CAVACURTA, CORNO GIOVINE, FOMBIO E MALEO CONVENZIONE ATTUATIVA PER LA GESTIONE ASSOCIATA DELLA FUNZIONE TECNOLOGIE DELL INFORMAZIONE E DELLA COMUNICAZIONE
SCHEMA DI CONVENZIONE PER LA GESTIONE ASSOCIATA DI FUNZIONI AMMINISTRATIVE E SERVIZI IN MATERIA DI TECNOLOGIE DELL INFORMAZIONE E DELLA COMUNICAZIONE La presente convenzione per la gestione in forma associata si compone di XX articoli: Articolo 1: Oggetto della Convezione Articolo 2: Finalità Articolo 3: Comune Capofila Articolo 4: Assetto organizzativo e attività operativa dell Ufficio comune Articolo 5: Articolo 6: Articolo 7: Articolo 8: Articolo 9: Struttura Direzionale e Funzionario Responsabile Referenti degli enti aderenti Coordinamento tecnico e piano annuale delle attivita informatiche Conferenza dei sindaci Decorrenza e durata della convenzione e modalità di recesso Articolo 10: Risorse per la gestione associata, rapporti finanziari, garanzie Articolo 11: Piano annuale delle attività e gestione economico-finanziaria Articolo 12: Beni e strutture Articolo 13: Modifiche Articolo 14: Disposizioni di rinvio Articolo 15: Comunicazioni Articolo 16: Informazione e Consultazione Sindacale Articolo 17: Norme finali
SCHEMA DI CONVENZIONE PER LA GESTIONE ASSOCIATA DI FUNZIONI AMMINISTRATIVE E SERVIZI IN MATERIA DI TECNOLOGIE DELL INFORMAZIONE E DELLA COMUNICAZIONE PREMESSA: RICHIAMATE le disposizioni di cui all articolo 14, commi dal 25 al 31quater, del Decreto Legge n 78/2010, convertito nella Legge n 122/2010, come modificate ed integrate dall articolo 19 del Decreto Legge n 95/2012, come convertito nella Legge 135/2012, in base alle quali i Comuni con meno di 5.000 abitanti, tra cui Maleo, Corno Giovine, Cavacurta e Fombio, in base al comma 28 dell articolo 14 della Legge n 122/2010, devono obbligatoriamente esercitare in forma associata le prime nove delle dieci funzioni fondamentali, di cui al comma 27 del medesimo articolo 14, e di queste tre entro il 1 Gennaio 2013 e le altre sei entro il 1 Gennaio 2014. RICHIAMATA la Convenzione Quadro, sottoscritta in data 18/12/2012 tra i medesimi Comuni e gli impegni ivi compresi; CONSIDERATO CHE: i compiti e le attività di gestione associata della funzione Tecnologie dell informazione e della comunicazione, per la realizzazione e la gestione di infrastrutture tecnologiche, rete dati, fonia, apparati, di banche dati, di applicativi software, l'approvvigionamento di licenze per il software, la formazione e la consulenza nel settore dell'informatica, legate all esercizio delle funzioni fondamentali, da esercitare obbligatoriamente in maniera associata, sono oggetto della presente convenzione approvata con le deliberazioni consiliari sopra richiamate, esecutive ai sensi di legge. l art. 30 del D. Lgs. 18.8.2000 n. 267, consente agli enti locali di stipulare apposite convenzioni al fine di svolgere in modo coordinato funzioni e servizi determinati. Tutto ciò premesso, le Amministrazioni comunali di Cavacurta, Corno Giovine, Fombio e Maleo, hanno espresso la volontà di gestire in forma associata la funzione Tecnologie dell informazione e della comunicazione, per la realizzazione e la gestione di infrastrutture tecnologiche, rete dati, fonia, apparati, di banche dati, di applicativi software, l'approvvigionamento di licenze per il software, la formazione e la consulenza nel settore dell'informatica, legate all esercizio delle funzioni fondamentali da esercitare obbligatoriamente in maniera associata, e hanno approvato lo schema della presente Convenzione con le deliberazioni consiliari di seguito indicate, esecutive ai sensi di legge: deliberazione del Consiglio comunale di Cavacurta n... del... deliberazione del Consiglio comunale di Corno Giovine n... del... deliberazione del Consiglio comunale di Fombio n.... del... deliberazione del Consiglio comunale di Maleo n.... del...
SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE: Articolo 1 (Oggetto della Convenzione) 1. La premessa costituisce parte integrante e sostanziale del presente atto. 2. La convenzione, stipulata ai sensi dell'articolo 30 del T.U.E.L. e a quanto richiamato nella Legge n 148/2011 e s.m.i., nonché ai sensi dell articolo 6 della Convenzione Quadro, ha per oggetto la gestione in forma associata delle funzioni e servizi in materia di tecnologie dell informazione e della comunicazione, finalizzato all attuazione dell esercizio associato delle funzioni fondamentali. Articolo 2 (Finalità) 1. La gestione associata ha lo scopo, oltre ad assolvere gli obblighi normativi, di realizzare lo svolgimento coordinato delle attività previste per l'espletamento delle funzioni sopra richiamate, attraverso l impiego ottimale delle risorse umane e strumentali assegnate, uniformando comportamenti e metodologie di intervento. 2. La gestione associata della funzione tecnologie dell informazione e della comunicazione costituisce lo strumento mediante il quale i Comuni convenzionati assicurano una modalità unitaria di conduzione e la razionalizzazione delle procedure secondo criteri di efficienza, efficacia ed economicità in vista del miglioramento del servizio e della distribuzione ottimale dei servizi sul territorio. 3.. Per addivenire all obbiettivo di cui sopra, si dovrà provvedere all individuazione di un'unica software house per tutti i Comuni al fine di agevolare e semplificare lo svolgimento delle funzioni associate, e l individuazione di una unica società di servizi informatici che fornisca assistenza a tutti i Comuni associati al fine di creare un sistema dell informazione e della comunicazione perfettamente integrato tra tutti i Comuni. In attuazione di quanto sopra, al fine di traguardare un obiettivo comune nello sviluppo del sistema dell informazione e comunicazione e di procedere con un coordinamento tra gli enti associati, dovrà essere stilato, per tramite dei referenti di ogni Comune di cui all.art. 6 e dell assistenza di società di servizi informatici, un piano di sviluppo delle tecnologia e dell informatizzazione degli enti convenzionati, da sottoporre all approvazione della Conferenza dei Sindaci e delle Giunte Comunali per i provvedimenti di competenza. Articolo 3 (Comune capofila) 1. Il Comune di Maleo assume il ruolo di Comune Capofila, che opera in luogo e per conto degli Enti deleganti, con le seguenti competenze: a) Assume il ruolo di centrale di committenza ai sensi dell art. 33, D. Lgs. 163/2006, per l espletamento delle procedure di individuazione della software house unica e della società di servizi informatici dell infrastruttura tecnologica sovracomunale b) cura gli aspetti amministrativi inerenti le attività previste dalla convenzione;
c) fornisce l'assistenza durante le sedute della Conferenza dei Sindaci, con la redazione dei verbali e la tenuta dei registri; d) presenta le richieste di contributo per l'acquisto delle strumentazioni agli Enti sovracomunali (resta inteso che ciascun Comune potrà presentare richiesta in modo autonomo laddove espressamente previsto dalla normativa); e) gestisce la rete comune e trumentazioni comuni necessari per l esercizio delle funzioni associate. 2. Per l'espletamento di tali attività il Comune Capofila si avvarrà delle proprie strutture, dei propri uffici e dei referenti nominati presso ogni Comune di cui al successivo art. Articolo 4 (Assetto organizzativo e attività operativa dell Ufficio comune) 1. E prevista la costituzione, presso il Comune Capofila, di un Ufficio Unico associato il quale provvede alle seguenti attività nell ambito dell infrastruttura tecnologica sovracomunale, di concerto ai Referenti degli enti di cui all art. 6 e della società di servizi informatici che seguirà le operazioni presso i Comuni convenzionati: a) predisposizione e gestione dell infrastruttura tecnologica sovracomunale per l erogazione di applicazioni, memorizzazione e condivisione di dati necessari alla gestione associata; b) programmazione