DISCIPLINARE PER L'ISTITUZIONE E LA GESTIONE DELL'ALBO FORNITORI DI BENI E SERVIZI DELLA SEZIONE ECONOMATO/PROVVEDITORATO

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1 CITTA DI GRUGLIASCO Provincia di Torino SETTORE PROGRAMMAZIONE E RISORSE SEZIONE ECONOMATO PROVVEDITORATO DISCIPLINARE PER L'ISTITUZIONE E LA GESTIONE DELL'ALBO FORNITORI DI BENI E SERVIZI DELLA SEZIONE ECONOMATO/PROVVEDITORATO Approvato con determinazione dirigenziale n. 156 del 26/03/2012 1

2 INDICE Art. 1 - Premessa Art. 2 - Oggetto Art. 3 - Responsabilità Art. 4 - Requisiti di partecipazione Art. 5 - Modalità di iscrizione all Albo Art. 6 - Procedura per l istituzione e la formazione dell elenco degli operatori economici Art. 7 - Preselezione degli operatori economici dall elenco Art. 8 - Validità dell'albo Fornitori Art. 9 - Variazione ed aggiornamento dell'iscrizione Art Cancellazione dall'albo Art Trattamento dei dati personali Art Disposizioni finali 2

3 ART. 1 Premessa Il presente disciplinare regola la procedura per l'istituzione e la tenuta dell'albo dei fornitori per gli acquisti sottosoglia comunitaria di forniture e servizi effettuati dalla Sezione Economato/Provveditorato del Comune di Grugliasco, di seguito denominata Sezione. Nello specifico l'albo potrà essere utilizzato: a) per l'invito a cottimi fiduciari disciplinati dall'art. 125 del D.Lgs. 163/2006; b) per l'affidamento a mezzo procedura negoziata nei casi consentiti dalla legge e dai vigenti regolamenti; c) per l'affidamento diretto di servizi e forniture come previsto dall'art. 125 del D.Lgs. 163/2006; d) per l'effettuazione di indagini di mercato sull'andamento dei prezzi. Il presente disciplinare viene emanato esclusivamente con finalità organizzative e gestionali, nel quadro delle disposizioni normative vigenti in materia di contratti pubblici, procedimento amministrativo e diritto di accesso ai documenti amministrativi, semplificazione, tutela della privacy, nonché nel rispetto dei vigenti Regolamento di Contabilità e "Regolamento per l'acquisizione in economia di beni, servizi e lavori". In particolare, le finalità che si intendono raggiungere con l'albo dei fornitori sono: a) assicurare l'applicazione uniforme, sistematica e puntuale dei criteri di selezione dei fornitori nelle procedure negoziate di valore inferiore alla soglia comunitaria; b) dotarsi di uno strumento utile, trasparente e di agevole consultazione, che permette di individuare rapidamente i fornitori da coinvolgere nel processo di approvigionamento. c) snellire l'iter delle procedure di gara e realizzare un risparmio dei costi legati alla produzione della documentazione cartacea, anche per evidenti finalità ambientali. Resta ferma la facoltà della Sezione, quando si tratti di forniture e servizi che, per il particolare oggetto o la specializzazione richiesta, non rendano possibile l utilizzazione dell albo, ovvero qualora l Ente, sulla base delle proprie conoscenze di mercato, ritenga utile ampliare la concorrenzialità rispetto alle ditte iscritte, di invitare o interpellare, oltre quelle iscritte nella sezione pertinente nel medesimo, anche altre ditte ritenute idonee, purchè dimostrino il possesso dei requisiti necessari per l iscrizione all albo. Il presente disciplinare non si applica nel caso di acquisti affettuati attraverso il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) e mediante convenzioni stipulate da CONSIP S.p.A. ART. 2 - Oggetto L Albo dei fornitori è un elenco, nel quale sono raccolte tutte le informazioni, generali e specifiche, relative agli operatori economici che risultano in possesso dei requisiti previsti dalla normativa vigente per l'affidamento di contratti pubblici. Nell'albo dei fornitori vengono iscritti gli operatori economici che ne fanno domanda secondo le modalità e con le forme indicate dal presente disciplinare e relativi allegati, e che, ad insindacabile