Istruzione Operativa Richiesta di Offerta on-line in busta chiusa digitale

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1 Istruzione Operativa Richiesta di Offerta on-line in busta chiusa digitale ATAF avvierà la gara on-line secondo le modalità di seguito descritte, in particolare utilizzando lo strumento RDO on-line disponibile sul Portale Le ditte che intendono partecipare alla gara on-line (d ora in avanti solo Concorrenti ) dovranno registrarsi al sito sottoscrivendo il contratto del gruppo BravoSolution S.p.A. che nella fattispecie vede come società erogante BravoBus. I Concorrenti, sottoscritto il contratto, avranno la possibilità di scegliere una chiave di accesso (User ID) e verrà fornita da BravoBus la Password per accedere al sistema informatico con il quale si svolgerà l evento negoziale. Ogni Concorrente disporrà di una cartella personale dove sarà resa disponibile la documentazione contenente i dati della gara on-line anche sotto forma di file allegati. Il Concorrente è tenuto a custodire diligentemente, assumendo tutte le opportune cautele, la propria chiave di accesso (User ID) a mezzo della quale verrà identificato da ATAF, e la propria Password, senza comunicarla o diffonderla a terzi o consentire, comunque, che terzi vi possano avere accesso. L utilizzo degli identificativi per la partecipazione alla gara on-line è consentita unicamente ai soggetti che abbiano il potere di rappresentare il Concorrente. Le comunicazioni per via informatica saranno effettuate all indirizzo comunicato dai Concorrenti al momento della registrazione, e nella propria cartella personale disponibile sul Portale (messaggio di sistema). E onere del Concorrente aggiornare tempestivamente nella propria cartella personale sul sito di BravoBus qualsiasi variazione di questo indirizzo . Le offerte pervenute per via telematica dal Concorrente identificatosi a mezzo di User ID e Password sono a tutti gli effetti vincolanti ed impegnative. 1 Richiesta di Offerta on-line in busta chiusa digitale 1.1 Invito dei Concorrenti ATAF inoltrerà l'invito ai Concorrenti pubblicando la Richiesta d offerta (di seguito anche RDO) on-line sul sito notificando l evento tramite o mezzi alternativi (a titolo di esempio esemplificativo non esaustivo Fax, , Raccomandato ricevuta AR) ai Concorrenti invitati. ATAF pubblicando la RDO on-line renderà disponibili i Dati relativi alla gara (a titolo di esempio non esaustivo il Disciplinare e la documentazione tecnicoamministrativa occorrente per la formulazione dell offerta) nelle cartelle personali dei Concorrenti invitati I Dati della RDO on-line si riferiscono generalmente e non esaustivamente a: a) la descrizione dell oggetto della gara; b) i prezzi a base di gara; c) la modalità di formulazione dell offerta; 1

2 d) i tempi e modalità di consegna della fornitura o dell erogazione del servizio nonché dell appalto di lavori; e) la cauzione provvisoria; f) la data e ora di chiusura della RDO on-line. La partecipazione alla RDO on-line implica integrale ed incondizionata presa visione ed accettazione dei Dati pubblicati da ATAF sul sito Modifiche dei Dati fase Richiesta di Offerta on-line ATAF limitatamente a quanto indicato nel Disciplinare (aspetti procedurali operativi) ha la facoltà di modificare i Dati (le "Modifiche"), nella propria Cartella Personale fino alla chiusura della RDO on-line; ATAF si riserva di inviare di inviare personalmente o attraverso BravoBus, tramite , notifica ai Concorrenti invitati di aver apportato le Modifiche relative ai Dati, invitandoli a prenderne visione a loro cura; Qualora vengano apportate Modifiche da parte di ATAF, l assenza di una comunicazione da parte dei Concorrenti prima della data di chiusura della fase preliminare, e comunque l'invio di un offerta da parte dei Concorrenti invitati deve considerarsi quale presa visione ed accettazione integrale ed incondizionata delle modifiche apportate da ATAF. 1.3 Svolgimento della fase Richiesta di Offerta on-line Secondo quanto specificato nel Disciplinare, i Concorrenti dovranno rispondere alla fase di presentazione della Busta Amministrativa. La presentazione dell Offerta Economica dovrà avvenire tramite lo strumento RDO on-line disponibile sul sito secondo quanto indicato nel Disciplinare e nei punti successivi La Richiesta di Offerta on-line si conclude alla data e ora definite da ATAF e visualizzabile dai Concorrenti nella propria cartella personale. Entro tale termine i Concorrenti dovranno presentare l Offerta Economica La presentazione dell Offerta Economica deve essere effettuata tramite la compilazione e l'invio dei moduli di risposta presenti nella Cartella Personale di ciascun Concorrente invitato I moduli di risposta devono contenere tutte le informazioni indicate come obbligatorie (compilazione di campi predefiniti ed eventuale trasmissione di altre informazioni da allegare in formato elettronico secondo le indicazioni specificate) secondo quanto indicato nel Disciplinare. 2

