MODALITÀ di GESTIONE e RENDICONTAZIONE

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1 MODALITÀ di GESTIONE e RENDICONTAZIONE dei PROGETTI 8xmille ITALIA 2017 PREMESSA La Caritas diocesana, presentando un progetto 8xmille a Caritas Italiana, si assume la responsabilità della corretta e regolare esecuzione delle attività progettuali, comprese quelle eventualmente affidate a terzi; è altresì garante (per sé e per i soggetti che intende coinvolgere) circa il pieno rispetto delle condizioni previste, delle regole di rendicontazione e del fatto che le spese esposte nei rendiconti non sono state (o saranno) oggetto di altri contributi. Nelle pagine seguenti sono dettagliate le modalità di rendicontazione previste per le singole voci di spesa ammesse a finanziamento, alle quali la Caritas diocesana è tenuta ad attenersi per rendicontare correttamente le attività (e le relative risorse) che: realizza direttamente (attraverso l Ente diocesi o un ramo ONLUS di questo); intende affidare ad un braccio operativo della diocesi, ente autonomo dalla diocesi stessa ma soggetto al Vescovo diocesano e da questo istituito (o formalmente delegato) per la gestione dei servizi di carità diocesani, nel rispetto del codice di diritto canonico e delle Istruzioni in Materia Amministrativa dalla CEI (statuto, organigramma, ultimo rendiconto annuale, eventuale lettera di incarico dell Ordinario devono essere resi disponibili a richiesta di Caritas Italiana); intende affidare ad altri soggetti (associazioni, cooperative, parrocchie, ecc.), per i quali è necessario: acquisire il parere favorevole dell Ordinario circa il coinvolgimento operativo (fa fede l inserimento del soggetto come gestore-cogestore-sostenitore nel formulario, approvato dall Ordinario); acquisire (ad esclusione di parrocchie, istituti religiosi ) i documenti statutari (statuto/regolamento), l organigramma aggiornato, l ultimo rendiconto economico (preventivo e consuntivo) per verificarne la solidità etica ed economica, da mettere a disposizione a richiesta; formalizzare un accordo (che dovrà esser di Caritas Italiana) contenente almeno: durata; oggetto (le attività che il soggetto realizza nel progetto); contributo o corrispettivo (qualora si tratti di un ente commerciale o la natura della prestazione sia di tipo commerciale 1 ) previsto; modalità di rendicontazione (descrittiva e amministrativa). Esclusivamente nel caso di coinvolgimento di associazioni di volontariato iscritte ai registri regionali, è possibile prevedere anche un contributo all associazione per le spese generali sostenute annualmente, comprensivo dei costi di assicurazione stipulate in favore dell associazione e dei propri soci volontari 2 ; prevedere la rendicontazione in itinere delle spese sostenute: per attività svolte da un ente commerciale (es. cooperative, imprese di persone o di capitali): attraverso la presentazione, da parte dell ente stesso, di fattura all Ente diocesi/caritas diocesana relativa alle attività espletate per la quota di propria competenza, corredata da tutti i documenti ritenuti utili a comprovare lo svolgimento delle stesse 3 ; 1 La disciplina fiscale qualifica come attività commerciale le cessioni di beni e le prestazioni di servizio in cambio di corrispettivi svolte in maniera non occasionale e in forma organizzata. Ogni ente ecclesiastico civilmente riconosciuto quindi anche la diocesi e la parrocchia può svolgere non solo attività diverse da quelle di religione e di culto, ma anche attività commerciali. Esse sono soggette, nel rispetto della struttura e delle finalità di tali enti, alle leggi dello Stato concernenti tali attività e al regime tributario previsto per le medesime. 2 Come previsto dalla legge n. 266/91 Legge quadro sul volontariato, per attività di volontariato si intende quella prestata in modo personale, spontaneo e gratuito, tramite l organizzazione di cui il volontario fa parte, senza fini di lucro anche indiretto ed esclusivamente per fini di solidarietà. L attività del volontario non può essere retribuita in alcun modo; possono essere rimborsate dall organizzazione di appartenenza (e non dalla Caritas diocesana!) soltanto le spese effettivamente sostenute per l'attività prestata, entro limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse. Possono essere riconosciute le spese assicurative in quanto derivanti da obblighi di legge. 3 Nel caso di accordi onerosi per la realizzazione di attività progettuali a soggetti che svolgono (anche solo relativamente alle iniziative previste) attività commerciale, il contributo previsto deve essere assoggettato a ritenuta d acconto del 4% a titolo di IRES (DPR 600/73 art. 28 comma 2). La ritenuta va sempre applicata nel caso si tratti: di società di persone o di capitali; di persona fisica che agisca nell esercizio 1