giudizio dell'ente ed a seguito della verifica di sussistenza dei requisiti dichiarati nella richiesta medesima, nonché sulla base delle risultanze della documentazione ad essa allegata, siano idonei ad essere invitati alle procedure di cui in premessa per le acquisizioni di forniture e servizi per la Sezione. L Albo Fornitori è così articolato: Sezione I: Fornitori di beni Sezione II: Prestatori di servizi La Sezione si riserva la facoltà di integrare/variare il numero delle categorie/sottocategorie merceologiche previste, utilizzando le forme di pubblicità previste dal presente disciplinare. Nella dicitura forniture di beni e servizi dell Ente non sono comprese le prestazioni professionali, gli incarichi legali, collaborazioni esterne per consulenze, ricerche, indagini e attività simili, gli incarichi di progettazione e direzione lavori. 3

4 ART. 3 - Responsabilità Responsabile dell'istituzione e della corretta tenuta dell'albo è la sezione Economato/Provveditorato, presso cui è conservato. ART. 4 - Requisiti di partecipazione Gli operatori economici, operanti nei diversi settori di forniture di beni e servizi che intendono ottenere iscrizione nell elenco, devono essere in possesso dei requisiti di idoneità morale, capacità tecnico-professionale ed economico finanziaria prescritti per l affidamento di contratti di pari importo affidati con le procedure ordinarie di scelta del contraente. Tali requisiti sono qui seguito descritti: a) appartenenza ad una, o più, delle categorie e sottocategorie merceologiche elencate nel vigente Elenco delle categorie merceologiche (Allegato A); b) capacità economica e finanziaria, risultante dall apposita documentazione concernente: (1) dichiarazione rilasciata da un istituto bancario (o intermediario autorizzato ai sensi del D.Lgs. 385/1993) con data non anteriore alla data dell'avviso. (2) il fatturato globale d impresa corrispondente alla propria categoria e sottocategoria, realizzato negli ultimi tre esercizi; c) capacità tecnica, documentata mediante: (1) descrizione dell attrezzatura tecnica, con la precisazione delle misure adottate per garantire la qualità, nonché degli strumenti di studio e ricerca dell impresa; (2) l indicazione dei tecnici e degli organi tecnici di cui l impresa ha la disponibilità; (3) certificazioni di legge e certificazioni volontarie rilasciate da organismi riconosciuti per la certificazione Sistemi Qualità ; il fornitore ha facoltà di presentare altra documentazione idonea a provare la propria capacità tecnica; d) requisiti di carattere soggettivo 1) requisiti di ordine generale e di capacità a contrarre con la Pubblica Amministrazione di cui: all'art. 38 del D.Lgs. 163/2006; al D.Lgs. 81/2008; al Decreto Ministero del Lavoro e Previdenza Sociale ; alla L. 575/1965, L. 68/1999, nonché l'inesistenza di ogni altra situazione che determini l'esclusione dalla gara e/o l'incapacità a contrattare con la Pubblica Amministrazione. ART. 5 - Modalità di iscrizione all Albo 1. La domanda di iscrizione all albo di cui al presente disciplinare, deve essere compilata in ogni sua parte utilizzando l'apposito schema dell'istanza DI PARTECIPAZIONE resa sotto forma di un'unica dichiarazione sostitutiva, ai sensi degli articoli 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, allegato al presente disciplinare (Modello 1) ed essere accompagnata dalla seguente documentazione: - Copia fotostatica del documento di riconoscimento in corso di validità del Legale Rappresentante o del soggetto munito dei necessari poteri di firma. - Dichiarazione rilasciata da un istituto bancario(o intermediario ai sensi del D.lgs. 385/1993) idonea a comprovare l'adeguata capacità e solidità economica-finanziaria del partecipante, con data non anteriore alla data dell'avviso - Eventuale Certificazione di qualità ISO 9000 o equivalente. - Altro (indicare eventuale altra documentazione che si intende allegare). Nell'istanza di partecipazione l'operatore economico dovrà indicare la CLASSE MERCEOLOGICA per la quale si chiede l'iscrizione, ovvero la: SEZIONE 4

