Nota sulle procedure di rendicontazione PO

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1 Prot: r_puglia/aoo_137/22/12/2010/ Nota sulle procedure di rendicontazione PO In relazione agli interventi finanziati a valere sul PO Puglia FSE , l Autorità di Gestione FSE, nelle more della definizione di specifiche Linee guida per la gestione e la rendicontazione delle attività finanziate, intende fornire alcune PRIME indicazioni operative in merito alla rendicontazione delle spese da parte dei Beneficiari con particolare riferimento alle attività formative, come di seguito riportate. Diverse ed ulteriori disposizioni possono essere individuate negli specifici dispositivi di attuazione. Rendicontazione delle spese Durante l esecuzione del progetto, i Beneficiari, su base trimestrale in particolare entro il 10 marzo, il 10 giugno, il 10 settembre ed entro il 10 dicembre (e, qualora necessario, dopo tale termine comunque entro la fine dell anno per la predisposizione di ulteriori domande di pagamento alla CE nel rispetto della regola del disimpegno automatico), sono tenuti ad inviare all Ufficio competente del Servizio Formazione Professionale della Regione Puglia una dichiarazione delle spese sostenute nel trimestre precedente, inserendo le spese sostenute nel sistema informativo MIRWEB e, a livello cartaceo, inviando la stampa dell Attestato di invio relativo alla certificazione dei dati prodotta dal sistema stesso. Nel caso in cui tale data cada di giorno festivo, il termine si intende automaticamente prorogato al primo giorno lavorativo successivo. In particolare, entro e non oltre i tre giorni successivi alla data dell invio telematico, il Beneficiario deve provvedere a trasmettere all Ufficio competente la documentazione di seguito indicata, debitamente timbrata e firmata del legale rappresentante: dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi del DPR 445/2000, con cui oltre ad attestare l ammontare delle spese effettivamente sostenute, si dichiara che le stesse sono state sostenute nel rispetto degli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale di riferimento; rapporto informativo, estratto dal MIRWEB, contenente l elenco dei giustificativi di spesa e dei relativi pagamenti, relativamente ai costi diretti e indiretti dell operazione (considerando tuttavia che i costi indiretti non possono superare il 20% dei costi diretti); Attestato di invio generato dal sistema informativo MIRWEB; estratto conto relativo al periodo di riferimento Il sistema informativo MIR consente di inserire copia scansionata dei documenti giustificativi delle spese sostenute nel trimestre di riferimento (giustificativi di spesa e relativi pagamenti). Ulteriori dettagli operativi saranno forniti successivamente attraverso specifiche note tecniche. Sul titolo di spesa originale che viene scansionato, l importo totale o parziale imputato all azione finanziaria deve essere evidenziato, a cura dei beneficiari, con l apposizione di un timbro recante le seguenti informazioni: Documento utilizzato totalmente/parzialmente sull Operazione cofinanziata dal PO Puglia FSE C.U.P.. di cui alla Convenzione n.. del.. e, in caso di utilizzo parziale, l importo imputato. I dati relativi ad ogni giustificativo di spesa e di pagamento devono essere inseriti nel Sistema Informativo MIRWEB entro il trimestre in cui vengono sostenuti (quietanzati). Il Beneficiario deve imputare la spesa alle diverse voci/categorie del piano dei conti, associando il relativo giustificativo (Assegno Conto Corrente, Assegno Circolare, bonifico, Bollettino di versamento C.C. Postale, mandato, Ordinativo di Pagamento).

