INDICAZIONI GENERALI PER LE MISSIONI DIPARTIMENTO SEMeQ

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1 INDICAZIONI GENERALI PER LE MISSIONI DIPARTIMENTO SEMeQ Per missione si intende la prestazione di attività lavorativa in località distante almeno 10 km dalla sede di servizio, sia in territorio nazionale sia all estero, nell interesse dell Università. Non è considerata missione la prestazione di attività lavorativa in una delle sedi universitarie di Alessandria, Novara, Vercelli. Autorizzazione a effettuare la missione L invio in missione è autorizzato: - dal Direttore qualora le relative spese debbano essere liquidate su fondi a disposizione del Dipartimento; - dal Direttore congiuntamente al Responsabile del fondo di ricerca qualora le relative spese debbano essere liquidate su fondi di ricerca. Provvedimento di autorizzazione L autorizzazione a compiere la missione deve risultare da apposito provvedimento scritto, formalizzato prima che abbia inizio la missione. Nel provvedimento devono risultare: - il nome, il cognome e la qualifica del personale inviato in missione; - la località della missione; - il giorno e l ora di inizio e il giorno e l ora presunti di fine; - l oggetto della missione; - il mezzo di trasporto usato; - il fondo di ricerca sul quale deve gravare la spesa con l accettazione da parte del titolare del fondo. Intestazione documenti di spesa I documenti di vitto, alloggio e trasporti relativi alle missioni, se pagati direttamente dalla persona, devono essere intestati a se stessi, se pagati dal Dipartimento devono essere intestati a: Università degli Studi del Piemonte Orientale - Dipartimento SEMeQ Via Perrone Novara P.Iva C. fiscale Documenti da presentare

2 In originale Contenuti nota spese Nella nota spese è necessario specificare il luogo, il motivo e la durata della missione; l autorizzazione della missione deve essere firmata dal Direttore, dal richiedente e dal responsabile del fondo sul quale graveranno le spese, se diverso dal richiedente. E opportuno richiedere il rimborso di tutte le spese sostenute per una trasferta in un unico momento. E possibile richiedere il rimborso delle sole spese sostenute per se stessi; eventuali colleghi devono pagare e presentare la propria richiesta di rimborso spese. E sempre necessario un attestato di avvenuta missione (può anche consistere in un autocertificazione). Spese non documentate Non è ammesso il rimborso di spese non documentate. N.B. La ricevuta del pagamento della carta di credito non è un giustificativo fiscalmente valido, ma è solo un documento comprovante l effettuazione del pagamento. Spese non ammesse Non sono ritenuti validi documenti in tutto o in parte illeggibili o non totalmente integri. Non è ammesso il rimborso di spese per telefonate e/o internet addebitate nella fattura dell albergo. Non è ammesso il rimborso delle spese aggiuntive relative a biglietti acquistati direttamente in treno, a multe, a spese per l utilizzo della carta di credito o bonifici. Assicurazione Mediante una polizza generale d Ateneo è garantita la copertura assicurativa per i dipendenti dell Università. AEREO Documenti per la rendicontazione della spesa: Biglietto acquistato in agenzia o all aeroporto: originale o fotocopia del biglietto cartaceo e sempre la carta di imbarco in originale; Biglietto acquistato low cost tramite agenzia: stampa dell di conferma della prenotazione, fattura dell agenzia dove il biglietto è stato acquistato e sempre la carta di imbarco in originale;

