L interscambio documentale per via telematica: strumenti e mezzi

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1 Novembre - dicembre 2012 L interscambio documentale per via telematica: strumenti e mezzi Loredana Bozzi

2 Sistemi di comunicazione telematica Posta elettronica (posta elettronica semplice, PEC, CEC PAC) Interoperabilità Comunicazioni on-line Nota bene: rimangono invariate le modalità di utilizzo della carta e del fax

3 Posta elettronica Posta elettronica semplice : casella di posta rilasciata mediante riconoscimento debole del soggetto richiedente nessuna garanzia legalmente riconosciuta di spedizione, consegna e ricezione PEC: casella rilasciata senza identificazione diretta del richiedente, raccomandata A.R., garanzia avvenuta spedizione e ricezione, integrità del messaggio, data e ora di spedizione e consegna CEC PAC = casella rilasciata previa identificazione diretta del richiedente, altre caratteristiche come PEC, limitazioni: è possibile inviare messaggi solo a PEC presenti nell indice PA

4 Tipologie di posta elettronica Identificazione soggetto Garanzia legale spedizione, consegna e ricezione Tipo di canale Posta elettronica semplice debole NO multidirezionale PEC debole SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio multidirezionale CEC PAC SI SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio bidirezionale

5 Tipologie di posta elettronica Posta elettronica semplice Identificazione soggetto debole Garanzia legale spedizione, consegna e ricezione Per inviare messaggi a soggetti diversi (cittadini, imprese, avvocati, commercialisti, NO ecc.) occorre una casella PEC Tipo di canale multidirezionale PEC CEC PAC debole SI SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio E possibile inviare messaggi solo a PEC presenti nell indice PA multidirezionale bidirezionale

6 La differenza tra e PEC

7 Chi la deve avere: Obbligo di PEC amministrazioni pubbliche tutte le società iscritte al Registro delle Imprese professionisti iscritti agli Ordini professionali

8 Obbligo istituzione casella PEC Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n Modalità di trasmissione e registrazione dei documenti informatici all art 15, c. 3. Ciascuna area organizzativa omogenea istituisce una casella di posta elettronica adibita alla protocollazione dei messaggi ricevuti. L indirizzo di tale casella è riportato nell indice delle amministrazioni pubbliche.

9 Obbligo istituzione casella PEC Scopo della casella PEC della pubblica Decreto del Presidente del Consiglio dei amministrazione: Ministri 31 ottobre garantire 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico una di valida cui al comunicazione decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428digitale con cittadini, imprese, altre pa - Modalità di trasmissione e registrazione dei documenti informatici all art 15, c. 3. Ciascuna area organizzativa omogenea istituisce una casella di posta elettronica adibita alla protocollazione dei messaggi ricevuti. L indirizzo di tale casella è riportato nell indice delle amministrazioni pubbliche. La casella PEC DEVE essere quotidianamente presidiata

10 Integrazione casella PEC con sistema gestione documentale/protocollo E' pertanto preferibile adottare prodotti di gestione del protocollo informatico predisposti per il trattamento dei messaggi e degli allegati veicolati via PEC o soluzioni in grado di "collegare" il sistema di gestione della posta elettronica di tipo PEC e quello di gestione del protocollo. Per motivi analoghi, si raccomanda di adottare sistemi di gestione documentale che consentano la gestione integrata e la tenuta dei messaggi, degli allegati e delle ricevute nell'ambito della gestione del fascicolo informatico. Circolare n. 2/ Presidenza Consiglio dei Ministri (Brunetta) La casella di PEC collegata con il protocollo informatico, é garanzia per l archivio in formazione

11 Vantaggi integrazione PEC/Protocollo evitare perdita di documenti mediante acquisizione automatica o semi-automatica su sistema di protocollo dalla casella PEC evitare la conservazione dei documenti sui server dei gestori PEC (limiti temporali) associazione automatica delle ricevute al documento spedito per i documenti in uscita: formare automaticamente messaggi PEC e spedirli (decentramento della spedizione)

12 Il concetto di interoperabilità L'interoperabilità è la capacità dei sistemi informatici di scambiarsi e riutilizzare le informazioni ricevute. filmato

13 Interoperabilità del protocollo informatico QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA

14 Come avviene l interoperabilità? Il mezzo di trasporto previsto per l interoperabilità tra i protocolli informatici degli enti è la posta elettronica certificata (PEC). I documenti elettronici sono inviati dalla casella PEC dell amministrazione mittente verso la casella PEC dell amministrazione ricevente.

