Istruzioni per la gestione e rendicontazione dei progetti Bandi (aggiornato il 28/02/2014)

Transcript

1 Istruzioni per la gestione e rendicontazione dei progetti Bandi (aggiornato il 28/02/2014) Aspetti di carattere generale Condizioni di finanziamento 1. Sono ammissibili solo le spese direttamente ed esclusivamente imputate al progetto. Le spese non documentabili o documentabili in modo generico (come ad esempio i rimborsi spesa forfetari), anche se relative al progetto, non sono ammesse. 2. Le spese devono far riferimento al periodo di realizzazione del progetto ed essere regolarmente documentate. Sono ammesse spese per la preparazione all avvio dell attività, ma non quelle sostenute prima della presentazione del progetto. 3. Le spese per acquisto di beni o servizi dovranno essere intestate al capofila o ai soli partner OdV iscritte al Registro Regionale del Volontariato e riportare l indicazione del titolo del progetto. 4. Si ricorda che ai sensi dell art. 2, comma 2, legge 266/91 i volontari dell associazione proponente o dei partner non possono essere né dipendenti, né collaboratori, né essere retribuiti in alcun modo. E inoltre vietata, ai fini del presente bando, la richiesta di fornitura di beni e/o servizi ad aziende/organizzazioni in cui un dirigente dell associazione sia impiegato come titolare o amministratore. 5. Nei bandi dove è prevista la possibilità di indicare spese di viaggio, i rimborsi spese per l utilizzo del proprio mezzo per attività del progetto, saranno riconosciuti nella misura di 0,26 al chilometro. 6. Le spese generali (affitto della sede, spese telefoniche generali, cancelleria, segreteria) sono rimborsate, fino ad un massimo pari al 5% del costo complessivo (per i bandi che lo consentono e se indicato nel piano preventivo di spesa) a consuntivo, previa dichiarazione sostitutiva del legale rappresentante dell OdV. 7. Il CSV si riserva di richiedere le fatture in originale per attestare sulle stesse la percentuale di finanziamento imputabile al progetto. 8. Si rimanda al manuale La buona gestione di un progetto aggiornato e reperibile nel sito internet nella sezione Progettazione sociale / Modulistica per una descrizione dettagliata delle condizioni di finanziamento e della gestione dei documenti. Il CSV dovrà comunque essere ritenuto estraneo a qualsiasi rapporto e/o contratto che si dovesse instaurare tra l OdV ed eventuali soggetti terzi per la realizzazione del progetto. Di conseguenza, il CSV non potrà essere ritenuto responsabile di alcun danno, diretto o indiretto, subito da ciascuna delle parti a titolo contrattuale o extracontrattuale in relazione al progetto finanziato. Promozione del progetto 1. Il progetto dovrà essere adeguatamente promosso. In tutte le occasioni di comunicazione formale (manifesti, volantini, conferenza stampa, articoli, ecc.) e nei prodotti dovrà comparire esplicitamente la dicitura Con il contributo del CSV di Verona. Laddove è possibile dovrà comparire anche il logo del CSV stesso (disponibile presso la sede del CSV o reperibile sul sito 1

