Dipartimento Amministrativo Servizio Acquisti e Logistica DECISIONE n. 397 Modena, 17 settembre 2014 OGGETTO: assegnazione, in affidamento diretto a seguito di indagine di mercato, del servizio di noleggio full service di macchine fotocopiatrici digitali multifunzione, collegate in rete, di fascia medio/bassa e dei servizi connessi, ad eccezione della sola carta, occorrenti ai servizi aziendali. Periodo 01/10/2014-30/09/02016 e comunque fino al raggiungimento dell importo non superabile di 40.000,00 IVA esclusa, pari ad 48.800,00 IVA al 22% compresa. CIG: Z1A10DA8FD IL DIRETTORE DEL SERVIZIO ACQUISTI E LOGISTICA Richiamata la deliberazione del Direttore Generale n. 46 del 25 marzo 2003 e successive modifiche ed integrazioni; Vista la decisione n. 280 del 18/07/2012 con la quale si procedeva al rinnovo alla ditta Gamma Office Via E. Porta 31/41-41125 Modena, per il periodo 16/08/2012 15/08/2014, il servizio di noleggio full service di macchine fotocopiatrici digitali di fascia medio/bassa e dei servizi connessi, ad eccezione della fornitura della sola carta, alle condizioni economiche migliorative di seguito riportate, fermo restante le altre condizioni contrattuali attualmente in vigore, per un importo complessivo di 64.000,00 I.V.A. 21% compresa: costo copia attuale: costo copia attuale (c/fronte/retro): costo copia attuale (c/fronte/retro/stampante): costo copia attuale (c/fronte/retro/stamp/scanner): : 0,01416 scontato: 0,010 + IVA : 0,01791 scontato: 0,010 + IVA : 0,02241 scontato: 0,010 + IVA : 0,02687 scontato: 0,010 + IVA Verificato preliminarmente che tra le linee di programmazione Aziendale è inserito anche il progetto di de materializzazione, in ottemperanza ai D.Lgs. 82 del 07/03/2005 e n. D.Lgs. 69 del 21/06/2013 convertito con Legge n. 98 del 09/08/2013, i quali disciplinano le modalità di gestione e comunicazione, con lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell informazione in modalità digitale, utilizzando le tecnologie dell informazione e della comunicazione all'interno della pubblica amministrazione, nei rapporti tra amministrazione e privati e in alcuni limitati casi, disciplina anche l'uso del documento informatico nei documenti tra privati; Stabilito che l attuazione del suddetto progetto di de materializzazione dei processi amministrativi, si concretizza, tra l altro, nella ridefinizione e riorganizzazione gestionale di tutte le strutture aziendali, comprese le piccole segreterie di reparto che sono dotate attualmente delle fotocopiatrici in oggetto, relative alla decisione n. 280/2012 sopra richiamata; Precisato quindi che la de materializzazione documentale, fruibile in buona parte anche dalle macchine e software in dotazione, faciliterà non solo la gestione documentale informatizzata, ma ottimizzerà anche i costi di gestione, non dovendo sostenere, per il servizio in parola, né costi di acquisto, noleggio, manutenzione, materiale di consumo, fatta eccezione della sola carta in caso eccezionale/obbligatorio di stampa del documento e del relativo costo copia/pagina; Verificato preliminarmente che tra le convenzioni attive stipulate dalle centrali di committenza Intercent-ER denominata Noleggio Fotocopiatrici 4 e da Consip S.p.A denominata Fotocopiatrici 22 non risultano presenti tipologie di apparecchiature di fascia piccola con
caratteristiche tecniche a quella di interesse (25 pp/m) ma fotocopiatrici di fascia media (35/pp/m) ove è previsto un canone di noleggio trimestrale ed un costo copia a pagina; Vista l offerta, nel frattempo pervenuta prot. 53409/14/PG del 4/07/2014, della ditta Gamma Office di Modena nella quale propone, la sostituzione graduale delle attuali 106 fotocopiatrici, variabili in più o in meno a seconda delle necessità, in dotazione alle UU.OO. dell Azienda con fotocopiatrici digitali multifunzione marca RICOH, collegate in rete, con le seguenti funzioni e condizioni economiche: - funzione di stampante di rete in fronte retro; - funzione di scanner di rete, con alimentatore automatico di originali da 50 fogli anche in fronte retro; - funzione di fax di rete ove necessario; - funzione fotocopiatrice, formato A4/A3 canone di noleggio: NO costo copia: 0,010 + IVA 22% cad. Considerato che ai fini dell attuazione del progetto di de materializzazione e la conseguente progressiva eliminazione del cartaceo, attraverso l informatizzazione dei processi, porterà ad una drastica riduzione di utilizzo dell apparecchiatura in oggetto in quanto fotocopiatrice ed un incremento di tutte le altre funzioni, soprattutto scanner, funzioni, queste, non soggette a costi; Verificato quindi che le condizioni economiche e contrattuali per il noleggio full service delle fotocopiatrici d interesse e dei servizi connessi, dotate di funzioni di stampante, fax e scanner, proposte, dalla Ditta Gamma Office di Modena, sono economicamente molto vantaggiose in considerazione che i costi da sostenere siano riferiti alla sola fornitura di carta (ove si rendesse indispensabile la stampa); Vista quindi la deliberazione del Direttore Generale n. 18 del 07/02/2012 di approvazione della nuova disciplina aziendale dell attività di acquisizione di beni e servizi in economia, ai sensi dell art. 125 del D.Lgs n. 163/2006, il cui art. 6 disciplina le ipotesi di affidamento diretto di beni o servizi il cui valore