2 per attività di tipo non commerciale svolte da un ente non commerciale: utilizzando il criterio dei costi reali, adeguatamente comprovati da fatture, scontrini fiscali intestati all acquirente o altri idonei giustificativi di spesa, presentando all Ente diocesi/caritas diocesana una nota di debito a questo intestata e relativa alle attività espletate per la quota di propria competenza. Presentando un progetto, il Direttore della Caritas diocesana si fa quindi garante verso Caritas Italiana dell autorizzazione dell Ordinario relativamente: alla compartecipazione economica dichiarata (cfr. Richiesta contributo ); alla possibilità di realizzare le azioni ed effettuare le spese previste a carico dell Ente diocesi; al coinvolgimento operativo nel progetto di soggetti diversi dall Ente diocesi, autorizzando alla stipula di accordi, convenzioni... (anche onerosi) a riguardo (fa fede l inserimento del soggetto come gestore-cogestoresostenitore nel formulario, approvato dall Ordinario); all acquisto o alla realizzazione di interventi significativi di manutenzione su immobili, sia di proprietà della diocesi che di altro soggetto (obbligatoria la forma scritta per l Ente diocesi e per persone giuridiche soggette al Vescovo diocesano); all acquisto di automezzi, arredi ed attrezzature qualora conservino il loro valore commerciale per un tempo ampiamente superiore alla durata del progetto di futura intestazione all Ente diocesi o ad altro soggetto; ad ogni nuova assunzione di personale a carico dell Ente diocesi (obbligatoria la forma scritta); alla disponibilità e correttezza della documentazione prevista (cfr. Richiesta contributo ) alla possibilità che Caritas Italiana possa effettuare eventuali verifiche in loco (cfr. Richiesta contributo ). I giustificativi saranno ammissibili esclusivamente se: riferiti alle azioni previste ed al periodo di realizzazione del progetto stesso; imputati a costi reali; aventi valore fiscale (non sono ammesse autocertificazioni); intestati esclusivamente all Ente diocesi/caritas Diocesana, al Soggetto gestore oppure ai cogestori del progetto (non ai sostenitori); corrispondenti a pagamenti effettivamente eseguiti; entro i limiti indicati per le singole voci di costo del piano economico presentato e approvato. I giustificativi dovranno essere conservati presso la sede della Caritas diocesana secondo le modalità e la tempistica prevista dalla normativa vigente e dovranno essere messi tempestivamente a disposizione di Caritas Italiana per ogni verifica ritenuta opportuna. I giustificativi dell Ente diocesi dovranno essere conservati in originale (o con documenti contabili aventi forza probatoria equivalente). I documenti dei soggetti gestori e cogestori, qualora conservati in copia, dovranno essere provvisti di attestazione di conformità all originale. I giustificativi di pagamento intestati ad eventuali beneficiari (previsti solo per la voce contributi al reddito ) possono essere conservati in copia. Non sono invece mai ammessi giustificati relativi a: compensi per prestazioni riferite al Direttore (o facente funzione) della Caritas diocesana; contributi diretti ai volontari; imposte, tasse, oneri finanziari, interessi debitori e spese bancarie, fideiussioni bancarie o assicurative, sanzioni amministrative, ammende, penali e spese per controversie legali. Nel caso di accertamento di un uso non corretto dei fondi erogati, Caritas Italiana potrà disporre l interruzione del finanziamento e chiedere la restituzione delle somme eventualmente versate. di impresa; di altro ente (persona giuridica o meno) che svolga attività fiscalmente qualificata come commerciale. È necessario far certificare dall Ente la propria tipologia a riguardo, certificazione che dovrà essere messa a disposizione di Caritas Italiana. 2

