PISTA DI CONTROLLO DELLA DIREZIONE REGIONALE LAVORO MACROPROCESSO: ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI OPERAZIONI A TITOLARITA'

Transcript

1 PISTA DI CONTROLLO DELLA DIREZIONE REGIONALE LAVORO MACROPROCESSO: ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI OPERAZIONI A TITOLARITA'

2 SEZIONE ANAGRAFICA

3 Macroprocesso Acquisizione di beni e servizi a titolarità SCHEDA ANAGRAFICA PISTA DI CONTROLLO OBIETTIVO Competitività Regionale ed Occupazione PROGRAMMA POR Lazio FSE MACROPROCESSO Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità IMPORTO FINANZIARIO DELL'OPERAZIONE COME DA PROGRAMMA OPERATIVO IMPORTO QUOTA FONDO STRUTTURALE (FSE) IMPORTO SPESA PUBBLICA NAZIONALE AUTORITA' DI GESTIONE Direzione Regionale, Formazione, Ricerca e Innovazione, Scuola e Università, Diritto allo Studio ORGANISMO INTERMEDIO Direzione regionale Lavoro AUTORITA' DI CERTIFICAZIONE Funzione caratteristica denominata "Autorità di Pagamento FSE" AUTORITA' DI AUDIT Ufficio Controlli di II livello sulla Gestione dei Fondi Strutturali ORGANIZZAZIONE Pagina 3 di 28

4 SEZIONE PROCESSI

5 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità PROGRAMMAZIONE Attività Autorità di Gestione Autorità di Audit Autorità di Certificazione Altri soggetti interni all'amministrazione titolare di intervento Soggetti attuatori Altri soggetti Attività di controllo Avvio delle attività per l'elaborazione dei Programmi Operativi in relazione agli orientamenti strategici e al Quadro Strategico Nazionale Assessorato Formazione, Ricerca, Scuola e Università Rilevazione ed analisi delle esigenze del territorio di riferimento Partenariato, Enti locali, Autorità competenti, ogni altro Organismo interessato Elaborazione ed invio delle proposte per l'elaborazione del Programma Operativo Partenariato, Enti locali, Autorità competenti, ogni altro Organismo interessato Recepimento delle istanze ed elaborazione della bozza del Programma Operativo Assessorato Formazione, Ricerca, Scuola e Università Valutazione ex ante Valutatore indipendente Recepimento delle osservazioni della valutazione e stesura definitiva del Programma Operativo Assessorato Formazione, Ricerca, Scuola e Università Rispondenza agli orientamenti strategici della Commissione Europea, al QSN e alla normativa comunitaria relativa alla Programmazione (AT1) Approvazione del Programma Operativo Commissione Europea Delibera di presa d'atto dell'approvazione comunitaria e pubblicazione del Programma Operativo sul Bollettino Ufficiale della Regione di riferimento Assessorato Formazione, Ricerca, Scuola e Università Pagina 5 di 28

6 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità PROGRAMMAZIONE Attività Autorità di Gestione Autorità di Audit Autorità di Certificazione Altri soggetti interni all'amministrazione titolare di intervento Soggetti attuatori Altri soggetti Attività di controllo Nomina delle Autorità, organizzazione dei relativi uffici e selezione del personale Assessorato Formazione, Ricerca, Scuola e Università Rispondenza alla normativa comunitaria relativa alla Programmazione e ai principi generali dei sistemi di gestione e controllo (AT2) Insediamento delle Autorità e predisposizione degli strumenti per lo svolgimento delle attività (in particolare manuali operativi contenenti le procedure d'esecuzione delle rispettive attività) Autorità di Gestione Autorità di Audit Autorità di Certificazione Rispondenza alla normativa comunitaria relativa alla Programmazione e ai principi generali dei sistemi di gestione e controllo (AT2) Organizzazione interna e formazione del personale impiegato negli uffici delle Autorità in merito alla corretta esecuzione delle attività e all'utilizzo degli strumenti predisposti Uffici dell'autorità di Gestione Uffici dell'autorità di Audit Uffici dell'autorità di Certificazione Predisposizione dei documenti contenenti la descrizione dell'organizzazione e delle procedure di ciascuna Autorità Autorità di Gestione Autorità di Audit Autorità di Certificazione Sulla base dei documenti predisposti da tutte le Autorità, definzione del Documento di descrizione del sistema di gestione e controllo e conseguente trasmissione a IGRUE Autorità di Gestione Valutazione di conformità del sistema di gestione e controllo agli articoli 5862 del Reg.1083/2006 e rilascio del relativo parere IGRUE Verifica del sistema di gestione e controllo ai fini delle valutazioni di conformità (I1) Acquisizione del parere e trasmissione del Documento di descrizione del sistema di gestione e controllo e del relativo parere di conformità alla Comunità Europea Autorità di Gestione Ricezione dei documenti e analisi del loro contenuto Commissione Europea Pagina 6 di 28

