Classificazione: DI PUBBLICO DOMINIO. LOMBARDIA INFORMATICA S.p.A.

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1 Finanziamenti on line - Manuale per la compilazione del modulo di Rendicontazione del Bando per l accesso alle risorse per lo sviluppo dell innovazione delle imprese del territorio (Commercio, Turismo e Servizi)

2 INDICE DEI CONTENUTI 1 INTRODUZIONE SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE COPYRIGHT(SPECIFICHE PROPRIETA E LIMITE DI UTILIZZO) ACCESSO A GEFO AREA RENDICONTAZIONE... 5 Pagina 1 di 19

3 INDICE DELLE FIGURE Figura 1 Pagina iniziale GeFO... 4 Figura 2 Soggetto Richiedente... 4 Figura 3 Area rendicontazione... 5 Figura 4 Elenco progetti da rendicontare... 5 Figura 5 Inserisci nuova rendicontazione... 6 Figura 6 Nuova rendicontazione del progetto... 6 Figura 7 Esempio di rendicontazione già esistente... 7 Figura 8 Dettaglio rendicontazione... 7 Figura 9 Voci di costo Commercio... 8 Figura 10 Voci di costo Turismo... 8 Figura 11 Voci di costo- Servizi... 8 Figura 12 Inserisci fattura... 9 Figura 13 Ricerca fattura...10 Figura 14 Nuovo fattura...11 Figura 15 Elenco fatture e pagamenti per voci di costo...13 Figura 16 Inserimento documenti contabili...13 Figura 17 Firmatario...15 Figura 18 Documenti da scaricare...16 Figura 19 Carica documento...16 Figura 20 Upload documento...17 Figura 21 Invio elettronico...17 Figura 22 Rendiconto progetto...18 Figura 23 Area Documenti...18 Pagina 2 di 19

4 1 INTRODUZIONE 1.1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo di questo documento è descrivere le modalità operative per la compilazione dei seguenti moduli nell ambito del Bando per l accesso alle risorse per lo sviluppo dell innovazione delle imprese del territorio (Commercio, turismo e servizi) : Accesso a GeFO Area Rendicontazione 1.2 COPYRIGHT(SPECIFICHE PROPRIETA E LIMITE DI UTILIZZO) Il materiale è di proprietà di Lombardia Informatica S.p.A. In ogni caso la presente documentazione non può essere in alcun modo copiata e/o modificata. Pagina 3 di 19

5 2 ACCESSO A GEFO Per accedere a GeFO e scegliere il progetto di cui si vuole effettuare la rendicontazione, occorre seguire i seguenti passi: 1) Digitare l indirizzo web: https://gefo.servizirl.it/ e inserire le proprie credenziali: Figura 1 Pagina iniziale GeFO 2) Scegliere il profilo utente dell'azienda nella colonna SOGGETTO RICHIEDENTE nella sezione 2 Scegli profilo : Figura 2 Soggetto Richiedente Pagina 4 di 19

6 3 AREA RENDICONTAZIONE Per procedere alla Rendicontazione occorre: 1) Accedere alla sezione di menu 6 Area Rendicontazione, che apre la seguente maschera: Figura 3 Area rendicontazione Cliccare su Accedi per accedere all area di Rendicontazione progetti, ordinati per bando e per id progetto. 2) Si apre quindi la maschera di RENDICONTAZIONE con l elenco dei progetti inseriti dal Soggetto Richiedente che possono essere rendicontati: Figura 4 Elenco progetti da rendicontare Cliccando sull icona con il simbolo dell euro ( ), in corrispondenza del progetto che si vuole rendicontare, si visualizza l etichetta Rendiconto progetto e si ha di conseguenza accesso alla schermata successiva nella quale sono presenti le due sezioni Elenco rendicontazioni e Riepilogo voci di costo per progetto. 3) Nella sezione A) ELENCO RENDICONTAZIONI il Soggetto Richiedente può: Pagina 5 di 19

