PROCEDURE DELIBERATIVE IN TEMA DI ATTIVITÀ DI RISCHIO E CONFLITTI DI INTERESSE NEI CONFRONTI DI SOGGETTI COLLEGATI Versione 2.0 Approvata dal Consiglio di Amministrazione in data 19/12/2012 1
Sommario: 1. Premessa... 3 2. Identificazione dei soggetti collegati... 4 3. Identificazione delle operazioni con soggetti collegati... 6 4. Individuazione degli Amministratori indipendenti per le operazioni con soggetti collegati... 7 5. Procedure deliberative... 9 6. Operazioni ordinarie... 11 7. Operazioni di competenza dell assemblea... 12 8. Quadro sinottico delle procedure deliberative... 13 9. Operazioni rientranti anche nell ambito di applicazione dell art. 136 del TUB... 14 10. Delibere quadro... 14 11. Ulteriori presidi... 15 12. Adozione delle procedure deliberative e del Regolamento Interno per le operazioni con soggetti collegati... 15 2
1. Premessa La disciplina delle operazioni con parti correlate contenuta nel Titolo V, Capitolo 5 della Circolare 263 del 2006 di Banca d Italia (di seguito anche Disposizioni ) mira a presidiare il rischio che la vicinanza di taluni soggetti ai centri decisionali di una banca possa compromettere l imparzialità e l oggettività delle decisioni relative alla concessione di finanziamenti e ad altre transazioni nei loro confronti, con possibili distorsioni nel processo di allocazione delle risorse, esposizione della banca a rischi non adeguatamente misurati o presidiati, potenziali danni per depositanti e azionisti. A tal fine, l Autorità di Vigilanza dispone con le citate Disposizioni che le banche si dotino di un sistema di presidi per la gestione di tali fattispecie. In tale ambito, la Sezione III della normativa in argomento definisce sia l iter di definizione delle procedure deliberative, sia un insieme di regole minimali alla base delle procedure per il compimento delle operazioni con soggetti collegati. Obiettivo del presente documento è quello di disciplinare le procedure deliberative - in termini di soggetti coinvolti nel processo deliberativo e attività attribuite ai medesimi - di cui la Banca si dota al fine di preservare l integrità dei processi decisionali nelle operazioni con parti correlate e soggetti connessi (di seguito, collettivamente, soggetti collegati). Le principali definizioni riportate dalla disciplina in esame, rilevanti ai fini del presente documento in riferimento alla specifica realtà della Banca (per una disamina completa delle definizioni si rinvia al Titolo V, Capitolo 5 della circolare 263/2006), sono di seguito riportate: Esponenti aziendali: i componenti gli organi di amministrazione e controllo della Banca, il Direttore Generale e chi svolge cariche comportanti l esercizio di funzioni equivalenti a quella di Direttore Generale (a tal riguardo la Banca fa rientrare nel novero degli esponenti aziendali tutti i Responsabili di Direzione); Amministratore indipendente: l amministratore, che non sia controparte nelle operazioni, o soggetto collegato, e non abbia interessi nelle operazioni ai sensi dell art. 2391 c.c., in possesso dei requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza determinati ai sensi dell art. 26 del D.Lgs 1 settembre 1993, n. 385, oltre che dall art. 31 dello Statuto della Banca, privo di deleghe esecutive e destinatario dei compiti attribuiti all amministratore indipendente dalle Disposizioni; Amministratore indipendente supplente: l Amministratore munito dei medesimi requisiti di quello indipendente che lo sostituisce nel caso in cui il precedente sia assente, impedito o privo del requisito di indipendenza per la specifica operazione; Parte correlata: i soggetti di seguito indicati, in virtù delle relazioni intrattenute con la banca: 1. l esponente aziendale; 2. il partecipante; 3. il soggetto, diverso dal partecipante, in grado di nominare, da solo, uno o più componenti dell organo con funzione di gestione o dell organo con funzione di supervisione strategica, anche sulla base di patti in qualsiasi 3
