SISTEMA DI GESTIONE ETICA AZIENDALE Approvato dal Consiglio di Amministrazione di il 14 marzo 2014 Premessa ETIFOR è un azienda che offre servizi specializzati nell ambito della Responsabilità Sociale applicata al settore forestale e ambientale, operando in quattro aree strategiche: Certificazione Forestale e Filiere Cambiamento Climatico e Servizi Ambientali Cooperazione internazionale Sviluppo Rurale L azienda si è costituita secondo un idea di etica che si traduce nel rispetto per l ambiente e per la diversità culturale, nell intento di rendere la passione per la gestione sostenibile delle risorse naturali il proprio oggetto sociale., coerentemente alla propria mission e vision aziendale, ha deciso di dotarsi di un sistema di gestione etica interno. Il presente documento descrive i principi etici generali, i piani d azione e il sistema di monitoraggio per il miglioramento continuo 1. ETIFOR si impegna a promuovere la conoscenza del Codice Etico a tutto il personale, clienti e collaboratori. Provvederà inoltre ad accompagnare i principi guida generali con azioni di incentivazione e promozione degli stessi, preferendo un approacio bottom up ed evitando l imposizione top-down. A tal proposito questo documento rimane aperto ad integrazioni e suggerimenti da parte di tutti gli Stakeholder. Principi Generali del Codice Etico ha elaborato il proprio Codice Etico aziendale attraverso un processo di consultazione interna, coinvolgendo soci, amministratori, collaboratori e dipendenti. Dal processo di consultazione sono emerse 5 categorie di principi di riferimento per la conduzione aziendale etica: 1. Il sistema di Monitoraggio e Valutazione sarà implementato a partire dal 2015, sucessivamente ad una prima revisione del piano d azione. 1
Trasparenza e legalità Qualità della vita Efficienza e professionalità Pari opportunità Responsabilità ambientale Successivamente è stata effettuata un analisi degli stakeholder (diretti e indiretti, interni ed esterni) dalla quale sono scaturite tre macro-categorie di parti interessate: Soci, amministratori, dipendenti e collaboratori Clienti, fornitori e partner La società globale e la comunità locale Infine sono stati incrociati i principi con i gruppi di stakholder, elaborando una serie di intenti specifici che guideranno il piano di azione e il sistema di miglioramento continuo dell azienda. La Tabella 1 illustra l elenco degli intenti suddivisi per principi e categorie di stakeholder. Per assicurare l implementazione effettiva degli intenti, è stato creato un piano d azione che individua le attività concrete da mettere in pratica, identificando responsabilità e tempistiche. Ogni piano d azione è quindi associato ad un piano di monitoraggio e valutazione. 2
Tabella 1: Carta dei principi e degli intenti Principi Soci, Amministratori e Dipendenti Clienti, Fornitori e Partner Società A) Trasparenza e legalità B) Qualità della vita C) Efficienza e professionalità 1. Promuovere forme di collaborazione a norma di legge, rispettando tutte le norme in materia di contratti, sicurezza nei luoghi di lavoro e assicurazioni relative. 2. Informare soci, dipendenti e collaboratori sulle attività, le decisioni strategiche e sull andamento economico, creando momenti di partecipazione e consultazione. 1. Privilegiare forme di lavoro che sappiano incontrare le esigenze della persona. 2. Promuovere politiche salariali, di mobilità e promozione, eque, chiare e trasparenti. 3. Promuovere una cultura aziendale e un ambiente di lavoro stimolante. 1. Promuovere una cultura della professionalità e dell efficienza tra i propri collaboratori e dipendenti. 3. Stabilire rapporti commerciali e non sulla base dei principi di trasparenza e legalità (contratti, preventivi, legge sulla privacy, etc.). 4. Informare i propri clienti, fornitori e partners su attività e decisioni che possano influire nei rapporti di collaborazione. 4. Mettere a disposizione il proprio network per dare visibilita e rilievo a iniziative condivise con partner, clienti e fornitori. 5. Selezionare i propri clienti, fornitori e partner sulla base dei principi di trasparenza, legalità e responsabilità sociale. 2. Erogare i propri servizi, e rapportarsi con parti terze secondo i principi di efficienza e professionalità. 5. Pubblicare dati sulla compagine sociale, dati di natura economico e finanziara e le liste di società terze (clienti, fornitori, partners). 6. Promuovere e supportare attività e iniziative con impatti positivi e di provato valore etico. 7. Promuovere e sostenere realtà, progetti e iniziative che abbiano un impatto positivo sulla comunità locale. 3. Comunicare l immagine di efficienza e professionalità come buon esempio. D) Pari opportunità 1. Promuovere il principio di non discriminazione e le pari opportunità come elementi fondamentali del sistema di gestione aziendale. 