili le spese di ristorazione). Va pure precisato che non sono rimborsabili fatture/ricevute rilasciate da agenzie di viaggi per prestazioni alberghiere. L Ufficio può concedere anticipazioni al personale che debba compiere viaggi di servizio o viaggi di trasferimento per rientro definitivo in Patria (art. 190), ma solo, limitatamente, al costo dei biglietti di viaggio. (1) Spese per illuminazione, riscaldamento e pulizie L ordine di pagamento deve contenere la seguente documentazione giustificativa: bolletta o fattura; nel caso di acquisto di materiali di funzionamento (pulizia, cancelleria, ecc ), dichiarazione firmata dal Capo Servizio Amministrativo da cui risulti che i materiali di cui alla presente fattura sono stati realmente acquistati, nella quantità e qualità indicate, ai prezzi preventivamente convenuti e sono stati prontamente impiegati per effettive esigenze di servizio connesse al funzionamento dell Ufficio ;

atto dispositivo della spesa; atto autorizzativo; dichiarazione da cui risulti che la spesa di cui alla presente fattura è stata sostenuta per effettive esigenze di servizio. Per quanto riguarda i lavori di pulizia, effettuati da personale competente, all Ordine di Pagamento deve essere allegata anche una quietanza, a firma di tale personale, attestante: la somma ricevuta in pagamento dall Amministrazione; il luogo esatto in cui i lavori sono stati effettuati; la dichiarazione di essere stato completamente soddisfatto per la prestazione eseguita e di non avere null altro a pretendere dall A mministrazione ; traduzione di tale dichiarazione, ove necessaria. (2) Spese postali, telegrafiche e telefoniche Gli Ordini di Pagamento, muniti della dichiarazione che le spese di cui trattasi sono state sostenute per effettive inderogabili esigenze di servizio e nell esclusivo interesse dello stesso, devono essere corredati da: elenco delle persone/ enti a favore dei quali viene effettuato il pagamento, indicando il motivo dello stesso e le somme da pagare; ricevute postali e bollette telefoniche; copia dei telegrammi spediti, ad eccezione di quelli cifrati e riservati (per i quali è sufficiente farne menzione); traduzione in lingua italiana delle ricevute, ove necessario; atto dispositivo della spesa. Le telefonate di carattere privato, effettuate per motivi eccezionali, devono essere poste a carico dell interessato ed introitate in cassa con apposito ordine di riscossione. Sulla bolletta dovrà essere annotato la seguente dichiarazione: Si attesta che le telefonate private effettuate con l apparecchio telefonico n di cui alla presente bolletta, sono state addebitate, introitate in cassa con ordine di riscossione n in data per un importo di. Si allega copia conforme della lista delle telefonate effettuate. (3) Spese per approvvigionamento di cancelleria, riproduzione fotografica, fotostatica L Ordine di Pagamento deve contenere: atto dispositivo della spesa; atto autorizzativo; fattura originale, con traduzione in lingua italiana; dichiarazione da cui risulti che i materiali di cui alla presente fattura sono stati realmente acquistati, nella quantità e qualità indicate, ai prezzi preventivamente convenuti e sono stati prontamente impiegati per effettive esigenze di servizio connesse al funzionamento dell Ufficio.

(4) Spese per lavori straordinari di traduzione L Ordine di Pagamento, quietanzato dal percettore della somma, deve indicare: i lavori effettivamente compiuti, con il numero esatto delle pagine tradotte; l importo pattuito per ogni pagina tradotta; la traduzione in lingua italiana della fattura, ove necessario; l atto dispositivo della spesa; l atto autorizzativo; dichiarazione da cui risulti che il lavoro eseguito ha carattere di straordinarietà e non ricorrono gli estremi di un rapporto stabile o di impiego con il traduttore. (5) Spese per acquisto di pubblicazioni, riviste, quotidiani e periodici di informazione L Ordine di Pagamento deve essere corredato della seguente documentazione giustificativa: elenco delle pubblicazioni acquistate; fattura o nota dell edicola riportante la quantità, la descrizione ed il costo, singolo e totale, delle pubblicazioni acquistate; traduzione in lingua italiana della fattura o della nota spesa; dichiarazione da cui risulti che la spesa è stata sostenuta per inderogabili esigenze di servizio e per le necessità connesse al funzionamento dell Ufficio ; atto dispositivo della spesa; atto autorizzativo. (6) Spese per manutenzione di macchine da scrivere, da calcolo e da riproduzioni informatiche All Ordine di Pagamento deve essere allegata la seguente documentazione giustificativa: fattura e relativa traduzione, ove necessaria; dichiarazione da cui risulti che la spesa di cui trattasi è stata sostenuta per la manutenzione delle macchine da scrivere/ calcolo/ riproduzione in dotazione all Ufficio e che i lavori sono stati eseguiti a regola darte e fatturati ai prezzi convenuti ; contratto, quando siano state stipulate eventuali convenzioni con il prestatore d opera; atto dispositivo della spesa; atto autorizzativo. (7) Spese per acquisto di libri All Ordine di Pagamento deve essere allegata la seguente documentazione giustificativa: fattura o nota con relativa traduzione, ove necessario; atto dispositivo della spesa;

atto autorizzativo; dichiarazione da cui risulti che i materiali di cui alla presente fattura/ nota sono stati realmente acquistati, nelle quantità e qualità indicate, ai prezzi convenuti e per effettive esigenze di servizio connesse al funzionamento dell Ufficio. (8) Spese di trasporto su mezzi in servizio urbano ed extra-urbano, quando non a corredo dell indennità di missione. Per quanto riguarda i trasporti urbani, le spese devono essere documentate da: biglietti dei mezzi di trasporto utilizzati (per il taxi, qualora ammesso, ricevuta rilasciata dall autista); dichiarazione attestante la necessità della spesa per il normale funzionamento dell Ufficio; atto dispositivo della spesa; atto autorizzativo. Per quanto attiene ai trasporti extra-urbani, le spese vanno documentate con: apposito prospetto dimostrativo, indicante i viaggi effettuati nel mese, con data, località, chilometraggio e relativo importo; dichiarazione da cui risulti che la spesa è stata sostenuta per motivi di servizio e nell esclusivo interesse dello stesso. (9) Spese di rappresentanza, benessere, etc. La documentazione giustificativa di spesa, similmente alle altre fattispecie appena elencate, deve essere corredata delle seguenti dichiarazioni di buona provvista : per acquisto di materiali di consumo: si dichiara che i materiali di cui alla presente fattura sono stati realmente acquistati, nella quantità e qualità indicate, ai prezzi preventivamente convenuti e sono stati prontamente impiegati per effettive esigenze di servizio ovvero (per il benessere) in favore del personale dipendente ; per lavori (riparazioni): si dichiara che i lavori di cui alla presente fattura sono stati effettuati per effettive esigenze di servizio. Si dichiara altresì che i lavori sono stati eseguiti a perfetta regola darte ai prezzi preventivamente convenuti. Nel caso in cui la spesa si riferisca a materiali da assumere in carico, la relativa documentazione dove essere eseguita direttamente se al Distaccamento è stata conferita l autonomia della gestione dei materiali, ovvero a cura dell U.A.S., secondo la procedura descritta a seguire, se il Distaccamento non possiede la suddetta autonomia. Qualora la spesa superi l importo di euro 20.000,00 I.V.A. inclusa - per i lavori e di euro 20.000,00 - I.V.A. esclusa - per i beni o i servizi, le sopra menzionate dichiarazioni di buona provvista vengono sostituite da verbali di collaudo.