5 CATEGORIA SOTTOCATEGORIA L Amministrazione si riserva la facoltà di verificare la veridicità di quanto dichiarato. L istanza, unitamente alla documentazione richiesta, potrà essere inviata: a) a mezzo servizio postale, corriere privato o a mano al seguente indirizzo: COMUNE DI GRUGLIASCO Protocollo Generale P.zza Matteotti n Grugliasco (TO) b) tramite PEC al seguente indirizzo: finanze.gru@legalmail.it Non verranno prese in considerazione le istanze di iscrizione all Albo che non risultino pervenute entro l ora e il giorno stabiliti nell avviso (anche quando il mancato arrivo entro il termine perentorio assegnato sia addebitabile a forza maggiore), anche se sostitutive o aggiuntive di istanze precedenti. L ordine nella formazione dell elenco è dato dalla data di accettazione e quindi di inserimento della ditta nell elenco. I soggetti sono inseriti nelle categorie e sottocategorie merceologiche, con l indicazione della relativa capacità contrattuale così come dichiarata nell'istanza di partecipazione. 2. L iscrizione all Albo è disposta con determinazione del Dirigente del Settore Programmazione e Risorse, secondo le modalità di cui al successivo art. 6. Le informazioni relative alle ditte di cui l Ente viene in possesso sono trattate nel rispetto della vigente normativa, nonché nel rispetto e tutela dei segreti tecnici e commerciali. A seguito dell invito a gara, l idoneità del fornitore è presunta limitatamente ai requisiti dichiarati ai sensi e per gli effetti di cui al comma precedente. In fase di partecipazione alla gara, ciascun soggetto o ditta ha l onere, pena l esclusione, di dichiarare, ai sensi dell art. 41 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, sotto la propria responsabilità penale e delle leggi speciali in materia, che i dati contenuti nelle certificazioni, ovvero nelle dichiarazioni, sostitutive, rilasciate in sede di presentazione dell'istanza di partecipazione non hanno subito variazioni dalla data di rilascio. ART. 6 Procedura per l istituzione e la formazione dell elenco degli operatori economici 1. Il Dirigente del Settore Programmazione e Risorse approva con proprio atto il disciplinare e relativi allegati per la tenuta dell albo. Sul sito internet del Comune viene individuato apposito procedimento esplicativo sulla formazione e gestione dell elenco degli operatori economici, dal quale potrà essere scaricato lo schema dell'istanza DI PARTECIPAZIONE (modello 1), l'allegato A, il testo del presente disciplinare ed altre notizie utili per agevolare l iscrizione da parte delle imprese interessate. L'allegato A individua le categorie merceologiche in cui è suddiviso l albo, nonché le ripartizioni interne di ogni categoria merceologica. L esame delle domande d iscrizione all Albo dei fornitori sarà effettuata da una commissione appositamente istituita così composta: > Il Dirigente del Settore Programmazione e Risorse > Il Responsabile della Sezione Economato/Provveditorato > Un dipendente della Sezione Economato/Provveditorato individuato dal Dirigente del Settore Programmazione e Risorse con funzioni anche di Segretario. L accertamento d idoneità per l iscrizione dei Fornitori, nelle categorie e sottocategorie merceologiche di partenza, è effettuato entro 60 giorni consecutivi dal ricevimento della domanda stessa, valutata la documentazione presentata e assunte, se necessarie, ulteriori informazioni in 5

