MISSIONI MISSIONI DEI DOTTORANDI. Norme applicabili:

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1 MISSIONI Norme applicabili: Regolamento di Ateneo per missioni e rimborsi spese e relativa modulistica Regolamento interno del Gesaaf per l uso della auto e relativa modulistica Concetti generali La missione è attività lavorativa svolta per fini istituzionali, al di fuori della sede di servizio, per almeno 4 ore, in località distanti oltre 10 chilometri dalla sede di servizio. Non sono considerate missioni gli spostamenti all interno del comune di Firenze e/o per raggiungere la sede di servizio dell interessato, ovvero da e per le sedi decentrate di UNIFI. Il luogo di inizio della missione deve essere la sede di lavoro; può essere richiesta la partenza dalla propria abitazione solo se questa è più vicina al luogo della missione e comporta un risparmio o se vi siano ragioni oggettive ben motivate. Lo svolgimento della missione è connessa alla richiesta di Autorizzazione al Direttore e a successivo Rimborso spesa a cura del Responsabile Amministrativo. Il Rimborso spesa è riconosciuto nei limiti posti dal Regolamento di Ateneo e, qualora applicabili, dai principi specifici di Progetti di ricerca; seppur autorizzata e svolta, una missione non comporta automaticamente il riconoscimento di tutte o parte delle spese sostenute, se non sono state rispettate le disposizioni del Regolamento di Ateneo. L Ateneo adotta la Piattaforma Elettronica Missioni, per il cui accesso è necessario essere dotati di apposite credenziali (utente e password), associati ad ogni matricola assegnata al personale. Nella Piattaforma è necessario inserire tutte le informazioni richieste nei campi obbligatori, ed è opportuno l uso delle Note per specificare e dettagliare ulteriormente la missione e/o inserire dichiarazioni a supporto. MISSIONI DEI DOTTORANDI I Dottorandi possono: A) essere formalmente inseriti in Gruppi di ricerca al momento della presentazione di un nuovo progetto di ricerca o essere inseriti successivamente, con delibera del Consiglio di Dipartimento, e partecipare alle corrispondenti missioni; B) partecipare a iniziative di formazione utili al conseguimento del titolo di dottorato e, a tal fine, a partire dal secondo anno di corso, partecipare a missioni per formazione a valere sui fondi di Ateneo per il Dottorato (Budget 10%). In entrambi i casi, il Dottorando, già dotato di credenziali e matricola, può utilizzare la Piattaforma Informatica Missioni, facendo riferimento 1

2 A) al Responsabile del fondo di ricerca, B) al Tutor del Corso di Dottorato. ITER DA SEGUIRE 1. AUTORIZZAZIONE AL DIRETTORE DEL DIPARTIMENTO Deve essere richiesta sulla piattaforma informatica almeno 3 giorni lavorativi prima del giorno di inizio della missione. In casi eccezionali è possibile utilizzare la procedura di urgenza, richiedendo l autorizzazione il giorno precedente o lo stesso giorno della partenza. La motivazione della missione deve essere ben descritta e pertinente il progetto di ricerca o il corso di Dottorato. In particolare: A) il/i progetto/i di ricerca sul quale deve essere imputata la spesa della missione deve essere compatibile/coerente con l'oggetto della missione; B) il ricorso al Budget del 10% è consentito nel caso in cui le attività della missione siano concordate con il Tutor e coerenti con le attività svolte per il corso di Dottorato e con il percorso formativo e di ricerca della tesi di Dottorato. Pertanto nella motivazione è necessario dichiarare che l'attività da svolgere è "conforme al progetto individuale di tesi di Dottorato e nelle Note bisogna indicare il n. del vincolo di spesa (da acquisire dalla Referente del Dottorato, L. Castellucci). Il Budget 10% è disponibile durante il 2 e 3 anno del corso di Dottorato, ed è finalizzato a sostenere la mobilità, interna e internazionale, del dottorato e le spese pertinenti al percorso formativo (punto 6.II delle Linee guida per l accreditamento delle sedi e dei corsi di dottorato, MIUR 24/03/2014 con nota prot. n. 436). Con tali fondi è possibile coprire le spese di mobilità, compresi i costi di iscrizione e di pubblicazioni da presentare, per partecipazione a: convegni e congressi, corsi di formazione coerenti con il percorso formativo ogni altra spesa di mobilità breve e sporadica, non rientrante cioè nel soggiorno di ricerca all estero, che sia coerente con le attività di ricerca e formative svolte dal Dottorando. L uso dell auto propria o dell auto dipartimentale è da considerarsi eccezionale e necessario e deve essere ben motivato. E ammesso solo nei casi di: ATTIVITA' DI RILEVAZIONE, CAMPIONAMENTO, OSSERVAZIONE, MISURA E CONTROLLO DI IMPIANTI, TUTELA DEL PATRIMONIO AMBIENTALE, RICERCHE AGRONOMICHE. 2

