QG Gestione Assenze. Inserimento per Classe. Per la gestione delle assenze accedere dal Menu Giornaliere->Assenze e Giustificazioni

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1 QG Gestione Assenze Per la gestione delle assenze accedere dal Menu Giornaliere->Assenze e Giustificazioni Le voci principali che permettono l inserimento delle assenze sono: Inserimento per Classe Inserimento per Alunno Gestione Assenze e/o Giustificazioni Dal Menu Giornaliere->Assenze e Giustificazioni->Comunicazione/Stampe Si accede alla funzione di invio comunicazione Sms ed Comunicazione assenze IDC ( sms/ ) Inserimento per Classe Questa funzione permette di gestire le assenze degli alunni per classe All interno della finestra sarà possibile selezionare la classe e il giorno su cui operare. Nella parte sottostante sarà possibile inserire, in corrispondenza del nominativo selezionato, l assenza, il ritardo o l uscita anticipata. In questa procedura è possibile inserire sia l assenza non giustificata sia quella giustificata. E possibile capire se l assenza in questione è giustificata o meno, attraverso il pallino rosso o verde. Le assenze da giustificare si possono vedere cliccando Le assenze si possono giustificare cliccando in basso sull apposita sull icona posta alla desta della riga riferita all alunno. icona

2 Inserimento per Alunno Questa funzione permette di gestire l assenza giornaliera e/o mensile per singolo alunno Una volta entrati, basta selezionare la classe, selezionare l alunno e selezionare il giorno e la tipologia di assenza ( Assenza, Entrata posticipata o Uscita anticipata). E possibile, inoltre, indicare se l assenza è giustificata mettendo il flag sull opzione Salvo ass. come giustificata? Questa finestra riporta un riquadro riepilogativo con il numero di assenze, ritardi e uscita per alunno Cliccando sull icona posta in basso sulla barra è possibile accedere alla gestione mensile delle assenze Questa funzione permette la gestione mensile delle assenze per singolo alunno Una volta entrati, basta selezionare la classe, selezionare l alunno e selezionare il mese e la tipologia di assenza ( Assenza, Entrata posticipata o Uscita anticipata). La schermata presenta delle finestre relative ai giorni del mese E possibile, inoltre, indicare se l assenza è giustificata mettendo il flag sull opzione Salvo ass. come giustificata? Il dato inserito appare in verde se giustificato, in nero se è da giustificare, in rosso se ha superato il limite massimo per la giustifica

3 Gestione Assenze e/o Giustificazioni Questa funzione permette la gestione delle assenze e delle giustificazione per singolo alunno Una volta entrati, basta selezionare la classe, selezionare l alunno e selezionare il mese e la tipologia di assenza ( Assenza, Entrata posticipata o Uscita anticipata). La schermata presenta delle finestre relative ai giorni del mese Cliccando sull icona posta sulla barra in basso si accede alla gestione giustificazione. Comunicazione assenze IDC ( sms/ ) Prima di accedere alla funzione di invio comunicazione assenze è consigliabile accedere alla creazione dei parametri per tale invio nella Tabella Messaggi da File>Tabelle>Tabella Messaggi La compilazione di questa tabella non è obbligatoria, ma permette di inserire i parametri per l invio dei messaggi senza doverli digitare ogni volta. In questa tabella, grazie alle variabili elencate in Parametri Messaggio è possibile creare il testo che verrà utilizzato nell invio dei messaggi. Per Inserire un nuovo messaggio è necessario cliccare sul pulsante nella parte superiore della window e inserire un nuovo messaggio. A questo punto indicare una descrizione e indicare se questo messaggio verrà utilizzato per le assenze, per i ritardi o per le uscite anticipate. Successivamente cliccare sul pulsante nella parte bassa della window, scegliere la lingua dal menù a tendina e scrivere il messaggio utilizzando le variabili descritte sopra. Al momento dell invio del messaggio, il programma sostituirà le variabili con i nomi e le date adatti. Ovviamente è possibile inserire un numero illimitato di testi da utilizzare anche se l inserimento di due testi (uno per le assenze e uno per i ritardi) è più che sufficiente nella maggior parte dei casi. Oltre al testo, il programma permette di definire una o più formule per il calcolo degli sms da inviare. Ad esempio, se la scuola intende inviare un sms per tutti gli alunni che hanno effettuato almeno tre assenze nel mese solare, è possibile impostare a monte tutti i parametri necessari. Tali formule sono facoltative e possono essere impostate anche al momento dell invio del messaggio. Impostarle preventivamente consente, tuttavia, di effettuare le operazioni di invio più velocemente e senza possibilità di errori.

