DIREZIONE REGIONALE LOMBARDIA LA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI Convegno con i Consulenti del Lavoro Brescia, 14 giugno 2007 1
I libri regolamentari da istituire, tenere e conservare obbligatoriamente sono: il libro di matricola, il libro di paga, spesso suddiviso in due parti distinte: presenze e foglio paga o cedolino, il registro infortuni. 2
La principale normativa, tuttora vigente, che regolamenta la materia: art. 134 del R.D. 1422/1924; articoli da 20 a 26 del Testo Unico approvato con DPR 30.6.1965, n. 1124; DPR 20 aprile 1994, n. 350; DM 30 ottobre 2002 e circ. Min. 33/2003 Lett. circ. MinLav del 29.3 e 22.5.2007 innumerevoli altre lettere e circolari 3
LA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI Convegno con i Consulenti del Lavoro I sistemi di tenuta dei libri paga e matricola 4
L ultima semplificazione dei sistemi di tenuta dei libri di matricola e di paga ha confermata la possibilità di scegliere liberamente tra tre diversi sistemi: il sistema tradizionale il sistema a fogli mobili il sistema informatico Ma una volta fatta la scelta 5
Il sistema tradizionale prevede l utilizzo di libri rilegati con compilazione manuale dei dati da registrare. I libri vanno preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati, manualmente, dall INAIL (o dall INPS) Questo sistema, alquanto anacronistico e ormai poco utilizzato, non ha subito né variazioni, né semplificazioni 6
Il sistema a fogli mobili prevede l adozione di documenti equipollenti dei libri di matricola e di paga rilegati, rappresentati da fogli mobili, fogli sciolti, ovvero moduli per l uso dei quali non è più richiesto né il parere preventivo dell INAIL, né tanto meno l autorizzazione della D.P.L., come in passato. 7
E con questo sistema che il libro paga viene spesso suddiviso nelle due parti distinte che lo compongono: i fogli presenze, a compilazione manuale o automatica, con i dati delle sole presenze dei lavoratori i cedolini (o fogli paga), a compilazione manuale o automatica, coi dati relativi alle retribuzioni, alle ritenute, I libri regolamentari 8
Nonostante la suddivisione, sia per le presenze che per i cedolini continuano a valere, e vanno applicate, le stesse regole che la legge prevedeva (e ancora prevede) per il libro paga quand era unico Anche i fogli mobili moduli vanno comunque preventivamente numerati e poi sottoposti alla vidimazione 9
Il sistema informatico prevede l uso di supporti elettronici o magnetici E utilizzabile, senza bisogno di autorizzazioni, ed esonera da ogni obbligo di vidimazione Unica condizione è che i sistemi adottati garantiscano l inalterabilità, la consultabilità e l integrità dei dati memorizzati 10
E quindi tuttora in vigore il DPR 350/1994 che prevede l obbligo di scaricare su carta non vidimata, ogni mese, i dati memorizzati sui supporti Infatti le nuove specifiche tecniche della circolare Min. Lav. n. 33/2003, saranno in vigore solo dopo che INPS, INAIL e DPL si saranno tecnicamente attrezzati per gestirle 11
LA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI Convegno con i Consulenti del Lavoro Le vidimazioni 12
La vidimazione è l operazione con cui i libri o i fogli matricola e paga (presenze e cedolini) sono ufficializzati con: la numerazione delle pagine o dei fogli la bollatura di tutte le pagine o fogli la registrazione sull ultimo foglio l annotazione dell operazione in pratica o in procedura 13
La vidimazione dei documenti è di competenza INAIL se l azienda occupa lavoratori per i quali ricorre l obbligo assicurativo, e quindi ha in corso almeno una P.A.T. presso l Istituto E invece di competenza dell INPS nei (rari) casi in cui l azienda non ha l obbligo assicurativo INAIL, e quindi non ha nessuna P.A.T. in corso 14
Le vidimazioni INAIL possono essere richieste a qualsiasi Sede sul territorio nazionale che è tenuta a eseguirle, a prescindere dalla competenza territoriale, sia per codice ditta che per P.A.T. (lett. Inail 16/12/04) Fanno eccezione le vidimazioni con la Numerazione Unica che vanno sempre eseguite presso la Sede competente 15
LA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI Convegno con i Consulenti del Lavoro Le modalità di vidimazione 16
Le vidimazioni, sia di competenza INAIL che INPS, possono essere eseguite con diverse modalità: manuale, tradizionale in fase di stampa tipografica in fase di stampa laser con la Numerazione Unica 17
Le vidimazioni, sia di competenza INAIL che INPS, possono essere eseguite con diverse modalità: manuale, in cui i libri o i moduli, già numerati, vengono bollati (a secco o a inchiostro) manualmente dall INAIL, che esegue anche la registrazione sull ultimo foglio del libro o del blocco; 18
