CIRCOLARE MONOGRAFICA N LUGLIO 2009 RIMBORSI SPESE AGLI AMMINISTRATORI

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1 CIRCOLARE MONOGRAFICA N LUGLIO 2009 RIMBORSI SPESE AGLI AMMINISTRATORI Regime fiscale di Roberta Braga I rimborsi spese erogati agli amministratori sono sottoposti ad un regime differenziato a seconda che tali soggetti risultino titolari di un rapporto di collaborazione coordinata e continuativa ovvero di lavoro autonomo. Riferimenti normativi - D.L. 4 luglio 2006, n. 223; - Circolare 3 marzo 2009, n. 6/E; - Circolare 13 luglio 2009, n. 34/E. PREMESSA Un rimborso spese viene ad esistenza quando un soggetto, rappresentato dal committente (società), eroga una somma di denaro ad un altro, costituito dal mandatario (amministratore), allo scopo di rifondere la spesa sostenuta per suo conto e nel suo interesse. Per il rimborso delle spese effettuate occorre che il committente autorizzi, tramite una lettera di incarico di solito scritta, l amministratore a svolgere una trasferta per ragioni di servizio. Adempiuto l incarico, l amministratore deve presentare una richiesta scritta di rimborso delle spese, che vanno esposte in dettaglio. Nella trasferta, che può svolgersi sia all interno del territorio comunale sia fuori dello stesso e sia in Italia che all estero, il committente assegna temporaneamente l amministratore ad un luogo di lavoro situato in una sede diversa da quella abituale di svolgimento dell attività lavorativa. La trasferta può avvenire all interno del territorio comunale oppure al di fuori (in Italia o all estero). Il Legislatore riconosce un regime fiscale di favore solo per i rimborsi spese relativi alle trasferte effettuate dall amministratore fuori del Comune della sede di lavoro indicata nel contratto o nella lettera di assunzione ovvero dall amministratore al di fuori del Comune di domicilio fiscale degli stessi, sempre che ne sussistano i requisiti. LA SEDE DI LAVORO DELL AMMINISTRATORE È necessario fissare esattamente la sede di lavoro dell amministratore, al fine di stabilire il regime fiscale dei rimborsi spese applicabile di conseguenza. Comunque, quando nel contratto stipulato con l amministratore non compare esplicitamente la sede di lavoro, la stessa si identifica nel suo domicilio fiscale (circolari 6 luglio 2001, n. 67/E e 26 gennaio 2001, n. 7/E). La sede di lavoro è data dalla sede amministrativa della società o dell ente o, in mancanza, dalla sede risultante dall atto di nomina o, in mancanza, dal domicilio fiscale del soggetto. Pertanto, se una persona fisica, membro del consiglio di amministrazione di tutte le società di un gruppo, svolge delle trasferte di lavoro, la sede di lavoro corrisponde al suo domicilio fiscale, non essendo possibile individuare per quale delle società del gruppo l amministratore sta effettuando la trasferta, mentre la sede di lavoro dell amministratore unico di una società a responsabilità limitata, che effettua delle trasferte di lavoro per conto della società gestita, equivale ad una delle sedi della società committente.

