AREA AFFARI GENERALI U.O.Segreteria Generale/Legale contratti PROCEDIMENTO O SUB PROCEDIMENTO Predisposizione circolari, atti regolamenti a valenza generale Depositi piani urbanistici, pubblicazioni e depositi di atti propri e di altri Enti (pubblicazione Albo e sito internet) Attività di supporto agli organi istituzionali: partecipazione alle sedute consiliari, alle conferenze dei capigruppo, agli incontri pubblici con la cittadinanza e supporto nella verbalizzazione Commissioni consiliari, sedute giunta, sedute di consiglio (convocazione, predisposizione materiale per partecipanti) Predisposizione atti deliberativi, ordinanze, rilegatura, rilascio copie autentiche atti Accesso agli atti consiglieri comunali Attestazioni di partecipazione sedute consigliari e commissioni consiliari, predisposizione giustificativi, riepiloghi presenze, Adempimenti relativi a Rimborso Datori di Lavoro per Amministratori Comunali Istruttoria per erogazione Gettoni di Presenza Consiglieri Comunali Gestione archivio corrente e di deposito, procedura di scarto documentale Pubblicazione albo pretorio e Notificazione Atti Gestione Agenda del Sindaco (Organizzazione incontri con Organi Politici, Rappresentante di Enti e relative convocazioni), ricevimento e ascolto delle problematiche esposte dagli utenti ai fini di un appuntamento con l Organo Politico; Gestione Agenda Assessore al Bilancio e Vice Sindaco, e relativi appuntamenti Accesso, gestione e controllo protocollo e scrivania informatica Sindaco Predisposizione atti (Delibere e Determine) relativamente ai capitoli di competenza del Servizio Raccolta e pubblicazione atti amministrativi Associazione Valle dell Idice Commemorazione Cerimonie, Inaugurazioni e riconoscimenti (Convocazione Commissioni, Organizzazione eventi, Coordinamento uffici coinvolti nell evento e rapporti con Associazioni e Scuole, Predisposizioni atti amministrativi e contabili) Cittadinanza Onoraria, Tenuta del Libro D Oro, organizzazione cerimonia di consegna, predisposizione atti amministrativi conseguenti Predisposizione atti di acquisto per beni di rappresentanza Rassegna stampa quotidiana per sito internet e organi politici Consulta Territoriale, procedure amministrative Iniziativa Istituzionale per nuovi nati, matrimoni (messaggi di cordoglio ai familiari) adempimenti amministrativi e contabili e informativi Protocollazione posta in arrivo Gestione gemellaggio Gestione gare (parte amministrativa): verifica capitolato, redazione bando, pubblicazioni indizione ed esito, informazioni ai partecipanti, partecipazione a sedute di gara, redazione verbale di gara Gestione contenzioso dell ente: studio della problematica, redazione atto di giunta di costituzione in giudizio, affidamento incarico al legale esterno, trasmissione atti Depositi urbanistici, pubblicazioni 1
Consulenza giuridica a tutte le unità operative dell ente Predisposizione di atti e procedure di particolare complessità, con particolare riguardo agli atti di pianificazione e transazione; verifica amministrativa degli atti e delle procedure Gestione amministrativa delle procedure per le sponsorizzazioni (pubblicazioni di avvisi, studio e redazione schema di convenzione di sponsorizzazione) Attività di ufficio contratti: stesura contratti, convenzioni e atti in generale, repertoriazione, contatti con notai, adempimenti preliminari e successivi alle stipule Trasmissione determine dirigenziali alla sezione regionale Corte dei conti Anagrafe delle prestazioni relativa agli obblighi sanciti dal Dipartimento della Funzione pubblica (raccolta dati per tutte le aree, inserimento sul sito