7 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità PROGRAMMAZIONE Attività Autorità di Gestione Autorità di Audit Autorità di Certificazione Altri soggetti interni all'amministrazione titolare di intervento Soggetti attuatori Altri soggetti Attività di controllo Definizione delle linee programmatiche e attuative e degli interventi di competenza da inserire nel PET (Piano Esecutivo Triennale) Funzione Programmazione Raccolta dei diversi contributi ed elaborazione del PET (Piano Esecutivo Triennale) Autorità di Gestione Verifica ed approvazione del PET Giunta Regionale Verifica della rispondenza delle operazioni riportate nel PET alle priorità del POR (GR1) Stipula della convenzione con la Direzione regionale Lavoro Autorità di Gestione Direzione regionale Lavoro Pagina 7 di 28

8 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità SELEZIONE ED APPROVAZIONE DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Beneficiario Altri soggetti Attività di controllo di I livello Definizione dei criteri di selezione delle operazioni Autorità di Gestione Verifica e approvazione dei criteri di selezione adottati Comitato di Sorveglianza Verifica di conformità dei criteri di selezione (CDS1) Identificazione dell'operazione nell'ambito del POR Funzione Programmazione Area Affari generali Nomina del Responsabile Unico del Procedimento Responsabile Unico del Procedimento Assunzione dell'impegno programmatico di bilancio sulla spesa preventiva Funzione Programmazione Area Affari generali Bilancio/Tesoreria Verifica della rispondenza dell'operazione con il POR (FP1) Verifica della disponibilità delle fonti di finanziamento (FP2) Scelta della procedura da utilizzare e predisposizione disciplinare di gara (Decreto legislativo 163/2006 e successive modifiche) per l'acquisizione di beni e servizi Funzione Programmazione Area Affari generali Pubblicazione del Bando di gara e della relativa modulistica sul Bollettino Ufficiale della Regione Lazio Funzione Programmazione Area Affari generali Verifica del rispetto della normativa in materia di pubblicità (FP3) Impegno programmatico delle risorse finanziarie Funzione Programmazione Area Affari generali Bilancio/Tesoreria Nomina Commissione di valutazione Funzione Programmazione Area Affari generali Commissionedi valutazione Predisposizione e presentazione delle offerte, e loro trasmissione al Beneficiario unitamente alla cauzione provvisoria Ditte concorrenti Ricezione delle offerte Funzione Programmazione Area Affari generali Verifica delle modalità di ricezione e di registrazione delle offerte (FP4) Convocazione ed insediamento della Commissione di valutazione Funzione Programmazione Area Affari generali Pagina 8 di 28

9 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità SELEZIONE ED APPROVAZIONE DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Beneficiario Altri soggetti Attività di controllo di I livello Valutazione delle offerte sulla base dei criteri pubblicati nel bando e trasmissione degli esiti Commissione di valutazione Verifica della sussistenza dei requisiti amministrativi e tecnicoorganizzativi (CDV1) Trasmissione degli esiti della selezione alla Funzione Programmazione Area Affari generali Pagina 9 di 28

10 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità ATTUAZIONE FISICA E FINANZIARIA DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Soggetti attuatori Attività di controllo Altri soggetti Predisposizione atti di approvazione della graduatoria Adozione atto di aggiudicazione e relativa pubblicazione sul Bollettino Ufficiale della Regione Lazio, comunicazione ai candidati degli esiti Ditte offerenti Verifica della corretta applicazione dei criteri di valutazione (FG1) Verifica della tempestiva e corretta comunicazione dell'esito della gara (FG2) Verifica della tempestiva e corretta pubblicazione dell'esito della gara (FG3) Eventuale produzione dei ricorsi Ditte ricorrenti Applicazione esiti dei ricorsi con atto ufficiale, relativa comunicazione agli interessati Ditte offerenti Verifica della corretta procedura di risoluzione degli eventuali ricorsi (FG4) Eventuale rinuncia della ditta aggiudicataria Ente aggiudicatario Eventuale scorrimento elenco, individuazione nuovi soggetti ammessi e conseguente comunicazione ai beneficiari Area Attuazione interventi Ente ammesso per eventaule scorrimento graduatoria Verifica della tempestiva e corretta pubblicazione dell'esito dell'istruttoria (FG5) Verifica del rispetto del corretto scorrimento dell'elenco dei beneficiari (FG6) Presentazione alla stazione appaltante della cauzione definitiva Impresa aggiudicataria Ricezione della cauzione definitiva Verifica della sussistenza e della correttezza della cauzione/polizza fidejussoria rispetto a quanto stabilito nel bando (FG7) Pagina 10 di 28

11 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità ATTUAZIONE FISICA E FINANZIARIA DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Soggetti attuatori Attività di controllo Altri soggetti Stipula del contratto di appalto Impresa appaltatrice Verifica della regolarità del Contratto e della corrispondenza con il contenuto degli atti di gara (FG8) Predisposizione dell'impegno definitivo delle risorse finanziarie Bilancio/Tesoreria Consegna del Piano Operativo, emissione ed inoltro della fattura e della richiesta di erogazione dell'eventuale acconto Impresa fornitrice Verifica la completezza della domanda di rimborso/pagamento Verifica della documentazione amministrativa, contabile e tecnica relativa all'acquisizione dei beni/erogazione servizi e alla loro rispondenza al contratto (per l'erogazione degli acconti) (FG9) Pagina 11 di 28

