UTILIZZO DEL MODULO DATA ENTRY PER L IMPORTAZIONE DEI DOCUMENTI (CICLO PASSIVO)

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1 Codice documento Data creazione 15/09/2010 Ultima revisione Software DOCUMATIC Versione 7 UTILIZZO DEL MODULO DATA ENTRY PER L IMPORTAZIONE DEI DOCUMENTI (CICLO PASSIVO) Convenzioni Software gestionale Software sviluppato da una terza parte utilizzato dall utente per registrare i dati dei documenti del ciclo passivo. In questa guida si assume che nel sistema sia installato Vision prodotto da Vision Software House. File indice Un file salvato dal software gestionale in uno nei formati supportati da DOCUMATIC contenente gli estremi di ogni documento registrato. Ogni documento all interno del file indice è rappresentato da una riga. Profilo barcode Insieme di regole grazie alle quali è possibile riconoscere il codice a barre stampato su un etichetta dal software gestionale e utilizzarlo per separare un documento dal successivo o indicizzare 1 automaticamente un documento. Profilo importazione dati Insieme di regole grazie alle quali è possibile importare gli estremi di ogni documento dal file indice creato dal software gestionale o collegandosi direttamente al database del software gestionale. Per il regolare funzionamento di quanto in seguito spiegato è necessario che i moduli BARCODE e DATA ENTRY siano stati correttamente attivati. Per il regolare funzionamento di quanto in seguito spiegato è necessario che il software gestionale sia in grado di esportare il file indice e sia in grado di stampare un etichetta con un codice a barre che una volta letto sia presente nello stesso file indice. In alternativa all esportazione del file indice deve essere possibile accedere al database del software gestionale attraverso ODBC. Impostazioni iniziali Avviare DOCUMATIC DATA ENTRY ( Start > Tutti i programmi > Documatic ). Creazione del profilo barcode Sul menu principale scegliere Imposta profilo barcode. Nella successiva finestra Selezione profilo barcode premere Inserisci per creare un nuovo profilo barcode. È mostrata la finestra 1 Indicizzare: Associare una serie di dati ad un documento in modo da poterlo trovare successivamente

2 Inserire VISION nella casella Nome profilo. Sarà questo il nome indicante il nome del profilo barcode. Premere Opzioni barcode. È mostrata la finestra Impostare come in figura, ovvero 1. Selezionare il pulsante di opzione Trova i seguenti tipi di barcode 2. Barrare la casella Code Selezionare il pulsante di opzione Trova tutti i barcode 4. Selezionare il pulsante di opzione Abilita ricerca automatico barcode 5. Barrare la casella Da sinistra a destra 6. Inserire 16 nelle caselle Lunghezza minima e Lunghezza massima 7. Inserire VIS nella casella Prefisso Premere Ok. Il controllo torna alla finestra precedente. Barrare la casella Imposta prima pagina se barcode presente, selezionare il pulsante di selezione Qualsiasi, selezionare Iniziante nella lista a discesa Valore e VIS nella casella sottostante. Con queste impostazioni la pagina con l etichetta creata dal gestionale sarà considerata come la prima del documento.

3 Inserire 1 nella casella Numero ordine, selezionare il pulsante di opzione Salva dato nel campo chiave e selezionare Barcode nella corrispondente lista a discesa. Premere Aggiungi. Una nuova voce viene aggiunta nella lista sottostante. Con queste impostazioni il barcode trovato, avente le caratteristiche sopra descritte, viene salvato nel campo chiave documento Barcode. Premere Salva. Le impostazioni relative al nuovo profilo vengono salvate. Il controllo torna alla finestra precedente. Premere Ok. Creazione del profilo importazione dati Sul menu principale scegliere Imposta profilo importazione dati. Nella successiva finestra Selezione profilo importazione dati premere Inserisci per creare un nuovo profilo importazione dati. È mostrata la finestra 1. Digitare VISION nella casella Nome profilo Sezione Database esterno 2. Selezionare il pulsante di opzione Il database esterno è un file 3. Selezionare Testo delimitato da carattere (TXT) nella lista a discesa Tipo file 4. Inserire nella casella Carattere delimitatore (si tratta del Pipe ) 5. Impostare il nome del file da caricare nella casella Nome file tramite il corrispondente pulsante 6. Barrare la casella Cancella il file dopo l elaborazione 7. Barrare la casella Crea una copia di backup del file dopo l elaborazione 8. Premere il pulsante per verificare l effettiva correttezza delle impostazioni. Si apre una finestra che mostra i dati importati dal file indice. Premere per chiudere questa finestra Sezione Ricerca 9. Nella lista a discesa Campo chiave database esterno 1 selezionare CAMPO1 10. Nella lista a discesa Campo chiave documento 1 selezionare Barcode