2 2. Per dare una maggiore visibilità ai risultati del progetto ed al fine di assicurare un adeguato coinvolgimento e coordinamento con iniziative analoghe in atto nel territorio, si richiede che la pubblicità delle iniziative ed i prodotti di ciascun progetto vengano trasmessi preventivamente al CSV per presa visione e divulgazione. Le comunicazioni con i mass media devono essere preventivamente autorizzate dal CSV. La mancata osservanza di queste indicazioni comporta la decurtazione del contributo in sede di rendiconto. 3. Il CSV di Verona ha stampato delle etichette adesive che le OdV devono applicare sulle attrezzature acquistate nell ambito di un progetto. Modalità di rendicontazione 1. La modulistica per la rendicontazione è reperibile sul sito Va presentata alla conclusione del progetto e non oltre la data indicata in ogni singolo bando. E necessario adottare i seguenti criteri: relazione di verifica degli obiettivi previsti e dei risultati conseguiti; presentazione del piano economico consuntivo del progetto e dei giustificativi di spesa con valore legale (fatture, scontrini fiscali, ricevute firmate, ecc.) relativi al periodo di realizzazione del progetto; attinenza dei giustificativi di spesa al progetto approvato. 2. Gli importi presentati a rendiconto devono essere conformi, per ogni categoria di spesa e per ogni singola voce, a quanto indicato nel preventivo di spesa ed a quanto riportato nella lettera di approvazione del progetto. Sarà ammesso, per i bandi che prevedono più categorie, uno scostamento non superiore al 20% per ciascuna categoria e se le percentuali delle altre categorie non sono già al massimo consentito. Non saranno ammesse spese non indicate nel preventivo di spesa (salvo aver presentato una variazione di progetto ed aver ottenuto dal CSV l autorizzazione alla modifica). 3. Il saldo del contributo sarà erogato a seguito della verifica sulla rendicontazione presentata. Nel caso di rendicontazione in regola per le attività realizzate e per la correttezza delle pezze giustificative, ma con importo presentato a consuntivo inferiore al contributo impegnato, il saldo sarà limitato alle spese rendicontate. 4. Qualora il progetto non sia stato realizzato completamente e/o la documentazione delle spese sostenute presentata non sia pertinente al progetto e/o non sia stata inviata entro i termini indicati dal CSV, l OdV beneficiaria si impegna a restituire il contributo ricevuto entro 15 giorni dalla richiesta del CSV. 5. L OdV si impegna, in sede di rendicontazione, a documentare altri contributi, pubblici e privati, ricevuti per lo stesso progetto. Il saldo del contributo del CSV sarà erogato a condizione che, cumulato con altri contributi, non superi l entità complessiva dell intervento. Non è ammessa la cessione del credito ad altre OdV. 6. Congiuntamente alla rendicontazione, l OdV titolare dovrà presentare una relazione finale che illustri il percorso fatto, nonché il materiale eventualmente prodotto (manifesti, documenti, video, dispense, ecc.). La relazione sarà valutata affinché, da essa, possa evincersi l attività progettuale effettivamente realizzata, i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi iniziali ed i costi sostenuti. Vengono ribaditi ulteriori vincoli di costo ed i criteri di ammissibilità generali delle spese: presentazione di documenti di spesa con valore legale/fiscale (fatture, ricevute firmate-intestate, etc.); i costi per il personale non potranno superare gli importi indicati nel preventivo ed i limiti massimi indicati in ogni bando. Ai fini del riconoscimento della spesa sarà necessario presentare copia della lettera d incarico o del contratto, copia delle buste paga con modello F24 (versamento imposte e contributi). Si ricorda che su spese relative a personale interno, esterno o collaborazioni gravano l imposta IRAP e l obbligo delle ritenute fiscali in qualità di sostituto d imposta; i rimborsi spese per i volontari non possono essere forfettari e dovranno essere documentati; la nota spese va debitamente firmata per responsabilità dal rappresentante legale dell associazione (il fac-simile è reperibile sul sito internet L indicazione dei viaggi deve essere analitica; sono ammesse spese documentate mediante scontrini fiscali (importo massimo 50,00) solo se riassunti nel modello di riepilogo (il fac-simile è reperibile sul sito internet 2

3 firmato dal legale rappresentante e completo di descrizione ove non sia possibile risalire alla natura del materiale acquistato; in caso di rimborsi forfettari ad enti/associazioni senza partita IVA sono ammesse note di debito per un importo pari al 5% del costo complessivo del progetto, fino ad un massimo di 300,00. Tale limite non è cumulativo, ma vale per ogni ente/associazione a cui ci si rivolge per l attività del progetto. Per importi superiori è necessario allegare i relativi giustificativi di spesa; Monitoraggio in itinere 1. Il CSV può sottoporre i progetti ammessi a contributo a verifiche, sia nel corso della loro realizzazione sia a conclusione delle attività, per valutare il raggiungimento degli obiettivi in relazione a quelli prefissati. 2. Nel caso di accertamento di cause che inducano a ritenere non realizzabile la prosecuzione del progetto, ovvero di un uso del contributo non conforme alle finalità per le quali è stato impegnato, il Consiglio Direttivo del CSV può, in qualsiasi momento, disporre l interruzione degli accrediti e chiedere la restituzione delle somme già erogate. Il Consiglio valuterà inoltre apposite azioni nei confronti delle associazioni richiedenti e l esclusione dai successivi bandi. 3