2 Qualora un giustificativo di spesa sia, pro quota, associabile a più voci/categorie di spesa, lo stesso deve essere inserito in corrispondenza di ogni spesa inserita e deve essere riportata la relativa quota imputata. Il sistema consentirà, comunque, di collegare la stessa scansione a più più voci/categorie di spesa. L Autorità di Gestione o gli Organismi Intermedi possono richiedere la presentazione di eventuali straordinarie dichiarazioni delle spese, aggiuntive a quelle previste nel capoverso precedente al fine di verificare l avanzamento della spesa e provvedere alla relativa certificazione: la richiesta di presentazione di eventuali straordinarie dichiarazioni delle spese è fatta pervenire, ai soggetti interessati, almeno 10gg. prima della scadenza fissata per la presentazione. Una volta conclusa l attività di controllo (documentale ed eventualmente in loco) sulle dichiarazioni di spesa trimestrali, l Ufficio competente provvede a validare l attestazione di spesa consentendo al Beneficiario di proseguire l inserimento delle ulteriori spese nel sistema informativo MIRWEB. La dichiarazione delle spese sostenute e quietanzate nel periodo di riferimento deve essere prodotta anche dopo il termine delle attività progettuali, nel rispetto delle scadenze previste, sino alla presentazione del rendiconto finale. A conclusione del progetto, il beneficiario è tenuto, entro 60 gg dalla conclusione delle attività e comunque non oltre il termine di validità della convenzione, ad inserire nel sistema informativo MIRWEB le ultime spese sostenute e ad inviare all Ufficio competente la domanda di rimborso del saldo unitamente alla rendicontazione finanziaria finale. Contestualmente alla presentazione della rendicontazione finale dovranno essere restituite le eventuali economie di gestione rispetto al finanziamento erogato e gli eventuali interessi maturati sul conto corrente, come previsto nella convenzione. In dettaglio, la domanda di rimborso del saldo, debitamente timbrata e firmata del legale rappresentante o da altro soggetto con potere di firma, dovrà essere accompagnata da: dichiarazione resa ai sensi del DPR 445/2000 ed attestante che: - l importo rendicontato è quello finale e definitivo e che coincide con quello complessivo certificato nel sistema informativo regionale MIRWEB; - l attività si è svolta conformemente al progetto approvato, e per l intera durata prevista nella convenzione (riferimento al monte ore); - le spese rendicontate sono riferibili a spese ammissibili e che i relativi originali di spesa sono conservati agli atti del beneficiario. relazione finale, consistente in una descrizione tecnico/amministrativa dei risultati ottenuti, con riferimento agli obiettivi e risultati previsti nel progetto approvato, e dell attività svolta; rapporto informativo, estratto dal MIRWEB, contenente l elenco finale dei giustificativi di spesa e dei relativi pagamenti. Il Legale Rappresentante deve, inoltre, produrre: copia conforme all originale dell estratto relativo al conto corrente destinato alle transazioni relative all operazione, aggiornato alla data di presentazione del rendiconto stesso; documento attestante l avvenuta restituzione di eventuali economie di gestione. In caso di ritardato rimborso delle economie di gestione, il beneficiario dovrà restituire l importo maggiorato degli interessi legali maturati dalla data di erogazione della somma stessa alla data di restituzione. Trascorsi 60 gg si provvederà alla revoca del finanziamento nonché all escussione della relativa polizza fideiussoria, applicando gli interessi di mora sull importo

3 indebitamente corrisposto, a partire dalla scadenza del termine, in aggiunta agli interessi legali precedentemente maturati. Non è consentita, oltre i termini di scadenza indicati, la presentazione di rendicontazioni aggiuntive, sostitutive o integrative a quelle finali e, inoltre, l importo rendicontato non potrà mai superare il finanziamento assegnato o eventualmente riparametrato. La verifica del rendiconto finale prevede il controllo della totalità della spesa e la relativa documentazione giustificativa in originale. I controlli documentali sui rendiconti finali saranno orientati a verificare la regolarità finanziaria dell operazione, la regolarità dell esecuzione e la conformità alle norme comunitarie e nazionali di riferimento. I beneficiari sono tenuti a conservare e rendere disponibile per ogni azione di verifica e controllo, la documentazione relativa all operazione finanziata, ivi compresi tutti i giustificativi di spesa, per almeno tre anni successivi alla chiusura del Programma Operativo o all anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale, salvo diversa indicazione in corso d opera da parte dell Autorità di Gestione. Variazioni del preventivo di spesa Le regole da seguire per le variazioni del preventivo di spesa sono contenute nella convenzione sottoscritta. Si invitano tutti i beneficiari ad attenersi strettamente alla disciplina riportata nella convenzione, in particolar