3 Nel campo Note della Piattaforma Missioni va specificato inoltre se l uso del mezzo è giustificato anche da una MAGGIORE ECONOMICITA O DA UNA MAGGIORE EFFICACIA ED EFFICIENZA nello svolgimento della missione. Constestualmente alla richiesta di autorizzazione sulla Piattaforma Missioni, va inviato, alla mail istituzionale del Direttore, il modulo per l AUTORIZZAZIONE STRAORDINARIA ALLA GUIDA DELLA AUTO DEL GESAAF (all.1). Missioni cumulative: in caso di missioni effettuate nella medesima località per più giorni consecutivi, è possibile presentare un unica richiesta di autorizzazione alla missione per l intero periodo, specificando nelle Note ogni tratta e il rientro giornaliero. La richiesta di rimborso potrà essere presentata anche nel caso in cui la missione non sia stata ripetuta per ciascun giorno incluso nella richiesta di autorizzazione. 2. RICHIESTA DI RIMBORSO SPESE Deve essere presentata in Segreteria entro 7 giorni dal rientro. Bisogna tenere conto di: A) limiti di spesa previsti dagli specifici progetti (PIF, LIFE, UE, ERANET, PRIN, MAE, ecc.) B) limiti di spesa previsti dal Regolamento di Ateneo e Tab. A B. Rimborsi esclusi: spese per gli spostamenti all interno del comune di Firenze e/o per raggiungere la sede di servizio dell interessato, ovvero da e per le sedi decentrate di UNIFI, biglietto di trasporto urbano all interno del comune di sede di servizio, spese per pernottamento in località raggiungibili in meno di 90 minuti dalla sede di servizio. In questi casi è obbligatorio il rientro giornaliero in sede, ma il pernottamento fuori sede potrà essere autorizzato unicamente qualora questo comporti un effettivo risparmio per l amministrazione o quando sussistono oggettive motivazioni in termini di efficienza ed efficacia per il buon svolgimento della missione (da specificare nelle Note nella richiesta di autorizzazione). Il pernottamento deve essere compatibile con la durata dell evento che giustifica la missione e, in caso di partecipazione a convegni/congressi, non sono rimborsabili notti supplementari rispetto all inizio e alla fine dell evento. Tuttavia solo nel caso in cui non vi sia coincidenza tra l arrivo e la partenza del volo aereo con l inizio e la fine del convegno/congresso (da documentare), possono essere rimborsate notti supplementari, solo se già richiesto nell autorizzazione e specificato nelle Note. Documentazione da presentare ai fini del rimborso delle spese sostenute Viaggio: originale dei titoli di viaggio (biglietti dei mezzi intestati al fruitore, carte di imbarco). Pasti: scontrini, ricevute fiscali intestate al singolo fruitore, nell ambito del massimale giornaliero di 70,00/giorno per uno o due pasti cumulabili. Per i pasti fruiti all estero, se non facilmente traducibili, è necessaria apposita dichiarazione del fruitore, ed il rimborso è soggetto al limite della Tab. B del Regolamento di Ateneo, classe 2. 3