2 SISTEMI DI RIMBORSO DELLE SPESE DI TRASFERTA Sono ammessi due metodi alternativi di rimborso delle spese sostenute dall amministratore in trasferta all interno del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro (art. 51, comma 5 ed art. 52, comma 1, del D.P.R. n. 917/1986): - sistema forfetario (corresponsione di un indennità di trasferta o diaria forfetaria); - sistema analitico o a piè di lista (rifusione delle spese di fatto sostenute e debitamente documentate). Per contro, sono consentiti tre metodi alternativi di calcolo dell indennità di trasferta spettante all amministratore in trasferta fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro: - sistema forfetario; - sistema analitico o a piè di lista; - sistema misto, che configura una sintesi dei due sistemi precedenti mediante il rimborso parziale delle spese di alloggio (oppure l alloggio è gratuito) e/o di quelle di vitto (oppure il vitto è fornito gratuitamente) e l erogazione di un indennità di trasferta. Una volta scelto un sistema di rimborso, è necessario attenervisi per tutta la durata della trasferta considerata. Non è possibile impiegare criteri differenti per le singole giornate comprese nel periodo in cui il collaboratore si trova al di fuori della sede di lavoro. È sancito un regime fiscale di favore per le indennità percepite in occasione delle trasferte svolte fuori dal territorio comunale nel quale è situata la sede di lavoro in base alla circolare n. 326/E/1997. Tuttavia, si può differenziare il criterio di rimborso utilizzato per ogni singola trasferta effettuata dallo stesso lavoratore. In relazione al sistema di restituzione delle spese effettuate pattuito tra l amministratore ed il committente, cambiano, da un lato, le modalità di tassazione del rimborso spese in capo al percettore e, dall altro, quelle di deduzione delle spese stesse dal reddito d impresa o di lavoro autonomo in capo all erogante. Le indennità di trasferta corrisposte all amministratore in ordine ad attività lavorative svolte fuori del Comune in cui si trova la sede del lavoro sono parzialmente escluse da imposizione, mentre le indennità o i rimborsi di spese di trasferta dovuti per le trasferte effettuate nell ambito del territorio comunale partecipano alla formazione del reddito assimilato a quello di lavoro dipendente o del reddito di lavoro autonomo, tranne i soli rimborsi per spese di trasporto effettuate a mezzo vettore comprovate da idoneo documento giustificativo. Gli eventuali rimborsi corrisposti all amministratore che abita in un Comune diverso da quello di lavoro vanno, invece, interamente assoggettati a mediante il cumulo con gli altri emolumenti corrisposti nel periodo di paga. Se la sede di lavoro è in un Comune diverso da quello in cui si trova la residenza anagrafica, si configurano due ipotesi, ai fini della trasferta: - l amministratore parte dalla sede di lavoro transitando per la residenza: si deve escludere dal rimborso spese la tratta compresa tra la prima e la seconda o, in alternativa, occorre riaddebitare la tratta indicata all amministratore; - l amministratore non transita per la sede di lavoro: i rimborsi per le spese di viaggio a partire dalla sua residenza anagrafica fino alla meta finale danno luogo a dei compensi in natura. In ultima istanza, la trasferta effettuata in Italia va distinta da quella svolta all estero, in quanto la soglia di esenzione dall IRPEF è più elevata nel secondo caso. IL COMPUTO DEL RIMBORSO CHILOMETRICO Il rimborso chilometrico è un indennità erogata all amministratore per l utilizzo dell auto che è di proprietà o che in ogni caso rientra nella sua disponibilità. Per la determinazione dell'importo dei rimborsi spettanti per l impiego del veicolo svolgendo attività a favore del committente si utilizzano due metodi alternativi: - quello dei costi chilometrici elaborati dall ACI o delle tariffe aziendali; - quello dei costi medi d esercizio proporzionali. Metodo utilizzato Metodo basato sulle tabelle ACI (o sulle tariffe aziendali) Caratteristiche dei metodi di calcolo del rimborso chilometrico Connotati Si fa riferimento alle tabelle ACI pubblicate in Gazzetta Ufficiale ogni anno entro il 31/12 a cura del Ministero dell economia e delle finanze e riportanti i costi medi di esercizio degli autoveicoli in relazione ad una percorrenza annua di km Le tabelle da utilizzare per il computo del rimborso chilometrico devono distinguere i costi di esercizio proporzionali (carburante o lubrificante) da quelli fissi (bollo ed assicurazione). Tali tabelle sono stabilite per fasce di percorrenza annuale (5.000 chilometri, chilometri, chilometri e così via). Prima si determina la fascia di percorrenza da impiegare e, quindi, si trova il costo al

