GUIDA OPERATIVA CGM ACN2009 RICETTE 1 di 18
INDICE 1 CGM ACN2009 RICETTE... 3 1.1 INTRODUZIONE... 3 1.2 INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE... 3 1.2.1 Prerequisiti... 3 1.2.2 Verifiche preliminari... 3 1.2.3 Struttura dell applicativo... 4 1.2.4 Installazione postazione medico... 4 1.2.5 Installazione postazione secondaria (medico o segretaria)... 5 1.2.6 Configurazione modulo al primo avvio di Windows (postazione medico singola/multiutenza)... 5 1.2.7 Configurazione modulo al primo avvio di Phronesis (postazione medico singola/multiutenza)... 6 1.2.8 Configurazione modulo al primo avvio di Phronesis (postazione segreteria)... 11 2 CGM ACN2009 RICETTE - UTILIZZO... 12 2.1 INVIO RICETTE (postazione medico)... 12 2.1.1 Invio ricette (postazione di segreteria, infermiera, ecc.)... 12 2.2 IL MENU MEDICI IN RETE... 12 2.2.1 Gestione Ricettari... 13 2.2.2 Dettaglio ricette... 13 2.2.3 Gestione personale di studio Questa sezione permette di impostare i privilegi del personale di studio e dei medici sostituti per l invio telematico delle ricette.... 16 2 di 18
1 CGM ACN2009 RICETTE 1.1 INTRODUZIONE Sulla base del nuovo Accordo Collettivo Nazionale (ACN 2009), stipulato dal Ministero della Salute, di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e il Ministero dell Economia e delle Finanze, è previsto l invio al MEF dei dati delle prescrizioni a carico del SSN. Phronesis ha introdotto questa funzionalità all interno di un nuovo modulo Add-on chiamato CGM ACN2009 RICETTE, ottemperando quanto previsto dall art. 1, comma 810, lettera c), della legge 27 dicembre 2006 n. 296 attraverso il DPCM 26 marzo 2008, che stabilisce le modalità di trasmissione dei dati delle prescrizioni effettuate su modello ministeriale, al Ministero Economia e Finanze (MEF) da parte dei Medici che operano nell ambito del Servizio Sanitario Nazionale (SSN), come previsto dall art. 59 Ter - Tessera Sanitaria Ricetta Elettronica dell ACN. 1.2 INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE 1.2.1 Prerequisiti Prima di procedere con l installazione di CGM ACN2009 RICETTE è necessario verificare i requisiti del sistema: Prerequisiti Hardware Processore: Pentium IV 1,4 Ghz (minimo) - Pentium IV 2Ghz o superiore (consigliato) Memoria RAM: 1Gb (minima) - 4Gb (consigliata) Disco rigido: almeno 20 Gb di spazio su disco disponibile Unità di backup (masterizzatore, unità di memorizzazione USB, ecc.) Mouse compatibile Microsoft Risoluzione video 1024*768 o superiore Stampante compatibile Microsoft Connessione Internet ADSL attiva e funzionante. Prerequisiti Hardware Sistema Operativo (piattaforma 32 o 64 bit): MS Windows XP Home/Professional SP3, MS Windows Vista SP2, MS Windows 7, MS Windows 8/8.1, MS Windows 8/8.1 Pro, MS Windows Server 2003, MS Windows Server 2008 Browser: Microsoft Internet Explorer versione 5.5 o superiore. Per maggiori dettagli e/o per aggiornare la versione di Microsoft Internet Explorer installata, fare riferimento al sito della Microsoft www.microsoft.com/italy Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 o successiva. 1.2.2 Verifiche preliminari Prima di procedere con l installazione è necessario verificare di essere in possesso delle credenziali di accesso al Sistema TS ricevute dalla ASL, in particolare: 3 di 18
Codice di accesso ossia il suo codice fiscale Parola chiave cambiata al primo accesso al sito www.sistemats.it Codice PIN completo è necessario aver completato la procedura di generazione completa del PIN CODE aggiungendo ai 4 caratteri ricevuti dalla ASL i 6 generati dal sito www.sistemats.it. Assicurarsi inoltre che sia installato Phronesis con versione uguale o superiore alla 3.1.1. ATTENZIONE Se non si è in possesso di tutte le informazioni richieste si consiglia di non installare il modulo Add-on. 1.2.3 Struttura dell applicativo L Add-on CGM ACN2009 RICETTE, si compone sostanzialmente di 2 parti: Phronesis Il modulo di invio delle ricette a SOGEI. Grazie a questa struttura, la modularità dell applicativo consente