TRIBERTI COLOMBO & ASSOCIATI AVVOCATI COMMERCIALISTI CONSULENTI del LAVORO

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1 AVVOCATI COMMERCIALISTI CONSULENTI del LAVORO NEWSLETTER LAVORO 05_2011 Certificazione assenza per malattia on-line A seguito di ulteriori specifiche emanate dall INPS relative alla nuova procedura telematica di ricezione dei certificati di malattia (in vigore dal 14 settembre u.s.) si riepiloga di seguito la normativa vigente sul tema. 1. Certificazione del medico Il lavoratore ammalato deve farsi certificare la malattia dal medico curante. Il medico, accertata la malattia e stabilita la prognosi, non consegna più il certificato al lavoratore, ma solo il numero di protocollo dello stesso in quanto il certificato verrà inviato telematicamente direttamente all INPS (anche per i lavoratori non coperti dalla assicurazione malattia INPS). Il lavoratore non avrà quindi più l onere di inviare né all INPS né al datore di lavoro il certificato medico, salvo il caso di temporanea impossibilità del medico all inoltro telematico del certificato di malattia. Restano fermi, invece, gli obblighi per il lavoratore di avvisare tempestivamente il datore di lavoro dell assenza (secondo le tempistiche previste dai singoli contratti collettivi nazionali e/o territoriali o aziendali) e di essere reperibile nei giorni di malattia per eventuali controlli fiscali. 2. Consultazione dei certificati medici da parte del datore di lavoro Il datore di lavoro potrà visionare i certificati di malattia secondo le seguenti modalità alternative e complementari: a) Ricezione attestati tramite l utilizzo della Posta elettronica Certificata ( PEC ). b) Ricezione attestati tramite l accesso al portale INPS con PIN c) Ricezione attestati tramite il portale INPS senza PIN a) Ricezione attestati tramite l utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) Tale procedura risulta essere sicuramente la più semplice ed immediata. Infatti ai datori di lavoro non è richiesto alcun codice di accesso e gli attestati di malattia vengono inoltrati direttamente dall INPS all azienda sull indirizzo di posta certificata ( PEC ) comunicato dal datore di lavoro medesimo. Per attivare questa modalità di trasmissione dei certificati il datore di lavoro dovrà inviare, sempre via posta certificata, una richiesta di attivazione alla sede INPS territoriale competente. Codice fiscale e partita I.V.A

2 La richiesta di invio degli attestati tramite PEC deve essere inoltrata all indirizzo di Posta certificata della Sede Inps di riferimento e deve avvenire utilizzando lo stesso indirizzo di PEC al quale dovranno essere destinati i documenti telematici ricevuti dai medici. Gli indirizzi PEC delle Strutture territoriali Inps sono reperibili sul sito Internet dell Istituto ove è possibile indicare la sede di riferimento o la sede di residenza dell impresa ( La richiesta per essere accolta deve contenere la matricola Inps che è possibile rinvenire su ciascuna busta paga (in alcuni casi possono essere più di una per ogni azienda) e dovrà avere il seguente testo: A: direzione.provinciale.xxxxxxxxx@postacert.inps.gov.it Oggetto: invio certificati di malattia tramite PEC Il/La sottoscritto/a, in qualità di titolare/legale rappresentante dell azienda, titolare della/e posizione/i assicurativa/e numero, richiede che i certificati di malattia relativi alla/e posizione/i indicata/e vengano inoltrati al presente indirizzo di posta elettronica certificata. Formato richiesto per l invio: TXT (oppure XML ) (oppure TXT e XML ). Cordiali saluti b) Ricezione attestati tramite l accesso al portale INPS con PIN Per ottenere le credenziali di accesso internet (PIN), i datori di lavoro debbono presentarsi presso una sede INPS muniti di: - Modulo di richiesta, All. 1_Richiesta PIN, allegato alla presente circolare, compilato e sottoscritto, con l elenco dei dipendenti ai quali rilasciare il PIN per l accesso agli attestati di malattia del personale (es: dipendenti che in azienda occupano posizioni all interno dell ufficio del personale); - Modulo di richiesta individuale, All. 2_ Richiesta individuale PIN, compilato e firmato da ogni dipendente autorizzato, con allegata fotocopia del documento di identità del sottoscrittore. L INPS, verificata la correttezza formale della richiesta e l identità del richiedente, assegna le credenziali di accesso al servizio. Al momento risulta possibile delegare solo dipendenti del medesimo datore di lavoro richiedente il PIN. Segue lettera - pagina 2

