AZIENDA SANITARIA LOCALE SALERNO. Servizio Raccolta ed Elaborazione dati (ICT) Servizio Affari Generali <<<<<<<<>>>>>>>>>>>>

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1 AZIENDA SANITARIA LOCALE SALERNO Servizio Raccolta ed Elaborazione dati (ICT) Servizio Affari Generali <<<<<<<<>>>>>>>>>>>> REGOLE TECNICHE SULL UTILIZZO DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA 1. Premessa 2. Normativa di riferimento 3. Finalità 4. Regole tecniche per l invio di una 5. Regole tecniche per l invio di documentazione allegata alla 6. Presa in carico di una ricevuta Agosto 2011 v.1

2 1. Premessa In questo documento con il termine PEC si fa riferimento alla Posta Elettronica Certificata di tipo commerciale, che si acquista per uso personale o aziendale e che permette di comunicare con qualsiasi altro indirizzo di PEC. Le caselle PEC di cui si è dotata l ASL, appartengono al e sono del tipo: dove la variabile xxx fa riferimento al nome dell ufficio assegnatario della PEC. Le imprese, professionisti, ecc. che intendono comunicare in PEC con l Azienda Sanitaria Locale Salerno (da adesso in poi ASL), devono preventivamente comunicare il proprio indirizzo PEC all ufficio ASL di destinazione (fax o lettera ufficiale). Con il termine CECPAC (Comunicazione Elettronica Certificata fra la Pubblica Amministrazione e il Cittadino) si fa riferimento alla casella di posta elettronica certificata fornita gratuitamente dal Governo ai cittadini italiani che ne fanno richiesta (sito ai sensi del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 maggio La CECPAC è una casella di posta elettronica certificata chiusa, in quanto consente al cittadino assegnatario di dialogare esclusivamente con la pubblica amministrazione. La CECPAC non può essere utilizzata per la comunicazione tra cittadini, aziende, professionisti, né tra soggetti privati anche se dotati di PEC. Le caselle CECPAC di cui si è dotata l ASL, appartengono al e sono del tipo: dove la variabile xxx fa riferimento al nome dell ufficio assegnatario della CECPAC. I cittadini che intendono comunicare in CECPAC con le caselle CECPAC dell ASL, possono farlo direttamente, senza nessuna preventiva comunicazione (fax o lettera). L elenco ufficiale delle caselle PEC e delle caselle CECPAC dell ASL di Salerno viene pubblicato ed aggiornato sul sito aziendale Da adesso in poi, per semplicità, con in termine PEC ci si riferisce sia alla PEC commerciale che alla CECPAC del cittadino. 2. Normativa di riferimento - D.Lvo 7/03/2005 n.82 (Codice dell Amministrazione Digitale - CAD); - DPR 11/02/2005, n. 68 (Disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata) - DM 2/11/2005 (Regole tecniche per la posta elettronica certificata); - Legge 28/01/ 2009, n. 2, artt. 16 e 16 bis (Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa); - DPCM 6/05/2009 (Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini);

3 - Circolare n. 1/2010/DDI del 18/02/2010 del Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l innovazione tecnologica; - Circolare n. 2/2010/DDI del 19/04/2010 del Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l innovazione tecnologica; - D.Lvo 30/12/2010 n.235 (nuovo Codice dell Amministrazione Digitale). 3. Finalità Il presente documento illustra le regole tecniche minimali a cui debbono attenersi i cittadini, i professionisti, le imprese e gli enti pubblici che vogliano comunicare con l Azienda Sanitaria Locale di Salerno tramite PEC, in ottemperanza a quanto disposto dal decreto legislativo 30 dicembre 2010 n.235 (nuovo Codice dell Amministrazione Digitale). La comunicazione può considerarsi certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di Posta Elettronica Certificata, emesse da uno degli enti gestori accreditati presso DigitPA, secondo le disposizione e le regole tecniche previste dalla relativa normativa (reperibile anche sul sito Infatti, la cosiddetta busta di trasporto, che accompagna i messaggi inoltrati in Posta Elettronica Certificata, garantisce la provenienza, l integrità e l autenticità del messaggio e ne certifica altresì la data e l ora di spedizione e di ricezione, conferendo quindi al messaggio lo stesso valore legale della Raccomandata A/R. La PEC deve essere usata esclusivamente per comunicazioni con l ASL, per le quali è ritenuto necessario avere prova legale dell avvenuta consegna del messaggio e della eventuale documentazione allegata. 4. Regole tecniche per l invio di una Si premette che le inviate da account di posta elettronica ordinaria @tiscali.it, ecc.) e destinate ad un indirizzo PEC, non sono ammesse; in genere queste vengono direttamente respinte dal servizio PEC degli enti gestori. In questa prima fase di attivazione del servizio, si stabiliscono le seguenti regole per l invio di una mail in PEC alle caselle PEC dell ASL Salerno: a. è possibile, in qualsiasi momento, inviare una mail in PEC all ASL Salerno, tuttavia le mail verranno prese in carico e lavorate dal personale addetto nei seguenti orari di presidio della casella PEC di destinazione: dal lunedì al venerdì, dalle ore 9:00 alle ore 13:00 (festivi esclusi); b. è consigliabile inviare il messaggio ad un singolo destinatario aziendale e l oggetto della mail deve essere quanto più chiaro possibile;