della installazione e configurazione degli apparati di rete, dei server e delle postazioni di lavoro presso i singoli Comuni da effettuarsi da parte del Referente e della società di servizi informatici; c) proposta di assistenza informatica per le postazioni di lavoro nei comuni del servizio associato; d) acquisto o espletamento di procedure uniche per la fornitura di attrezzature hardware e software dell infrastruttura tecnologica sovracomunale; e) pianificazione e realizzazione di progetti di Information Communication Tecnology (ICT), nonché supporto nell attività di avvio di questi f) pianificazione della formazione generale degli utilizzatori dei sistemi informatici da effettuarsi da parte di ogni Referente; h) progettazione e implementazione della conservazione storica delle banche dati sia per finalità di sicurezza che funzionali; i) definizione e predisposizione dell architettura della rete tramite i Referenti e la società di servizi informatici l) armonizzazione e omogeneizzazione dei sistemi informativi gestionali coordinandosi con i funzionari responsabili dei servizi; n) promozione dello sviluppo di sistemi open source e le attività di riuso del software nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, efficienza; p) promozione dell implementazione dell e-government, ovvero i servizi rivolti a cittadini e imprese che utilizzano tecnologie informatiche e che mirano alla dematerializzazione e allo sviluppo del procedimento amministrativo telematico, in particolare: q) attua i piani e le direttive nazionali e regionali in riferimento alla rete sovracomunale individuando gli strumenti più opportuni; r) coordinare gli uffici comunali interessati; s) definizione dettagliata e puntuale, in accordo con i referenti degli enti interessati, del piano annuale di attività informatiche e del relativo budget di spesa t) Individuazione e implementazione di software comuni o applicativi di office automation per tutti gli enti aderenti, escluso i gestionali, previa decisione unanime dei referenti
Le attività di cui ai precedenti punti verrà sviluppata sulla base delle richieste e relativo apporto finanziario da prevedersi nel Piano dei Fabbisogni annuale redatto da ogni singolo Comune per mezzo del proprio Referente di cui ai seguenti art. 6 e art. 7. Si sottolinea che la presente convenzione va à disciplinare i rapporti e gli impegni nell ambito dell infrastruttura tecnologica sovracomunale; quindi in relazione a forniture e approvigionamenti finalizzati all utilizzo presso un singolo Ente, vi dovrà provvedere ogni Singolo Comune individualmente per mezzo del proprio referente. Articolo 5 (Struttura direzionale e funzionario responsabile) 1. Il Responsabile dell Ufficio Associato è nominato dal Sindaco del comune capofila, sentita la conferenza dei sindaci. 2. Il Responsabile dell Ufficio Associato, in particolare, svolge le seguenti funzioni: a) partecipare alla Conferenza dei Sindaci con funzioni consultive, verbalizzanti e di supporto tecnico; b) curare l'aggiornamento dell'elenco dei mezzi e materiali a disposizione dei Comuni associati per l'esercizio della funzione tecnologie dell informazione e della comunicazione; c) redigere il Piano annuale delle attività delle spese e delle entrate da sottoporre alla Conferenza dei Sindaci, con la collaborazione dei Referenti degli enti aderenti; d) propone il piano di formazione per l'aggiornamento del personale 3. Il Responsabile, nell'espletamento delle proprie funzioni, può farsi supportare dagli altri funzionari. Inoltre, può convocare i medesimi soggetti periodicamente o qualora ne ravvisasse la necessità presso la sede del Comune di Maleo, o altra sede di volta in volta individuata, per discutere di questioni di particolare complessità o per svolgere in modo più efficace le proprie funzioni di coordinamento. Art. 6 (Referenti degli enti aderenti) 1. Ogni ente aderente dovrà, entro 30 giorni dalla firma della presente convenzione, designare un referente che dovrà essere il punto di riferimento nei