PROGRAMMA GESTIONE TURNI MANUALE UTENTE. Programma Gestione Turni Manuale Utente versione 1.1

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1 PROGRAMMA GESTIONE TURNI MANUALE UTENTE

2 INDICE 1 PREMESSA 3 2 COMANDI COMUNI 3 3 SEDI 3 4 FESTIVITÀ 4 5 PERIODI TURNI 4 6 COD. TURNI 6 7 TURNI SPORTIVI 9 8 COD. EQUIPAGGI 9 9 DISPONIBILITÀ INDISPONIBILITÀ ACCOPPIATE TURNI GENERAZIONE DEI TURNI 17

3 1 Premessa Il corrente documento proverà a spiegare come configurare ed utilizzare il programma GESTIONE TURNI accessibile nell area soci del sito Il programma è visibile e utilizzabile solo da utenti specifici selezionati dall amministratore del sito. Il risultato finale del programma è la creazione dei turni mensili notturni e festivi per i soci di Croce Bianca Merate, con la creazione dei relativi files.pdf e la pubblicazione degli stessi nell area soci del sito per renderli disponibili a tutti. Per ottenere un risultato ottimale è necessario tuttavia che siano correttamente compilate una serie di tabelle accessorie che andremo a vedere nel dettaglio più avanti. 2 Comandi comuni In tutte le pagine del sito sono presenti una serie di pulsanti che hanno la stessa funzionalità in ciascuna di esse: per inserire un nuovo record nella tabella corrente per registrare l inserimento del nuovo record per modificare il record selezionato per eliminare il record selezionato per registrare la modifica del record selezionato per tornare alla lista dei record della tabella corrente senza salvare le modifiche fatte al record corrente 3 Sedi In questa sezione vengono gestite tutte le anagrafiche delle sedi in cui si svolgono i turni. L unico campo richiesto è il NOME della sede:

4 Di seguito l elenco attuale delle sedi gestite dal programma: 4 Festività In questa sezione vengono gestite tutti i giorni festivi dell anno. I campi da compilare sono DATA e NOME: Di seguito un esempio delle festività del 2013: 5 Periodi Turni In questa sezione viene specificato per ciascuna sede quali tipi di turno vengono effettuati in un certo periodo (questo è stato fatto perché al momento a Missaglia vengo fatti a settimane alternate turni la mattina oppure il pomeriggio e la notte in alternanza con la Croce Rossa di Casatenovo) Di seguito un esempio della periodicità dei turni attuale:

5 Dall immagine si vede che la sede di Merate è stata impostata per gestire tutti e 3 i turni giornalieri per sempre (almeno fino al 2050) Mentre nella sede di Missaglia per tutto il 2013 è stata configurata l alternanza di una settimana con turni al pomeriggio e alla notte e una settimana con turni alla mattina. I campi da compilare sono : - SEDE: selezionare una sede dall elenco - DATA DA: indicare una data di inizio del periodo - DATA A : indicare una data di fine del periodo - MATTINA : selezionare se nella sede selezionata e nel periodo indicato vengono fatti turni la mattina - POMERIGGIO : selezionare se nella sede selezionata e nel periodo indicato vengono fatti turni il pomeriggio - NOTTE : selezionare se nella sede selezionata e nel periodo indicato vengono fatti turni la notte

6 6 Cod. Turni In questa sezione vengono gestiti tutti i turni giornalieri che vengono fatti nelle varie sedi. I campi da compilare sono:

7 - TIPO: selezionare il tipo di volontari che fanno questo turno - CODICE: indicare il codice del turno - SEDE: selezionare dalla lista la sede presso cui si svolge il turno - DATA: è possibili specificare un giorno preciso ( IL GIORNO ) oppure una delle alternative - ORA INIZIO (HH:MM:SS) : indicare l ora di inizio del turno (formato ore:minuti:secondi) - ORA FINE (HH:MM:SS) indicare l ora di fine del turno (formato ore:minuti:secondi) - NOTE : indicare eventuali note per il turno (es. l ora di ritrovo in sede) - CAMBIA SE PREFESTIVO* : nei giorni Prefestivi è previsto un solo turno notturno con orari di inizio e di fine leggermente diversi rispetto ai turni notturni normali. Pertanto i turni ricorrenti notturni dei giorni settimanali devono avere questo campo valorizzato a SI per dire al programma che nei giorni prefestivi devono essere sostituiti dal corrispondente turno prefestivo della sede - RICORRENTE*: indica se il turno deve essere ricorrente, ovvero essere generato per tutte le settimane dell anno - VIS. DISPONIBILITA *: indica se il turno deve essere visibile nella pagina delle disponibilità visualizzata dal socio accedendo nell area soci del sito con le proprie credenziali. Il programma è strutturato per gestire l abbinamento delle disponibilità di ciascun socio con tutti i turni. Però si è scelto di poter far dare ai soci la disponibilità per un determinato orario indipendentemente dall ora. Ciò vuol dire che un socio può dare la disponibilità a fare i turni il lunedì notte, cioè nella pagina delle sue disponibilità che vede