12 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità ATTUAZIONE FISICA E FINANZIARIA DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Soggetti attuatori Attività di controllo Altri soggetti Emissione dei certificati di pagamento per i corrispondenti acconti Esecuzione del pagamento alla Banca Tesoriera dell'impresa fornitrice Bilancio/Tesoreria Verifica della correttezza e completezza del mandato/ordine di pagamento relativo all'acquisizione dei beni/erogazione servizi (T1) Conferma di avvenuto pagamento alla Tesoreria e comunicazione di avvenuto accredito all'impresa fornitrice Impresa fornitrice Banca dell'impresa Conferma di avvenuto pagamento Area Attuazione interventi Bilancio/Tesoreria Verifica dell'avvenuto pagamento mediante quietanza (FG10) Alimentazione del Sistema Informativo Pagina 12 di 28

13 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità ATTUAZIONE FISICA E FINANZIARIA DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Soggetti attuatori Attività di controllo Altri soggetti Consegna dei beni o prestazione di servizi al Beneficiario, emissione ed inoltro della fattura e della richiesta di erogazione dei pagamenti intermedi con presentazione dei SAL e della documentazione probatoria Impresa fornitrice Verifica della completezza della domanda di rimborso Trasmissione della documentazione all'area Controlli per l'effettuazione del controllo di I livello Verifica della documentazione amministrativa, contabile e tecnica relativa all'acquisizione dei beni/erogazione servizi e alla loro rispondenza al contratto (per l'erogazione degli acconti) (FG9) Controlli di I livello documentali al fine dell'erogazione dei pagamenti intermedi del contributo (FC1) Controlli di I livello documentali Funzione Controllo Area Controllo, Rendicontazione e Contenzioso Acquisizione risultati controlli di I livello Pagina 13 di 28

14 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità ATTUAZIONE FISICA E FINANZIARIA DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Soggetti attuatori Attività di controllo Altri soggetti Emissione dei certificati di pagamento relativi agli stati di avanzamento e dei mandati/ordini di pagamento per i corrispondenti acconti Esecuzione del pagamento alla Banca Tesoriera dell'impresa fornitrice Bilancio/Tesoreria Verifica della correttezza e completezza del mandato/ordine di pagamento relativo all'acquisizione dei beni/erogazione servizi (T1) Conferma di avvenuto pagamento alla Tesoreria e comunicazione di avvenuto accredito all'impresa fornitrice Impresa fornitrice Banca dell'impresa Conferma di avvenuto pagamento Bilancio/Tesoreria Verifica dell'avvenuto pagamento mediante quietanza (FG10) Alimentazione del Sistema Informativo Pagina 14 di 28

15 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità ATTUAZIONE FISICA E FINANZIARIA DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Soggetti attuatori Attività di controllo Altri soggetti Consegna dei beni o prestazione di servizi al Beneficiario, emissione ed inoltro della fattura e della richiesta di erogazione del compenso a saldo e presentazione del SAL finale e della documentazione probatoria Impresa fornitrice Ricezione della documentazione ed eventuale nomina della Commissione di collaudo Organo di Collaudo Effettuazione del collaudo e redazione del processo verbale Organo di Collaudo Redazione della relazione di collaudo, emissione del certificato di collaudo e trasmissione alla stazione appaltante Organo di Collaudo Pagina 15 di 28

16 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità ATTUAZIONE FISICA E FINANZIARIA DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Soggetti attuatori Attività di controllo Altri soggetti Atto di ammissibilità del collaudo dei beni o di accettazione del servizio e svincolo della cauzione definitiva Verifica della sussistenza, della completezza e della correttezza del collaudo (FG11) Trasmissione della documentazione all'area Controlli per l'effettuazione del controllo di I livello Attività di controlli di I livello in fase di conclusione Funzione Controllo Area Controllo, Rendicontazione e Contenzioso Controlli di I livello documentali al fine dell'erogazione della quota finale del contributo (FC2) Verifica dei controlli della rendicontazione Funzione Controllo Area Controllo, Rendicontazione e Contenzioso Trasmissione dei risultati dei controlli alla Funzione Gestione Funzione Controllo Area Controllo, Rendicontazione e Contenzioso Acquisizione risultati controlli Funzione Pagamento Emissione del mandato/ordine di pagamento relativo al saldo della fornitura Esecuzione del pagamento alla Banca Tesoriera dell'impresa fornitrice Bilancio/Tesoreria Verifica della correttezza e completezza del mandato/ordine di pagamento relativo all'acquisizione dei beni/erogazione servizi (T1) Pagina 16 di 28

17 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità ATTUAZIONE FISICA E FINANZIARIA DELLE OPERAZIONI Attività Struttura dell'organismo Intermedio Soggetti attuatori Attività di controllo Altri soggetti Conferma di avvenuto pagamento alla Tesoreria e comunicazione di avvenuto accredito all'impresa fornitrice Impresa fornitrice Banca dell'impresa fornitrice Conferma di avvenuto pagamento Bilancio/Tesoreria Verifica dell'avvenuto pagamento mediante quietanza (FG10) Alimentazione del Sistema Informativo Pagina 17 di 28

