2015/S Bando di gara relativo a un appalto di servizi

Transcript

1 ENI Organizzazione di conferenze, seminari, incontri e formazione nel quadro del partenariato orientale, della sinergia del Mar Nero e della dimensione nordica 2015/S Bando di gara relativo a un appalto di servizi Ubicazione Stati membri dell'ue, Armenia, Azerbaigian, Bielorussia, Federazione russa, Georgia, Islanda, Norvegia, Repubblica di Moldova, Turchia, Ucraina 1. Riferimento della pubblicazione: EuropeAid/136824/DH/SER/MULTI. 2. Procedura: Ristretta. 3. Titolo del programma: ENI (strumento europeo di vicinato). 4. Finanziamento: Programma d'azione regionale orientale 2014, parte 2 linea di bilancio

2 Ente appaltante: Unione europea, rappresentata dalla Commissione europea, in nome e per conto dei paesi partner, Bruxelles, BELGIO. Caratteristiche dell'appalto 6. Natura dell'appalto: Contratto in base a tariffa. 7. Descrizione dell'appalto: Il partenariato orientale, la sinergia del Mar Nero e la dimensione nordica provvedono ad un'intera gamma di conferenze, seminari, incontri e formazioni (elenco indicativo) finalizzati ad approfondire ulteriormente il dialogo politico con i paesi partner e a creare un forum per lo scambio di informazioni ed esperienze sulle azioni intraprese dai paesi partner verso l'armonizzazione, la riforma e la modernizzazione. L'obiettivo generale dell'appalto è gestire l'organizzazione e la logistica di tali eventi. Le principali attività (incarichi) sono (elenco indicativo): preparazione generale, coordinamento e controllo di ogni evento, prenotazione di voli, catering, produzione e distribuzione di inviti, assistenza per l'ottenimento di visti, prenotazione alberghiera, trasferte per e da aeroporti e alberghi, prenotazione di strutture per conferenza e dell'attrezzatura tecnica, assunzione di interpreti, assunzione di persone che prendono appunti e/o fotografi e/o moderatori, supporto segretariale, kit per conferenze, produzione di stampe e/o opuscoli e/o poster e/o striscioni. Particolare enfasi dovrà essere posta sulla metodologia proposta. 8.

3 Numero e titoli di lotti: No, solo 1 lotto. 9. Importo massimo: EUR. 10. Possibilità di prestare ulteriori servizi: L'ente appaltante potrà, a propria discrezione, estendere la durata e/o le finalità del progetto a seconda della disponibilità dei fondi, fino ad un livello massimo che non superi la lunghezza ed il valore del contratto iniziale. Ogni eventuale rinnovo sarà subordinato alle prestazioni soddisfacenti del contraente. Condizioni di partecipazione 11. Ammissibilità: La partecipazione è aperta a tutte le persone fisiche in possesso della cittadinanza o le persone giuridiche, che partecipano a titolo individuale o in un raggruppamento (consorzio) di offerenti, che sono effettivamente stabilite in uno Stato membro dell'unione europea o in un paese ammissibile o territorio, così come definiti nel regolamento (UE) n. 236/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell' , recante regole e procedure comuni per l'attuazione degli strumenti per il finanziamento dell'azione esterna dell'unione per il corrispondente strumento in virtù del quale è finanziato l'appalto (cfr. anche punto 29). La partecipazione è inoltre aperta alle organizzazioni internazionali. Tutte le forniture nell'ambito del presente appalto devono essere originarie di 1 o diversi dei suddetti paesi. Tuttavia, esse possono provenire da qualsiasi paese, se l'importo delle forniture da acquistare è inferiore a EUR per acquisto. 12. Candidatura:

4 Possono candidarsi tutte le persone fisiche e giuridiche ammissibili (cfr. punto 11) o raggruppamenti di tali persone (consorzi). Un consorzio può essere un raggruppamento permanente e costituito con forma giuridica oppure un raggruppamento costituito in modo informale ai fini della partecipazione ad una specifica gara d'appalto. Tutti i membri del consorzio (e cioè il capofila e tutti gli altri membri) sono solidalmente responsabili nei confronti dell'ente appaltante. La partecipazione di una persona fisica o giuridica che non soddisfi i criteri di ammissibilità (cfr. punto 11) ne comporterà automaticamente l'esclusione. In particolare, qualora la persona non ammissibile appartenga ad un consorzio, sarà escluso l'intero consorzio. 13. Numero di candidature: Le persone fisiche o giuridiche dovranno presentare un'unica candidatura, a prescindere dalla forma di partecipazione (in qualità di singola entità giuridica o di capofila o membro di un consorzio che presenta una candidatura). Nel caso in cui una persona fisica o giuridica presenti più di 1 candidatura, tutte le candidature a cui tale persona avrà partecipato saranno escluse. 14. Divieto di associazione tra i candidati prescelti: Le offerte ricevute da offerenti appartenenti a imprese diverse da quelle indicate negli atti di candidatura selezionati verranno escluse dalla presente procedura ristretta, a meno che non sia stata ottenuta la previa approvazione dell'ente appaltante (cfr. Guida pratica PRAG 2.4.3). Per il contratto in questione i candidati selezionati non possono associarsi tra loro né concludere reciprocamente accordi di subappalto. 15. Motivi di esclusione: Nell'atto di candidatura i candidati dovranno presentare la dichiarazione firmata, allegata all'atto standard di candidatura, da cui risulta che non si trovano in nessuno dei casi di esclusione elencati alla sezione della Guida pratica alle procedure contrattuali per le azioni esterne dell'ue. 16. Subappalto: Il subappalto è ammesso.

