Procedura della qualità Pagamento di un documento passivo. Ufficio Ragioneria Codice P7_4C Revisione 5 Del 28 gennaio 2010

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1 Procedura della qualità Pagamento di un documento passivo Ufficio Ragioneria Codice P7_4C Revisione 5 Del 28 gennaio 2010 Descrizione modifica nuovo programma informatico e modifica attività Redatto Luciana Tocchet 27 gennaio 2010 Verificato Dirigente Dirigente Cristiana Basso 28 gennaio 2010 Verificato Responsabile Qualità Responsabile Qualità Rosanna Nadin 28 gennaio 2010 Approvato Segretario Generale Emanuela Fattorel 28 gennaio 2010 Pagina 1 di 8 Documento originale disponibile su software SMaQ

2 INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2. DEFINIZIONE 3. RESPONSABILITA 4. CRITERI DI PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA 4.1. Documenti di riferimento per le attività 4.2. Attrezzature di lavoro 5. CRITERI DI ESECUZIONE DELLE ATTIVITA 5.1. Flusso delle attività 5.2. Protocollazione 5.3. Visione posta in arrivo 5.4. Registrazione contabile 5.5. Liquidazione 5.6. Emissione mandato 5.7. Firma mandato 5.8. Consegna mandato Istituto cassiere 5.9. Personale Identificazione e rintracciabilità dei documenti passivi Ambiente di lavoro 6. GESTIONE DELLE NON CONFORMITA 7. CONTROLLI 8. REGISTRAZIONI E ARCHIVIAZIONI 9. MODULISTICA MQUA35 Documento di liquidazione Revisione n. 5 del 28/1/2010 Pagina 2 di 8

3 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura ha lo scopo di specificare la corretta gestione di un documento passivo, dal suo arrivo presso l Ente camerale fino alla consegna all Istituto cassiere della disposizione di pagamento (mandato) da parte dell Ufficio ragioneria, per garantire lo svolgimento delle operazioni nel rispetto dei vincoli normativi e degli obiettivi prefissati dalla CCIAA. 2. DEFINIZIONE Per documento passivo si intende qualsiasi documento (fattura, nota di addebito, fattura proforma, preavviso di parcella, richiesta di pagamento ecc.), proveniente da soggetti esterni che preveda il pagamento di una somma a carico dell ente camerale. 3. RESPONSABILITA Le responsabilità relative al procedimento ricadono su: - il Dirigente di settore per tutte le attività, operazioni e processi - il Responsabile dell U.O. Ragioneria - Provveditorato, per l organizzazione di tutta l attività dell unità organizzativa - il Responsabile della liquidazione: per la verifica contabile del documento passivo e per la liquidazione dello stesso - gli operatori dell ufficio ragioneria e provveditorato per le attività di registrazione del documento passivo e trasmissione dello stesso ai responsabili della liquidazione - gli operatori dell ufficio ragioneria per l emissione e consegna del mandato entro la data di scadenza di pagamento. 4. CRITERI DI PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA 4.1 Documenti di riferimento per le attività - Regolamento per la disciplina della gestione patrimoniale e finanziaria delle Camere di Commercio D.P.R. 2 novembre 2005 n Decreto legislativo 9 ottobre 2002 n. 231 Attuazione della direttiva 2000/35/CE relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali - Legge finanziaria dell anno in corso - Verifica inadempienza pagamenti cartelle esattoriali art. 48/bis DPR 602/1973, come introdotto dal DL 262/2006 e modificato dall art. 19 DL 159/2007 (convertito dalla legge 222/2007). - Circolare Ministeriale in ordine all applicazione del DL 159/2007 per il pagamento di contributi - Convenzione Istituto cassiere (modalità di ritiro mandati e reversali) - normativa per controlli preventivi al pagamento in ordine alla regolare situazione contributiva Tutte le norme sono disponibili in formato cartaceo o on-line presso l ufficio Ragioneria. 4.2 Attrezzature di lavoro Revisione n. 5 del 28/1/2010 Pagina 3 di 8