di poter sempre lavorare con Phronesis, anche senza la connessione ad Internet, indipendentemente dall invio delle ricette al MEF. Tutte le ricette in stampa vengono infatti trasferite in una coda di invio e gli invii sono elaborati e gestiti all esterno di Phronesis, in maniera autonoma; lo stesso modulo di invio poi, si occuperà di interfacciarsi con SOGEI per gestire anche i messaggi di ritorno delle ricette stampate. Inoltre questa architettura permette di non essere sempre connessi ad Internet, ma di effettuare la sessione di lavoro anche in assenza di connessione. Al termine dell attività ambulatoriale, prima di chiudere Phronesis, ci si potrà connettere per inviare tutte le ricette. 1.2.4 Installazione postazione medico 1. Aprire la connessione internet 2. Chiudere Phronesis 3. Fare clic sul link per prelevare il file di installazione 4. Alla domanda Eseguire o salvare il file? fare clic su Salva 5. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva 6. Attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop 7. Fare doppio clic sull icona del file appena scaricato 8. Se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui 9. Fare clic su Avanti 10. Verificare il percorso d installazione di Phronesis riportato: se corretto fare clic su Avanti; se errato selezionare quello corretto facendo clic su Sfoglia e successivamente fare clic su Avanti 11. Fare clic su Installa 12. Fare clic su Fine ed attendere il riavvio automatico del computer (nel caso venga richiesto). 4 di 18
ATTENZIONE Verificare, accedendo all area Download del sito www.phronesisweb.it se è disponibile un aggiornamento successivo della componente. E sempre importante dotarsi dell ultima versione disponibile dei software utilizzati. 1.2.5 Installazione postazione secondaria (medico o segretaria) Per chi lavora in multiutenza si precisa che l installazione dell Add-on deve essere eseguito su tutte le postazioni secondarie, che siano postazioni medico o di segreteria, seguendo la medesima procedura di cui al paragrafo 1.2.4. 1.2.6 Configurazione modulo al primo avvio di Windows (postazione medico singola/multiutenza) Al termine dell installazione, dopo il riavvio di Windows partirà in automatico il modulo di invio delle ricette a SOGEI. Tale modulo DEVE necessariamente essere attivo durante tutta la sessione di invio. Tale applicativo è una traybar-application. Vuol dire che l applicativo risiede in esecuzione nella memoria principale del proprio computer, ma visualmente rimane iconizzato nella barra tray di Windows, come mostrato in figura. Facendo doppio clic sull icona apparirà la finestra del modulo di invio. 5 di 18
In tale finestra è possibile scegliere: l intervallo di tempo che intercorre tra l invio di una ricetta ed un altro che, secondo le specifiche SOGEI, non deve essere inferiore ai 2 secondi il numero di tentativi di reinvio della ricetta elettronica da effettuare nel caso di errori in fase di invio il numero di tentativi di riconnessione in caso di assenza di connessione. Facendo clic sul pulsante Salva configurazione è possibile salvare le modifiche apportate, mentre facendo clic su Chiudi Finestra è possibile iconizzare di nuovo la finestra nella tray bar. ATTENZIONE Facendo clic sulla X in alto a destra il programma verrà chiuso e le ricette non saranno inviate! Il modulo di invio ricette parte in automatico ad ogni riavvio di Windows. 1.2.7 Configurazione modulo al primo avvio di Phronesis (postazione medico singola/multiutenza) Dopo l installazione del modulo, avviando per la prima volta Phronesis verranno richieste alcune informazioni aggiuntive e pertanto, cliccando su OK, si aprirà la finestra in cui inserire le credenziali accesso al Sistema TS www.sistemats.it ricevute dalla ASL, cioè il PIN e la Password: PIN = Codice PIN completo (primi 4 caratteri ricevuti dalla ASL e restanti 6 caratteri generati accedendo al sito www.sistemats.it) Password = Parola chiave cambiata al primo accesso al sito www.sistemats.it Modalità = Scegliere la modalità di autenticazione al sistema, se con username e password oppure attraverso collegamento della CNS (Carta Nazionale die Servizi) e lettore Smart Cart Certificato = Selezionare il certificato utilizzato nel caso di autenticazione attraverso la CNS 6 di 18
