Regione Campania. Linee Guida Presentazione Offerta

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1 Regione Campania Linee Guida Presentazione Offerta

2 Sommario Sommario... 2 Introduzione... 3 Destinatari del documento...3 Scopo e struttura del documento...3 Accesso al portale...5 Invito...6 Richiesta Quesito...9 Visualizzazione Risposta ai Quesiti Offerta Comunicazione I Seduta Comunicazione II Seduta Procedure Aperte Indice delle figure... 18

3 Introduzione Destinatari del documento Il manuale è rivolto ai fornitori della Regione Campania, abilitati a presentare le offerte per le procedure di gara in economia, previo invito dell Ente e tramite la piattaforma descritta. Eseguendo le trattative in rete, in ambienti la cui sicurezza è garantita dalla codifica di tutti i documenti in transito, l azienda fornitrice può accelerare e semplificare le procedure di scambio e gestire con facilità un numero elevato di gare. La soluzione consente al fornitore di rispondere in tempo reale a tutte le sollecitazioni dell Ente, per una gestione più snella ed efficace delle procedure di vendita e distribuzione, garantendo tempestività ed efficacia nel soddisfare le esigenze di acquisto della Regione Campania. Presupposto fondamentale è che gli utenti siano dotati dei codici di accesso all applicazione, assegnati dall Amministratore del sistema. Scopo e struttura del documento Il manuale illustra le procedure operative per utilizzare le varie funzionalità offerte dall applicazione per la gestione di una procedura elettronica di gara in economia. La soluzione consente di gestire elettronicamente gran parte della documentazione necessaria allo svolgimento di una gara. La guida descrive le seguenti fasi: Accesso al sistema; Ricezione dell invito Creazione Richieste di Quesiti;

4 Ricezione Risposte ai Quesiti; Creazione Offerte; Ricezione Comunicazione Risultati delle Sedute di Gara Visualizzazione Risultati di gara

5 Accesso al portale Ciascuna Impresa fornitrice per poter partecipare alle procedure di gara dovrà accedere, direttamente al portale di gare ( alla sezione riservata alle gare telematiche ed inserire l account (composto da Codice accesso, nome utente e password) comunicato via . All atto del primo accesso, successivo alla registrazione, il sistema imporrà al fornitore di sostituire la password attribuitagli automaticamente dal sistema con una di sua scelta, al fine di garantirne la segretezza. Dopo aver inserito i codici, il fornitore accede alla Home Page del Portale Gare della Regione Campania.

6 Invito L Invito per la procedura di Gara è la funzione attraverso la quale le Imprese, riconosciute idonee per lo svolgimento della prestazione oggetto di gara, sono invitate a presentare la propria offerta. L invito è il documento di notevole rilevanza in questo procedimento di gara, in quanto attraverso le sue indicazioni le Imprese concorrenti vengono poste in condizione di elaborare compiutamente le loro offerte, fornendo adeguate risposte alle informazioni richieste dall Ente. Poiché questa tipologia di procedura è destinata soltanto agli operatori invitati, nell area pubblica del Portale sarà disponibile soltanto una informazione di tipo generico, mentre per visualizzare il contenuto della procedura e gli atti di gara, disponibili soltanto per le imprese invitate, l operatore economico dovrà eseguire l accesso alla propria area privata del Portale. Dopo aver eseguito l accesso, dalla Home Page occorre: Fare clic sul gruppo funzionale Miei Inviti Figura 1: Gruppo Miei Inviti Elenco Inviti Forniture e servizi Compare l elenco completo delle procedura di gara alle quali l utente è stato invitato con una serie di informazioni quali: Descrizione breve: descrizione sintetica dell oggetto della gara Importo: importo di riferimento della procedura Scadenza: indica il termine entro cui presentare le offerte Proc. N.: il codice identificativo della procedura

7 CIG: il numero della gara Colonna Dettaglio: facendo click sul comando vedi è possibile visualizzare il contenuto dell invito nel dettaglio Doc. Collegati : facendo click sul comando apri è possibile visualizzare tutti i documenti collegati alla procedura di riferimento (es: richiesta quesito, offerta, invito ) Risultati di gara : consente di visualizzare, ove pubblicati, i risultati della procedura di gara di rifermento. Stato ultima offerta: consente di controllare lo stato dell ultimo salvataggio e/o invio dell offerta sulla relativa procedura Facendo click sul comando vedi della colonna di dettaglio è possibile accedere alle informazioni complete dell invito e visualizzare e/o scaricare gli atti di gara. In particolare il dettaglio contiene indicazioni sulla procedura quali : Tipo Appalto: indica Forniture o Servizi oggetto della gara Criterio Aggiudicazione Gara: indica se la gara verrà aggiudicata al prezzo più basso o all offerta economicamente più vantaggiosa Criterio Formulazione Offerta Economica: è il criterio con il quale deve essere imputato il valore dell offerta economica da parte del fornitore (prezzo, piuttosto che sconto). Atti di gara: contiene tutti gli allegati a corredo della gara, in grado di indicare agli operatori invitati le regole per la corretta compilazione dell offerta

