Dott. Massimiliano Teruggi. Studio Coda Zabetta, Mongiardini& Partners-Rag. Fabio Mongiardini, Dott. Massimiliano Teruggi

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1 RIMBORSI SPESE A DIPENDENTI/AMMINISTRATORI: TRATTAMENTO FISCALE E DOCUMENTAZIONE 1 Rimborso spese: Trasferta: Sededilavoro: Territorio comunale: Soggetti percettori: Definizioni somma di denaro corrisposta dal datore di lavoro/committente al dipendente/collaboratore a titolo di risarcimento delle spese da costoro sostenute per lo svolgimento dell incarico lavorativo che comporti la necessità di effettuare una trasferta prestazione lavorativa svolta temporaneamente al di fuori dellasededilavoro(èdifferente daltrasferimento, ilqualeèa titolo definitivo). Non è più necessario il rilascio di una preventiva autorizzazione scritta del datore di lavoro; non rientra il percorso casalavoro (eccetto il servizio di trasporto collettivo organizzato del datore di lavoro) luogoincui,inbasealcontratto diassunzione,ildipendenteè tenuto ad eseguire le prestazioni lavorative; non necessariamente coincide con la sede dell impresa Comune in cui ha sede l impresa, filiali, stabilimento in cui il lavoratore presta la propria attività lavoratori dipendenti collaboratori coordinati e continuativi, lavoratori a progetto amministratori 2 1

2 Tipologia di spese: a) documentate: spese di vitto e alloggio, spese viaggi, spese di trasporto b) non documentate: spese per parcheggi, mance ecc.. c) forfettarie: indennità chilometriche, di trasferta 3 Trasferte nel comune Trattamento in capo al percettore: in generale costituiscono reddito imponibile; (art. 51, comma 5, TUIR) l unica eccezione è costituita dai rimborsi delle spese di trasporto effettuate a mezzo vettore a condizione che sia comprovata da idonea documentazione giustificativa (biglietti bus, taxi, metropolitana, ecc.) Trattamento in capo all impresa: i rimborsi sono interamente deducibili ai fini IRES/IRPEF, salvo il limite del 75% di deducibilità per le spese di prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande; ai fini IRAP sono deducibili i rimborsi a piè di lista e le spese di trasporto comprovate da idonea documentazione del vettore N.B.: il limite di deducibilità del 75%(spese per alberghi e ristoranti) è valido anche per i soggetti che calcolano l Irap secondo il metodo«fiscale» 4 2

3 Trasferte fuori dal comune Trattamento in capo al percettore: il comma 5 dell art. 51 D.P.R. n. 917/86 contempla 3 modalità: a) sistema forfetario: consiste nell erogazione di un indennità di trasferta o diaria giornaliera in misura fissa indipendentemente dall effettivo spesa sostenuta dal dipendente b) sistema analitico: vengono restituite al lavoratore le spese effettivamente sostenute attestate da idonea documentazione c) sistema misto: consiste nel rimborso al dipendente sia dell indennità di trasferta fissa che il rimborso analitico delle spese sostenute dal lavoratore N.B. La scelta per uno dei tre metodi va fatta con riferimento all intera trasferta 5 a) Sistema forfetario L indennità di trasferta è esclusa da imposte fino ad una massimo di 46,48 al giorno in Italia ed 77,47 all estero; l importo rimborsato in eccedenza determina reddito imponibile per il precettore. Se al lavoratore sono rimborsate, oltre all indennità di trasferta, le spese di viaggio e di trasporto, tali importi non sono imponibili, mentre i rimborsi di ogni altra spesa sono imponibili anche se documentati(eccezione per spese vitto e alloggio) 6 3

4 b) Sistema analitico Il rimborso delle spese sostenute avviene sulla base di idonea documentazione secondo le seguenti modalità: le spese di viaggio, trasporto, alloggio e vitto non concorrono a formare il reddito imponibile a condizione che siano documentate le altre spese, anche prive di documentazione, nel limite di 15,49algiornoper letrasfertein Italia ed 25,82per letrasferte all estero (per es. spese telefoniche, parcheggio, ecc.) non concorrono a formare il reddito imponibile; i rimborsi in eccedenza sono imponibili 7 c) Sistema misto Si presentano le seguenti ipotesi: rimborso analitico delle spese di vitto o alloggio, oppure vitto o alloggio gratuito, unitamente all indennità forfetaria: il rimborso delle spese non concorre a formare il reddito del percettore, ma per l indennità forfetaria i limiti per la non tassabilità sono ridotti di 1/3 ( 30,98 per trasferte in Italia ed 51,64 per trasferte all estero); rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, oppure vitto e alloggio gratuito, unitamente all indennità forfetaria: il rimborso delle spese non concorre a formare il reddito del percettore, ma per l indennità forfetaria i limiti per la non tassabilità sono ridotti di 2/3 ( 15,49 per trasferte in Italia ed 25,82 per trasferte all estero). In entrambi i casi, le eccedenze rispetto ai limiti dell indennità di trasferta sopra indicati nonché le altre spese, anche se documentate, ad eccezione delle spese di viaggio e trasporto, concorrono a formare il reddito del percettore. 8 4

