TRASFERTE NAZIONALI ED ESTERE DEL PERSONALE DI LIVELLO 1-7 E QUADRO (* )

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1 TRASFERTE NAZIONALI ED ESTERE DEL PERSONALE DI LIVELLO 1-7 E QUADRO (* ) NOZIONE DI TRASFERTA Si considerano in trasferta i dipendenti chiamati per motivi di servizio ad operare provvisoriamente fuori dalla propria sede di lavoro, ai sensi degli accordi e dei contratti collettivi vigenti. Sono previsti due regimi alternativi di rimborso delle spese sostenute in trasferta: a piè di lista e forfetario. La trasferta deve essere preventivamente autorizzata dal diretto Responsabile. RICHIESTA TITOLI DI VIAGGIO E PRENOTAZIONI In occasione di trasferta il personale dovrà consegnare le richieste di prenotazione alberghiera, che dovranno essere formulate con riferimento agli alberghi convenzionati, ed emissione titoli di viaggio autorizzate dal diretto Responsabile - al corrispondente punto delega, il quale provvederà all inoltro all agenzia di viaggio individuata dall Azienda. Le richieste devono essere formulate con il più largo anticipo possibile rispetto alla data di partenza (di norma almeno tre giorni lavorativi precedenti il giorno di inizio trasferta). L agenzia provvederà alle prenotazioni della struttura alberghiera ed alla consegna dei titoli di viaggio, secondo le modalità e gli standard previsti, presso lo stesso punto delega, normalmente il giorno precedente la partenza, in orario lavorativo. Per ogni eventuale deroga agli standard di seguito riportati il dipendente dovrà ottenere la preventiva autorizzazione del Responsabile del personale competente. (* ) Ai fini della presente disciplina al personale Quadro deve considerarsi equiparato il personale di liv. 7 e di liv. 6 che abbia a suo tempo optato per il trattamento riservato ai Quadri.

2 MEZZI DI TRASPORTO Treni e navi: E previsto l utilizzo della prima classe per i quadri, per i livelli 7, 6, 5 e per il personale di sesso femminile; per il personale di sesso maschile (livv. 1 4) è previsto l utilizzo della seconda classe e, in caso di percorrenze superiori a 200 chilometri, quello della prima. Aerei: E previsto il ricorso all aereo (alternativo al treno) per percorsi superiori a 420 chilometri e secondo le seguenti modalità: - classe economica per voli nazionali e per tratte di durata effettiva inferiore o pari a 4 ore; - classe business per tratte di durata effettiva superiore alle quattro ore. In ogni caso non è consentito il ricorso a biglietti open. Auto privata: L utilizzo dell auto propria da parte del dipendente deve essere preventivamente autorizzato dal diretto Responsabile ed è consentito, sempre che risulti più conveniente o più funzionale alle esigenze di servizio, esclusivamente nel caso in cui sia necessario in relazione al disagio del viaggio verso la località da raggiungere ed in caso di assenza di mezzi pubblici o di indisponibilità di automezzo sociale. L automezzo deve essere di proprietà del dipendente e deve essere fornito di adeguata copertura assicurativa. Il dipendente deve inoltre essere in possesso di valido documento di guida. Tali circostanze vanno documentate la prima volta a cura del dipendente e si intendono tacitamente confermate sino a diversa dichiarazione da parte dello stesso. Il rimborso delle spese avverrà sulla base dei chilometri percorsi e del modello di vettura utilizzato, avendo a riferimento le tabelle ACI, decurtati delle spese che eventualmente l azienda già sostiene sull auto. Fermo restando il riferimento ai costi chilometrici dell autovettura utilizzata, il rimborso non potrà in alcun caso superare i massimali per fascia di cilindrata riportati nella tabella allegata (allegato 1). L uso dell automezzo privato non è mai consentito ai dipendenti che abbiano in assegnazione un auto in uso promiscuo. Auto in uso promiscuo: Il personale al quale è assegnata un autovettura dovrà utilizzare tale mezzo nei casi in cui lo stesso risulti più conveniente o più funzionale alle esigenze di servizio rispetto all utilizzo dei mezzi pubblici. Taxi: L utilizzo del taxi è ammesso nei giorni di inizio e fine trasferta nonché in presenza di condizioni di difficoltà e disagio (es. bagaglio non facilmente trasportabile), escludendo comunque la possibilità di rimborso nei casi in cui sia agevole il ricorso ai mezzi di trasporto pubblici. Auto a noleggio: Il ricorso all auto a noleggio, di classe B, nella località di trasferta, in abbinamento ai mezzi pubblici (ad es. aereo + auto a noleggio), è circoscritto all ipotesi in cui la località non sia servita da collegamenti pubblici ovvero in presenza di condizioni di raggiungibilità critiche (frequenza e/o orari dei mezzi pubblici non compatibili con gli impegni previsti). La preferenza rispetto ad altri mezzi di trasporto pubblico dovrà essere sempre valutata e autorizzata dal diretto Responsabile, sulla base di criteri di economicità ed efficienza. Nel caso in cui siano disponibili automezzi sociali idonei al percorso da compiere, questi ultimi sono sempre da privilegiare rispetto all auto a noleggio. Il personale dovrà essere in possesso di valido documento di guida. Il veicolo noleggiato, oltre all assicurazione per i terzi trasportati, deve essere provvisto di copertura integrativa per i danni passivi del veicolo (polizza kasko).