8 Figura 2: Dettaglio Invito Funzionalità che è possibile attivare dal documento Invito che si sta visionando Stampa del documento Fare clic sull icona Stampa in alto a sinistra del dettaglio Creazione di una Richiesta Quesito Fare clic sulla barra Per inserire un chiarimento sulla procedura clicca qui per generare direttamente un Quesito di Gara con il quale l azienda fornitrice può richiedere chiarimenti ed approfondimenti circa la procedura di gara indetta dall Ente. La funzionalità sarà attiva fino al termine indicato all interno dell invito. Creazione di una Offerta Fare clic su PARTECIPA per generare direttamente un offerta con la quale l azienda fornitrice partecipa alla procedura di gara indetta dall Ente. Visualizzazione dei documenti collegati Fare clic su Documenti collegati per visualizzare l elenco dei documenti collegati alla procedura in oggetto, distinti per tipologia. Chiudi

9 Fare clic su Chiudi per chiudere il dettaglio dell Invito e ritornare alla sezione di elenco delle procedure ad invito ricevute. Richiesta Quesito Questa funzione consente alle aziende fornitrici di richiedere approfondimenti in merito alla procedura di gara. In risposta, l'ente invia una Risposta al Quesito. Per specifiche sulla richiesta prendere visione delle istruzioni operative disponibili nel manuale apposito.

10 Visualizzazione Risposta ai Quesiti Questa funzione consente all'azienda fornitrice di visionare determinati approfondimenti relativi alle gare in corso, comunicati dall'ente in seguito all'invio di un documento Quesito di Gara. Visualizzazione di una risposta ad un Quesito di Gara Fare clic sulla cartella Miei Inviti. Fare click sul comando Vedi alla colonna dettaglòio dell invito di riferimento Visualizzare la sezione CHIARIMENTI del dettaglio

11 Offerta Le Imprese, dopo aver visionato tutte le informazioni e i requisiti specificati nel documento Invito, creano un offerta, definendo specifiche condizioni tecniche ed economiche. Nella compilazione dell'offerta, il fornitore deve, innanzitutto, tener conto dei criteri di valutazione, resi noti nell invito di gara emesso dall'ente. Inoltre, deve fare riferimento alle informazioni contenute nelle sezioni Busta Documentazione, Busta Tecnica e Busta Economica. Creazione Offerta su Gara Fare clic sul gruppo Miei Inviti Fare click sul comando Vedi nella colonna di dettaglio della procedura di interesse. Fare clic sul link PARTECIPA ((tale link scomparirà automaticamente al raggiungimento del termine di scadenza previsto per la presentazione delle offerte). Denominare la propria offerta inserendo il riferimento al protocollo bando e la denominazione della ditta; Compilare la Busta di Documentazione, la Busta Tecnica (se prevista), e la Busta Economica, inserendo tutte le informazioni che intende proporre all'ente e facendo riferimento a quanto indicato nel disciplinare di gara. Nella Busta di Documentazione, attraverso l inserimento di uno o più allegati, devono essere forniti dati volti a qualificare la propria azienda (documenti, certificati ). Nella maggioranza dei casi l Ente predispone già le righe per le quali viene richiesto l inserimento di allegati per facilitare la corretta compilazione della busta. Per inserire un allegato è necessario fare click sul bottone e successivamente selezionare il file che si desidera inserire attraverso il comando Sfoglia. Quindi fare click sul bottone Inserisci allegato

12 Figura 3: Inserimento allegato L operatore ha comunque facoltà di inserire ulteriori allegati utilizzando la funzione Inserisci allegato. La nuova riga inserita andrà completata con la descrizione e l allegato. Figura 4: Offerta Busta documentazione Se l impresa presenta offerta in ATI dovrà essere completata anche l apposita sezione indicando la Denominazione dell ATI e successivamente i dati di mandante e mandataria,

13 utilizzando i campi predisposti che saranno visibili dopo aver utilizzato il comando Inserisci Riga. Figura 5: Offerta Busta documentazione Inserimento ATI Nella Busta Tecnica devono essere specificate le caratteristiche tecniche della fornitura/servizi richiesti dall Ente. L Impresa fornitrice può anche allegare relazioni tecniche. La sezione busta tecnica sarà presente nell offerta solo nel caso in cui la gara verrà aggiudicata a favore dell offerta economicamente più vantaggiosa. Nella Busta Economica deve essere indicato il valore dell offerta per i beni/servizi richiesti ed eventualmente è possibile inserire allegati come già descritto in precedenza per la sezione busta di documentazione. Figura 6: Offerta Busta economica