18 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità CERTIFICAZIONE SPESA E CIRCUITO FINANZIARIO Attività Struttura Autorità dell'o.i. di Certificazione Autorità diaudit Gestione Beneficiario Altri soggetti Soggetti istituzionali Tempi di svolgimento Attività di controllo Ordine e comunicazione di assegnazione delle risorse agli specifici capitoli di bilancio Ricezione della comunicazione di assegnazione del contributo finanziario a singole operazioni o gruppi di operazioni Trasmissione della documentazione necessaria per l elaborazione della certificazione delle spese all AdG alla Funzione Rendicontazione Funzione Rendicontazione Area Controllo, Rendicontazione e Contenzioso Elaborazione della Dichiarazione di spesa del Programma ripartita per Asse per l'o.i. Trasmissione della Dichiarazione di spesa corredata delle check list a livello di progetto all'adg Funzione Rendicontazione Area Controllo, Rendicontazione e Contenzioso Pagina 18 di 28

19 Acquisizione beni e servizi Operazioni a titolarità CERTIFICAZIONE SPESA E CIRCUITO FINANZIARIO Attività Struttura Autorità dell'o.i. di Certificazione Autorità diaudit Gestione Beneficiario Altri soggetti Soggetti istituzionali Tempi di svolgimento Attività di controllo Trasmissione della documentazione (Dichiarazione di spesa e Check list a livello di progetto) all'autorità di certificazione. Eventuale comunicazione agli OO.II. delle spese ritenute inamissibili. Autorità di Gestione Verifica della completezza e della correttezza delle Dichiarazioni di spesa predisposte dall'area Attuazione e dagli OO.II. nonché della completezza e della corretta compilazione delle Check list predisposte dall'area Controlli (AdG1) Ricezione e analisi delle Dichiarazioni di spesa prodotte dall'autorità di Gestione nonché delle Check list per il controllo di primo livello Autorità di Certificazione Elaborazione e certificazione delle dichiarazioni intermedie di spesa, elaborazione di eventuali dichiarazioni di spesa per chiusure parziali, elaborazione delle domande di pagamento delle quote intermedie e inserimento delle dichiarazioni di spesa e delle domande di pagamento sul sistema informatico. Comunicazione all'adg e agli OO.II. degli estremi della dichiarazione certificata di spesa e della domanda di pagamento contenente le singole dichiarazioni di spesa a livello di gruppo di operazione e delle eventuali spese ritenute non ammissibili. Eventuale trasmissione della dichiarazione certificata di spesa per la chiusura parziale. Autorità di Certificazione Verifica della correttezza e della fondatezza della spesa (ADC1) Verifiche a campione delle operazioni su base documentale (ADC2) Ricezione della comunicazione da parte dell'adc OO.II. OO.II. Autorità di Gestione Autorità di Gestione Pagina 19 di 28

