MANUALE TECNICO n AGGIORNATO AL GESTIONE DOCUMENTALE

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1 MANUALE TECNICO N DEL GESTIONE DOCUMENTALE Indice Impostazioni risoluzione scanner Canon (DR C125 e DR M140) Pag. 2 Premessa Pag. 5 Gestione Documentale in Suite Modello 730 Pag. 5 Gestione Documentale in 730 NET Pag. 10 Verifica e Condivisione Unità Locali Pag. 11 Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 1

2 IMPOSTAZIONE RISOLUZIONE SCANNER CANON (DR-C125 E DR-M140) Dopo aver avviato il software di scansione Capture on Touch, posizionarsi nella parte sinistra della finestra su PDF colore Nella parte destra cliccare sul bottone INATTIVO in corrispondenza dell ultima voce Scansione in modalità completamente automatica come indicato dalla freccia rossa nella figura seguente Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 2

3 A questo punto occorre cliccare sul pulsante in basso a sinistra Impostazione scanner come indicato dalla freccia rossa nella figura che segue Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 3

4 Si aprirà un nuovo frame in cui poter andar ad impostare i valori di configurazione della scansione. Le impostazioni consigliate sono indicate nella figura seguente. Riepilogandole: la modalità colore va impostata in bianco e nero; i punti per pollice a non più di 150 dpi lato scansione, impostare a salta pagine vuote le altre impostazioni possono essere lasciate ai valori di default LE IMPOSTAZIONI, UNA VOLTA SETTATE VENGONO MANTENUTE DAL SOFTWARE ANCHE PER LE SCANSIONI SUCCESSIVE NON VANNO IMPOSTATE OGNI VOLTA. Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 4

5 Premessa Occorre aver preventivamente scannerizzato la documentazione da archiviare in SF e aver condiviso i dischi locali (vedere Verifica e Condivisione Unità Locali a Pag. 8). Un modus operandi per organizzare la documentazione scannerizzata da acquisire in Server Farm, può essere quello sotto riportato: Creare una cartella su C:\ (denominata, ad esempio come in fig. 1) Copiare nella cartella documentazione , i documenti dei contribuenti precedentemente scannerizzati, denominandoli con l indicazione del Codice Fiscale del Dichiarante NB. Inserire pochi documenti scannerizzati all interno della cartella creata documentazione (fig. 1) Gestione Documentale in Suite Modello 730 Passaggi da seguire: 1. Accedere alla Suite modello Entrare in Gestione Quadri e richiamare il nominativo di cui si vuole archiviare la documentazione (fig. 2) 3. Cliccare GESTIONE DOCUMENTALE e selezionare la voce ARCHIVIAZIONE DOCUMENTAZIONE (fig. 3) (fig. 3) Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 5

6 4. Nella schermata di fig. 3bis, dopo aver inserito il nome da attribuire al pdf che verrà archiviato, premere OK 5. Dopo qualche secondo si apre la finestra di fig. 4 (fig. 3bis) (fig. 4) 6. Ci sono due modalità per selezionare i documenti: SFOGLIA e CONTENITORE: SFOGLIA: permette di cercare il file scannerizzato selezionando l unità, la cartella ed infine il file da acquisire. Cliccare 2 volte sul file selezionato (fig. 5) e il tasto Archivia il documento (fig. 6). Attendere l operazione di carico, a fine elaborazione apparirà la finestra Documento memorizzato (fig. 7) (fig. 5) (fig. 6) (fig. 7) Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 6

7 CONTENITORE: permette di cercare il percorso dove sono stati salvati i documenti scannerizzati. In tal modo, a differenza di SFOGLIA, la procedura memorizza il percorso. Questa modalità di archiviazione permette di cancellare il documento dalla cartella di origine, mediante l apposizione del flag nella casella Cancella originale come verrà illustrato in fig. 12 (fig. 8) a) Dopo aver selezionato la cartella Cliccare 2 volte sul file selezionato e comparirà il documento (fig. 9) (fig. 10) b) I tasti PRECENTE E SUCCESSIVO servono per scorrere i documenti contenuti in cartella c) Una volta trovato il documento da acquisire cliccare su SELEZIONA DOCUMENTO Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 7