6 merito, comunque nel rispetto degli obblighi di comunicazione, dei diritti di partecipazione al procedimento amministrativo e di accesso, di cui alla legge 7 agosto 1990, n. 241 e al vigente disciplinare in materia di procedimenti amministrativi dell Ente. 2. Qualora la domanda sia incompleta, la Commissione competente, provvede a richiedere un integrazione, indicando la documentazione e le informazioni mancanti e specificando i tempi e le modalità con le quali il soggetto deve provvedere all integrazione. Dalla data di invio della richiesta di integrazione e fino al ricevimento della documentazione e delle informazioni mancanti, il decorso dei termini di cui sopra è sospeso. La mancata osservanza dei tempi o delle modalità di risposta comporta il non accoglimento all istanza, senza ulteriore avviso. La Commissione forma l Elenco delle ditte ritenute idonee e motiva le ragioni che hanno portato all esclusione eventuale delle altre. Il Dirigente del Settore Programmazione e Risorse nel prendere atto dei verbali della Commissione, ne approva le risultanze con propria determinazione, disponendo così l iscrizione delle Ditte ritenute idonee nonché la formazione del nuovo Albo Fornitori. 3. La formazione dell elenco di cui agli articoli precedenti avviene mediante avvisi pubblicati: - all albo pretorio - sul sito Internet del Comune - sul quotidiano Aste e Appalti 4. L avviso deve riportare le seguenti indicazioni: - l indicazione del sito internet del Comune dove è possibile scaricare la modulistica richiesta per l'iscrizione; - le indicazioni e le modalità per la compilazione della domanda; - l indirizzo al quale deve essere inoltrata la domanda di iscrizione da parte degli interessati; - il termine di presentazione della domanda per l' iscrizione; - il responsabile del procedimento e l ufficio presso il quale è possibile richiedere informazioni in merito alla procedura di iscrizione; 5. Alle imprese che hanno presentato domanda di iscrizione verrà data comunicazione dell avvenuta iscrizione o meno nell elenco. Dei motivi ostativi all iscrizione verrà data ulteriore specificazione. ART. 7 - Preselezione degli operatori economici dall elenco 1. Sarà facoltà dell'amministrazione procedere ad affidamento diretto per forniture e servizi di importo inferiore a ,00 al netto di IVA. Per forniture e servizi di importo pari o superiore a ,00 euro e fino alle soglie di cui al comma 9 del D.Lgs. 163/2006, dovranno essere invitate alla gara non meno di cinque imprese iscritte alla specifica classe dell'albo nella tabella richiesta. 2. Qualora il numero degli operatori iscritti nell elenco per ciascuna categoria fosse insufficiente rispetto al numero minimo richiesto dalla legge o dal disciplinare per le procedure in economia, il responsabile del procedimento può integrare l elenco degli operatori da invitare mediante altri soggetti individuati tramite indagini di mercato, a condizione che questi risultino in possesso dei requisiti generali e speciali previsti per le procedure ordinarie. Gli operatori economici così individuati verranno inseriti d ufficio nell elenco. 3. La frequenza di invito a gara è inversamente proporzionale al numero di imprese iscritte per ciascuna categoria merceologica interessata. Per la scelta dei fornitori da invitare si utilizzerà il criterio della rotazione con scorrimento sistematico per ciascuna Sezione, seguendo l'ordine precostituito sulla base della data d'iscrizione e del numero di imprese da invitare alla singola 6

7 procedura. 4. Il responsabile del procedimento, con provvedimento motivato, può procedere mediante affidamento diretto, anche ad una impresa non inserita nell elenco, esclusivamente nei seguenti casi: - Qualora, in esito a precedente selezione, non sia stata presentata nessuna offerta o nessuna offerta appropriata, o nessuna candidatura; - Qualora per ragioni di natura tecnica o artistica ovvero attinenti alla tutela dei diritti esclusivi, il contratto possa essere affidato unicamente ad un operatore economico determinato; - Quando l estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili non è compatibile con i termini imposti dalle procedure negoziate; - Nel caso di forniture o servizi complementari che non possono essere separati dal contratto iniziale; ART. 8 Validità dell'albo Fornitori 1. L iscrizione dei soggetti nell Albo dei Fornitori del Comune di Grugliasco ha validità 3 anni a decorrere dalla data di pubblicazione del presente avviso. 