COS'E' UNA MACRO Vediamo in questa lezione come costruire una macro in Excel. Una macro è un piccolo programma che viene creato per automatizzare alcune operazioni noiose. PRIMA DELLA MACRO In excel, invece di creare una macro "manualmente", si ha la possibilità di registrarla. In questo modo diventa molto più facile, perché non è necessario imparare un linguaggio di programmazione. Facciamo un esempio: Alla fine della lezione sulle funzioni era stato proposto il gioco "indovina il numero" Se hai ben osservato, usando le normali funzioni, non si poteva fissare il valore della funzione casuale. Ovvero ad ogni numero che veniva inserito, il numero casuale cambiava. Rivediamo l'esempio con qualche modifica: 1 - Digita in A1 numero casuale 2 - Digita in A2 indovina il numero (1-1000) 3 - Digita in A3 il numero che hai digitato è 4 - Digita in B1 = INT(CASUALE()*1000+1) 5 - Digita in B3 =SE(B1=B2;"esatto";SE(B2>B1;"troppo grande";"troppo piccolo")) Prova ora a digitare in B2 un numero compreso tra 1 e 1000 e premi invio. e continua a cercare di indovinare il numero digitandolo in B2. Dovresti avere una fortuna sfacciata per centrarlo. Questo, perché ogni volta che inserisci un numero e premi invio, il numero casuale cambia. Il problema è quindi quello di fissare il numero casuale. Facciamolo con una macro! REGISTRARE UNA MACRO Proseguendo l'esempio precedente 1 - copia il contenuto della cella B1 in C1 2 - dalla barra dei menu clicca su Strumenti > Macro > Registra nuova macro 3 - dalla finestra di dialogo "regista macro"... 4 -... nella casella "nome macro" nomina la macro digitando fissa (o qualsiasi altro nome) 1
5 - premi il pulsante OK D'ora in poi tutte quello che farai con excel, verrà registrato (fino alla chiusura della macro). 6 - clicca con il tasto destro la cella C1 e clicca sul comando "copia" 7 - clicca con il tasto destro la cella B1 e clicca sul comando "incolla speciale" 8 - seleziona l'opzione Valori e clicca sul pulsante OK 9 - premi il pulante ESC da tastiera 10 - seleziona la cella B2 11 - Dalla finestrella "interrompi registrazione", clicca sul pulsante "interrompi registrazione" Hai registrato la macro. 12 - Nascondi la riga 1 (tasto destro su riga1 > Nascondi) ESEGUIRE LA MACRO Per eseguire la macro: 1 - dalla barra dei menu clicca su Strumenti > Macro > Macro 2 - seleziona la macro da eseguire (se non è già selezionata) 3 - clicca sul pulsante "esegui" 2
Ora, dopo qualche tentativo, indovinerai più facilmente il numero! CREARE UN PULSANTE Proseguendo l'esempio della lezione precedente, proviamo rendere più dinamico il gioco "indovina il numero" creando un pulsante che esegua la macro con un clic. Osserva in fondo pagina se è visualizzata la barra disegno 1 - Se non la vedi, attivala con un clic sull'icona disegno (oppure clicca su Visualizza > Barre degli strumenti > Disegno) 2 - Dalla barra disegno clicca su Forme > Forme e clicca sulla forma desiderata 4 - porta il puntatore sul punto dove vuoi inserire la forma e clicca 5 - ridimensione a piacere la forma 3 - digita all'interno della forma "altro numero" e colora a piacere ASSEGNARE LA MACRO AL PULSANTE Per assegnare la macro alla forma appena creata: 1 - porta il puntatore sopra il bordo della forma 2 - quando il puntatore si trasforma in una freccia a quattro punte 3 - clicca con il tasto destro sopra la forma 4 - e dal menu contestuale clicca su "Assegna macro" 5 - dall'elenco delle macro seleziona con un clic quella interessata 6 - clicca sul pulsante OK Ora per eseguire la macro, ti basta, ogni volta che lo desideri, fare un clic sul pulsante che hai 3