ministeriale) Anagrafe tributaria contratti d appalto Ricerca contributi e finanziamenti per tutte le Aree Supporto giuridico adempimenti privacy Indicatori di attività Cod. CdC di CoA Descrizione CdC Cod. Indicatore Descrizione indicatore 2008 2009 2010 2011 Previsioni 2012 1206 Segreteria Generale 120602 Nr. Atti amministrativi predisposti 3 3 8 27 60 40 1206 Segreteria Generale 120603 Nr. Eventi 10 25 42 13 10 1206 Segreteria Generale 120600/ 120601 N. Atti Giunta/ Consiglio 226 252 283 225 222 200 1207 Messi comunali 120702 Nr atti notificati 615 579 501 437 466 400 1207 Messi comunali 120704 Nr atti pubblicati albo pretorio 724 623 676 871 1179 1100 1206 Segreteria Generale 120605 Verbalizzazione Sedute sedute di Consiglio / Conferenze dei Capigruppo/ Commissioni Consiliari/ Tour delle frazioni Previsioni 2013 = 8 24 18 35 30 1103 Segreteria del Sindaco 110301 Nr appuntamenti Sindaco e Assessori = 282 700 1034 1000 2
U.O. Servizi Demografici Anagrafe Elettorale Stato civile PROCEDIMENTO O SUB PROCEDIMENTO Irreperibilità (richiesta accertamenti - istruttoria - emissione provvedimento cancellazione anagrafe) Pratica immigrazione (ricezione domanda,verifica documentazione, richiesta accertamenti, istruttoria - accettazione o rigetto con provvedimento) Variazione interne indirizzo (ricezione comunicazione) Aggiornamento della residenza su patenti e libretti di circolazione (ricezione e trasmissione dati alla motorizzazione) Emigrazione (ricezione apr e cancellazione dall anagrafe) Pratiche Aire (rapporti con il consolato accertamenti iscrizioni o cancellazioni aggiornamento banca dati anag-aire) Carte d identità Piani Sicurezza Carta Identità Elettronica (aggiornamento) Aggiornamento e verifica permessi soggiorno (controlli semestrali sulle varie posizioni) Rilascio attestati cittadini comunitari (istruttoria) Rilascio certificati anagrafici e di stato civile Certificazioni anagrafiche storiche con ricerca d archivio (veridica dati rilascio documentazione) Produzione elenchi e statistiche anagrafiche (verifica rilascio elaborazioni rilascio documentazione) Elaborazioni statistiche demografiche mensili ed annuali (verifica elaborazione dati - comunicazione ai vari enti) Rilevazioni statistiche promosse istat (verifica compilazione questionari e loro invio) Censimento della popolazione (predisposizione elenco anagrafe, adempimenti inerenti tutti gli adempimenti dovuti, controllo posizioni e confronto con anagrafe) Formazione atto nascita (ricezione documentazione stesura atto) Trascrizione atto di nascita Formazione atto di morte (verifica documentazione Stesura atto) Rilascio copie liste elettorali (istruttoria rilascio o rigetto della richiesta dati) - Leva (Aggiornamento ruoli matricolari - Trasmissione liste leva al distretto Militare) Pubblicazioni liste di leva (verifica degli iscritti alle liste leva predisposizione e pubblicazione elenco) Trascrizione atto di morte Formazione atto di matrimonio (formazione atto) Trascrizione atto matrimonio Annotazione sentenze di Divorzio Pubblicazioni di matrimonio (ricezione documentazione stesura verbale di pubblicazione) Formazione atti di cittadinanza (ricezione decreto e formazione atti) Trascrizione atti di cittadinanza Istruttoria pratiche per l acquisto o il riacquisto della cittadinanza (ricezione, controllo documentazione rapporti consolato emissione provvedimento) Annotazione di stato civile Istruzione pratiche di cambiamento del nome (trascrizione del decreto affissione all albo Polizia mortuaria - autorizzazioni al trasporto salma in altro Comune (verifica documentazione rilascio provvedimento) Polizia mortuaria autorizzazioni alla cremazione di salma (verifica documentazione rilascio provvedimento) Polizia mortuaria autorizzazione alla dispersione delle ceneri (verifica documentazione rilascio provvedimento) 3
