ADR Meditalia srl Regolamento di procedura ART. 1 Ambito di applicazione Il presente regolamento viene applicato alle procedure di mediazione a fini conciliativi delle controversie che le parti intendono risolvere bonariamente, siano esse obbligatorie ai sensi del D.lgs 28/2010 e successivo DM 180/10; siano esse derivanti da clausole contrattuali; siano esse volontariamente intraprese dalle parti. a) Il servizio di mediazione offre la possibilità di risolvere controversie sia di carattere nazionale che internazionale, civili e commerciali, comprese quelle di natura societaria; in tutti gli ambiti in cui la procedura conciliativa è legislativamente prevista in materia di diritti disponibili, tra privati, imprese, associazioni o enti ai sensi del D.lgs 28/10 in attuazione della legge 69/09, le cui disposizioni si applicano in sostituzione alle corrispondenti disposizioni del d.lgs 5/2003 b) In caso di sospensione o cancellazione dal registro, i procedimenti di mediazione in corso proseguono presso l organismo scelto dalle parti, entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura è in corso. c) Il Consiglio di Amministrazione di ADR Meditalia srl è competente a provvedere, nei casi non espressamente disciplinati dal presente regolamento, procedendo per analogia e secondo principi che ispirano l'intero regolamento e nel rispetto della normativa vigente. ART. 2 Inizio della procedura di mediazione a) La procedura inizia a mezzo deposito dell apposita Istanza di Mediazione ad iniziativa di una delle parti presso una delle sedi di ADR Meditalia srl. L Istanza deve necessariamente contenere: 1. Il nome dell Organismo di mediazione; 2. Nome, dati identificativi e recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le dovute comunicazioni; 3. L oggetto della lite; 4. Le ragioni della pretesa; 5. Il valore della controversia individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero in caso di notevole disaccordo tra le parti sulla stima, ADR Meditalia srl stabilisce il valore di riferimento e lo comunica alle parti. 1
b) La Mediazione ha una durata non superiore a 4 mesi dal deposito dell istanza. c) In caso di ricorso alla procedura su invito del giudice, il termine decorre dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell istanza. d) ADR Meditalia srl si occupa di comunicare l istanza alla controparte con mezzi idonei a provare la ricezione, siano essi tradizionali mezzi postali o PEC (posta elettronica certificata). e) La procedura di mediazione può essere svolta anche mediante modalità telematiche, di comune accordo con le parti. La piattaforma informatica scelta dovrà essere condivisibile dalle parti e garantire la riservatezza delle comunicazioni. f) Il procedimento di mediazione è riservato, e tutto quanto viene detto nell incontro non può essere registrato o verbalizzato. ART. 3 Luogo della mediazione a) La Procedura di mediazione si svolge presso la sede di ADR Meditalia srl dove è stata depositata l Istanza di mediazione. Su richiesta dell istante, o su specifico accordo delle parti, qualora nella provincia indicata vi siano organismi disponibili, la procedura può essere svolta presso una sede differente di ADR Meditalia srl, o di un diverso Organismo di Mediazione con essa convenzionato sul territorio Italiano. b) Al fine di ridurre i tempi per il primo, o i successivi incontri, la procedura di comune accordo fra le parti ed il Mediatore incaricato, può essere condotta anche presso lo Studio del Mediatore. c) Adr Meditalia srl si riserva la possibilità, sulla base di accordi con professionisti abilitati alla mediazione, di utilizzare ulteriori sedi operative per lo svolgimento dell attività di mediazione. ART. 4 Scelta del mediatore Il mediatore è nominato tra quelli inseriti nella lista consultabile sul sito www.adrmeditalia.it, oppure affisso presso la sede in cui viene depositata l istanza, secondo i seguenti criteri: a) Requisito primario per la scelta del Mediatore è rappresentato dall adeguata competenza professionale dello stesso a mediare, in base alla materia oggetto della controversia. Tali competenze saranno desunte dalla qualifica