forma stipulati o di clausole statutarie aventi per oggetto o per effetto l esercizio di tali diritti o poteri; 4. una società o un impresa anche costituita in forma non societaria su cui la banca o una società del gruppo bancario è in grado di esercitare il controllo o un influenza notevole. Alla luce della definizione e tenuto conto della tipicità della Banca, si considerano quali parti correlate gli esponenti aziendali e le società o le imprese su cui la banca o una società del gruppo è in grado di esercitare il controllo o un influenza notevole ; Stretti familiari: i parenti fino al secondo grado ed il coniuge o il convivente more uxorio di una parte correlata, nonché i figli di questo. Soggetti connessi: o le società e le imprese, costituite anche in forma non societaria, controllate da una parte correlata; o gli stretti familiari di una parte correlata e le società o le imprese controllate da questi; In conformità con quanto dispone la normativa di Banca d Italia, sono altresì censiti come stretti familiari di una parte correlata, per quanto non si tratti di soggetti collegati ai sensi delle Disposizioni, anche gli affini fino al secondo grado, le cui informazioni sono mantenute esclusivamente per eventuali richieste dell Autorità di Vigilanza. 2. Identificazione dei soggetti collegati Vista la definizione di parte correlata come sopra riportata dalle Disposizioni di Vigilanza di Banca d Italia, e tenuto conto delle caratteristiche della Banca di Bologna, banca di credito cooperativo ad azionariato diffuso, la Banca, ai fini della presente disciplina, delimita il perimetro delle parti correlate ai soggetti contemplati nei punti 1 (esponenti aziendali) e 4 (società su cui la Banca esercita il controllo o un influenza notevole), non trovando applicazione, in considerazione della tipicità della Banca, le definizioni di partecipante e di soggetto, diverso dal partecipante, in grado di nominare, da solo, uno o più componenti dell organo con funzione di gestione o dell organo con funzione di supervisione strategica. La Banca identifica il perimetro dei soggetti collegati (intesi come l insieme costituito da una parte correlata e da tutti i soggetti ad essa connessi) sulla base delle informazioni disponibili, facendo riferimento: alle dichiarazioni che gli esponenti aziendali sono tenuti a rendere, all atto della nomina e a seguito delle modifiche delle situazioni pregresse; alle informazioni eventualmente acquisite in fase di apertura di nuovi rapporti e, successivamente, in occasione del rinnovo del fido o della revisione dei contratti; alle informazioni in possesso della Banca, anche ricavate da eventuali provider esterni. E in capo alle parti correlate l obbligo di cooperare con la Banca al fine di consentire un censimento corretto, completo e tempestivamente aggiornato per quanto attiene all individuazione dei soggetti connessi; la violazione di tale obbligo potrebbe comportare il 4
delinearsi dei profili di responsabilità ai sensi dell art. 137 TUB (mendacio e falso bancario). Viste le Disposizioni di Banca d Italia che stabiliscono: Il compito di individuare le relazioni intercorrenti tra le proprie controparti e tra queste e la banca, ovvero la capogruppo e le società del gruppo, da cui possa derivare la qualificazione di una controparte come parte correlata o soggetto connesso, è attribuito alla medesima funzione incaricata di seguire il fenomeno dei gruppi economici ai fini del controllo sui grandi rischi, viene attribuito al Responsabile della Direzione Crediti il compito di curare la tenuta dell elenco dei soggetti collegati, verificando la pronta, completa e accurata rilevazione e aggiornamento delle informazioni acquisite. Il Responsabile della Direzione Crediti si avvale della collaborazione dei Servizi Segreteria di Direzione Affari Societari e Comunicazione e Segreteria Crediti, ciascuna secondo le rispettive competenze. In particolare, viene attribuito al Servizio Segreteria di Direzione Affari Societari e Comunicazione il compito di curare i rapporti con gli esponenti aziendali, raccogliendo le informazioni utili ai fini del censimento delle parti correlate nel sistema informativo, di competenza del Servizio Segreteria Crediti. Le informazioni sui soggetti collegati devono essere correlate con quelle già censite in osservanza delle prescrizioni ex art. 136 TUB e IAS 24. 5