e) Titoli di spesa per conto di Enti vari. La contabilizzazione di tali spese, come chiarito, potrà avvenire soltanto in presenza dell apposita autorizzazione di UAS, previa richiesta dell Ente interessato. Note di osservazioni Qualora l UAS, nel revisionare la contabilità prodotta dal Distaccamento, riscontri come irregolari o incompleti alcuni titoli, li stralcerà e li restituirà al Distaccamento con Nota di Osservazioni, specificando i provvedimenti che questo dovrà adottare per pervenire alla loro regolarizzazione. Dopo la regolarizzazione dei titoli, gli stessi verranno restituiti all UAS nei termini fissati dalla Nota di Osservazioni. I rilievi mossi dall UAS ed i relativi provvedimenti adottati, devono essere trascritti integralmente sul Registro delle Note di Osservazione, a firma del Capo Servizio Amministrativo, onde visionarli, periodicamente, allo scopo di evitare di ripetere le inesattezze già oggetto di rilievo. Passaggio di consegne Capo Servizio Amministrativo / Capo Gestione Denaro Il passaggio delle consegne deve risultare da apposito verbale e dalla chiusura del Giornale di Cassa, a firma del Capo Servizio Amministrativo / Capo Gestione Denaro cedente e di quello subentrante. In tale verbale devono essere evidenziate: la concordanza tra il denaro effettivamente esistente in cassa ed il saldo profferto dal Giornale di Cassa; la regolarità dei titoli di spesa registrati nel mese fino alla data di chiusura del Giornale di Cassa per passaggio di consegne; le disponibilità risultanti dai conti a scalare; relativi alle varie assegnazioni disposte a favore dell Ufficio; stato e rispondenza dei materiali esistenti con i dati profferti dal quaderno di carico; questioni di carattere amministrativo in pendenza perché in corso di definizione;

Il passaggio di consegne e le operazioni di cui sopra devono essere attestati da un atto dispositivo, il quale costituisce variante all Atto Dispositivo n. 1. Registri da tenersi presso il Distaccamento Il Capo Servizio Amministrativo è responsabile della corretta tenuta dei seguenti registri, le cui pagine devono essere numerate e firmate in modo indelebile del Capo Servizio Amministrativo che li impianta (sulla prima pagina di ogni registro va apposta la seguente dicitura a firma del C.S.A.: Il presente registro consta di n.. pagine, tutte numerate e firmate dal sottoscritto ). Nel caso in cui il registro sia formato mediante il più volte menzionato software per la gestione della contabilità, esso va stampato ed incollato su un supporto cartaceo, apponendo il timbro tondo sui lati, in maniera da garantire comunque la sua intangibilità. Qualora copia del registro debba essere allegata alla contabilità mensile, dovrà essere prodotta copia conforme della parte di interesse. La conformità viene attestata dal Comandante del Distaccamento, mediante apposizione di firma per esteso, timbro lineare dell Ufficio, timbro tondo e data. a) Registro delle Disposizioni Amministrative (previsto dall art. 9 del RAU), nel quale devono iscriversi in ordine cronologico e numerate progressivamente per ogni esercizio finanziario, le disposizioni adottate dal Comandante (ad es. Atti Autorizzativi), sia dal Capo Servizio Amministrativo (ad es. Atti Dispositivi). In particolare, le disposizioni da riportare su detto Registro di massima comprendono: atti Autorizzativi in materia di spese ad economia e di movimenti dei materiali; atti dispositivi di gestione, aventi ad oggetto l aggiudicazione di forniture e lavori, le ordinazioni di spese. atti dispositivi aventi ad oggetto la disciplina ed il funzionamento dei servizi, quali direttive, indirizzo e programmazione dell attività gestoria, nomine di cariche amministrative, nomina di commissioni per accertamenti attinenti le gestioni del contante e del materiale, normativa per la sicurezza della cassa e per la gestione tecnico-logistica dei materiali; Gli atti enunciati sub (1) e sub (3) rientrano nella competenza del Comandante, mentre quelli sub (2) sono di competenza del Capo Servizio Amministrativo. Il registro in questione è unico per gli atti autorizzativi e dispositivi, i quali rientrano pertanto nella medesima numerazione; esso deve essere aperto all inizio dell esercizio finanziario (01 gennaio) e chiuso alla fine (31 dicembre). Il software per la gestione della contabilità, fornisce il sopra

menzionato registro, aggiornandolo automaticamente ad ogni emissione e registrazione degli atti autorizzativi e dispositivi. b) Registro delle Ispezioni Amministrative (previsto dall art. 527 del RAU), nel quale gli Ispettori riassumono le loro osservazioni, i provvedimenti suggeriti e quelli eventualmente disposti in ordine alle verifiche effettuate: in occasione di un ispezione, l Ispettore visionerà tale Registro per assicurarsi che si è tenuto conto delle osservazioni e suggerimenti formulati in occasione di ispezioni precedenti. c) Registro delle Note di Osservazione (previsto dalle Istruzioni Amministrative e Contabili al RAU, Libro VI, Para 35.B), in cui vanno ricopiate le Note di Osservazione. d) Registro dei Fogli di Viaggio Emessi, in cui vanno annotati gli estremi dei fogli di viaggio emessi dallo stesso (numero, data, nominativo del personale comandato, luogo della missione, durata, data della partenza e del rientro in sede). e) Registro dei Fogli di Viaggio del Personale di Passaggio in cui vanno annotati gli estremi dei fogli di viaggio relativi (numero, data, nominativo del personale comandato, luogo della missione, durata, data della partenza e del rientro in sede).

7. SPESE IN ECONOMIA 7.1 Generalità La procedura in economia è, normalmente, una procedura semplificata, volta a soddisfare esigenze non programmabili. D altra parte, anch essa può e deve essere caratterizzata da accorgimenti di buona amministrazione tali da consentire comunque di massimizzare gli scopi che l ordinamento si prefigge con l evidenza pubblica, vale a dire trasparenza e parità di trattamento per i concorrenti. Nei limiti previsti dalla vigente normativa di settore, pertanto, gli Uffici possono attivare la sopra menzionata procedura in economia, che si adatta maggiormente alle esigenze all estero. La procedura in economia inizia con l emissione di un atto autorizzativo: a questo, come si è chiarito, segue un atto dispositivo, un ordine alla ditta e un ordine di pagamento, al quale andranno allegati tutti i precedenti atti e la ulteriore documentazione giustificativa ( es.: fatture, eventuale verbale collaudo, copia del bollettino di pagamento, ecc.). 7.2 Normativa applicabile Allo stato attuale, la disciplina della procedura in economia non è raccolta in un unico provvedimento normativo: mentre per l acquisto di beni e la fornitura di servizi si applica il d.p.r. n. 384/ 2001, per l esecuzione dei lavori è in vigore il d.p.r. n. 170/ 2005 ( entrambi i Decreti Presidenziali hanno abrogato il d.p.r. 939/1983 sui servizi ad economia per le parti di rispettiva competenza). Con la circolare prot. n. 927/ 200/ 02 del 04 luglio 2002, del Segretario Generale e DNA nonché con il D.M. 16 Marzo 2006 (abrogativo del D.M. 01 agosto 2002), infine, l Amministrazione ha emanato ulteriori norme di dettaglio per l acquisizione di beni e di servizi, in esecuzione dello stesso d.p.r. n. 384/2001. 7.3 Poteri di spesa dei Comandanti Sia per le procedure che riguardano beni e servizi che per quelle dirette a commissionare lavori, i Comandanti dei Distaccamenti, rivestenti grado dirigenziale, hanno potestà di spesa nei limiti delle