rapporti tra singolo Comune ed Ufficio Associato; 2. Il referente dovrà essere nominato con apposito atto dell organo competente del singolo Ente; 3. Spettano al referente di ogni ente tutte quelle attività tecnico-organizzative di base necessarie al buon funzionamento ed andamento informatico del proprio ente; in dettaglio: tutti gli interventi tecnici di primo livello (stabiliti in dettaglio dal Coordinamento di cui all art. 7) HW e SW sui personal computer della propria Lan tenere i rapporti con l Ufficio Associato collaborare con il Responsabile dell Ufficio Associato alla predisposizione del piano annuale delle attività riportando i fabbisogni dell ente di appartenenza, sentito i responsabili degli uffici, e alla relativa copertura finanziaria provvedere all impegno e alla liquidazione delle risorse necessarie alla gestione informatica del proprio ente provvedere ad ogni richiesta tecnica da inoltrare all ufficio Associato partecipare agli incontri e alle riunioni predisposte dal Coordinamento Tecnico
Art. 7 (Coordinamento tecnico e piano annuale delle attivita informatiche) 1. Viene istituito, quale organo tecnico-gestionale, il Coordinamento Tecnico dei Referenti (CTR) composto da tutti i referenti comunali; 2. Il CTR si riunirà, su convocazione formale da parte del Responsabile dell Ufficio Unico Associato, presso la sede dell Ufficio Associato e sarà coordinato dal responsabile dell Ufficio Associato; la cadenza delle riunioni sarà stabilita dal responsabile dell ufficio sentiti i referenti. 3. il Coordinamento Tecnico dovrà predisporre, con apposita proposta, il Piano annuale di attività, prevedendo in questo le necessità informatiche, i progetti da seguire e realizzare, gli indirizzi tecnici e il piano dettagliato delle spese da sostenere nell anno di gestione; tale atto sarà redatto tenendo conto delle esigenze emerse dai referenti comunali, così come previsto al precedente art.4.; il Piano dovrà poi essere approvato dalla Conferenza dei Sindaci con apposito atto vincolante per tutti i soggetti aderenti alla gestione associata. 4. spetta quindi al Coordinamento Tecnico: predisposizione del piano annuale di sviluppo informatico con i relativi costi di gestione; proporre gli orientamenti e le disposizioni tecnico-gestionali relative all attività informatica degli aderenti; l individuazione di tutte le iniziative relative allo sviluppo tecnologico della rete; l individuazione di nuovi progetti e/o iniziative; tali progetti devono comprendere, nel dettaglio, anche le indicazioni relative alle risorse umane, finanziarie e materiali necessarie. la predisposizione e l approvazione di tutte le proposte di acquisto HW, SW, collegate al sistema informatico condiviso; l individuazione dei referenti per i rapporti con altri enti o organizzazioni Articolo 8 (Conferenza dei sindaci) 1. La Conferenza dei Sindaci svolge le funzioni di coordinamento e controllo previste dall articolo 10 della Convenzione Quadro sottoscritta in data 18/12/2012. 2. Oltre a quanto indicato al punto precedente la Conferenza dei Sindaci, per la presente convenzione attuativa, provvede a: a) dettare gli indirizzi e gli obiettivi specifici della convenzione; b) definire la ripartizione delle spese tra i Comuni aderenti; c) individua il Programma annuale delle attività, delle spese e delle entrate su proposta del Responsabile da approvare da parte degli organi del singolo Ente; in via di prima applicazione il programma annuale viene approvato nella prima seduta della Conferenza dei Sindaci successiva alla stipula della presente convenzione. 3. Alle sedute della Conferenza assiste, a titolo consultivo e senza diritto di voto, il Funzionario Responsabile il quale provvedere altresì alla redazione di un verbale sintetico delle riunioni e si fa carico, successivamente, della trasmissione dello stesso a tutti gli Enti Convenzionati. Articolo 9 (Decorrenza e durata della convenzione e modalità di recesso) 1. La durata della convenzione è prevista in anni tre, a decorrere dalla data di sottoscrizione.