ATTENZIONE Si ricorda che è necessario modificare tale password ogni 2 mesi direttamente sul portale www.sistemats.it. Dopo aver aggiornato la password sul portale è necessario inserire la stessa nel modulo in Phronesis, accedendo alla sezione Archivio, Utenti e privilegi di accesso. Dopo aver inserito la passoword di accesso al programma richiesta, accedere alle impostazioni della propria utenza con un doppio clic ed accedere al menù SistemaTS. Successivamente è importante stabilire l archivio da associare alle ricette. Questa scelta è funzionale a determinare l esatta numerazione nella gestione automatica del codice a barre della ricetta, in particolare su archivi dove operino segretarie e/o medici associati. Alla richiesta di impostare l archivio come archivio a cui associare le ricette da inviare rispondere Sì. La finestra che compare a video è quella delle opzioni di Phronesis. Il programma si posizionerà direttamente sul Tag Medici in rete. In tale finestra è necessario: selezionare l archivio, tra quelli già creati in Phronesis, da associare ai ricettari telematici 7 di 18
impostare l intervallo temporale (giorni) dopo il quale si possono considerare le ricette come non inviate (solitamente 090 giorni) A questo punto è possibile fare clic su Applica ed a seguire su OK. Il programma procede a questo punto alla verifica dei ricettari in carico ed in uso dal medico. Se non sono stati scaricati i ricettari allora viene proposta la seguente finestra. Facendo clic su Ok apparirà la finestra di scarico dei ricettari: 8 di 18
Come impostazione iniziale il programma propone lo scaricamento dei ricettari a partire dal primo del mese precedente alla data di sistema del computer. Infatti, la prima volta, la ASL carica tutti i ricettari del medico degli ultimi 5 anni. Se si desidera scaricare altri ricettari si può modificare la data presente nel campo Scaricamento ricettari dal facendo poi clic sul pulsante Scarica ora. Il programma, se presente una connessione ad Internet, effettuerà lo scarico dei ricettari in dotazione al medico. Questa operazione potrebbe richiedere del tempo in base alle prestazioni del PC e soprattutto alla velocità di connessione ad Internet. In tale finestra è presente anche il pulsante Inserimento manuale che consente, in mancanza di connessione ad Internet di poter digitare il codice del ricettario per poter comunque proseguire con il lavoro. In tal caso apparirà la seguente videata. 9 di 18
Una volta scaricati i ricettari, è necessario impostare quello, cosìdetto, In uso. Cioè quello che viene effettivamente introdotto nella stampante! In tal senso basta selezionare dal menu a tendina la voce In uso come mostrato in figura. Successivamente è anche necessario selezionare il medico o la segretaria che usa tale ricettario. Per fare ciò basta selezionare la voce del menu a tendina del campo In uso da come mostrato in figura. In questa finestra, agendo dal menu Operazioni, si può inoltre: Modificare il progressivo della ricetta (utile in situazioni per cui le ricette cartacee non corrispondono più con il progressivo di quelle telematiche); Impostare l ordine delle ricette: 10 di 18
ο ο 0-99 (da utilizzare per le stampanti per cui le ricette da stampare sono introdotte dalla prima all ultima) 99-0 (da utilizzare per le stampanti per cui le ricette da stampare sono introdotte al contrario) Non visualizzare i ricettari terminati (con il passare del tempo il numero di ricettari sarà elevato, per cui è possibile visualizzare solo quelli da mettere in uso). A questo punto facendo clic sul pulsante OK la prima configurazione è terminata. 1.2.8 Configurazione modulo al primo avvio di Phronesis (postazione segreteria) Eseguire le operazioni riportate al paragrafo 2.2.3. 11 di 18