modo per quanto riguarda l autorizzazione preventiva allo storno tra macrocategorie, l assenza di storni tra le macrovoci B e C, e la comunicazione degli storni tra macrocategorie nel rispetto dei limiti percentuali. In riferimento a quest ultima fattispecie, si precisa che, laddove la convenzione riporti il limite massimo del 20% tra le diverse macrocategorie, all interno della medesima macrovoce B, occorre attenersi, fino a diverse e ulteriori disposizioni, ai seguenti criteri: è possibile effettuare più storni una macrocategoria utilizzata in uno storno non può essere utilizzata per altri storni (sia nella stessa comunicazione che in comunicazioni successive). Tuttavia all interno dello stesso storno una stessa macrocategoria può cedere a più macrocategorie, e viceversa per ogni passaggio di risorse finanziarie (storno), il limite del 20% da considerare è quello della macrocategoria più piccola tra quelle interessate. Pertanto dalla comunicazione deve risultare chiaramente, per ogni storno comunicato: il passaggio di risorse da una (o più) macrocategoria all altra (o alle altre); il calcolo del limite del 20% sulla macrovoce più piccola interessata. Vigilanza e controllo da parte dell Amministrazione pubblica Il beneficiario si impegna a consentire le attività di verifica, di vigilanza e di controllo per la realizzazione del progetto espletate da funzionari regionali, nazionali e comunitari competenti o da altri soggetti appositamente incaricati ad esercitare l attività di controllo. Il servizio di verifica amministrativo-contabile e di controllo della documentazione di spesa riguarderà sia le dichiarazioni trimestrali di spesa (verifiche a tavolino e verifiche intermedie a campione in loco) sia i rendiconti a consuntivo (100% verifiche finali). L attività di controllo è di norma svolto da funzionari regionali, anche per gli interventi delegati alle Province; la P.A. può anche avvalersi per le attività di controllo, di soggetti esterni appositamente incaricati.

4 In linea generale, il sistema dei controlli adottato dall Autorità di Gestione del PO FSE Puglia 2007/2013 si articola come di seguito indicato. CONTROLLI AMMINISTRATIVI DI GESTIONE Controlli di conformità amministrativa Tali controlli consistono in una serie di verifiche circa la conformità e regolarità delle operazioni; sono eseguiti in ufficio sul 100% degli interventi approvati e si sviluppano lungo tutto l arco di realizzazione degli stessi, attraverso riscontri e valutazioni di merito sugli adempimenti amministrativi cui è tenuto il beneficiario. Controlli di conformità e regolarità dell esecuzione Questi controlli hanno come obiettivo l accertamento in loco, da parte dell Ufficio Monitoraggio, Vigilanza e Controllo (MVC) del Servizio Formazione Professionale della Regione Puglia, che l attività venga svolta correttamente e che vi sia piena corrispondenza fra l operazione approvata e quella effettivamente realizzata, sia con riferimento ai parametri fisico-tecnici descrittivi del progetto, sia con riferimento ai requisiti di ammissibilità. I controlli, effettuati sul 100% delle operazioni, hanno per oggetto principalmente i seguenti indicatori: coerenza dei requisiti del beneficiario e dei destinatari; correttezza e completezza degli adempimenti pubblicitari e selettivi sulla base di quanto previsto dai Regolamenti comunitari; correttezza degli adempimenti amministrativi, tra i quali la corretta tenuta dei registri; corretto svolgimento dell azione finanziata nel rispetto delle norme vigenti ed in conformità con quanto previsto nel progetto approvato e nella convenzione stipulata (presenza dei docenti dichiarati e degli allievi, idoneità dei locali, materiali e attrezzature utilizzati, ecc.) rispetto del contenuto del progetto presentato e approvato, nonché delle eventuali varianti, e della tempistica di attuazione; accessibilità e regolarità della documentazione; inesistenza di procedure di fallimento, liquidazione coatta, concordato preventivo e che non sono in corso procedimenti per la dichiarazione di una di tali situazioni a carico del soggetto beneficiario (ad es. attraverso la verifica di un certificato camerale in corso di validità); grado di soddisfazione dei destinatari, anche attraverso la somministrazione di questionari; attività di prevenzione delle irregolarità, attraverso il preventivo esame degli impegni di spesa più rilevanti quali, ad esempio, incarichi professionali, contratti di affitto di locali e attrezzature, materiale didattico e di consumo, ecc. Il verbale di controllo conterrà il resoconto della verifica effettuata, le eventuali violazioni di norme riscontrate e le irregolarità o anomalie rilevate. Eventuali difformità rispetto a quanto comunicato all AdG/OI saranno valutate dai competenti uffici e prevederanno le eventuali sanzioni per il beneficiario e, nei casi più gravi, la revoca del finanziamento e la restituzione delle somme percepite, maggiorati degli interessi legali dovuti per il periodo di disponibilità delle somme già erogate.