4 Le attrezzature per lo svolgimento delle attività sono: personal computer dotati del software idoneo. La manutenzione delle attrezzature è svolta come previsto dalla procedura P7_5B manutenzione delle attrezzature. Tutto il personale ha la responsabilità di curare lo stato di conservazione delle attrezzature e di segnalare eventuali malfunzionamenti. 5. CRITERI DI ESECUZIONE DELLE ATTIVITA 5.1 Flusso delle attività Le attività relative al documento passivo sono le seguenti: 1. Protocollazione protocollo 2. Consegna posta in arrivo resp.le ragioneria - provveditorato 3. Registrazione contabile ragioneria provveditorato 4. Liquidazione responsabile della liquidazione 5. Emissione mandato ragioneria 6. Firma mandato ragioneria - dirigenza 7. Consegna mandato all Istituto Cassiere ragioneria 5.2 Protocollazione L Ufficio Protocollo protocolla il documento passivo al momento dell arrivo presso l Ente camerale. 5.3 Visione posta in arrivo Il protocollo consegna al responsabile dell U.O. ragioneria provveditorato i documenti passivi pervenuti. 5.4 Registrazione contabile Documento passivo a seguito di ordine di acquisto emesso dall ufficio Provveditorato A esclusione dei servizi di cui al punto 5.4.2, per ogni fornitura di beni, lavori o servizi viene emesso dall ufficio provveditorato un ordine di acquisto, a seguito di specifica richiesta autorizzata dal dirigente competente. Il documento di acquisto viene emesso secondo le modalità indicate nella procedura P7_4B Forniture di beni e servizi. In questo caso il responsabile dell U.O. Ragioneria Provveditorato smista il documento passivo all ufficio provveditorato che: 1. procede alle registrazioni di competenza; 2. richiede il DURC; Revisione n. 5 del 28/1/2010 Pagina 4 di 8

5 3. consegna l originale del documento passivo al responsabile della liquidazione con indicata la data di consegna, la scadenza di pagamento della fattura e la data entro la quale il documento va restituito; 4. Con cadenza settimanale, se il termine per la riconsegna del documento passivo è inferiore a 5 giorni, invia un sollecito via al responsabile della liquidazione e al dirigente di riferimento. Il sollecito richiamerà genericamente che ci sono documenti non restituiti; 5. Non appena in possesso del documento passivo completo della liquidazione trasmette il tutto all ufficio ragioneria, unitamente a copia dell ordine di acquisto. L Ufficio Provveditorato individua il responsabile della liquidazione dal tipo di fornitura, dal provvedimento emesso e secondo le assegnazioni indicate dagli Ordini di servizio. Nel documento sarà indicato chiaramente l ufficio al quale il responsabile della liquidazione dovrà riconsegnare il documento Documento passivo senza ordine di acquisto Per le seguenti forniture di servizi non viene emesso un documento di acquisito da parte dell ufficio provveditorato: a) servizi periodici continuativi derivanti da contratti, convenzioni o altri tipi di accordo; b) servizi di formazione del personale (gestiti tramite la procedura Smaq); c) servizi per la richiesta di consulenze, studi o ricerche per le quali si procede con provvedimento dirigenziale e affidamento di incarico con lettera. In questo caso il responsabile dell U.O. Ragioneria Provveditorato smista il documento passivo all ufficio ragioneria che: 1. procede alle registrazioni contabili di competenza 2. richiede il DURC 3. consegna l originale del documento passivo al responsabile della liquidazione con indicata la data di consegna, la scadenza di pagamento della fattura e la data entro la quale il documento va restituito. 4. Con cadenza settimanale, se il termine per la riconsegna del documento passivo è inferiore a 5 giorni, invia un sollecito via al responsabile della liquidazione e al dirigente di riferimento. Il sollecito richiamerà genericamente che ci sono documenti non restituiti L Ufficio Ragioneria individua il responsabile della liquidazione dal tipo di fornitura, dal provvedimento emesso e secondo le assegnazioni indicate dagli Ordini di servizio. Nel documento sarà indicato chiaramente l ufficio al quale il responsabile della liquidazione dovrà riconsegnare il documento. 5.5 Liquidazione Il Responsabile della liquidazione: Revisione n. 5 del 28/1/2010 Pagina 5 di 8

