HOTEL MANAGER NOTE DI FINE ANNO

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1 HOTEL MANAGER NOTE DI FINE ANNO

2 SOMMARIO 1. Introduzione Procedura automatica Procedura manuale Front Office Ristorante Economato Creazione Disponibilità su Anni Futuri Si tenga presente che chiusura e azzeramento di fine anno vanno eseguiti esclusivamente l ultimo giorno dell anno solare, ovvero SOLO il 31/12. Qualora tali procedure fossero eseguite in data diversa da quella sopra indicata, potrebbero generare squadrature negli archivi: storici, progressivi contabili, statistiche, ecc. In questo caso anche l intervento dell assistenza Dylog, NON potrà garantire il completo ripristino degli archivi. HOTEL MANAGER Sommario pagina 2

3 1. INTRODUZIONE Si avvicina la fine dell anno Ecco le note di fine anno da seguire passo passo per eseguire l'azzeramento dei progressivi relativi al Front Office e, qualora si possiedano i moduli, anche a Ristorante ed Economato. Alla fine di queste operazioni sarà possibile iniziare il nuovo anno in tutta tranquillità. Alle del 01/01, indipendentemente dalla procedura su cui si sta lavorando, il programma propone la videata che segue. Si prema Invio per eliminare la videata e per procedere con le operazioni in corso. A "fine giornata" si eseguano le operazioni di chiusura giornaliera e, successivamente, le procedure di passaggio anno come illustrato nel capitolo 2. Procedura automatica. HOTEL MANAGER Introduzione pagina 3

4 2. PROCEDURA AUTOMATICA Al fine di facilitare le operazioni che a fine anno devono obbligatoriamente essere eseguite, si consiglia di utilizzare il programma che consente di eseguire in automatico gli Azzeramenti di fine anno del Front Office, del Ristorante e dell'economato. Per richiamare la nuova funzione seguire il seguente percorso: Servizi Operazioni Straordinarie Azzeramenti di Fine Anno. Richiamato il programma verrà richiesto di inserire la password. Una volta indicata la password e premuto il tasto Prosegui appare una videata simile alla seguente. Tramite questa procedura sarà possibile selezionare i moduli posseduti e azzerare automaticamente i contatori. HOTEL MANAGER 2. Procedura automatica pagina 4

5 Nota Bene: i moduli Ristorante ed Economato sono attivi, esclusivamente, se sull elaboratore sono installati i relativi programmi. Inoltre, per quanto riguarda il Ristorante, il modulo sarà attivo solo se la numerazione dei documenti fiscali è diversa da quella del Front Office. Nel caso in cui i moduli non siano attivi verranno presentati in grigio e non sarà possibile selezionarli. Viene presentato l anno per il quale è possibile azzerare i contatori. Questo campo non è modificabile. Sulla videata successiva è possibile azzerare i contatori o, nel caso in cui non si sia effettuata l operazione immediatamente dopo la chiusura - e quindi siano stati emessi alcuni conti nell anno nuovo -, inserire la numerazione corretta dalla quale partire. È possibile azzerare i contatori esclusivamente dei moduli selezionati in precedenza. Gli altri campi vengono proposti in grigio e non sono modificabili. Vengono riportati tutti i progressivi. Per azzerarli è sufficiente, senza modificare nulla, premere il tasto Registra. Come indicato sulla videata, per quanto concerne Economato, è opportuno, prima di azzerare i contatori, aver eseguito la Chiusura Annuale. HOTEL MANAGER 2. Procedura automatica pagina 5

6 Nel caso in cui la fase di azzeramento sia già stata eseguita nel corso dell anno, verrà visualizzato un messaggio simile al seguente. È possibile proseguire premendo il tasto SI, avendo così la possibilità di eseguire eventuali, ulteriori, rettifiche ai dati immessi in precedenza. Premendo il tasto NO si ritorna alla videata iniziale. HOTEL MANAGER 2. Procedura automatica pagina 6