2. Garantire pari opportunità di accesso alle informazioni, adottando politiche trasparenti per la selezione dei fornitori. 3. Costruire una rete internazionale di partner e clienti equamente distribuiti a livello geografico. 2. Selezionare i fornitori e prodotti in base a criteri di sostenibilità ambientale e sociale. 3. Promuovere tra i propri partner e clienti pratiche e iniziative di sostenibilità ambientale. 4. Supportare attività e iniziative esterne che promuovano il principio di non discriminazione e le pari opportunità. E) Responsabilità ambientale 1. Promuovere tra i propri dipendenti e collaboratori stili di vita sostenibili. 4. Supportare attività e iniziative esterne che promuovano la sostenibilità ambientale. 5. Misurare la propria footprint ambientale e a promuovere iniziative per evitare ridurre e compensare. 3
Piano d azione Principio: A) Trasparenza e legalità Responsabile: Diego Florian 1. Promuovere forme di collaborazione a norma di legge, rispettando tutte le norme in materia di contratti, sicurezza nei luoghi di lavoro e assicurazioni relative a. Rispetto normativa sui contratti di lavoro b. Rispetto normativa sicurezza nei luoghi di lavoro c. Adozione di un assicurazione aziendale per i dipendenti in sede e in missione 2. Informare soci, dipendenti e collaboratori sulle attività, decisioni strategiche e sull andamento economico, creando momenti di partecipazione e consultazione d. Organizzazione di riunioni trimestrali di aggiornamento e consultazione con lo staff e. Partecipazione dello staff durante l assemblea annuale dei soci f. Realizzazione e aggiornamento annuale del sistema di gestione etica aziendale in modalità partecipata 3. Stabilire rapporti commerciali e non sulla base dei principi di trasparenza e legalità (contratti, preventivi, legge sulla privacy, etc.) g. Rispetto del regolamento spin-off dell Università degli Studi di Padova h. Elaborazione di template di preventivi tecnici chiari e dettagliati i. Redazione di contratti per tutti i rapporti di collaborazione e consulenza j. Esistenza di una politica aziendale sul rispetto della privacy 4. Informare i propri clienti, fornitori e partners su attività e decisioni che possano influire nei rapporti di collaborazione k. Creazione di un registro clienti per poter comunicare in maniera diretta e tempestiva l. Invito sistematico ad iscriversi alla newsletter di ETIFOR 5. Pubblicare dati sulla compagine sociale, dati di natura economico e finanziara e le liste di società terze (clienti, fornitori, partners) m. Pubblicazione della compagine sociale n. Pubblicazione lista clienti e partners o. Redazione e pubblicazione del bilancio sociale 4
Principio: B) Qualità della vita Responsabile: Alessandro Leonardi 1. Privilegiare forme di lavoro che sappiano incontrare le esigenze della persona a. Adozione di un orario di lavoro flessibile compatibilmente con il buon funzionamento dell azienda b. Attivazione di contratti che sappiano integrare il lavoro con la formazione continua (dottorati congiunti, assegni di ricerca) c. Gestione di un sistema efficace di tirocini e stage per studenti e neo-laureati meritevoli d. Promozione di una cultura del lavoro basata sul raggiungimento degli obbiettivi e l auto-organizzazione 2. Promuovere politiche salariali, di mobilità e promozione, eque, chiare e trasparenti e. Descrizione dettagliata delle posizioni lavorative con ruoli e responsabilità ben definite f. Creazione e mantenimento di un sistema di valutazione intermedia dei dipendenti (colloquio di valutazione semestrale ed annuale) g. Adozione di una politica salariale trasparente: i salari sono quindi definiti in relazione ai ruoli e alle responsabilità 3. Promuovere una cultura aziendale e un ambiente di lavoro stimolante h. Promozione di momenti di formazione continua per i dipendenti (partecipazione a corsi, conferenze, etc.) i. Realizzazione di attività di team building (anche momenti di tipo conviviale) j. Mantenimento di un ambiente di lavoro informale k. Organizzazione aziendale flat 4. Mettere a disposizione il proprio network per dare visibilita e rilievo a iniziative condivise con partner, clienti e fornitori l. Riferimento Italiano ed Europeo per l iniziativa no profit Ecosystem Marketplace 5. Selezionare i propri clienti, fornitori e partner sulla base dei principi di trasparenza, legalità e responsabilità sociale m. Adozione di una politica di selezione dei clienti, fornitori e partner 6. Promuovere e supportare attività e iniziative con impatti positivi e di provato valore etico n. Associazione alla campagna Madera Justa (legno equo e solidale) o. Sponsor a Info-cooperazione, portale di informazione sulle iniziative e opportunità della cooperazione allo sviluppo p. Associazione con Banca Popolare Etica 7. Promuovere e sostenere realtà, progetti e iniziative che abbiano un impatto positivo sulla comunità locale q. Realizzazione di un bosco multifunzionale come laboratorio di educazione ambientale (Bosco Limite) 5