Professionale, dal titolo di studio, dal Curriculum vitae del Mediatore consultabile sul sito internet www.adrmeditalia.it b) Il mediatore può essere scelto dalla parte istante, previa comunicazione all organismo che valuterà l opportunità della stessa e la presenza di eventuali motivi ostativi; in caso di indisponibilità dello stesso entro i termini, nei casi in cui siano previsti dalla Legge o da clausole contrattuali, verrà nominato un diverso mediatore da parte della Segreteria dell Organismo. c) Nel caso in cui la parte istante non effettui precisa scelta, la nomina del mediatore è effettuata d ufficio da ADR Meditalia srl all interno della lista dei mediatori operanti presso la sede dove è stata depositata l istanza. 2
d) Le parti possono fornire di comune accordo il nominativo di un mediatore, fra quelli individuati nelle liste di ADR Meditalia srl e) Nella domanda di mediazione la parte istante può espressamente escludere dalla nomina d ufficio da parte di ADR Meditalia srl, uno o più nominativi fra quelli presenti nella lista. f) In base alle disposizioni dell art 8 del Decreto 180/10, come modificato dal Decreto 145/2011, Adr Meditalia srl consente di svolgere Tirocini ad i Mediatori che ne facciano richiesta alla Segreteria. Lo svolgimento è gratuito e non dà diritto ad alcun compenso. Nello svolgimento del tirocinio il Mediatore deve attenersi alle norme di comportamento indicate del Mediatore incaricato allo svolgimento del procedimento. ART. 5 Indipendenza, imparzialità e sostituzione del mediatore a) Il mediatore nominato, prima dell inizio dell incontro di mediazione, è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità, con esplicita accettazione del Codice Deontologico di ADR Mediatalia srl. b) Il mediatore ritenuto non imparziale da una delle parti, anche durante lo svolgimento del procedimento, può essere sostituito su richiesta motivata. L eventuale sostituzione avverrà d ufficio da parte di ADR Meditalia srl, senza che ciò interrompa i termini della procedura, e senza che ciò determini aggravi di costo per le parti. c) ADR Meditalia srl può sostituire il mediatore prima dell inizio dell incontro di mediazione con un altro della propria lista di pari competenza, nei casi di indisponibilità personale del mediatore scelto. d) Qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto che ne possa limitare l imparzialità o l indipendenza, e comunque in ogni altro caso di impedimento, anche a procedimento iniziato, ADR Meditalia srl informerà le parti e provvederà alla sua sostituzione con un mediatore scelto d ufficio. e) Qualora la mediazione sia svolta dal responsabile dell organismo, sulla sostituzione decide il Consiglio d Amministrazione di ADR Meditalia srl, che verrà convocato entro 5 giorni dalla richiesta di sostituzione avanzate da una delle parti. f) Il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono all'incontro si impegnano a non divulgare, a terzi estranei, i fatti e le informazioni apprese nel corso del procedimento di mediazione. Essi si impegnano, inoltre, a non utilizzare, nel corso di eventuali successivi procedimenti contenziosi, promossi dalle parti in relazione al medesimo oggetto dell Istanza di Mediazione, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il medesimo procedimento. g) Il mediatore non può essere tenuto a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione né davanti all'autorità giudiziaria, né 3
davanti ad altra autorità, se non in base alle vigenti norme. Al mediatore si applicano le disposizioni e le garanzie dell'articolo 103 del c.p.p. in quanto applicabili. h) Le parti si impegnano ad astenersi dal chiamare il mediatore, i responsabili dell'organismo di Mediazione e chiunque altro abbia preso parte al procedimento, a testimoniare in giudizio sui fatti e sulle circostanze di cui son venuti a conoscenza in relazione al procedimento di mediazione. ART. 6 Presenza delle parti e loro rappresentanza Le persone fisiche partecipano agli incontri di mediazione personalmente. Le stesse possono farsi assistere da loro consulenti e/o Avvocati, a proprie spese. a) E' Compito delle parti portare a conoscenza