VADEMECUM MISSIONI DEL PERSONALE STRUTTURATO AFFERENTE ALLE UADR DEL POLO (ESTRATTO DI NORMATIVE TECNICHE APPLICABILI)

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1 Pag. 1 di 11 VADEMECUM MISSIONI DEL PERSONALE STRUTTURATO AFFERENTE ALLE (ESTRATTO DI NORMATIVE TECNICHE APPLICABILI)

2 Pag. 2 di 11 Indice 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2. MODALITA OPERATIVE 2.1. DEFINIZIONI e INDICAZIONI DI CARATTERE GENERALE 2.2. PRIMA DI PARTIRE: MODALITA AUTORIZZAZIONE UTILIZZO MEZZI DI TRASPORTO RICHIESTA ANTICIPO UTILIZZO CARTA DI CREDITO 2.3. AL RIENTRO DALLA MISSIONE: MODALITA RICHIESTA RIMBORSO SPESE 3. SPESE RIMBORSABILI 3.1. SPESE VIAGGIO 3.2. SPESE PERNOTTAMENTO 3.3. SPESE VITTO 3.4. SPESE ISCRIZIONE CONGRESSO 3.5. DIRITTI DI AGENZIA 3.6. DIARIA 4. RINVII 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questo documento fornisce al Personale strutturato: definizioni ed indicazioni di carattere generale per recarsi fuori sede nell ambito delle esigenze istituzionali; indicazione delle modalità di rimborso nonché delle spese rimborsabili 2. MODALITA OPERATIVE 2.1 DEFINIZIONI e INDICAZIONI DI CARATTERE GENERALE MISSIONE Incarico conferito al personale dipendente universitario di svolgere attività al di fuori della propria sede di servizio sia in territorio italiano, sia estero.

3 Pag. 3 di 11 Si considera missione l incarico che si svolga in località distanti almeno 10 Km dalla sede di servizio (Cfr. art. 1 L. 417/78) e per una durata non inferiore a 4 ore (art. 3 L. 836/73). PERSONALE DIPENDENTE Personale docente, ricercatore e tecnico/amministrativo strutturato con rapporto di lavoro subordinato. ANTICIPO Somma erogabile su richiesta dell interessato preventivamente all effettuazione della missione sulla base di opportuna documentazione. CARTA DI CREDITO In base alla normativa vigente nonché alle disposizioni interne a ciascuna UADR, il personale dipendente può essere dotato, su richiesta, di carta di credito con addebito diretto sul conto corrente del Polo 1 cui afferisce la struttura di riferimento. La richiesta di attivazione della carta di credito deve essere autorizzata dal Responsabile della struttura di afferenza e dal Dirigente di Polo. In caso di smarrimento o di sottrazione della carta di credito il titolare è tenuto a darne immediata comunicazione all ente emittente, alla competente autorità di pubblica sicurezza e agli uffici dell unità amministrativa che ha autorizzato l emissione della carta. DIARIA Indennità di trasferta spettante al personale autorizzato a recarsi in missione. La Legge 266 del 23/12/2005 comma 213 sopprime tale indennità sul territorio nazionale. 1 POLOBIOMEDICO e TECNOLOGICO - c/c Codice Iban per l'italia IT31R

4 Pag. 4 di 11 OBBLIGO DI RIENTRO IN SEDE Il dipendente inviato in missione deve rientrare giornalmente in sede quando la località non disti dalla sede di servizio più di 90 minuti di viaggio (D.P.R. 513/78, art. 3 L. 417/78 art. 4). Tale obbligo si estende anche per località distanti sino ad 80 Km dall ordinaria sede di servizio (art. 2 L. 836/73). 2.2 PRIMA DI PARTIRE: MODALITA AUTORIZZAZIONE Il dipendente è tenuto a compilare, previamente alla missione, la richiesta di autorizzazione che deve essere sottoscritta dal Direttore dell UADR. Qualora la durata della missione superi le tre settimane è necessario il visto del Presidente del Corso di Laurea a cui afferisce il richiedente. L approvazione del Consiglio della U.A.D.R., sostanziata da apposito estratto, è obbligatoria quando l importo della missione superi ,00=. Ciascuna U.A.D.R può stabilire, con propria delibera ovvero regolamento interno, un importo inferiore. Nella richiesta di autorizzazione deve essere indicata la motivazione dettagliata e il fondo su cui graverà la spesa UTILIZZO MEZZI DI TRASPORTO I mezzi di trasporto si distinguono in ordinari e straordinari. Mezzi di trasporto ordinari: Ferrovia; Autobus extraurbano; Mezzi di regolare servizio di linea (aereo, nave) qualora manchino collegamenti ferroviari con il luogo di destinazione; Mezzi di trasporto dell Amministrazione.