assegnazioni ricevute sui pertinenti capitoli di bilancio per ciascun programma 1, fermi restando i limiti oltre i quali, in ogni caso, la procedura in economia non è attivabile e ai quali si fa riferimento nel successivo paragrafo. 7.4 Limiti oltre i quali la procedura non è ammissibile Il potere di spesa del Comandante, al quale si è appena fatto cenno, riguarda il limite massimo oltre il quale egli è sfornito di competenza e, per procedere, deve essere autorizzato da un autorità superiore. Cosa diversa, invece, sono i limiti di spesa oltre i quali il Comandante non può autorizzare la procedura in economia ma deve ricorrere all evidenza pubblica. Pertanto, nell ambito del suo potere di spesa, il Comandante può autorizzare spese in economia con i seguenti tetti di spesa: 130.000,00 euro per le forniture di servizi; 130.000,00 euro per l acquisizione dei beni elencati nell allegato 2 del d.lgs. n. 358/1992 ; 200.000,00 euro per le forniture di tutte le restanti tipologie di beni; 80.000,00 euro per i beni ed i servizi elencati nell art 2 comma 1 lettere ee), ff), gg) del D.M. 16 marzo 2006 ; i lavori, in base al recente d.lgs. 12 Aprile 2006 n 163 art. 125, possono essere eseguiti in economia entro un limite di spesa pari a 200.000,00 euro e sempre purché preventivamente autorizzati e finanziati dal competente Organo Programmatore. Va sottolineato, che le commesse di beni da impiegare per la realizzazione dei lavori con mezzi e personale dell A.D. per importi superiori a 3.500,00 euro, richiedono sempre la stipula di un obbligazione commerciale /scrittura impegnativa. I suddetti limiti, se relativi ad acquisizione di beni e servizi, devono intendersi i.v.a. esclusa (vedasi art. 3 comma 1^ D.M.), nel caso riguardino lavori devono intendersi i.v.a. inclusa. Occorre evidenziare che la procedura in economia, peraltro, è attivabile unicamente per le tipologie di beni, servizi e lavori indicati dalla normativa vigente (suddivisione per materia: vedasi per i beni e servizi l art 2 del sopra menzionato D.M. 16 marzo 2006 e per i lavori l art 123 d.p.r. n. 170/ 2005). La procedura in economia per l acquisizione di beni ed i servizi può prescindere dalla tipologia merceologica, (ma non dai limiti di importo) in caso di ricorso ad agenzie od Organismi internazionali appositamente costituiti. (art. 2 - comma 1 - lett. f del DM 16.03.2006). 1 vedi l art 3 D.lgs n. 496/98

7.5 Acquisti di beni e servizi La procedura in economia inizia con l emissione da parte del Comandante del Distaccamento di un atto autorizzativo. Il Capo Servizio Amministrativo, dopo aver effettuato nei casi previsti apposita ricerca di mercato, emette l atto dispositivo, stabilendo a quale ditta affidare la commessa e per quale importo. In relazione all entità della spesa da effettuare cambia la documentazione da acquisire e la procedura da porre in essere. In caso di spese che superano i 20.000,00 euro iva escl., è necessario : emettere l atto autorizzativo del Comandante; inoltrare per iscritto le richieste dei preventivi ad almeno cinque ditte; acquisire almeno tre preventivi scritti; fare esaminare i preventivi da parte di una commissione giudicatrice, che può essere nominata con l atto dispositivo n. 1 o con un atto dispositivo ad hoc ; emettere l atto dispositivo, recante la menzione dell avvenuta aggiudicazione, della ditta scelta e dell importo della commessa; redigere un atto negoziale / scrittura impegnativa con la ditta aggiudicataria; effettuare una nuova indagine nel caso di mancato raggiungimento, in prima istanza, del numero di preventivi prescritti: in tale caso, è sufficiente ai fini dell aggiudicazione della gara, l acquisizione di un solo preventivo. In caso di spese che non superano i 20.000,00 euro iva escl., è necessario : emettere l atto autorizzativo del Comandante; acquisire il numero minimo di preventivi (si consiglia il numero di tre), anche via fax, utili a ben valutare la congruità del prezzo praticato dalla ditta aggiudicataria; l indagine di mercato potrà essere effettuata anche richiedendo telefonicamente i preventivi alle ditte ma, in tal caso, è opportuno che dette richieste vengano annotate su un registro delle indagini di mercato telefoniche, sul quale andranno specificati anche gli eventuali elementi di dettaglio dell indagine (es.: tempi di consegna, garanzia del materiale, ecc); emettere l atto dispositivo, sul quale andrà attestato il compimento dell indagine e direttamente l ordine in favore della ditta prescelta. In caso di spese di modica entità, giudicate tali in relazione alla tipologia dell acquisto ed alla situazione locale, è sufficiente: emettere l atto autorizzativo del Comandante; emettere l atto dispositivo recante il motivato giudizio afferente la modica entità della spesa in relazione alla tipologia ed alla situazione locale.

Si segnala la possibilità, in tal senso, che nell atto dispositivo n. 1, all inizio dell anno, il Comandante indichi l importo fino al quale, in relazione alla situazione del mercato locale, è consentito non effettuare un indagine di mercato, autovincolandosi e consentendo, nel contempo, un controllo preventivo all Ufficio Amministrazioni Speciali. 7.6 Procedure per commissionare i lavori Il menzionato d.p.r. n. 170/ 2005 prevede che l affidamento dei lavori sia preceduto da una gara informale, consistente nell invito in forma scritta rivolto ad un numero di ditte compreso tra cinque e quindici scelte tra quelle iscritte in un Albo Fornitori precedentemente costituito e tenuto costantemente aggiornato. L invito dovrà disciplinare con minuziosità l esecuzione d opera l iter del procedimento amministrativo sotteso con particolare cura in merito al criterio di aggiudicazione. La suddetta gara potrà essere aggiudicato in presenza di tre offerte valide, altrimenti si renderà necessario un secondo esperimento. Inoltre, mentre per lavori di importo contenuto entro 20.000,00 euro (iva inclusa), l affidamento è regolato da un ordinativo, per quelli di importo superiore è necessario stipulare una scrittura privata (art 183). In caso di acquisto di materiali, per importi superiori ad 3.500,00 I.V.A. inclusa deve essere redatta l obbligazione commerciale / scrittura impegnativa. 7.7 Casi nei quali si può prescindere da un indagine di mercato Tanto nel caso di acquisizione di beni o di servizi che per l esecuzione dei lavori, può darsi il caso che si possa prescindere dall acquisizione di più preventivi: a) in caso di esito infruttuoso della gara informale, che deve essere attestato nell atto dispositivo da parte del Capo Servizio Amministrativo. Fino a 20.000,00 euro, l atto dispositivo attesterà semplicemente l avvenuta indagine telefonica e il conseguente esito infruttuoso mentre, nel caso di importi superiori, l atto dispositivo attesterà : l indagine di mercato effettuata con richiesta scritta ; l esistenza del verbale negativo della commissione giudicatrice, dovuta alla insufficienza del numero dei preventivi raccolti. b) Specialità della commessa, in conseguenza della quale si rileva la necessità di contrattare con una sola ditta o soggetto. La specialità può essere dovuta a particolari condizioni ambientali (es.