in fase di stampa tipografica, che prevede la numerazione e la bollatura contemporanea dei fogli al momento della stampa tipografica questa modalità richiede la preventiva autorizzazione, che viene concessa di volta in volta dalle Sedi INAIL, che poi curano anche la registrazione sull ultimo foglio del blocco; 19
in fase di stampa laser, previa autorizzazione dell INAIL, da richiedere una tantum a mezzo di esplicita istanza per i soli casi previsti: fogli paga (cedolini), senza condizioni fogli presenze, solo se c è un sistema automatico di rilevazione fogli matricola, mai, in nessun caso 20
Alla richiesta di l autorizzazione, da redigere sui moduli INAIL, bisogna allegare i facsimili delle stampe che saranno prodotte dalla laser, e in più: la data e l ora di stampa, il marchio INAIL (prima era il bollo), il numero dell autorizzazione, la data di rilascio dell autorizzazione, il codice della Sede INAIL che l ha rilasciata. 21
Della conformità alle norme del contenuto dei tracciati prodotti dalla laser è responsabile l azienda o il professionista autorizzato I tracciati autorizzati dall INAIL sono gli unici che il soggetto può numerare e vidimare in fase di stampa laser Ogni modifica ai tracciati autorizzati necessita di una nuova autorizzazione 22
Il possesso dell autorizzazione INAIL alla vidimazione in fase di stampa laser impone l obbligo di fare dei riepiloghi mensili con: il totale dei lavoratori il totale delle ore il totale delle retribuzioni, se del caso (ad es. non per le presenze) 23
I predetti riepiloghi vanno conservati in azienda, o presso lo Studio, e inviati alle Sedi dell INAIL entro il 31 marzo di ogni anno, con i dati riferiti all anno solare precedente. 24
con la Numerazione Unica, riservata in esclusiva a: Consulenti del lavoro, Associazioni di categoria, altri Professionisti abilitati ex art. 1 della legge 12/79, società Capogruppo. 25
Bisogna essere in possesso dell apposita, preventiva autorizzazione rilasciata una tantum dall INAIL, che permette di vidimare, con una delle modalità previste (tradizionale, in fase di stampa tipografica, in fase di stampa laser), dei blocchi di fogli (moduli) che sono assegnati personalmente al soggetto autorizzato che li gestirà, e ne renderà poi conto all INAIL. 26
Per ottenere l autorizzazione bisogna fare un istanza all INAIL, con l apposita modulistica, con la quale: certificare di essere uno dei professionisti abilitati ex art. 1 della legge 12/79 allegare copia delle deleghe rilasciate dalle aziende clienti 27
Il possesso dell autorizzazione alla vidimazione con la Numerazione unica impone gli obblighi previsti dall art. 4 del D.M. 30.10.2002, tra cui quello di predisporre dei riepiloghi mensili con il dettaglio dei fogli usati per ciascuna azienda, da tenere presso lo Studio. Tali riepiloghi andranno inviati alle Sedi INAIL entro il 31 marzo di ogni anno 28
LA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI Convegno con i Consulenti del Lavoro La lettera circolare del Ministero del Lavoro del 29 marzo 2007 29
Il Ministero ha chiarito in dettaglio l esatto modo di applicare le nuove sanzioni amministrative Ed è ritornato, dopo il D.M. 30.10.02 e la circ. 33/2003, anche sulle corrette modalità di istituzione, di tenuta e di conservazione dei libri paga e matricola Nelle more, le istruzioni dell INAIL 30
Il Ministero, dopo aver sentito INPS e INAIL, conferma che: i libri matricola e paga devono essere unici per ogni azienda (art. 20 T.U.) i libri devono essere presenti su ogni luogo di lavoro (art. 21 T.U. 1124/65) non è possibile tenere i libri unici su più luoghi di lavoro diversi ( ) 31
Per contemperare tali esigenze normative nei casi di più unità produttive o cantieri mobili o di breve durata (edili, stradali, impiantistica) il Ministero conferma che: i libri matricola e paga originali unici possono essere tenuti in azienda sostituiti su ogni luogo di lavoro, o cantiere da una copia, pure fotostatica o per estratto, purché autenticata I libri regolamentari 32
L autenticazione si effettua apponendo, su ogni pagina della (foto)copia dei libri matricola e paga unici : la data il timbro e la firma autografa della persona autorizzata a certificarne la conformità all originale 33
Al fine di individuare i soggetti abilitati ad autenticare la conformità delle copie il Ministero distingue i seguenti casi: i libri matricola e paga unici sono tenuti presso un Consulente del lavoro, o altro professionista abilitato (l. 12/79) L autenticazione può essere effettuata a cura del Consulente del lavoro o altro professionista abilitato I libri regolamentari 34
i libri matricola e paga unici sono tenuti presso l azienda, ma l azienda intrattiene comunque dei rapporti di collaborazione con un Consulente o altro professionista abilitato, a prescindere dallo specifico contenuto: L autenticazione può essere fatta sia dal datore di lavoro che dal Consulente o altro professionista abilitato 35