Polizia mortuaria autorizzazione all affidamento delle ceneri (verifica documentazione rilascio provvedimento) Disciplina della propaganda elettorale (ricezione domande- Istruttoria - predisposizione delibere) Revisioni semestrali e dinamiche (richiesta documenti enti vari istruttoria istituzione fascicoli redazione verbali) Elezioni Amministrative Politiche - Referendum (determine di impegno istruttoria con adempimento di tutti gli atti dovuti inerenti le varie tipologie di elezioni rapporti con Presidenti di seggio Scrutatori Prefettura Ministero Interno - Consolati e Ministero degli Affari Esteri) Albo scrutatori presidenti di seggio (Istruttoria delle domande e predisposizione albo) Albo giudici popolari (Istruttoria delle domande pervenute convocazione commissione predisposizione verbale e formazione albo) Albo presidenti seggio (Istruttoria delle domande pervenute predisposizione verbale e invio albo alla Corte d appello Procura Prefettura) Rilascio/Aggiornamento tessere elettorali Richieste anagrafiche a mezzo posta fax mail Aggiornamento Ina (invio giornaliero delle variazioni anagrafiche verifica delle posizioni anomale e loro sistemazione) Indicatori di attività Cod. CdC di CoA Descrizione CdC Cod. Indicatore Descrizione indicatore 2008 2009 2010 2011 2012 previsionale 2013 civ.elettorale 00certificati emessi attestato di irreperibilità 26 42 30 34 28 28 civ.elettorale 01certificati di residenza 1092 912 792 769 375 200 civ.elettorale 02certificati storico residenza (automatico) 0 0 167 121 70 50 civ.elettorale 03certificati Residenza Aire 11 21 9 27 5 5 civ.elettorale 04certificati Stato di famiglia 1516 1047 1101 994 750 500 civ.elettorale 05certificati Stato di famiglia alla data della morte 121 108 103 83 58 50 civ.elettorale 06certificati possesso Carta di Identità 144 0 90 82 95 95 civ.elettorale 07certificati Modello 308 134 276 133 84 0 0 civ.elettorale 08Certificato di Emigrazione 219 221 279 236 111 111 civ.elettorale 09Certificati Stato di famiglia Aire 4 12 3 1 3 3 civ.elettorale 10Certificati Cont.Nasc. Resid. Cittad. Es.Vita 0 0 221 222 306 100 11Certificati Cont. Nasc. Es. vita.st. civ. pol. 2 0 1 2 0 0 4
civ.elettorale (AIRE) civ.elettorale 12Certificati Contest. Nasc.st. civ. (AIRE) 0 0 1 2 1 1 civ.elettorale 13Certificati Cont.Nascita.Residenza.Citt.St.civ. 0 0 191 154 253 100 civ.elettorale 14Certificati Autentica di copia 4 162 26 0 0 0 civ.elettorale 15Certificati Autentica di Firma 1 13 8 2 0 0 civ.elettorale 16Certificati Autentica di Foto e Firma 0 0 0 0 0 0 civ.elettorale 17Certificati Legalizzazione di Foto 156 84 78 74 41 20 civ.elettorale 18Certificati di Cittadinanza 17 14 21 27 6 6 civ.elettorale 19Certificati Stato libero 51 40 59 37 22 22 civ.elettorale 20Certificati Esistenza in vita 141 476 235 57 70 50 civ.elettorale 21Certificati Risultanza Anagrafica di Nascita 55 55 46 20 16 16 civ.elettorale 22Certificati di Matrimonio 8 142 1 3 1 1 civ.elettorale 23Certificati di Vedovanza 9 0 13 9 5 5 civ.elettorale 24Certificato di morte Anagrafica 15 12 23 12 2 2 civ.elettorale 25Certificato iscrizioni nelle liste elettorali 360 920 2409 702 608 608 civ.elettorale 26Certificati Godimento dei diritti politici 7 0 14 0 20 20 civ.elettorale 28Certificato di morte con generalità 76 106 52 54 92 92 civ.elettorale 29Certificato di matrimonio 250 142 66 61 16 16 civ.elettorale 30Certificato di morte senza generalità 0 471 201 174 10 10 civ.elettorale 31Certificato di nascita 44 30 15 45 36 36 civ.elettorale 32Certificato di nascita con generalità 1425 1112 321 379 656 500 5