3. Identificazione delle operazioni con soggetti collegati Costituisce operazione con soggetti collegati, ai sensi delle Disposizioni, la transazione con soggetti collegati che comporta assunzione di attività di rischio, trasferimento di risorse, servizi o obbligazioni, indipendentemente dalla previsione di un corrispettivo, ivi incluse le operazioni di fusione e di scissione. Non si considerano operazioni con soggetti collegati: - quelle effettuate tra componenti di un gruppo bancario quando tra esse intercorre un rapporto di controllo totalitario, anche congiunto; - i compensi corrisposti agli esponenti aziendali, se conformi alle disposizioni di vigilanza in materia di sistemi di incentivazione e remunerazione delle banche; - le operazioni di trasferimento infragruppo di fondi o di collateral poste in essere nell ambito del sistema di gestione del rischio di liquidità a livello consolidato; - le operazioni da realizzare sulla base di istruzioni con finalità di stabilità impartite dalla Banca d Italia, ovvero sulla base di disposizioni emanate dalla capogruppo per l esecuzione di istruzioni impartite dalla Banca d Italia nell interesse della stabilità del gruppo. Al fine di individuare l ambito di applicazione delle presenti procedure deliberative è necessario classificare le diverse tipologie di operazioni con soggetti collegati sulla base delle relative caratteristiche. Le operazioni con soggetti collegati si distinguono in: i. operazioni di maggiore rilevanza, ossia le operazioni il cui controvalore è superiore alla soglia del 5% in rapporto al valore di riferimento applicabile in funzione della tipologia di operazione 1. Sono altresì da considerare operazioni di maggiore rilevanza le operazioni aventi caratteristiche omogenee o 1 Le disposizioni individuano come operazioni di maggiore rilevanza quelle in cui sia superata la soglia del 5% per uno dei seguenti indici (applicabili a seconda della specifica operazione): i. Indice di rilevanza del controvalore: è il rapporto tra il controvalore dell operazione e il patrimonio di vigilanza tratto dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto). Il controvalore dell operazione si determina come di seguito specificato: se le condizioni economiche dell operazione sono determinate, il controvalore dell operazione è: o per le componenti costituite da strumenti finanziari, il fair value determinato, alla data dell operazione, in conformità ai principi contabili internazionali adottati con Regolamento (CE) n.1606/2002; o per le operazioni di finanziamento o di concessione di garanzie, l importo massimo erogabile; o per le altre componenti, l ammontare pagato alla/dalla controparte contrattuale; se le condizioni economiche dell operazione dipendono in tutto o in parte da grandezze non ancora note, il controvalore dell operazione è il valore massimo ricevibile o pagabile ai sensi dell accordo. ii. Indice di rilevanza dell attivo: utilizzato solo nei casi di operazioni di acquisizione, fusione e scissione, è il rapporto tra il totale attivo dell entità oggetto dell operazione e il totale attivo della Banca dall ultimo stato patrimoniale disponibile. Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società, che hanno effetti sull area di consolidamento, il valore del numeratore è il totale attivo della partecipata, indipendentemente dalla percentuale di capitale oggetto di disposizione. Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che non hanno effetti sull area di consolidamento, il valore del numeratore è: in caso di acquisizioni, il controvalore dell operazione maggiorato delle passività della società acquisita eventualmente assunte dall acquirente; in caso di cessioni, il corrispettivo dell attività ceduta. Per le operazioni di acquisizione e cessione di altre attività (diverse dall acquisizione di una partecipazione), il valore del numeratore è: in caso di acquisizioni, il maggiore tra il corrispettivo e il valore contabile che verrà attribuito all attività; in caso di cessioni, il valore contabile dell attività. 6
realizzate in esecuzione di un disegno unitario, concluse nel corso del medesimo esercizio con il medesimo soggetto collegato, le quali, pur non qualificabili singolarmente come operazioni di maggiore rilevanza, superino, ove cumulativamente considerate, le soglie di rilevanza identificate. ii. iii. operazioni di minore rilevanza, ossia le operazioni diverse da quelle di maggiore rilevanza; operazioni ordinarie, ossia operazioni di minore rilevanza rientranti nell ordinaria operatività della Banca e concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard; che, per oggetto, semplicità dello schema economico contrattuale e oggettività delle condizioni, rientrano nella ordinaria operatività della Banca; I principali parametri da valutare, pertanto, sono: condizioni: sono operazioni ordinarie quelle