15 Come avviene l interoperabilità? Il sistema di protocollo mittente invia un che contiene: il documento principale gli eventuali allegati il file segnatura.xml con gli elementi relativi alla registrazione di protocollo QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA segnatura.xml QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA

16 Gli enti in P.I.Tre. Giunta provinciale di Trento e Strutture da essa dipendenti Azienda provinciale per i Servizi Sanitari Università degli Studi di Trento Consiglio Provinciale Consorzio dei Comuni trentini 94 Comuni 13 Comunità di Valle 5 Scuole 5 Musei di rilevanza provinciale 10 Altri Enti oltre utenti ATTIVI sul sistema

17 Interoperabilità semplificata intra-p.i.tre la comunicazione tra gli enti della federazione, anziché viaggiare sulla rete Internet, avviene su un canale dedicato all interno del sistema, evitando i possibili problemi dipendenti dai provider di posta la spedizione/ricezione è realizzata con un numero inferiore di passaggi rispetto alla PEC una volta protocollato il documento, il sistema spedisce al mittente la conferma di ricezione associata in automatico al documento in partenza il sistema emette ricevute e notifiche che garantiscono la tracciabilità della corretta spedizione/ricezione

18 Documenti trasmessi e ricevuti in modalità non cartacea: il caso dell Ente Provincia Anno Destinatari Mittenti Totale /09/

19 Documenti trasmessi e ricevuti in modalità non cartacea: il caso dell Ente Provincia /09/ Destinatari Mittenti Totale

20 LE DIRETTIVE CONCERNENTI LE COMUNICAZIONI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA (deliberazione Giunta provinciale n del 22 giugno 2012)

21 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica Di cosa si tratta? Delle regole che la Provincia ha fissato per lo scambio di documenti per via telematica: - tra i propri uffici - con le altre p.a. - nei rapporti con i soggetti privati (cittadini, enti, associazioni, imprese, professionisti, ecc.) che intendono interloquire con gli uffici provinciali utilizzando le nuove tecnologie Le nuove direttive sono state approvate con deliberazione della Giunta provinciale n del 22 giugno 2012

22 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica A chi si applicano le nuove direttive? - alle strutture provinciali - a tutti i soggetti pubblici e privati che vogliono interagire con la Provincia in via telematica - agli enti strumentali della Provincia ai soggetti terzi che svolgono attività istruttorie per conto della Provincia (linee di indirizzo) - a tutti gli enti federati in P.I.Tre (interoperabilità)

23 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica Cosa prevedono le nuove direttive? - regole articolate in base al mittente, al contenuto della comunicazione, allo strumento telematico utilizzato e, se necessaria, alla sottoscrizione dei documenti o delle comunicazioni - individuazione dei formati ammessi (PDF/A, PDF, XML, TXT, TIFF, JPEG)

24 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica PER IL CITTADINO Trasmissione della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa mediante: - CEC-PAC oppure - posta elettronica o PEC unitamente alla scansione del documento di identità Trasmissione del documento informatico o del corpo di messaggio mediante: - CEC-PAC Trasmissione del documento informatico sottoscritto con firma digitale o del corpo di messaggio cui è apposta una firma digitale mediante: - posta elettronica o PEC

25 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica PER IL PRIVATO (NO CITTADINO), L IMPRESA, IL PROFESSIONISTA Trasmissione della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa mediante: - posta elettronica o PEC unitamente alla scansione del documento di identità Trasmissione del documento informatico sottoscritto con firma digitale o del corpo di messaggio cui è apposta una firma digitale mediante: - posta elettronica o PEC

26 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Trasmissione della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa e protocollato mediante: - PEC o posta elettronica istituzionale Trasmissione del documento informatico sottoscritto con firma digitale/qualificata/avanzata o del corpo di messaggio cui è apposta una firma digitale e dei metadati di protocollazione mediante: - PEC o posta elettronica istituzionale

27 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE O ENTE FEDERATO IN PITRE Trasmissione del documento informatico sottoscritto con firma digitale/qualificata/avanzata e dei metadati di protocollazione mediante: - interoperabilità intra-pitre Trasmissione della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa e dei metadati di protocollazione mediante: - interoperabilità intra-pitre

28 Effetti delle direttive? Come cambiano i processi lavorativi inerenti il protocollo e la gestione documentale? 1. Verifica sulla provenienza 2. Verifica sulla forma (formati) 3. Verifica sulla sostanza (per le firme digitali validità del certificato di firma e marca temporale e integrità del documento)

