LEGGERE ATTENTAMENTE

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1 LEGGERE ATTENTAMENTE Si consiglia di eseguire la procedura la sera dell ultimo giorno di lavoro effettivo sul vecchio anno o la mattina del primo giorno di lavoro effettivo sul nuovo anno. Questo perché dal momento della creazione del 2012 gli archivi anagrafiche, magazzino, ordini verranno copiati dal 2011 nel 2012 ma da quel momento in poi ogni modifica o inserimento effettuati nell anno di lavoro 2011 non verrà riportata nel PER TUTTI COLORO CHE IMPORTANO GLI ORDINI O LE BOLLETTE NEI DDT: PRIMA DI CREARE IL 2012 E QUINDI DI ESEGUIRE QUESTA PROCEDURA OCCORRE CONTROLLARE DI AVER SCARICATO TUTTI I DDT DEL 2011 ALTRIMENTI GLI ORDINI CHE DOVEVANO ESSERE EVASI DA QUESTI DDT VERRANNO RIPORTATI NEL 2012 CON LE QUANTITA EVASE E RIMANENTI NON CORRETTE. COLORO CHE GESTISCONO CON EASYGEST PIU AZIENDE DOVRANNO ESEGUIRE LA PROCEDURA SEGUENTE (DESCRITTA SU UNA SINGOLA AZIENDA) PER TUTTE LE AZIENDE.

2 (1) Una volta avviato EasyGest vi apparirà la seguente videata, Cliccare su SELEZIONA AZIENDA. Selezionare l'azienda e cliccare su OK!

3 Cliccare su Nuovo A questa domanda si risponde di no. Nella casella alla destra della dicitura "Anno di Lavoro", digitare l'anno che si vuol creare (in questo esempio il 2012). Una volta digitato l'anno cliccare su SALVA e quindi attendere la creazione del nuovo anno di lavoro.

4 Al termine della procedura di creazione del nuovo anno di lavoro vi apparirà questo messaggio di conferma che vi ricorda fra l'altro di procedere con l'azzeramento degli archivi nel nuovo anno prima di iniziare l'inserimento dati. A questo punto se avete la versione aggiornata del software cliccando su ok si aprirà automaticamente la schermata di azzeramento archivi, quella visualizzata due pagine dopo questa quindi saltate le 2 pagine successive altrimenti, se avete una versione meno aggiornata del programma dovrete cliccare su ok e seguire dalla pagina successiva.

5 (2) SOFTWARE EASYGEST AZZERAMENTO ARCHIVI Una volta avviato EasyGest vi apparirà il menù principale di EASYGEST, dalla voce di menù GENERALE selezionare la voce sotto SETUP.

6 Selezionare SETUP->AZZERAMENTO ARCHIVI.

7 Generalmente a inizio anno si procede con l'eliminazione di tutti gli archivi movimenti ad eccezione degli ORDINI CLIENTI E FORNITORI e dello SCADENZIARIO trattandosi di archivi che non hanno una scadenza prefissata (l'immagine sotto riporta un esempio classico di azzeramento). LEGGERE ATTENTAMENTE Tutti i dati relativi a gli archivi selezionati verranno azzerati nell anno Per quanto riguarda ad esempio gli effetti, lo scadenziario, gli ordini clienti e fornitori generalmente l utente può sceglie se azzerarli o meno in base alla modalità con cui lavora. ATTENZIONE : tutti coloro che nei ddt importano ordini o bollette non dovranno naturalmente azzerare gli ordini clienti, perché nel 2012 emetteranno ddt richiamando ordini archiviati nel Se si sceglie di azzerare gli effetti si tenga presente che per stampare gli effetti generati dalle fatturazioni del 2011 si dovrà selezionare l anno di lavoro 2011 e stamparli da lì. Dopo aver controllato/effettuato le selezioni degli archivi movimenti cliccare su Procedi.