5 Pag. 5 di 11 Mezzi di trasporto straordinari: Aereo. L utilizzo non deve essere giustificato per il raggiungimento del territorio estero e delle isole sul territorio italiano, nelle restanti ipotesi è necessaria la presentazione di apposita motivazione; Trasporti marittimi. Qualora siano presenti collegamenti ferroviari con il luogo di destinazione; Mezzi noleggiati. L utilizzo deve essere preventivamente autorizzato dal Direttore della UADR a seguito di presentazione di richiesta motivata; Mezzo proprio. L utilizzo deve essere previamente autorizzato e può essere ammesso, solo per le missioni in Italia, qualora ricorra una delle ipotesi tassativamente previste nel modulo di autorizzazione. Il richiedente è tenuto ad indicare i chilometri percorsi dalla sede di servizio alla località di destinazione e i dati relativi alla propria autovettura RICHIESTA ANTICIPO A fronte di autorizzazione il dipendente può richiedere un anticipo di missione relativamente: alle spese di iscrizione al congresso; alle spese di viaggio; ai 2/3 del prezzo dell alloggio; a 1/3 della diaria spettante (per missioni estere). Il modulo deve essere datato e sottoscritto dal Richiedente, dall Assegnatario dei fondi e dal Direttore della UADR. Qualora l incaricato non si rechi in missione è tenuto a riversare sul conto corrente di Polo (cfr. nota 1) la somma ricevuta, con tempestività e comunque entro quindici giorni dalla data della riscossione.

6 Pag. 6 di UTILIZZO CARTA DI CREDITO L utilizzo della carta è strettamente personale e il titolare ne è responsabile. Con riferimento esclusivamente al trattamento di missione, tale strumento può essere utilizzato per pagare: le spese relative all alloggio, i pasti (fino ad il limite massimo previsto e solo per missioni in Italia), le iscrizioni ai congressi, i biglietti di viaggio compreso le spese di pedaggio e parcheggio, qualora l utilizzo del mezzo proprio sia stato autorizzato. Per semplificare le operazioni di liquidazione sarebbe utile allegare alla richiesta di rimborso spese la ricevuta rilasciata dall esercente al momento del pagamento. 2.3 AL RIENTRO DALLA MISSIONE: MODALITA RICHIESTA RIMBORSO SPESE L incaricato deve compilare in ogni sua parte la richiesta del rimborso spese entro 60 giorni dalla fine della missione, nella quale si deve dichiarare: la data e l orario di inizio e fine missione; la data e l ora dell inizio del viaggio di ritorno; la data e l ora dello sbarco in territorio estero e, per il ritorno, la data e l ora dell imbarco in territorio estero; l eventuale anticipo; l utilizzo della carta di credito con i dettagli delle spese sostenute; l eventuale fruizione di alloggio e/o vitto gratuito; la categoria dell albergo quando questa non sia presente in fattura; Devono essere altresì elencati i documenti che si allegano alla richiesta di rimborso. 3. SPESE RIMBORSABILI Possono essere rimborsate esclusivamente le spese dietro presentazione di fatture o ricevute fiscali in originale ed eventuali ricevute on line come di seguito specificato.

7 Pag. 7 di SPESE VIAGGIO TRENO: biglietti originali di viaggio. In caso di acquisto on line viene data facoltà di scegliere tra due opzioni distinte: di ritirare a bordo la ricevuta di pagamento a seguito della comunicazione al personale incaricato del PNR indicato nella conferma di prenotazione; di ricevere via il biglietto elettronico nominativo definitivo. Ammissibilità della spesa per categoria di personale: I classe: personale docente e tecnico-amministrativo (quest ultimo dalla cat. C in poi) II classe: il restante personale Vagone letto singolo: professori ordinari dalla III classe stipendiale (tali dati sono individuati in alto a sinistra della busta paga) e i dirigenti superiori. Vagone letto doppio o turistico: professori ordinari fino alla II classe stipendiale, straordinari, associati e personale tecnico amministrativo (D e EP). Cuccetta:, i ricercatori, gli assistenti ad esaurimento e il personale tecnico amministrativo (B e C). AEREO: biglietto originale di viaggio o, in caso di utilizzo di servizio on line, la stampa del biglietto elettronico. In entrambi i casi il richiedente è tenuto ad esibire le carte di imbarco (Circolare Ministero Tesoro 26/2/1997). Classe business : a decorrere dal 1 gennaio 2007 il comma 468 della Finanziaria 2007 stabilisce che sono ammessi i rimborsi per i voli in business class legati a trasferte: al personale con qualifica non inferiore a dirigente di prima fascia e alle categorie equiparate; a tutto il personale per i voli transcontinentali superiori alle cinque ore. Classe economica: in tutti gli altri casi.