4 Per impostare le formule posizionarsi su Giornaliere->Gestione Assenze e Giustificazioni-> Formule Calcolo Assenze A questo punto è possibile scegliere tutti i parametri per il calcolo delle assenze. Impostare il campo Tipologia su Assenze, indicare il numero minimo e il numero massimo di assenze, il periodo di calcolo Id Sms, è possibile abbinare a questa formula uno dei messaggi precedentemente inseriti nella Tabella Messaggi. Quindi è sufficiente agire sui i vari campi come di seguito indicato Limiti MIN e Limiti MAX, per modificare il numero minimo e massimo di assenze; Tipologia, per scegliere se inviare un messaggio per assenze, ritardi o uscite; Periodo Calcolo, per scegliere tra giorno, settimana, mese, frazione temporale o anno; Consecutive, per impostare il calcolo solo per le assenze consecutive; Precedente, abbinato al campo Periodo Calcolo, permette di scegliere il giorno precedente, il mese precedente etc. etc.; Terminato l inserimento dei testi e delle formule si può andare alla funzione di invio dei messaggi. Tale funzione, chiaramente, preleva i dati delle assenze inseriti sull Area Alunni, tramite Pc Palmare, Scanner o per mezzo dell inserimento manuale. Per effettuare l invio, andare su Giornaliere>Gestione Assenze e Giustificazioni>Comunicazione/Stampe ->Comunicazione Assenze IDC (Sms/ ) Vediamo nel dettaglio le varie parti di questa funzione. Nella prima parte della schermata è possibile scegliere la formula di calcolo precedentemente inserita in Giornaliere->Gestione Assenze e Giustificazioni->Gestione Badge->Libretto->Formule Calcolo Assenze. Se non è stata definita una formula, è possibile gestire i parametri manualmente, come spiegato di seguito. A destra del campo relativo al messaggio, è necessario scegliere Assenza, Ritardo o Uscita, a seconda di quale comunicazione si desidera inviare.

5 Dopo aver selezionato il messaggio e la tipologia di assenza, scegliere: 1. Nei campi N.ro Min (>=) e N.ro Max (<=) il numero minimo e massimo di assenze su cui effettuare il calcolo. Ad esempio: se si vogliono spedire le comunicazioni agli alunni che hanno effettuato almeno tre assenze (nel mese, nella settimana, nell anno etc.) è sufficiente selezionare 3 nel campo N.ro Min (>=) e 99 nel campo N.ro Max (<=) ; 2. Nei campi Calcolo Dal Al, il periodo che si vuole prendere in considerazione. Questo campo è necessario solo se il periodo scelto non rientra tra le opzioni predefinite; 3. Nel campo Periodo, scegliere quale periodo prendere in considerazione: mese, giorno, settimana, anno scolastico o frazione temporale. Il campo Precedente, abbinato al campo Periodo, consente di scegliere il mese precedente, la settimana precedente, il mese precedente o la frazione temporale precedente; 4. Nel campo Selezione Classi, le classi da includere nel calcolo. L impostazione predefinita del programma le seleziona tutte. In alternativa è possibile selezionarne solo alcune (es.: solo le classi prime); Nella seconda parte della schermata, se il messaggio è stato scelto precedentemente, il testo del messaggio sarà già presente. Se si preferisce gestirlo manualmente, è necessario scriverlo utilizzando le variabili indicate in Parametri Utilizzabili All Interno del Messaggio, come spiegato nelle operazioni preliminari di questa guida. I punti dall 1 al 4 vanno gestiti manualmente solo se non sono state definite in anticipo la formula messaggi e il testo del messaggio stesso. Successivamente, nel campo Qualità e Invio Notifica, è possibile scegliere la qualità del messaggio (alta, media, bassa, automatica) e se si desidera ricevere notifica della ricezione dello stesso. Effettuata la scelta di tutti i parametri. Premere il pulsante Calcola Il programma visualizza i risultati, in base ai parametri scelti. Successivamente selezionare gli alunni e cliccare su Invia errore Se tutti i parametri sono stati impostati correttamente, il messaggio verrà inviato immediatamente. Se alcuni parametri sono mancanti verrà visualizzato un messaggio di Il messaggio di errore può riguardare diversi parametri: numero di cellulare non inserito, pacchetto sms non acquistato, pacchetto sms esaurito etc.

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