4 Aspetti specifici Bando specifico - Scadenze e tempi massimi di realizzazione del progetto - Modalità di erogazione dei finanziamenti - Condizioni di finanziamento - Modalità di erogazione dei finanziamenti - Gestione del progetto Lettera di approvazione - Contributo impegnato - Importo da rendicontare, suddiviso per singole categorie di spesa - Eventuali note sulla non ammissibilità delle spese o condizioni particolari - Termini per la gestione del progetto (avvio, chiusura) Formulario del progetto e preventivo di spesa Corrispondenza voci di spesa Rispetto dei vincoli di costo Coerenza / inerenza delle spese rispetto alle attività Spese documentabili 4

5 Documenti da utilizzare Non saranno accettati documenti non compilati sui modelli predisposti disponibili all indirizzo: Avvio del progetto L approvazione del progetto viene comunicata tramite l invio di una comunicazione scritta e dell accordo tra il CSV e l associazione capofila. L erogazione del finanziamento (per il bando Reti per la sussidiarieta e Formazione) verrà anticipata solo dopo la sottoscrizione dell accordo e l avvio delle attività previste dal progetto secondo i termini indicati in ogni bando, pena il decadimento del contributo impegnato. Per il bando Promozione e Percorsi didattici nelle scuole il contributo sarà erogato tutto a rendicontazione. Non sarà erogato alcun acconto per le associazioni che hanno rendicontazioni di progetti precedenti dello stesso tipo di bando ancora in sospeso. Per il bando formazione inoltre vanno spediti anche: - Elenco degli allievi (MOD 08) - Calendario delle lezioni (MOD 09) Riformulazione del progetto L associazione che ritiene il contributo assegnato non sufficiente per realizzare l intero progetto può ridimensionare l attività riformulando il progetto stesso (formulario) e/o il piano preventivo di spesa e chiedendo autorizzazione al CSV prima dell avvio, se ciò determina un cambiamento sostanziale. Variazioni (MOD 01) Le variazioni sopravvenute dopo l avvio del progetto devono essere comunicate tempestivamente al CSV prima che siano attuate, e vanno sottoposte ad approvazione. Riguardano: le azioni del progetto; voci di spesa; i tempi di realizzazione, etc. N.B. le voci di spesa indicate nel piano preventivo di spesa (documento consegnato in fase di presentazione del progetto in apertura del bando) all interno di ciascuna categoria devono essere tutte giustificate in fase di rendiconto. Non è possibile indicare, per es., 5 voci di costo e presentare pezze giustificative per una o due categorie di costo. Richiesta II acconto (MOD 02) Solo per il bando RETI PER LA SUSSIDIARIETA è possibile richiedere un acconto intermedio. Occorre presentare una relazione sullo stato di avanzamento del progetto e documenti di spesa per un totale pari almeno a quanto ricevuto con il primo acconto. Chiusura del progetto - Dichiarazione di conclusione del progetto (MOD 03). - Dichiarazione di responsabilità (MOD 04). - Relazione sociale (MOD 05). - Scheda finanziaria (MOD 07 MOD 15) - Autocertificazione delle spese (MOD 07 bis) se prevista da bando. ATTENZIONE: non è necessario allegare le pezze giustificative, ma nella scheda finanziaria vanno indicati gli estremi e gli importi dei documenti di spesa. Per i progetti di formazione inoltre: - Registro presenze (MOD 10) - Riepilogo ore di presenza (MOD 11) - Questionario di fine corso (MOD 12) - Attestati di partecipazione (MOD 13) facoltativi 5

6 Nella tabella che segue vengono indicati i documenti da utilizzare, distinti per bando e per fase progettuale. Accanto alla descrizione c è la sigla che identifica il modello. Bando Documento Reti Formazione corsi Promozione Percorsi didattici nella scuola Invio dell accordo con il CSV sottoscritta dall associazione capofila del progetto AVVIO Elenco nominativo allievi MOD 8 Calendario lezioni MOD 9 Formulario del progetto/preventivo di spesa modificati, se contributo inadeguato Richiesta di variazione MOD 1 GESTIONE INTERMEDIA Richiesta II acconto MOD 2 Relazione stato avanzamento del progetto II acconto Scheda finanziaria II acconto Autocerfiticazione spese (se previsto) Comunicazione data evento MOD 5 MOD 7 MOD 7 BIS mail carta libera Conclusione MOD 3 Dichiarazione di responsabilità MOD 4 CONCLUSIONE Relazione sociale MOD 5 Registro presenze allievi MOD 10 Riepilogo ore MOD 11 Questionari MOD 12 Attestato di frequenza MOD 13 Scheda finanziaria MOD 7 Autocerfiticazione spese (se previsto) MOD 7 BIS Scheda finanziaria MOD 15 6