5 Trasferte fuori dal comune Trattamento in capo all impresa cambia in base alla tipologia di rimborso: 1) rimborso forfetario: gli importi sono deducibili ai fini IRES/IRPEF ma sono indeducibili ai fini IRAP 2) rimborso analitico: - le spese di vitto e alloggio sono deducibili con il limite di 180,76 al giorno per le trasferte Italia ed 258,22 per le trasferte all estero ai fini IRES/IRPEF/IRAP (per soggetti che non applicano il metodo di bilancio); sono deducibili ai fini IRAP senza limiti per i soggetti che applicano il metodo di bilancio - le altre spese documentate sono deducibili ai fini IRES/IRPEF e IRAP 3) rimborso misto: le spese sono interamente deducibili ai fini IRES/IRPEF mentre ai fini IRAP sono deducibili unicamente le spese erogate in merito al rimborso analitico. 9 Indennità chilometriche Nel caso in cui il dipendente o collaboratore sia stato autorizzato ad utilizzare una propria autovettura, anche noleggiata, per effettuare una specifica trasferta, l indennità chilometrica: perilpercettore: nonètassata per impresa: l importo è deducibile ai fini IRES/IRPEF per un importo non superiore al costo di percorrenza, calcolato in base alla tabella ACI ovvero alle tariffe di noleggio riferite a veicoli di potenza nonsuperiorea17cavallifiscali(permotoriabenzina)oa20 cavalli fiscali(per i motori diesel); l eventuale eccedenza rimborsata non è deducibile(art. 95, comma 3, TUIR) Le indennità chilometriche non sono deducibili ai fini IRAP 10 5

6 Documentazione e giustificativi I rimborsi spese per essere deducibili dal reddito d impresa devono essere: inerenti all attività d impresa di competenza dell esercizio certi nell esistenza determinabili nell ammontare riconducibili alla trasferta 11 Come dimostrare che sussistono i requisiti per la deducibilità dal reddito d impresa dei rimborsi spese? Predisporre un prospetto giustificativo delle spese rimborsate (nota spese) intestato al singolo dipendente o collaboratore, contenente la descrizione dettagliata e circostanziata delle spese ed il motivo della trasferta; la nota spesa deve essere sottoscritta dal prestatore di lavoro (assoggettamento ad imposta di bollo se l importo è maggiore di 77,47) Allegare alla nota spese i documenti originali comprovanti gli importi pagati dai singoli dipendenti o collaboratori (scontrini anche non integrati, biglietti anonimi, autobus, parcheggi) Altri documenti giustificativi: fatture: intestate al datore di lavoro/committente al fine della registrazione sui registri Iva scontrini: devono essere parlanti, ovvero contenenti natura, quantità e qualità dei beni/servizi ceduti/prestati, nonché il codice fiscale del datore di lavoro/committente(per provare l inerenza) ricevuta fiscale: intestata al datore di lavoro/committente carte di credito: intestate al datore di lavoro/committente 12 6

7 Sentenza Cassazione n del 24/3/2006: per provare l inerenza della spesa non è sufficiente il riconoscimento e la contabilizzazione da parte dell imprenditore, ma è necessaria un idonea documentazione di supporto dalla quale possano ricavarsi oltre all importo, anche le ragioni della stessa 13 N.B. la deducibilità della spesa rimborsata è influenzata dalla natura della spesa; qualora, ad esempio, la spesa rimborsata al dipendente/collaboratore abbia natura di spesa di rappresentanza è necessario applicare le disposizioni previste dal D.M. 19/11/2008 ai fini della deducibilità in capo al datore di lavoro/committente. 14 7

8 Aspetti IVA rimborso spese per prestazioni alberghiere e di ristorazione D.M. 112/2008: soppressione limitazione oggettiva per la detraibilità IVA spese per prestazioni alberghiere e di ristorazione (ad eccezione delle spese qualificabili come spese di rappresentanza) Per esercitare detrazione: necessaria la fattura Se l impresa decide di non operare le detrazioni IVA, poiché non richiede la fattura, l IVA non detratta è un costo deducibile ai fini IRES/IRPEF/IRAP? Circolare Agenzia delle Entrate n. 25/2010 Il costo è deducibile se è giustificato da ragioni di convenienza economico-gestionale(costi da sostenere per eseguire gli adempimenti IVA, connessi alle fatture, sproporzionati rispetto al vantaggio economico costituito dell importo dell IVA detraibile) 15 8