civ.elettorale 33Estratto di matrimonio 534 386 182 172 292 200 civ.elettorale 34Estratto di morte 58 112 54 47 132 132 civ.elettorale 35Estratto di morte con generalità 22 26 6 10 58 58 civ.elettorale 36Estratto di nascita 28 22 16 10 0 0 civ.elettorale 37Estratto di nascita con generalità 160 148 59 38 32 32 civ.elettorale 38Stato di famiglia alla data 47 290 76 110 92 92 civ.elettorale 39Certificato storico stato di famiglia 0 5 0 0 0 0 civ.elettorale 40Rilascio carte d'identità val. Nazionale 151 128 154 131 134 134 civ.elettorale 41Rilascio carte d'identità val. Estera 1693 904 1216 2173 2298 2298 civ.elettorale 42Pratiche di immigrazioni 490 414 498 479 387 387 civ.elettorale 43Pratiche di emigrazioni 360 318 382 349 308 308 civ.elettorale 44Pratiche Aire 37 20 17 13 19 19 civ.elettorale 45Cambio abitazione 199 175 221 204 186 186 civ.elettorale 46Statistiche anagrafiche 12 12 12 12 12 12 civ.elettorale 47Statistiche stato civile 12 12 12 12 12 12 civ.elettorale 48Rilevazioni statistiche elettorali 2 2 2 2 2 2 civ.elettorale 49Pratiche pensione 41 62 34 30 33 33 civ.elettorale 50Atti di nascita 174 161 133 143 154 154 civ.elettorale 51atti di morte 159 185 150 153 159 159 civ.elettorale 52Atti di matrimonio 84 99 84 78 93 93 civ.elettorale 53pubblicazioni 64 75 68 73 77 77 6
civ.elettorale 54atti di cittadinanza 23 16 14 19 19 19 civ.elettorale 55permessi di seppellimento 64 68 47 52 57 57 civ.elettorale 56comunicazioni carte d'identità in scadenza 0 0 145 0 0 0 civ.elettorale 57annotazioni su atti di nascita morte matrimoni 139 222 212 173 201 201 civ.elettorale 58attribuzione codici fiscali 106 136 112 129 153 153 Elezioni 170200cancellazioni elettorali 512 485 520 482 444 444 Elezioni 170201iscrizioni elettorali 638 503 522 561 533 533 Elezioni 170202rilascio tessere elettorali 1 imissione 638 503 522 561 533 533 Elezioni 170203rilascio duplicati tessere elettorali 98 88 80 86 12 12 Elezioni 170204iscritti liste elettorali maschi e femmine 638 503 522 561 533 533 Elezioni 170205consultazioni elettorali 1 4 1 1 0 0 Elezioni iscriz. albo scrutatori Presidenti seggio Giudici 170206popolari 9 45 21 39 39 39 Elezioni cancellazioni albo scrutatori Presidenti seggio 170207Giudici popo 31 112 22 66 13 13 Ufficio Relazioni con il pubblico/comunicazione PROCEDIMENTO O SUB PROCEDIMENTO Protocollazione atti pervenuti a sportello Tenuta registro infortuni Procedure di autenticazione Aggiornamento sito internet comunale Tenuta registro Anagrafe canina Permessi per macellazione suini Servizio reclami e suggerimenti Raccolta e autentica di firme per referendum e proposte di legge Accesso agli atti informale (ordinanze, delibere, determine, regolamenti) Licenza di pesca Tesserino funghi Tesserini caccia Abbonamenti ATC studenti: campagna informativa, distribuzione tessere Atti notori uso generico 7
Cessioni fabbricato: raccolta denunce, riepilogo mensile per questura Tessere per studenti per centro sportivo Novotel Servizio Taxi Rosa: campagna informativa e distribuzione ticket Certificati anagrafici e stato civile Carta d identità Informazioni e iscrizioni utenti a : - centri estivi/servizi parascolastici/trasporto scolastico/ centro giochi/ asilo nido/ ed eventuali altri servizi che presuppongono forte afflusso di pubblico (corsi menopausa, corsi ginnastica ecc.) Mailing list tematiche Monitoraggio Utenza (orari, tipologia di richieste) Rilevamenti mensili e