2 CGM ACN2009 RICETTE - UTILIZZO 2.1 INVIO RICETTE (postazione medico) Dopo aver configurato il ricettario il funzionamento di Phronesis rimane invariato, tranne la stampa delle ricette su Ricettario SSN Sistema TS. Infatti quando si manda in stampa una richiesta di prestazione (esame, consulenza specialistica, ecc.) il programma propone in automatico il valore del codice a barre che dovrebbe essere associato alla ricetta stampata In questa finestra viene data la possibilità di modificare il codice (supponendo che la ricetta introdotta non segua l ordine progressivo) o confermare il codice facendo clic sul pulsante Invia o premendo il tasto Invio della tastiera. Selezionando il pulsante Problemi di stampa si accede ad una ulteriore utile funzionalità. Si tratta della gestione di quei casi per i quali la stampa non è andata a buon fine (cartuccia della stampante esaurita, carta inceppata, etc). Facendo clic su tale pulsante il programma non incrementa il codice progressivo, ma riparte da quello mostrato a video. In tal modo si può ritentare la stampa con la stessa ricetta. 2.1.1 Invio ricette (postazione di segreteria, infermiera, ecc.) Il dettaglio delle operazioni è riportato al paragrafo 2.2.3. 2.2 IL MENU MEDICI IN RETE Nella finestra principale di Phronesis, se installato correttamente l Add-on, apparirà il menu Medici in rete. Attraverso questo menù potrà accedere alla gestione del modulo CGM ACN2009 RICETTE. In particolare sono presenti le seguenti funzionalità: Gestione ricettari Dettaglio ricette Gestione personale di studio Vediamo nel dettaglio il significato di ciascuna di esse. 12 di 18
2.2.1 Gestione Ricettari Tale funzionalità consente di ritornare alla finestra di gestione dei ricettari da scaricare. 2.2.2 Dettaglio ricette Attraverso tale sezione è possibile ottenere una visione d insieme delle prescrizioni effettuate e contestualmente avere a disposizione uno sguardo più dettagliato su ogni singola ricette effettuata (ad esempio verificarne il contenuto, lo stato e l esito dell invio, procedere con l annullamento o la cancellazione di una ricetta inviata, ecc.). E possibile modificare la visualizzazione delle informazioni contenute nella finestra attiva attraverso i Tag presenti nella parte sovrastante, di seguito elencati: In Coda: ricette firmate ma non ancora inviate Inviate: ricette firmate ed inviate Non inviate: ricette non inviate Da convalidare: ricette che devono essere firmate (ad esempio, quelle eseguite dalla postazione di segreteria) Accettate con successo: ricette firmate ed inviate con esito positivo (cioè accettate dal SAC) Scartate: ricette firmate ed inviate con esito negativo (cioè non accettate dal SAC) Sospese: ricette firmate ed inviate con esito non ancora definito da parte del SAC. In alto a sinistra invece è presente il menù testuale ed i corrispettivi pulsanti, che permettono di accedere alle principali funzionalità della sezione. 13 di 18
In particolare: File o Chiudi: chiusura della sezione Dettagli Ricette Ricetta In virtù del tipo di ricetta selezionata (inviata, non inviata, da convalidare, ecc.), il menù si compone opportunamente di alcune opzioni piuttosto che di altre. E sempre possibile ritrovare le seguenti voci: o Anteprima (pulsante ): anteprima della ricetta selezionata o Modifica (pulsante ): modifica della ricetta selezionata o Cancella (pulsante ): eliminazione della ricetta selezionata Nel caso in cui si volesse procedere con l invio di una o più ricette non ancora inviate dopo aver selezionato una o più ricette tra quelle Non inviate è possibile tentare manualmente un nuovo invio selezionando la voce pulsante. oppure premendo il E invece necessario sempre convalidare (firmare) le ricette stampate da un eventuale utenza di segreteria. Infatti le ricette stampate dal personale di studio non vengono inviate immediatamente, ma sempre accodate per la convalida. 14 di 18