le cui condizioni appaiono in linea con quelle normalmente applicate alla clientela. In tale prospettiva, i principali parametri da valutare sono: tassi di interesse, pareri, perizie e, in generale, condizioni usualmente praticate nei confronti di parti non correlate per operazioni di analoga natura e rischio; importo: sono operazioni ordinarie quelle il cui importo non è significativamente superiore a quello di operazioni di analoga natura e rischio; tipologia: sono operazioni ordinarie quelle che risultano in linea con l ordinaria operatività della Banca; frequenza: sono operazioni ordinarie quelle che si ripetono in modo regolare e continuativo nel tempo. iv. operazioni di importo esiguo, ossia le operazioni il cui controvalore non eccede la soglia di 250.000 Euro. Conformemente a quanto stabilito dalla normativa della Banca d Italia, rientrano nell ambito di applicazione delle presenti procedure deliberative le operazioni con soggetti collegati di maggiore e di minore rilevanza, incluse le operazioni a carattere ordinario. Con riferimento a tale ultima tipologia di operazione, le procedure, in adesione alla facoltà prevista dalla Banca d Italia, disciplinano un iter semplificato. Sono escluse dall ambito di applicazione delle presenti procedure le operazioni di importo esiguo, ossia quelle operazioni concluse con soggetti collegati il cui controvalore non è superiore ai 250.000 euro. 4. Individuazione degli Amministratori indipendenti per le operazioni con soggetti collegati Le Disposizioni di Vigilanza attribuiscono un ruolo rilevante all Amministratore Indipendente, coinvolto nella fase pre-deliberativa e chiamato ad esprimersi con un parere motivato in sede di delibera. In particolare all Amministratore Indipendente spetta: 7
la formulazione di pareri analitici e motivati nonché vincolanti sulla complessiva idoneità delle presenti procedure e dei successivi aggiornamenti a conseguire gli obiettivi della Disciplina; l esame in fase pre-deliberativa delle operazioni con soggetti collegati, individuando e rappresentando eventuali lacune o inadeguatezze ai soggetti competenti a deliberare; il coinvolgimento nelle fasi delle trattative e di istruttoria in caso di operazioni di maggiore rilevanza, attraverso la ricezione di un flusso informativo completo e tempestivo e con la facoltà di richiedere informazioni nonché di formulare osservazioni agli Organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione di dette fasi; la formulazione di pareri preventivi e motivati nel caso di operazioni con soggetti collegati poste in essere dalla Banca in merito all interesse della stessa al compimento di tali operazioni, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni; esprimere analoghi pareri in fase di adozione delle cd. delibere quadro. Per assicurare la corretta valutazione delle operazioni della specie senza pregiudicare la necessaria tempestività del processo pre-deliberativo e deliberativo, il Consiglio di Amministrazione, nella seduta del 26.06.2012, ha individuato l amministratore Tabellini Giorgio quale Amministratore indipendente titolare e l amministratore Filetti Bruno, munito dei medesimi requisiti del precedente, quale Amministratore indipendente supplente qualora il primo sia impedito o privo del requisito di indipendenza per la specifica operazione. Il presente documento attribuisce all Amministratore Indipendente il compito di presidiare le tematiche relative alle operazioni con soggetti collegati, nei limiti del ruolo attribuito all Amministratore indipendente dalle Disposizioni di Vigilanza. Per le finalità connesse al proprio ruolo, all Amministratore indipendente è attribuito, previo parere di congruità espresso dal Collegio Sindacale, un budget annuale da parte del Consiglio di Amministrazione. Per completezza, di seguito si richiama il ruolo, strettamente interrelato con quello dell Amministratore Indipendente e altrettanto rilevante, attribuito al Collegio Sindacale, al quale spetta, in particolare: la formulazione di pareri analitici e motivati, nonché vincolanti sulla complessiva idoneità delle presenti Politiche e dei successivi aggiornamenti a conseguire gli obiettivi della Disciplina; la formulazione di pareri preventivi e motivati, non vincolanti, nel caso di operazioni con soggetti collegati di maggior rilevanza per le quali l Amministratore Indipendente abbia preventivamente espresso un parere negativo o condizionato a rilievi. 8