8 accedendo all area soci con le sue credenziali lui si troverà una sola riga con lunedì notte, e il programma in automatico associa la disponibilità del socio a fare lume3 e lumi3 (ovvero la notte a Merate e la notte a Missaglia). Per rendere possibile questo bisogna configurare in questa tabella il lume3 con VIS. DISPONIBILITA a SI e il lumi3 con VIS. DISPONIBILITA a NO - RIFERIMENTO* : questo campo serve per terminare il discorso visto col campo precedente. Ovvero, il lumi3 dell esempio precedente avrà associato in questo campo il turno lume3. Quindi questo campo RIFERIMENTO va valorizzato per tutti i turni con VIS. DISPONIBILITA a NO, inserendo il codice del turno corrispondente (stesso orario ma altra sede) che ha VIS. DISPONIBILITA a SI - ATTIVO: specificare se il turno deve essere considerato tra quelli da calcolare nel momento della generazione dei turni mensili I campi con un * devono essere compilati solo per i turni di Merate e Missaglia, per quelli delle altre sedi lasciare vuoti o a NO. Dalla lista dei Cod. Turni è possibile poi passare all associazione degli equipaggi da inserire nel turno, cliccando sulla relativa scritta nella colonna EQUIPAGGI. Questa scritta può assumere uno dei seguenti valori: - NESSUN EQUIPAGGIO : se nessun equipaggio è stato ancora associato al turno - N x COD.EQUIPAGGIO : dove N indica il numero di equipaggi e COD.EQUIPAGGIO indica il nome del Cod. Equipaggio (vedi par.8) associato al turno - N TIPI DI EQUIPAGGIO: dove N è un numero che sta ad indicare che ci sono più tipi di COD.EQUIPAGGIO associati al turno Cliccando su questa voce si passa ad una pagina simile alla seguente: Da qui è possibile quindi gestire gli equipaggi da associare al turno. I campi da compilare sono:

9 - SELEZIONA EQUIPAGGIO: selezionare dalla lista dei COD. EQUIPAGGI (vedi par. 8) un equipaggio oppure selezionare CREA NUOVO e compilare almeno uno dei quattro campi successivi - 1 : selezionare dalla lista il tipo del primo socio che farà parte dell equipaggio - 2 : selezionare dalla lista il tipo del secondo socio che farà parte dell equipaggio - 3 : selezionare dalla lista il tipo del terzo socio che farà parte dell equipaggio - 4 : selezionare dalla lista il tipo del quarto socio che farà parte dell equipaggio - QUANTITA: indicare il numero di equipaggi di questo tipo da associare al turno - NOTE: indicare delle note aggiuntive per l equipaggio 7 Turni Sportivi Questa sezione è praticamente identica a quella descritta nel paragrafo precedente con l unica eccezione che qui vengono gestiti solo i turni sportivi. L amministratore del sito può attivare solo questa sezione del programma turni a determinati utenti, che quindi potranno solamente gestire i turni sportivi senza però visualizzare tutte le altre tabelle del Programma Turni. 8 Cod. Equipaggi In questa sezione vengono gestiti tutti i tipi di equipaggio che si possono associare ai turni. I campi da compilare sono : - NOME: indicare il nome dell equipaggio (per una facile individuazione ad oggi tutti i codici inseriti hanno come nome le varie tipologie di soci che lo compongono separate dal carattere + ) - 1 : selezionare dalla lista il tipo del primo socio che farà parte dell equipaggio - 2 : selezionare dalla lista il tipo del secondo socio che farà parte dell equipaggio - 3 : selezionare dalla lista il tipo del terzo socio che farà parte dell equipaggio - 4 : selezionare dalla lista il tipo del quarto socio che farà parte dell equipaggio - NOTE: indicare delle note aggiuntive per l equipaggio - ATTIVO: specificare se l equipaggio può essere visualizzato tra quelli selezionabili da abbinare ai turni

