SIFORM MANUALE PROGETTI FORMATIVI GESTIONE FINANZIARIA

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1 SIFORM MANUALE PROGETTI FORMATIVI GESTIONE FINANZIARIA 1 Registro documenti Autocertificazioni trimestrali Rendicontazione progetti formativi Visualizzazione dei documenti relativi ad una voce di Costo Inserimento ed eliminazione importi non quietanzati Registrazione Rendiconto...7

2 1 Registro documenti Tramite questa pagina l utente può gestire tutti i vari documenti di protocollo relativi ad un progetto. In questa sezione è OBBLIGATORIO inserire i documenti che comportano una spesa. Il registro documenti è associato all ente che gestisce il progetto. Per inserire un nuovo documento di protocollo premere Nuovo. Compilare la scheda protocollo e poi premere Salva. I dati da compilare sono: - Data protocollo - N e data documento - Tipo documento (entrata/uscita) - Mittente (se documento in entrata) / destinatario (se documento in uscita) - oggetto - importo totale del documento - scansione del documento: allegare la cartella in formato.zip 1 - selezionare il progetto - importo complessivo riferito al progetto - eventuale cofinanziamento privato - voce di spesa a cui l importo si riferisce - n e data quietanza 1 Per ogni documento di spesa inserito va allegata una cartella in formato.zip contente i file dei documenti scansionati in formato.pdf.

3 L importo del documento inserito nel registro, automaticamente va ad implementare la certificazione delle spese da confermare del trimestre relativo alla data di quietanza inserita. Se si inserisce un documento con data quietanza ricadente in un trimestre la cui certificazione è già stata registrata, tale documento andrà ad implementare la prima certificazione non ancora registrata. Esempio: in data 20 aprile registro un documento con data quietanza 20 marzo (la certificazione del trimestre gennaio-marzo è stata registrata), il documento andrà ad implementare la certificazione del trimestre aprile-giugno. Un documento ricadente in un trimestre la cui certificazione non è stata registrata e inviata nei tempi dovuti, non potrà essere inserito in alcuna certificazione. È sempre possibile ritornare al documento salvato tramite la form di ricerca all inizio della pagina. Tramite questa form di ricerca l utente premendo tutti visualizzerà l intera lista dei documenti mentre cliccando Cerca potrà selezionare i documenti con un determinato numero e data o altri criteri di filtro.

4 Per visualizzare o modificare i dati premere il link Visualizza/Modifica. Se si desidera salvare le modifiche premere Salva altrimenti premere Annulla. Per eliminare un documento premere il bottone Elimina. Nota: nel caso in cui il documento sia già associato ad uno o più progetti, l eliminazione non sarà possibile, ed il software restituirà un messaggio di errore. Attraverso il link Riutilizza documento viene creato un nuovo documento con l intestazione già compilata: questa opzione può essere utilizza ad esempio se uno stesso documento riguarda due voci di spesa diversa di uno stesso progetto. In caso di errata compilazione di un documento contabile relativo a una certificazione già registrata, attraverso il link Compila rettifica viene duplicato il documento con l importo in negativo in questo modo annullo l importo precedentemente registrato. A questo punto si procede alla corretta registrazione del documento.

5 2 Autocertificazioni trimestrali Questo link va utilizzato esclusivamente per i progetti della programmazione FSE 2007/2013. Il registro delle certificazioni trimestrali consente di stampare le domande di rimborso e i relativi dettagli. Per accedere al registro delle certificazioni trimestrali di un determinato progetto, occorre andare nella pagina Autocertificazioni trimestrali. Gli elenchi delle certificazioni registrate e di quelle da confermare appaiono separatamente nella pagina. Per visualizzare e stampare la domanda di rimborso occorre premere sull icona presente in ogni riga della griglia nella colonna stampa ; se la somma di una certificazione è di importo superiore allo zero, è possibile anche stampare i dettagli per voce di spesa. Le certificazioni senza dettaglio mostreranno l icona di stampa in grigio. Le certificazioni ancora da registrare verranno stampate in modalità bozza. Solo quando si è sicuri che la certificazione da confermare corrisponda esattamente alle spese da dichiarare sostenute nel trimestre premere il tasto Registra. Una volta premuto questo tasto la dichiarazione non è più modificabile. A questo punto la certificazione va stampate e inviata agli uffici competenti. Le certificazioni vanno registrate, stampate e inviate anche se di importo pari a 0. Il sistema genera automaticamente le certificazioni trimestrali anche di importo pari a 0, prendendo come trimestre iniziale la minore tra la data inizio corso (comunicazione date) e il documento con data quietanza minore (sostenuto comunque dopo la firma della convenzione). N.B. Il pulsante Registra è abilitato solo fino al 10 giorno successivo alla scadenza del trimestre a cui la certificazione si riferisce, dopo quella data non è possibile più registrare la certificazione. (il paragrafo 1.10 del Manuale dispone che il mancato invio delle domande di rimborso/dichiarazioni delle spese sostenute e quietanzate alle scadenze stabilite ed eventualmente a quella straordinaria alla P.A. o il ritardo rispetto al termine stabilito determinano una decurtazione dei punti dal monte crediti assegnato al soggetto accreditato e il mancato riconoscimento a rendiconto dell intera spesa sostenuta nel periodo cui la mancata comunicazione si riferisce)

6 3 Rendicontazione progetti formativi Alla nuova procedura della rendicontazione dei progetti formativi, si accede tramite il link Rend Progetti NP. Il rendiconto generato dal SIFORM non è altro che il riepilogo di tutti i documenti quietanzati per singola voce di spesa. Accedendo al link in questione, potranno essere visualizzati, per singola Voce di Spesa tutti i documenti inseriti nel Reg. documenti abbinati alle dichiarazioni di spesa già confermate o inseriti per l ultima dichiarazioni ancora non scaduta (si ricorda che la dichiarazione di spesa va comunque presentata anche nel trimestre in cui si presenta il rendiconto). 3.1 Visualizzazione dei documenti relativi ad una voce di Costo Per la visualizzazione dei documenti relativi ad una voce di costo selezionare la categoria e la voce di costo desiderata mediante le apposite tendine: Premere quindi Visualizza Documenti. L elenco dei documenti appariranno nella tabella sottostante: Nel riquadro seguente è possibile visualizzare l importo preventivato relativo alla voce di costo (corretto con le variazioni finanziarie eventualmente inserite dall ente), l importo rendicontato e l importo residuo (dato dalla somma dell importo preventivato e l importo rendicontato):

7 3.2 Inserimento ed eliminazione importi non quietanzati E possibile inserire, sempre per singola voce di spesa eventuali importi (previsti dal manuale.) che alla data di presentazione del rendiconto non sono stati quietanzati con una breve descrizione. Alla pressione del tasto Inserisci Importo il valore inserito sarà salvato. Se si ri-seleziona la voce di spesa per la quale è stato inserito l importo, è possibile eliminare l importo premendo il tasto Rimuovi Importo: 3.3 Registrazione Rendiconto Verificato che tutti i documenti per tutte le voce di spesa, sono stati inseriti correttamente (questa verifica può essere fatta anche tramite i pdf scaricabili in fondo alla schermata), si può procedere alla registrazione del Rendiconto e alla stampa dei pdf. N.B. Tale registrazione, conferma tutto il rendiconto e quindi va fatta una sola volta. La registrazione è anche subordinata alla compilazione/aggiornamento del link Rilascio Attestati (vedi manuale Avvio, Gest. didattica e operativa)

8 Una volta registrato il rendiconto, il pulsante di registrazione sparirà e sarà visualizzata la data di registrazione dello stesso:

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