Manuale essenziale. per l utilizzo operativo di

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1 1 M.Duse Consulenza ICT, Formazione ed Organizzazione Manuale essenziale per l utilizzo operativo di Basato sulla versione (tema Suite R) Copyright Maurizio Duse Il presente manuale può essere liberamente copiato, duplicato, stampato e distribuito purché non venga alterato e sia sempre citato l Autore Socio e Docente Accreditato ISIPM Socio Onorario Socio n 2663 ANIP Maurizio Duse Consulenza, Formazione Albo Nazionale Informatici Marketing Automation & CRM Professionisti

2 2 Note sull autore Maurizio Duse, docente e consulente ICT, si occupa soprattutto di assistenza alle aziende nella realizzazione di progetti di miglioramento organizzativo, in particolare nelle aree Project Management, Business Intelligence e CRM (Customer Relationship Management). E socio e presidente del Collegio Provinciale di ANIP (Ass. Albo Nazionale Informatici Professionisti). E uno dei docenti accreditati dall Istituto Italiano di Project Management (ISIPM), di cui è membro del C.D.; è iscritto al Registro dei C.T.U. per il Tribunale Ordinario di Venezia. Ha già pubblicato i seguenti volumi: Banca e Office Automation, Il Sole24Ore Libri (1995); L Azienda per progetti, Franco Angeli (1998); il libro educativo per bambini Tommy, il computer che racconta come funziona, Gi-Bi Edizioni (1998); Insegnare l informatica in azienda, Franco Angeli (2001), Il CRM Strategico, Franco Angeli (2009), Rime per il nuovo Golem, Youcanprint, 2014, Come si usa il CRM, Youcanprint_2014. L autore può essere contattato all indirizzo oppure tramite i siti: Per maggiori informazioni sull utilizzo aziendale di un CRM potete far riferimento al volume: Come si usa il CRM edizioni Youcanprint ( disponibile anche sulle migliori librerie on-line

3 3 Sommario AVVIO DEL CRM... 4 VIDEATA HOME... 4 MODIFICA DELLA PASSWORD... 6 INSERIMENTO DI UNA RIUNIONE (APPUNTAMENTO)... 7 ARCHIVIAZIONE DI UN DOCUMENTO RICERCA DI UN NOMINATIVO INSERIMENTO DI UN CLIENTE POTENZIALE (O DI UN CONTATTO) INSERIMENTO DI UN CONTATTO AZIENDALE DALLA SCHEDA AZIENDE STAMPA DI UNA SCHEDA CLIENTE USCITA DAL CRM... 16

4 Avvio del CRM 4 1) Andare su Internet Explorer (o su un qualsiasi altro browser internet) e digitare, sulla barra dell indirizzo, il link della pagina iniziale di SugarCRM, ad esempio: (a volte SuiteCRM viene installato su una cartella all interno del sito es.: 2) Inserire il nome utente e la password che Vi sono state fornite dall amministratore del crm 3) Premere il pulsante Login. Videata Home La prima videata che apparirà automaticamente all utente dopo l accesso al CRM è la videata Home, dove sono riassunti, in modo automatico, tutte le attività più importanti: - le telefonate ( Chiamate ) arrivate per me e registrate da qualche altro collega oppure dei promemoria; - le telefonate che dovrò fare; - le ultime riunioni fatte o da fare (o alle quali sono stato invitato); - gli ultimi clienti inseriti o semplicemente visualizzati (o sui quali ho fatto degli inserimenti di dati); - eventuali compiti (cose da fare/pro-memoria) da svolgere.

5 5 Tutti i riquadri contenuti nella Home (si chiamano dashlet ) sono personalizzabili posizionando il mouse sulla barra del nome e poi premendo, in alto a destra di ogni riquadro, il simbolo di una piccola penna. Che provocherà l apertura di una apposita finestra dove potrò indicare le mie preferenze di visualizzazione di quel particolare oggetto. Ad esempio, se si desidera visualizzare, nel riquadro Le mie Chiamate tutte le telefonate pianificate o non effettuate bisognerà selezionare col mouse, tenendo il tasto Ctrl premuto i vari elementi che, una volta cliccati diventeranno di colore blu.

6 6 Concluderà l operazione la pressione del tasto Salva. Modifica della password 1) Cliccare, in alto a destra sulla videata (dopo l accesso) sul proprio nome 2) Poi selezionare la scheda Cambiare Password

7 7 3) Inserire 2 volte la nuova password e premere Salva. ATTENZIONE!!! PER MOTIVI DI SICUREZZA (D.L. 196/2003) LA NUOVA PASSWORD NON DEVE ESSERE INFERIORE AD 8 CARATTERI ALFANUMERICI. Inserimento di una riunione (appuntamento) 1) Andare sul Calendario e selezionare, con un click del mouse, la giornata e l ora prescelta;