14 Il contenuto dell offerta, oltre a non essere visibile agli altri concorrenti, non è reso visibile all Ente se non alla scadenza dei termini temporali fissati. Entro tali termini, inoltre, il concorrente può sostituire, anche più volte, un offerta già inviata con una diversa. Il sistema riterrà valida e renderà visibile all Ente solo l ultima offerta inviata. Il sistema inoltre rifiuta le offerte inviate allo scadere dei termini di gara, informando l impresa con un messaggio di notifica dell avvenuta chiusura della fase di presentazione delle offerte ed attraverso l indicazione dello stato dell offerta Rifiutata. E sempre possibile verificare direttamente sul portale il corretto invio della propria offerta attraverso i seguenti passi: inserire i propri codici di accesso; cliccare sul gruppo Miei inviti; cliccare sulla lente apri situata nella colonna Doc. collegati in corrispondenza del bando di gara oggetto della procedura; cliccare sul gruppo contrassegnato da una riga rossa dove è riportata la dicitura offerte visualizzare la propria offerta. Dalla stessa maschera è possibile visualizzare se l offerta è solo salvata o anche inviata (in tale ultimo caso si potrà visualizzare anche il numero di protocollo assegnato). Figura 7: Documenti collegati

15 Funzionalità che è possibile attivare dal documento Offerta che si sta creando Salvataggio Fare clic su Salva per salvare il documento nella lista dei documenti collegati alla procedura e conservarlo fino al momento dell invio. Invio Fare clic su Invio Fare click sul comando Conferma sulla maschera successiva per inoltrare l offerta. Attenzione perché nel caso in cui alcuni campi non risultano compilati il sistema li segnala con un messaggio a video Documenti collegati Fare clic su Documenti collegati Nella finestra che compare, fare clic sul gruppo di documenti collegato alla procedura che si desidera visualizzare (es: invito) Chiudi Fare clic su Chiudi per chiudere il documento creato ed essere riportati nella sezione Miei inviti del portale Comunicazione I Seduta Raggiunta la data di apertura delle offerte, la Commissione procede con l apertura delle buste contenenti la documentazione richiesta con la lettera di invito, verificando la completezza dei documenti allegati. Una volta esaminate le buste di documentazione, la Commissione di gara, prima di procedere all esame delle altre buste, può comunicare elettronicamente alle Imprese partecipanti i risultati della I Seduta, indicando eventuali esclusioni dalla gara. Per visualizzare la comunicazione è necessario: Fare clic sul gruppo Miei Inviti cliccare sulla lente apri situata nella colonna Doc.collegati in corrispondenza del bando di gara oggetto della procedura;

16 cliccare sul gruppo contrassegnato da una riga rossa dove è riportata la dicitura Comunicazioni visualizzare la comunicazione in arrivo cliccando sul nome. Comunicazione II Seduta Nella seduta successiva la Commissione di gara procede all esame delle offerte per verificare il contenuto delle buste tecniche ed all attribuzione dei punteggi ai diversi elementi. L attribuzione dei punteggi ai diversi elementi avviene automaticamente se la valutazione è di tipo oggettivo (ovvero siamo in presenza di formule), mentre verrà inserita manualmente dalla Commissione nel caso di valutazione di tipo soggettivo, sulla base degli elementi e dei punteggi massimi stabiliti nell invito o nel capitolato. Sulla base del risultato di tali punteggi, viene effettuato quindi la graduatoria di merito delle offerte. La Commissione di gara, prima di procedere all esame delle buste economiche, deve comunicare elettronicamente alle Imprese partecipanti i risultati della II Seduta, indicando le valutazioni effettuate, la graduatoria di merito elaborata fino a quel momento ed eventuali esclusioni dalla gara. Procedure Aperte Le istruzioni per la compilazione di una offerta su procedura ad invito sono valide anche per le procedure Aperte. Per questa tipologia di gara è, però, possibile eseguire la creazione di una offerta sia dall Area Pubblica, sia dall Area Privata del Portale entro i termini previsti dal bando di gara. Per prendere visione della documentazione e successivamente partecipare dall Area Pubblica fare click alla sezione Bandi di gara e successivamente sulla colonna dettaglio della procedura di interesse Figura 8: Area Pubblica Sezione Bandi di gara

17 Una volta visualizzata la documentazione di gara fare click sul comando partecipa per creare l offerta. Tale comando sarà attivo fino al termine di presentazione delle offerte indicato nel bando. Figura 9: Creazione offerta Il sistema richiederà di inserire le credenziali per l accesso per procedere con la creazione del nuovo documento. Dopo aver eseguito la creazione e il successivo salvataggio dell offerta, all interno dell Area Privata, nella sezione Bandi a cui sto partecipando sarà disponibile il dettaglio della procedura è tutti i documenti ad essa collegati. Se si è già collegati al portale con la propria terna di valori si potrà prendere visione e successivamente creare offerta direttamente dalla sezione Bandi, dopo aver fatto click alla voce Bandi Pubblicati Figura 10: Area privata visualizzazione bando

18 Indice delle figure Figura 1: Gruppo Miei Inviti Elenco Inviti Forniture e servizi... 6 Figura 2: Dettaglio Invito... 8 Figura 3: Inserimento allegato Figura 4: Offerta Busta documentazione Figura 5: Offerta Busta documentazione Inserimento ATI Figura 6: Offerta Busta economica Figura 7: Documenti collegati Figura 8: Area Pubblica Sezione Bandi di gara Figura 9: Creazione offerta Figura 10: Area privata visualizzazione bando... 17