Principio: C) Efficienza e professionalità Responsabile: Lucio Brotto 1. Promuovere una cultura della professionalità e dell efficienza tra i propri collaboratori e dipendenti a. Realizzazione e mantenimento di un programma di formazione tecnica permanente b. Promozione di esperienze internazionali e qualificanti c. Promozione di team di lavoro multidisciplinari 2. Erogare i propri servizi, e rapportarsi con parti terze secondo i principi di efficienza e professionalità d. Promozione della partecipazione del comitato scienfico come garanzia della qualità scientifica dei prodotti e dei servizi e. Creazione di rapporti duraturi di collaborazione e valorizzazione degli stessi attraverso accordi e piani strategici condivisi f. Rispetto delle condizioni contrattuali e dei preventivi g. Implementazione di un sistema di controllo esterno delle procedure e della qualità dei servizi h. Sicurezza delle informazioni e storage dei documenti i. Valutazione indipendente della qualita dei servizi offerti 3. Comunicare l immagine di efficienza e professionalità come buon esempio j. Comunicazione a terzi dei riconoscimenti ottenuti k. Attenzione all immagine aziendale: coerenza tra strategia e valori aziendali e strumenti di comunicazione 6
Principio: D) Pari opportunità Responsabile: Alessandro Leonardi 1. Promuovere il principio di non discriminazione e le pari opportunità come elementi fondamentali del sistema di gestione aziendale a. Promozione di un rapporto equilibrato tra le diverse categorie di genere dello staff b. Promozione di un rapporto equilibrato tra provenienza geografica/culturale dello staff c. Implementazione di misure positive che permettono di combinare la propria condizione personale/familiare con il contesto lavorativo 2. Garantire parti opportunità di accesso alle informazioni, adottando politiche trasparenti per la selezione dei fornitori o di nuovo staff d. Adozione di una procedura transparente per gli acquisti e. Creazione di una sezione dedicata lavora con noi sul sito web con annunci di lavoro trasparenti e chiari f. Selezione trasparente dello staff con sistema di criteri e punteggi oggettivi 3. Costruire una rete internazionale di partner e clienti equamente distribuiti a livello geografico g. Creazione e mantenimento di una rete Italiana di partner e clienti equamente distribuita a livello geografico h. Creazione e mantenimento di una rete Europea di partner e clienti i. Creazione e mantenimento di una rete internazionale di partner e clienti equamente distribuita a livello geografico 4. Supportare attività e iniziative esterne che promuovano il principio di non discriminazione e le pari opportunità j. Non sono previste azioni nel breve periodo 7
Principio: E) Responsabilità ambientale Responsabile: Mauro Masiero 1. Promuovere tra i propri dipendenti e collaboratori stili di vita sostenibili a. Implementazione di una procedura aziendale che promuovere forme di trasporto sostenibile per le missioni aziendali b. Promozione di un sistema di incentivi per la mobilità sostenibile tra i propri dipendenti (da casa a lavoro) c. Promozione alla coltivazione dell orto comunitario aziendale 2. Selezionare i fornitori e prodotti in base a criteri di sostenibilità ambientale e sociale d. Implementazione di una politica di selezione dei fornitori in base a criteri di sostenibilità ambientale e sociale e. Selezione di progetti e partner sulla base della loro compatibilità con criteri di responsabilita 3. Promuovere tra i propri partner e clienti pratiche e iniziative di sostenibilità ambientale f. Promozione sistematica della certificazione e dei prodotti FSC g. Promozione del commercio equo e solidale (coffe break durante eventi e corsi di formazione) h. Promozione dell approcio ecosistemico ecosystem approach e multifunzionalità nella gestione delle risorse naturali i. Promozione ai propri clienti di opzioni per la compensazione delle emissione in relazione ai servizi offerti (per esempio la compensazione della CO2 emessa per i viaggi nell ambito di corsi di formazione) 4. Supportare attività e iniziative esterne che promuovano la sostenibilità ambientale j. Associazione con il Forest Stewardship Council e partecipazione attiva all interno della camera economica nord k. Sviluppo di piattaforme per i pagamenti dei servizi ambientali (A Plataforma de Negócios em Bens e Serviços Ambientais e Ecossistêmicos de Mato Grosso PNBSAE/MT) 5. Misurare la propria footprint ambientale e a promuovere iniziative per evitare ridurre e compensare l. Misurazione della propria footprint ambientale e a promuovere misure per evitare ridurre e compensare m. Attuazione di un piano di riduzione delle emissioni n. Compensazione totale o parziale delle emissioni o. Preferenza per mezzi di trasporto pubblico con minore emissione di CO 2 8