29 Verifica sulla provenienza l utilizzo della CEC PAC equivale a FIRMARE il documento l invio della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa mediante posta elettronica o PEC deve essere accompagnato dalla scansione del documento di identità La validità giuridica del documento inviato presuppone la verifica della provenienza e del mezzo di trasmissione

30 DPCM 31/10/2000 Art. 16. Leggibilità dei documenti Verifica dei formati 1. Ciascuna amministrazione garantisce la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti adottando i formati previsti all art. 6, comma 1, lettera b), della delibera AIPA n. 24/98 ovvero altri formati non proprietari. Formati = leggibilità dei documenti nel breve e nel lungo periodo

31 Conservazione dei documenti informatici CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Articolo 43, c. 3 Riproduzione e conservazione dei documenti. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71.

32 Verifica firma digitale Cosa significa verificare un file firmato digitalmente? Verificare la validità del certificato Verificare l integrità del documento

33 Certificato firma digitale Scadenza Riconoscimento identità Smarrimento/furto

34 Stabilire quando un documento è stato firmato digitalmente Per garantire l autenticità di ciò che si è firmato è necessario poter dimostrare che la firma è avvenuta in un periodo di validità del certificato. La marcatura serve a stabilire in maniera certa e univoca l'esatta data e ora di un evento riferimento temporale associato al documento data in cui si effettua la verifica Fascia temporale nella quale può essere stato firmato il documento tempo inizio validità certificato fine validità certificato

35 Il protocollo come riferimento temporale La registrazione di protocollo a norma costituisce un valido riferimento temporale per i documenti firmati digitalmente in quanto fissa un riferimento temporale certo (data e ora di ingresso del documento nel sistema). Per garantire l autenticità di un documento firmato digitalmente è sufficiente protocollarlo durante il periodo di validità del certificato

36 Non modificabilità dei documenti firmati Eventuali variazioni della rappresentazione informatica di un documento firmato rendono la firma sul documento trasformato non più verificabile. E sufficiente modificare un solo bit di un documento firmato per rendere la firma digitale non valida.

37 Come si effettua la verifica della firma? Mediante meccanismi di verifica pubblicamente noti. In PAT si utilizzano il sistema di protocollo e gestione documentale P.I.Tre. e Dike

38 Cosa fare se i documenti in arrivo non sono conformi? sottoscrizione e formato file documento principale: OK OK NON OK NON OK allegati: OK NON OK OK NON OK scadenza perentoria avvio del procedimento caso n.1 chiedere regolarizzazione caso n. 2 istanza non ammissibile caso n. 3 istanza non ammissibile caso n. 3 scadenza non perentoria avvio del procedimento caso n. 4 chiedere regolarizzazione caso n. 5 chiedere regolarizzazione caso n. 5 chiedere regolarizzazione caso n. 5 caso 1 caso 2 caso3 caso 4 caso 5

39 Quanti figli ha quest uomo?

40 Cosa fare se i documenti in arrivo non sono conformi? Documento principale e/o allegati con firma digitale, ma nel formato non corretto Esempi Doc. principale con firma digitale e in formato non ammesso Doc. principale con firma digitale in formato ammesso e allegato con firma digitale in formato non ammesso caso 6

41 Cosa fare se i documenti in arrivo non sono conformi? Documento principale e/o allegati con firma digitale, ma nel formato non corretto Esempi Doc. principale con firma digitale e in formato non ammesso ATTENZIONE: il documento avente ad oggetto, inviato il giorno alle ore non può essere accettato in quanto, conformemente a quanto previsto dalla delibera della Giunta provinciale n del giorno 22 giugno 2012, deve essere in uno dei seguenti formati: PDF/A, PDF, XML, TXT, TIFF, JPEG Doc. principale con firma digitale in formato ammesso e allegato con firma digitale in formato non ammesso caso 6

42 Cosa fare se i documenti in arrivo ATTENZIONE: non sono nel documento conformi? avente ad oggetto Documento può principale essere accettato e/o allegati in quanto, con firma conformemente digitale, ma a nel formato non corretto Esempi, inviato il giorno alle ore il file. non quanto previsto dalla delibera della Giunta provinciale n del giorno 22 giugno 2012, sono accettabili SOLO documenti firmati in uno dei seguenti formati: PDF/A, PDF, XML, TXT, TIFF, JPEG. Si prega di inviare nuovamente l intero documento con il file. non FIRMATO. Doc. principale con firma digitale e in formato non ammesso Doc. principale con firma digitale in formato ammesso e allegato con firma digitale in formato non ammesso caso 6