2. In prossimità della scadenza, si procede all'istituzione di un nuovo Albo, se del caso aggiornando il regolamento, e assicurandone pubblicità. I fornitori già iscritti nel precedente Albo hanno l'onere di inoltrare una nuova domanda d'iscrizione, attestante la permanenza dei requisiti. Art. 9 Variazione ed aggiornamento dell'iscrizione 1. Durante il corso di validità dell'albo la sezione Economato/Provveditorato inserisce nell'albo gli operatori economici via via che presentano domanda di iscrizione e che, a seguito dell'esame e dei controlli, risultano in possesso di tutti i requisiti necessari. 2. Ogni qualvolta si verifichino variazioni rispetto alle dichiarazioni già rese, ovvero relative alla documentazione fornita in sede di prima richiesta di iscrizione all'albo Fornitori, l'operatore deve comunicarlo tempestivamente, e comunque non oltre il trentesimo giorno da quando le stesse sono intervenute, esclusivamente alla Sezione Economato/Provveditorato. Nel caso di mancata comunicazione nei tempi e con le modalità previste si provvederà alla cancellazione dall'albo dell'operatore inadempiente. 3. L'operatore già iscritto può chiedere l'estensione dell'iscrizione ad altre categorie di specializzazione. 4. L'albo è aggiornato semestralmente, per consentire l'inserimento dei nuovi operatori economici che abbiano presentato istanza di iscrizione, nonché per procedere alla cancellazione dall'albo dell'operatore inadempiente. 5. L'aggiornamento sarà approvato con determinazione dirigenziale, solo nel caso in cui si verificheranno le variazioni di cui al punto precedente. Art.10 Cancellazione dall'albo L'operatore economico che ha conseguito l'iscrizione all'albo dei fornitori può, in qualsiasi momento, chiedere all'ufficio di essere cancellato dall'albo medesimo. La richiesta di cancellazione deve essere formulata dal Legale Rappresentante o da altro soggetto munito dei poteri di firma. Tutti i casi di cancellazione, sia a domanda che d'ufficio, comportano l'impossibilità di essere reinseriti nell'albo per il periodo di un anno solare, qualora dovesse essere presentata nuova domanda d'iscrizione. 7

8 Verrà invece disposta la cancellazione d'ufficio e conseguente esclusione dall'albo: nel caso in cui, a seguito di verifiche, anche a campione, si accerti il venir meno dei requisiti già sussistenti in sede di iscrizione; per omessa o anche parziale comunicazione, nei tempi e con le modalità richieste dalla presente procedura, di variazioni intervenute successivamente al conseguimento dell'iscrizione all'albo; qualora la Sezione Economato/Provveditorato venga in possesso di documenti, notizie o qualsiasi altro mezzo ritenuto idoneo a dimostrare il mancato rispetto delle disposizioni sancite nei rispettivi regolamenti; per accertata inosservanza degli obblighi fiscali e contributivi; per accertata irregolarità nelle fase di partecipazione a gara; per mancato rispetto degli obblighi contrattuali; per mancata presentazione di offerta per n. 2 procedure consecutive. ART Trattamento dei dati personali Ai sensi del D. Lgs. 196/2003 e s.m.i. i dati personali dei quali il Comune di Grugliasco verrà in possesso per l'istituzione e la gestione dell'elenco degli operatori economici saranno raccolti ed utilizzati nel pieno rispetto della normativa vigente. ART Disposizioni finali Per tutto quanto non espressamente previsto nel presente disciplinare troveranno applicazione, in quanto applicabili, le normative vigenti in materia. Il presente disciplinare entra in vigore con la pubblicazione del provvedimento di approvazione. Il Responsabile del Pocedimento (Maria Lorusso) 8