5. Procedure deliberative Ogni qualvolta la Banca intenda porre in essere o rivedere operazioni con soggetti collegati, l Unità Organizzativa competente, dopo aver individuato che l operazione rientri nel perimetro applicativo delle disposizioni, ne identifica la tipologia al fine di determinare lo specifico iter deliberativo da seguire o accertare la presenza di eventuali casi di esenzione. Si stabilisce sin da ora che per tutte le tipologie di operazioni, sia per quelle assoggettabili alla sola disciplina delle parti correlate sia per quelle rientranti nella disciplina dei soggetti collegati e nella disciplina di cui all art. 136 TUB, l organo deliberante è il Consiglio di Amministrazione. Restano ferme tutte le opportune differenze procedurali previste a seconda che trattasi di operazioni di minore o maggiore rilevanza, come dettagliato nei paragrafi successivi. Fase pre-deliberativa (o istruttoria) L Unità Organizzativa impattata, verificato che l operazione non rientri nei casi di esenzione, deve predisporre uno specifico flusso informativo, completo e tempestivo, con riguardo alla stessa che contenga, perlomeno, le seguenti informazioni: la natura della controparte e la ragione della rilevanza ai fini delle presenti procedure; la tipologia di operazione, le caratteristiche, le modalità e i termini relativi; le motivazioni e gli interessi dell operazione e gli effetti di essa dal punto di vista patrimoniale, economico e finanziario; le condizioni economiche: o nel caso l istruttoria concluda che l operazione presenta condizioni economiche equivalenti a quelle di mercato, praticate nei confronti di parti non correlate di corrispondente natura e rischio, la documentazione acquisita deve contenere elementi di idoneo riscontro; o in ogni altro caso, pur operandosi nell ambito di condizioni di reciproca convenienza per i contraenti, devono essere motivate le condizioni applicate e le ragioni della loro convenienza e correttezza, tenuto conto del complesso delle circostanze, delle caratteristiche peculiari dell operazione e dell interesse della Banca; gli eventuali fattori di rischio per la Banca. L Unità Organizzativa impattata, per il tramite del Servizio Segreteria di Direzione Affari Societari e Comunicazione, invia all Amministratore Indipendente le informazioni richiamate ai fini del rilascio del parere previsto dalla Disciplina. L Amministratore Indipendente ha la facoltà di richiedere ulteriori informazioni che ritenga necessarie e di formulare eventuali osservazioni ai soggetti incaricati di svolgere la fase dell istruttoria. A tal proposito, l Amministratore colloquia con l Unità Organizzativa 9
impattata, che è responsabile di predisporre ogni informazione o documentazione integrativa eventualmente richiesta a supporto del processo decisionale di competenza dell Amministratore Indipendente. L Amministratore Indipendente rilascia il proprio parere preventivo, motivato e non vincolante, sull interesse della Società al compimento dell operazione, nonché sulla convenienza e correttezza sostanziale delle relative condizioni; l Amministratore ha facoltà di rappresentare le eventuali lacune o inadeguatezze riscontrate nella fase istruttoria ai soggetti competenti a deliberare. In questa fase, l Amministratore Indipendente ha la facoltà di farsi assistere, a spese della società, dal supporto di uno o più esperti di propria scelta nei limiti del budget di spesa dalla stessa attribuito. L Amministratore Indipendente formula il parere sull operazione nel rispetto dei tempi comunque stabiliti dalle normali procedure adottate, per consentire al Consiglio di Amministrazione di disporre di adeguate informazioni sull operazione e di procedere alla relativa delibera tenuto conto delle tempistiche di realizzazione dell operazione. L Amministratore trasmette il parere, per il tramite del Servizio Segreteria di Direzione Affari Societari e Comunicazione, all Unità Organizzativa impattata, che predispone tutte le attività necessarie per l inoltro della documentazione al Consiglio di Amministrazione. In caso di operazioni di maggiore rilevanza, in aggiunta rispetto alla procedura prevista per le operazioni di minore rilevanza, è previsto quanto segue: - l Amministratore Indipendente riceve dall Unità Organizzativa impattata, per il tramite del Servizio Segreteria di Direzione Affari