eventi bellici o post bellici; inesistenza per il servizio richiesto di una situazione di concorrenza di mercato) o alle caratteristiche tecniche dei beni o alle particolari modalità del servizio richiesti (es.: servizi alberghieri con possibilità di usufruire di trattamento mensa) dalla stazione appaltante. In ogni caso detta specialità deve essere ben motivata nell atto dispositivo: all uopo non saranno sufficienti semplici e ripetitive clausole di stile, utilizzate solo per evitare l applicazione della normativa sopra menzionata ma dovrà evincersi una reale e pregnante esigenza del Distaccamento ed una impossibilità oggettiva di procedere nel modo consueto. Resta inteso che quando la specialità risulta essere dovuta alla circostanza che un determinato bene viene prodotto da una sola ditta monopolista del settore, non si può procedere con un solo preventivo qualora si ricorra non alla ditta produttrice ma ad imprese che commercializzano il prodotto, salvo il caso che questo venga immesso sul mercato attraverso imprese esclusiviste. 7.8 Modalità della scelta del contraente e collaudo dei materiali Esistono due criteri utilizzabili ai fini dell aggiudicazione, quello dell offerta più bassa, di più semplice utilizzo e quello dell offerta economicamente più vantaggiosa. Qualora, si utilizzi il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa ( aggiudicazione prezzopunto), nella lettera di invito o nell atto dispositivo (nelle ipotesi di ricerche di mercato non formali), occorrerà specificare con la massima precisione possibile ed in rigoroso ordine di importanza, i criteri correlati alla qualità del prodotto con cui verranno attribuiti i punteggi utili all aggiudicazione, quali il merito tecnico, le qualità, le caratteristiche estetiche o funzionali, il servizio successivo alla vendita, l assistenza tecnica, il termine di consegna o di esecuzione. Inoltre, sempre nella lettera di invito dovrà essere esplicitato in quale misura il prezzo ed il punteggio-qualità andranno a correlarsi, precisando il peso percentuale che sarà attribuito per il prezzo e quello sarà attribuito per il punteggio totalizzato per la qualità. Considerato infine che l aggiudicazione in funzione del prezzo è per valori decrescenti (offerta più bassa), mentre quello relativo al punteggio-qualità è per valore crescente (massimo punteggio totalizzato), sarà necessario rapportare i due valori con il principio aritmetico della regola tre composto. In ordine al collaudo ed alla regolare esecuzione, l art 6 del D.M. 16 marzo 2006, dispone che per le spese di importo superiore a 20.000,00 euro ( iva escl., vedasi art 3 co. 1^), i beni e i servizi devono essere sottoposti, rispettivamente, a collaudo o constatazione di regolare esecuzione entro venti giorni dall'acquisizione. Il collaudo o la constatazione di regolare esecuzione è eseguito da dipendenti militari o civili dell'organismo, appositamente nominati dal comandante; le relative risultanze devono formare

oggetto di apposito atto sottoscritto da coloro che lo hanno effettuato. Il collaudo e le constatazioni di regolare esecuzione non possono, di norma, essere effettuati dai funzionari che abbiano partecipato al procedimento di acquisizione dei beni e servizi (art 6 D.M.). Per le spese di importo inferiore a 20.000,00 euro (iva escl.), il funzionario incaricato del ricevimento dei materiali o dell'accertamento dell'esecuzione dei servizi effettua le verifiche quantitative e qualitative da far risultare mediante dichiarazione di «buona provvista» o «buona esecuzione» da apporre e sottoscrivere a tergo delle fatture presentate dalle ditte. La dichiarazione di buona esecuzione dei servizi o di buona provvista dei beni può essere del seguente tenore: si dichiara che i materiali (o i servizi) di cui alla presente fattura sono stati forniti in buone condizioni, nelle quantità e qualità indicate, ai prezzi convenuti e per effettive esigenze di servizio connesse al funzionamento dell Ufficio. Identica soluzione deve adottarsi per i lavori disciplinati dal d.p.r. n. 170/ 2005 sopra menzionato per importi inferiori ad euro 20.000,00 iva inclusa (art 248 d.p.r. n. 170/2005). Per le forniture di soli materiali deve essere redatto il verbale di collaudo per importi superiori ad 3.500,00 I.V.A. inclusa. Nel caso di importi superiori ad 20.000,00 è necessario redigere anche in questo caso, un verbale di collaudo a cura di una commissione appositamente nominata, composta da soggetti diversi da quelli che hanno partecipato alla formulazione della lettera di invito e alla aggiudicazione. Nel caso in cui rilevino nella commessa particolari competenze tecniche ovvero non vi sia nella sede sufficiente personale, il verbale di collaudo potrà essere sottoscritto anche dal solo Ufficiale tecnico o funzionario competente (Libro III para V - I.A.C. al R.A.U.). 7.9 Frazionamento della spesa È opportuno rammentare che la legge (art.3 comma 4 D.M. 16 marzo 2006) non consente in nessun caso di frazionare artificiosamente la spesa al fine di eludere i limiti menzionati nei paragrafi precedenti e di disattendere le regole afferenti le diverse tipologie di indagini di mercato.

7.10 Procedure negoziali mediante ricorso ad Agenzia Internazionali (NAMSA, ecc ) 7.10.a Supporto Normativo della procedura. - l attività negoziale trova disciplina a seconda della natura della prestazione in oggetto: per l acquisto di beni e servizi, si individua che l ambito di applicazione in economia è disciplinato dal D.P.R. 384/2001, il quale prevede all art.5 comma 1 e comma 3 la necessaria richiesta di almeno 5 preventivi per commesse superiori a 20.000,00; il minuto mantenimento delle infrastrutture è disciplinato dal D.P.R. 170/05, che abroga e sostituisce il D.P.R. 939/83. - Il Decreto Ministeriale del 16/03/2006, alla lettera f) comma 1 Art.2 prevede il ricorso in economia.per l acquisizione di beni e servizi da effettuare necessariamente con imprese straniere. ovvero si ricorra ad agenzie od organismi internazionali appositamente costituiti nei limiti di importo di cui al successivo art. 3. - D.Lgs. 496 del 28.12.98 pubblicato su G.U. 17 del 22.01.1999, il quale prevede al comma 3 dell art.5 che per soddisfare esigenze di approvvigionamento di beni e servizi occorrenti per il sostegno logistico dei contingenti delle FF.AA. impiegati in operazioni fuori del territorio nazionale è autorizzato il ricorso, in caso di necessità ed urgenza, alla Nato Maintenance and Supply Agency, sulla base degli Accordi Quadro appositamente stipulati e nell ambito dei fondi stanziati per tali esigenze. - Accordo IT-53 tra il Ministero della Difesa Italiano e la NAMSA Agreement On Random Brokerage Support Between The Italian Ministry of Defence and The Nato Maintenance And Suplly Agency contenente l intesa tra il Ministro della Difesa Italiana e la NAMSA per l appalto di fornitura di materiali/servizi e i lavori per il supporto logistico. 7.10.b. Procedure Il ricorso alle Agenzie Internazionali (come il citato Accordi IT-53) dovrà avvenire comunque entro i limiti e con l osservanza sia del D.P.R.384/01 che del D.P.R.170/05; discendendone, pertanto, un distinguo tra fornitura di beni e servizi e lavori del genio. Il ricorso alla procedura in economia mediante le Agenzie Internazionali è esplicitamente contemplato nella normativa nazionale vigente solo per l acquisizione di beni e servizi in quanto il D.M. 14 marzo 2006, che lo contempla, come si può evincere dallo stralcio sopra riportato, resta un collegato solo al D.P.R. 384/01 e sempre fatti salvi i limiti di spesa in esso previsti.

