NUOVA PIATTAFORMA MISSIONI

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1 NUOVA PIATTAFORMA MISSIONI A cura dell Ufficio Missioni: Cinzia Gherarducci e Martina Roncolini Iit

2 NUOVA PIATTAFORMA MISSIONI QUANDO? Arrivo comunicazione ufficiale direttore via mail. DOVE? Aprendo il browser Google Chrome e digitando missioni.cnr.it. COME? Utilizzo utente e password del SIPER. CHI? Personale dipendente CNR, titolari di contratti d opera, assegno di ricerca, borse di studio e associati. MISSIONI PENDENTI Per il rimborso di tutti gli ordini di missioni già presentati in forma cartacea, il personale e assimilati hanno tempo 10 giorni lavorativi dalla partenza ufficiale della nuova piattaforma, per presentare i rimborsi cartacei all Ufficio missioni ai fini della contabilizzazione. 19/02/2018 ore 10:30 2

3 I TEMPI Il dipendente deve inserire l ordine di missione sulla piattaforma almeno 10 giorni lavorativi prima della partenza. Il Responsabile di gruppo deve controllare la reale disponibilità di fondi sia sul capitolo di spesa relativo al proprio profilo contrattuale (13033 Spese di trasferta del personale associato e degli assegnisti di ricerca etc.) sia sul capitolo di spesa (Spese per la partecipazione a convegni) per eventuali iscrizioni ed ha 48 h dalla ricezione della per autorizzare la missione. Il dipendente deve assicurarsi che il direttore abbia autorizzato la sua missione prima di partire, verificando di avere ricevuto l da noreply@scrivaniadigitale.cnr.it. 19/02/2018 ore 10:30 3

4 I TEMPI SOLO IN CASO DI PARTENZA URGENTE (entro 24h prima della partenza) la sede centrale ha implementato un sistema in cui l ordine di missione confluisce direttamente nella casella del Direttore per l approvazione. In questo caso il dipendente, oltre ad assicurarsi di aver ricevuto l di approvazione dal Direttore da noreply@scrivaniadigitale.cnr.it, deve andare sulla Intranet e produrre l ordine di missione cartaceo che porterà all ufficio missioni debitamente firmato dal proprio responsabile e con l indicazione dei dati finanziari (Cdr, Gae etc). 19/02/2018 ore 10:30 4

5 ORDINI DI MISSIONE E NOVITA CUP necessario per missioni soggette a rendicontazioni. CDR e GAE necessari anche se il loro inserimento è facoltativo. MISSIONE C.U.G. Solo per le missioni che riguardano i dipendenti afferenti a al Comitato Unico di Garanzia. IMPORTO PRESUNTO indicare solo il costo delle spese escluso il costo dell eventuale iscrizione. PERSONALE AL SEGUITO obbligatoria la compilazione sia per il dipendente al seguito che per il dipendente con la qualifica più elevata. 19/02/2018 ore 10:30 5

6 ORDINI DI MISSIONE E NOVITA TAXI: inserire la motivazione se programmato prima della partenza. Al dipendente spetta il rimborso delle spese effettivamente sostenute per l uso del taxi in casi debitamente motivati da esigenze di servizio o da difficoltà nell uso di altri mezzi di trasporto. Si ricorda che nella ricevuta del taxi devono essere sempre indicati: la data e il percorso effettuato. Le spese del taxi per gli spostamenti nell area urbana devono avere un limite massimo giornaliero di 25,00 euro. Al contrario negli spostamenti per collegamenti con aeroporti, porti o stazioni, non ci sono limiti di spesa. Il taxi non è rimborsabile se non approvato nell ordine di missione, salvo casi eccezionali come sciopero etc. In questi casi nel momento del rimborso allegare dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà con indicata esplicita motivazione da sottoporre all attenzione e alla firma dal direttore. 19/02/2018 ore 10:30 6

7 ORDINI DI MISSIONE E NOVITA ANTICIPO ORDINE DI MISSIONE: (richiesta sia sulla piattaforma che cartacea perché l anticipo non viene riportato su Sigla). Nel caso di richiesta di anticipo di missione, al momento della compilazione dell ordine di missione, il dipendente appone il flag su anticipo, inserisce la cifra delle spese sostenute o previste relative a viaggio e/o alloggio e, dopo aver salvato l ordine di missione, si collega comunque alla Intranet dell Istituto e compila la richiesta di anticipo cartacea seguendo la procedura attuale, allegando la stampa dell ordine di missione approvato e la documentazione dei preventivi effettivi relativi a viaggio e/o alloggio. Allegare il PROGRAMMA dell evento (obbligatorio) e specificare i giorni di partecipazione per eventi di durata superiore ad un giorno. 19/02/2018 ore 10:30 7