5 17. Numero di candidati che saranno selezionati: In base al numero di candidature ricevute, saranno invitati a presentare offerte dettagliate per il presente appalto minimo 4 e massimo 8 candidati. Se il numero di candidati ammissibili che soddisfano i criteri di selezione è inferiore al minimo di 4, l'ente appaltante potrà invitare altri candidati che soddisfano i criteri a presentare un'offerta. Calendario provvisorio 18. Data provvisoria per l'invio degli inviti a presentare offerta: Agosto Data provvisoria dell'inizio del contratto: Novembre Periodo iniziale di esecuzione degli incarichi: 36 mesi. Criteri di selezione e aggiudicazione 21. Criteri di selezione:

6 Saranno applicati ai candidati i seguenti criteri di selezione. Nel caso delle domande di partecipazione presentate da un consorzio, i criteri di selezione saranno applicati a tutto il consorzio. 1) Capacità economica e finanziaria del candidato (in base al punto 3 dell'atto di candidatura). Nel caso il candidato sia un organismo pubblico dovranno essere fornite informazioni equivalenti: a) il fatturato annuo del candidato deve essere superiore a EUR per gli ultimi 3 esercizi conclusi. 2) Capacità professionale del candidato (in base ai punti 4 e 5 dell'atto di candidatura): a) il candidato deve disporre di almeno 5 dipendenti assunti a tempo indeterminato all' ; b) i dipendenti del candidato assunti a tempo indeterminato comprendono almeno 3 organizzatori di eventi esperti all' ) Capacità tecnica del candidato (in base ai punti 5 e 6 dell'atto di candidatura): a) il candidato ha organizzato la logistica di almeno 45 eventi: conferenze, seminari, riunioni, formazione, laboratori, tavole rotonde, simposi, forum e visite di studio durante il periodo che va dall' all' , con un minimo di 10 eventi all'anno (l'anno 1 si considera dall' al ; l'anno 2 si considera dall' al ; l'anno 3 si considera dall' all' ). Le referenze relative al periodo successivo all' non saranno prese in considerazione. L'elenco degli eventi di cui sopra è un elenco non esaustivo degli eventi che il futuro contraente potrà essere incaricato di organizzare. Tuttavia, per la valutazione della capacità tecnica, questo elenco degli eventi è esaustivo; b) almeno 15 eventi (minimo 3 eventi per anno) ammissibili ai sensi del criterio 3)a) erano caratterizzati da un bilancio logistico pari ad almeno EUR. Osservazioni importanti: I. il candidato deve fornire una descrizione degli incarichi logistici eseguiti per ogni evento; II. ogni evento deve essere presentato come 1 referenza, vari eventi presentati come referenza nel modulo di candidatura possono rientrare nello stesso contratto. Ogni conferenza/seminario/incontro/formazione/laboratorio/tavola rotonda/simposio/forum/visita di studio dovrà essere contabilizzato/a come 1 referenza; III. le date che saranno prese in considerazione per la selezione sono le date degli eventi specifici e non le date del contratto/dei contratti nell'ambito dei quali potranno essere stati realizzati gli eventi: non occorre che i contratti siano completati; IV. solo gli eventi completati sono ammissibili; V. ogni referenza deve includere almeno 5 degli incarichi elencati nella sezione 7 di cui sopra (descrizione dell'appalto). Ai fini della selezione, l'elenco di cui alla sezione 7 è considerato esaustivo; VI. ogni incarico elencato nella sezione 7 di cui sopra deve figurare almeno 1 volta nelle 15 referenze ammissibili. Ai fini della selezione, l'elenco di cui alla sezione 7 è considerato esaustivo; VII. per il criterio di selezione 3)b), il bilancio presentato per ciascun evento dovrà includere solo i costi degli incarichi elencati nella sezione 7 di cui sopra. Ai fini della selezione, l'elenco di cui alla sezione 7 è considerato esaustivo; VIII. nell'atto di candidatura possono essere incluse al massimo 60 referenze (il modello nell'atto di candidatura dovrà essere adeguato di conseguenza); IX. gli eventi e i compiti realizzati da subcontraenti non possono essere usati come referenze nell'ambito della presente procedura di gara. Le precedenti esperienze che hanno dato luogo a violazione del contratto e cessazione del contratto da parte dell'ente appaltante non dovranno essere utilizzate come referenze. Un operatore economico può, se necessario e per un contratto specifico, affidarsi alle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei legami esistenti tra loro. In tal caso dovrà dimostrare all'ente appaltante che avrà a sua disposizione le risorse necessarie per l'esecuzione del contratto, ad esempio mediante la presentazione di un impegno da parte di quei soggetti di mettere a sua disposizione le risorse suindicate. Tali soggetti, ad esempio la società madre dell'operatore economico, dovranno

