REGOLAMENTO per la presentazione e la gestione dei progetti CTA del CSV FVG ANNO 2017 PREMESSA I Coordinamenti Territoriali di Ambito esprimono una nuova modalità di gestione del volontariato regionale, promossa dall Assemblea delle Organizzazioni di Volontariato del Friuli Venezia Giulia, con la finalità di: - mettere al centro bisogni e priorità del territorio e della comunità locale - lavorare assieme, creare collaborazioni e sinergie, mettere in rete risorse e opportunità - coordinarsi per partecipare alla programmazione sociale territoriale (PDZ) - partecipare al governo e alla programmazione del CSV I progetti CTA, accompagnati e sostenuti dal CSV FVG, rappresentano una prima modalità di supporto all avvio e al consolidamento dei Coordinamenti Territoriali di Ambito e delle loro attività. Il CSV FVG, oltre ad accompagnare i percorsi di progettazione partecipata di territorio sostiene finanziariamente la realizzazione dei progetti, assumendoli direttamente nella propria gestione amministrativa in modo da agevolare e snellire il più possibile la prima fase operativa dei CTA. Il presente Regolamento chiarisce, pertanto, le procedure che disciplinano la presentazione e la successiva realizzazione e rendicontazione dei progetti sviluppati dai CTA e finanziati dal CSV FVG. Art. 1 - Presentazione del progetto: modalità e modulistica Il CTA nelle forme organizzative che ritiene maggiormente utili (es. lavorando in plenaria o attraverso un gruppo di lavoro ristretto) elabora la proposta progettuale da sottoporre al CSV FVG. 1. Il progetto proposto dal CTA è sottoposto alla valutazione di ammissibilità tecnica del CSV FVG che sarà curata dal Direttore del CSV FVG e dal Coordinatore dei Programmi a sostegno delle progettualità delle OdV che ne analizzeranno la coerenza e fattibilità progettuale e la rispondenza alle indicazioni programmatiche fornite dal Consiglio Direttivo. 2. Nel caso in cui la valutazione non sia positiva e ci siano delle osservazioni da parte del CSV FVG, il progetto ritorna al CTA per le opportune modifiche. 1
3. Nel caso in cui la valutazione sia positiva, il CTA deve esprimere la sua approvazione formale rispetto al progetto definitivo, formalizzando la decisione su un verbale che farà parte integrante del progetto approvato. 4. Il progetto definitivo è presentato all attenzione del Consiglio Direttivo (CD) del CSV FVG per la necessaria ratifica. 5. Per conto del CSV, il Coordinatore dei Programmi a sostegno delle progettualità delle OdV comunica la delibera del CD al CTA interessato. Riassumendo: la documentazione La documentazione necessaria per presentare il progetto è: Formulario per la progettazione del Coordinamento Territoriale d Ambito Verbale di approvazione del CTA Art. 2 Avvio del progetto 1. L avvio del progetto va comunicato al CSV almeno 15 gg prima dell effettivo avvio, inoltrando via email il modulo Comunicazione di avvio attività (All. 1) al Coordinatore dei Programmi a sostegno delle progettualità delle OdV e al Responsabile amministrativo. 2. L invio del modulo è a cura del Coordinatore di progetto individuato, in autonomia, dal CTA. NB: Dal momento dell avvio il Coordinatore del progetto funge da riferimento per tutti gli adempimenti, amministrativi e non, connessi al progetto e diviene, quindi, interlocutore unico del CSV FVG per tutto ciò che concerne l iniziativa specifica. 2
Art. 3 Piano dei costi 1. Contestualmente all All. 1 il Coordinatore di progetto, deve inoltrare via email il Piano dei costi dettagliato (All. 2) al Coordinatore dei Programmi a sostegno delle progettualità delle OdV, che verificatane la congruità con quanto indicato nel Formulario, lo inoltra agli uffici CSV di competenza. 2. Nel Piano dei costi del CTA vanno dettagliate le voci di spesa indicate nel punto 11. del Formulario, specificando per ciascuna voce di costo le caratteristiche dei servizi/prestazioni professionali necessari e, motivandone la preferenza, gli eventuali fornitori/collaboratori preferenziali espressi dal CTA. 3. Nei limiti del budget complessivo assegnato, e previa autorizzazione del CSV, in corso d opera è possibile effettuare delle variazioni, e/o delle integrazioni qualora non sia possibile, fin dall inizio, dettagliare tutte le spese di progetto, rispetto al Piano presentato al momento dell avvio. Art. 4 Individuazione e contrattualizzazione dei fornitori e dei collaboratori 1. L individuazione e la selezione dei fornitori e dei collaboratori indicati nell All. 2 è effettuata dal CSV FVG secondo i propri regolamenti in materia, in collaborazione con il Coordinatore del Progetto. 2. Il Responsabile amministrativo del CSV FVG provvederà a trasmettere al Coordinatore del progetto copia degli incarichi assegnati ai professionisti/collaboratori. 3. Il Responsabile degli acquisti del CSV FVG provvederà a trasmettere al Coordinatore del progetto copia degli ordinativi emessi nei confronti dei fornitori. Riassumendo: la documentazione La documentazione necessaria per avviare il progetto è: Comunicazione di avvio attività (All. 1) Piano dei costi dettagliato (All. 2) Art. 5 Limiti per le spese ammissibili Rimborso spese viaggio, vitto e alloggio per professionisti/consulenti/esperti - rimborso KM: massimo 0,35 /KM (lordi) salvo adeguamenti deliberati dal CSV FVG (per i KM si veda la mappa Michelin: www.viamichelin.it) - rimborso spese viaggio: biglietti aerei e ferroviari di classe economica (i biglietti, laddove prevista la possibilità, devono essere nominativi) - vitto: massimo 25,00 /persona per ogni pasto - alloggio: massimo 80,00 /persona per notte. 3