4 11. Opzionalmente barrare le due caselle Notifica se chiave di ricerca tabella Documenti non trovata in database esterno e Apri log al termine dell operazione se si desidera essere informati durante e dopo la fase di importazione dei dati. Sezione Trasferimento dati 12. Impostare come in figura, associando i campi dal secondo al sedicesimo nella lista Campi chiave database esterno a quelli nella lista Campi chiave documento. Per fare questo selezionare i due campi da associare nelle rispettive liste e premere il pulsante >. Impostazione del tipo di lavoro predefinito Impostare il tipo di lavoro predefinito è importante per velocizzare la creazione del batch di lavorazione ovvero l aggregazione dei documenti che, una volta acquisiti, saranno archiviati tramite una procedura automatica. Sul menu principale scegliere Lavori > Apri gestione tipi. Si apre la finestra

5 Premere Inserisci. Si apre la finestra 1. Digitare VISION nella casella Nome 2. Impostare Fatture fornitore nella casella Destinazione predefinita tramite il corrispondente pulsante che apre la finestra di selezione della destinazione 3. Impostare VISION nella casella Profilo barcode predefinito tramite il corrispondente pulsante che apre la finestra di selezione del profilo barcode 4. Impostare VISION nella casella Profilo importaz. dati predefinito tramite il corrispondente pulsante che apre la finestra di selezione del profilo importazione dati

6 5. Premere Salva. Le impostazioni sono salvate e il controllo torna alla finestra precedente. Premere il pulsante Predefinito. Il tipo di lavoro selezionato è impostato come predefinito. Premere Ok per confermare tutte le impostazioni. Acquisizione ed archiviazione dei documenti Nella finestra iniziale premere Acquisisci. Se quanto decritto nel paragrafo precedente è stato impostato correttamente, un nuovo record è aggiunto alla lista dei lavori ed è mostrata la finestra Quanto mostrato in figura è l impostazione consigliata per acquisire tutti i documenti dallo scanner (solamente la parte anteriore). Per una lettura più affidabile del barcode si consiglia di acquisire le pagine alla risoluzione di 300 DPI. Se si intendono effettuare regolazioni supplementari, barrare la casella Mostra finestra dialogo dello scanner. Prima della scansione sarà mostrata una finestra apposita il cui contenuto varia da scanner a scanner. Se non è installato uno scanner con il caricatore di documenti (ADF) ma solamente uno scanner piano (che acquisisce solamente un foglio alla volta) può essere utile barrare la casella Richiedi conferma per proseguimento acquisizione. Per ogni foglio scannerizzato una finestra di dialogo chiederà conferma prima di scannerizzare un nuovo foglio.

7 Premere Sì per scannerizzare un nuovo foglio oppure No per terminare l operazione di scansione e passare alla fase successiva. L etichetta con il barcode deve essere incollata su ogni prima pagina del pacco fatture da acquisire, preferibilmente in alto e in modo che si possa leggere da sinistra verso destra. La procedura assume che la pagina con il barcode sia la prima della fattura. Terminata l acquisizione delle pagine Premere Apri. La prima pagina acquisita è mostrata a tutto schermo in una finestra apposita. Sul menu principale scegliere Lavori > Esegui procedure. È mostrata la finestra Premere Ok per avviare il riconoscimento barcode e la successiva importazione dati dal file indice. Al completamento del riconoscimento barcode è mostrata la finestra Premere Ok per continuare. È mostrata la finestra

8 Se il numero di barcode riconosciuti è effettivamente quello che ci si aspetta premere Sì per procedere con l importazione dei dati dal file indice. Al completamento dell importazione dati è mostrata la finestra Per una lettura più affidabile del barcode si consiglia di acquisire le pagine alla risoluzione di 300 DPI. Premere Ok per continuare. È mostrata la finestra Se il numero di chiavi di ricerca trovate è uguale al numero di barcode riconosciuti, selezionare il pulsante di opzione Salva e archivia e premere Ok per procedere con il salvataggio dei dati e l archiviazione dei documenti. È mostrata la finestra Impostare come in figura e premere Ok. Una finestra di dialogo avvisa l utente che l archiviazione è stata completata

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