20 SEZIONE DETTAGLIO ATTIVITA' DI CONTROLLO

21 Macroprocesso Acquisto di Beni e Servizi a Titolarità DETTAGLIO ATTIVITA' DI CONTROLLO Codice controllo Descrizione controllo e documentazione di riferimento Riferimenti normativi Documenti Archiviazione documenti Regolamento n. 1083/2006 Programma Operativo QSN AT1 AT2 I1 GR1 CDS1 FP1 FP2 FP3 FP4 CDV1 Assessorato Formazione, Ricerca, Scuola e Università Assessorato Formazione, Ricerca, Scuola e Università IGRUE Giunta Regionale Comitato di Sorveglianza Funzione Programmazione Funzione Programmazione Funzione Programmazione Commissione di valutazione Rispondenza agli orientamenti strategici della Commissione Europea, al QSN e alla normativa comunitaria relativa alla Programmazione Verificare che l'intero processo di programmazione e il Programma Operativo siano coerenti con quanto prestabilito dalla normativa comunitaria e in particolare dal titolo III del Reg. n. 1083/2006 e dal QSN Rispondenza alla normativa comunitaria relativa alla Programmazione e ai principi generali dei sistemi di gestione e controllo Verifica che l'attività di nomina delle Autorità/Organismi deputati alla gestione e al controllo e la successiva definizione dell'organizzazione, delle procedure e degli strumenti operativi relativi alla loro attività sia coerente alle prescrizioni della normativa comunitaria in particolare al Reg. (CE) n. 1083/2006, Reg. (CE) n. 1080/2006 al Reg.(CE) n. 1828/2006 e ai principi generali dei sistemi di gestione e controllo Verifica del sistema di gestione e controllo ai fini della valutazione di conformità Verifica che il sistema di gestione e controllo definito dall'autorità di Gestione sia conforme a quanto previsto dagli art del Reg. (CE) n. 1083/2006, ai manuali operativi contenenti le procedure d'esecuzione delle attività specifiche delle Autorità e alla Descrizione del sistema di gestione e controllo ex art. 21 e allegato XII del Reg. (CE) 1828/2006 Verifica della rispondenza delle operazioni riportate nel PET alle priorità del POR Verifca che le operazioni riportate nel PET siano conformi alle priorità descritte nel POR Verifica di conformità dei criteri di selezione (ammissibilità e priorità) Verifica che i criteri di selezione delle operazioni definiti dall'autorità di Gestione siano coerenti con il Programma Operativo e pertinenti alla tipologia di operazioni a cui si applicano Verifica della rispondenza dell'operazione con il POR Verifica che l'operazione programmata sia ricompresa nelle operazioni descritte nel POR Verifica della disponibilità delle fonti di finanziamento Verificare la sussistenza e la correttezza dell'atto da cui risulti la disponibilità dei fondi sui conti in entrata dell'o.i. rispetto all'impegno finanziario del progetto Verifica del rispetto della normativa in materia di pubblicità Verifica che vengano adottate tutte le misure preliminari (media, affissioni, ecc.) previste dalla normativa nazionale e comunitaria al fine di consentire alle potenziali società appaltatrici di venire a conoscenza dell'iniziativa intrapresa dall'amministrazione e che la pubblicazione del bando sia conforme alla normativa vigente Verifica delle modalità di ricezione e di registrazione delle offerte Verifica che le offerte ricevute vengano correttamente protocollate, che il numero di protocollo venga attribuito contestualmente alla consegna, che la documentazione consegnata sia correttamente archiviata e che la data di ricezione rispetti i termini indicati nel bando pubblicato dall'amministrazione titolare Verifica della sussistenza dei requisiti amministrativi e tecnicoorganizzativi Verifica che le competenza tecniche ed organizzative dei candidati siano adeguate allo svolgimento delle prestazioni e corrispondano a quanto previsto dal bando Reg. (CE) n. 1083/2006 Reg. (CE) n. 1080/2006 Reg. (CE) n. 1828/2006 Reg. (CE) n. 1083/2006 art 5862 Reg. (CE) n. 1828/2006 art. 21 e Allegato XII QSN POR Lazio FSE 2007/2013 Programma Operativo PET documenti di nomina delle Autorità/Organismi del Sistema di Gestione e Controllo manuale operativo contenente le procedure d'esecuzione delle attività documento di descrizione del sistema di gestione e controllo relazione sulla valutazione e relativo parere di conformità Reg. (CE) n. 1083/2006 criteri di selezione delle operazioni verbale della seduta del CdS da cui si evince l'approvazione dei criteri di selezione (ammissibilità e priorità) Assessorato Formazione, Ricerca, Scuola e Università Sede Indirizzo Assessorato Formazione, Ricerca, Scuola e Università Sede Indirizzo IGRUE Autorità di Gestione Autorità di Gestione POR Lazio FSE 2007/2013 POR Ufficio Programmazione D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche bollettino Ufficiale pubblicazione estratti del bando atti di gara D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche bando offerte ricevute ( protocollo, timbri, ecc.) D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche bando capitolato Ufficio Programmazione O.I. D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche atti di gara Ufficio Attuazione Verifica della corretta applicazione dei criteri di valutazione verbali di aggiudicazione graduatoria FG1 Verifica che la selezione sia stata effettuata mediante una corretta applicazione dei criteri di valutazione previsti dal bando FG2 Funzione Programmazione Verifica della tempestiva e corretta comunicazione dell'esito della gara Verifica che gli aggiudicatari siano correttamente e prontamente informati nel rispetto dei termini previsti dalla normativa e/o dal bando Verifica della tempestiva e corretta pubblicazione dell'esito della gara Regolamento di contabilità dell'ente atto d'impegno Ufficio Programmazione D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche bando comunicazione della graduatoria Ufficio Programmazione Ufficio Attuazione D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche pubblicazione della graduatoria sul Bollettino Ufficiale Ufficio Attuazione FG3 Verifica del rispetto dei termini previsti per la pubblicazione Pagina 21 di 28