di ADR Meditalia srl, con congruo anticipo, i nominativi di coloro i quali saranno presenti all'incontro in aggiunta o in sostituzione delle parti stesse. b) Le persone giuridiche partecipano agli incontri di mediazione tramite un rappresentante fornito dei necessari poteri per definire la controversia. c) In caso di assenza di una delle parti, il mediatore formulerà comunque una proposta conciliativa da comunicare ad entrambe le parti. ART. 7 Svolgimento della procedura di mediazione e facoltà del mediatore Il mediatore conduce la procedura secondo le modalità che riterrà più opportune in base alla sua esperienza, ed alla complessità della lite. Il mediatore garantirà comunque lo svolgimento di una seduta congiunta con le parti, ed una successiva fase di incontri individuali. a) Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione, egli svolge funzioni di facilitatore nel raggiungimento di un accordo. b) Il mediatore è autorizzato a tenere incontri congiunti e separati con le parti. La mediazione può svolgersi in videoconferenza o telefonicamente, su indicazione del mediatore, di comune accordo con le parti. c) Le parti hanno diritto di accesso agli atti del procedimento di mediazione se depositati in sessione comune; e ciascuna parte ha diritto di accesso ai propri atti depositati nelle rispettive sessioni separate. d) Gli atti vengono custoditi dall Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di quattro anni dalla conclusione della procedura. e) Il mediatore e le singole parti possono concordare, per ciascuna sessione separata, quali atti possano essere accessibili alla controparte. 4
ART. 8 Conclusione della mediazione La Mediazione si considera conclusa quando: a) Una o entrambe le parti non si presentino agli incontri stabiliti senza giustificato motivo liberamente valutabile dal mediatore; b) Il mediatore è tenuto ad informare preventivamente le parti che, qualora la mediazione non riesca, della proposta e delle posizioni espresse da ciascuna parte,ne sarà dato atto nel verbale. Inoltre il Mediatore è tenuto a rendere noto che, qualora il provvedimento giudiziale che definisca il successivo giudizio corrisponda interamente al contenuto della proposta, il Giudice potrà escludere la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice (che ha rifiutato la proposta del mediatore)potendo, pertanto, condannarla anche al rimborso delle spese di controparte, nonché al pagamento di una somma, a titolo di contributo unificato dovuto per quella tipologia di causa, comprese le spese per l'indennità corrisposte al Mediatore ed eventualmente all'esperto richiesto in mediazione. c) Se è raggiunto un accordo amichevole (conciliazione) in cui possono essere inserite clausole penali di pagamento in caso di violazione, inosservanza o ritardo nell'adempimento degli obblighi stabiliti, il Mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell'accordo medesimo che, se non contrario all'ordine pubblico o a norme imperative, è omologato, su istanza di parte e previo accertamento della regolarità formale, con decreto del Presidente dl tribunale nel cui circondario ha sede l'organismo. d) Il verbale di cui al precedente punto, costituisce titolo esecutivo per l'espropriazione forzata, per l'esecuzione in forma specifica e per l'iscrizione di ipoteca giudiziale, qualora la normativa vigente così lo determini. e) La proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento, senza che vi sia stata l espressa approvazione delle parti. f) Al termine di ogni singola procedura di mediazione, a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, allegata al presente regolamento, da trasmettere al responsabile del registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia. ART. 9 Mancato accordo Qualora non si pervenga ad un accordo, il mediatore effettua comunque una proposta da sottoporre alle parti. In caso di mancata accettazione di entrambe le parti della proposta del mediatore, trascorsi 5 giorni, il mediatore redige il verbale di fallita conciliazione. Sia per le mediazioni volontarie, che per quelle previste dal D. lgs 28/2010 all art. 5 come condizione di procedibilità, il Mediatore svolge l incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in Mediazione. La Segreteria può rilasciare attestato di conclusione del procedimento all esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal Mediatore ai sensi dell art 11 comma 4 del D. legs 28/2010. 5