3 TRATTAMENTO A PIE DI LISTA PASTI Il rimborso a piè di lista del 1 e del 2 pasto è previsto solo nel caso in cui il dipendente si trovi nella località di trasferta, rispettivamente oltre le ore 14 ed oltre le ore 20. Nel caso di trasferte in cui vitto ed alloggio sono direttamente a carico della Società, il costo di eventuali pasti consumati al di fuori della struttura ospitante è a carico dell interessato. Per trasferte in Italia il limite massimo rimborsabile per il singolo pasto è di 22,00. Nel caso di trasferta che consenta il rimborso dei due pasti trova applicazione un massimale complessivo giornaliero di 44,00. Nel caso di trasferte all estero le spese per i pasti dovranno essere contenute e nei limiti della normalità, riferiti alla località ed alla possibilità di scelta del luogo di ristoro. Quadri Per il personale Quadro le spese per i pasti dovranno essere contenute nei limiti della normalità, riferiti alla località ed alla possibilità di scelta del luogo di ristoro. Il dipendente dovrà prestare particolare attenzione alla necessità di contenere i costi. PERNOTTAMENTI La scelta della struttura alberghiera potrà essere effettuata esclusivamente nell ambito degli alberghi convenzionati, privilegiando la struttura più vicina all effettiva sede di trasferta.. All estero la categoria massima ammessa è la 4 stelle. Lo standard è riferito a camere singole o, in caso di non disponibilità delle stesse, a camere doppie uso singolo. Le c.d. piccole spese (piccole consumazioni, lavanderia, ecc.) possono essere rimborsate solo se di limitato valore, a condizione che vengano regolarmente esposte sulle ricevute degli alberghi ed il regime di trasferta applicato non preveda il pagamento di eventuali indennità forfetarie destinate a coprire tale tipologia di spesa. IMPORTI AGGIUNTIVI Per ogni giorno di trasferta fuori dalla provincia, con pernottamento nella località sede della trasferta stessa viene corrisposto un rimborso per spese non documentabili pari a 9,10 lordi. Il rimborso viene riconosciuto anche al dipendente che trascorra la notte in viaggio, ovvero che abbia effettivamente pernottato nella località di trasferta pur non presentando alcuna documentazione relativa al pernottamento (ad esempio nel caso di trasferte con alloggio direttamente a carico della Società). Per le trasferte all estero è riconosciuto, per ogni giorno di trasferta, un rimborso per spese non documentabili pari a 21,00 lordi. Quadri Al personale quadro è corrisposto un rimborso per spese non documentabili pari a 19,11 lordi, per ogni giornata di trasferta con permanenza fuori dalla provincia di durata pari o superiore alla durata della giornata lavorativa, anche in assenza di pernottamento.

4 In tutte le trasferte di durata superiore ad un giorno, il suddetto importo è comunque riconosciuto per la prima (** ) giornata, anche nel caso in cui la stessa abbia durata inferiore al normale orario di lavoro. Per le trasferte all estero è riconosciuto, per ogni giorno di trasferta, un rimborso per spese non documentabili pari a 41,32 lordi. (**) In caso di oggettiva impossibilità di fruizione di alberghi convenzionati il massimale di rimborso riconoscibile per il pernottamento presso strutture diverse è pari a 155.