8 8 2) si aprirà la finestra Nuova Attività, inserirne l Oggetto, la durata, il luogo e gli altri elementi desiderati (azienda, assegnazione, pro-memoria ) 3) scendere più in basso nella videata, usando la tendina scorrevole, per poter salvare l appuntamento, visualizzare la propria agenda o (vedi immagine successiva) per invitare dei colleghi (o altri contatti del CRM);

9 9 N.B.: Mentre o dopo aver inserito un incontro/appuntamento è anche possibile invitare dei colleghi (o dei contatti) allo stesso appuntamento (seguire la numerazione presente nell immagine qui sopra). La procedura notificherà automaticamente ai colleghi/contatti la notizia ed essi potranno rispondere accettando o declinando l invito. Tutti gli appuntamenti inseriti appariranno nella Home dell utente (e degli eventuali colleghi invitati all appuntamento/riunione; quest ultimi avranno anche la possibilità di accettare o respingere la propria partecipazione con degli appositi pulsantini posti sulla parte destra del dashlet). Un appuntamento può essere inserito direttamente dalla scheda di un cliente (a cui viene associato in automatico), premendo, nella parte centrale della scheda Aziende/Clienti (o Contatto), nel sottopannello Attività, il pulsante a discesa e selezionare Nuova riunione.

10 10 La stessa cosa si può fare anche per chiamate (telefonate: Nuova chiamata ), compito ( Nuovo compito ), note o archiviazione documenti pertinenti al cliente ( Nuova nota o allegato ) oppure . Archiviazione di un documento Normalmente nelle Organizzazioni aziendali, per l archiviazione di note o documenti, si opera nel seguente modo: a) archiviazione di note, relazioni o documenti COMMERCIALI/MARKETING specifici su un certo Cliente L inserimento di questi documenti va effettuato dalla scheda cliente Aziende (per il suo utilizzo si veda più avanti), con la funzione Nuova nota o Allegato. Si aprirà una finestra più completa dove sarà possibile inserire gli estremi del documento e, mediante il tasto Sfoglia, inserire e memorizzare del CRM il file del documento stesso (Word, Excel, Pdf, Txt, immagini, foto, ecc.).

11 11 b) archiviazione di note, relazioni e documenti generici, pertinenti ad una Opportunità L inserimento di questa tipologia di documenti andrà effettuata tramite la scheda Documenti premendo, direttamente dalla scheda Offerta, nel sottopannello Documenti, il tasto Nuovo documento e compilando, in modo molto simile a quello esposto nel caso precedente, i vari campi (sono obbligatori solo quelli contrassegnati da un * asterisco rosso) e allegando il file premendo il tasto Sfoglia.

12 Il documento sarà automaticamente allegato (e disponibile) sia nel sottopannello Documenti della relativa offerta, che nella scheda principale Documenti presente nel menu del CRM (vedi immagine sotto) 12 Ricerca di un nominativo (valida sia per la scheda Aziende che per Contatti ) 1) Selezionare la scheda di riferimento 2) Selezionare il pulsante a forma di Filtro 3) selezionare il tipo di ricerca ( Filtro Rapido oppure Filtro Avanzato ) il campo sul quale fare la ricerca (es.: nome) e introdurre la parola da ricercare (nel caso di dubbio inserire la parola da ricercare tra due %, es.: %Rossi% per cercare tutti i clienti che nella ragione sociale contengano il nome Rossi ) 4) premere il tasto Cerca

13 13 L elenco delle Aziende riporterà solo quelle che corrispondono alla ricerca fatta. PER ANNULLARE UNA RICERCA E VISUALIZZARE NUOVAMENTE TUTTE LE AZIENDE PREMERE IL TASTO X a fianco dell attuale filtro (vedi immagine) E anche possibile usare il campo CERCA (ricerca su tutte le schede) presente in alto a destra del menu.

14 14 Inserimento di un cliente potenziale (o di un contatto) 1) andare nella scheda Aziende (o Contatti ) 2) selezionare, indifferentemente, Nuova Azienda, dal menu in alto a sinistra, oppure premere il pulsante Crea in alto a destra 3) inserire i dati conosciuti di quel cliente (o contatto) (obbligatorio solo il nome) 4) riempire tutti gli altri campi noti 5) premere il tasto Salva Inserimento di un Contatto aziendale dalla scheda Aziende (una persona conosciuta all interno dell azienda cliente) 1) Dalla scheda del cliente (Azienda), in modalità lettura (subito dopo della ricerca), andando in basso tra i sottopannelli, trovare quello Contatti

15 15 2) Se il contatto è stato già inserito precedentemente sulla scheda Contatti premere il tasto Seleziona e scegliere il nome del contatto (usando prima filtro e poi seleziona ) 3) Altrimenti premere il pulsante Crea per inserire il nuovo contatto

16 16 Stampa di una scheda cliente - Andare in basso a destra della scheda - Premere il pulsante Stampa Oppure, in alternativa: - andare sul menu opzioni del vostro browser internet e selezionare stampa o anteprima di stampa Uscita dal CRM 1) cliccare la dicitura Esci, nella tendina a discesa, in alto a destra, sotto il vostro nominativo.