ART. 10 Riservatezza Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della Mediazione sono riservate. Il mediatore e tutti coloro che siano al servizio di ADR Meditalia srl non possono essere obbligati a riferire notizie e fatti appresi nel corso della Mediazione, a testimoniare in qualsiasi procedimento giurisdizionale, avente ad oggetto la mediazione fra le parti. Le parti e ogni altra persona presente agli incontri di mediazione inclusi gli avvocati e i consulenti sono tenuti a mantenere la massima riservatezza circa le informazioni apprese durante la procedura. ART.11 Indennità a) Per i servizi di mediazione ciascuna parte è tenuta, secondo il tariffario allegato, al versamento di: 1. un ammontare fisso per le spese di avvio pari a 40 oltre che IVA 2. un ammontare variabile per le spese di mediazione suddiviso per fasce e rapportato al valore della controversia, indicato nell Istanza di Mediazione. b) Le spese fisse e le spese di avvio sono versate, dalla parte istante, al momento del deposito della domanda; dalla controparte 5 giorni prima dell'incontro di mediazione. In assenza di versamento la procedura non inizia. Eventuali dilazioni di pagamento possono essere accordate dalla segreteria di ADR Meditalia srl. c) Le spese corrisposte prima dell'incontro di mediazione, comprendono anche l'onorario del mediatore e coprono l'intero procedimento, indipendentemente dal numero degli incontri svolti e indipendentemente dal suo esito. d) Qualora il valore della controversia risulti indeterminato, indeterminabile, o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di 250.000,00 e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l importo dell indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento previsto dalla tabella delle indennità. e) Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora l organismo si avvalga di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali o presso l apposito elenco tenuto dall organismo di mediazione, il loro compenso viene determinato secondo le tariffe professionali, o diversamente concordato con le parti. ART.12. Modalità di pagamento Il pagamento dell indennità può essere corrisposto a mezzo: a) Assegno Circolare intestato a ADR Meditalia srl 6
b) Bonifico Bancario, munito di apposito di nr di CRO c) Eventuali modalità differenti, possono essere concordate con la segreteria di ADR Meditalia srl, che valuterà l opportunità di accordare la diversa modalità proposta. ART. 13 Patrocinio gratuito E previsto in ottemperanza a quanto stabilito dal d. lgs 28/10 il ricorso al patrocinio gratuito. Art.14 Forma degli atti Devono essere redatti per iscritto: a. L Istanza di mediazione b. l'accettazione della controparte c. la nomina del mediatore e la fissazione della data della riunione, comunicata alle parti d. L'accettazione dell'incarico da parte del mediatore unitamente alla sua dichiarazione d'indipendenza e. l'accordo finale o l'accertamento del fallimento del tentativo di conciliazione e la relativa comunicazione ART. 15 Responsabilità dell Organismo e del mediatore Né ADR Meditalia srl, né il mediatore e i loro assistenti o collaboratori sono responsabili di atti o omissioni riguardanti la preparazione, lo svolgimento o la conclusione della Mediazione, tranne il caso di dolo o colpa grave. ART. 16 Interpretazione e applicazione delle norme L interpretazione e l applicazione del presente regolamento competono esclusivamente al Consiglio di Amministrazione di Meditalia srl. ART. 17 Legge applicabile Per quanto non espressamente previsto si applicano le disposizioni del d.lgs 28/10 e successivo DM 180/10. Il presente regolamento con i suoi allegati possono essere modificati dal Consiglio di Amministrazione di ADR Meditalia srl, le modifiche non hanno effetto sulle procedure in corso alla data di entrata in vigore delle modifiche stesse. 7