5 CONTROLLI AMMINISTRATIVO CONTABILI Si tratta di forme di controllo di natura tecnico-amministrativa di legittimità e rispetto delle previsioni progettuali, con riferimento agli indicatori/elementi economico finanziari di realizzazione delle singole operazioni finanziate. Sono finalizzati a verificare che le spese dichiarate siano ammissibili al cofinanziamento e che sia garantita la regolare utilizzazione dei fondi pubblici, attraverso la trasparenza della gestione e l eventuale recupero di finanziamenti, in caso di gravi abusi o negligenze. A tali controlli è, pertanto, anche affidato il compito di assicurare che i Beneficiari coinvolti nell attuazione delle operazioni mantengano un sistema di attribuzione univoca di costo/operazione, attraverso uno specifico sistema di contabilità separata per centri di costo o una codificazione contabile adeguata per tutte le spese imputate. I controlli previsti in questo ambito sono quelli di seguito indicati. Controllo amministrativo (a tavolino) sul 100% delle dichiarazioni di spesa presentate dai Beneficiari Tali controlli consistono in verifiche di natura tecnico-amministrativa di legittimità e rispetto delle previsioni progettuali, con riferimento agli indicatori/elementi economico finanziari di realizzazione delle singole operazioni finanziate. In particolare, essi consistono nella: verifica che gli importi dichiarati corrispondano alla somma delle spese effettivamente sostenute, dichiarate nell elenco dei giustificativi e rispettino l eventuale percentuale prevista dei costi indiretti; verifica circa la coerenza delle voci di spesa in relazione alle macrovoci, alle macrocategorie, alla tipologia di attività, alle previsioni dell avviso e del progetto approvato; verifica della natura del documento in relazione alle voci di spesa ammesse; verifica dell importo della spesa rispetto a quanto previsto dal Piano finanziario del progetto approvato; verifica dell esattezza e corrispondenza delle spese dichiarate con i relativi pagamenti indicati e riscontro di eventuali registrazioni multiple associate al medesimo documento di spesa. In sintesi, il controllo ha l obiettivo di verificare la completezza dei dati contabili inseriti nelle dichiarazioni di spesa, la coerenza dei campi informativi rispetto ai dati di approvazione, evitando altresì l eventualità di registrazioni contabili multiple associate al medesimo documento. Il controllo di avanzamento economico delle spese certificate è esaminato anche con riferimento al preventivo approvato ed agli scostamenti massimi ammissibili. Si provvederà di seguito all estrazione a campione di una lista di spese in grado di garantire la copertura di almeno il 15% della spesa evincibile dalle dichiarazioni di spesa (a livello di progetto) prodotte nel trimestre di riferimento. Verrà in seguito verificata l ammissibilità al cofinanziamento delle spese relative ai giustificativi campionati e disponibili attraverso la scansione delle stesse, fatta salva l ipotesi di verifiche maggiormente approfondite che saranno attivate nelle fasi successive. In particolare, sarà verificata: la completezza di ogni documento giustificativo di spesa e la sua correttezza rispetto alla normativa civilistica e fiscale; che le spese dichiarate siano state effettivamente sostenute, alla luce dei mandati di pagamento;

6 che la spesa sia stata sostenuta nel periodo di ammissibilità previsto dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma Operativo, dall avviso pubblico per la selezione dell operazione, dalla Convenzione di riferimento; che la spesa sia relativa alle categorie ammissibili stabilite dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma Operativo, dall avviso pubblico per la selezione delle operazioni e, ove previsto, dalla Convenzione stipulata; che le spese sostenute siano coerenti tra di loro e riferibili alla specifica attività oggetto della dichiarazione di spese in esame; che le spese siano state previste nel preventivo finanziario afferente l operazione. Effetto finale della verifica consiste nella validazione, nel sistema informativo MIR, delle spese elencate nella dichiarazioni di spesa che abbiano superato i controlli effettuati e che costituiranno l importo riconosciuto come erogabile. Controllo campionario in loco sulle dichiarazioni di spesa A sensi