5 TRATTAMENTO FORFETARIO Nel caso di trasferta in Italia pari o superiore a 30 giorni, in alternativa al trattamento di rimborso a piè di lista, il dipendente può richiedere un rimborso forfetario nella misura di 35,00 giornaliere. L importo assorbe tutti i rimborsi spese (comprese quelle per eventuali rientri intermedi non richiesti dall azienda) ad eccezione del rimborso dei titoli di viaggio [vedasi Mezzi di trasporto] necessari per andare e tornare dalla località di trasferta rispettivamente all inizio ed alla fine della stessa. Quadri In tutti i casi di trasferta di durata pari o superiore a cinque giorni, in alternativa al rimborso spese di trasferta a piè di lista, il dipendente può richiedere un importo forfetario pari a 35,00 giornalieri. L importo assorbe tutti i rimborsi spese (comprese quelle per eventuali rientri intermedi non richiesti dall azienda) ad eccezione del rimborso dei titoli di viaggio necessari per andare e tornare dalla località di trasferta all inizio ed alla fine della stessa [vedasi Mezzi di trasporto] e del pernottamento in residence convenzionati con costo a carico dell azienda. Nel caso di trasferta all estero, fermo restando il regime visto, l importo forfetario è pari a 51,65 giornalieri. CONSUNTIVAZIONE Il dipendente dovrà porre la massima attenzione nel verificare la correttezza dei documenti attestanti le spese sostenute e nella relativa conservazione. CONSUNTIVO DELLA TRASFERTA Al termine della trasferta il dipendente è tenuto a compilare, entro 48 ore dal rientro presso il proprio posto di lavoro (***), il modello di consuntivazione della trasferta, allegando allo stesso, in originale, tutta la documentazione giustificativa delle spese sostenute (ricevute fiscali di alberghi/ristoranti, titoli di viaggio, ricevute rilasciate da vettori pubblici e privati etc.). Il prospetto compilato e corredato della suddetta documentazione dovrà essere firmato per autorizzazione al rimborso dal diretto Responsabile e trasmesso al competente punto delega. (***) Nel caso di trasferte lunghe, a cavallo di più mesi, la richiesta dovrà essere presentata entro il secondo giorno lavorativo di ciascun mese (anche attraverso l invio per posta al proprio punto delega).

6 ANNULLAMENTO DELLA TRASFERTA In caso di annullamento della trasferta, il dipendente è tenuto a darne immediata comunicazione al proprio Responsabile e, tramite le competenti strutture aziendali/punti delega, all Agenzia di viaggio, restituendo i titoli di viaggio ed i voucher di prenotazione. RIMBORSO BIGLIETTI FERROVIARI A seguito delle modifiche introdotte da Trenitalia S.p.A.(****) circa le modalità di rimborso dei biglietti ferroviari non utilizzati relativi a treni Eurostar Italia ed al fine di limitare le perdite connesse alla mancata utilizzazione dei citati titoli di viaggio il dipendente, qualora l impossibilità all utilizzo del titolo emergesse in stazione (ad es. per annullamento del treno o per sciopero etc.), dovrà chiedere direttamente il rimborso presso gli appositi sportelli delle Ferrovie, informando per iscritto la competente funzione di gestione del personale dell esatto importo del rimborso ottenuto. (****) Regolamentazione rimborsi dei titoli di viaggio non utilizzati (Cfr. procedura aziendale BIRDS): a. Prima della partenza del treno: rimborso in contanti con trattenuta del 20% oppure Bonus integrale valido 6 mesi dalla data di emissione del Bonus b. Entro 24 ore dalla partenza del treno: rimborso in contanti con trattenuta del 50% c. Successivamente alle 24 ore dalla partenza del treno: nessun rimborso Per l effettuazione delle operazioni sopra indicate è necessario disporre del titolo di viaggio originale.

7 CASI PARTICOLARI SPOSTAMENTI NELL AMBITO DELLA SEDE DI LAVORO Al dipendente inviato dall'azienda, per esigenze di servizio, fuori dal suo posto normale di lavoro e nell ambito del comune sede di lavoro, verranno rimborsate per intero le spese di trasporto su mezzi pubblici dietro presentazione dei relativi titoli di viaggio. L eventuale utilizzo del taxi (con pagamento in contanti o con convenzione aziendale) deve, in ogni caso, essere preventivamente autorizzato dal Responsabile.

8 Allegato 1 RIMBORSO CHILOMETRICO AUTO PRIVATA Il rimborso delle spese avverrà sulla base dei chilometri percorsi e del modello di vettura utilizzato avendo a riferimento i costi indicati nelle tabelle ACI, decurtati delle spese che eventualmente l azienda già sostiene sull auto (ad es. polizza kasko, tassa di proprietà). Il rimborso non potrà in alcun caso superare i massimali per fascia di cilindrata riportati nella successiva tabella. MASSIMALI DI RIMBORSO PER KM PER FASCIA DI CILINDRATA Benzina Gasolio fino a 1200 cc 0,351 0,262 oltre 1200 cc fino a 1600 cc 0,498 0,327 oltre 1600 cc 0,664 0,573

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