3 chilometro, e poi si moltiplica tale costo per i chilometri effettuati solo per motivi di lavoro. Metodo basato sulle componenti di costo proporzionali e fisse Si impiegano come moltiplicatore i costi medi d esercizio proporzionali, che non sono imponibili in capo al lavoratore se si seguono i criteri di cui all art. 51, comma 4, del D.P.R. n. 917/1986. Se vengono rimborsati anche i costi fissi, occorre ripartirli in proporzione all uso personale del veicolo rispetto a quello lavorativo secondo due modalità alternative: - secondo il rapporto tra la percorrenza di lavoro e quella privata; - secondo il rapporto tra i giorni di impiego nelle trasferte di lavoro rispetto a quelli in cui è verificato l uso privato. DISTINZIONE TRA SPESE DOCUMENTATE E NON DOCUMENTATE Le spese dell amministratore si possono suddividere in due tipologie fondamentali: - documentate (anticipate in nome e per conto del committente o datore di lavoro); - non documentate o forfetarie. A seconda che rientrino nell una o nell altra categoria, muta il regime di sottoposizione all IVA e all IRPEF dei rimborsi spese. Le somme anticipate in nome e per conto della controparte e a questa addebitate in fattura, in quanto dovute a titolo di rimborso da parte del committente del servizio, sono escluse dal concorso alla base imponibile IVA (art. 15 del D.P.R. n. 633/1972), e, agli effetti delle imposte sui redditi, non partecipano alla formazione del reddito di lavoro autonomo né del reddito di impresa. In base alla circolare n. 34/E del 13 luglio 2009, le spese sostenute per prestazioni alberghiere e per somministrazioni di alimenti e bevande, diverse da quelle che costituiscono spese per prestazioni di lavoro, che sono deducibili entro il limite teorico del 75%, qualora si configurino come spese di rappresentanza ai sensi del comma 1 dell'art. 1 del D.M. 19 novembre 2008, devono essere assoggettate, in via preliminare, alla specifica disciplina di cui all art. 109, comma 5, del TUIR sulla deducibilità nei limiti del 75% e, successivamente, a quella contenuta nell'art. 108, comma 2, del medesimo Testo unico delle imposte sui redditi secondo cui l importo delle predette spese, ridotto al 75% per effetto dell'applicazione dell'art. 109 TUIR, va sommato all'importo delle altre spese di rappresentanza e l'ammontare così ottenuto è deducibile entro il limite di congruità. Trattamento fiscale delle spese documentate e forfetarie a seconda che l amministratore sia titolare di un reddito assimilato a quello di lavoro dipendente o di lavoro autonomo professionale Natura del soggetto percettore Anticipazioni documentate in nome e per conto del cliente Vitto e alloggio documentati e sostenuti dentro il territorio comunale Vitto e alloggio documentati e sostenuti fuori dal territorio comunale Rimborsi forfetari Amministratore titolare di reddito assimilato a quello di lavoro dipendente Amministratore titolare di reddito di lavoro autonomo professionale la la Non si applica Si applica la Si applica Si applica la Non si applica Non si applica la Si applica Si applica la Non sono soggetti ad IVA. Non sono soggetti a IRPEF, tranne i rimborsi chilometrici per i viaggi effettuati nell ambito del Comune di domicilio fiscale del borsista o tirocinante. Sono soggetti ad IVA. Sono soggetti a