Societari e Comunicazione, notizia tempestiva dell avvio delle trattative e un flusso informativo completo e tempestivo già nella fase istruttoria. Egli ha, infatti, facoltà di richiedere ulteriori informazioni e di formulare osservazioni agli organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell'istruttoria, con particolare riferimento alla natura della correlazione, alle modalità esecutive dell operazione e relative condizioni, anche economiche, per la sua realizzazione, al procedimento valutativo seguito, all interesse e alle motivazioni sottostanti e agli eventuali rischi per la Società. L Amministratore rende noto all Unità Organizzativa impattata la sua intenzione a partecipare alla fase delle trattative, formulando, se del caso, le sue osservazioni; - per tali operazioni, qualora l Amministratore Indipendente abbia espresso parere negativo o condizionato a rilievi, è richiesto un parere preventivo, non vincolante, anche al Collegio Sindacale. In tale evenienza: l Unità Organizzativa impattata, per il tramite del Servizio Segreteria di Direzione Affari Societari e Comunicazione, rende apposita informativa sull operazione al Collegio Sindacale con congruo anticipo rispetto alla delibera; I Unità Organizzativa impattata, per il tramite del Servizio Segreteria di Direzione Affari Societari e Comunicazione, trasmette al Consiglio di Amministrazione i pareri rispettivamente formulati dall Amministratore Indipendente e dal Collegio Sindacale. 10
Fase deliberativa La delibera delle operazioni con soggetti collegati deve fornire adeguata motivazione in merito a: l opportunità e la convenienza economica dell operazione per la Banca; le ragioni di eventuali scostamenti, in termini di condizioni economico-contrattuali e di altri profili caratteristici dell operazione, rispetto a quelli standard o di mercato. Elementi idonei a supporto di tale motivazione devono risultare dalla documentazione a corredo della delibera; le ragioni per cui essa viene comunque assunta in caso di parere negativo o condizionato a rilievi formulati da parte all amministratore indipendente, e un puntuale riscontro alle osservazioni formulate dall Amministratore Indipendente. A tal proposito, è stato integrato il modulo della delibera, inserendo anche un campo dedicato alle motivazioni per cui la stessa viene assunta. Per tutte le operazioni, sia di minore sia di maggiore rilevanza, la competenza a deliberare è esclusivamente rimessa al Consiglio di Amministrazione (salvo, nel caso delle operazioni di maggiore rilevanza, che la legge o lo Statuto ne attribuiscano la competenza all Assemblea). In caso di operazioni di maggiore rilevanza, il parere dell Amministratore Indipendente e l eventuale parere richiesto al Collegio Sindacale vengono trasmessi al Consiglio di Amministrazione e allegati alla delibera. I riferimenti inerenti a eventuali operazioni di maggiore rilevanza deliberate nonostante l Amministratore Indipendente e/o il Collegio Sindacale abbiano espresso parere negativo o formulato rilievi, devono essere portati annualmente a conoscenza dell Assemblea dei Soci. 6. Operazioni ordinarie Nell ambito delle operazioni di minore rilevanza, con riguardo alle operazioni ordinarie, in esercizio della deroga prevista dalla normativa, le operazioni ordinarie sono escluse dal perimetro applicativo delle procedure deliberative (fase istruttoria e fase deliberativa). La Banca definisce che, al verificarsi delle condizioni attestanti il carattere ordinario delle operazioni, (riconducibilità all ordinaria attività, oggettività delle condizioni, semplicità dello schema economico-contrattuale, contenuta rilevanza quantitativa e tipologia di controparte), secondo le regole contenute nell apposito Regolamento interno delle operazioni con soggetti collegati (parti correlate), l operazione, una volta compiuta, viene portata al Consiglio di Amministrazione con periodicità trimestrale, per la successiva ratifica. 11
7. Operazioni di competenza dell assemblea Nel caso in cui la competenza a deliberare operazioni con soggetti collegati venga rimessa, per legge o per statuto, all Assemblea dei soci, le medesime regole previste dalle procedure deliberative sopra illustrate sono applicate alla fase di proposta che l organo amministrativo presenta all Assemblea. 12