In tal caso è possibile un ricorso diretto all Agenzia a condizione che ciò non determini una esubero di spesa rispetto ai limiti imposti dalla normativa vigente, per cui si dovesse rendere necessario il procedimento ad evidenza pubblico-amministrativa. I Comandanti/Capo Delegazione dovrebbero altresì tenere conto che il ricorso ad Agenzie Internazionali comporterebbe un onere aggiuntivo dal 7% al 2% per l A.D., seppur mitigato dalla monetizzazione del servizio di assicurazione che le Agenzie Internazionali implicitamente accordano tenendo l A.D. al riparo dai potenziali ricorsi operanti in regime di diritto internazionale. Nel secondo caso (lavori di minuto mantenimento immobili), invece, il nuovo disposto (D.P.R. 170/05) all art.183 comma1, pur estendendo il ricorso alle procedure in economia per i lavori da eseguire all estero senza limiti di spesa (lett.h art.124), considera, al contempo, come unica forma di procedimento in economia, solo l acquisizione di una pluralità di preventivi. Infatti, il comma 5 dell art.123 prevede che i lavori in economia siano affidati, previa gara informale, con invito rivolto ad un numero di ditte compreso fra 5 e 15. Ne deriva che per quanto attiene i lavori di mantenimento agli immobili, i Distaccamenti potrebbero ben ricorrere ad Agenzie Internazionali senza però impegnarsi direttamente, ma solo per l acquisizione di un preventivo accreditato. Lo stesso preventivo profferto dall Agenzia costituirebbe uno dei preventivi da confrontare con gli altri, acquisiti in loco direttamente del Servizio Amministrativo, secondo le disposizioni del D.P.R.170/05. Il primo contatto con l Agenzia, per la sola acquisizione di un preventivo, senza assumere da subito un vincolo di affidamento della commessa, trova supporto giuridico negli Accordi che regolamentano i rapporti tra le Agenzie e il Governo Italiano: in esse è normalmente prevista l acquisizione di un preventivo a pagamento, ma non vincolante per la commessa. Vedasi caso NAMSA regolamentato dall accordo IT-53 che all art.4.2.3. prevede The Italian Armed Forces shall notify NAMSA of their acceptance or rejection of the NAMSA price offers e all art.6 A requisition fee of 300,00 Euro per requisition (including cancelled ones). Pertanto, il Distaccamento, a fronte di commesse particolarmente ingenti, andrebbe a sostenere, nel caso su citato, una spesa di 300,00 per l acquisizione di un preventivo accreditato che, qualora economicamente conveniente, terrebbe al riparo anche dalle problematiche di diritto privato internazionale citato. In tal modo, si rispetterebbe la normativa nazionale e si garantirebbe un rispetto dei principi di buona amministrazione nel controllo dell erogazione del denaro. La procedura che ne scaturirebbe sarebbe, tra l altro, non molto dissimile da ciò che avviene sul territorio nazionale nei confronti della CONSIP, ove la normativa vigente considera l obbligo di aderire ad esso salvo migliore preventivo acquisito su piazza. Tenuto conto che il D.Lgs. 496/98, prevede il ricorso ad Agenzie Internazionali, come la NAMSA, esclusivamente per il sostegno logistico dei contingenti di Forze Armate, impiegate in operazioni

fuori area, sotto l egida dell ONU o di altri Organismi Sopranazionali, in previsione che tali contingenti, normalmente, non hanno un composito servizio amministrativo in loco, in grado di sviluppare procedure negoziali, i Distaccamenti dovranno, in ogni caso, utilizzare la necessaria parsimonia: il ricorso ad Agenzie Internazionali costituisce una forma di out-sourcing dello stesso servizio amministrativo di cui i Distaccamenti Esteri sono normalmente dotati. In ogni caso, il Distaccamento, che intendesse adottare la procedura negoziale tramite ricorso ad Agenzia Internazionale, dovrà richiedere puntuale, preventiva autorizzazione al III Reparto dello Stato Maggiore Difesa interessando, per conoscenza, l U.A.S.

8. GESTIONE MATERIALI 8.1 Generalità Le procedure gestionali dei materiali in uso presso gli Organismi di Cooperazione Internazionale sono state di recente oggetto di una revisione strutturale-organizzativa volta a semplificare il precedente impianto, anche nel rispetto delle raccomandazioni rivolte in tal senso dai Servizi Ispettivi di Finanza Pubblica. A seguito di tale riforma, l attuale assetto organizzativo prevede una dicotomia tra alcuni Organismi aventi autonomia amministrativa e dotati di particolare rilevanza gestionale e i rimanenti Organismi. Infatti, è stato inoltrato al II^ Reparto di Segredifesa una richiesta di riordino, volta al decentramento della contabilità dei materiali a carico di inventario, relativamente ad alcuni Organismi. A seguito di ricezione della apposita autorizzazione, gli Organismi a ciò abilitati, provvederanno alla tenuta del conto amministrativo, alle operazioni di chiusura contabile ed all invio del Mod. 16/ M all U.A.S., secondo le modalità riportate nel para successivo. Per i restanti Organismi, è stata disposta la chiusura dei conti amministrativi ad essi intestati ed il contestuale accentramento della gestione dei materiali nel conto amministrativo dell U.A.S., sopprimendo, pertanto, la figura del consegnatario, trasferendone i relativi compiti al Consegnatario per debito di vigilanza dell U.A.S. Presso le ex-dislocazioni rimane attiva solo la figura del sottufficiale utilizzatore o fiduciario. Questi resta direttamente responsabile della cura e della gestione dei materiali in uso, in aderenza al para 17 del Libro VII delle I.A.C. al R.A.U., che fa risalire la responsabilità della buona conservazione e tenuta dei materiali ricevuti in uso direttamente agli utilizzatori dei materiali stessi. 8.2 Procedure per l assunzione in carico e per lo scarico 8.2.a Procedure da adottare dagli Organismi per i quali è stata disposta la chiusura del conto amministrativo. I materiali in uso presso gli Organismi di Cooperazione Internazionale vengono inseriti nel Registro di Inventario dei beni appartenenti all Amministrazione Difesa. A tal fine tutti gli acquisti effettuati dai predetti Uffici, avranno la seguente distinzione: - materiali di consumo ad uso immediato; - materiali durevoli da assumere in carico.