3 Biglietto acquistato tramite internet: stampa dell di conferma della prenotazione, copia dell estratto conto della carta di credito intestata all interessato e sempre la carta di imbarco in originale. Limiti di spesa Sono ammessi i rimborsi spesa di viaggi effettuati in classe economica. TRENO Documenti per la rendicontazione della spesa: Biglietto acquistato tramite agenzia o direttamente in stazione: originale del biglietto cartaceo obliterato. Biglietto acquistato tramite internet: ricevuta del biglietto con l importo pagato (non è sufficiente la conferma della prenotazione). Ticketless: ricevuta di avvenuto pagamento richiesta via o direttamente a bordo treno (sia per acquisti tramite internet o al telefono). E possibile effettuare viaggi in treno in prima classe. Oltre al rimborso del biglietto spetta il rimborso delle eventuali spese sostenute per: - un compartimento singolo in carrozza con letti per il personale con qualifica non inferiore a quella dirigente e per i professori universitari; - una cuccetta di 1 classe per il restante personale; - il deposito bagagli. AUTO E ALTRI MEZZI Auto propria. L utilizzo dell auto propria deve essere sempre autorizzato dal Direttore. L auto propria non può essere utilizzata per recarsi in località raggiunte più economicamente da aerei in classe economica/treni. Assicurazione: mediante una polizza generale d Ateneo è garantita la copertura assicurativa contro gli infortuni per i dipendenti dell Università che utilizzano il mezzo proprio. Il rimborso è attualmente di 0,30 euro/km. E ammesso il rimborso delle spese di viaggio dalla località sede di servizio alla località di missione. Non sono ammesse le richieste di rimborso per multe e carburante. La richiesta di rimborso dei pedaggi autostradali deve essere attestata dagli scontrini. In caso di utilizzo del telepass occorre presentare la fattura in originale con allegato il dettaglio (scaricabile da internet) intestata a proprio nome (non a una società).

4 Auto a noleggio. E necessario presentare la fattura intestata a proprio nome. Eventuale rimborso delle spese di carburante viene effettuato tramite presentazione della ricevuta del gestore del distributore di benzina. Taxi. L utilizzo del taxi deve essere sempre autorizzato dal Direttore ed è consentito dietro presentazione di dichiarazione di indisponibilità di altri mezzi pubblici di linea ovvero per altri fatti debitamente motivati. Le spese di taxi sono rimborsabili dietro presentazione di ricevuta riportante la data, l importo e il percorso effettuato. Autobus/metropolitana. Il rimborso viene effettuato dietro presentazione dei biglietti originali obliterati. ALLOGGIO La spesa di alloggio viene rimborsata dietro presentazione di ricevuta fiscale/fattura intestata a proprio nome. La prenotazione e il relativo pagamento tramite internet è consentita, ma l di conferma attesta solo il pagamento e non ha alcun valore fiscale: per ottenere il rimborso è necessario richiedere la fattura/ricevuta fiscale intestata a proprio nome. Nell ipotesi di utilizzo di appartamenti privati la spesa dovrà essere documentata mediante ricevuta di pagamento rilasciata dai proprietari e copia del contratto di locazione. VITTO Documenti per la rendicontazione della spesa: il rimborso viene effettuato dietro presentazione di semplice scontrino/ricevuta fiscale. La fattura è necessaria solo se il pagamento è effettuato direttamente dal Dipartimento. Massimali giornalieri ammissibili - professori e ricercatori: missione di durata 8/12 ore: euro 30,55 missione di durata > 12 ore: euro 61,10 - personale tecnico-amministrativo: missione di durata 8/12 ore: euro 22,26 missione di durata > 12 ore: euro 44,26 INDENNITA DI TRASFERTA Il diritto all indennità di trasferta si acquisisce quando la missione ha durata almeno di 12 ore. L indennità di trasferta è erogata solo su viaggi all estero. Per professori e ricercatori universitari la diaria è ridotta nelle seguenti ipotesi: - di 1/3 per il rimborso delle spese di alloggio;

5 - di ½ per il rimborso delle spese di vitto; - 2/3 per il rimborso di alloggio e vitto; PERSONALE NON DIPENDENTE DALL UNIVERSITA Il personale dipendente da altre Pubbliche Amministrazioni può essere inviato in missione per motivi di ricerca etc. a condizione che l interessato sia stato preventivamente autorizzato dall Ente di appartenenza. Personale non dipendente da altre Pubbliche Amministrazioni: i dottori e i dottorandi di ricerca, gli assegnisti, gli studenti e i beneficiari di borse di studio possono essere inviati in missione in Italia e all estero e hanno diritto al rimborso analitico delle spese di vitto (max 22,26 euro al giorno se la missione ha durata 8/12 ore, max 44,26 euro al giorno se la missione ha durata > 12 ore) e alloggio (alberghi di 2 categoria o categoria turistica). Le spese di viaggio sono rimborsate secondo i limiti sottoindicati: - per i dottori di ricerca, gli assegnisti e co.co.co. è ammesso il rimborso per viaggi in treno in 1 classe e aereo in classe economica; - per gli studenti, i laureati, i dottorandi è ammesso il rimborso per viaggi in treno in 2 classe e aereo in classe economica.