8. Quadro sinottico delle procedure deliberative Di seguito si rappresentano sinteticamente le procedure deliberative definite in funzione delle diverse tipologie di operazione: Fase Predeliberativa Deliberativa Sotto fase Coinvolgimento Amministratore Indipendente nella fase delle trattative e dell istruttoria Informativa verso Amministratore Indipendente Importo esiguo Tipologia operazione Ordinarie 2 Minore rilevanza Maggiore rilevanza Eventuale assistenza Rappresentazione eventuali lacune all organo deliberante Formulazione da parte degli Amministratore Indipendente di un parere preventivo all Organo deliberante Definizione di un adeguata motivazione alla delibera Informativa verso il Consiglio di Amministrazione sulle operazioni concluse Assunzione deliberazione da parte del Consiglio di Amministrazione Richiesta parere preventivo al Collegio Sindacale, in caso di parere negativo o condizionato da parte dell Amministratore Indipendente Informativa almeno annuale verso l Assemblea sulle operazioni con parere negativo dell Amministratore Indipendente / Collegio Sindacale 2 Nel caso di operazioni ordinarie, le procedure possono limitarsi a prevedere che: a) la delibera contenga elementi che comprovino il carattere ordinario dell operazione e b) vi siano flussi informativi idonei a consentire un adeguato monitoraggio su queste operazioni. 13
9. Operazioni rientranti anche nell ambito di applicazione dell art. 136 del TUB Per le operazioni poste in essere con soggetti collegati che siano Esponenti Bancari o soggetti ad essi riferibili, laddove ricadano anche nell ambito di applicazione dell art. 136 TUB, la Banca applica le seguenti procedure: - con riferimento alla fase pre-deliberativa, all Amministratore Indipendente viene fornita, con congruo anticipo, un adeguata informativa sull operazione oggetto di delibera. Allo stesso deve essere inoltre riconosciuta la facoltà di farsi assistere, a spese della società, da uno o più esperti di propria scelta. L Amministratore Indipendente individua le lacune / inadeguatezze relative alla fase pre-deliberativa e le rappresenta ai soggetti competenti a deliberare. In caso di operazioni di maggiore rilevanza, l Amministratore Indipendente è coinvolto anche nella fase delle trattative e dell istruttoria almeno attraverso la ricezione di un flusso informativo completo e tempestivo e ha la facoltà di richiedere informazioni e di formulare osservazioni agli organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell istruttoria. - con riferimento alla delibera, la stessa è soggetta all iter stabilito dal citato articolo 136 del TUB (approvazione del Consiglio di Amministrazione all unanimità degli aventi diritto di voto, con il parere favorevole di tutti i membri del Collegio Sindacale). 10. Delibere quadro Le Disposizioni di Vigilanza prevedono la possibilità di adottare apposite delibere quadro per categorie di operazioni omogenee e sufficientemente determinate; le delibere quadro devono essere assunte nel rispetto di regole conformi alle disposizioni di cui ai precedenti paragrafi e non possono coprire un periodo di tempo superiore ad 1 anno; esse riportano tutti gli elementi informativi prevedibili delle operazioni a cui fanno riferimento. Sull attuazione delle delibere-quadro deve essere data completa informativa, almeno trimestrale, all organo con funzione di supervisione strategica. L adozione della delibera segue l iter procedurale previsto nel presente regolamento; ai fini della distinzione tra procedure applicabili (operazioni di maggiore vs. minore rilevanza), la delibera definisce il prevedibile ammontare massimo delle operazioni oggetto della stessa, cumulativamente considerate. La delibera è inoltre sottoposta al parere preventivo dell Amministratore Indipendente, in funzione del prevedibile ammontare massimo, cumulativamente considerato, delle operazioni da realizzare. Le singole operazioni con soggetti collegati effettuate nell ambito della singola delibera quadro non sono assoggettate all iter deliberativo previsto dalle presenti procedure e sono autorizzate direttamente dagli uffici competenti, nel rispetto del sistema delle deleghe. Un operazione inizialmente riconducibile a una delibera quadro che non rispetti i requisiti di specificità, omogeneità e determinatezza alla base della stessa delibera non potrà 14