22 Macroprocesso Acquisto di Beni e Servizi a Titolarità Codice controllo Descrizione controllo e documentazione di riferimento Riferimenti normativi Documenti Archiviazione documenti D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche ricorsi Ufficio Attuazione Verifica della corretta procedura di risoluzione degli eventuali ricorsi documentazione relativa all'esame dei ricorsi graduatoria FG4 FG5 FG6 Verificare che il ricorso sia stato presentato nei termini consentiti, sia legittimo nei contenuti Verifica della tempestiva e corretta pubblicazione dell'esito dell'istruttoria Verificare che il ricorso sia stato risolto in base ai criteri di valutazione previsti dal bando Verifica del rispetto del corretto scorrimento dell'elenco dei beneficiari Verificare ill corretto scorrimento dell'elenco, e che le modalità di individuazione dei soggetti ammessi e la conseguente comunicazione ai beneficiari siano svolti in maniera corretta Verifica della sussistenza e della correttezza della cauzione/polizza fidejussoria rispetto a quanto stabilito nel bando D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche ricorsi documentazione relativa all'esame dei ricorsi graduatoria D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche graduatoria Ufficio Attuazione D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche bando cauzione, polizza fidejussoria Ufficio Attuazione Ufficio Attuazione FG7 Verificare che la documentazione presentata dalla società di appaltatrice, a titolo di cauzione/fidejussione per la buona esecuzione, sia conforme a quanto prestabilito dalla normativa comunitaria e dal bando con particolare attenzione all'importo e alla scadenza FG8 FG9 T1 Tesoreria Verifica della regolarità del Contratto e della corrispondenza con il contenuto degli atti di gara Verifica che il Contratto sia conforme alla normativa nazionale e comunitaria e contenga tutte le informazioni necessarie ad inviduare diritti e doveri dei contraenti in relazione alla esecuzione del contratto di appalto e che corrisponda a quanto previsto dal bando. Verifica della conformità di eventuali atti aggiuntivi Verifica della documentazione amministrativa, contabile e tecnica relativa all'acquisizione dei beni/erogazione di servizi e alla loro rispondenza al contratto (per l'erogazione degli acconti) Verifica della correttezza e completezza della documentazione afferente alle prestazioni eseguite ai fini del pagamento e della successiva rendicontazione. In particolare l'area Gestione dovrà effettuare le seguenti verifiche: verifica della sussistenza della documentazione amministrativa e contabile (SAL, fatture o altro documento contabile avente forza probatoria equivalente, certificati di pagamento, documentazione relativa alle spese progettuali, ecc.) relativa alle prestazioni verifica del rispetto della normativa civilistica e fiscale, mediante la valutazione della correttezza formale dei documenti di spesa verifica della cauzione Verifica della correttezza e completezza del mandato/ordine di pagamento relativo all'acquisizione dei beni/erogazione servizi Verificare che i dati inseriti nel mandato/ordine di pagamento siano conformi a quanto riportato nell'impegno definitivo con particolare riferimento agli aventi diritto ed all'ammontare del credito D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche contratto di appalto atti di gara documentazione amministrativa delle società appaltatrici (Certificazione antimafia, iscrizione CCIAA, ecc.) D. Lgs. 163/2006 e successive modifiche Reg. (CE) 1080/2006 Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1828/2006 Normativa civilistica e fiscale nazionale Disposizioni dell'amministrazione titolare sulle modalità di rendicontazione delle spese da parte dei beneficiari D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche Regolamento di contabilità dell'ente fatture o altro documento contabile avente forza probatoria equivalente piano generale di lavoro polizza fidejussoria cauzione di regolare esecuzione delle attività impegno definitivo di spesa mandato/ordine di pagamento Ufficio Attuazione Ufficio Attuazione Tesoreria FG10 FC1 FG11 Funzione Controlli Verifica dell'avvenuto pagamento mediante quietanza Verificare che i giustifcativi di spesa siano quietanzati mediante idoneo titolo di pagamento e/o il mandato/ordine di pagamento al fine di avere certezza dell'avvenuto pagamento Controlli di I livello documentali al fine dell'erogazione delle quote intermedie del contributo Verifica della corrispondenza delle voci di spesa contenute nei documenti di spesa ( fatture, documentazione tecnica, ecc.) con l'oggetto del contratto stipulato tra l'oi e soggetto appaltatore ed eventuali perizie di variante Verifica dell'ammissibilità delle spese: in particolare verifica che le spese siano state sostenute nel periodo di ammissibilità previsto, che siano conformi alle voci di spesa ammissibili contenute nella normativa comunitaria e nazionale e nel Programma Operativo Verificare che i documenti giustificativi di spesa (es. fatture o altri documenti aventi forza probatoria equivalente) siano stati opportunamente vidimati con apposito timbro o dicitura che attesti il cofinanziamento della relativa spesa a valere sul Programma Operativo, sul Gruppo di Operazioni, sul Fondo Verifica del rispetto dei tassi di partecipazione finanziaria previsti dal Programma Operativo, mediante analisi degli atti di impegno e dei mandati di pagamento da cui risulti l'imputazione della spesa a specifici capitoli di bilancio e la riconciliazione con i tassi di partecipazione finanziaria previsti Verifica della sussistenza, della completezza e della correttezza del collaudo Verifica che il certificato di collaudo riporti gli estremi dell'opera pubblica realizzata e la firma del collaudatore incaricato con atto ufficiale e che le opere descritte corrispondano a quanto previsto nel contratto di appalto D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche Regolamento di contabilità dell'ente Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1080/2006 Reg. (CE) 1081/2006 Reg. (CE) 1828/2006 D. Lgs. 163/2006 e successive modifiche dichiarazione di quietanza mandato/ordine di pagamento quietanzato titoli di pagamento reversale di incasso Programma Operativo contratto d'appalto ed eventuali perizie di variante piano di lavoro spese relative all'eventuale studio di fattibilità SAL fatture o altro documento contabile avente forza probatoria equivalente Ufficio Attuazione Ufficio Controllo D. Lsg. 163/2006 e successive modifiche certificato di collaudo (o certificato di regolare Ufficio Attuazione esecuzione per importi inferiori a euro) nomina commissione di collaudo comunicazione di svincolo della cauzione definitiva/polizza fideiussoria Pagina 22 di 28