4 c. è preferibile che il testo della mail non contenga caratteri speciali, come ad esempio le lettere accentate che dovranno essere sostituite dall analoga lettera seguita dall apostrofo (e, perche, cosi ) e deve essere quanto più completo possibile. Se il messaggio non è sufficientemente chiaro, il mittente sarà contattato e invitato, tramite PEC, ad apportare le opportune integrazioni/correzioni. 5. Regole tecniche di invio di documentazione allegata alla Si premette che, in questa prima fase di attivazione del servizio, non è consentito l invio mediante PEC di documentazione per la partecipazione a gare e concorsi pubblici. L ASL si riserva la facoltà, soltanto come mera eccezione e se realmente giustificata dal singolo caso concreto, di precisare i casi in cui la trasmissione documentale non è inviabile mediante PEC, dandone espressa notizia nel relativo procedimento. Per l invio di documentazione allegata al messaggio PEC, l ASL di Salerno, al momento, stabilisce le seguenti regole: a. nel testo del messaggio di invio deve essere sempre riportato l oggetto del documento trasmesso come allegato; b. la documentazione deve essere inoltrata unicamente in formato PDF (non modificabile) in quanto questa particolare tipologia di formato risponde in maniera appropriata ai requisiti di trasparenza, durata nel tempo e trasportabilità; deve sempre riportare in alto a destra di tutte le pagine la dicitura Trasmesso con PEC, con indicazione del nome completo della mail PEC inviante; c. devono essere allegati solo i documenti relativi alla singola istanza in oggetto, che costituiscano un unicum sotto il profilo amministrativo; d. la dimensione massima consentita per ciascun allegato è pari ad 5MB e comunque non deve riportare più di 25 pagine, stampabili in bianco/nero formato A4; e. la documentazione deve essere firmata digitalmente dal soggetto o dai soggetti aventi l autorità di farlo, secondo le modalità previste dal D.Lvo 30/12/2010 n.235 (CAD). E necessario allegare, in un unico PDF non modificabile, copia scannerizzata di un valido documento di identità. L ufficio assegnatario della PEC aziendale di destinazione si riserva la facoltà di effettuare ulteriori verifiche tecniche ai fini della effettiva presa in carico del messaggio e della documentazione allegata; f. alla documentazione inviata tramite casella CECPAC, la regola di cui al precedente punto e. non viene applicata, in quanto il cittadino assegnatario è già stato identificato al momento del rilascio delle relative credenziali di accesso (ufficio postale), di conseguenza potrà inviare la documentazione (sempre rispettando le condizioni di cui ai precedenti punti a./d.) senza la firma digitale e senza allegare la fotocopia del documento di identità.

5 Se la documentazione non è conforme alle indicazioni tecniche di cui sopra, il mittente sarà contattato e invitato, tramite PEC, ad apportare le opportune correzioni. 6. Presa in carico di una ricevuta Le caselle PEC collegate all ufficio di Protocollo Generale dell Azienda sono assegnate alla Direzione del Servizio Affari Generali, che ha già in carico le attività di amministrazione del protocollo e di gestione della corrispondenza ufficiale dell Asl di Salerno, esse sono: (per corrispondenza in PEC) (per corrispondenza in CECPAC). La documentazione ricevuta mediante posta elettronica certificata viene stampata, annotato in calce: pervenuta tramite PEC, e trattata al pari della corrispondenza pervenuta dal servizio postale o consegnata a mano presso lo sportello d ufficio. Per messaggi contenenti segnalazioni, suggerimenti, osservazioni, quesiti, ecc., di natura informativa o interlocutoria, le caselle PEC dell ASL Salerno sono: (per corrispondenza in PEC) (per corrispondenza in CECPAC) Le citate caselle PEC, sono gestite dall ufficio relazioni con il pubblico, il quale provvederà a dare riscontro al mittente, tramite PEC, interessando eventualmente il livello aziendale di competenza. Le altre strutture ASL assegnatarie di caselle PEC tratteranno la documentazione ricevuta in PEC secondo le procedure in uso agli uffici competenti, per le valutazioni giuridico-amministrative e per le attività e gli adempimenti di competenza, al pari della corrispondenza pervenuta con mezzi tradizionali. A seconda della valenza della documentazione ricevuta e del suo contenuto, le citate strutture potranno valutare se inoltrarla, anche tramite PEC, al Protocollo Generale dell Azienda; in tal caso farà fede la data di arrivo alla casella PEC del Protocollo Generale dell Azienda.

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