Sistema di Gestione Fornitori FGS (SQM) Manuale Fornitori

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1 Sistema di Gestione Fornitori FGS (SQM) Manuale Fornitori - 1 -

2 1. Logon alla pagina del portale Collegarsi tramite browser al portale fornitori accedendo al seguente link: https://procurement.finmeccanica.com È consigliato Internet Explorer con versioni inferiori alla 10. Inserire i dati di Logon, Utenza e Password. Figura 1 Logon alla pagina del portale Una volta inseriti i dati cliccare sul tasto 'Eseguire Logon' per accedere al portale e poter gestire l'auto mantenimento dei dati relativi alla propria azienda.

3 2. Notifiche Per visualizzare le notifiche selezionare sul link Notifiche presente nella parte sinistra della schermata. Figura 2 - Notifiche Selezionando il record di interesse è possibile visualizzarne i dettagli in basso. 3. Visualizzazione della gestione dati anagrafica fornitore Per accedere ai dati anagrafici ed ai dati di qualifica selezionare il link 'Dati Fornitore' presente nella parte sinistra della schermata. Figura 3 Dati fornitore La finestra che viene visualizzata (come è possibile vedere nell immagine sottostante), possiede i seguenti tab: 'Contatti', Dati Qualifica, Dati finanziari e Questionari.

4 Figura 4 Accesso Dati fornitore Nel caso in cui il fornitore abbia da compilare alcuni questionari, all apertura del link Dati Fornitore appare il seguente messaggio: Se invece tutti i questionari sono stati inviati il messaggio informativo che appare è il seguente: Nella sezione Questionari vengono raccolti tutti i questionari a cui il fornitore è stato invitato a rispondere per poter essere valutato dagli utenti di Finmeccanica. Per elaborare i dati basterà, quindi, cliccare sul tasto 'Elaborare' e alcuni campi saranno resi modificabili. Inoltre una volta in elaborazione sarà possibile visualizzare dei nuovi tasti attivi, tutti selezionabili da qualsiasi tab : 'Salva' e 'Visualizzare solam.'. Il tasto 'Salva' serve a salvare tutte le modifiche apportate dal fornitore sui propri dati. Con il secondo tasto, 'Visualizzare solam.', si ritornerà alla modalità di sola visualizzazione. Figura 5 Accesso Dati fornitore : salva e visualizzare sol.

5 3.1. Dati generali Nella pagina 'Dati Generali' sono presenti i dati relativi all'anagrafica e gli identificativi fiscali. Dopo aver selezionato il tasto 'Elaborare' alcuni di essi saranno modificabili. Figura 6 Dati fornitore : tab Dati Generali 3.2. Contatti Questa sezione contiene tutti i dati relativi ai contatti del fornitore; nello specifico, sono presenti gli indirizzi della 'Sede legale' e della 'Sede Operativa'. Figura 7 Dati fornitore : tab Contatti 1/2 È possibile aggiunge un indirizzo di un'altra sede operativa cliccando su Aggiungere nella sezione Indirizzi (Sede Legale Obbligatoria). Non è invece possibile aggiungere/modificare la sede legale.

6 Nella seconda sezione della presente schermata, sono presenti i contatti del fornitore. Per poter aggiungere e/o rimuovere una persona di contatto si deve selezionare il pulsante 'Aggiungere' nella tabella Contatti. A questo punto è visibile una riga vuota che sarà possibile compilare. I dati delle persone di contatto (nome, cognome, indirizzo mail, numero di telefono e ruolo aziendale) possono essere modificati. Sarà necessario indicare sempre una ed una sola persona di contatto di default tramite la selezione del campo default nella tabella. Le notifiche/comunicazioni, arriveranno solo all indirizzo che si trova nella riga con il flag di defalut. Figura 8 Dati fornitore : tab Contatti 2/2 I campi contrassegnati dall'asterisco di colore rosso *, sono campi obbligatori Categorie Merceologiche Questo tab serve per la gestione delle Categorie Merceologiche correlate al fornitore. È possibile infatti visualizzare la lista di tutte le categorie ed in più viene data la possibilità di aggiungerne altre. Per richiedere l estensione, aprire il match code (cliccando nel quadrato oppure tasto F4 ) e cliccare su Avviare ricerca :

7 Figura 9 Dati fornitore : tab Categorie Merceologiche 1/3 A questo punto si aprirà una nuova tabellina con l albero delle categorie. Per ricercare la categoria merceologica per cui ci si vuole autocandidare, navigare nella directory presente a video aprendo ogni ramo cliccando sulle freccette come da esempio in immagine:

8 Figura 10 Help di ricerca CM Una volta selezionata la categoria di interesse, cliccare su OK, inserire il Codice di classificazione e poi cliccare su Inserisci. Si precisa che solo le Categorie visualizzate il verde sono selezionabili.

9 Figura 11 Dati fornitore : tab Categorie Merceologiche 2/3 Ovviamente non è possibile aggiungere categorie merceologiche già presenti a sistema. Se necessario ripetere l operazione per selezionare altre categorie. Al termine dell operazione, ricordarsi sempre di effettuare il salvataggio Save. Al salvataggio il sistema genera una richiesta di autocandidatura che sarà posta all attenzione degli utenti interni Finmeccanica responsabili della qualifica dei fornitori. È inoltre possibile, ripubblicare in quest area i questionari che sono stati inviati in fase iniziale cliccando sui seguenti tasti: Autopubblicazione Scouting di categoria per il questionario relativo alla categoria merceologica selezionata Autopubblicazione Scouting Generale per il questionario generale Figura 12 Dati fornitore : tab Categorie Merceologiche 3/3 In tal modo accedendo all area questionari, accedere ai questionari in oggetto ed aggiornare le informazioni realtive.