Ai volontari che partecipano al coordinamento, all organizzazione e/o alla realizzazione delle attività può essere riconosciuto il rimborso delle spese documentate: Rimborso spese per i volontari - rimborso KM per i volontari: massimo 0,35 /KM salvo adeguamenti deliberati dal CSV FVG (per i KM si veda la mappa Michelin: www.viamichelin.it) - rimborso spese per mezzi di trasporto urbano e ferroviario (i titoli di viaggio devono essere preferibilmente nominativi). Coordinamento L importo per l attività di coordinamento/gestione, comprensivo di compenso e rimborsi spese, non deve essere superiore al 30% del budget totale del progetto. Nel caso in cui siano le OdV del CTA ad occuparsi del coordinamento del progetto, è ammesso unicamente il rimborso delle spese sostenute dai singoli volontari impegnati nella funzione. Altre spese Per quanto riguarda beni e attrezzature generiche è ammesso il solo noleggio. Limitatamente alle attrezzature informatiche e tecnologiche è ammesso anche l acquisto, sino a 1.500,00 (lordi). I professionisti/consulenti/esperti, compreso il Coordinatore del progetto, qualora remunerati, devono autocertificare di non essere soci, volontari e dipendenti di alcuna delle OdV del CTA titolare del progetto, compilando prima dell assunzione dell incarico, una specifica dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. Art. 6 Le spese NON ammissibili Non sono ammissibili le seguenti voci di spesa: a. spese non indicate nel Piano dei costi dettagliato (All. 2) b. spese non documentate o documentate in modo non conforme a quanto stabilito dal successivo articolo 8 anche se relative al progetto stesso c. spese riferite a servizi/attività iniziate e/o effettuate prima della data di avvio d. spese per l acquisto e/o la ristrutturazione di beni immobili e. spese per l acquisto di beni mobili registrati f. spese per l istituzione di premi o borse di studio in denaro g. spese generiche o rimborsi forfettari riferibili a costi di coordinamento/gestione del progetto 4
Art. 7 Aggiornamento dello stato avanzamento del progetto 1. Il coordinatore del progetto ogni 4 mesi, ha il compito di fornire al CSV un aggiornamento circa lo stato di avanzamento del progetto inoltrando una relazione su quanto svolto fino a quel momento e allegando il cronogramma delle attività aggiornato 2. La documentazione sopra indicata va inoltrata al Coordinatore dei Programmi a sostegno delle progettualità delle OdV. Art. 8 Gestione amministrativa del progetto e procedure di pagamento 1. Il CSV è titolare amministrativo del progetto, pertanto la gestione amministrativa è in capo al CSV FVG che si occuperà attraverso i propri uffici centrali di definire tutti i termini contrattuali sia per i fornitori sia per i collaboratori, in collaborazione con il Coordinatore del Progetto. Art. 9 Rendicontazione Il Coordinatore del progetto, entro 30 gg dalla conclusione del progetto, e comunque entro 13 mesi dall avvio del progetto, è tenuto a presentare: la relazione finale del progetto con la valutazione conclusiva dei risultati raggiunti copia del materiale prodotto (depliant, locandine, ecc.) modulo Consuntivo Spese (All. 3) in cui va riportato l elenco riepilogativo delle spese sostenute per la realizzazione del progetto Art. 10 Responsabilità del CSV FVG nei progetti approvati Il CSV FVG non potrà essere ritenuto responsabile di alcun danno, diretto o indiretto, subito da ciascuna delle parti a titolo contrattuale o extracontrattuale, in relazione al progetto approvato. Art. 11 Attività di verifica e di monitoraggio del CSV FVG nei progetti approvati Si precisa che il CSV FVG potrà effettuare in qualunque momento delle azioni di monitoraggio sull andamento del progetto e il Coordinatore di progetto sarà tenuto a fornire tutti i dati richiesti nelle tempistiche indicate. Nel caso di gravi anomalie, riscontrate in sede di verifica/monitoraggio, il CSV FVG ha facoltà di interrompere il progetto. Art. 12 Obbligo di pubblicizzazione Il CSV FVG si riserva di pubblicizzare di propria iniziativa i progetti approvati nel modo in cui lo ritenga più opportuno. 5
La documentazione promozionale, gli atti e tutti i materiali prodotti nel corso di iniziative approvate devono riportare la dicitura Progetto sostenuto dal CSV FVG e far comparire il logo del CSV FVG. Il logo è disponibile presso gli sportelli territoriali, o scaricabili dal sito www.csvfvg.it. Tutti i progetti saranno trasmessi, a cura del CSV FVG, per opportuna conoscenza, al Comitato Regionale del Volontariato del Friuli Venezia Giulia. Indirizzi e email e recapiti referenti CSV Coordinatore dei Programmi a sostegno delle progettualità delle OdV Francesca Macuz Email: francesca.macuz@csvfvg.it tel. 392-9957890 Responsabile amministrativo Rosetta Sist Email: rosetta.sist@csvfvg.it tel. 0434-21961 Responsabile degli acquisti Andrea Zadro Email: andrea.zadro@csvfvg.it tel. 0434-21961 6
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