6 1. verifica che la merce sia stata consegnata oppure il servizio reso in conformità agli accordi contrattuali 2. allega le bolle di consegna, se esistenti, debitamente firmate da un ricevente 3. controlla che il prezzo e la quantità addebitata siano conformi al documento d acquisto e alla merce consegnata 4. verifica i totali contabili della fattura 5. a) documento passivo per il quale non è stata assunta una determina di prenotazione di spesa firma il documento passivo sul timbro verificata la regolare esecuzione..., indica l importo da liquidare raccoglie la firma del dirigente di settore allega il verbale di collaudo del bene o servizio oppure appone attestazione di regolare esecuzione sul documento passivo con data e sigla. b) documento passivo per il quale è stata assunta una determina di prenotazione di spesa - predispone il documento di liquidazione MQUA35 -, estraibile da SMAQ, nel quale indica: il provvedimento di impegno e il suo dispositivo; il documento passivo da liquidare (numero data importo - fornitore); la regolare esecuzione del bene o servizio (nel caso non venga allegato il verbale di collaudo); autorizzazione per l ufficio ragioneria a liquidare; eventuale rimando a economia di somme residue, considerando conclusa la fornitura; la data di compilazione; firma il documento di liquidazione unitamente al dirigente di settore. 6. restituisce il documento passivo, completo di quanto previsto ai punti 2 e 5/b, entro la data di scadenza indicata dall ufficio ragioneria o provveditorato, che avrà l onere di rilevare la data di restituzione del documento. Restano esclusi i documenti contestati. In caso di incompleta o non soddisfacente fornitura della merce o servizio fatturati, il responsabile della liquidazione interrompe i termini di pagamento con una lettera raccomandata o tramite messaggio e mail (utilizzando posta certificata ove possibile) che motivi, tra l altro, al fornitore la sospensione del pagamento. Copia della comunicazione deve essere consegnata o inoltrata all ufficio ragioneria o all ufficio provveditorato. Nell eseguire la procedura di liquidazione,il responsabile terrà in evidenza la data di scadenza di restituzione del documento passivo, riportata sul documento stesso, ricordando che l Ente camerale dovrà rispondere per eventuali spese o interessi che dovessero essere richiesti dal fornitore, in caso di ritardato pagamento senza giustificato motivo. 5.6 Emissione mandato L Ufficio Ragioneria effettua i controlli previsti, emette il mandato e lo presenta in apposito cartolare per la firma da parte dei funzionari delegati. 5.7 Firma mandato Revisione n. 5 del 28/1/2010 Pagina 6 di 8

7 I funzionari delegati provvedono alla firma del mandato entro due giorni dalla data della distinta dei mandati inserita nel cartolare. L ufficio ragioneria verifica la presenza del Segretario generale. In caso di sua assenza consegna i cartolari al primo sostituto, in ordine di delega, presente in sede. 5.8 Consegna mandato all Istituto cassiere L ufficio ragioneria recupera il cartolare e provvede alla consegna del mandato ai funzionari dell istituto cassiere nelle mattinate di lunedì, mercoledì e venerdì. 5.9 Personale Il flusso delle attività previsto al punto 4.3 è eseguito da personale con adeguata qualifica secondo quanto previsto dal CCNL di categoria, nonché adeguata preparazione tecnica Identificazione e rintracciabilità dei documenti passivi Ogni documento passivo è rintracciabile per nominativo e/o per numero Ambiente di lavoro L ambiente di lavoro è adeguato alle esigenze dell Ufficio. Il personale è tenuto a salvaguardare l ambiente stesso e a segnalare eventuali carenze ed esigenze al responsabile dell ufficio. 6. GESTIONE DELLE NON CONFORMITA La non conformità è un prodotto/servizio che non risponde ai requisiti di qualità previsti in relazione allo stato di avanzamento in cui si trova. La non conformità può essere riscontrata dagli operatori durante le normali operazioni o a seguito di una segnalazione esterna. In tale circostanza si opera come previsto dalla procedura P8_3A Gestione prodotti / servizi non conformi. Eventuali non conformità rilevanti che dovessero emergere dai controlli devono essere regolarmente registrate (in apposito registro) dai collaboratori dell unità operativa, e oltre ad essere trattate come detto devono essere considerate significative di un processo che opera in modo anomalo. Pertanto in tali casi è il Responsabile dell unità operativa a proporre azioni correttive in grado di prevenire il verificarsi di tali situazioni. 7. CONTROLLI I controlli saranno eseguiti trimestralmente, entro il mese successivo alla scadenza del periodo, su un campione di 20 documenti passivi soggetti alla presente procedura e dovranno verificare: Revisione n. 5 del 28/1/2010 Pagina 7 di 8

8 - il rispetto dei termini previsti per la restituzione del documento da parte del responsabile della liquidazione - il rispetto della consegna del mandato all istituto cassiere entro i termini di scadenza del pagamento. 8. REGISTRAZIONI E ARCHIVIAZIONI L archiviazione dei documenti passivi avviene come segue: a) i documenti riconsegnati e in attesa dell emissione dell ordine di pagamento vengono inseriti in uno scadenziario b) successivamente vengono raccolti, in ordine progressivo di mandato, in apposito raccoglitore, unitamente a tutti i documenti giustificativi c) a fine anno vengono abbinati all ordine di pagamento originale, debitamente quietanzato dall Istituto cassiere, e sistemati in ordine progressivo di mandato, in apposito fascicolo, per l archiviazione definitiva. Documento Titolo Archiviazione Tempo di conservazione Documento di liquidazione MQUA35 Ragioneria 3 anni 9. MODULISTICA MQUA35: Documento di liquidazione Revisione n. 5 del 28/1/2010 Pagina 8 di 8