i libri matricola e paga unici sono tenuti presso l azienda che li gestisce direttamente con proprio personale e NON ha nessun rapporto con Consulenti del lavoro o alti professionisti abilitati L autenticazione può essere effettuata dallo stesso datore di lavoro (aziende individuali) o dal responsabile legale aziendale (società, enti, ecc.) 36
Per evitare di dover rifare le copie e le autenticazioni al verificarsi di ogni variazione, il Ministero ha previsto che l aggiornamento dei libri possa essere fatto anche direttamente sulle copie, purché in contemporanea con gli originali La discordanza tra le copie e l originale dei libri configura l ipotesi di irregolare tenuta che èsanzionabile 37
LA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI Convegno con i Consulenti del Lavoro Qualche punto di attenzione 38
Alla luce delle nuove disposizioni del Ministero, ogni azienda deve istituire, tenere e conservare: un solo libro matricola Vidimato su una delle PAT aziendali, a prescindere dalle località lavori e dal numero delle PAT in corso presso l Inail Circostanza già affermata dall INAIL con la lettera del 16/12/2004 I libri regolamentari 39
un solo libro paga Vidimato su una delle PAT aziendali, a prescindere dalle località lavori e dal numero delle PAT in corso presso l Inail Contrariamente a quanto affermato dall INAIL con la lettera del 16/12/2004 La lettera circolare ministeriale del 29.3.07 citava in generale solo il libro paga, inteso come documento unico I libri regolamentari 40
ma con la nota del 22.5.07 il MinLav ha precisato che l obbligo della tenuta del libro paga sui luoghi di lavoro, deve intendersi limitato alla sola parte del libro paga che riguarda le presenze e non anche ai cedolini paga Questa possibilità è però percorribile solo da coloro che tengono il libro paga diviso, mentre invece 41
Il Ministero precisa inoltre che, siccome le copie conformi possono anche essere fatte per estratto, per le presenze è sufficiente indicare i soli lavoratori di fatto impiegati nel singolo luogo di lavoro Quindi, per i lavoratori impiegati in più cantieri, la copia potrà anche non avere le ore eseguite altrove il giorno prima 42
LA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI Convegno con i Consulenti del Lavoro Esistono deroghe al principio dell unicità? 43
Con la lettera di istruzioni alle Sedi del 4/6/2007 l INAIL ha rammentato che, ai sensi del 2 c. - art. 26 - del T.U. 1124/65 è possibile, in casi particolari, autorizzare per iscritto la tenuta di più libri matricola e/o paga vidimati, con l obbligo però di riepilogarne i relativi dati in appositi libri riassuntivi, anche questi vidimati 44
Anche se non esplicitamente previsto, si ritiene che la regola dei libri matricola e paga unici possa trovare una ulteriore deroga nella tenuta distinta dei libri per i parasubordinati (co.co.co., co.co.pro., ) e gli associati in partecipazione per i quali sono state consentite modalità semplificate di registrazione (nota MinLav del 2/1/2001; DM 30/10/02 e circ. MinLav n. 33/2003) 45
LA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI Convegno con i Consulenti del Lavoro Effetti pratici 46
Gli interventi ministeriali nulla dicono a proposito della riunificazione dei libri di matricola e di paga, e dei documenti equipollenti, che allo stato risultano multipli, e non fissa tempi entro cui effettuare eventuali regolarizzazioni E chiaro però che tutte le situazioni anomale dovranno essere ricondotte a norma, anche se progressivamente 47
L unificazione dei libri matricola può essere eseguita in qualsiasi momento, non necessita di alcuna autorizzazione, e si può effettuare: istituendo un nuovo libro matricola facendo vidimare dall INAIL il nuovo libro matricola su una qualsiasi delle PAT aziendali (mai sul codice ditta ) 48
trascrivendo sul libro matricola nuovo i soli lavoratori ancora in forza, ai quali andrà attribuito un nuovo numero di matricola creando un collegamento tra la vecchia e la nuova matricola di ciascuno conservando i vecchi libri matricola per dieci anni 49
L unificazione dei libri paga multipli riguarda solo chi tiene distinte le presenze dai cedolini o fogli paga Occorre unificare solo le presenze, e l operazione può essere effettuata in qualsiasi momento senza autorizzazioni Anche se semplice, tale unificazione può però dare problemi a causa dell estrema varietà dei comportamenti in atto I libri regolamentari 50
E però necessario tenere presente che: le presenze vanno registrate ogni giorno (art. 25 T.U. 1124/65) deve esistere un libro presenze unico vidimato presso la sede aziendale devono esserci delle (foto)copie, pure per estratto, su ciascun luogo di lavoro debitamente autenticate e aggiornate 51
LA TENUTA DEI LIBRI REGOLAMENTARI Convegno con i Consulenti del Lavoro 52