7 3. PROCEDURA MANUALE 3.1 Front Office Al 31/12, dopo aver effettuato la chiusura giornaliera (prima di cambiare la data di lavoro o dopo averla cambiata), occorre eseguire i passi di seguito indicati. Richiamare la Tabella sistema selezionando in sequenza: F11 Menu F11 Menu Archivi Comuni Sistema. L accesso a questa tabella è protetto da una parola chiave. Ci si assicuri di conoscerla. Premere il tasto PgDn, fino a visualizzare una videata simile alla seguente. Nella finestra Tabella sistema 2, azzerare i campi relativi a: Progr. Pagina ISTAT; Fatture; Riga ISTAT; Note Accredito; Bollato; Autofatture; Ricevute; Riep. Carte Cred.. Confermare l operazione premendo il tasto Registra. HOTEL MANAGER 3. Procedura manuale pagina 7

8 Nessun altro campo della videata di pagina precedente deve essere azzerato. Richiamare quindi l Archivio Hotel, selezionando in sequenza: Archivi Front Office Hotel Premere il tasto PgDn, fino a visualizzare una videata simile alla seguente. Nella finestra Archivio Hotel - 3, azzerare i campi relativi a: Progr. Pagina ISTAT; Progr. Bollato; Progr. Riga ISTAT; Progr. Ricevute; Progr. Fatture; Progr. Autofatture Progr. Note Accredito Progr. Riep. Carte Cred.. Confermare l operazione premendo il tasto Registra. Nessun altro campo della videata precedente deve essere azzerato. Se si gestiscono gli Accodamenti contabili, prima di effettuare le operazioni di accodamento del giorno 1 Gennaio 2013, occorre modificare l'anno nella Tabella sistema. Richiamare in sequenza: F11 Menu F11 Menu Servizi Accodamenti in contabilità Tabella Sistema Sostituire l anno di esercizio con 2013 e confermare con il tasto Registra. HOTEL MANAGER 3. Procedura manuale pagina 8

9 3.2 Ristorante Il giorno 31/12, dopo aver effettuato la chiusura e la chiusura giornaliera del Front Office (prima di cambiare la data di lavoro o dopo averla cambiata), è necessario eseguire le seguenti operazioni. Richiamare la Tabella Sistema selezionando in sequenza: F11 Menu F11 Menu Archivi Ristorante Tabella Sistema. Apparirà una videata simile a quella di seguito riportata. Se sono spuntate le caselle Front Office, relative alle righe di progressivo, non è necessario eseguire operazioni in questo programma, se invece sono selezionate le caselle Ristorante occorre azzerare i campi relativi a: Progr. Ricevute; Progr. Fatture; Progr. Note Accredito. Confermare l operazione premendo il tasto Registra. Nessun altro campo della videata precedente deve essere azzerato. HOTEL MANAGER 3. Procedura manuale pagina 9

10 3.3 Economato La funzione Chiusura annuale deve essere eseguita al termine dell anno di esercizio in corso e dopo aver effettuato la chiusura dell ultimo mese in cui sono state registrate operazioni. Eseguire la chiusura dell ultimo periodo operativo. Eseguire un salvataggio degli archivi. Selezionare la funzione Chiusura annuale e compilare la finestra come di seguito riportato. Come risulta dall illustrazione che precede, nel campo Data chiusura annuale, indicare la stessa data che compare nel campo Data precedente ultima chiusura. Selezionare il pulsante Chiusura ed attendere la conclusione della fase. La chiusura annuale produce due stampe relative rispettivamente alla giacenza articoli per reparto e giacenza articoli magazzino. HOTEL MANAGER 3. Procedura manuale pagina 10

11 4. CREAZIONE DISPONIBILITÀ SU ANNI FUTURI Di seguito la procedura per aggiornare la disponibilità delle risorse su anni futuri. Selezionare in sequenza le voci Front Office Estensione Disponibilità dal menu Archivi. L applicativo richiede l inserimento della password con una maschera simile a quella riprodotta di seguito. Dopo l inserimento della Password viene mostrato il seguente messaggio, che segnala la necessità effettuare il backup dei dati. Dopo aver effettuato il backup e confermato il messaggio precedente viene aperta la maschera Estensione Disponibilità -1, simile a quella riprodotta di seguito. Inserire l anno dal quale si desidera copiare la disponibilità delle risorse nel campo Anno di Origine, nel campo Anno di Aggiornamento inserire l anno nel quale si desidera vengano copiate le disponibilità delle risorse. HOTEL MANAGER 4. Creazione disponibilità su anni futuri pagina 11