8 RIMBORSO MISSIONE ORDINI GIA RIMBORSATI Nelle missioni dove il dipendente ha sostenuto anche la spesa per l iscrizione all evento (altro capitolo di spesa: CAP ) si devono fare due rimborsi di missione. Il primo indicando tutte le altre spese sostenute (viaggio, pasti etc) e il secondo flaggando ordini già rimborsati che ci permette di richiamare l ordine di missione di nostro interesse, cambiare la voce di bilancio precedentemente compilata e inserire il capitolo relativo alle iscrizioni (cap ). I giustificativi di spesa, debitamente spillati, in originale devono essere portati all Ufficio missione per l apposita archiviazione; In caso di richiesta di rimborso di iscrizione (Capitolo 13039) vanno inserite due richieste di rimborso spesa a fronte di un unico ordine di missione (possibile grazie al flag Ordini già Rimborsati ); Inserire l orario di partenza e arrivo dei mezzi utilizzati (la piattaforma inserisce automaticamente l ora o le ore prima e dopo) 19/02/2018 ore 10:30 8

9 RIMBORSO MISSIONE I giustificativi di spesa, in originale, devono essere portati all Ufficio missione per l apposita archiviazione. In caso di richiesta di rimborso di iscrizione (Capitolo 13039) vanno inserite due richieste di rimborso spesa a fronte di un unico ordine di missione (possibile grazie al flag Ordini già Rimborsati ). Inserire l orario effettivo di partenza e di arrivo dei mezzi utilizzati (la piattaforma inserisce automaticamente l ora di inizio e fine missione). 19/02/2018 ore 10:30 9

10 RIMBORSO MISSIONE CAMBIO VALUTA: Le spese devono essere indicate sia in valuta estera che in Euro, convertite direttamente dal dipendente, sulla base del tasso di cambio pubblicato dalla banca centrale europea ( riferito al primo giorno di missione oppure allegando l estratto conto nominativo della carta di credito. PASTI: I pasti (il totale del pranzo e della cena) devono essere inseriti come importo complessivo giornaliero. La piattaforma fissa automaticamente i limiti di spesa giornalieri in relazione ai livelli del profilo di appartenenza e non consente, già al momento dell inserimento, di superarli. Per questo motivo è importante flaggare personale al seguito nell ordine di missione. 19/02/2018 ore 10:30 10

11 RIMBORSO MISSIONE HOTEL PRENOTAZIONE ONLINE: In assenza di ricevuta originale da parte dell'hotel (prevista obbligatoriamente dal disciplinare) va conservata e presentata per il rimborso l' di ricezione della prenotazione inviata dalla piattaforma con la specifica indicazione: del nominativo della persona ospitata; dell importo; delle date di pernottamento; del tipo di camera Inoltre vanno allegate: la ricevuta della tassa di soggiorno rilasciata dall'hotel quale conferma dell'avvenuto pernottamento, insieme con eventuali altre spese sostenute; l'estratto conto nominativo della carta a conferma dell'avvenuto pagamento dell'importo previsto 19/02/2018 ore 10:30 11

12 RIMBORSO MISSIONE TRENO: a seguito della suddivisione avvenuta negli ultimi tempi delle classi di viaggio per l'utilizzo del mezzo ferroviario, si precisa che il personale può utilizzare solo fino alla Business Class e non i servizi quali Business Salottino, Business Area Silenzio ed Executive per Trenitalia e Club Executive per Italo 19/02/2018 ore 10:30 12

13 MISSIONI SENZA SPESE SOSTENUTE (Le cosiddette MISSIONI ROSSE) Nel caso in cui non si siano sostenuti costi nell espletamento di una missione (missione rossa) deve essere comunque compilata, su piattaforma, una richiesta di rimborso missione a costo zero, così da permettere al sistema di eliminare l ordine legato al rimborso nella lista degli ordini di missione pendenti/in lavorazione. 19/02/2018 ore 10:30 13