7 soddisfare gli stessi criteri di ammissibilità applicabili all'operatore economico, in particolare quello della nazionalità. Qualora più di 8 candidati ammissibili soddisfino i criteri di selezione suindicati, tali candidature dovranno essere riesaminate valutandone i pregi e i difetti, al fine di individuare gli 8 candidati migliori. Gli unici fattori che saranno presi in considerazione nella fase di riesame sono elencati di seguito. Dopo avere completato il primo fattore di riesame, sarà analizzato il secondo; al termine del secondo fattore di riesame, sarà analizzato il terzo, fino a ridurre l'elenco a 8 candidati ammissibili. 1: il numero totale di eventi ammissibili con riguardo al criterio di selezione 3)a). 2: il numero totale di eventi con un bilancio di almeno EUR [criterio di selezione 3)b)]. 3: il numero di eventi realizzati nei seguenti paesi: Armenia, Azerbaigian, Bielorussia, Georgia, Islanda, Moldova, Norvegia, Russia, Turchia e Ucraina. Dovranno essere inclusi almeno 2 paesi. 22. Criteri di aggiudicazione: Miglior rapporto qualità-prezzo. Candidatura 23. Termine per la presentazione delle domande di partecipazione: (16:00), ora dell'europa centrale. Le candidature relative all'appalto di servizi pervenute all'ente appaltante dopo tale termine non verranno prese in considerazione. 24. Formato della candidatura e informazioni da fornire: Le candidature devono essere presentate compilando l'atto di candidatura standard, le cui istruzioni ed il cui formato vanno rigorosamente rispettati. L'atto di candidatura è disponibile al seguente indirizzo Internet: Non sarà presa in considerazione nessuna documentazione supplementare (opuscoli, lettere ecc.) allegata alla candidatura. 25.

8 Modalità di presentazione delle candidature: Le candidature devono essere presentate in lingua inglese esclusivamente all'ente appaltante in una busta sigillata: per raccomandata (servizio postale ufficiale) all'indirizzo: Commissione europea, direzione generale della Politica di vicinato e dei negoziati di allargamento, unità NEAR/B3 Finanze, contratti, audit (ENI), EuropeAid/136824/DH/SER/Multi, ufficio J54 04/247, avenue du Bourget 1, 1049 Bruxelles, BELGIO, o mediante consegna (anche mediante i servizi di corriere) direttamente all'ente appaltante, dietro rilascio di una ricevuta firmata e datata, all'indirizzo: Commissione europea, direzione generale della Politica di vicinato e dei negoziati di allargamento, unità NEAR/B3 Finanze, contratti, audit (ENI), EuropeAid/136824/DH/SER/Multi, ufficio J54 04/247, avenue du Bourget 1, 1049 Bruxelles, BELGIO. Orario di apertura: dalle 9:00 alle 17:00 dal lunedì al giovedì, dalle 9:00 alle 16:00 il venerdì. Il titolo del contratto e il riferimento della pubblicazione (cfr. punto 1) dovranno essere indicati chiaramente sulla busta contenente la candidatura e dovranno sempre essere citati in tutta la successiva corrispondenza con l'ente appaltante. Le candidature presentate ricorrendo a qualsiasi altro mezzo non verranno prese in considerazione. 26. Modifiche o ritiro delle candidature: I candidati possono modificare o ritirare le proprie candidature mediante comunicazione scritta prima del termine ultimo di presentazione delle offerte. Dopo tale termine le candidature non potranno essere modificate. Tali comunicazioni relative a modifiche o ritiro dovranno essere preparate e presentate conformemente a quanto esposto al punto 25. La busta esterna (e la relativa busta interna) dovranno riportare la seguente dicitura «Alteration» (modifica) o «Withdrawal» (ritiro), a seconda del caso. 27. Lingua di lavoro: Tutte le comunicazioni scritte relative alla procedura e al contratto di cui trattasi devono essere redatte in lingua inglese. 28. Data di pubblicazione dell'avviso di preinformazione:

9 Numero del bando nella GU: 2015/S Base giuridica: Regolamento (UE) n. 236/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell' , che stabilisce norme e procedure comuni per l'attuazione degli strumenti per il finanziamento dell'azione esterna dell'unione e regolamento (UE) n. 232/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell' , che istituisce uno strumento europeo di vicinato.