12 È possibile scegliere quindi tra i due tipi di aggiornamento descritti di seguito. Estensione Automatica: la procedura copia tutta la disponibilità dell anno di origine sull anno di aggiornamento. Scegliendo questo tipo di aggiornamento dopo aver inserito gli anni di riferimento, compare un messaggio simile a quello riprodotto di seguito. Premendo il tasto Si, viene avviata la procedura di duplicazione. Estensione Manuale: l applicativo apre una maschera simile alla seguente. Nel riquadro posto nella parte sinistra della maschera è riportata la griglia della disponibilità delle risorse per l anno di origine. Spuntando la casella di selezione Visualizza Mastri viene mostrato il totale delle camere, indicato con mastro C ed usato dall applicativo per i calcoli dei totali. I tasti posti in fondo alla maschera permettono di operare i trasferimenti sull anno di destinazione. HOTEL MANAGER 4. Creazione disponibilità su anni futuri pagina 12

13 In particolare sono disponibili i tasti descritti di seguito. Copia Anno: il comando copia la disponibilità dell anno di origine nell anno di destinazione. I dati relativi alle disponibilità vengono integralmente copiati nella griglia posta sulla destra della schermata, come mostrato nell immagine che segue. Per modificare i dati inseriti nell anno di destinazione è possibile utilizzare i pulsanti Modifica, Cancella, Inserisci. Modifica: selezionare la risorsa che si intende modificare e premere il tasto. L applicativo apre la maschera Estensione Disponibilità 2, simile a quella riprodotta di seguito. Modificare i dati sulla maschera e premere il tasto Registra. L applicativo riporta la variazione sulla griglia della anno di destinazione. Cancella: il comando permette di eliminare le risorse selezionate dalla griglia dell anno di destinazione. Le cancellazioni non sono effettive fino alla pressione del tasto Scrivi DB. HOTEL MANAGER 4. Creazione disponibilità su anni futuri pagina 13

14 Inserisci: permette di inserire una nuova tipologia di risorsa non prevista nell anno d origine. L applicativo apre la maschera Estensione Disponibilità - 3 simile a quella riprodotta di seguito. Inserire i dati relativi alla nuova disponibilità che si intende creare. Nota Bene: nel caso si desideri introdurre nuovi Tipo e Tipo Vendita questi devono essere preventivamente creati tramite gli appositi programmi, l applicativo non verifica l esistenza del Tipo e del Tipo Vendita pur permettendone l inserimento all interno della maschera Estensione Disponibilità 3. Annulla: chiude la maschera senza registrare le modifiche, sempre che queste non siano già state registrate premendo il tasto Scrivi DB. Scrivi DB: al termine della copia delle disponibilità e delle modifiche per registrare sul database la disponibilità nell anno di destinazione, occorre premere il tasto Scrivi DB. L operazione cancella eventuali altre disponibilità create per l anno di destinazione. Al termine del trasferimento dei dati da disponibilità all anno di destinazione è indispensabile finalizzare la procedura trasferendo i nuovi dati sul database, premendo il tasto Scrivi DB. Nel caso venga omessa questa operazione non verrà memorizzata alcuna variazione alla disponibilità delle risorse. L applicativo mostra un messaggio simile a quello riprodotto di seguito. Assicurarsi che nessuna installazione dell applicativo sia attiva sulle varie postazioni di lavoro disponibili. Premere quindi il tasto Si per continuare. HOTEL MANAGER 4. Creazione disponibilità su anni futuri pagina 14

15 Terminata la procedura viene mostrato un messaggio simile al seguente, che informa che il trasferimento della disponibilità è stato effettuato per l anno di destinazione scelto. Premere il tasto OK per proseguire. Per uscire dalla procedura, dalla maschera Estensione Disponibilità: Aggiornamento Manuale riprodotta di seguito premere quindi il tasto Annulla. I HOTEL marchi citati MANAGER sono registrati 4. Creazione dai rispettivi disponibilità proprietari. su anni futuri 1212HMFA pagina 15