contrattuale risulta di importo non superiore ad 40.000,00 iva esclusa; Osservato che l importo complessivo di spesa stimato per il servizio in argomento rientra nella predetta fattispecie normativa; Attesa la conseguente necessità di procedere in merito, accettando l offerta particolarmente vantaggiosa della ditta Gamma Office S.r.l. di Modena e stimando in 40.000,00 iva al 22% esclusa, il costo presunto per il periodo 01 ottobre 2014 30 settembre 2016 con la precisazione che, essendo tale importo sorretto da considerazioni meramente ipotetiche considerato il periodo di transizione dal cartaceo al digitale, il costo reale potrà essere anche sensibilmente inferiore, nell ipotesi auspicabile della piena riuscita del processo di dematerializzazione in tempi brevi; Considerato quindi che l onere economico complessivo presunto pari ad 48.800,00 (per n. 106 fotocopiatrici ) iva al 22% compresa, andrà registrato al conto n. 501210 (canone per centri elettrocontabili) fattore produttivo 620501, dei bilanci aziendali come segue: esercizio 2014 6.100,00 esercizio 2015 24.400,00 esercizio 2016 18.300,00 Viste riguardo alla nomina del Direttore dell esecuzione, le Linee Guida per l applicazione del Regolamento di esecuzione ed attuazione codice dei contratti pubblici, D.P.R. 5 ottobre 2010 n.207, redatte dall Area Vasta Emilia Nord e trasmesse a tutti i responsabili aziendali dal Direttore Amministrativo con nota Prot. n. 34/P003 del 28/11/2011;
DECIDE per le motivazioni espresse in premessa e che si intendono integralmente qui richiamate: a) di assegnare, tramite affidamento diretto a seguito di esperimento di indagine di mercato, ai sensi dell'art. 6 del Regolamento aziendale per l'acquisizione in economia di beni e servizi approvato con deliberazione del Direttore Generale n. 18 del 07/02/2012, il servizio di noleggio full service di macchine fotocopiatrici digitali multifunzione di fascia medio/bassa marca RICOH, collegate in rete, e dei servizi connessi, ad eccezione della fornitura della sola carta, alle condizioni economiche, contenute nell offerta n. 166 agli atti del servizio al prot. 53409/14/PG del 04/07/2014, ed alla ditta di seguito riportate: Gamma Office S.r.l. Via E. Porta 31/41 41125 Modena Tel. 059.392070 Telefax 059.392568 Assistenza tecnica Tel: 059.303859 CF e P.I. 01512800366 - funzione di stampante di rete in fronte retro; - funzione di scanner di rete, con alimentatore automatico di originali da 50 fogli anche in fronte retro; - funzione di fax di rete; - funzione fotocopiatrice, formato A4/A3; canone di noleggio: NO costo copia: 0,010 + IVA 22% cad. b) di dare atto che il servizio decorrerà dal 01/10/2014 al 30/09/2016 e comunque, in virtù delle normative sopra richiamate, fino e non oltre il raggiungimento dell importo di 40.000,00 iva esclusa pari ad 48.800,00 IVA al 22% compresa; c) di dare altresì atto che il numero complessivo delle 106 fotocopiatrici attualmente in dotazione alle UU.OO. dell Azienda ed oggetto di sostituzione, elenco agli atti dell Azienda, potrà subire modifiche nel caso di installazione di ulteriori fotocopiatrici o ritiro delle stesse a seconda delle necessità che si verificheranno; d) di registrare l onere economico complessivo presunto pari ad 48.800,00 iva al 22% compresa, al conto n. 501210 (canone per centri elettrocontabili) fattore produttivo 620501, dei bilanci aziendali come segue: esercizio 2014 6.100,00 esercizio 2015 24.400,00 esercizio 2016 18.300,00 e) di trasmettere copia del presente atto al Collegio Sindacale, al Servizio Affari Generali, al Servizio Bilancio per gli adempimenti aziendali di rispettiva competenza; f) di precisare altresì che il presente acquisto è sottoposto alle norme sulla tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge n. 136/2010 e successive modifiche; g) di nominare, ai sensi dell art. 300 del D.P.R. 207/2010, Direttore dell esecuzione per la quota di pertinenza dell Azienda USL di Modena, la dott.ssa Cristina Rivi, Dirigente del Settore Logistica; h) di procedere alla pubblicazione sul sito web istituzionale, in ottemperanza a quanto previsto dall art.1 c. 32 della legge 190 del 06.11.12 recante: disposizioni per la prevenzione e la re-
pressione della corruzione e dell illegalità nella pubblica amministrazione, dei dati contenuti nella seguente tabella: SERVI- ZIO PRO- PONEN- TE SAL PROCEDURA SCELTA CONTRAENTE affidamento diretto OGGETTO DELL AFFIDAMENTO servizio di noleggio full service di macchine fotocopiatrici digitali multifunzione, collegate in rete, di fascia medio/bassa e dei servizi connessi, ad eccezione della sola carta LOTTO unico CIG Z1A10DA8FD ELENCO OPERA- TORI INVITATI E CODICE FISCALE Gamma Office S.r.l. C.F. e P.I. 01512800366 AGGIUDICATARIO Gamma Office S.r.l. C.F. e P.I. 01512800366 IMPORTO DI AGGIUDICA- ZIONE IVA ESCL 40000,00 VALIDITÀ TEMPO- RALE DEL CON- TRATTO 01/10/20 14 30/09/20 16 i) di indicare, ai sensi della legge n. 241/1990, come responsabile del procedimento la dott.a Marialuisa Spinelli. (Dott. Andrea FERROCI)
Copia della presente decisione è stata pubblicata sul sito INTERNET, dove rimarrà pubblicata per 15 giorni consecutivi dal 24.09.2014 ai sensi dell art 32 della L. 69/09; La presente decisione è divenuta esecutiva in data 24.09.2014, a seguito della pubblicazione sul sito INTERNET aziendale.