statistiche conseguenti Predisposizione guide tematiche, volantini, opuscoli informativi su procedure amministrative, eventi, inaugurazioni con la collaborazione dell addetto stampa Prenotazioni calcolo ICI Riscossioni, rette, tributi e contravvenzioni tramite POS e conseguente rendicontazione Informazioni, aiuto alla compilazione domande bando metano Informazioni e aiuto alla compilazione denunce tarsu Abbonamenti ATC disabili e anziani: informazioni all utenza e aiuto alla compilazione Abbonamenti Tper raccolta istanze e documentazione Sale comunali ad uso saltuario: informazioni e rilascio autorizzazioni saltuarie Informazioni e gestione servizio Car sharing Informazioni su servizi e procedimenti riferiti a tutti i servizi comunali Consegna passi carrai, numeri civici e autorizzazioni edilizie in genere Informazioni e consegna contrassegni invalidi, comunicazione targhe Comune di Bologna, servizio traffico Rilascio certificati idoneità alloggi Rilascio autorizzazioni rilasciate da polizia municipale Ricevimento e tenuta registro dichiarazioni anticipate di trattamento Organizzazione conferenze stampa, servizio di supporto alle aree per i rapporti con i media Redazione comunicati stampa Redazione e predisposizione periodico comunale Ideazione e realizzazione, in collaborazione con i servizi interessati, di guide informative, dèpliants, brochure, manifesti e locandine Redazione bozza periodico comunale Gestione del personale assegnato all Area Funzione di valutazione del personale anche ai sensi del D.Lgs.150/2009 Gestione del personale (orario di lavoro, assenze, part-time,aspettative, lavoro straordinario, ecc.) e verifica del rispetto delle disposizioni vigenti anche ai sensi del D.Lgs.150/2009 con particolare riferimento ai procedimenti disciplinari Attività di informazione e formazione interna 8
Indicatori di attività Cod. CdC di Descrizione CdC CoA Cod. Indicatore Descrizione indicatore 2008 2009 2010 2011 2012 previsionale 2013 1210 Urp e Protocollo 121000 Nr contatti ricevuti (utenti sportello, 12.561 14.570 14.828 15240 14000 telefonate, mail) 14000 1210 Urp e Protocollo 121006 Nr licenze caccia rilasciate 108 111 100 92 70 50 1210 Urp e Protocollo 121007 Nr licenze pesca rilasciate* 59 58 50 65 50 0 1210 Urp e Protocollo 121010 Nr atti altri consegnati agli utenti per 410 425 699 3219 3000 conto di altri uffici 3000 1210 Urp e Protocollo 121011 Nr segnalazioni e reclami 1.065 688 601 525 480 400 1210 Urp e Protocollo 121022 Nr cessioni fabbricato 1.095 1.029 1.123 853 700 600 1210 Urp e Protocollo 121023 Nr contrassegni invalidi rilasciati 96 163 120 105 80 70 Nr iscrizioni/cancellazioni/ 1210 Urp e Protocollo 121026 139 169 238 274 250 trasferimenti Anagrafe canina 250 1210 Urp e Protocollo 121027 Nr tessere Novotel 33 70 81 33 20 20 1210 Urp e Protocollo 121032 *Nr iscrizioni servizi (parascolastci, nido, centro giochi, serv. estivo nido, 566 527 605 836 800 giocosport, coro) e prenotazioni 800 1210 Urp e Protocollo 121033 Nr pagamenti pos 681 1.009 1262 ( 1455 1100 175.637,14) 1100 1210 Urp e Protocollo 121034 Nr certificati anagrafici 3.298 2.387 1820 1500 1500 1210 Urp e Protocollo nr atti protocollati in front-office 22.005 14330 12000 10000 5206 Comunicazione 121012 newsletter: iscrizioni e mailing-list 502 888 888 inviate 900 1210 Urp e Protocollo 121035 tessere abbonamenti atc per anziani 28 25 20 e giovani 20 1210 Urp e Protocollo 121004 denunce infortunio 284 273 230 220 1210 Urp e Protocollo 121036 Autentiche varie tra cui autentiche PRA e per referendum e proposte di legge 1210 Urp e Protocollo 121037 Testamento biologico 2 9