10 3.4. Dati finanziari Nel tab dei dati finanziari è possibile aggiungere e/o rimuovere le certificazioni cliccando sui tasti Aggiungere e Rimuovere servendosi degli appositi menù a tendina. In più, qualora in fase di Autoregistrazione siano stati inseriti i record relativi ai fatturati degli ultimi anni, sarà possibile andare ad aggiornarli. Figura 13 Dati fornitore : tab Dati Finanziari 3.5. Questionari Come già detto, nel caso in cui il fornitore deve compilare dei questionari all apertura del link Dati Fornitore appare il seguente messaggio: Se invece tutti i questionari sono stati inviati il messaggio informativo è il seguente: Nella sezione Questionari vengono raccolti tutti i questionari a cui il fornitore è stato invitato a rispondere per poter essere valutato dagli utenti di Finmeccanica.

11 Figura 14 Dati fornitore : tab Questionari 1/2 Per procedere con l apertura dei questionari, cliccare sull iconcina presente nell ultima colonna di ogni tab del cruscotto. Così facendo si avrà la possibilità di procedere sia alla visualizzazione che alla compilazione delle domande presenti in ogni modulo. La compilazione sarà possibile solo per i questionari che si trovano nello stato Pubblicato, in quanto una volta inviato il questionario non è più modificabile a meno di una Richiesta di integrazioni desiderata da parte degli utenti valutatori di Finmeccanica. Figura 15 Dati fornitore : tab Questionari 2/2 I questionari sono strutturati in maniera tale da avere domande con determinate caratteristiche: Le domande obbligatorie vengono identificate con il seguente simbolo. Le domande di competenza degli utenti Vendor che però sono visibili (solo visibili) anche ai fornitori riportano la seguente icona Una volta compilato il questionario si deve procedere con l invio dei dati, utilizzando il pulsante Invia questionario attivo nella barra dei comandi sia in testa che alla fine di ogni modulo.

12 N.B.: Sarà possibile effettuare l invio solo se tutte le risposte obbligatorie sono state compilate. Durante la compilazione dei form si ha la possibilità di salvare in bozza i dati fino a quel momento inseriti, utilizzando il pulsante Salva ; in tal modo sarà possibile procedere con la compilazione in un secondo momento. In più all interno di ogni questionario è attiva la funzione che permette di scaricare in formato xls il modulo compilato. 4. Area documentale Cliccando sul link Cartella Documenti Fornitore si accede al documentale. Figura 16 Cartella Documenti Fornitore All'apertura della nuova finestra, verrà visualizzata la videata iniziale dell'area collaborativa. Per esplodere le cartelle, posizionare il cursore sulla freccia a sinistra della "Cartella Documenti/Documents folder" e cliccare. Selezionare poi la cartella d interesse dove è possibile caricare i documenti richiesti

13 Figura 17 Cartella Documenti Una volta selezionata la cartella d' interesse, ad esempio " Doc. Econ. & Finanz./Econ. & Finance Doc", cliccare sul tipo di documento che si desidera caricare (in questo caso Documento Unico Regolarità Contributiva ). Figura 18 Caricamento documento: seleziona documento Selezionare il tasto "Creare".

14 Figura 19 Caricamento documento: creare La seguente figura indica la pagina attraverso la quale sarà possibile effettuare l'upload del documento di interesse. - Valorizzare il campo "nome", dove è possibile rinominare il documento da caricare. - Selezionare il pulsante: "Upload di un file locale" - Cliccare sul tasto "Continuare" Figura 20 Caricamento documento: upload Attraverso il tasto "Sfoglia", si accede alle directory personali dove cercare il documento da caricare.

15 Figura 21 Caricamento documento: Sfoglia 1/2 Selezionare il file d'interesse (in questo caso "Altro") e cliccare sul tasto "Apri". Figura 22 Caricamento documento: sfoglia 2/2 Cliccare sul tasto "Salvare".

16 Figura 23 Caricamento documento: Salvare Una volta effettuato il salvataggio del documento, il sistema permetterà di visualizzare l'operazione appena effettuata e di salvare nuovamente, quindi cliccare sul tasto "Salvare"(indicato dalla freccia rossa). Se il campo "Data di scadenza" è contrassegnato da un asterisco di colore rosso *, l'inserimento del dato è obbligatorio. Figura 24 Caricamento documento: Data di scadenza 4.1. Upload nuova versione di un documento Questa funzione deve essere utilizzata solamente in caso di caricamento errato, in quanto il file caricato con questa procedura sovrascrive e sostituisce, l ultimo file caricato tramite la procedura indicata precedente. Quindi solo se si desidera sostituire nel portale con la versione corretta l ultimo documento caricato, l'operazione da effettuare è la seguente:

17 Figura 25 Nuova versione di un documento 1/2 - Accedere nella cartella contenente il documento che deve essere sostituito da una nuova versione - Ricercare direttamente il file da allegare e una volta selezionato, cliccare sul tasto "Salvare". Una volta effettuato il salvataggio dell'operazione, sarà visibile la nuova versione del documento appena inserita. Anche in questo caso cliccare nuovamente sul tasto "Salvare"; se il campo "Data Scadenza è contrassegnato da un asterisco di colore rosso *, il dato deve essere inserito obbligatoriamente. Figura 26 Nuova versione di un documento 2/2

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