10 9 Disponibilità In questa sezione vengono gestite tutte le disponibilità dei soci a fare turni. Viene dapprima presentata una maschera in cui sono presenti due elenchi: Nella lista di sinistra sono elencati i soci che hanno almeno una disponibilità associata (il numero 143 è il contatore dei soci presenti nella lista) Nella lista di destra sono invece elencati i soci che non hanno nessuna disponibilità associata (anche qui il numero 15 è il contatore dei soci presenti nella lista) Selezionando un socio da una delle due liste e premendo il pulsante visualizzata la pagina con il dettaglio delle disponibilità del socio: viene

11 I campi da compilare sono : - MAX TURNI MESE: indicare il numero massimo di turni mensili che il socio può fare - La tipologia di servizio che può svolgere il socio AUT: autista, CS: capo servizio, MIL: milite/ausiliare, ALL: allievo - Viene poi presentato un elenco per ciascuna sede di tutti i turni che hanno il campo Ricorrente (vedi par. 6) a SI. E possibile registrare la disponibilità del socio a fare questo turno spuntando la relativa casella nella colonna DISP Nella maschera iniziale di selezione dei soci è presente un pulsante [Crea PDF] che se premuto apre un pdf con le disponibilità aggiornate di tutti i soci. 10 Indisponibilità In questa sezione vengono gestite tutte le indisponibilità dei soci. Ciascun socio può, accedendo con le sue credenziali all area riservata, inserire dei periodi di indisponibilità a fare turni.

12 Da questa sezione è possibile aggiungere altre indisponibilità o eliminare quelle inserite dai soci. Per inserire una nuova indisponibilità compilare i campi nella tabella AGGIUNGI INDISPONIBILITA : - Selezionare dalla lista SOCIO il nome del socio per cui aggiungere l indisponibilità - Inserire nel campo DAL la data di inizio del periodo di indisponibilità - Inserire nel campo AL la data di fine del periodo di indisponibilità (lasciando vuoto il campo AL verrà creata una indisponibilità solo per il giorno indicato nel campo DAL) - Premere il pulsante [Aggiungi] per registrare l indisponibilità Per ricercare delle indisponibilità tra quelle inserite compilare i campi nella tabella RICERCA INDISPONIBILITA : E possibile impostare delle ricerche per socio e/o per periodo di indisponibilità. E inoltre presente un pulsante che consente di generare un file excel con l elenco delle indisponibilità visualizzate 11 Accoppiate In questa sezione vengono gestite tutte le accoppiate di soci che devono essere considerate nei turni. Sono gestite due tipi di accoppiate: - SOCI CHE FANNO TURNI ASSIEME Selezionare SOCIO 1 e SOCIO 2 ed indicare se è un ACCOPPIATA OBBLIGATORIA. Se selezioni la voce "Accoppiata obbligatoria" i due soci saranno sempre negli stessi turni. In caso contrario potranno uscire anche in turni separati.

13 - SOCI CHE NON FANNO TURNI ASSIEME Selezionare SOCIO 1 e SOCIO 2 ed indicare se NO STESSO TURNO oppure NO STESSO ORARIO. Selezionare "No stesso turno" se i due soci non possono essere nello stesso turno(ma possono essere in due turni differenti nello stesso orario). Oppure selezionare "No stesso orario" se i due soci non possono essere in due turni che si svolgono anche in sedi differenti ma nello stesso orario. 12 Turni In questa sezione vengono gestite i turni mensili dei soci (attenzione: qui non sono presenti solo i turni dei notturni/festivi ma anche quelli dei giorno e della teleassistenza). I campi da compilare sono:

14 - TIPO : indicare il tipo di soci a cui si rivolgono i turni - MESE : selezionare dalla lista il mese dei turni - ANNO : indicare l anno dei turni - CALENDARIO* : premere il tasto [SFOGLIA] per selezionare il file con i turni, ordinati per giorno, da caricare nel sito - ALFABETICO* : premere il tasto [SFOGLIA] per selezionare il file con i turni, ordinati alfabeticamente per cognome e nome dei soci, da caricare nel sito - INFORMAZIONI : premere il tasto [SFOGLIA] per selezionare un file con informazioni aggiuntive da caricare nel sito - AGGIORNATO AL: specificare la data e l ora di aggiornamento dei file dei turni, da far comparire nella pagina iniziale dell area soci dove i turni sono pubblicati - VISIBILE : specificare se i file dei turni sono visibili nella pagina iniziale dell area soci e quindi accessibili a tutti i soci Attenzione * : con la generazione automatica dei file.pdf dei turni dal Programma Turni i due file CALENDARIO e ALFABETICO verranno caricati e associati automaticamente dal programma. Per passare alla generazione dei turni con il programma premere il pulsante turni. dalla lista dei La prima volta che si accede e fintanto che non si genera il calendario del mese verrà visualizzata una pagina suddivisa nelle seguenti sezioni: - FESTIVITA Viene visualizzato l elenco delle festività del mese e viene data la possibilità di inserirne delle nuove, tramite questa maschera

15 - SERVIZI SPORTIVI Viene visualizzato l elenco dei servizi sportivi già registrati nel mese e viene data la possibilità di inserirne di nuovi tramite questa maschera: - Presente sia in testa che in fondo alla pagina, premendo su questo link verrà generato il calendario con tutti i turni del mese. Ora la pagina visualizzata diventerà questa:

16 Nella parte superiore sono presenti i seguenti pulsanti: - passa alla pagina di visualizzazione dei turni del mese divisi per socio in ordine alfabetico di cognome e nome - esegui la procedura di creazione dei turni - crea il file pdf con i turni generati - crea il file pdf con i turni generati e ordinati alfabeticamente per cognome e nome del socio - inserisci un nuovo turno nel mese E possibile visualizzare i turni di Tutte le sedi o solo i turni di una sede scegliendo nella lista VISUALIZZA TURNI SEDE. Per ciascun turno viene visualizzata la data, l ora di inizio e quella di fine, la sede in cui verrà fatto, il codice del turno, il nome e il tipo di socio che fa parte dell equipaggio

17 Ci sono poi due campi selezionabili per ciascun membro dell equipaggio: - OK : se selezionato sta ad indicare che il socio inserito in quel turno va bene, e quindi se si ripreme il pulsante questo non verrà sostituito da un altro socio - OBB. : se selezionato sta ad indicare che è obbligatorio che il programma trovi un socio per quella posizione dell equipaggio NB: se si modificano le selezioni di campi OK o OBB prima di premere il tasto è necessario premere il pulsante alla lista per salvare le modifiche di selezione fatte. che c è in fondo 13 Generazione dei Turni Come detto premendo il pulsante turni. si avvia la procedura di creazione dei Il programma per il calcolo dei soci da inserire come equipaggio nei turni applica le seguenti regole: - Un socio non può fare due turni nella stessa settimana - Un socio non può fare due turni in due giorni consecutivi - Un socio può fare in un mese al massimo il numero di turni inseriti nelle sue disponibilità (vedi par.9) - Vengono prima calcolati i turni sportivi - Nei turni sportivi i soci vengono inseriti in ordine alfabetico - Il programma verifica se sono presenti più AUT o più CS e parte a calcolare i turni della tipologia delle due in cui ci sono meno soci; poi passa all altra; poi passa ai MIL ; ed infine agli ALL - I turni vengono calcolati in ordine cronologico partendo dal giorno 1 del mese - Vengono considerati solo i soci che hanno la disponibilità per il turno - Non vengono considerati i soci che hanno l indisponibilità nel giorno del turno - Viene data priorità ai soci che hanno meno disponibilità totali nel mese - Vengo considerate le accoppiate dei soci (vedi par. 11) Al termine della procedura di creazione il calendario mensile verrà visualizzato con i nomi dei soci calcolati per fare i turni:

18 Se ci sono turni OBB. Per cui il programma non è stato in grado di associare un socio, il relativo rettangolo verrà colorato di rosso. E possibile intervenire manualmente alla modifica di un turno premendo sul pulsante Verrà visualizzata questa maschera Per ciascun socio richiesto nel turno sono visualizzate due liste: - Nelle liste "Disponibili" trovi tutti i soci del ruolo che hanno la disponiblità per questo turno e non hanno indisponibilità per questo giorno. - Nelle liste "Tutti" trovi tutti i soci del ruolo (senza tenere conto di disponibilità e indisponibilità) - Selezionando un socio in una lista nella corrispettiva verrà annullata l eventuale selezione