23 Macroprocesso Acquisto di Beni e Servizi a Titolarità Codice controllo Descrizione controllo e documentazione di riferimento Riferimenti normativi Documenti Archiviazione documenti Controlli di I livello documentali ed in loco al fine dell'erogazione della quota finale del contributo Verifica della sussistenza e della regolarità della documentazione di fine lavori e collaudo Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1080/2006 Ufficio Controllo Verifica della corrispondenza delle voci di spesa contenute nei documenti di spesa ( fatture, documentazione tecnica, ecc.) con l'oggetto del contratto Reg. (CE) 1081/2006 stipulato tra l'oi e soggetto appaltatore ed eventuali perizie di variante Reg. (CE) 1828/2006 Verifica dell'ammissibilità delle spese: in particolare verifica che le spese siano state sostenute nel periodo di ammissibilità previsto, che siano conformi D. Lgs. 163/2006 e successive modifiche FC2 Funzione Controlli alle voci di spesa ammissibili contenute nella normativa comunitaria e nazionale e nel Programma Operativo Verificare che i documenti giustificativi di spesa (es. fatture o altri documenti aventi forza probatoria equivalente) siano stati opportunamente vidimati con apposito timbro o dicitura che attesti il cofinanziamento della relativa spesa a valere sul Programma Operativo, sul Gruppo di Operazioni, sul Fondo Europeo di cofinanziamento, sul periodo di programmazione Verifica del rispetto dei tassi di partecipazione finanziaria previsti dal Programma Operativo, mediante analisi degli atti di impegno e dei mandati di pagamento da cui risulti l'imputazione della spesa a specifici capitoli di bilancio e la riconciliazione con i tassi di partecipazione finanziaria previsti Programma Operativo contratto d'appalto ed eventuali perizie di variante piano di lavoro SAL fatture o altro documento contabile avente forza probatoria equivalente nomina Commissione Collaudo certificato di ultimazione lavori certificato di collaudo e relativa relazione certificato di regolare esecuzione conto finale comunicazione di svincolo della cauzione definitiva/polizza fideiussoria ADG1 ADC1 ADC2 Autorità di Gestione Verifica della completezza e della correttezza delle Dichiarazioni di spesa predisposte dagli OO.II. nonché della completezza e della corretta compilazione delle Check list predisposte dall'ufficio Controlli di Primo Livello degli OO.II. Verificare che le dichiarazioni di spesa predisposte dall'area Attuazione e dagli OO.II. e le check list predisposte dall'area Controlli e dagli Uffici Controlli Primo Livello degli OO.II. a seguito dell'attività di controllo di I livello siano compilate in ogni loro parte e contengano informazioni coerenti tra di loro e con la documentazione prodotta dal beneficiario Verifica della correttezza e della fondatezza della spesa Verifica che le dichiarazioni di spesa dell'adg e dell'uco nonchè le check list dei controlli di I livello siano conformi tra loro e coerenti con le informazioni risultanti dal sistema informatizzato di cui all'art. 60 lettera c) del Regolamento 1083/2006, in particolare verifica che gli importi di spesa a livello di Autorità di Certificazione ciascuna operazione indicati nelle dichiarazioni di spesa siano coerenti con le seguenti informazioni registrate nel sistema informatizzato di cui all'art. 60 lettera c): gli importi dei singoli documenti giustificativi di spesa; l'importo di spesa ammissibile risultante dal controllo di I livello; valore del contributo ammissibile erogato; estremi dell'atto dell'adg dell'approvazione della lista progetti contenente l'operazione in esame Autorità di Certificazione Verifiche a campione delle operazioni su base documentale Verifica che le spese dichiarate per ogni operazione siano comprovate da documentazione giustificativa di spesa, che tali documenti siano conformi alla normativa civile e fiscale, che le voci di spesa contenute in tali documenti siano ammissibili, che il contributo erogato sia stato correttamente misurato, che le check list dell'ufficio Controlli di I livello siano correttamente compilate rispetto a quanto emerso dai controlli dell'adc stessa, che le Dichiarazioni di spesa dell'adg e dell'uco siano state correttamente compilate rispetto all'indicazione della spesa ammissibile e del contributo erogato, che la spesa rendicontata dal Beneficario, la spesa ritenuta ammissible dall'uc e il contributo erogato siano registrati sul sistema informatizzato di cui all'art. 60 lettera c), che i documenti giustificativi di spesa siano correttamente archiviati presso gli Uffici competenti Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1828/2006, art. 13 Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1828/2006 Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1828/2006 check list dichiarazione di spesa bando di gara contratto d'appalto fatture o altro documento contabile avente forza probatoria equivalente mandati/ordini di pagamento titolo di pagamento quietanza liberatoria dichiarazioni di spesa ADG e UCO check lists dei controlli di I livello dati risultanti dal sistema informatizzato ex art. 60 lettera c) dichiarazioni di spesa ADG e UCO check lists dei controlli di I livello documenti giustificativi di spesa presentati dal Beneficiario documenti relativi al pagamento del contributo Autorità di Gestione Autorità di Certificazione Autorità di Certificazione ADA1 MLSPS1 CE1 I2 ADG2 Autorità di Audit Ministero del Lavoro Commissione Europea IGRUE Autorità di Gestione Verifica della legalità e regolarità delle transazioni soggiacenti alla dichiarazione di spesa relativa alle operazioni da chiudere Verifica a campione delle operazioni (per le quali l'autorità di certificazione attesta la spesa finale ed elabora la domanda di saldo) diretta a valutare la regolarità delle operazioni e la complessiva fondatezza dell'attestazione di spesa Verifica della completezza e regolarità formale della domanda di pagamento/saldo Verifica che la domanda di pagamento presentata dall'autorità di certificazione contenga tutti i dati necessari per la successiva istruttoria da parte della Commissione Europea e da parte di IGRUE Verifica della regolarità della domanda di pagamento/saldo e della correttezza dell'importo di spesa nonché dell'importo del contributo comunitario richiesto Verifica che la domanda di pagamento dell'autorità di certificazione sia corretta da un punto di vista formale (presenza di tutti i dati rilevanti) e da un punto di vista sostanziale (calcolo del contributo richiesto corretto in base all'ultimo Piano Finanziario approvato del Programma Operativo) Verifica della regolarità della domanda di pagamento e della correttezza dell'importo di spesa nonché dell'importo del contributo nazionale richiesto Verifica che la domanda di pagamento dell'autorità di certificazione sia corretta da un punto di vista formale (presenza di tutti i dati rilevanti) e da un punto di vista sostanziale (calcolo del contributo richiesto corretto in base all'ultimo Piano Finanziario approvato del Programma Operativo) Verifica della correttezza dell'importo ricevuto e della relativa contabilizzazione Verifica che la quota comunitaria e la quota nazionale siano conformi all'importo richiesto Verificare la corretta contabilizzazione in bilancio con distinzione tra quota nazionale e quota comunitaria Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1828/2006 Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1828/2006 Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1828/2006 Reg. (CE) 1083/2006 Reg. (CE) 1828/2006 Reg. (CE) 1083/206 Regolamento contabile dell'ente documentazione amministrativa e di spesa tenuta dall'autorità di Gestione verifiche in loco dichiarazione certificata di spesa e relativa domanda di pagamento presentata dall'autorità di Certificazione dichiarazione certificata di spesa e relativa domanda di pagamento presentata dall'autorità di Certificazione Autorità di Audit Ministero del Lavoro Commissione Europea Programma Operativo (piano finanziario) IGRUE dichiarazione certificata di spesa presentata dall'autorità di Certificazione domanda di pagamento presentata dall'autorità di Certificazione atto di impegno Autorità di Gestione Pagina 23 di 28