7 La rendicontazione delle spese: i documenti da presentare TIPOLOGIA DI SPESA Dipendente o assimilato (contratto a progetto) DOCUMENTO FINANZIARIO - Busta paga/ Ricevuta compenso - Modello F24 (se serve,indicare separatamente a quanto ammontano le trattenute del singolo collaboratore) - Dichiarazione con l indicazione del ruolo svolto nel progetto ALTRI DOCUMENTI A SUPPORTO (facoltativi) - Lettera d incarico specifica per il progetto o copia del contratto da cui risulti il riferimento del progetto PERSONALE/COLLABORATORI Collaboratore occasionale Consulente professionista Voucher - Certificazione dei compensi - Modello F24 (se serve, indicare separatamente a quanto ammonta la ritenuta del singolo collaboratore) /Parcella (con l indicazione del progetto) - Modello F24 (se serve, indicare separatamente a quanto ammonta la ritenuta del singolo consulente) - Riscontro versamento effettuato - Lettera d incarico specifica per il progetto o copia del contratto di collaborazione occasionale - Lettera d incarico specifica per il progetto Per i progetti di formazione: per i docenti devono essere rispettate le tariffe orarie massime stabilite nel bando, suddivise per fascia 1-2-3; per gli altri collaboratori (progettista, coordinatore, etc.) il costo massimo riconosciuto non deve superare le percentuali stabilite dal bando rispetto al costo totale del progetto, e anche qui vi sono tariffe orarie da non superare. Si raccomanda di indicare nella Scheda Finanziaria, accanto al nome, il ruolo di ogni singolo collaboratore. Rimborsi: i rimborsi per viaggi, vitto ed alloggio devono essere specificati nel documento del compenso (busta paga, fattura ecc.) ATTREZZATURE Acquisto di materiale durevole/attrezzature Al riguardo si ricorda che sono parte del patrimonio dell associazione, e pertanto vanno registrati nell inventario. RIMBORSI SPESE Rimborso volontari Nota rimborso spese alla quale allegare le relative pezze giustificative: - Scontrino fiscale - Ricevuta fiscale N.B.: rimborso al km solo per l importo max stabilito nel bando in caso di motocicli fare riferimento alle tabelle ACI per mezzi a due ruote. - Per i viaggi indicazione analitica; - Lettera d incarico, con l indicazione del progetto (si veda il modello di nota spese allegato); 7

8 TIPOLOGIA DI SPESA DOCUMENTO FINANZIARIO ALTRI DOCUMENTI A SUPPORTO (facoltativi) Pubblicizzazione Materiale didattico, cancelleria Noleggio di materiale - Scontrino fiscale - Scontrino fiscale Copia del materiale prodotto per la promozione del progetto con logo del CSV e dicitura Con il contributo del CSV di Verona - Contratto di noleggio - Contratto di leasing ALTRE SPESE Locazione/Affitto locali/utenze Fornitura di servizi da parte di enti non in possesso di partiva IVA, bollette, ricevute - Dichiarazione: in tal caso occorre fornire un dettaglio sulle spese vive di gestione del locale (utenze, pulizia, etc.) per la quota parte di inerenza al progetto - Note di addebito (con dichiarazione di esenzione da IVA) - Copia delle fatture/documenti contabili a cui la nota si riferisce, intestati all ente - Contratto di locazione - Contratto comodato uso gratuito - Convenzione N.B.: le note di debito sono ammesse per un importo pari al 5% del totale complessivo del progetto, fino ad un massimo di 300,00. Tale limite non è cumulativo, ma vale per ogni ente/associazione a cui ci si rivolge per l attività del progetto. Per importi superiori è necessario allegare i relativi giustificativi di spesa. Spese postali Altre spese (da specificare) - Ricevuta timbrata dalle Poste Italiane o dalla tabaccheria - Scontrino fiscale 8