NOTE OPERATIVE Per l utilizzo corretto di questa funzionalità diviene fondamentale creare l utente segretaria all interno del menù Archivi > Utenti e privilegi di accesso. Dopo aver selezionato una o più ricette tra quelle Da convalidare, è possibile procedere alla validazione delle stesse selezionando la voce oppure premendo il pulsante. E infine possibile eseguire la riattivazione di una o più ricette sospese dopo aver selezionato una o più ricette tra quelle Sospese, è possibile procedere alla riattivazione delle stesse selezionando la voce oppure premendo il pulsante. Visualizza Il menù permette di modificare la visualizzazione delle informazioni contenute nella finestra attiva e pertanto alcune delle voci presenti richiamano pedissequamente i Tag sovrastanti il riquadro centrale (così come già indicato al principio del presente capitolo). Tuttavia, è anche da qui possibile eseguire la ricerca delle ricette inviate al fine di visualizzarne l elenco: o o riceca per data, premendo ricerca per codice a barre, premendo 15 di 18
2.2.3 Gestione personale di studio Questa sezione permette di impostare i privilegi del personale di studio e dei medici sostituti per l invio telematico delle ricette. Attivando con un clic il flag in corrispondenza dell utenza da voler attivare, questa sarà di fatto attiva nell integrazione di invio della ricetta elettronica. ATTENZIONE Si ricorda che per l utilizzo corretto di questa funzionalità è necessario che sulla postazione dove lavora l utenza da voler attivare, per esempio la segretaria, sia stato precedentemente installato il modulo CGM ACN2009 RICETTE e sia stato fatto con la stessa versione presente sul computer medico, così come indicato nel paragrafo 1.2. Nel caso specifico di postazioni collaboratore di studio, infermiera, ecc. dopo averne attivato l utenza, è necessario impostare per essa il ricettario utilizzato, secondo quando indicato nel paragrafo 1.2.7. In particolare, è fondamentale impostare nel campo In uso da il nome dell utenza di segreteria che lo utilizzerà 16 di 18
Completata la configurazione per la postazione di segreteria, nel momento in cui da lì viene eseguita la stampa di una ricetta ssn, compare la nota maschera di invio della prescrizione in cui viene riproposto il codice a barre che dovrebbe essere associato alla ricetta stampata. In questa finestra viene data la possibilità di modificare il codice (supponendo che la ricetta introdotta non segua l ordine progressivo) o confermare il codice facendo clic sul pulsante Invia o premendo il tasto Invio della tastiera. La ricetta così predisposta viene inviata nella coda Dettagli Ricette - Da convalidare con l indicazione dell operatore che ha realizzato la prescrizione. ATTENZIONE Nel caso di una Medicina di Gruppo, cioè con la presenza contemporanea di più utenze medico, la ricetta verrà accodata al medico (medico curante) che nel software ha in carico il paziente per il quale ho prescritto. 17 di 18
Il medico (e lui soltanto), dalla propria postazione, accedendo al menù Medici in Rete, Dettagli Ricette potrà procedere all atto della convalida della ricetta (o delle ricette, se la coda contiene più di un documento) che verrà inviata al MEF e la stessa passerà nell elenco delle ricette Inviate. Anche sulla postazione di segreteria sarà possibile verificare in ogni momento se vi sono ancora ricette da convalidare accedendo alla voce di menù Medici in Rete, Dettagli Ricette. Come l utenza medico, anche quella di segreteria ha la possibilità di Annullare le ricette presenti nella coda Da Convalidare ma i documenti annullati dal collaboratore non saranno fisicamente eliminati e verranno sottoposti al medico in rosso. La cancellazione di tali elementi è consentita solo al medico. Qualora vi siano ricette da convalidare, solo sulla postazione medico alla chiusura di Phronesis, compare un messaggio che funge da promemoria. Rispondendo di No le ricette non vengono convalidate ma semplicemente il programma non si chiude concedendo la possibilità di accedere al menù Medici in Rete, Dettagli Ricette, Da Convalidare per procedere alla validazione delle ricette in coda. 18 di 18