4 Residence/appartamento: è previsto solo se la permanenza è superiore a 3 giorni in Italia e 10 giorni all estero ed è più conveniente rispetto all albergo; in ogni caso è necessario chiedere autorizzazione, allegando confronto costo dell tra albergo e residence/appartamento. Iscrizione a convegni: ricevuta di iscrizione, locandine/brochures, attestato di partecipazione; nell eventualità che non fosse possibile produrre l attestato di partecipazione, l interessato dovrà rilasciare sotto la propria responsabilità una dichiarazione sostitutiva ex DPR 445/2000. Partecipazione a riunioni/gruppi di lavoro: allegare lettera o mail di invito/convocazione alla riunione. Agenzia di viaggio per l acquisto di biglietti aerei: fattura dei diritti di intermediazione con l indicazione della tratta di viaggio, nell ambito del massimale giornaliero di 30,00. Spese carburante per le missioni con mezzo del Dipartimento: è necessario utilizzare le Fuel Card: dopo l'utilizzo devono essere consegnati alla Segreteria gli originali delle ricevute rilasciate dal gestore, indicando il fondi di ricerca o il budget 10% su cui imputare la spesa, la fotocopia del libretto di marcia e la cartina del percorso effettuato con i KM percorsi, ricavabile da google map. Casi particolari: i progetti PIF non ammettono le spese con Fuel Card e quindi bisogna rimborsare la spesa del carburante risultante dallo scontrino rilasciato dal gestore. Spese carburante per le missioni con mezzo proprio: è necessario allegare lo scontrino del carburante che attesti la spesa, ma il rimborso è pari al minore tra la spesa effettiva e il costo chilometrico da tabella ACI; è necessario allegare la cartina dei KM percorsi, ricavabile da google map. Casi particolari: solo su progetti PIF, sarà riconosciuto il minore tra la spesa risultante dallo scontrino del carburante ed il costo proporzionale calcolato dalla tabella ACI. Spese per noleggio auto: fattura del servizio, ammesso solo se autorizzato con gli stessi presupposti dell uso dell auto. Il noleggio prolungato, pari allo svolgimento della missione, deve essere giustificato dalla convenienza economica rispetto all uso complessivo dei mezzi di trasporto urbano o dei taxi. Uso del taxi: ricevuta intestata al fruitore, con l indicazione del percorso svolto, la data e l importo pagato. E ammesso nell area urbana di svolgimento della missione, nel limite massimo giornaliero di 25,00. Il rimborso è ammesso per le tratte di andata e ritorno verso aeroporti, stazioni e porti in Italia e all estero, verso le sedi di svolgimento della missione, e deve essere supportato da apposito documento contenente in ogni caso il nome del fruitore, la data, il tragitto e l importo pagato. Le spese di taxi su percorso extraurbano potranno essere rimborsate solo dietro presentazione scritta di adeguata motivazione, per un massimo giornaliero pari a 90,00. Sanzioni per mancato rispetto del codice della strada: nel caso di utilizzo del mezzo del Dipartimento, le sanzioni devono essere pagate entro i termini, personalmente dal conducente del mezzo, e non potranno in nessun caso essere addebitate al Dipartimento. Copia del pagamento dovrà essere consegnata in Segreteria. 4

5 In caso di omesso pagamento da parte del conducente, le multe successivamente notificate verranno trasmesse agli uffici di Ateneo per il recupero dell importo a carico del responsabile dell infrazione sanzionata. Anticipo di missione: ammessa se la missione è superiore a 24 ore, da richiedere preferibilmente entro 15 giorni prima della partenza, nel limite del 75% delle spese complessive di viaggio e alloggio e del totale del costo di iscrizione al convegno. Qualora la missione non sia svolta o l importo ricevuto in anticipo sia superiore alle spese effettivamente sostenute la restituzione dell anticipo deve avvenire non oltre i 15 gg dall effettuazione della missione o dalla data in cui avrebbe dovuto avere inizio la missione. Dopo l effettuazione della missione, il personale che ha ricevuto l anticipazione della spesa è tenuto a presentare all amministrazione tutta la documentazione attestante le spese sostenute in originale necessaria ai fini della liquidazione della stessa. In caso di inadempimento dell interessato, l ufficio liquidatore comunicherà l entità dell importo all ufficio competente per il recupero del medesimo, con possibilità di rivalsa anche sugli emolumenti futuri da corrispondere. 5