8 Pag. 8 di 11 Sono rimborsabili le assicurazioni sulla vita attivate per l utilizzo dei mezzi aerei nelle missioni in Italia e all estero nei limiti di legge. (art. 10 L.417/78) NAVE: biglietto in originale. In caso di utilizzo di servizi on line occorre il biglietto elettronico. MEZZO PROPRIO: Verrà rimborsata un indennità per ogni chilometro percorso pari a 1/5 del costo di un litro di benzina nel periodo di riferimento (L. 18 dicembre 1973, n. 836). Le spese connesse all utilizzo del mezzo proprio - pedaggi autostradali e parcheggio - sono rimborsabili dietro presentazione delle ricevute originali. Nel caso venga utilizzato il servizio autostradale Telepass è necessaria la fattura in quanto l estratto cronologico disponibile on line è un documento non valido ai fini fiscali" formato su "informazioni... riportate a fini puramente indicativi". In caso di invio trimestrale della fattura è possibile accelerare i tempi e ottenere copia della stessa facendone espressa richiesta presso i "Punto Blu" o a mezzo fax, ai numeri 055/ / specificando anagrafica, numero di conto e periodo di riferimento. MEZZO NOLEGGIATO: Il costo del mezzo noleggiato viene rimborsato dietro presentazione di fattura o ricevuta fiscale originale. Si rimborsano altresì le spese documentate direttamente connesse all utilizzo del mezzo (pedaggi autostradali, parcheggi e ricevuta carburante). AUTOBUS DI LINEA EXTRAURBANA: biglietti originali di viaggio. TRASPORTO URBANO: i biglietti relativi al trasporto urbano non sono mai rimborsabili (autobus urbano, metro e traghetto urbano).

9 Pag. 9 di 11 TAXI: Sono rimborsabili, dietro presentazione di ricevuta e di dettagliata motivazione, i taxi utilizzati in Italia e all estero - esclusivamente nelle seguenti fattispecie: in caso di mancanza di mezzi pubblici utili al raggiungimento della località di destinazione; in caso di sciopero dei mezzi pubblici; in caso di orari disagiati (es. notturno); in caso risulti economicamente più conveniente; in caso di particolari esigenze di servizio da specificare. 3.2 SPESE PERNOTTAMENTO: Albergo prima categoria (quattro stelle): consentito ai professori ordinari, straordinari, associati, ricercatori e il personale tecnico amministrativo (cat. D. e EP) Albergo seconda categoria (tre stelle): consentito al personale tecnico amministrativo (cat. B e C). Nel caso di indisponibilità di camere singole è ammesso il rimborso della camera doppia uso singola dietro dichiarazione dell albergatore. La colazione è rimborsabile solo quando appare come unica voce con il costo della camera. La fattura o la ricevuta fiscale dell albergo deve essere originale e indicare le seguenti specifiche: il nome del soggetto; la data di arrivo e di partenza; il numero degli ospiti; il trattamento effettuato; la tipologia della camera. Nel caso di utilizzo di servizio on line occorre presentare la stampa della ricevuta/fattura completa degli elementi di cui sopra accompagnata da una dichiarazione sottoscritta in originale.

10 Pag. 10 di SPESE VITTO : I pasti sono rimborsabili solo per le missioni in Italia a fronte di presentazione di fatture, ricevute fiscali e/o scontrini fiscali parlanti (circolare M.D.L /09/97). Missioni di durata inferiore alle 8 ore: non si ha diritto al rimborso delle spese di vitto. Missioni tra le 8 e le 12 ore: rimborso di un solo pasto per un importo non superiore a 30,55 per il personale docente e a 22,26 per quello tecnicoamministrativo. Missioni superiori alle 12 ore: rimborso entro il limite del massimale giornaliero consentito pari a 61,10= per il personale docente e di 44,26= per il personale tecnico-amministrativo. 3.4 SPESE ISCRIZIONE CONGRESSO: La fattura o la ricevuta fiscale dell iscrizione deve essere originale ed intestata al richiedente. Nel caso di utilizzo di servizio on line occorre presentare la stampa della ricevuta/fattura accompagnata da una dichiarazione sottoscritta in originale. Qualora l importo della quota sia comprensivo di vitto e/o alloggio occorre il dettaglio analitico delle spese rilasciato dalla segreteria organizzativa del congresso. Nel caso di fatture o ricevute fiscali non assoggettate ad IVA occorre apporre una marca da bollo pari a 1.81= qualora l importo dell iscrizione superi l ammontare di 77.47=. 3.5 DIRITTI DI AGENZIA 2 : 2 Circolare del Direttore Amministrativo - prot.n del 30/10/06

11 Pag. 11 di 11 I diritti di agenzia sono rimborsabili, dietro presentazione di fattura o ricevuta fiscale in originale, secondo i seguenti parametri: Biglietteria aerea nazionale. 15,00 Biglietteria aerea internazionale. 15,00 Biglietteria aerea intercontinentale. 15,00 Biglietteria marittima. 10,00 Spese per visti consolari. 20, DIARIA La Legge Finanziaria 2006 ha disposto la soppressione della diaria in territorio italiano. Per le missioni all estero è corrisposta una diaria che varia in funzione del luogo di destinazione e del ruolo di appartenenza. Alla diaria si applicano le riduzioni di legge: di 1/3 qualora il richiedente abbia presentato fattura di albergo o abbia goduto di alloggio gratuito; di 1/2 qualora abbia goduto di vitto gratuito; di 2/3 qualora abbia goduto di vitto e alloggio gratuito o presentato fattura. 4. RINVII Per tutto ciò che non è indicato nel presente vademecum si rinvia al Regolamento di Ateneo e alla normativa di riferimento (L. 836/73, D.P.R. 513/78, L. 417/78 e ss. modifiche).