3 1.3.5 La presentazione dell Offerta Economica dovrà avvenire entro il termine indicato per la chiusura di ciascuna della Richiesta di Offerta on-line. Ciascun Concorrente per presentare la propria Offerta potrà inserire l Offerta Economica nella sezione Risposta economica I Concorrenti, per inviare l Offerta Economica (di seguito anche Offerta ), dovranno predisporla cliccando sul tasto Rispondi, successivamente sul tasto Modifica Risposta procedendo alla compilazione dei singoli campi ed infine sul tasto Invia Risposta, in modo da renderla visibile ad ATAF (offerta pubblicata). Il sistema invia automaticamente al Concorrente via avviso di avvenuta pubblicazione dell offerta I Concorrenti hanno la facoltà di predisporre la propria offerta utilizzando la funzione Salva, in tal caso l Offerta risulta in stato Da Pubblicare e pertanto non presentata. I Concorrenti al fine della presentazione dell Offerta dovranno comunque cliccare sul tasto Invia Risposta Le Offerte non pubblicate non saranno visibili ad ATAF e si intendono pertanto non presentate. Il Concorrente dovrà visualizzare nella cartella personale l avvenuta pubblicazione dell Offerta (Stato della Risposta Pubblicata ). E onere e cura di ciascun Concorrente verificare entro il termine lo stato della propria risposta e la completezza della propria Offerta Il sistema non accetta la pubblicazione di un offerta o la modifica di un offerta già pubblicata dopo la chiusura della RDO on-line I Concorrenti possono modificare l Offerta precedentemente inviata entro e non oltre il termine indicato per la chiusura di ciascuna della RDO on-line tramite la funzione Modifica Risposta, successivamente salvare le modifiche cliccando sul tasto Salva le Modifiche ed inviarle tramite il tasto Invia le Modifiche. È onere di ciascun Concorrente verificare l Offerta inviata. ATAF considererà unicamente l ultima Offerta inviata dal Concorrente entro il termine I Concorrenti possono ritirare l offerta precedentemente pubblicata entro e non oltre la chiusura della RDO on-line utilizzando il tasto Cancella la tua risposta. I Concorrenti potranno successivamente inviare una nuova Offerta entro il termine di chiusura della RDO on-line secondo quanto indicato ai punti precedenti E onere e cura di ciascun Concorrente verificare entro il termine fissato per la chiusura della RDO on-line: lo stato della propria risposta che dovrà essere in stato Pubblicata al fine di essere presentata ad Ataf; la completezza e correttezza secondo le indicazioni presenti nel Disciplinare della propria Offerta Pubblicata. 3

4 La pubblicazione dell offerta costituisce accettazione implicita da parte dell offerente di tutta la documentazione di gara, allegati inclusi È onere del Concorrete effettuare le offerte in tempo utile. Si consiglia di non tardare nell effettuare l offerta in prossimità della scadenza dell intervallo temporale poiché potrebbe non essere valutato correttamente il tempo restante e ciò potrebbe non permettere all offerta di raggiungere il sistema in tempo utile ATAF potrà visualizzare solo a seguito della chiusura della RDO on-line l Offerta emessa da ogni Concorrente. 1.4 Malfunzionamenti In caso di necessità di supporto tecnico, guasti alla struttura tecnologica, applicativa e di comunicazione, i Concorrenti invitati hanno la facoltà di contattare il numero verde Il supporto tecnico è garantito fino a 2 ore antecedenti al termine fissato per la chiusura della RDO on-line. Oltre tale termine i Concorrenti hanno comunque facoltà di contattare il servizio clienti. 1.5 Messaggi E facoltà di ATAF inviare comunicazioni ad uno o più Concorrenti invitati, ed è facoltà dei Concorrenti invitati inviare comunicazioni ad ATAF tramite la funzione Messaggi La funzione Messaggi è attiva durante il periodo di svolgimento della gara Ciascun Concorrente può visualizzare i messaggi ricevuti nella sezione Messaggi della RDO on-line. La presenza di un Messaggio nella cartella di un Concorrente viene notificata via e- mail al Concorrente stesso. E onere e cura di ciascun Concorrente prendere visione dei messaggi presenti. 2 Fase rilanci migliorativi Successivamente alla chiusura della prima fase di Richiesta di Offerta on-line (Offerta Economica preliminare) ATAF procede nella valutazione della documentazione presentata dai Concorrenti durante tale fase. 2.2 Invito ai rilanci migliorativi ATAF inoltrerà l'invito ai Concorrenti pubblicando la richiesta di rilancio sul sito e notificando l evento tramite o mezzi alternativi (a titolo di esempio 4