8 (fig. 11) d) Nel riquadro di indicizzazione dei documenti cliccare su ARCHIVIA IL DOCUMENTO (se contestualmente all acquisizione si vuole eliminare il documento dalla cartella sul proprio computer basta valorizzare la casella Cancella originale con la spunta (fig. 12) e) Attendere l operazione di carico, a fine elaborazione apparirà la finestra Documento memorizzato (fig. 13) Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 8

9 7. Per visualizzare la documentazione archiviata: richiamare la posizione di cui si vuole visualizzare la documentazione; cliccare GESTIONE DOCUMENTALE nella finestra a tendina che si aprirà selezionare e cliccare VISUALIZZAZIONE DOCUMENTAZIONE (fig. 14) 8. Per visualizzare il documento, selezionarlo e cliccare Apri ; per scaricarlo e/o stamparlo cliccare su Scarica ; per cancellarlo cliccare su Cancella (fig.15) (fig. 15) Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 9

10 Gestione Documentale in 730 NET La funzione di Gestione documentale è presente anche nella procedura 730 Net 2014, dopo aver selezionato tale funzione il programma richiama lo stesso applicativo del Visuale, quindi i passaggi da seguire saranno i medesimi sopra illustrati. Per accedere alla funzione nel NET occorre ricercare e richiamare il nominativo di cui si vuole archiviare la documentazione; nel menu in alto, posizionarsi sulla linguetta dichiarazione e in alto a destra sarà presente la voce Gestione documentale. Cliccare sulla voce Archiviazione se occorre procedere con l archiviazione dei documenti (vedere Gestione Documentale in Suite Modello 730 da punto 1 a punto 5). Cliccare sulla voce Visualizzazione in caso di consultazione dei documenti (vedere Gestione Documentale in Suite Modello 730 punto 6 e 7). (fig. 16) Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 10

11 Verifica e Condivisione Unità Locali Nel caso l archiviazione documentale non aprisse le unità locali dalle quali andare a prelevare i file, potrebbero non essere condivisi i dischi locali. Per verificare, occorre aprire una delle procedure Visuale ed entrare nel menù SEAC/UTENTE/ e vedere se è presente la voce di TRASFERIMENTO DATI (se la voce è presente ma in grigetto significa che non è stato aperto un applicativo di riferimento). (fig. 17) Nel caso che la funzione non fosse presente è necessario condividere il Disco Locale C seguendo i passaggi sotto riportati per i diversi sistemi operativi. A) PER I SISTEMI OPERATIVI WINDOWS XP: 1) Premere il pulsante Start e poi il pulsante Cerca (fig. 18) (fig. 18) (fig. 19) 2) Come in fig. 19 andare sulla voce Tutti i file e le cartelle, nel riquadro Nome del file o parte del nome (fig. 20) inserire il nome dell applicazione mstsc.exe e poi premere il pulsante Cerca. Nella parte destra della finestra di ricerca usciranno tutte le applicazioni mstsc.exe presenti nel Computer (fig. 21) (fig. 20) (fig. 21) Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 11

12 3) Entrare in ogni singola applicazione (alcune potrebbero non funzionare, quindi passare alla successiva) e nella finestra che apparirà (fig. 22) cliccare su Opzioni (fig. 22) 4) Andare sulla linguetta Risorse locali : nel caso di fig. 23a premere il pulsante Altro, mettere la spunta su Unità (fig. 24) e poi premere il pulsante OK mentre nel caso di fig, 23b, mettere la spunta su Unità disco (fig. 23a) (fig. 23b) (fig. 24) 5) Ritornare sulla linguetta Generale (fig. 25) e cliccare il tasto Salva con nome e Salva (fig. 26) (fig. 25) (fig. 26) 6) Premere il pulsante SI (fig. 27) alla richiesta di sostituire il file già esistente, ed in fine riconnettersi (fig. 27) Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 12

13 B) PER I SISITEMI OPERATIVI WINDOWS VISTA SEVEN 8 8.1: 1) Accedere all icona COMPUTER ed inserire in alto a destra il nome dell applicazione mstsc.exe da cercare nel disco locale C:\ del computer (fig. 28 ). Nella parte destra della finestra di ricerca, usciranno tutte le applicazioni mstsc.exe presenti 2) Seguire le istruzioni viste per PER I SISTEMI OPERATIVI WINDOWS XP dal punto 3) al punto 6) (fig. 28) Ad uso degli Uffici Caaf50&Più 13