3 c) Ricezione attestati tramite il portale INPS senza PIN Tale procedura dà la possibilità di scaricare gli attestati di malattia senza la richiesta di PIN e per questa ragione risulta essere quella di più facile gestione per le aziende più piccole e meno strutturate. E una procedura residuale che i datori devono comunque conoscere in quanto in alcuni casi il certificato medico non può essere ricevuto mediante gli altri canali descritti alle lettere a) e b). In particolare nel caso in cui ad ammalarsi sia un lavoratore assunto da meno di due mesi l Inps non è ancora in grado di abbinare il lavoratore al datore di lavoro e risulta quindi impossibile ricevere via PEC o consultare tramite PIN il certificato medico. Al fine di poter utilizzare questa modalità è necessario che l azienda, tramite regolamento aziendale o comunicazione ai singoli lavoratori, preveda l obbligo per i propri dipendenti di comunicare il Numero di Protocollo della certificazione di malattia. Nell ultima pagina della presente circolare riportiamo il testo del regolamento che dovrà essere esposto in bacheca unitamente al regolamento disciplinare o comunque consegnato a tutti i dipendenti. Per accedere ai certificati telematici di malattia è necessario essere in possesso delle seguenti informazioni: - Codice fiscale del lavoratore; - Numero di protocollo telematico del certificato da ricercare. Successivamente, la procedura è la seguente: - Nel sito INPS nella sezione Servizi On Line selezionare Per Tipologia di Servizio ; - Nel menù sul lato sinistro scegliere Consultazione ; - Nell elenco appare due volte il servizio Consultazione attestati di malattia : il primo richiede il PIN, mentre per il secondo sono sufficienti i dati sopra richiamati. In alternativa il datore di lavoro potrà verificare l avvenuto invio del certificato medico di malattia tramite Contact Center INPS ( ) al quale può comunque rivolgersi per qualsiasi problematica inerente la ricezione dei certificati medici. 3. Certificazioni di assenze per visite, terapie, prestazioni specialistiche, esami diagnostici In caso di assenza per malattia dovuta a visite, terapie, prestazioni specialistiche od esami diagnostici, l assenza deve essere giustificata mediante la presentazione di attestazione rilasciata dal medico o dalla struttura privata. Tali certificazioni, sino ad adeguamento del sistema informativo, potranno essere prodotte ancora in forma cartacea. 4. Richiesta visite di controllo Segue lettera - pagina 3

4 A decorrere dal 1 ottobre 2011 in via sperimentale e dal 1 dicembre 2011 in via definitiva, anche le richieste di visita medica di controllo dovranno essere inoltrate attraverso il canale telematico. La presentazione della richiesta dovrà essere effettuata attraverso il portale WEB dell INPS, servizio di Richiesta Visita Medica di controllo, con accesso tramite PIN, per un solo lavoratore e per una sola visita alla volta. I datori di lavoro sprovvisti di PIN potranno richiedere allo Studio di provvedere per loro conto. 5. Medici non convenzionati Le assenze per malattia inferiori ai 10 giorni, ma solo fino al secondo evento morboso nel corso di ciascun anno solare, possono essere certificate anche da un medico non convenzionato il quale, sino ad adeguamento dei sistemi informatici, non è obbligato all invio telematico dei certificati stessi che saranno, di conseguenza, prodotti in forma cartacea. Pertanto, nei casi di assenza per malattia superiori a dieci giorni e comunque nei casi di eventi successivi al secondo, nel corso dell anno solare, vige l obbligo di produrre idonea certificazione rilasciata unicamente dal medico del Servizio Sanitario Nazionale o con esso convenzionato. Segue lettera - pagina 4

5 Fac-simile Regolamento aziendale certificazione assenze per malattia o infortunio non sul lavoro. (da affiggere in bacheca e/o da consegnare ai dipendenti) A seguito dell entrata a regime della nuova procedura di inoltro telematico dei certificati medici si specifica di seguito la disciplina applicabile ai lavoratori dipendenti. La scrivente azienda comunica di aver provveduto ad attivarsi per la ricezione automatizzata dei certificati per gli eventi occorsi al proprio personale dipendente. A tal fine i lavoratori sono esentati dall invio per raccomandata a/r dell attestato di malattia. Permane, ovviamente, l obbligo in capo agli stessi di informare tempestivamente l azienda circa l assenza dal lavoro per malattia, nei tempi e nei modi previsti dal CCNL applicato. Si ribadisce, quindi, che il lavoratore non è più obbligato all invio del certificato cartaceo. Tale obbligo permarrà solo nei seguenti casi: - Impossibilità da parte del medico certificatore all inoltro telematico del certificato; - Certificato emesso da struttura ospedaliera o di pronto soccorso; - Certificato rilasciato da medico libero professionista. Come richiamato dalla Circolare n 2 della Presidenza del Consiglio dei Ministri è onere del lavoratore: - Verificare l inoltro telematico del certificato da parte del medico; - Comunicare all azienda l indirizzo di reperibilità, qualora differente dalla residenza o dal domicilio abituale; - Farsi rilasciare dal medico il numero di protocollo identificativo del certificato, il quale dovrà essere immediatamente comunicato all azienda, anche tramite fax al n. o al seguente indirizzo di posta elettronica. L inadempimento degli obblighi sopra specificati comporterà l attivazione di una procedura disciplinare a carico del lavoratore nonché, dopo attenta valutazione, la possibilità di commissione delle relative sanzioni. Segue lettera - pagina 5