essere compiuta in esecuzione di quest ultima. All operazione si applicheranno, pertanto, le regole stabilite in via generale per ciascuna operazione con soggetti collegati. Nell esercizio della facoltà attribuite dalla Banca d Italia, e in linea con la delibera quadro già adottata ai sensi dell art. 136 TUB in materia di obbligazioni degli esponenti aziendali, la Banca provvede alla definizione e successiva adozione di una delibera quadro concernente le operazioni concluse con soggetti collegati nei tali ambiti: Sconfinamenti, Esorbiti Fidi per carte di credito e bancomat, Variazione delle sole condizioni economiche sui rapporti. La Banca definisce inoltre nella delibera i limiti (minimo e massimo) e le caratteristiche di ciascuna operazione riconducibile alla delibera quadro. Si precisa sin da ora che la possibilità di variazione di condizioni e spese nei confronti dei soggetti collegati deve avvenire entro i limiti minimo e massimo definiti dalla Banca e che si attestano, comunque, nella media delle condizioni di mercato applicate alla clientela primaria. Sull attuazione delle delibere-quadro viene data completa informativa, trimestralmente, al Consiglio di Amministrazione. 11. Ulteriori presidi Le operazioni con soggetti collegati, anche dopo la loro deliberazione da parte degli organi competenti, possono essere soggette a condizionamenti che possono inficiare l integrità e la trasparenza delle decisioni e iniziative inerenti. Pertanto, quando un operazione già posta in essere dia successivamente luogo a perdite, passaggi a sofferenza, accordi transattivi giudiziali o extra-giudiziali, le relative delibere da parte degli organi competenti dovranno essere prese in osservanza e aderenza alle procedure deliberative volta per volta applicabili stabilite nei paragrafi precedenti. 12. Adozione delle procedure deliberative e del Regolamento Interno per le operazioni con soggetti collegati Le presenti procedure sono state approvate dal Consiglio di Amministrazione della Banca nella seduta del 19/12/2012, acquisito il parere vincolante da parte dell Amministratore indipendente e del Collegio Sindacale, espressivo del giudizio in merito alla complessiva idoneità delle procedure a presidiare il rischio che la vicinanza di taluni soggetti ai centri decisionali della Banca possa compromettere l oggettività e l imparzialità delle decisioni relative alla concessione di finanziamenti e ad altre transazioni nei confronti dei medesimi soggetti 15
Nella formulazione del parere citato, l Amministratore indipendente e il Collegio Sindacale si sono avvalsi delle risultanze delle analisi elaborate dalle strutture interne alla Banca, ciascuna secondo le proprie competenze, in merito alle soluzioni organizzative e procedurali proposte e alla rispondenza delle stesse agli obiettivi della normativa. In particolare, la funzione Compliance ha verificato la conformità delle presenti procedure alle finalità e ai contenuti della normativa della Banca d Italia. Il Servizio Organizzazione assicura la messa in opera delle procedure operative interne e la pronta diffusione dei riferimenti necessari alla definizione della rilevanza delle operazioni da parte delle unità organizzative competenti. Le presenti procedure e gli eventuali aggiornamenti successivi sono pubblicate sul sito internet della Banca e sono applicate a partire dal 1 gennaio 2013. Nell adempimento degli obblighi previsti dalle Disposizioni di Vigilanza prudenziale di Banca d Italia (circ. 263/2006) e in attuazione delle presenti procedure deliberative, la Banca di Bologna adotta il Regolamento interno delle operazioni con soggetti collegati al fine di identificare: i criteri per l identificazione dei soggetti collegati; i criteri per la rilevazione delle operazioni con soggetti collegati e in particolare quelle da considerare di maggiore rilevanza; le regole riguardanti le fasi dell istruttoria, della trattativa e della deliberazione delle operazioni, distinguendo tra maggiore e minore rilevanza e chiarendo, in particolare, le modalità di coinvolgimento dell amministratore indipendente; i casi di deroga o esenzione; i presidi da applicare alle operazioni concluse qualora esse diano luogo a perdite, passaggi a sofferenza, accordi transattivi giudiziali o extragiudiziali, al fine di assicurare, essendo anche questa fase oggetto di possibili condizionamenti, l integrità e la trasparenza delle decisioni assunte; i compiti delle Funzioni di Controllo; gli obblighi informativi e di vigilanza. Il Regolamento entra in vigore il 1 gennaio 2013. 16