7 1. Inserire una nuova rendicontazione cliccando Inserisci nuova rendicontazione (come da Figura 5): Figura 5 Inserisci nuova rendicontazione Inserendo una Nuova Rendicontazione del Progetto occorre obbligatoriamente indicare che si tratta di una rendicontazione Finale. Figura 6 Nuova rendicontazione del progetto Il Soggetto Richiedente può presentare una sola rendicontazione finale; Se la rendicontazione finale si trova in stato Bozza non è possibile creare un altra rendicontazione finale; 2. Se vi sono delle rendicontazioni già inserite, cliccare sul Tipo di rendicontazione (finale) per accedere ai dati di dettaglio della stessa (come da Figura 7). Se la rendicontazione è in stato Bozza possono essere modificati tutti i dati in essa presenti, se invece è in stato Presentato è possibile solo visualizzare i dati caricati nel modulo di rendicontazione. Pagina 6 di 19

8 Figura 7 Esempio di rendicontazione già esistente 4) Il sistema riporta in entrambi i casi alla prima sezione A) DETTAGLIO RENDICONTAZIONE (sezione di sola lettura). Figura 8 Dettaglio rendicontazione In ogni sezione cliccare il tasto Continua per passare alla sezione successiva e per salvare le informazioni inserite. 5) Sezione B) RIEPILOGO VOCI DI COSTO. Le voci di costo riepilogate in questa sezione variano in base alla Linea di intervento (Commercio, Turismo, Servizi) scelta in fase di Adesione. a) Voci di costo Commercio Pagina 7 di 19

9 Figura 9 Voci di costo Commercio b) Voci di costo Turismo Figura 10 Voci di costo Turismo c) Voci di costo Servizi Figura 11 Voci di costo- Servizi Pagina 8 di 19

10 Il sistema riporta l elenco di tutte le Voci di Costo inserite nel progetto per la rendicontazione corrente. Per procedere alla rendicontazione è necessario cliccare sulla singola voce di costo, come evidenziato nella Figura 9. Nella precedente maschera sono riepilogate tutte le voci di costo relative al progetto e per ciascuna sono indicati i seguenti valori: AMMESSO: E l importo ammesso in fase di istruttoria. IMPUTATO: E l importo imputato nel corso della presente rendicontazione. Per inserire un valore in questa colonna è necessario cliccare sulla relativa voce di costo e seguire le istruzioni descritte nel paragrafo successivo. APPROVATO: E l approvato riferito alle voci di costo inserite nell attuale rendicontazione. In questa fase è sempre uguale a zero. IMPUTATO TOTALE: E la somma di tutti gli importi imputati, per questa voce di costo, nel corso di tutte le rendicontazioni presentate fino a oggi, compresa quella attualmente in corso. L unico importo sul quale si può agire, nel corso della rendicontazione front office, è quello indicato nella colonna IMPUTATO, le altre colonne riportano dei valori in sola lettura. 6) Cliccando sulla singola Voce di costo si apre la schermata che consente di inserire i l elenco fatture e relativi pagamenti per la voce di costo selezionata. Figura 12 Inserisci fattura Per inserire un fattura cliccare su Inserisci fattura e si attiva la seguente maschera: Pagina 9 di 19

11 Figura 13 Ricerca fattura In RICERCA FATTURA DA INSERIRE NEL PROGETTO ci sono tutte le fatture già caricate per quel soggetto e si possono effettuare tre operazioni: - Associare la fattura già esistente alla voce di costo (cliccando sull icona Cartellina con segno di spunta ). Dopo aver cliccato sull icona si apre una nuova maschera che riepiloga i dati della fattura, l unico campo da compilare è Importo imputabile alla voce di costo. In questo campo il beneficiario dovrà indicare il costo imputabile alla voce di costo selezionata (il costo da imputare deve essere minore o uguale all importo della fattura). - Inserire un nuovo pagamento (cliccando sull icona ), in questo caso si può inserire un nuovo pagamento relativo a quella fattura inserendo nei campi obbligatori richiesti (importo pagamento, importo IVA pagamento, data pagamento, modalità pagamento, importo imputabile alla voce di costo). - Inserire una nuova fattura (selezionando Inserisci nuova fattura ). Cliccando su Inserisci nuova fattura si apre un pop up, come evidenziato nella Figura 12, in cui viene richiesto di compilare i campi vuoti (tipo documento, descrizione, numero documento, data documento, importo documento, importo IVA documento, nominativo fornitore, importo pagamento ecc.). Per il fornitore cliccando sull icona inserire un fornitore nuovo. si può scegliere un fornitore già esistente oppure Pagina 10 di 19