Nel primo gruppo rientrano quei beni destinati ad esaurirsi e deteriorarsi rapidamente: questi beni vanno annotati su un apposito registro detto di conto corrente. Della prima annotazione va fatta menzione sul retro della fattura di acquisto, subito dopo la dichiarazione di buona provvista. Nel secondo gruppo rientrano i beni da registrare a carico d inventario nel conto corrente amministrativo dell U.A.S. A seguito delle recenti disposizioni in merito all accentramento delle consistenze dei materiali in unico conto amministrativo (ID22/ 302/ ed un solo consegnatario dei materiali per debito di vigilanza presso l U.A.S.) l Organismo dovrà, quando in possesso, anticipare tramite fax la documentazione di spesa, composta da: - fattura; - traduzione della stessa; - atto autorizzativo; - atto dispositivo; - dichiarazione di buona provvista ovvero verbale di collaudo qualora la spesa superi 20.000,00 euro; al fine di consentire al consegnatario dell U.A.S., la registrazione del materiale nell apposito registro di carico/scarico. L U.A.S. restituirà, sempre a mezzo fax, copia delle fatture munite degli estremi dell assunzione in carico, per la conservazione agli atti per cinque anni. Il Distaccamento, ove non effettuato precedentemente, a ricezione del carico contabile del materiale, procederà ad emettere il mandato di pagamento, apponendo sul retro della fattura originale la dicitura materiale assunto in carico sul Conto Amministrativo ID22/ 302 con ordine di carico n del. A chiusura dell esercizio finanziario sarà poi inviato il quaderno di sottocarico con l elenco di tutto il materiale esistente presso ogni Ufficio, per la verifica tra materiale in uso e consistenza d inventario risultante dal medesimo quaderno di sottocarico. Una copia di esso dovrà essere restituita all U.A.S. controfirmata dal sottufficiale utilizzatore, dopo avere effettuato gli opportuni riscontri. 8.2.b Procedure da adottare dagli Organismi per i quali verrà disposto il decentramento in materia di gestione dei materiali. I Comandanti degli Organismi, per i quali verrà disposto il decentramento amministrativo, nominano con l Atto Dispositivo n.1 il Capo Gestione Materiali, il quale tra l altro dovrà tenere il Mod. 5/ M, per la numerazione progressiva annuale degli Ordini di Carico/Scarico direttamente emessi.

La gestione dei materiali avrà luogo con l ausilio del medesimo software GE.MA., adottato dall U.A.S. in versione Distaccamenti, ed in piena aderenza a quanto contenuto nel Libro VII delle I.A.C. al R.A.U., cui si rinviano le disposizioni di dettaglio. Ai fini della chiusura della contabilità annuale ed invio del Mod. 16/ M, il Distaccamento provvede alla chiusura della contabilità al 31.12 dell anno di competenza. Per eventuali approvvigionamenti di materiali, per i quali non fosse possibile procedere al carico contabile entro il 31.12, le relative operazioni ammnistrativo-contabili verranno differite all anno successivo, al fine di consentire l invio del citato Mod. 16/ M all U.A.S., Ente revisore, entro il 20.01 dell anno successivo. Il Conto Amministrativo annuale sarà poi inviato, per il tramite dell U.A.S., alla Direzione di Amministrazione Interforze. 8.3 Procedure per il passaggio gratuito tra consegnatari 8.3.a procedure da adottare per il passaggio tra Organismi sprovvisti di autonomia amministrativa in materia di gestione dei materiali. Il Sottufficiale utilizzatore redige richiesta di passaggio da inoltrarsi all U.A.S. a mezzo di lettera di trasmissione firmata dal Comandante dell Organismo. Poiché i materiali, in tal caso, restano comunque in carico alla medesima dislocazione amministrativa (quella dell U.A.S.) sia che essi siano dislocati presso un Organismo anziché un altro, sarà necessaria solo una variazione nei rispettivi quaderni di sottocarico dell Organismo cedente e di quello acquirente. Pertanto, disposta la variazione, essa sarà notificata ai due Organismi i quali provvederanno a controfirmarla ed a rinviarne una copia all U.A.S. Quindi potrà darsi luogo alla movimentazione fisica del materiale. 8.3.b Procedure da adottare per il passaggio tra Organismi dotati di autonomia amministrativa in materia di gestione dei materiali. In tal caso si rende necessario una vera e propria procedura di scarico / carico dei materiali oggetto del trasferimento, essendo essi annotati su differenti conti amministrativi. Pertanto, il Capo Servizio Amministrativo, dal quale dipende il consegnatario che deve dar corso al trasferimento del materiale, emette ordine di scarico, redigendolo in tre esemplari (Mod. 4/M).

Il consegnatario, ricevuto l ordine, emette in duplice copia la nota di passaggio materiale dalla quale devono risultare in modo inequivocabile: - gli estremi di nomenclatura, stato d uso, quantità e valore dei materiali; - gli estremi delle disposizioni che hanno comportato il movimento; - estremi dell ordine di scarico; e, quindi, procederà al trasferimento del materiale, consegnando all agente ricevente i due esemplari della nota di passaggio. Entro i 5 giorni successivi dalla spedizione il consegnatario trasmetterà al Servizio Amministrativo dell Organismo, dal quale di pende il consegnatario ricevente, i tre esemplari dell ordine di scarico. Il consegnatario ricevente, effettuati gli opportuni controlli, richiederà al Capo Servizio Amministrativo l emissione dell ordine di carico per il materiale ricevuto. Il consegnatario cedente, ricevuta a sua volta, in restituzione, i due esemplari di Mod. 4/ M, li completa della dichiarazione di eseguita operazione di scarico e trasmette alla Direzione di Amministrazione Interforze, per il tramite dell U.A.S., l esemplare ad essa destinato. 8.4 Procedure per il fuori uso 8.4.a Procedure da adottare dagli Organismi sprovvisti di autonomia amministrativa. Il materiale non più idoneo al servizio potrà essere dichiarato fuori uso, ai sensi degli artt. 361 e seguenti del R.A.U. La documentazione prevista dalla normativa vigente per il fuori uso è la seguente: - proposta del consegnatario dei materiali; - verbale di fuori uso della Commissione Tecnica di Accertamento; - preventivo di una ditta attestante il costo della riparazione. La Commissione valuterà poi la non convenienza della riparazione dei beni; - verbale di demolizione e disfacimento del materiale dichiarato fuori uso, ad avvenuta approvazione della dichiarazione di fuori uso. Il Distaccamento invierà all U.A.S., con lettera di trasmissione a firma del Comandante, la richiesta di fuori uso, firmata dal sottufficiale utilizzatore, contenente il numero di codificazione, l esatta denominazione del materiale, il valore del carico unitario e totale, l anno di assunzione in carico. Tale elenco del materiale costituirà la base per formulare la proposta di fuori uso (doc. a) da parte del consegnatario di U.A.S.