4 REGIME FISCALE Il rimborso spese dell amministratore è correlato alla natura del reddito percepito dallo stesso e, pertanto, è soggetto allo stesso regime fiscale stabilito per i soggetti percettori di tale reddito (artisti e professionisti). In effetti, il reddito corrisposto all amministratore si può classificare alternativamente come: 1. reddito di lavoro autonomo di cui all art. 53, comma 1, del D.P.R. n. 917/1986, se il compenso percepito per la collaborazione scaturisce da un rapporto che si riferisce alla prestazione di un attività rientrante nell oggetto dell arte o professione esercitata dall amministratore ovvero se esiste una connessione oggettiva tra l attività svolta dalla società o dall ente e le mansioni tipiche della professione svolta in via abituale dal professionista che assume l incarico di amministratore; 2. reddito assimilato a quello di lavoro dipendente in base all art. 50, comma 1,lettera c-bis), del D.P.R. n. 917/1986, quando la collaborazione non rientra tra i compiti istituzionali propri dell attività di lavoro dipendente o nell oggetto dell attività artistica o professionale. Gli amministratori titolari di un reddito di lavoro autonomo professionale sono assoggettati alla stessa disciplina sui rimborsi spese prescritta per gli artisti ed i professionisti. Al contrario, agli amministratori titolari di un reddito assimilato a quello di lavoro dipendente si rendono applicabili le stesse regole previste per i dipendenti, i collaboratori a progetto e i collaboratori coordinati e continuativi. L AMMINISTRATORE TITOLARE DI UN REDDITO ASSIMILATO A QUELLO DI LAVORO DIPENDENTE I redditi derivanti dai rapporti di collaborazione coordinata e continuativa e di collaborazione a progetto sono assimilati a quelli di lavoro dipendente ex art. 50, comma 1, lettera c-bis), del D.P.R. n. 917/1986. Ne consegue che il regime agevolato delle indennità di trasferta e dei rimborsi spese applicabile ai titolari di redditi di lavoro dipendente si estende, in generale, anche ai titolari di redditi derivanti da rapporti di collaborazione coordinata e continuativa. I rimborsi spese percepiti dai soggetti in parola, come pure le loro prestazioni, sono sempre esclusi dal campo di applicazione dell IVA, considerato che un attività di lavoro dipendente o assimilata a quella di lavoro dipendente non è idonea ad incardinare il presupposto soggettivo di applicazione del tributo indicato. In caso di trasferta effettuata nell ambito del territorio comunale, sono esenti dall IRPEF solamente i rimborsi delle spese di trasporto comprovate con documenti del vettore. Per contro, sono assoggettate all imposta sul reddito delle persone fisiche le somme corrisposte a titolo di rimborso per l uso della propria auto. Quanto alle trasferte effettuate fuori dal territorio comunale, le indennità di trasferta o di missione ed i rimborsi di spese sostenute in occasione di tali trasferte o missioni contribuiscono alla base imponibile IRPEF solo per gli importi che eccedono l importo di 46,48 al giorno per le trasferte effettuate fuori dal territorio del Comune dove è fissata la sede di lavoro (l importo di 77,47 al giorno per quelle effettuate all estero) ai sensi dell art. 51, comma 5, del D.P.R. n. 917/1986 e secondo i chiarimenti della risoluzione n. 207/E/2007. La società committente deve richiedere all amministratore un prospetto giustificativo delle spese sostenute con la descrizione dettagliata delle spese da rimborsare (c.d. nota spese riepilogativa) al fine di provare la sussistenza dei requisiti generali previsti per la deducibilità della spesa sostenuta. Principi generali di deducibilità delle spese sostenute dall amministratore ai fini delle imposte sui redditi Certezza nell esistenza Imputabilità al periodo di imposta considerato Inerenza con l attività esercitata Determinabilità nell ammontare Documentabilità (sulla base dei documenti di prova forniti al committente) A partire dall 1 settembre 2008, l IVA sulle prestazioni alberghiere e sulle somministrazioni di alimenti e bevande è interamente detraibile per i committenti, imprese o artisti e professionisti, sempre che le spese risultino inerenti all attività d impresa o di arte e professione esercitata (art. 19 del D.P.R. n. 633/1972). Non è ammessa in detrazione l IVA sulle prestazioni alberghiere o di ristorazione acquisite non direttamente, ma per il tramite di agenzie di viaggio che organizzano pacchetti turistici soggetti ad IVA secondo il regime speciale di cui all art. 74-ter del D.P.R. n. 633/1972. Il vitto e l alloggio sostenuti per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale o all estero sono totalmente deducibili per il committente, entro i limiti di cui all art. 95, comma 3, del D.P.R. n. 917/1986.