24 SEZIONE DOSSIER DI OPERAZIONE

25 Macroprocesso Acquisto di Beni e Servizi a Titolarità PROGRAMMA OPERATIVO OBIETTIVO CRO FONDO FSE Dossier di Operazione art. 15 del Reg. (CE) 1828/2006 Operazione Codice Monitoraggio Macroprocesso Importo finanziario dell'operazione Importo della quota fondo strutturale approvata per l'operazione Importo della quota spesa pubblica nazionale Importo della quota privata (se presente)

26 Macroprocesso Acquisto di Beni e Servizi a Titolarità PROGRAMMA OPERATIVO OBIETTIVO CRO FONDO FSE Dossier di operazione art. 15 del Reg. (CE) 1828/2006, lettera a) e b) Operazione Codice Monitoraggio Data Giustificativo di spesa Controllo di primo livello Quietanza Importo Dichiarazione di Titolo spesa di pagamento ADG liberatoria (data e rendicontabile Numero e Importo (tipologia, Numero data, e numero) Importo Check list di controllo Spesa ammissibile riferimento) tipologia Data tipologia della spesa in base alla check (n. di riferimento) list* Erogazione del contributo al Beneficiario Dichiarazione di spesa ADG in cui è stata inserita la spesa (n. di riferimento) Spesa inserita nella Dichiarazione di spesa ADG

27 Macroprocesso Acquisto di Beni e Servizi a Titolarità PROGRAMMA OPERATIVO OBIETTIVO CRO FONDO FSE Dossier di operazione art. 15 del Reg. (CE) 1828/2006, lettera c) Operazione Codice Monitoraggio Allegare: la graduatoria da cui risulti l'applicazione dei criteri di selezione relativi al Programma Operativo

28 Macroprocesso Acquisto di Beni e Servizi a Titolarità PROGRAMMA OPERATIVO OBIETTIVO CRO FONDO FSE Dossier di operazione art. 15 del Reg. (CE) 1828/2006, lettera d) Operazione Codice Monitoraggio Allegare: Copia della seguente documentazione tecnica e finanziaria Macroprocesso acquisto di beni e servizi Atto di aggiudicazione dell'appalto Contratto di fornitura di beni e servizi (in particolare evidenza dell'oggetto e dei corrispettivi) Eventuali modifiche/integrazioni al contratto che modifichino oggetto e corrispettivi Copia delle check list per il controllo di primo livello (verifiche amministrative e eventuali verifiche in loco) o di altra documentazione di controllo o audit che riguardi l'operazione Copia dei rapporti di monitoraggio relativi all'operazione