La lettera di trasmissione dovrà contemplare anche la proposta dei nominativi che costituiranno i membri della Commissione Tecnica di Accertamento che dovrà essere nominata, a cura dell U.A.S. con proprio atto dispositivo. La proposta di fuori uso che sarà generata dall U.A.S., unitamente al citato atto dispositivo di nomina della C.T.A., sarà inviata, ai sensi del para 102 del Libro VII delle I.A.C. al R.A.U., dal consegnatario dell U.A.S. alla Commissione Tecnica di Accertamento per la prescritta verbalizzazione di rito. La normativa prevede che la citata CTA (para 103) debba essere composta da tre Ufficiali o impiegati civili della carriera direttiva; a tal proposito il Capo Rappresentanza indicherà, nella richiesta, i nominativi dei membri da inserire nella Commissione che sarà successivamente approvata con un atto dispositivo a cura del Capo Servizio Amministrativo di U.A.S. Qualora, tuttavia, non sia possibile costituire una Commissione per indisponibilità presso il Distaccamento di personale di livello / grado previsto, si dovrà procedere alla richiesta di una Commissione Tecnica di Accertamento ai sensi della Circolare di U.A.S. 7/ 520 del 18.05.93 che sarà approvata dal Segretariato Generale II Reparto (tramite l U.A.S.). Gli estremi dell atto (atto dispositivo nel primo caso, atto di nomina nel secondo) dovranno essere menzionati nei verbali di fuori uso. Nel medesimo verbale possono essere inseriti anche più materiali, purché di categoria omogenea, ma entro i seguenti limiti di valore (para 105): se il valore del singolo bene è inferiore ai 25.000,00 euro il fuori uso dovrà essere approvato dal Capo Servizio Amministrativo di U.A.S.; se il valore è tra i 25.000,00 euro e i 100.000,00 euro, dal Capo del II Reparto di Segredifesa; infine se detto valore supera i 100.000,00 euro, l approvazione dovrà pervenire dalla Direzione Generale competente per materia. Come si è chiarito, a corredo del verbale di fuori uso è necessario, per i materiali provvisti di numeri di matricola (quali macchine da scrivere, da calcolo, fotocopiatrici, ecc ) allegare una dichiarazione, rilasciata da una ditta operante nel settore, attestante la non economicità della riparazione del bene. Orientativamente, il bene può essere proposto per il fuori uso qualora il costo della riparazione (per manodopera, parti da sostituire, ecc.) non sia inferiore al 60% - 70 % del suo valore. Il verbale di fuori uso dovrà essere inviato in triplice esemplare all U.A.S. che provvederà ad approvarlo ovvero a predisporlo per l approvazione in base ai limiti di valore di cui sopra. Successivamente un esemplare del verbale approvato sarà restituito, unitamente al buono di versamento attestante lo scarico del materiale dichiarato fuori uso, all Organismo interessato che procederà alla demolizione del materiale e all invio del relativo verbale (sempre in triplice esemplare) all U.A.S. Tale verbale verrà approvato dal Direttore dell U.A.S. e restituito al Distaccamento. Occorre chiarire in questa sede che, allo stato attuale della normativa vigente, nel caso di acquisto di una nuova autovettura di servizio, non è ammessa la permuta di quella dichiarata fuori uso.

Nel caso in cui l autovettura da dichiarare fuori uso debba essere rottamata, l Ufficio deve allegare alla documentazione un preventivo che attesti la spesa necessaria per la rimessa in efficienza dell automezzo. Nel caso di vendita dell autovettura, è necessario, in luogo del suddetto preventivo, un verbale di stima, vale a dire una dichiarazione a firma del Capo Delegazione, che attesti il valore dell usato sul mercato locale. L alienazione potrà essere effettuata solamente alla notifica, da parte di U.A.S., dell autorizzazione della Direzione Generale competente e sarà formalizzata mediante la redazione (a cura del Distaccamento) di un verbale di consegna che, inviato all U.A.S., completerà, insieme alla quietanza di Tesoreria afferente il versamento a proventi del ricavato della vendita dell automezzo, la documentazione dello scarico del bene. 8.4.b Procedure da adottare per il fuori uso per gli Organismi dotati di autonomia gestionale. Per quegli Organismi per i quali è stato disposto il decentramento amministrativo-gestionale e la relativa nomina del Capo Gestione Materiali, si applica in toto quanto previsto al para 103 e seguenti del Libro VII delle I.A.C. al R.A.U. Ne consegue che, in tal caso, il consegnatario, in luogo della richiesta di fuori uso, redigerà, direttamente, la proposta che verrà controfirmata dal Capo Gestione Materiali. Il Comandante dell Organismo provvederà, direttamente, alla nomina della C.T.A. e sarà interessato all approvazione del fuori uso, entro il limite di 25.000,00 unitario. Le richieste di fuori uso per valori unitari superiori dovranno pervenire agli Organi Centrali sopra citati, per il tramite dell U.A.S. Si rinvia a quanto detto nel precedente paragrafo in merito alla permuta e cessione a titolo oneroso di autoveicoli. 8.5. Procedure per denuncia di danni erariali (furti, ammanchi, ecc ). 8.5.a Generalità In merito all accertamento danni e determinazioni per responsabilità amministrative occorre fare una breve premessa. Infatti, l art.23 del Regolamento per l Amministrazione e la Contabilità Generale dello Stato riconosce due forme di responsabilità: - la responsabilità amministrativa;

- la responsabilità contabile; Il primo caso si configura allorquando l inosservanza dolosa o colposa dei dipendenti della P.A. nell esercizio dei propri obblighi di servizio cagionino un danno economico all erario. Il secondo caso si configura invece a carico di tutti coloro che, per l esercizio delle proprie funzioni, hanno avuto un maneggio di denaro o di materie di proprietà dello Stato, anche se limitata ad un singolo fatto. Le conseguenze che ne scaturiscono sono sostanziali, in quanto nel primo caso la prova per l attribuzione della responsabilità è carico dell Amministrazione ed il relativo eventuale addebito va commisurato alla maggiore o minore colposità. Nel secondo caso invece, la responsabilità è assoluta e l agente consegnatario, al di fuori di casi di forza maggiore, risponde di tutti i valori passati per le proprie mani ed incombe a lui l onere di provare che le risultanze contabili trovano esatta coincidenza con le consistenze di fatto, operando una sorta di inversione dell onere della prova rispetto al primo caso. A titolo esemplificativo il Comandante del Distaccamento, in qualità di Comandante dell Ente, assume la responsabilità amministrativa per i danni causati all Amministrazione per sua colpa o negligenza e per l inosservanza degli obblighi attribuitogli dall Ordinamento. Lo stesso assumerà anche una responsabilità contabile se questi è anche detentore di una delle chiavi della cassa di riserva. Le figure, infatti, direttamente implicate nella responsabilità contabile, si individuano, essenzialmente, in: - coloro che detengono una delle chiavi della cassa di riserva oltre che del cassiere che detiene le chiavi della cassa corrente; - il consegnatario dei magazzini per debito di custodia per gli ammanchi di materiali emergenti tra consistenza di fatto e di diritto; - il consegnatario per debito di vigilanza per i materiali ricevuti in consegna e non distribuiti per i quali si dovessero verificare ammanchi; - fiduciari/utilizzatori per i materiali ricevuti in uso, qualora non distribuiti, e per i quali si dovessero verifica ammanchi. Ogni altro danno all erario si configura di natura amministrativa. La responsabilità può essere accertata sia in via amministrativo/gerarchica che in via giurisdizionale. Ogni qualvolta avvengano eventi riconducibili al fatto dell uomo o a causa di forza maggiore da cui possano derivarne danni all erario, il soggetto che è tenuto a rispondere dovrà presentare senza indugio rapporto circostanziato al Comandante del distaccamento.