dell art. 60 lett. b) del Reg. 1083/2006 e s.m.i. e dell art lett. b) del Reg. 1828/2006 e s.m.i. è previsto un controllo documentale e contabile in loco, effettuato dall Ufficio MVC sui giustificativi probanti le spese elencate nelle dichiarazioni di spesa presentate trimestralmente dai beneficiari, al fine di verificarne la regolarità finanziaria e la conformità alle prescrizioni comunitarie e nazionali, accertando contestualmente l esistenza di un sistema di contabilità separata o di una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all operazione. I controlli in loco verranno effettuati, entro il trimestre successivo, su un campione estratto dall insieme delle operazioni per le quali i beneficiari, nel trimestre di riferimento, hanno inviato le dichiarazioni trimestrali di spesa, (almeno il 15% della spesa evincibile dalla certificazione complessiva prodotta nel periodo di riferimento), sulla base di una metodologia che tiene conto dell analisi del rischio associato ai diversi beneficiari dei finanziamenti. L oggetto del controllo sarà, pertanto, la documentazione a supporto dell attestazione di spesa del trimestre di riferimento, al fine di verificare che le spese dichiarate siano state effettivamente sostenute e quindi accertare la veridicità delle dichiarazioni rilasciate ai sensi del DPR 445/2000 ed il regolare svolgimento delle attività nel rispetto di tutti gli adempimenti previsti dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale. In particolare, i controlli saranno diretti a verificare, da un punto di vista amministrativo: la rispondenza del progetto rispetto alla documentazione contabile prodotta; che la documentazione relativa ai progetti cofinanziati sia distinta e separata dagli altri atti di amministrazione generale del beneficiario e organizzata in modo da essere rapidamente e facilmente consultabile; il rispetto delle norme di informazione e pubblicità secondo le modalità previste utilizzazione del logo dei Fondi Strutturali per i bandi pubblici e la documentazione relativa agli interventi finanziati, inserzioni pubblicitarie, comunicati stampa, cartelloni fissi in loco, targhe commemorative etc. in modo tale che sia garantita l informazione dei beneficiari e dell opinione pubblica in merito alla provenienza comunitaria dei contributi con cui vengono realizzati gli interventi e acquistate le opere, i beni ed i servizi; la corrispondenza dei dati delle dichiarazioni di spesa alla relativa documentazione giustificativa in originale; l adozione da parte dei beneficiari di un sistema contabile affidabile in cui si rilevi un appropriata evidenziazione dei costi sostenuti per il progetto; il corretto e puntuale inserimento dei dati di monitoraggio sul sistema informativo MIRWEB.

7 da un punto di vista finanziario: conformità e ammissibilità dei giustificativi di spesa e corretta imputazione di questi al preventivo; pertinenza e imputabilità, direttamente o indirettamente, all operazione eseguita dal beneficiario. da un punto di vista fisico e tecnico: rispetto delle modalità di esecuzione delle attività; rispetto del raggiungimento della popolazione destinataria e corretta realizzazione dei servizi, formativi e non formativi; controllo della sana gestione finanziaria, con una particolare attenzione all efficacia, intesa come output o raggiungimento degli obiettivi. Il controllo in loco sarà inoltre effettuato ogni qualvolta, sulla base delle verifiche sulle dichiarazioni di spesa pervenute, si sia riscontrata una irregolarità o ci sia l esigenza di acquisire/verificare ulteriori informazioni. Il verbale di controllo conterrà il resoconto della verifica effettuata, le eventuali violazioni di norme riscontrate e le irregolarità o anomalie rilevate. A conclusione del controllo, il verbale, redatto in duplice copia, contenente le risultanze dello stesso, sarà firmato dal responsabile del controllo e controfirmato dal responsabile del Beneficiario e conservato sia agli atti del Beneficiario che a quelli dell Ufficio MVC, ed esibito in occasione dei successivi controlli sia interni che nazionali e comunitari. Nel caso in cui l esito del controllo rilevi la presenza di criticità, è prevista la possibilità per il beneficiario di formulare eventuali controdeduzioni, parallelamente all espletamento del controllo e fino