12 Figura 14 Nuovo fattura Questa maschera permette di inserire: - I dati della fattura: Tipo documento, numero documento, data documento, Iva recuperabile, importo documento, importo iva su documento e fornitore. Pagina 11 di 19

13 - I dati dei pagamenti: Importo del pagamento, iva sul pagamento, data del pagamento, modalità di pagamento. - Il valore da imputare alla voce di costo: importo imputabile alla voce di costo. - Il Campo Note (da utilizzare per inserire note sulla fattura/pagamento/imputazione alla voce di costo). Tutti i documenti contabili devono avere data maggiore o uguale al 19/03/2012; Tutti i documenti contabili devono avere data minore o uguale alla data della graduatoria più 12 mesi; Tutti i pagamenti devono avere data maggiore o uguale alla data del documento contabile; I documenti contabili devono essere totalmente pagati. Il sistema permette di definire per ogni fattura, uno o più pagamenti. Inoltre sempre per ogni fattura si possono inserire una o più imputazioni alla voce di costo. Per eseguire queste operazioni è sufficiente, dopo aver inserito una fattura, premere sul simbolo. A questo punto si apre la maschera che abbiamo visto in precedenza (come da Figura 14). La maschera sarà già compilata per i dati relativi alla fattura e richiederà di inserire le seguenti informazioni: - Importo del pagamento, - Iva sul pagamento - Data del pagamento - Modalità di pagamento. - Importo imputabile alla voce di costo. - Note Il sistema controllerà che la somma di tutti i pagamenti inseriti per la fattura non ecceda l importo della fattura stessa. Controllerà inoltre che la somma degli importi imputati alla voce di costo, per la singola fattura, non ecceda l importo della fattura. Una volta compilati tutti i campi e dopo aver cliccato su Continua compare la sezione Fatture per voce di costo, evidenziata di seguito: Pagina 12 di 19

14 Figura 15 Elenco fatture e pagamenti per voci di costo Questa maschera riepiloga tutte le fatture associate alla voce di costo. Per ogni fattura riporta i dati del pagamento effettuato e l importo imputato alla voce di costo. Per ogni fattura sono indicate, in fondo a destra, le seguenti icone: che permettono di eseguire le azioni: Modifica dati Inserisci nuovo pagamento, per la fattura inserita Cancella la riga caricata Genera un report con l elenco delle fatture caricate in fase di rendicontazione Carica documento Selezionando questa icona si accede alla maschera che permette di caricare i documenti contabili. Figura 16 Inserimento documenti contabili Da questa maschera occorre selezionare il Tipo documento GIUSTIFICATIVO DI SPESA per allegare le copie elettroniche (scansione) dei documenti giustificativi di spesa (fatture ecc.) e le relative quietanze (pagamenti) in un unico file pdf (il file caricato non dovrà essere firmato digitalmente). Pagina 13 di 19