Questi, alla ricezione del rapporto ovvero di sua iniziativa, allorquando abbia notizia del danno per altro modo, dandone in ogni caso immediata comunicazione del fatto alla Procura Generale della Corte dei Conti, porrà in essere una delle seguenti procedure amministrative secondo l entità del danno. 8.5.b Danni fino ad un ammontare presunto di 300,00. In caso di danni per un importo inferiore a 300,00, il Comandante procede, direttamente, all accertamento del danno e se ufficiale superiore determina l addebito o lo scarico per forza maggiore. Se il Comandate del distaccamento riveste un grado di ufficiale inferiore ovvero, a prescindere dal grado, allorquando dovessero emergere delle responsabilità imputabili anche alla propria persona, questi deve inoltrare una relazione circostanziata all Ufficio Amministrazioni Speciali da cui dipende, che provvederà ad inoltrare la relazione, per il tramite della Direzione di Amministrazione Interforze, al II^ Reparto del Segretariato Generale della Difesa, per le determinazioni di addebito e/o di scarico. 8.5.c Danni superiori ad 300,00 ma inferiori ad 2.500,00. Il Comandante del Distaccamento, avuto notizia del danno, nomina una Commissione di Inchiesta composta da tre Ufficiali o Civili appartenenti a carriere direttive o di concetto, per l accertamento delle cause che hanno prodotto l evento dannoso, l entità del danno e le eventuali responsabilità. Le predette procedure, attinendo direttamente la funzione di Comando, rientrano nelle competenze del Comandante del Distaccamento sia che l Organismo abbia autonomia amministrativa nella gestione dei materiali, che nei casi in cui ne sia privo. Il Comandante è tenuto a comunicare all U.A.S. l atto di nomina della commissione d inchiesta e la relazione prodotta dalla citata Commissione. Esulano dalle sue dirette competenze le seguenti eccezioni, per le quali dovrà essere interessato, a mezzo di rapporto circostanziato, l U.A.S., che investirà del procedimento amministrativo il II^ Reparto del Segretariato Generale della Difesa: a) non sia possibile individuare in seno al medesimo Distaccamento i membri della suddetta Commissione; b) la responsabilità amministrativa si estende a più Organismi posti tutti alle dipendenze amministrative dell U.A.S.; c) possa prevedersi un possibile coinvolgimento di responsabilità nella figura del Comandante; d) il Comandante, come già detto innanzi, riveste un grado di Ufficiale inferiore.

La relazione della Commissione, corredata del parere del Comandante, sarà inoltrata all U.A.S., che la trasmetterà alla Direzione di Amministrazione Interforze per l istruttoria e per l inoltro al II^ Reparto del Segretariato Generale per le determinazioni di competenza. Sarà quest ultimo Ufficio, infatti, l organo deputato all emissione del decreto motivato di addebito nei confronti dei responsabili o di scarico per causa di forza maggiore. 8.5.d Danni superiori a 2.500,00. Il Comandante, avuto notizia del danno, nella sua qualità di Ufficiale di Polizia Giudiziaria, e fatti salvi i casi citati nel precedente paragrafo ai punti a) b) c) e d), nomina la Commissione d Inchiesta per l accertamento delle cause che hanno prodotto l evento dannoso, la determinazione dell entità del danno e l imputabilità di responsabilità. Per i distaccamenti aventi natura interforze, l organo deputato alla nomina della Commissione d Inchiesta è il II^ reparto del Segretariato Generale della Difesa. L Ufficio Amministrazioni Speciali è soggetto legittimato ad attivare direttamente il procedimento, in luogo del Comandante del Distaccamento, qualora si dovesse, altrimenti, avere notizia di danno all erario. La relazione della Commissione di Inchiesta, corredata dei documenti di prova, deve essere inviata dai Comandanti dei Distaccamenti all U.A.S., che l inoltrerà, tramite la D.A.I., alla competente Direzione Generale per l emissione del decreto di scarico per forza maggiore o per l addebito. 8.5.e Notifica dell addebito Impugnazione Procedimento giurisdizionale. L Ufficio Amministrazioni Speciali provvede alla notifica ai soggetti interessati dell addebito e della costituzione in mora. Gli agenti responsabili potranno accettare la determinazione di addebito ovvero non accettare emettendo eventuale ricorso gerarchico. In caso di accettazione l interessato dovrà rilasciarla con dichiarazione in bollo e firma autenticata. L U.A.S. provvederà alla registrazione presso l Ufficio del Registro competente. Qualora il soggetto, riconosciuto il debito, faccia richiesta di rateazione mediante cessione del quinto, il Comandante del Distaccamento inoltrerà la domanda all U.A.S. per le determinazioni del caso. Dell addebito e dell accettazione, ovvero dello scarico per causa di forza maggiore, sarà data notizia alla Procura Giurisdizionale della Corte dei Conti per la regione Lazio, nei confronti della quale resta impregiudicato il proprio diritto a disporre ulteriori accertamenti.

Nel caso di mancata accettazione, con intenzione dei soggetti di contestare l addebito, è possibile di inoltrare ricorso gerarchico solo nel caso in cui l addebito sia stato disposto dal Comandante del Distaccamento. Nel caso di mancata accettazione del provvedimento di addebito, ai sensi dell art.33 del R.A.U., l Organo che ha emesso il provvedimento e cioè: a) Capo Distaccamento per importi inferiori a 300,00; b) Ufficio del Segretario Generale per importi compresi tra 300,00 e 2.500,00; c) Direzione Generale competente per importi superiori a 2.500,00; provvederà a deferire i soggetti responsabili alla Procura Giurisdizionale della Corte dei Conti per la regione Lazio, per l instaurazione del giudizio formale di responsabilità. Si puntualizza che, nelle more delle decisioni della Corte dei Conti, il Comandante del Distaccamento, per il tramite dell U.A.S.,potrà richiedere di operare ritenute precauzionali sulle competenze medesime, nel caso di responsabilità contabile accertata in via amministrativa. Tale misura cesserà, se entro sei mesi dalla data del Decreto Ministeriale, non sia iniziato il suddetto giudizio. Il procedimento, per via giurisdizionale, si conclude con le decisioni definitive emesse dalla Corte dei Conti, uniche ad avere il carattere della definitività. Si precisa, all uopo, che i provvedimenti amministrativi sono sempre provvisori in quanto lasciano integre le facoltà della Corte dei Conti in merito, e, solo l archiviazione delle risultanze del procedimento amministrativo, attribuisce loro carattere di definitività. L eventuale addebito sanzionato dalla Corte dei Conti, sarà notificato a cura dell U.A.S. al responsabile per la successiva definitiva esecuzione. 8. CONSERVAZIONE DEL CARTEGGIO AMMINISTRATIVO. Il carteggio amministrativo non classificato, va di regola conservato per cinque anni. La normativa attualmente vigente, però, prevede in alcuni casi termini maggiori, Così, gli ordini di pagamento e di riscossione, con la relativa documentazione giustificativa, devono essere conservati di massima per dieci anni mentre i contratti vengono conservati in perpetuo. Si ritiene che nel caso in cui la documentazione allegata agli ordini di pagamento e di riscossione sia conservata in Italia, il termine da tenere presente sia quello di anni cinque. Qualora si ritenga necessario procedere alla distruzione della documentazione, decorsi i termini previsti, si dovrà procedere alla nomina di una commissione, la quale avrà cura di redigere un elenco dettagliato dei documenti da eliminare.