5 esemplificativo non esaustivo Fax, , Raccomandato ricevuta AR) ai Concorrenti invitati. ATAF pubblicando il rilancio renderà disponibili dati relativi alla gara nelle cartelle personali dei Concorrenti invitati La fase di rilancio si conclude alla data e ora definite da ATAF e visualizzabile dai Concorrenti nella propria cartella personale Ai fini dell aggiudicazione a sistema ATAF considererà la graduatoria risultante dalle offerte espresse in fase di RDO on-line e di rilancio in base ai criteri stabiliti nel Disciplinare Nel caso in cui il Concorrente non intenda effettuare il rilancio sarà ritenuta valida ai fini della graduatoria di gara l offerta formulata entro la chiusura della prima fase di RDO on-line Il rilancio dovrà avvenire entro il termine indicato per la chiusura della fase di Rilancio. Ciascun Concorrente per effettuare il rilancio dovrà inserire nella sezione apposita un offerta migliorativa. Per inviare il rilancio il Concorrente dovrà cliccare sul tasto Modifica Risposta per procedere con l inserimento delle modifiche, salvare le modifiche inserite ed inviare il rilancio cliccando su Invia Rilancio I Concorrenti possono modificare il rilancio precedentemente inviato entro e non oltre il termine indicato per la chiusura della fase di rilancio. ATAF considererà, ai fini dell aggiudicazione a sistema, unicamente l ultimo rilancio inviato da ciascun Concorrente entro tale termine Saranno ritenute valide nella fase di rilancio unicamente offerte pari o migliorative rispetto alla propria migliore offerta formulata durante la prima fase di RDO on-line ATAF potrà visualizzare solo a seguito della chiusura della fase di rilancio l ultima offerta emessa da ogni Concorrente entro la chiusura della fase di rilancio. 2.3 Aggiudicazione La fase di rilancio on-line si conclude alla data e ora definite da ATAF e comunicate ai Concorrenti ATAF compilerà la graduatoria dei Concorrenti che hanno effettuato offerta in base al criterio di aggiudicazione specificato nel Disciplinare In ogni caso l aggiudicazione a sistema è provvisoria in quanto è subordinata al giudizio di congruità dell offerta, nonché alla verifica del possesso dei requisiti specificati nel Disciplinare. 2.4 Riapertura della fase di rilancio In caso di guasti alla struttura tecnologica, applicativa e di comunicazione, i partecipanti alla RDO on-line, effettuati i necessari tentativi di ripristino, hanno la facoltà di contattare il Servizio Clienti al numero verde

6 2.4.2 ATAF si riserva la facoltà di posticipare a sua discrezione il termine di chiusura della RDO online, dandone comunicazione tramite ai Concorrenti invitati ATAF si riserva di riaprire la fase di rilancio anche dopo la chiusura della stessa, a seguito delle segnalazioni dei partecipanti di cui ai punti precedenti, pervenute comunque entro 10 minuti dalla chiusura La fase di rilancio verrà riaperta entro 2 ore dalla chiusura e con durata comunicata da ATAF ai Concorrenti invitati. 2.5 Requisiti minimi di sistema I requisiti minimi hardware e software necessari per la partecipazione alle gare con modalità telematica sono indicati sul sito è onere di ciascun Concorrete prenderne visione e dotarsi dell infrastruttura tecnologica e di comunicazione adeguata. 6

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