2. La convenzione può essere rinnovata prima della naturale scadenza o prorogata per il tempo che verrà successivamente deciso dalla Conferenza dei Sindaci.. La presente convenzione può essere sciolta con mutuo consenso di tutti gli Enti aderenti con la decorrenza, comunque, dell ultima deliberazione comunale adottata. Lo scioglimento della Convenzione quadro comporta automaticamente la decadenza della presente Convenzione. 3. É consentito altresì il recesso di un singolo Ente, con un preavviso non inferiore a sei mesi, entro il 30 Giugno (30.06.2014-30.06.2015), con decorrenza 01 Gennaio dell anno seguente, inviato a tutti gli altri Comuni convenzionati. Il recesso è ammissibile solo se non determina il venir meno della dimensione ottimale di riferimento. 4. La Conferenza dei Sindaci approva un documento vincolate in cui vengono riportate le specifiche compensazioni pecuniarie a carico dei Comune recedenti ove il recesso comporti una maggiore spesa, o una diminuzione di entrata, a carico dei Comuni aderenti. 5. Non è comunque consentito il recesso parziale. Articolo 10 (Risorse per la gestione associata, rapporti finanziari, garanzie) 1. Il riparto delle spese, a seconda delle tipologie, avviene nel seguente modo: SPESE ASSOCIATE: in proporzione tra tutti gli enti, in base ad una quota fissa e al numero degli abitanti al 31 dicembre dell'anno precedente, per tutti gli acquisti relativi ai beni, ai servizi e per la gestione dell Ufficio Associato e di tutta la rete; in particolare: a) acquisti di prodotti HW e SW di uso comune e di cui usufruiscono in ogni forma - tutti gli aderenti alla gestione associata; b) costi per l assistenza informatica prestati da società di servizi; SPESE PER SINGOLO ENTE: ciascun ente dovrà provvedere alle spese e ai pagamenti relativi agli acquisti di beni e servizi (nonché a quelle relative alla gestione) della propria rete comunale. 2. La liquidazione da parte degli aderenti delle somme relative alle spese associate, avverrà per il 50% entro il 31 luglio sulla base della previsione di spesa trasmessa dalla Comune Capo Convenzione ed il saldo sarà liquidato a consuntivo sulla base di apposito rendiconto, da redigere entro il 31 gennaio di ogni anno e da liquidare entro un mese dalla ricezione. 3. Durante il mese di ottobre il Coordinamento Tecnico comunicherà eventuali variazioni rispetto alle previsioni. 4. Compete al Responsabile dell'ufficio Associato prevedere in sede di predisposizione del Bilancio preventivo la spesa necessaria per la gestione associata del servizio, dandone comunicazione a ogni singolo Ente, previo assunzione delle indicazioni da parte della Conferenza dei Sindaci, nonché effettuare con cadenza annuale la rendicontazione delle spese sostenute, il riparto e il conguaglio delle stesse, informandone gli altri enti. I versamenti da parte degli enti devono essere effettuati nei termini e secondo le modalità richieste dal Comune Capofila.