appena creato. UNA MACRO PER ARCHIVIARE LE FATTURE scendendo nel dettaglio: è possibile, prendendo come esempio il modello fattura in excel, inserire in un database (elenco), per ogni riga, il nome del cliente, il numero, la data e l'importo della fattura, nonché le scadenze, con un semplice clic. Questo lo si può fare, registrando una macro. CREARE L'ARCHIVIO Prendiamo in considerazione il modello fattura già noto (creato nella lezione sulle formule), 1 - Apri il modello ed inserisci un nuovo foglio di lavoro. 2 - Nominalo archivio. 3 - Crea i campi digitando: 4 - in A3 Cliente 5 - in B3 fatt. n. 6 - in C3 data fattura 7 - in D3 importo fatt 8 - in E3 scad 1 9 - in F3 imp sc 1 10 - in G3 scad 2 11 - in H3 imp sc 2 12 - in I3 scad 3 13 - in J3 imp sc 3 14 - in K3 scad 4 15 - in L3 imp sc 4 16 - Seleziona la riga 3 e scegli l'allineamento centrato 17 - Attiva il foglio fattura. REGISTRARE LA MACRO Attiva il foglio fattura (o almeno non deve essere visualizzato il foglio archivio) Per registrare la macro: 1 - dalla barra dei menu clicca su Strumenti > Macro > Registra nuova macro 4
2 - dalla finestra di dialogo "regista macro" 3 - nella casella "nome macro" nomina la macro digitando archivia (o qualsiasi altro nome) 4 - premi il pulsante OK D'ora in poi tutte quello che farai con excel, verrà registrato (fino alla chiusura della macro). 5 - attiva il foglio archivio 6 - seleziona la riga 4 e inserisci una riga (clic destro su 4 > inserisci) 7 - seleziona la riga 4 e inserisci una riga (non è un errore!) Questo serve x non sovrascrivere i dati nella stessa riga. 8 - attiva il foglio fattura 9 - clicca con il tasto destro sopra la cella F8 > copia 10 - attiva il foglio archivio, un clic con il tasto destro sulla cella A4 > incolla 11 - attiva il foglio fattura, tasto destro sulla cella C8 > copia 12 - attiva il foglio archivio, tasto destro sulla cella B4 > incolla 13 - attiva il foglio fattura, tasto destro sulla cella C9 > copia 14 - attiva il foglio archivio, tasto destro sulla cella C4 > incolla 15 - attiva il foglio fattura, tasto destro sulla cella G52 > copia 16 - attiva il foglio archivio, tasto destro sulla cella D4 > incolla e così via per le celle delle scadenze ( D56, C56, D57, C57, ecc ) 17 - Dal foglio archivio elimina la riga vuota 5 (clic destro su 5 > elimina) 18 - Seleziona la cella B4 e clicca sul pulsante "ordinamento crescente" In questo modo avrai sempre l'elenco della fatture in ordine di numero 19 - Attiva il foglio fattura 20 - attiva la cella C8 21 - Dalla finestrella "interrompi registrazione", clicca sul pulsante "interrompi registrazione" La macro è stata creata. CREARE IL PULSANTE PER ATTIVARE LA MACRO Crea ora una forma e assegna la macro appena creata. 1 - Attiva il foglio "fattura" 2 - Dalla barra disegno crea una forma come da figura in basso 3 - clicca con il tasto destro sopra la forma 4 - e dal menu contestuale clicca su "Assegna macro" 5 - dall'elenco delle macro seleziona con un clic la macro "archivia" 6 - clicca sul pulsante OK Ora, ogni volta che vorrai inserire i dati della fattura, nel foglio archvio, 5
ti basterà fare un semplice clic sul pulsante "archivia" Per scaricare il modello fattura completo con la macro per archiviarle clicca sull'immagine qui sotto: 6