15 Tutte le spese rendicontate devono essere chiaramente imputate al relativo Soggetto Beneficiario. Elimina il documento Permette di cancellare un documento erroneamente allegato così che si possa allegare un nuovo documento corretto. Tutte le fatture caricate per la voce di costo selezionata, alimentano in automatico il campo imputato nella sezione B) RIEPILOGO VOCI DI COSTO. E importante ricordare che le operazioni sopra descritte sono da ripetere per ogni fattura e quietanza da associare alla singola voce di costo, per tutte le voci di costo previste dal progetto. Per ogni fattura caricata in fase di rendicontazione si possono effettuare le seguenti operazioni: - Possono essere inserite più quietanze per la stessa fattura. - Una fattura può essere associata a più voci di spesa, per esempio: Caricare la fattura e dichiarare che l intero importo è a carico di un unica voce di spesa. Caricare la fattura e dichiarare che quota parte è a carico di una voce di spesa e quota parte è a carico di un altra voce di spesa. Caricare la fattura e dichiarare che quota parte è a carico di una voce di spesa e che quota parte invece non viene imputata a nessuna voce di spesa. Terminate le operazioni sopra descritte, ritornare nella schermata Dettaglio rendicontazione progetto : Per il Commercio: - La somma delle voci di costo F + G + H deve essere minore o uguale al 10% del Totale Commercio e massimo uguale a euro; - Il Totale Imputato deve essere maggiore o uguale al 70% del Totale Ammesso. Per il Turismo: Pagina 14 di 19

16 - La somma delle voci di costo F + G + H deve essere minore o uguale al 10% del Totale Turismo e massimo uguale a euro; - Il Totale Imputato deve essere maggiore o uguale al 70% del Totale Ammesso. Per i Servizi: - La somma delle voci di costo E +F + G deve essere minore o uguale al 10% del Totale Commercio e massimo uguale a euro; - Il Totale Imputato deve essere maggiore o uguale al 70% del Totale Ammesso. 7) Sezione C) FIRMATARIO. Figura 17 Firmatario In questa sezione è possibile visualizzare ed eventualmente modificare i dati del firmatario della rendicontazione. Il Firmatario della rendicontazione è il Legale Rappresentante. Cliccare su Continua per salvare le informazioni inserite e per passare alla sezione successiva. Pagina 15 di 19

17 8) Sezione D) MODULI DA SCARICARE. In questa sezione sono riportati i documenti da scaricare. Figura 18 Documenti da scaricare Per scaricare i documenti cliccare sull icona Cliccare su Continua per passare alla sezione successiva. nella colonna azioni. 9) Sezione E) DOCUMENTI DA ALLEGARE. Il Soggetto Richiedente cliccando su Carica documento può effettuare Upload dei documenti richiesti. Figura 19 Carica documento Selezionare il tipo di documento (es. Altro documento ), ricercare il file da caricare cliccando il tasto Sfoglia, specificare eventuali note, ed infine cliccare il tasto CONTINUA per caricare il documento. Pagina 16 di 19

18 Figura 20 Upload documento Nel Tipo Documento sono presenti i seguenti documenti da allegare: Relazione tecnica descrittiva del progetto; Dichiarazione dell impresa per il rilascio del DURC; Fotocopia fronte/retro carta d identità del Legale Rappresentante; Altro documento. Sono tutti documenti obbligatori ad esclusione del documento Altro Documento ; Dopo aver caricato i documenti richiesti cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. 9) Sezione F) INVIO ELETTRONICO. Figura 21 Invio elettronico In questa schermata selezionando Continuo senza inviare elettronicamente la rendicontazione viene salvata in bozza e può essere ripresa in un secondo momento. Salvando Pagina 17 di 19

19 i dati in bozza è possibile riaccedere alla rendicontazione appena salvata e modificare o integrare i dati salvati in precedenza, per esempio caricando nuove fatture e relative quietanze. Nel caso in cui si selezioni Invio elettronicamente i dati la rendicontazione viene inviata elettronicamente al back office e non può più essere modificata dal soggetto richiedente. Dopo aver effettuato l invio elettronico, si torna automaticamente alla pagina principale Rendiconto progetto. La maschera che compare a video è la seguente: Figura 22 Rendiconto progetto In questa maschera viene visualizzata la rendicontazione che appare in stato Presentato. L utente deve Scaricare il modulo di rendicontazione dall icona PDF, firmarlo digitalmente e ricaricarlo nella Cartellina gialla cliccando sull icona. Il sistema visualizzerà la schermata relativa all Area Documenti all interno della quale bisogna cliccare su per allegare il documento firmato digitalmente. Figura 23 Area Documenti Pagina 18 di 19

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