Articolo 11 (Piano annuale delle attività e gestione economico-finanziaria) 1. Il documento programmatico fondamentale per la gestione associata dei servizi oggetto della presente convenzione è il Piano annuale delle attività. 2. Il Piano annuale delle attività contiene: a) gli interventi e le attività da attuare, declinati in scala di priorità; b) i costi preventivati di funzionamento della gestione associata (piano economicofinanziario); c) le risorse umane da impiegare per lo svolgimento delle attività; d) gli indicatori di efficienza ed economicità del Piano. 3. Il Piano, una volta redatto, viene trasmesso agli Enti associati per i relativi adempimenti e costituisce il documento in base al quale ciascun Ente aderente iscrive le risorse di rispettiva competenza nel proprio bilancio annuale e predispone i relativi atti di programmazione gestionale. 4. Eventuali variazioni del Piano economico finanziario sono sottoposte alla valutazione della Conferenza dei Sindaci per la successiva approvazione degli organi di ogni singolo Ente. 5. I costi di investimento sono posti all'attenzione della Conferenza, la quale decide circa la suddivisione tra gli Enti aderenti, tenuto conto di quanto previsto anche per i beni strumentali. 6. Eventuali contributi concessi dallo Stato e dalla Regione a titolo di incentivo della gestione associata, sono utilizzati per la copertura finanziaria dei costi relativi alla gestione oggetto della presente convenzione, comportando conseguentemente una riduzione degli oneri a carico degli Enti aderenti. 7. Il rendiconto annuale di attività dell'ufficio Comune è costituito da un documento economico finanziario riepilogativo desunto dai risultati della gestione annuale. 8. Il rendiconto viene sottoposto all'approvazione della Conferenza dei Sindaci, unitamente alla relazione illustrativa delle risorse impiegate e dei risultati conseguiti, entro il 31 gennaio dell'anno successivo e trasmesso agli Enti aderenti per la necessaria presa d'atto e i conseguenti adempimenti. Articolo 12 (Beni e strutture) 1. I beni strumentali all'esercizio del servizio, di cui gli enti aderenti sono dotati all'atto della stipulazione della presente convenzione, restano di loro proprietà. I Comuni ne autorizzano l'uso da parte dell Ufficio Unico Associato, limitatamente alle attività oggetto della presente convenzione. 2. La gestione dei beni mobili a disposizione dell'ufficio Unico Associato è affidata al Comune Capofila, il quale provvede a garantirne la manutenzione ordinaria e straordinaria.
3. I beni strumentali, acquistati successivamente alla stipula della convenzione, sono di proprietàdi ogni singolo Ente in rapporto alla quota parte di copertura della spesa d acquisto. 4. Gli oneri finanziari per le spese correnti saranno ripartiti tra gli enti convenzionati secondo il criterio di cui al precedente art.10. Articolo 13 (Modifiche) 1. Le modifiche della presente convenzione, proposte dalla Conferenza dei Sindaci, sono approvate con delibere uniformi dei Consigli comunali di tutti gli enti convenzionati. 2. Il recesso o l adesione di altri Comuni comportano la modifica sia della Convenzione Quadro sia della presente convenzione. Articolo 14 (Disposizioni di rinvio) 1. Per quanto non previsto nella presente convenzione, potrà rinviarsi alle norme del Codice Civile applicabili e alle specifiche normative vigenti nelle materie oggetto della convenzione. 2. Per ogni controversia che dovesse insorgere tra gli Enti relativa all interpretazione e all applicazione della presente convenzione è competente il Foro di Lodi. 3. Ai fini della normativa sulla privacy la presente convenzione ha per oggetto lo svolgimento di funzioni istituzionali per cui alla stessa si applica l articolo 18 del Decreto Legislativo n 196 del 30/06/2003 avente per oggetto i principi applicabili a tutti i trattamenti di dati effettuati da soggetti pubblici. Articolo 15 (Comunicazioni) Copia della presente convenzione sarà inviata al Prefetto della Provincia di competenza ed alla Regione Lombardia. Articolo 18 (Informazione e Consultazione Sindacale) 1. La presente convenzione sarà inviata alle Organizzazioni Sindacali Territoriali di categoria, considerato che, ai sensi del vigente C.C.N.L. per i lavoratori degli enti locali, l organizzazione degli uffici e la gestione complessiva delle risorse umane è oggetto di informazione. 2. L attuazione delle presente convenzione, avverrà previo espletamento di confronto sindacale, considerato che, ai sensi del vigente C.C.N.L. per i lavoratori degli enti locali, l organizzazione e la disciplina degli uffici, la consistenza e la variazione delle dotazioni organiche, la programmazione dei fabbisogni, sono materie oggetto di consultazione.
Articolo 19 (Norme Finali) Per quanto non espressamente specificato, i rapporti della funzione convenzionata sono disciplinati dalle vigenti norme. La presente convenzione è esente da imposta di bollo a termini dell art. 16, Tab. B, DPR 642/72 e sarà registrato in caso d uso, ai sensi del DPR 131/1986. ********* Letto, confermato e sottoscritto. Il Sindaco di Cavacurta. Il Sindaco di Corno Giovine.. Il Sindaco di Fombio Il Sindaco di Maleo.