8 Cliccare su Elimina e attendere.

9 Le seguenti due procedure 3 (riporto giacenze di magazzino) e 4 (riporto saldi anno precedente) per gli utenti che hanno il software aggiornato verranno eseguite in automatico dal software e quindi non vanno eseguite. La procedura 3 (riporto giacenze di magazzino) riguarda solo chi gestisce le giacenze di magazzino con Easygest. La procedura 4 (riporto saldi anno precedente) riguarda solo chi gestisce la contabilità con Easygest. Il riporto giacenze di magazzino (3) potrà essere rieseguito più volte nel corso dell anno nel caso si effettuino inserimenti e/o modifiche di movimenti magazzino manuali nel In questi casi effettuare prima una quadratura di magazzino nel 2011 e poi fare il riporto giacenze magazzino nel Così le variazioni giacenze dovute alle modifiche verranno riportate nell anno nuovo. Anche il riporto saldi contabili potrà essere rieseguito ogni volta che si effettuano delle variazioni nella contabilità (registri iva e movimenti contabili) per aggiornare ogni volta i saldi dei partitari con il riporto effettivo dal Entrambe le procedure vanno sempre naturalmente eseguite nell anno nuovo (2012). Prima di effettuare il riporto giacenze di magazzino effettuate le quadrature di magazzino nell anno precedente (2011). Prima di effettuare il riporto saldi contabili effettuate le quadrature contabili nell anno precedente (2011).

10 (3) EASYGEST RIPORTO GIACENZE DI MAGAZZINO RIPORTO GIACENZE MAGAZZINO ANNO PRECEDENTE Questa procedura permette il riporto delle giacenze di magazzino dell anno precedente nell anno corrente di lavoro nel campo quantità iniziale in modo da poter avere una gestione contabile la più corretta possibile. Per effettuare il riporto basta ciccare sul tasto AVVIA RIPORTO, per default vengono riportate tutte le giacenze ma l operatore può optare per solo per le Positive o quelle Negative.

11 (4) EASYGEST - CONTABILITA RIPORTO SALDI ANNI PRECEDENTI RIPORTO SALDI ANNO PRECEDENTE Nel periodo che intercorre dall inizio dell anno fino alla chiusura definitiva dei conti con la conseguente riapertura, può essere utile riportare nell anno di lavoro i saldi provvisori dell anno precedente in modo da poter avere una gestione contabile il più corretta possibile. Per effettuare il riporto basta ciccare sul tasto AVVIA, inoltre se vogliamo che il riporto sia attivo oltre che sul bilancio anche sulle schede contabili spuntare la voce relativa. Ovviamente il riporto dei saldi interessa solo i conti patrimoniali Attivi e Passivi e non quelli economici Costi e Ricavi. Se invece si desidera eliminare il riporto cliccare sul tasto apposito.

12 PER TUTTI GLI UTILIZZATORI DI EASYGEST RICORDIAMO CHE DALL APERTURA DELL ANNO CON EASYGEST IN POI LE VARIE MODIFICHE IN EASYGEST AD ESEMPIO SUI PREZZI DEI PRODOTTI, SULLE SCHEDE CLIENTI E FORNITORI, SUGLI ORDINI ETC.. VANNO EFFETTUATE CONTROLLANDO DI STARE EFFETTIVAMENTE LAVORANDO NEL L ANNO DI LAVORO VIENE VISUALIZZATO IN BASSO SOTTO IL NOME DELL AZIENDA NEL MENU PRINCIPALE EASYGEST. INOLTRE, NELLA BARRA SUPERIORE DI TUTTE LE MASCHERE EASYGEST VENGONO VISUALIZZATI AZIENDA E ANNO DI LAVORO. PER LE AZIENDE CHE UTILIZZANO PROCEDURE DI IMPORTAZIONE AUTOMATICA DI DISTINTE BASE E/O ORDINI DOVRANNO ASSICURARSI DI EFFETTUARLE NEL 2012 ( I NOSTRI SOFTWARE DI IMPORTAZIONE INDICANO L ANNO DI LAVORO APPENA LANCIATI.) PER TUTTI GLI UTILIZZATORI DELLA PROCEDURA DI CONTABILITA GENERALE : DAL MOMENTO CHE SI E CREATO L ANNO 2012 QUALSIASI NUOVO CODICE ( CLIENTI, FORNITORI, PIANO DEI CONTI ) CHE SI AVRA NECESSITA DI INSERIRE NELL ANNO 2012 DOVRA ESSERE REPLICATO FEDELMENTE NELL ANAGRAFICA DEL NUOVO ANNO IN MODO DA TENERE ALLINEATI GLI ARCHIVI E PERMETTERE AD EASYGEST DI EFFETTUARE IL RIPORTO DEI SALDI CONTABILI IN OGNI MOMENTO DELL ANNO E QUINDI LE CHIUSURE E APERTURE DEI CONTI.