3 1. IMMOBILI manutenzione ordinaria e straordinaria B. Affitto C. Utenze D. Strumenti e mezzi (arredi e attrezzature, beni di consumo) E. Gestione automezzi Fatture emesse dalle imprese che realizzano i lavori (e/o dei professionisti incaricati), che devono contenere in modo esplicito la descrizione dei lavori realizzati e l esatta localizzazione degli immobili oggetto di intervento. Ricevuta rilasciata dal locatore. Nel caso di affidamento a soggetti che svolgono attività commerciale: fattura. Fatture emesse dai fornitori dei servizi. Nel caso di affidamento a soggetti che svolgono attività commerciale: fattura. Fatture, contenenti in modo esplicito l indicazione del materiale acquistato Acquisto, manutenzione: fatture Assicurazione: quietanze Carburante: fatture di acquisto e/o schede carburante mensili per ogni mezzo utilizzato (non sono ammessi scontrini) Autostrade: fatture Telepass/Viacard Documentazione attestante la disponibilità dell immobile Capitolato lavori Atto di destinazione sociale d uso a garanzia della futura destinazione dell immobile Documentazione attestante la possibilità di avviare i lavori Per interventi significativi (compreso l acquisto) su immobili di persone giuridiche soggette al Vescovo diocesano: autorizzazione dell Ordinario diocesano, compresi modelli F24 relativi alle ritenute di acconto sulle fatture dei professionisti Documentazione attestante la disponibilità degli immobili ai fini progettuali Contratto di affitto (registrato) Documentazione attestante la disponibilità degli immobili ai fini progettuali Preventivi di acquisto Documenti di trasporto/consegna merce (per garantire quantità e destinazione) Qualora gli arredi e le attrezzature acquistate conserveranno il loro valore commerciale per un tempo ampiamente superiore alla durata del progetto e si prevede di intestarle ad un soggetto diverso dall Ente diocesi: autorizzazione dell Ordinario In caso di acquisto: preventivo e autorizzazione dell Ordinario alla futura intestazione Certificati di proprietà degli automezzi Contratto di assicurazione 3

4 3. PERSONALE Compensi Personale dipendente e collaboratori secondo le topologie contrattuali previste dalla normativa vigente: buste paga Prestazioni d opera non soggetti a regime IVA: ricevute con ritenuta d acconto, con dettaglio delle prestazioni Professionisti soggetti a regime IVA: fatture, con dettaglio delle prestazioni Personale garantito da soggetti esterni (es. contratti di fornitura servizi): fatture, con dettaglio delle prestazioni come da accordo Per ogni nuova assunzione a carico dell Ente diocesi: autorizzazione dell Ordinario Contratti, accordi, lettere di incarico..., certificazioni relative al pagamento degli oneri previsti /DURC 3. PERSONALE Rimborsi per missioni Documenti previsti per la voce PERSONALE / COMPENSI Giustificativi allegati al modello di rimborso tirocini Fattura emessa dall ente che gestisce lo svolgimento dei tirocini stessi, o modalità diverse previste nell accordo sottoscritto con l Ufficio Regionale/provinciale Accordo sottoscritto dall Ente beneficiario presso l Ufficio Provinciale del lavoro o altro ente pubblico delegato (contenente almeno importi, durata, modalità di gestione). Progetti personalizzati Cedolini vidimati INAIL/CU emessa dall ente a favore del tirocinante Voucher INPS Sussidi economici - Contributi al reddito Cedola di acquisto fatture ricevute fiscali scontrini (ammessi fino ad un massimo di 100 per singolo documento) bonifici in cui la causale risulti univoca e dettagliata NB: fatture, ricevute fiscali e scontrini possono essere intestati anche al beneficiario. Trasmissione telematica all'inps della dichiarazione di inizio attività/eventuali variazioni Modalità di gestione/erogazione dei contributi previsti (identificazione destinatari, soggetti operativi, scelta interventi, modalità gestione risorse...) Progetti personalizzati di intervento sui singoli beneficiari In caso di erogazione diretta di risorse ai beneficiari: ricevuta 4

5 H. Altre spese Fatture Ricevute fiscali I. Gestione volontari Assicurazioni: quietanze Contributi: estremi bonifico contributo Contributi: accordo tra Caritas diocesana e Associazione di volontariato iscritta al Registro regionale (contente: modalità di collaborazione, attività progettuali nelle quali saranno impegnati i volontari, ammontare del contributo) Assicurazioni: contratto di assicurazione 5. SPESE GENERALI Come le corrispondenti voci precedenti Come le corrispondenti voci precedenti NB: in caso di affidamento oneroso di una delle precedenti attività da parte della Diocesi/Caritas diocesana ad altro soggetto: documentazione attestante il trasferimento di risorse dall Ente diocesi al soggetto che realizzerà l attività, comprensiva di certificazione relativa alla ritenuta IRES del 4% (se prevista) 5