alla sottoscrizione del verbale ovvero entro e non oltre 5 giorni dalla data dello stesso, inviando al Dirigente dell Ufficio MVC l integrazione relativa ad eventuale documentazione incompleta con divieto di produrre ulteriore nuova documentazione. Il mancato rispetto di tale termine comporterà la conclusione delle attività di controllo sulla base della sola documentazione presente al momento della verifica. In mancanza di controdeduzioni formulate dal beneficiario nei termini e modalità previste ovvero a seguito dell analisi delle stesse, il Dirigente dell Ufficio MVC provvede, con apposita determina dirigenziale, ad approvare gli esiti del verbale di controllo. Qualora dal verbale di controllo siano emerse violazioni di norme, irregolarità o anomalie che comportino a carico del soggetto controllato provvedimenti finalizzati alla revoca del finanziamento e conseguente recupero delle somme erogate, l Amministrazione provvederà all avvio degli atti conseguenti. Controllo sul 100% dei rendiconti finali Il beneficiario è tenuto ad inviare all Amministrazione la rendicontazione finanziaria finale e la relativa domanda di rimborso del saldo, entro e non oltre 60 gg dalla conclusione delle attività. L Ufficio MVC invia, con almeno 5 giorni di preavviso, al beneficiario la lettera di comunicazione del controllo. Con tale comunicazione il soggetto controllato dovrà essere informato su: 1. la data della verifica; 2. l oggetto del controllo; 3. il soggetto incaricato del controllo;

8 4. eventuale documentazione suppletiva, oltre a quella contabile, necessaria alla verifica posta in essere. Il controllo, effettuato sul 100% dei rendiconti finali delle operazioni, ha per oggetto il riepilogo economico finanziario complessivo dell intervento in termini di spese sostenute ed articolazione delle fonti finanziarie a loro copertura. La verifica è effettuata presso la sede amministrativa del beneficiario sulla base di documentazione probante le spese effettivamente sostenute. La verifica prende avvio dall esame degli esiti di tutti i precedenti controlli amministrativi di gestione e di conformità e regolarità dell esecuzione. Il primo obiettivo è quello di determinare il valore finanziario massimo maturato dell operazione, vale a dire l importo massimo di spese ammissibili al cofinanziamento attraverso l esame della documentazione in originale probante le attività realizzate (registri di presenza, schede individuali, ecc.). La verifica di ammissibilità delle spese in tale fase inizia dall esame di conformità del consuntivo dell operazione riguardo agli scostamenti massimi ammissibili rispetto al preventivo ed ai massimali unitari di costo. La fase immediatamente successiva comporta l esame di ammissibilità delle spese rendicontate attraverso l analisi della documentazione probante esibita in originale. Non sono oggetto di esame le spese già verificate, con esito positivo, in precedenti controlli in itinere sulle dichiarazioni di spesa effettuati dallo stesso Ufficio MVC. Al fine di evitare la possibilità di doppia imputazione di spese da parte del beneficiario, sarà verificato anche che i documenti giustificativi siano contraddistinti da apposita timbratura con l indicazione delle quote di pertinenza di ogni singolo progetto. La procedura relativa alla presentazione di eventuali controdeduzioni da parte del Beneficiario è quella descritta in precedenza. A conclusione del controllo, il verbale, redatto in duplice copia, contenente le risultanze dello stesso, sarà firmato dal responsabile del controllo e controfirmato dal responsabile del beneficiario e conservato sia agli atti del beneficiario che a quelli dell Ufficio MVC, ed esibito in occasione dei successivi controlli sia interni che nazionali e comunitari. Qualora dal verbale di controllo siano emerse violazioni di norme, irregolarità o anomalie che comportino a carico del soggetto controllato provvedimenti finalizzati alla revoca del finanziamento e conseguente recupero delle somme erogate, l Amministrazione provvederà all avvio degli atti conseguenti. L esito positivo della verifica finale del rendiconto comporta l eventuale liquidazione del saldo e lo svincolo della polizza fideiussoria, a cura del Responsabile di Gestione. Il dirigente dell Ufficio Monitoraggio, Vigilanza e Controllo Dr. Livio Anglani