5 L AMMINISTRATORE TITOLARE DI UN REDDITO DI LAVORO AUTONOMO PROFESSIONALE Sotto il profilo tributario, i rimborsi spese possono essere distinti in due categorie fondamentali: a) Pagamenti anticipati in nome e per conto del committente (a titolo esemplificativo, valori bollati, vidimazioni, diritti di cancelleria e di visura, acquisti di materiali, imposte e tasse), che ex R.M. n /1978, se comprovate da documentazione intestata al committente ovvero se rappresentate dai diritti corrisposti agli Uffici finanziari e risultanti da un apposita specifica di liquidazione effettuata nel modulo intestato al committente del servizio ed a quest ultimo rimesso a giustificazione della richiesta di rimborso, non partecipano alla formazione della base imponibile IVA (art. 15, punto 3, del D.P.R. n. 633/1972) e non sono soggette a, dal momento che si tratta di elementi estranei al reddito. Nel momento in cui la società committente rimborserà tali importi, l amministratore gli rilascia un documento escluso dal campo di applicazione dell imposta sul valore aggiunto con l applicazione della marca da bollo pari a 1,81 per importi superiori a 77,47, che va allegato alla fattura successivamente emessa per le proprie prestazioni. Per contro, se la fattura o ricevuta è cointestata al committente e al professionista, il suo ammontare non è soggetto ad IVA, ma alla, costituendo un elemento positivo di reddito. b) Pagamenti effettuati in proprio in seguito ad un incarico affidato dal committente (spese di viaggio, vitto e alloggio e via dicendo), con documento giustificativo intestato all amministratore. Dal periodo d imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2008, l amministratore può dedurre dal reddito di lavoro autonomo i costi effettuati in relazione a prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande nei limiti del 75% e, comunque, per non più del 2% dell importo dei compensi percepiti nel periodo d imposta. Tuttavia, quando le predette spese sono sostenute dal committente per conto del professionista e sono da quest ultimo riaddebitate in sede di emissione della fattura, è riconosciuta la possibilità di dedurle integralmente (art. 36, comma 29, del D.L. n. 223/2006, convertito con la L. n. 248/2006), senza che valga il limite del 2%. Si rileva che su tali costi, inoltre, dall 1 settembre 2008, l IVA è detraibile al 100%, se la spesa è documentata da fattura. esempio Un dottore commercialista, oltre a svolgere la libera professione con partita IVA, adempie l incarico di amministratore di una società per azioni. Utilizza la propria autovettura per effettuare le trasferte di lavoro in Italia e all estero. Premesso che l amministratore della società per azioni è titolare di un reddito di lavoro autonomo professionale, gli spetta il diritto di ricevere il rimborso delle spese relative alle trasferte svolte per conto della società (rimborso chilometrico calcolato ad esempio in base alle Tariffe stilate dall ACI). Se è convenuto il rimborso a piè di lista, occorre che l amministratore alleghi alla richiesta di rimborso i documenti giustificativi delle trasferte effettuate (pedaggi autostradali o fattura TELEPASS, fattura dell albergo o ristorante, fattura della lavanderia, e via dicendo). In tal modo, da un lato, l amministratore può escludere tali somme dal computo del reddito imponibile IRPEF e, dall altro, per la società erogante è consentito portarle in deduzione agli effetti delle imposte sui redditi.

6 Distinta spese documentate ad uso dell amministratore co.co.co. IMPOSTE DIRETTE - Redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente; Redditi di lavoro autonomo Supplemento a Notizie Sintesi - Periodico mensile telematico - Registrazione tribunale di Milano numero 131 del 29/2/ Editore CESI Multimedia S.r.l. - Via Lentasio, Milano, telefono fax info@cesimultimedia.it. Questa rivista è inviata per ed è a disposizione di tutti gli aderenti sul sito Direttore responsabile: Elio Cipriani. Redazione: Carmen De Luca, Claudio Ferro, Gabriella Mottica, Francesca Tiragallo. Cesi Multimedia s.r.l. Via Lentasio, Milano - tel fax info@cesimultimedia.it -